commit to user
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA
PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Disusun Oleh :
ISWATI D1508040
PROGRAM DIPLOMA TIGA JURUSAN MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
PERNYATAAN
Nama : Iswati
NIM : D1508040
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ Prosedur
Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam
daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan
gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Mei 2011
Yang Membuat Pernyataan
commit to user
MOTTO
“TERSENYUM ITU INDAH, BAGI ORANG LAIN ITU ADALAH
PERHORMATAN MAKA JAGALAH SLALU SENYUM ITU”
( Penulis )
“ BILA KITA INGIN DIHORMATI MAKA HARUSLAH KITA MENGHORMATI ORANG LAIN TERLEBIH DAHULU”
( Penulis )
“JANGANLAH MENCARI KAWAN YANG MEMBUAT ANDA MERASA NYAMAN, TETAPI CARILAH KAWAN YANG MEMAKSA ANDA
UNTUK TERUS BERKEMBANG”
( Thomas J. Watson )
commit to user
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini ku persembahankan untuk orang-orang yang aku sayangi :
“Kedua orang tuaku yang membesarkanku, mendidik,
dan menyayangiku lebih dari segalanya”
“Semua yang telah membantu dan memberikan dorongan dan semangat kepadaku dalam penulisan Tugas Akhir ini”
“Untuk masa depanku dan kehidupanku”
commit to user KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya serta petunjuk-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Prosedur Pengurusan Surat Menyurat Di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub
Divre III Surakarta” dengan baik dan lancar sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar atau derajad Ahli Madya Program Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak terlepas
dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak kepada penulis.
Maka dari itu, dalam kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :
1. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir yang
membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Manajemen Administrasi dan Drs.
Pramono, S.U selaku pembimbing akademik.
3. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Imu Politik
Univesitas Sebelas Maret.
4. Bapak Tri Fajaryanto dan Haryo Nugroho Broto selaku Kepala dan Wakil
Kepala Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang telah memberikan ijin
penulis untuk melakukan magang.
5. Bapak M. Soleh, Ibu Sri Lestari, Bapak Surendro, Bapak Ngadino, Bapak
Aribowo dan seluruh staf yang lain yang telah memberikan arahan dan
bantuan selama melaksanakan magang dan membantu dalam memperoleh
data-data yang mendukung Tugas Akhir ini.
6. Kedua orang tuaku yang selama ini menyayangiku dan mendoakanku
selalu.
7. Kakak-kakakku tercinta Yustina Hastuti dan MT. Aririn yang mendukung
dan mensuport aku untuk terus berjuang meraih cita-citaku.
commit to user
8. Thomy Hermawan yang senantiasa mengorbankan waktu dan tenaganya
untuk menemani aku serta memberikan dukungan dan semangat selama
ini.
9. Untuk teman-temanku angkatan 2008 jurusan Manajemen Administrasi,
kalian yang terbaik dan tetap semangat meraih cita dan cinta kalian.
10.Sahabat-sahabatku, Dian, Bulan dan Nita semoga persahabatan yang kita
jalin ini tidak akan pernah pudar.
11.Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang
selama ini telah banyak membantu, penulis ucapkan terima kasih.
Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan dan kesalahan. Untuk itu penulis berharap bagi pihak yang
berkepentingan untuk memberikan kritik dan saran yang membangun
untuk memperbaiki Tugas Akhir ini agar lebih sempurna. Harapan penulis
semoga laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.
Surakarta, Mei 2011
penulis
commit to user
2. Pengertian Surat Menyurat ... 8
3. Fungsi Surat ... 9
4. Macam Surat ... 9
C. Pengertian Tata Usaha... 15
D. Pengurusan Surat Menyurat ... 16
1. Pengurusan Surat Masuk ... 17
2. Pengurusan Surat Keluar ... 20
E. Prosedur Pengurusan Surat ... 22
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk... 22
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar... 23
commit to user
F. Metode Pengamatan ... 25
1. Lokasi Pengamatan ... 25
2. Jenis Pengamatan ... 25
3. Sumber Data ... 25
4. Teknik Pengumpulan Data ... 26
5. Teknis Analisis Data ... 26
BAB III.DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI ... 28
A. Sejarah Singkat... 28
B. Visi dan Misi Perum BulogSub Divre III Surakarta ... 33
C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ... 33
D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog ... 35
E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ... 36
BAB IV. PEMBAHASAN ... 46
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk... 46
1. Penerimaan Surat ... 47
2. Penyortiran Surat ... 48
3. Pencatatan Surat ... 49
4. Pengarahan Surat ... 50
5. Pendistribusian Surat ... 50
6. Penyimpanan Surat... 51
B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar... 53
1. Pembuatan Konsep Surat ... 53
2. Persetujuan Konsep Surat dan Pengetikan ... 53
3. Penandatanganan Surat ... 53
4. Pencatatan/ Pengagendaan Surat ... 54
5. Pengiriman dan Penyimpanan Surat ... 54
commit to user
DAFTAR GAMBAR
2.1. Bagan Prosedur Surat Masuk ... 21
2.2. Bagan Prosedur Surat Keluar ... 22
3.1 Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ... 35
5.1. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk ... 51
4.5. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar ... 55
commit to user DAFTAR TABEL
3. 1. Daftar nama pegawai Perum Bulog Sub Divre III Ska ... 36
3. 2. Daftar nama Gasman Se-Wilayah III Surakarta ... 39
4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk... 48
4. 2. Buku Intern ( Ekspedisi ) ... 49
4. 3. Contoh Buku Agenda Surat Keluar... 53
4. 4. Contoh Buku Ekspedisi Keluar ... 54
commit to user ABSTRAK
Iswati, D1508040, PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 57 halaman.
Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting karena tanpa surat kegiatan organisasi tidak dapat berjalan atau terhenti aktivitasnya. Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain. Untuk itu penulis mengambil judul “ Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta”. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur surat menyurat yang berhubungan dengan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dalam bidang surat menyurat.
Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan menganalisis data yang ada secara mendalam. Sumber data dalam pengamatan ini yaitu informan dan dokumen atau arsip untuk mendukung dalam penulisan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara atau interview, dokumentasi serta data kepustakaan.
Kesimpulan dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut prosedur pengurusan surat masuk yaitu surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/ lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris untuk ditindaklanjuti.
Prosedur pengurusan surat keluar yaitu surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing-masing bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen.
commit to user ABSTRACT
Iswati, D1508040, CORRESPONDENCE PROCESSING PROCEDURE IN ADMINISTRATION DEPARTEMENT OF PERUM BULOG SUB-DIVRE III SURAKARTA, A Final Assignment, Study Program of Administration Management, Diploma III Program, Faculty of Social and Politic Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2011, 57 pages.
Correspondence Processing in an office is the most important because without letters, organizational activities can not be done or halt on its activities. Correspondence processing is different between organizations. Therefore, the author takes the title “ Correspondence Processing Procedure in Administration Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta”. The objective of this Final Assignment is to know how the correspondence procedure related with entering and exiting letters processing procedure and to develop an insignt in correspondency.
In holding the observation, the author uses descriptive qualitative observation type, that is the observation aimed to in-depthly describe, expose, suggest, and analyze existing data. Data sources in this observation are informan and document or archive to support the writing. Data collection technique used by direct observation, interview, documentation and literature study.
Conclusion from the observation result held by the author in Administration Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta is as the following : processing procedure on entering letters is the entering letter accepted by the officer or agendary then being assorted, opened and checked on the correctness on the originination and designation, then entering to agenda into agenda book. After the agenda, the letters immediately conveyed to the Head/ Chief of Sub-Departement enclosed with the introductory/ disposition sheet. After disposition, the letters are sent back to agendary for follow up.
The procedures of exiting letters is the exiting letters must be made first on the concept by each department, then the concept signed by the Head of Departement to obtain approval. Afterwards, the concept submitted to the Head Of Office to be signed as the caretaker in the letters. After signed, then the letters sent to the agendary to be noted in exiting letters agenda book to be numbered according to the order, stamped and entered to an envelope. On the envelope, there is designation addres added then distributed to messenger by write it down in exepedition book. Unforgetably, agendary is also keep the exiting letters as document.
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dengan sistem yang semakin berkembang Perum Bulog terus berusaha
meningkatkan kemampuannya untuk dapat mencapai tujuan dan sasaran yang
diinginkan. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan, dan dalam pencapaian
tujuan itu mau tidak mau ditunjang dari berbagai hal. Salah satunya dalam hal
pengurusan surat menyurat yaitu surat masuk maupun surat keluar. Maka dari
itu diperlukan pengurusan dan penataan surat menyurat di dalam perusahaan
tersebut.
Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting.
Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain.
Dalam suatu instansi yang besar pengurusan surat-menyurat dapat dikerjakan
secara sentralisasi maupun desentralisasi.
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada
tingkatan atas suatu organisasi, misalnya bagian atau seksi Tata Usaha.
Sedangkan desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas
kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
Pada umumnya suatu organisasi menggunakan pengurusan ekspedisi
surat menyurat dengan cara sentralisasi atau dipusatkan, karena dapat
menghemat penggunaan alat-alat ekspedisi sehingga tidak akan ada duplikasi
alat-alat tersebut.
Surat itu merupakan urat nadi dari suatu organisasi, apabila kegiatan
surat menyurat hilang atau berhenti berarti organisasi tersebut juga ikut
berhenti. Surat menyurat bertujuan untuk menyampaikan informasi bagi
penerima serta menghubungkan antara organisasi yang satu dengan organisasi
yang lain. Maka dibutuhkan prosedur surat menyurat untuk mengelola surat
agar tidak menimbulkan suatu kemacetan, keterlambatan, dan kegagalan
dalam pencapaian tujuan surat.
commit to user
Dalam mewujudkan kelancaran pengurusan surat menyurat tersebut
dapat dilakukan dengan cara membuat suatu prosedur kerja. Prosedur kerja
ini dibuat bertujuan supaya mempermudah dan memperlancar kegiatan yang
akan dilaksanakan. Seorang kepala atau manajer dituntut untuk dapat
membuat suatu prosedur kerja yang harus dilakukan oleh pegawai yang
mengurusi bagian surat menyurat dengan melihat dari apa yang harus
dikerjakan, waktunya penyelesaiannya kapan, dan alur kegiatannya
bagaimana. Pelaksanaan prosedur kerja itu sendiri harus sistematis dan logis,
sehingga setiap langkah yang dilakukan oleh pegawai dapat terkoordinasi
dengan baik dan lancar tanpa ada hambatan yang berarti.
Prosedur kerja terdiri dari tahapan-tahapan yang berkesinambungan,
apabila ada tahap yang terlewatkan atau berada diluar dari tahap tersebut
maka surat menyurat akan terjadi kegagalan prosedur. Prosedur kerja
merupakan tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan
pelaksanaannya antara bagian satu dengan yang lainnya, dengan tugas dan
tanggung jawab masing-masing. Oleh karena itu, batas-batas waktu perlu
ditetapkan dalam suatu prosedur kerja agar dapat dipastikan bahwa
masing-masing tugas maupun hasil akhir dapat dilaksanakan dan tujuan dapat
tercapai. Ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan tidak menimbulkan
penumpukan tugas atau pekerjaan dan pekerjaan atau tugas sudah dapat
berjalan dengan teratur sesuai dengan peraturan atau jadwal yang telah
ditetapkan.
Suatu koordinasi juga diperlukan untuk mendapatkan hasil yang
memuaskan. Untuk itu diperlukan juga suatu koordinasi yang baik karena
prosedur kerja tidak akan dapat berjalan tanpa adanya koordinasi.
Dari uraian diatas peranan terpenting adalah surat menyurat yang
dalam pengurusan surat menyurat tersebut diperlukannya suatu penanganan
commit to user B. Perumusan Masalah
Dari uraian tersebut diatas, dengan berbagai tata cara pengurusan
surat menyurat maka pokok permasalahan untuk merumuskan masalah yaitu, “Bagaimana Pengurusan Prosedur Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana prosedur surat
menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III
Surakarta.
b. Untuk menggambarkan secara terperinci melalui magang terhadap
pelaksanaan prosedur surat menyurat di Perum Bulog Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua
pihak khususnya bagi penulis, pembaca pada umumnya maupun bagi
Perum Bulog Surakarta, baik pengetahuan maupun saran dalam
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur
surat menyurat di perusahaan tersebut, sehingga bisa meningkatkan
kualitas kegiatan yang dilakukan.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini bertujuan sebagai salah satu syarat dalam
memenuhi Tugas Akhir untuk memperoleh sebutan memperoleh sebutan
vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam bidang Manajemen Administrasi,
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat dari pengamatan ini antara lainnya adalah sebagai berikut :
1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi kantor Perum Bulog Sub
Divre III Surakarta untuk meningkatkan kualitas kegiatannya yang sesuai
dengan perkembangan teknologi yang semakin maju.
commit to user
2. Memberikan masukan dalam pelaksanaan prosedur kerja di berbagai
organisasi secara baik dan benar.
3. Dapat menambah pengetahuan dan memberikan informasi yang jelas
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam penulisan ini masalah dimulai dari prosedur yang tepat dan cepat
dalam proses pengurusan surat menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub
Divre III Surakarta. Prosedur kerja ini dibuat untuk memperlancar setiap
pekerjaan yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut.
E. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur dalam Ensiklopedia Administrasi adalah sebagai
berikut:
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat, atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada akhirnya akan menjadi suatu sistem.” ( Pariata Westra, S.H. dan Drs. Ibnu Syamsi, 1989 : 352).
Sedangkan dalam bukunya Ig. Wursanto ( 1991 : 20 ), pengertian prosedur
adalah :
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi : memisahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasikan (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file”.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi Ketiga ( 2007 : 899 )
menyatakan prosedur adalah :
1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas.
2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu
commit to user
Sedangkan menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008 : 35 )
menyatakan prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan
langkah-langkah ( atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ), dimana pekerjaan
tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang
melakukannya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :
1. Metode-metode yang dibutuhkan untk menangani aktivitas-aktivitas
yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.
Menurut Moekijat (1995: 106), metode menunjukkan cara pelaksanaan
pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat
tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang
disatukan akan membentuk suatu prosedur.
Moekijat juga berpendapat dalam Kamus Manajemen (1984 : 475), Prosedur adalah “ Serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan
yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan”. Urutan kronologis ( waktu ) daripada tugas -tugas ini merupakan cirri daripada setiap prosedur, biasanya suatu prosedur
meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus
diselesaikan. Proses-proses menggambarkan cara atau metode dengan mana
pekerjaan yang diselesaikan.
Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah
tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah
ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu kepada
tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas-tugas-tugas demikian dalam
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih
commit to user
Pendapat lain dikemukakan oleh Norman H. Barish dalam buku yang telah
diterjemahkan oleh Prof. Drs. S. Pamudji, MPA. ( 1981 : 5 ), menurutnya prosedur adalah “Instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang memberi sangsi legal pada suatu system. Prosedur merupakan naskah resmi lazimnya tertulis dan
dibagankan, yang menentukan dan mengambarkan keseluruhan pekerjaan yang
merupakan suatu sistem.”
Secara terperinci beberapa manfaat yang diperoleh dari analisa sistem dan
prosedur ialah :
1. Memperpendek jangka waktu pekerjaan yang dapat mempercepat saat
penyerahan;
2. Menekan barang-barang inventaris;
3. Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan beaya-beaya dan
saat penyerahan.
4. Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.
5. Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal
kerja tersebut.
6. Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan
keputusan-keputusan pucuk pimpinan (top management);
7. Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang bertemu pada
maksud-maksud yang bersilang.
8. Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang
diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan, menggarap
keluhan-keluhan dan mengambil tindakan-tindakan disiplin. Waktu untuk membaca
laporan-laporan/ keterangan-keterangan yang tidak perlu dapat dihilangkan
waktu yang disediakan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang
diperlukan dapat dipersingkat.
9. Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan
menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi
yang sehat.
10. Mengurangi beaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi, kontrol dan
fungsi-fungsi pelayanan yang diperlukan dalam perusahaan.
commit to user F. Surat Menyurat
1. Pengertian Surat
Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dalam bukunya
Ida Nuraida (2008 : 42 ) yang dikemukakan oleh Moekijat, yaitu:
J. Wajong
Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa
orang yang tidak hadir.
S. Hidayat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan
atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan
pada orang lain.
Prajudi Atmosudirdjo
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas
nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat
tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Sedangkan sesuai Keputusan Direksi Perum Bulog nomor : Kep-123/DIR/04/2004, dikemukan bahwa “ Surat merupakan tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dengan tujuan menyampaikan informasi
kepada pihak lain berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, pelaporan, pemikiran, pengesahan, dan sebagainya”.
2. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat sama artinya dengan istilah korespondensi yang
berarti suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor atau organisasi dibagi menjadi
dua, yaitu :
a) Korespondensi Eksteren
Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
commit to user b) Korespondensi Intern
Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan
kantor cabang.
(sumber:http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespond
ensi-bahasa-indonesia.pdf )
3. Fungsi Surat
Secara umum fungsi surat telah tercantum di dalam pengertiannya yaitu
sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi. Akan tetapi, secara khusus fungsi surat antara lain :
a. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
b. Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi bila diperlukan.
c. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat
instruksi.
d. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.
e. Dokumen historis ( sejarah ) misalnya surat-surat perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratife.
f. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
4. Macam Surat
Surat ada berbagai macam atau jenis surat, menurut :
a. Fungsinya, surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
1) Surat penting yaitu merupakan dokumen yang isinya
mengandung :
− Kepentingan yang mengikat − Pemrosesan lebih lanjut
− Informasi yang diperlukan dalam jangka waktu lama atau bersifat permanen atau tetap.
commit to user
− Kemungkinan kerugian tertanggungnya kelancaran atau terganggunya keberhasilan tugas pekerjaan apabila surat
tersebut hilang. − Sifat kedinasan.
2) Surat tidak penting, isinya bersifat : − Tidak mengikat
− Tidak memerlukan tindak lanjut atau proses lebih lanjut − Bersifat informasi umum
b. Isinya, surat dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
1) Surat resmi
Misal dari surat-surat resmi :
Peraturan
Keputusan
Instruksi
Surat Edaran
Pengumuman
Surat memo dan nota
2) Surat bisnis, misal dari surat bisnis :
Surat perintah kerja
Surat tagihan
Surat penawaran
Surat pembelian
Surat izin
Cek (cheque)
Kuitansi
commit to user 3) Surat pribadi, misal dari surat pribadi :
Surat lamaran pekerjaan
Surat permohonan yang bersifat pribadi
c. Maksud dan tujuannya surat dibagi menjadi 12 macam yaitu :
1) Surat pemberitahuan
2) Surat perjanjian
3) Surat perintah
4) Surat peringatan
5) Surat keterangan
6) Surat kuasa
7) Surat pengantar
8) Catatan
9) Laporan
10) Risalah
11) Berita acara
12) Naskah serah terima
d. Wujudnya surat dibagi menjadi 4, yaitu :
1) Kartu pos
Kartu pos adalah surat yang dibuat di atas kartu/ kertas karton,
umumya berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk
mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia
atau dapat dibaca orang lain.
2) Warkat pos
Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop,
Wujud warkat pos berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang
tertutup merupakan isi surat dimana pada bagian luar tercantum
alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup
terjamin kerahasiaannya dan pengirim tidak perlu menyediakan
amplop serta biaya pengiriman yang relative lebih murah.
commit to user 3) E-mail
E-mail atau Electronic mail merupakan wahana untuk mengakses
informasi yang memungkinkan seorang individu mengirimkan
pesannya langsung ke individu lain dalam waktu yang cepat.
Fasilitas ini digunakan untuk berkirim surat atau berita dengan
orang lain, tanpa mengenal batas, waktu, ruang, bahkan birokrasi.
4) Faksimili
e. Jaminan dan keamanan isinya dibagi menjadi 4, yaitu :
1) Surat sangat rahasia ( SR )
Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen
yang erat hubungannya dengan keamanan Negara. Surat ini
ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA.
2) Surat rahasia ( R )
Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen
yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang
yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai
dengan kata RAHASIA atau R.
3) Surat Konfidensial/ terbatas ( T )
Dokumen / data yang dianggap perlu untuk diketahui oleh
Pengurus-pengurus tertentu saja dan bila pelaksanaannya sudah
berjalan maka nilai keterbatasan / kerahasiaannya sudah tidak
berlaku lagi.
4) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi surat
tersebut terbaca oleh organisasi atau pejabat yang bersangkutan,
misalnya surat undangan dan surat edaran.
Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki beberapa keunggulan
dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, antara lain :
Dapat merekam informasi secara panjang lebar; Praktis (mudah);
commit to user
Efektif ( informasi dapat langsung sampai ke tujuan); Ekonomis.
Namun, dalam surat juga terdapat beberapa hal yang bisa menjadi
kelemahan dan mengganggu proses komunikasi, yaitu :
1. Susunan surat yang ruwet;
2. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele;
3. Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong.
4. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat;
5. Tata bahasa yang tidak tepat;
6. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar atau
terlalu merendah;
7. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk dan kotor.
Sehingga kelemahan-kelemahan tersebut menimbulkan akibat diantaranya :
a) Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan.
b) Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima surat.
c) Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan.
d) Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau bahkan tidak ditanggapi sama sekali.
Surat juga mempunyai beragam model atau bentuk. Bentuk-bentuk surat
dapat dibedakan menjadi beberapa surat yaitu antara lain :
Surat biasa
Surat keputusan
Surat Edaran
Adalah penjabaran dari peraturan perusahaan ( Surat Keputusan/
Instruksi) yang bersifat petunjuk pelaksanaan teknis dan mengikat
banyak orang (pegawai).
Surat Perjanjian
Adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban
masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri dengan membuat
perjanjian diatas kertas bermeterai cukup.
commit to user
Berita acara
Merupakan catatan yang memuat ( tentang ) suatu kegiatan. Kegiatan
tersebut berupa serah terima barang, serah terima jabatan pekerjaan
dan lain-lain. Macam-macam berita acara :
1. Berita acara penyerahan barang, merupakan bukti sah
pengalihan hak atas suatu barang dari pihak pertama kepada
pihak kedua.
2. Berita acara pelantikan/ sumpah jabatan, merupakan berita
acara pengukuhan seseorang untuk sesuatu jabatan yang akan
dipangkunya dengan kesaksian orang lain.
Surat perintah
Surat keterangan
Merupakan pernyataan dan keterangan dari pejabat tentang
keterangan sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat
dipertanggungjawabkan. Surat keterangan ada 2 macam yaitu :
a. Surat Pernyataan merupakan pernyataan dari seseorang atau
pejabat tentang kebenaran sesuatu hal yang dinyatakan secara
tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Surat Izin merupakan keterangan dari pejabat kepada seseorang
bawahan yang berisikan izin untuk melakukan atau menjalankan
sesuatu kegiatan dalam batas waktu tertentu.
Pengumuman
Merupakan pemberitahuan secara tertulis dari unit kerja atau
organisasi mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh banyak
orang penyampaiannya dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan.
Memorandum dan Nota Intern
Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan
aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat oleh atasan
commit to user G. Pengertian Tata Usaha
Ig. Wursanto dalam bukunya Durotul Yatimah (2009 : 25) mengemukakan bahwa semua istilah administrarive, administrative work,
clerical work, office work mempunyai arti yang sama dengan tata usaha, yaitu
aktivitas yang meliputi pencatatan dan tulis-menulis.
Hal lain juga dikemukakan oleh The Liang Gie bahwa baik office work
maupun fungsi kantor cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah „tata usaha‟, yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tata usaha menurut The Liang Gie, pada intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan yang berwujud pada enam pola perbuatan, yaitu :
1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang
diperlukan dengan berbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan
yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah, yaitu bermcam-macam kegiatan mengerjakan berbagai
keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang
lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
Pendapat Prajudi (hal. 23), “Keberesan tata usaha berarti organisasi dan manajemen dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan”, maka tata usaha dipergunakan sebagai cermin atau ukuran manajemen.
commit to user
Tata usaha dapat juga didefinisikan sebagai system informasi yang
berlangsung melalui berbagai macam kertas ( paper work ) dan
diselenggarakan oleh unit organisasi yang disebut kantor ( office ).
Sementara itu, dalam Kamus Bahasa Indonesia, Poerwadarminta ( hal.
24) menjelaskan bahwa tata usaha adalah penyelenggaraan urusan
tulis-menulis (keuangan dan sebagainya) di Perusahaan Negara dan sebagainya.
Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi, baik organisasi kecil
maupun besar dan tentu terjadi hubungan kerja yang disebut dengan hubungan
tata usaha, yaitu kontak di antara segenap satuan organisasi yang tidak
menyangkut unsur pemerintah, melainkan penyampaian keterangan dalam
rangka memberikan pelayanan pada pelaksanaan pekerjaan operatif sesuai
dengan pengertian tata usaha sebagai rangkaian kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.
H. Pengurusan Surat Menyurat
Penanganan surat ( pengurusan surat ) adalah kegiatan menata surat
masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.
Untuk surat keluar, dimulai dari perintah membuat surat sampai surat tersebut
dikirim dan tindasannya disimpan.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Durotul Yatimah ( 2009 :
123) , untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik dalam
organisasi terdapat tiga syarat, yaitu :
1. Harus ditegaskan siapa yang boleh menandatangani surat, mengenai apa,
dan sampai di mana mereka boleh mengikat organisasi, walaupun hanya
merupakan pernyataan belaka atau pemberian informasi.
2. Harus ada fasilitas-fasilitas korespondensi, misalnya penyediaan
stenografis, mesin dikte dan sebagainya.
3. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan mutu surat-surat
keluar karena surat adalah duta organisasi (wakil). Bila mutunya rendah,
commit to user
Sedangkan penanganan surat menyurat yang baik adalah sebagai berikut :
Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif sehingga
informasi bisa langsung sampai ke tujuan.
Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan
menarik, jelas, padat, sopan dan simpatik.
Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat,
tertinggal atau lalai termuat dalam surat yang ditulis.
Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagai mana mestinya,
dan terhindar dari salah menafsirkan atau salah mengambil keputusan.
Oleh karena itu, suatu organisasi perlu mengetahui langkah-langkah
pengurusan surat secara garis besar sebagai pegangannya.
a. Pengurusan Surat Masuk
1) Penerimaan Surat
Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat, antara lain :
a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat,
surat segera dikembalikan pada pengirim.
c. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju ( unit
pengolah / nama pejabat).
e. Membuka surat ( kecuali surat rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya ( bila ada lampirannya, kalau lampirannya
tidak lengkap buat catatan seperlunya ).
Saat membuka surat ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
Menjaga agar isi amplop tidak terpotong atau rusak.
Amplop dibuka bagian tepinya agar surat tidak rusak.
Oleh karena itu, usahakan lipatan surat tidak sampai
ke tepi amplop.
commit to user
Hati-hatilah dalam mengeluarkan isi amplop, jangan
sampai sobek karena terkena lem amplop.
Bila sobek/ rusak rekatkan kembali dengan pita
plastik tembus pandang.
Satukan isi surat dengan sampulnya dengan
menggunakan cap (mungkin sampul masih
diperlukan).
f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
dibalik surat atau pada sampul surat.
2) Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
Surat-surat masuk dapat dikelompokkan menjadi dua macam
yaitu :
Surat pribadi, yaitu semua surat yang ditulis dengan
mencantumkan nama-nama pribadi, walaupun
kadang-kadang disertai jabatan formalnya.
Surat dinas, dapat dikelompokkan menjadi :
1. Surat rahasia atau surat tertutup, yang harus segera
disampaikan kepada pejabat yang berkepentingan dalam
keadaan masih tertutup.
2. Surat-surat dinas yang boleh dibuka dan dibaca oleh
pegawai yang bertugas untuk diproses lebih lanjut (untuk
keperluan pengarahan). ( Ig. Wursanto, 1991 : 111).
Kegiatan penyortiran surat dimaksudkan untuk : a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk;
b. Mengelompokkan/ memisahkan surat masuk untuk
memudahkan penanganan surat sebagaimana mestinya;
commit to user
Hal yang dilakukan dalam penyortiran surat meliputi :
a. Menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi
dan dinas.
b. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan atau pegawai
lainnya.
c. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas
rutin, penting, dan rahasia.
d. Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada
pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah itu.
3) Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku
agenda atau kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat
surat, sedangkan pencatatan surat berarti mencatat surat sesuai
dengan jenis surat masuk.
4) Pengarahan Surat
Dalam menentukan arah surat, perlu adanya lembar disposisi dari
pimpinan tertinggi. Surat yang disampaikan langsung pada
pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang
berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan
oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan
yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah atau
Tata Usaha. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan
memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa
instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada
bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan
kepada para pimpinan yang sederajat.
5) Penyimpanan Surat
Surat yang telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan, selanjutnya harus disimpan karena bila
sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat ditemukan dan dibaca
kembali.
commit to user
Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan, yaitu :
a. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan
tertentu.
b. Memberikan data/ informasi kepada pimpinan yang bisa
dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.
c. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai
bukti dengan kententuan hukum.
b. Penanganan Surat Keluar
Pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang
perlunya dibuat surat.
1) Membuat Konsep Surat
Untuk membuat konsep surat terdapat beberapa metode atau cara
yaitu,
Berdasarkan dikte pimpinan.
Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis dan
menyerahkan naskah tersebut kepada pegawai untuk diketik.
Pimpinan mencatat init surat dan menyuruh pegawai
menyusun surat.
Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada pegawai untuk
menyusun konsep surat dan menyelesaikannya.
Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan segera
langsung diketik dengan bentuk tertentu.
2) Penandatanganan oleh pimpinan tertinggi
Setelah selesai pengetikan konsep surat dan sudah melalui proses
penyuntingan surat maka penandatanganan surat dapat dilakukan
oleh pimpinan.
3) Pencatatan surat
Pegawai atau pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal ( yaitu
buku untuk mencatat surat yang dikirim atau dikeluarkan pada
commit to user 4) Pengiriman dan penyimpanan.
Tahap penyimpanan surat harus dilakukan agar sewaktu-waktu
dibutuhkan surat dapat diketemukan lagi dengan mudah.
Tahap pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan ekspedisi.
Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang bertugas
menyampaikan atau mengirimkan surat-surat. Semua surat yang
diantarkan dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku
ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat
surat-surat yang akan diantarkan juga berfungsi sebagai tanda bukti
penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda tangan
penerima.
commit to user I. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Gambar 2.1. Bagan Pengurusan Surat Masuk
Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )
Keterangan :
1) Penerimaan surat pada loket penerima surat masuk.
2) Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3) Pencatatan pada buku agenda oleh agendaris.
4) Pencarian / pencocokan referensi surat lain pada kontrol agenda.
5) Penyampaian kepada unit yang bersangkutan untuk mendapatkan tanggapan.
6) Selesai ditanggapi, dikembalikan ke loket penerimaan surat.
7) Surat diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
8) Dikembalikan kepada kontrol agenda.
9) Penyimpanan oleh juru kontrol agenda ke file arsip pusat.
Loket penerimaan surat masuk
Kepala bagian TU
agendaris
Unit-unit/ bagian-bagian
Kepala bagian TU Loket penerimaan surat masuk
commit to user 2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Gambar 2. 2. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo ) Konsep Surat
Kepala bagian TU
verbalis
pengetikan
Ekspedisi Pihak berwenang
Arsip surat
commit to user Keterangan :
1. Konsep surat diserahkan kepada penerima surat keluar.
2. Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3. Penyerahan kepada verbalis.
4. Penyerahan kepada unit pusat pengetikan.
5. Selesai diketik, diberikan kepada unit pembuat konsep.
6. Setelah cocok materinya, dibubuhi paraf, lalu diteruskan kepada pejabat yang
berwenang menandatanganinya, kemudian mengembalikan lagi ke pusat
pengetikan.
7. Penerusan ke unit ekspedisi untuk pencatatan dalam buku ekspedisi dan
lain-lain hal yang berhubungan dengan surat keluar.
8. Pengiriman surat keluar dengan kurir atau lewat pos, dan satu tembusan ke
pembuat konsep.
9. Pengiriman tembusan ke unit pembuat konsep yang berkepentingan dengan
surat pengantar sebagai pengecekan bahwa surat tersebut sudah dikirim
kepada alamat surat.
commit to user J. Metode Pengamatan
Metode yang digunakan penulis dalam pembuatan tugas akhir ini
menggunakan metode pengamatan dengan mengambil beberapa langkah
dalam metode pengamatan yaitu :
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan dalam penulisan Tugas Akhir ini berada di
bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Adapun alasan
pemilihan lokasi ini berdasarkan pertimbangan-pertimbangan berikut ini :
a. Pihak Perum Bulog Sub Divre Surakarta sangat mendukung
pengamatan ini, dengan memberikan ijin yang memungkinkan
penulis mendapatkan data-data dan informasi yang diperlukan sesuai
dengan permasalahan yang akan diteliti.
b. Karena penulis ingin mengetahui prosedur surat menyurat karena
surat sangat mendukung untuk proses kegiatan di Perum Bulog
tersebut.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan yang digunakan adalah jenis pengamatan
deskriptif kualitatif. Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan
yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan
menganalisis data yang ada secara mendalam. Penulis menganalisis data
dengan keseluruhan data yang sedekat mungkin dengan bentuk aslinya
seperti pada saat mencatat. Untuk mendapatkan data teori dan konsep
yang berhubungan dengan obyek maka penulis juga di dukung dengan
study kepustakaan atau mencari di perpustakaan.
3. Sumber data
a. Narasumber/ informan
Informan yang yang dipilih penulis untuk mendapatkan informasi
yang tepat dan akurat antara lain adalah :
Wakil Kepala Perum Bulog Sub Divre Surakarta Staff Bagian Tata Usaha
commit to user b. Dokumen dan arsip
Semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul tahap selanjutnya
menganalisa data tersebut untuk dipahami dan diolah dalam bentuk
penjelasan-penjelasan atau keterangan-keterangan yang bukan
merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya
berbentuk penjelasan dan uraian-uraian panjang tetapi penulis juga
menyertakan tabel, gambar dan bagan sehingga dapat memudahkan
pembaca dalam memahami isi dari hasil penulisan ini.
4. Teknik Pengumpulan Data
Pengamatan ini menggunakan cara pengumpulan data antara lain :
a. Observasi langsung yaitu dilakukan secara informal. Misal secara
informal dapat dilakukan selama kuliah kerja magang dengan
mengamati situasi contohnya kondisi bangunan, atau iklim
organisasi.
b. Interview atau wawancara adalah proses dimana memperoleh data
atau informasi untuk pengamatan dengan cara bertatap muka secara
langsung atau dapat pula dikatakan dilakukan secara informal antara
pewawancara dengan respoden.
c. Dokumentasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara
mencari, membaca atau mempelajari dokumen-dokumen, petunjuk,
keputusan yang dijadikan sumber data mengenai perusahaan yang
diperoleh dari bagian / seksi Tata Usaha di lokasi pengamatan.
d. Data kepustakaan adalah data yang dikumpulkan dari buku-buku
referensi dan literature yang berhubungan dengan pengamatan yang
penulis bahas pada Tugas Akhir ini.
5. Teknis Analisis Data
Teknik analisa data yang digunakan adalah Analisis Model
Interaktif. Di dalam model analisis ini terdapat 3 komponen analisis,
yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau
verifikasinya. Kegiatan ini dilakukan secara serempak dengan proses
commit to user
Adapun 3 dari komponen yang menjadi bagian dari Analisis
Interaktif adalah sebagai berikut :
a. Reduksi data
Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan
pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan yang tertulis di
lapangan. Proses ini berlangsung secara terus menerus selama
pelaksanaan riset.
b. Penyajian data
Penyajian data merupakan pengumpulan informasi tersusun yang
memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan
pengambilan tindakan penyajian data dapat berupa kalimat, cerita
ataupun tabel. Dengan melihat suatu penyajian data, peneliti akan
mengerti apa yang terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu
pada analisa atau tindakan lain.
c. Penarikan kesimpulan
Kesimpulan tidak akan terjadi sampai pengumpulan data selesai.
Kesimpulan tersebut pada awalnya kurang jelas kemudian meningkat
secara eksklusif dan memiliki landasan yang kuat. Kesimpulan yang
diversifikasi dapat berupa pengulangan yang cepat sehingga
pemikiran kedua yang timbul dari pemikiran pada waktu melihat
kembali catatan lapangan.
Pengumpulan data
Sajian data
Penarikan kesimpulan Reduksi data
commit to user BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah Singkat
1. Sejarah Bulog Sebelum Menjadi Perum
Sejarah Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di
Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan
sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk
menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau
diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen
dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah
sesuai kondisi yang berkembang.
Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak
Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama
kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan
menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem
lisensi.
Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam
perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang
cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun
1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak.
Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda
memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu
lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan
yang disebut Voeding Middelen Fonds (VMF). Lembaga pangan ini
banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi.
Secara ringkas, perkembangannya sebagai berikut:
Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah
menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978),
kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging
commit to user
ayam pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga
Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970.
Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG
masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock
bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di
wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No.
39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan
dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun
konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah. Penyempurnaan
organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No. 50/1995 BULOG
ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula,
tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring
dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit
melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya
mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang
beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya
memonopoli beras saja.
Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI no.
19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok BULOG hanya
mengelola beras saja. Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui
Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik
melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan
usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama karena mulai 23 Nopember
2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan
tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001
mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan
commit to user
perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga
pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada
presiden.
2. Peralihan Menjadi Perum
Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan
dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras
dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional. Manajemen Bulog
tidak banyak berubah dari waktu ke waktu, meskipun ada perbedaan tugas
dan fungsi dalam berbagai periode. Dalam rangka melaksanakan tugas dan
fungsinya, status hukum Bulog adalah sebagai Lembaga Pemerintah Non
Departemen (LPND) berdasarkan Keppres RI No. 39 tahun 1978. Namun,
sejak krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1997 timbul
tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis
sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan
sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul
dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga
keuangan internasional seperti IMF dan World Bank.
Konsekuensi logis yang harus diterima dari tekanan tersebut adalah
Bulog harus berubah secara total. Dorongan untuk melakukan perubahan
datangnya tidak hanya dari luar negeri, namun juga dari dalam negeri.
Pertama , perubahan kebijakan pangan pemerintah dan pemangkasan tugas dan fungsi Bulog sehingga hanya diperbolehkan
menangani komoditas beras, penghapusan monopoli impor seperti yang
tertuang dalam beberapa Keppres dan SK Menperindag sejak tahun 1998.
Keppres RI terakhir tentang Bulog, yakni Keppres RI No. 103 tahun 2001
menegaskan bahwa Bulog harus beralih status menjadi BUMN
selambat-lambatnya Mei 2003.
Kedua , berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5 Tahun 1999 tentang larangan praktek monopoli, dan UU No. 22 Tahun
2000 tentang Otonomi Daerah yang membatasi kewenangan Pemerintah
commit to user
Ketiga , masyarakat luas menghendaki agar Bulog terbebas dari unsur-unsur yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas dari
KKN dan bebas dari pengaruh partai politik tertentu, sehingga Bulog
mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif, transparan dan mampu
melayani kepentingan publik secara memuaskan.
Keempat , perubahan ekonomi global yang mengarah pada liberalisasi pasar, khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan
penghapusan non-tariff barrier seperti monopoli menjadi tariff barrier serta
pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LOI yang ditandatangani oleh
pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus ditekankan
perlunya perubahan status hukum Bulog agar menjadi lembaga yang lebih
efisien, transparan dan akuntabel.
Sehubungan dengan adanya tuntutan untuk melakukan perubahan,
Bulog telah melakukan berbagai kajian-kajian baik oleh intern Bulog
maupun pihak ekstern.
Pertama , tim intern Bulog pada tahun 1998 telah mengkaji ulang peran Bulog sekarang dan perubahan lembaganya di masa mendatang. Hal
ini dilanjutkan dengan kegiatan sarasehan pada bulan Januari 2000 yang
melibatkan Bulog dan Dolog Selindo dalam rangka menetapkan arahan
untuk penyesuaian tugas dan fungsi yang kemudian disebut sebagai
"Paradigma Baru Bulog".
Kedua , kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999 yang menganalisa berbagai bentuk badan hukum yang dapat dipilih
oleh Bulog, yakni LPND seperti sekarang, atau berubah menjadi Persero,
Badan Hukum Milik Negara (BHMN), Perjan atau Perum. Hasil kajian
tersebut menyarankan agar Bulog memilih Perum sebagai bentuk badan
hukum untuk menjalankan dua fungsi bersamaan, yaitu fungsi publik dan
komersial.
Ketiga , kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999 yang telah mengaudit tingkat efisiensi operasional Bulog. Secara
commit to user
memperbaiki kebijakan internal, sistim, proses dan pengawasan sehingga
dapat memperbaiki efisiensi dan memperkecil terjadinya KKN di masa
mendatang.
Keempat , kajian bersama dengan Bernas Malaysia pada tahun 2000 untuk melihat berbagai perubahan yang dilakukan oleh Malaysia dan
merancang kemungkinan penerapannya di Indonesia.
Kelima , kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada tahun 2001 yang telah menyusun perencanaan korporasi
termasuk perumusan visi dan misi serta strategi Bulog, menganalisa core
business dan tahapan transformasi lembaga Bulog untuk berubah menjadi
lembaga Perum.
Keenam , dukungan politik yang cukup kuat dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III dalam berbagai hearing antara Bulog dengan Komisi
III DPR RI selama periode 2000-2002.
Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI,
disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah
Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas
publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan
harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat
miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai
keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik
lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga.
Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya
kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan
melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan
kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih
fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk
mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah
di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status
Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat
commit to user
Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20
Januari 2003 LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog
berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2003 yang kemudian
direvisi menjadi PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini
dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.
B. Visi dan misi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
Perum Bulog memiliki visi dan misi dalam pelaksanaan kegiatannya
yaitu sebagai berikut :
1. Visi
“ Menjadi Perusahaan yang handal dalam mewujudkan Pangan yang Cukup, Aman dan Terjangkau Bagi Rakyat”.
2. Misi
“ Memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat menyelenggarakan tugas pelayanan publik untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan kebijakan
pengan nasional, menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang pangan
secara berkelanjutan, serta memberikan manfaat kepada perekonomian
nasional, menyelenggarakan ekonomi di bidang pangan dan usaha lain
secara berkelanjutan dan bermanfaat bagi stakeholder, dan menjalankan
usaha produksi, pemasaran dan jasa komoditi pangan guna mendukung
program pengembangan hasil pertanian khususnya bidang pangan dan
bidang usaha lain dengan upaya memaksimumkan produksivitas, efisiensi
dan kemampuan untuk menghasilkan laba”.
C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta 1. Tugas Pokok
Tugas Pokok Perum Bulog adalah menyelenggarakan usaha logistik
pengan pokok yang bermutu dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup
orang banyak dan dalam hal tertentu menyelenggarakan tugas-tugas
tertentu yang diberikan pemerintah dan distribusi pangan pokok
commit to user
pokok kepada golongan masyarakat tertentu, khususnya pangan pokok
beras dan pangan pokok lainnya yang ditetapkan oleh Pemerintah dalam
rangka ketahanan pangan. Secara operasional, tugas-tugas Perum Bulog
Sub Divre Jawa Tengah di daerah dilaksanakan oleh sub-subdivre se-Jawa
Tengah.
2. Fungsi
Sebagai perum, Bulog Divre Jateng menjalankan dua fungsi
sekaligus secara bersamaan yaitu fungsi publik dan fungsi komersial.
Fungsi publik yang dilakukan atau dilaksanakan oleh Perum Bulog adalah
menjalankantugas public yang dibebankan oleh Pemerintah terutama
dalam pemupukan stock nasional untuk berbagai keperluan publik seperti
RASKIN dan cadangan beras pemerintah (CBP) yang digunakan untuk
menghadapi keadaan darurat dan upaya mengendalikan gejolak harga
pemupukan stock ini dilakukan melalui program pengadaan gabah/ beras
dalam negeri sekaligus untuk pengamanan harga pembelian pemerintah
(HPP).
Disamping itu Perum Bulog juga dapat memberikan kontribusi
operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi
dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan
hukum dan kaidah transparansi (tugas komersial). Melalui kondisi ini
gerak Perum Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya
sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat
semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang.
Dengan kondisi dua fungsi tersebut, diharapkan perubahan status
Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat
luas. Pada saat ini komoditi yang dikelola secara langsung oleh Perum
Bulog Divre Jateng khususnya hanyalah beras yang prosedur pengadaan
commit to user D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog
Perum Bulog mempunyai nilai-nilai dasar untuk melaksanakan tugas dan
fungsinya sehingga tujuan dapat tercapai sesuai dengan harapan, nilai-nilai
dasar itu antara lain sebagai berikut :
1. KUALITAS
Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk
berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen)
sesuai dengan visi dan misi.
2. INTEGRITAS
Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan
konsistensi antara prinsip dengan perilaku.
3. TEAMWORK
Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara
terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.
4. INOVATIF
Kemampuan untuk berfikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan
inovasi dalam bekerja.
5. RESPONSIF
Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan
upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap
perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini
direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan
perusahaan.
E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
Struktur organisasi Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
dibentuk bertujuan agar pencapaian sasaran dapat berjalan efektif dan efisien
(khususnya sasaran manajemen perkantoran).
Berikut penjabaran mengenai bagan dan daftar karyawan Perum Bulog
Sub Divre III Surakarta,
Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
36
Gambar 3. 1. Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III
KEPALA SUB DIVRE III SKA
TRI FAJARYANTO
Staf Gasar Staf Minkeu
