BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Implementasi Sistem dan Uji Coba Sistem
Analisis dan implementasi sistem untuk menganalisa kebutuhan sistem aplikasi pada perangkat keras yang akan digunakan di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu. Aktivitas ini perlu dilakukan agar sistem informasi yang dibuat dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala dan dapat diimplementasikan dengan baik. Dengan adanya analisis kebutuhan sistem ini, maka kemungkinan terjadinya masalah pada program sedikit atau kecil.
Untuk mengetahui sejauh mana sistem bekerja, maka sistem yang telah diimplementasikan tadi diuji cobakan terlebih dahulu sebelum digunakan pada saat dan tempat yang sebenarnya. Uji coba Sistem Informasi ini meliputi :
5.1.1. Halaman Login
Pada halaman login ini, admin pada Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu, diminta untuk memasukkan username dan password yang telah diberikan oleh pengembang aplikasi. Fungsi login adalah untuk masuk ke dalam sistem sehingga tidak terjadinya pencurian data, karena yang memiliki password ini hanya seorang admin :
Terdapat beberapa error handling dalam sistem pengaksesan halaman login, error atau masalah ini terjadi apabila admin salah memasukkan data username atau password, belum mengisi kolom username atau password. :
Gambar 5.2. Pengujian gagal login
Gambar 5.3. error jika kolom password belum diisi
Gambar 5.4. Error jika kolom username belum diisi
Jika password dan username yang dimasukkan benar maka sistem akan memberikan pemberitahuan berupa judul dari sistem.
Gambar 5.5. Pengujian berhasil login
Terdapat tombol keluar untuk keluar dari halaman login dan mengakhiri sistem.
5.1.2. Halaman Utama
Setelah login berhasil maka admin akan masuk ke dalam interface menu utama dalam sistem. Dimana halaman ini merupakan halaman terjadinya alur dalam program serta tempat pemilihan fungsi-fungsi kerja program, dimana dalam menu ini terdapat beberapa menu pilihan dalam operasi program. Menu-menu tersebut terdiri dari :
1. Menu Surat Masuk 2. Menu Surat Keluar 3. Menu Laporan Masuk 4. Menu Laporan Keluar 5. Menu Tentang
Bentuk tampilan halaman utama Sistem Informasi Arsip Surat ialah sebagai berikut :
Gambar 5.7. Halaman Utama
5.1.3. Halaman Surat Masuk
Gambar 5.8. Halaman Surat Masuk
Terdapat fungsi ambil gambar bila lampiran surat telah tersedia dalam format gambar. Terdapat fungsi-fungsi sistem dalam halaman ini, yaitu fungsi simpan, dimana user dapat menyimpan data surat masuk yang telah diisi pada kolom-kolom yang tersedia, bila lampiran tidak diisi maka akan muncul pemberitahuan data tersimpan tanpa lampiran.
Gambar 5.9. Proses simpan data surat
Terdapat fungsi lainnya yaitu hapus dan ubah data surat. Fungsi hapus bisa dilakukan apabila admin memilih salah satu kolom yang terdapat dalam tabel sehingga data yang dipilih dapat dihapus, dan muncul peringatan jika ingin menghapus data. Jika pilihan Yes maka data yang dipilih akan terhapus, jika No maka proses penghapusan dibatalkan.
Gambar 5.11. Pemberitahuan bila ingin menghapus data
Ubah data berfungsi untuk mengubah data yang telah ada apabila terdapat data yang salah atau kurang lengkap, seperti sebelumnya tidak mengisi lampiran surat, maka dengan fungsi ubah data lampiran dapat ditambahkan.
Gambar 5.12. Pemberitahuan bila ingin mengubah data
Batal, berfungsi untuk merefresh atau mengosongkan data dan isi pada kolom-kolom bila ingin membatalkan pengisian atau pengubahan data. Pada halaman ini terdapat juga pencarian surat, dimana user dapat mencari surat berdasarkan beberapa kategori yaitu berdasarkan kode surat masuk, perihal surat, dan bulan surat masuk.
5.1.4. Halaman Surat Keluar
bila terdapat lampiran surat keluar. Terdapat fungsi-fungsi yang sama dengan surat masuk yaitu simpan data, hapus data, dan ubah data. Juga terdapat batal, yang berfungsi untuk membatalkan proses pengisian dan terdapat fungsi cari untuk mencari data berdasarkan kode surat keluar, perihal surat dan bulan pada surat keluar.
Gambar 5.13. Halaman Menu Surat Keluar
Gambar 5.14. Fungsi Penyimpanan Data pada Halaman Surat Keluar
5.1.5. Halaman Laporan Masuk
Terdapat juga fungsi cetak disposisi, fungsi cetak ini ialah untuk mencetak lembar disposisi sesuai data yang dipilih.
Gambar 5.15. Halaman Laporan Masuk
5.1.6. Halaman Laporan Keluar
Halaman laporan keluar ini untuk mencetak laporan data surat keluar, dimana di dalam menu ini terdapat pilihan-pilihan untuk mencetak laporan, yaitu mencetak laporan berdasarkan tanggal surat keluar, cetak berdasarkan bulan keluar, dan cetak berdasarkan tahun keluar. Parameter yang digunakan diambil dari data yang terdapat dalam surat keluar. Yang membedakan dengan laporan surat masuk ialah tidak terdapatnya disposisi surat karena fungsi disposisi hanya terdapat dalam proses penerimaan surat masuk.
5.1.7. Halaman Tentang
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan informasi sitem serta pengembang program. Dengan adanya fungsi tentang admin dapat mengetahui informasi tentang pengembang sistem.
Gambar 5.17. Halaman Tentang
5.1.8. Uji Laporan pada Sistem
Pembuatan laporan pada sistem menggunakan plugin iReport 4.5.0 dan jasppereport 4.5.0. hasil dari tiap-tiap laporan dapat disimpan dengan berbagai bentuk dokumen seperti pdf, docx, maupun xls. Laporan yang terdapat dalam sistem ialah laporan data surat masuk dan laporan surat keluar dengan menggunakan parameter tanggal, bulan, dan tahun. Cetak disposisi terdapat pada menu laporan surat keluar.
Pada gambar 5.18 laporan dicetak pada menu laporan masuk dengan menggunakan fungsi cetak berdasarkan tanggal surat masuk. Sehingga yang akan muncul pada laporan adalah data-data dengan parameter tanggal yang dimasukkan.
Gambar 5.19. Hasil cetak laporan berdasarkan bulan masuk
Pada gambar 5.19 laporan dicetak pada menu laporan masuk dengan menggunakan fungsi cetak berdasarkan bulan surat masuk. Sehingga yang akan muncul pada laporan adalah data-data dengan parameter bulan dan tahun yang dimasukkan.
Pada gambar 5.20 laporan dicetak pada menu laporan masuk dengan menggunakan fungsi cetak berdasarkan tahun surat masuk. Sehingga yang akan muncul pada laporan adalah data-data dengan parameter tahun yang dimasukkan.
Gambar 5.21. Hasil cetak disposisi surat masuk
Gambar 5.22. Hasil cetak laporan keluar berdasarkan tanggal
Pada gambar 5.22 laporan dicetak pada menu laporan keluar dengan menggunakan fungsi cetak berdasarkan tanggal surat keluar. Sehingga yang akan muncul pada laporan adalah data-data dengan parameter tanggal pada kolom cetak berdasarkan tanggal yang dimasukkan.
Gambar 5.23. Hasil cetak laporan keluar berdasarkan bulan keluar
Gambar 5.24. Hasil cetak laporan keluar berdasarkan tahun keluar
