(STUDI KASUS PADA RSU HAJI SURABAYA)
Disusun oleh :
Nama : Anindhia Anggraeni
Nim : 08.41010.0449
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
ii
LAPORAN KERJA PRAKTEK
APLIKASI PEMELIHARAAN SARANA (PENGADAAN) (STUDI KASUS PADA RSU HAJI SURABAYA)
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Disusun oleh :
Nama : Anindhia Anggraeni
Nim : 08.41010.0449
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
vii
Halaman
ABSTRAKSI ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah RSU Haji Surabaya... 5
2.2 Lokasi Perusahaan ... 6
2.3 Visi,Misi dan Motto RSU Haji Surabaya ... 6
2.4 Struktur Organisasi RSU Haji Surabaya ... 7
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 8
3.1.1 Pengertian Sistem ... 8
3.1.2 Pengertian Sistem Inventori... 9
STIKOM
viii
3.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 9
3.3 Konsep Basis Data ... 14
3.3.1 Sistem Basis Data ... 14
3.3.2 Database ... 16
3.3.3 Database Management System ... 16
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer ... 18
3.5 System Flow ... 19
3.6 Power Designer ... 22
3.7 Visual Basic.Net ... 23
BAB IV DISKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Prosedur kerja Praktek ... 25
4.1.1 Model yang digunakan ... 26
4.2 Analisa Sistem ... 26
4.3 System Flow Diagram ... 27
4.4 Mendesain sistem ... 31
4.4.1 Context Diagram ... 31
4.4.2 Data Flow Diagram level 0 ... 32
4.4.3 Entity Relationship Diagram ... 35
4.5 Struktur tabel ... 36
4.6 Desain input & output ... 40
4.7 Implementasi dan Evaluasi ... 45
4.7.1 Sistem yang digunakan ... 46
4.7.2 Cara instalasi Program ... 46
STIKOM
ix
5.1 Kesimpulan ... 56 5.2 Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
STIKOM
x DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.6 Struktur Tabel Master Alat ... 37
Tabel 4.7 Struktur Tabel Transaksi Stok ... 37
Tabel 4.8 Struktur Tabel Detail Transaksi ... 38
Tabel 4.9 Struktur Tabel Detil Barang Keluar ... 39
Tabel 4.10 Struktur Tabel Transaksi Pengeluaran ... 39
STIKOM
xi
Gambar 3.1Simbol Eksternal Entity ... 13
Gambar 3.2 Simbol Data Flow ... 13
Gambar 3.3 Simbol Process ... 13
Gambar 3.4 Simbol Data ... 14
Gambar 3.5 Simbol Terminator ... 19
Gambar 3.6 Simbol Manual Operation ... 19
Gambar 3.7 Simbol Document ... 20
Gambar 3.8 Simbol Process ... 20
Gambar 3.9 Simbol Database ... 20
Gambar 3.10 Simbol decision ... 20
Gambar 3.11 Simbol Manual input ... 21
Gambar 3.12 Simbol Off-Line Storage ... 21
Gambar 3.13 Simbol On-Page Reference ... 21
Gambar 3.14 Simbol Off-Page Storage ... 21
Gambar 3.15 Simbol Paper Tape ... 22
Gambar 3.16 Simbol Off-Page Reference ... 17
Gambar 3.17 Simbol Paper Tape ... 17
Gambar 4.1 System Flow Penerimaan Barang ... 28
Gambar 4.2 System Flow Barang Keluar ... 30
Gambar 4.3 Context Diagram ... 32
Gambar 4.4 DFD Level 0 ... 34
Gambar 4.5 ERD Konseptual ... 35
STIKOM
xii
Gambar 4.6 ERD Fisik ... 36
Gambar 4.11 Desain Form Login ... 40
Gambar 4.12 Desain Menu Utama ... 41
Gambar 4.13 Desain Master Alat ... 42
Gambar 4.14 Desain Form Input Alat ... 43
Gambar 4.15 Desain Form permintaan Suku Cadang ... 43
Gambar 4.16 Desain Form Penambahan Stok... 44
Gambar 4.17 Desain Laporan ... 45
Gambar 4.18 Form Login ... 47
Gambar 4.19 Form Awal... 48
Gambar 4.20 Form Master Alat ... 49
Gambar 4.21 Form Pengeluaran Alat ... 50
Gambar 4.22 Menu Pengeluaran Alat ... 51
Gambar 4.23 Form Penambahan Stok ... 52
Gambar 4.24 Menu Penambahan Stok... 53
Gambar 4.25 Laporan Barang Keluar ... 54
Gambar 4.26 Laporan Pengadaan Alat ... 55
STIKOM
xiii
Kartu bimbingan kerja praktek I ... 57
Kartu bimbingan kerja praktek II ... 58
Kartu bimbingan kerja praktek II ... 59
Acuan kerja lembar 1 ... 60
Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 61
Log harian ... 62
Absensi Kerja ... 63
Listing program ... 64
STIKOM
iv ABSTRAKSI
Sistem pengadaan suku cadang pada RSU Haji Surabaya saat ini masih
bersifat manual. Jenis dan jumlah suku cadang terus bertambah dengan arus
keluar dan masuk suku cadang yang semakin meningkat. Hal tersebut
menyebabkan kontrol terhadap inventori semakin sulit dilakukan, selain itu juga
membutuhkan efisiensi dalam perekapan transaksi yang ada.
Untuk meningkatkan kemampuan dalam melakukan kontrol terhadap
persediaan barang dan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan lokasi
diperlukan sistem yang terkomputerisasi.
Demikian halnya dengan yang terjadi pada RSU Haji Surabaya. Dalam
pengelolahan data tidaklah lepas dari peran komputer sebagai alat bantu untuk
mendapatkan informasi yang cepat dan akurat dalam peningkatan efektifitas kerja.
Dengan adanya Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) pada RSU Haji,
diharapkan dapat membantu kelancaran dalam proses pengadaan suku cadang
Kata kunci : Aplikasi, Pemeliharaan Sarana, Pengadaan
STIKOM
1 1.1 Latar Belakang Masalah
RSU Haji Surabaya merupakan rumah sakit umum yang berada di kota Surabaya, tepatnya di Jalan Manyar Kertoadi dan merupakan rumah sakit milik Pemerintah propinsi Jawa Timur. Sebagai salah satu sektor yang mendapatkan prioritas utama dari pemerintah, dalam bidang kesehatan dititik beratkan pada kualitas layanan yang tepat dan cepat. Segala informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang akurat dan tepat guna, sehingga kebijakan-kebijakan dapat diambil secara cepat dan tepat. Langkah yang dapat diambil merupakan salah satu alternatif penyelesaian dimasa mendatang. Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) masih dilakukan secara manual sehingga pada bagian Unit IPS terkadang masih mengalami kendala. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengontrol dan memonitoring alat-alat non medis yang ada di bagian unit IPS.
Sebagai Rumah Sakit Umum tentu saja harus mempunyai infrastruktur yang menunjang dalam memudahkan pertukaran informasi secara cepat untuk mempermudah pelayanan kepada masyarakat. Selama ini proses maintenance inventory masih dilakukan secara manual dengan menulis semua pencatatan di dalam buku besar, seperti proses pemeriksaan stok barang di gudang, sehingga hasilnya tidak cepat dan akurat selain itu waktu yang dibutuhkan lama. Melihat hal ini maka diperlukan sistem informasi yang handal dan mampu mengatasi berbagai masalah yang muncul. Selain itu pemanfaatan sistem manajemen yang
STIKOM
2
mampu secara efektif dalam membantu semua proses yang ada dan efisien didalam mengontrol sistem tersebut membahas tentang Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan). Dengan sub bab yaitu transaksi update alat dan laporan yang dibuat secara jelas dan mudah digunakan.Dengan demikian untuk mewujudkan hal tersebut maka diharapkan adaya kerja sama dari divisi Unit IPS.
1.2 Perumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang masalah yang ada,maka rumusan masalah yang dihadapi Unit IPS pada RSU Haji adalah :
1. Bagaimana membuat suatu aplikasi inventory yang mampu untuk membantu kinerja Unit IPS.
2. Bagaimana membuat suatu aplikasi yang dapat menghasilkan laporan persediaan barang, laporan transaksi masuk dan keluar
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan :
1. Sistem ini memproses Inventory suku cadang alat-alat non medis Unit IPS pada RSU Haji.
2. Tidak menangani pengadaan barang karena terdapat tim pengadaan,serta tidak menangani perbaikan alat,pemeliharaan alat,dan retur alat.
3. Sistem ini hanya bisa diakses oleh Divisi SIM dan Unit IPS pada RSU Haji Surabaya.
STIKOM
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi untuk Inventory suku cadang alat-alat non medis Unit IPS pada RSU Haji Surabaya sehingga dapat membantu Unit IPS dalam hal memonitoring alat-alat dan mengelola laporan penggunaan alat dan biaya.
1.5 Kontribusi
Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka kontribusi yang dapat diberikan dari kerja praktek ini adalah :
1. Membuat sistem informasi yang mampu membantu kinerja IPS menangani proses update stok suku cadang,laporan pengeluaran dan total biaya,laporan alat masuk.
2. Dengan adanya sistem informasi ini pihak RSU Haji dapat menerima laporan stok suku cadang untuk meminimalisir kekurangan stok alat,serta laporan penggunaan alat dan biaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan ini terdiri dari 5 bab dimana masing-masing bab saling berkaitan. Sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan laporan ini.
STIKOM
4
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi gambaran perusahaan yang akan kami bahas. Dari sejarah singkat berdirinya, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan deskripsi tugas dari perusahaan tersebut.
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi dasar teori yang digunakan sebagai landasan untuk menyelesaikan sistem ini. Teori-teori yang digunakan diantaranya adalah pengertian dari tool yang digunakan untuk membuat sistem informasi ini. Diantaranya adalah System flow, data flow diagram (DFD) dan entity relational diagram(ERD) dan masih banyak lagi.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini berisi tentang hasil analisa dari permasalahan yang ada di perusahaan yang digambarkan dalam System flow, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relational Diagram. Dan pada bab ini berisi tentang sistem informasi yang baru. Meliputi design input output dan implementasi sistem yang baru. BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil pengolahan data-data dan saran-saran perbaikan yang dapat dilakukan dari hasil analisis.
STIKOM
5 2.1 Sejarah RSU Haji Surabaya
Rumah Sakit Umum (RSU) Haji Surabaya adalah rumah sakit milik Pemerintah propinsi Jawa Timur yang didirikan berkenaan peristiwa yang menimpa para Jamaah Haji Indonesia di terowongan Mina pada tahun 1990. Dengan adanya bantuan dana dari Pemerintah Arab Saudi dan dilanjutkan dengan biaya dari Pemerintah propinsi Jawa Timur, berhasil dibangun gedung beserta fasilitasnya yang resmi dibuka pada tanggal 17 April 1993, sebagai RSU tipe C. Pada tahun 1998 berkembang menjadi RSU tipe B Non Pendidikan dan pada tanggal 30 Oktober 2008 sesuai SK, RSU Haji Surabaya berubah status menjadi RSU tipe B Pendidikan.
RSU haji Surabaya memiliki 226 tempat tidur perawatan, ditunjang dengan alat medis canggih dan dokter spesialis senior Kota Surabaya. Melayani semua lapisan masyarakat umum dengan motto “Menebar Salam dan Senyum dalam Pelayanan”. Dengan fasilitas yang tersedia, RSU Haji Surabaya telah mendidik
mahasiswa kedokteran dan menyelenggarakan postgraduate training untuk
dokter dari RS se-Jawa Timur. RSU Haji Surabaya telah mengalami beberapa kali pergantian direktur, yaitu :
1. Dr. Widatmoko Sumaji dengan masa jabatan 1993-2001
2. Dr. dr. H. Slamet R. Yuwono, DMT & H., MARS dengan masa jabatan
2001-2003
STIKOM
6
3. Prof. Dr. Dr. Rochmad Romdoni, SpPd, SpJP (K), FIHA, FASCC dengan
masa jabatan 2003-Sekarang
2.2 Lokasi Perusahaan
Rumah Sakit Umum Haji Surabaya berlokasi di jalan Manyar Kertoadi Kecamatan Sukolilo Surabaya dan berdampingan dengan asrama Haji Surabaya.
RSU Haji ini menempati lahan seluas 24.300 m² dengan luas bangunan
keseluruhan 15.464 m²dan jalan paving serta halaman parkir seluas 6.741 m².
2.3 Visi, Misi dan Motto RSU Haji Surabaya
Untuk memperjelas tujuan dan rencana jangka panjang dalam Rumah sakit, maka sangat diperlukan suatu visi dan misi sehingga arah menjadi jelas. Berikut ini adalah visi dan misi RSU Haji Surabaya.
2.3.1 Visi
“ Pelayanan Kesehatan Prima Secara Islami”
2.3.2 Misi
Misi-misi yang dimiliki oleh RSU Haji Surabaya adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu, paripurna dan
professional.
b. Mengelola Rumah Sakit secara Swadana.
c. Menyelenggarakan pengembangan dan penelitian kesehatan masyarakat
serta jamaah haji
d. Menciptakan lingkungan kerja sejahtera yang islami.
e. Meningkatkan mutu pelayanan dengan indikator mencapai sebuah
kepuasan bagi pasien.
f. Mengembangkan program unggulan.
STIKOM
g. Mengembangkan jejaring dengan institusi lain.
2.3.3 Motto
Adapaun motto yang dimiliki oleh RSU Haji Surabaya adalah “Menebar Salam dan Senyum dalam Pelayanan”.
2.4 Stuktur Organisasi RSU Haji Surabaya.
Status organisasi RSU Haji Surabaya menjadi badan yang disebut RSU Haji terdiri dari : 1 direktur utama, 2 wakil direktur, 1 sekertaris, 5 bidang dan instalasi-instalasi. Disamping itu, dibentuk komite medik, komite perawatan serta staf-staf fungsional lainnya. Struktur organisasi yang sedikit diuraikan di atas
telah sesuai dengan surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.
983/MENKES/SK/XI/1992, tentang pedoman organisasi rumah sakit umum pasal 26 yang menyebutkan bahwa susunan organisasi rumah sakit umum kelas B non pendidikan terdiri dari :
1. Direktur yang dibantu sebanyak-banyaknya 2 wakil direktur.
2. Wakil direktur pelayanan
3. Wakil direktur umum dan keuangan
4. Komite medik dan staf fungsional
5. Dewan penyantun
6. Satuan pengawas intern.
Untuk meningkatkan pelayanan dan mengembangkan system menajemen
rumah sakit, maka pihak RSU Haji mengelola rumah sakit secara profesional
dengan membentuk central business unit yang terdiri atas beberapa instalasi yang
akan menjadi pusat pendapatan rumah sakit.
STIKOM
8 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Inventory
Konsep dasar dari Sistem Inventori terbagi atas dua pengertian. Yang
pertama adalah sistem, dan kemudian yang kedua adalah sistem inventori itu
sendiri.
3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Sehingga sistem sangat diperlukan dalam memproses
masukan (input), untuk menghasilkan informasi atau keluaran (output). Adapun
keluaran yang didapatkan dapat berupa informasi yang dapat berfungsi sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan, baik oleh pimpinan atau siapa saja yang
membutuhkan informasi tersebut (pihak-pihak yang berwenang dalam
pengaksesan data).
Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen.
Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari
beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan
pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen
yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
STIKOM
3.1.2 Pengertian Sistem Inventori
Menurut Koher dan Eric (2009:101), inventori adalah bahan baku dan
penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang
tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau
konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode. Sedangkan sistem informasi
inventori adalah suatu sistem software yang akan membantu proses inventarisasi
dengan menerapkan tertib administrasi inventori yang ketat Pencatatan dari
barang masuk, penyimpanan, sampai dengan barang keluar. Dilengkapi dengan
sistem pela poran yang sistematis dan akurat. Sistem informasi inventori ini dibuat
dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh
beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu.
3.2 Analisa dan perancangan sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun sebuah aplikasi
STIKOM
10
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan
untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem
informasi terkomputerisasi. Berikut ini adalah proses dalam analisis dan
perancangan sistem:
1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan
nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
Menurut Marlinda (2004 : 28), Atribute adalah kolom di sebuah relasi.
Macam-macam atribute yaitu:
a. Simple Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
b. Composite Atribute
Composite Atribute adalah atribute yan memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).
STIKOM
c. Single Value Atribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya Umur (tangal lahir).
d. Multi Value Atribute
Multi Value Atribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
e. Null Value Atribute
Null Value Atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapa menggambarkan batasan jumlah entity dan
partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang mengambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
STIKOM
12
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang mengambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.
c. Data Flow Diagram
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat dapat membantu komunikasi
dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara
logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan
arus dari data sistem ini dikenal dengan nma diagram arus data (Data Flow
Diagram). DFD berfungsi untuk mengambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertingi sampai yang terendah,
yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau
membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih
sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses
data tersebut (Kendall, 2003 : 241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain:
a. Eksternal Entity
Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima
atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
STIKOM
Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gene dan
Sarson.
Entt_1
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses
atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2 Simbol Data flow
c. Process
Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Proses.
Gambar 3.3 Simbol Proses 0
Prcs_2
STIKOM
14
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/ data
store.
Gambar 3.4 Simbol Data
3.3 Konsep Basis Data
Konsep dasar dari basis data terbagi atas tiga bagian, yaitu sistem basis
data, database, dan database management system.
3.3.1 Sistem basis data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehinga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (aplikasi atau perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS),
pemakai (user), dan aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat operasional).
1 Stor_3
STIKOM
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam
berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidak konsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai
yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat digunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standartisasi.
8. Data bersifat mandiri.
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang
terkait.
STIKOM
16
3.3.2 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/ kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang di organisir/
dikelola dan disimpan secara terintegerasi dengan menggunakan metode tertentu
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkosistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standartisasi, multiple user, masalah keamanan, masalah integerasi, dan masalah data independence.
3.3.3 Database management system
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
STIKOM
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil
kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file
khusus yang disebut data dictionary/ directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan
oleh Database Administrator (DBA).
STIKOM
18
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.4 Interaksi Masusia dan Komputer
Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah
sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem
komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan
dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga
manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga
bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan
kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta
keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasiannya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara
lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka,
kendala, dan produktifitas.
STIKOM
3.5 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk
merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.
Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya
jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.
Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:
Gambar 3.5. Simbol Terminator
Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses
manual). Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.6 Simbol Manual Operation
STIKOM
20
Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan
dalam simbol berikut:
Gambar 3.7. Simbol Document
Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:
Gambar 3.8. Simbol Process
Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat
terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:
Gambar 3.9. Simbol Database
Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator
[image:30.612.55.569.146.661.2]logika ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.10. Simbol Decision
STIKOM
Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database melalui
keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.11. Simbol Manual Input
Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual
atau lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.12. Simbol Off-Line Storage
On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah
letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:
Gambar 3.13. Simbol On-Page Reference
[image:31.612.63.563.128.661.2]Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.14. Simbol Off-Page Reference
STIKOM
22
Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi
yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan
simbol:
Gambar 3.15. Simbol Paper Tape
3.6 Power Designer
Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah
diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan adalah Microsoft Visio. Dengan Visio dapat dilakukan proses desain alur aliran
data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjutan.
Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan dengan software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap
kesalahan alur analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk
dilakukan proses selanjutnya.
Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam diagram,
pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi dari tabel
entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran aliran data
menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar tabel yang masih berupa
konsep (CDM) menjadi ke berupa fisik (PDM).
STIKOM
Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang dibuat
berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar
yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara
entitas-entitas itu.
Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang
menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara
data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom
memiliki nama yang unik.
3.7 Visual Basic .Net
Visual Basic.Net merupakan salah satu produk untuk pengembang aplikasi
dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Visual Basic.Net salah
satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database ini, Visual Basic.Net
mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.
ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan
prinsip tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesain untuk
mempermudah batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika
membuat aplikasi terdistribusi. Aplikasi hanya terhubung ke database untuk
beberapa saat guna mengakses atau update data, kemudian diputus. Data yang
diakses dapat disimpan pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada DataSet atau
DataView. Keuntungan dari disconnected architecture ialah mampu menangani lebih banyak pengguna. Kelebihan lain data yang disimpan di DataSet berada di
memori dan berformat XML.
STIKOM
24
Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan unutk
mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses
database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft
Access dan Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.
STIKOM
25
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Prosedur Kerja Praktek
Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan dan
penyelesaian masalah dalam kerja praktek ini, dilakukan dengan magang selama
kurang lebih 1 bulan atau setara dengan seratus enam puluh jam kerja di bagian
pengadaan pada Instalasi Pemeliharaan Sarana RSU Haji Surabaya. Kegiatan
magang ini bertujuan untuk memecahkan masalah yang ada di bagian Pengadaan,
langkahnya yaitu menemukan masalah, menganalisa, kemudian memberikan
solusi. Untuk dapat memberikan solusi yang tepat maka diperlukan data-data dan
informasi dalam membuat Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan).
Data dan informasi yang diperlukan tersebut diperoleh dari berbagai sumber
terkait untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem
informasi ini. Data dan informasi tersebut diperoleh dengan cara:
1. Observasi
Dengan melakukan pengamatan secara langsung untuk megetahui sistem
yang digunakan oleh bagian pengadaan unit Instalasi Pemeliharaan Sarana
pada RSU Haji Surabaya.
2. Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan Kepala IPS tentang masalah yang terkait
kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
STIKOM
26
3. Studi Kepustakaan
Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang
berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan pembuatan aplikasi.
4.1.1 Model yang digunakan
Kerja praktek ini menghasilkan perangkat lunak/ software sistem informasi
inventory pengadaan barang dengan visual basic yang dikembangkan dengan
visualisasi yang menarik dan mudah dipakai. Sistem inventory ini memberikan
informasi tentang data barang, transaksi masuk dan keluar beserta laporannya.
4.2 Analisa Sistem
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap
selanjutnya. Langkah-langkah di-dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem
yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada
analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan. Langkah yang pertama dilakukan yaitu dengan mengidentifikasi
masalah. Identifikasi masalah dapat dilakukan melalui kegiatan wawancara dan
pengamatan proses bisnis. Wawancara dilakukan pada bagian-bagian yang
berkaitan langsung dengan proses, yaitu bagian IPS. Pengamatan dilakukan
dengan cara observasi langsung ke lapangan untuk melihat proses bisnis yang ada,
STIKOM
dengan mengetahui proses bisnis tersebut diharapkan dapat membangun Aplikasi
Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) yang sesuai dengan kebutuhan user.
4.3 System Flow Diagram
System flow diagram adalah suatu diagram alur dengan simbol-simbol
tertentu yang menggambarkan suatu aliran data proses dan hubungan antara
proses satu dengan yang lain dalam suatu sistem komputer. Oleh karena itu,
seorang analis dapat menginformasikan jalannya suatu aplikasi dan dapat
memahami sistematika suatu program.
System flow yang ada di bab ini ada tiga, yaitu system flow penerimaan
barang masuk, system flow pengeluaran barang dan yang terakhir system flow
barang keluar. Berikut ini adalah gambar dari system flow tesebut:
1. System Flow Penerimaan Barang
System Flow ini menjelaskan tentang System Flow penerimaan barang.
Dimulai dari inputan data suku cadang masuk dari Tim Pengadaan yang
diberikan ke bagian Pengadaan, kemudian sistem akan mencatat transaksi di
Database Stok Suku Cadang. Kemudian dari data suku cadang tersebut akan
langsung mengupdate stock database suku cadang dan juga mencetak laporan
suku cadang masuk yang akan diberikan ke Tim pengadaan dan Kepala IPS.
Penjelasan tentang System Flow ini dapat dilihat pada Gambar 4.1
STIKOM
28
Gambar 4.1 System Flow Penerimaan Barang
STIKOM
2. System Flow Barang Keluar
System Flow ini menjelaskan tentang System Flow pengeluaran barang.
Dimulai dari pihak perbaikan memberikan data permintaan suku cadang yang
diberikan ke bagian pengadaan. Kemudian bagian pengadaan mengecek stok
suku cadang pada database stok suku cadang. Jika stok terpenuhi maka lanjut
ke proses pencataan suku cadang terpakai dan laporan yang dibuat rangkap
2(dua) untuk bagian perbaikan dan kepala IPS. Jika stok kosong atau tidak
cukup maka dilanjutkan ke proses membuat data permintaan stok suku
cadang yang akan diberikan kepada Tim Pengadaan.Penjelasan tentang
System Flow ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.
STIKOM
30
! "
#
$
% $
&
$
$
% $
$ $
'
Gambar 4.2 System Flow Barang Keluar
STIKOM
4.4 Mendesain Sistem
Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisa sistem
selesai dilakukan dan hasil analisa disetujui oleh manajemen. Desain sistem
secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang
akan didesaian secara rinci. Pada tahap desain secara umum,
komponen-komponen sisten informasi dirancang dengan tujuan dikomunikasikan kepada user
bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah
model, output, input, database, teknologi dan kontrol. Desain sistem tersebut
meliputi Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational
Diagram (ERD) dan struktur tabel.
4.4.1 Context Diagram
Pada context diagram Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaiakan) terdiri
dari dua entity, yang pertama adalah Unit, yang kedua adalah IPS. Unit memberi
data kerusakan kepada sistem. Sedangkan IPS menerima laporan kerusakan dan
perbaikan dari sistem. Context diagram tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2.
STIKOM
32
Laporan tahunan pengeluaran sukucadang dan total
pemintaan penambahan stok suku cadang melaporkan data suku cadang masuk
data suku cadang masuk
melaporkan data permintaan suku cadang
Lap permintaan suku cadang
data permintaan suku cadang
Lap suku cadang masuk
Laporan suku cadang masuk Laporan tahunan pengeluaran suku cadang dan total
pengeluaran suku cadang dan total data Pengeluaran suku cadang dan total
0 Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) + IPS (Pengadaan) Perbaikan Tim Pengadaan Ka IPS
Gambar 4.3 Context Diagram Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)
4.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan
kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD
adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi
sistem. DFD suatu sistem dapat diawali dengan context diagram yang
menjelaskan hubungan atau interaksi sistem dengan entitas-entitas yang
mempunyai keterkaitan dengan sistem.
Pada gambar 4.4, menunjukkan diagram sub-proses level 0. Pada diagram
ini terdapat 5 macam proses. Proses pertama adalah proses cek suku cadang
berdasarkan nama-nama suku cadang yang akan dicari, yang kedua adalah proses
STIKOM
pencatatan data alat terpakai dan laporan suku cadang dan total, proses kedua ini
dilakukan setelah melakukan proses pertama jika stok mencukupi maka dilakukan
pencatatan data alat kemudian melakukan laporan kepada kepala IPS. Proses yang
ketiga adalah proses pembuatan data permintaan penambahan stok suku cadang,
Jika stok suku cadang tidak mencukupi makan proses yang dilakukan adalah
permintaan penambahan stok suku cadang yang kurang saja dengan
menginputkan suku cadang yang ada di dalam tabel kemudian dibuat laporan
yang akan diberikan kepada kepala IPS dan tim pengadaan. Proses keempat
adalah proses rekap tahunan suku cadang, Proses ini hanya dilakukan dalam satu
tahun sekali berisikan data-data suku cadang yang telah digunakan dalam satu
tahun dan data-data ini diberikan kepada kepala IPS dan tim pengadaan . Proses
kelima adalah proses pencatatan data suku cadang masuk dan laporan, Proses ini
dilakukan setelah adanya laporan permintaan suku cadang yang diberikan oleh tim
pengadaan kepada IPS, setelah suku cadang diinputkan makan IPS membuat
laporan suku cadang masuk kepada kepala IPS dan tim pengadaan. Pada diagram
level 0 tersebut memiliki satu buah database yaitu database stok suku cadang.
STIKOM
34
Gambar 4.4 DFD Level 0 Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)
STIKOM
Rel3 rel4 Rel1 Rel2 Master Alat ID Barang Nama Barang Volume Satuan Harga Keterangan
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Integer
Variable characters (20) Integer
Variable characters (50) <M>
Master Alat Primary Key <pi>
T ransaksi Pengeluaran Alat ID T ransaksi Pengeluaran
T anggal transaksi Pengeluaran T otal Bahan Keluar T otal Harga T ransaksi Pengeluaran
<pi> Variable characters (10) Date & Time Integer Integer
<M>
T ransaksi Primary Key <pi>
Master Login Username
Password
<pi> Variable characters (10) Variable characters (10)
<M> <M> Master Login Primary Key <pi>
Detil T ransaksi Pengeluaran Volume
Harga Satuan T otal Harga Barang
Integer Integer Integer Transaksi Stok
ID T ransaksi Stok T anggal T ransaksi Stok T otal Bahan Masuk T otal Harga T ransaksi Masuk
<pi> Variabl e characters (10) Date & T ime Integer Integer
<M>
T ransaksi Stok Primary Key <pi>
Detil T ransaksi Stok Volume Stok Harga Satuan Stok T otal Harga Stok
Integer Integer Integer 4.4.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data-basis data
yang ada pada Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaikan).
A. Conceptual Data Model (CDM)
Sebuah Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur
logic dari sebuah basis data. Pada CDM terdapat relasi antar tabel yang satu
dengan tabel yang lain. Relasi tersebut antaralain : one to one, one to many, many
to one dan many to many. Jika CDM di-generate, maka akan menghasilkan
Physical Data Model (PDM).
Gambar 4.5 ERD Konseptual Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)
B. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate dari Conceptual
Data Model. PDM merupakan representasi fisik dari database.
STIKOM
36 Master Alat ID Barang Nama Barang Volume Satuan Harga Keterangan VARCHAR2(10) VARCHAR2(50) INTEGER VARCHAR2(20) INTEGER VARCHAR2(50) <pk>
Transaksi Pengeluaran Alat ID Transaksi Pengeluaran
Tanggal transaksi Pengeluaran Total Bahan Keluar Total Harga Transaksi Pengeluaran
VARCHAR2(10) DATE INTEGER INTEGER <pk> Master Login Username Password VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) <pk>
Detil Transaksi Pengeluaran ID Transaksi Pengeluaran ID Barang Volume Harga Satuan Total Harga Barang
VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) INTEGER INTEGER INTEGER <pk,fk1> <pk,fk2> Transaksi Stok
ID Transaksi Stok Tanggal Transaksi Stok Total Bahan Masuk Total Harga Transaksi Masuk
VARCHAR2(10) DATE INTEGER INTEGER
<pk> Detil Transaksi Stok
ID Transaksi Stok ID Barang Volume Stok Harga Satuan Stok Total Harga Stok
VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) INTEGER INTEGER INTEGER <pk,fk1> <pk,fk2>
Gambar 4.6 ERD Fisik Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaikan)
4.5 Struktur Tabel
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan sistem pengadaan suku cadang pada RSU Haji
Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu detil dari struktur
tabel untuk setiap tabelnya.
1. Tabel Master Alat
Primary Key: ID_barang
Foreign Key:
Fungsi: Untuk meyimpan semua data suku cadang
STIKOM
Tabel 4.6 Tabel Master Alat
Field Tipe Data Keterangan
ID_Barang Nama_Barang Volume Satuan Harga Keterangan Varchar Varchar Integer Varchar Integer Varchar Not Null Not Null Not Null Not null Not Null Allow Null
2. Tabel Transaksi Stok
Primary Key: ID_Transaksi_Stok
Foreign Key: -
Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi
masuk
Tabel 4.7 Tabel Transaksi Stok
Field Tipe Data Keterangan
38
3. Tabel Detil TransaksiStok
Primary Key: ID_Transaksi_Masuk
Foreign Key: ID_Barang
Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi
masuk
Tabel 4.8 Tabel Detail Transaksi
Field Tipe Data Keterangan
ID_Transaksi_Stok
ID_Barang
Volume_Stok
Harga_Satuan_Stok
Total_Harga_Stok
Varchar
Varchar
Integer
Integer
Integer
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
4. Tabel Transaksi Pengeluaran Alat
Primary Key: ID_Transaksi_Pengeluaran
Foreign Key: -
Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi
keluar
STIKOM
Tabel 4.9 Tabel Detil Barang Keluar
Field Tipe Data Keterangan
ID_Transaksi_Pengeluaran Tanggal_Bahan_Keluar Total_Bahan_Keluar Total_Harga_Transaksi_Pengeluaran Varchar Date Integer Integer Not Null Not Null Not Null Not Null
5. Tabel Detil Transaksi Pengeluaran
Primary Key: ID_Transaksi_Pengeluaran
Foreign Key: ID_Barang
Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi
keluar
Tabel 4.10 Tabel Detil Transaksi Pengeluaran
Field Tipe Data Keterangan
40
4.6 Desain Input & Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk
memasukan data suku cadang, transaksi masuk, transaksi keluar dan laporan
barang masuk dan juga barang keluar sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi
dalam rancang bangun sistem pengadaan barang.
Desain input merupakan perancangan desain proses memasukkan data dan
informasi mengenai administrasi dan barang. Kemudian akan disimpan ke dalam
database. Desain input ini terdiri dari desain form awal, desain menu barang,
desain from data suku cadang, form transaksi barang masuk, form transaksi
barang keluar, laporan barang masuk, form laporan barang keluar.
1. Rancangan Form Login
Form login digunakan untuk pengisian data user dan pasword. Form
tersebut berfungsi sebagai control user.
Gambar 4.11 Desain Login
STIKOM
2. Menu utama
Halaman utama adalah tampilan yang pertama kali muncul setelah
user melakukan login. Rancangan halaman utama dapat dilihat pada
gambar 4.12
Gambar 4.12 Desain Menu Utama
3. Form master Alat
Form master Alat digunakan untuk mencari dan mengisi data alat.
Data tersebut meliputi data ID Alat, Nama Alat, Volume, Satuan, Harga,
Keterangan. Rancangan form master Alat tersebut dapat dilihat pada
gambar 4.13
STIKOM
42
Gambar 4.13 Desain Master Alat
4. Form Input Alat
Form Input Alat digunakan untuk mengisikan data suku cadang.
Data tersebut meliputi ID Alat, nama alat, volume, satuan, harga,
keterangan. Form Input Alat tersebut dapat dilihat pada gambar 4.14.
STIKOM
Gambar 4.14 Desain Form Input Alat
5. Form Permintaan Suku Cadang
Form Permintaan Suku Cadang digunakan untuk menginputkan
data suku cadang yang diperlukan. Data tersebut meliputi kode transaksi,
tanggal, ID Alat, nama alat, harga, sisa volume, volume. Form permintaan
tersebut dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.15 Desain Form Permintaan Suku Cadang
STIKOM
44
6. Form Penambahan Suku Cadang
Form Penambahan Suku Cadang digunakan untuk menginputkan
data suku cadang yang diperlukan untuk penambahan stok. Data tersebut
meliputi kode transaksi, tanggal, ID Alat, nama alat, harga, sisa volume,
volume. Form permintaan tersebut dapat dilihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Desain Form Penambahan Stok
Desain output merupakan perancangan desain laporan yang merupakan hasil
dari data yang tersimpan pada database yang kemudian akan diolah menjadi
informasi yang berguna bagi pengguna sistem informasi. Desain output ini terdiri
dari empat laporan, yaitu Laporan Stok Barang, Laporan Transaksi Barang Masuk
dan Laporan Transaksi Barang Keluar.
STIKOM
7. Form Laporan
Form laporan tersebut berfungsi mnenampilkan hasil pengolahan
data pada form transaksi. Form laporan tersebut dapat menampilkan
tanggal, kode transaksi, total alat, total harga. Form laporan dapat dilihat
pada gambar 4.17.
Transaksi Penambahan Stok
Daftar Pengeluaran Alat
Tanggal Kode Transaksi Total Alat Total Harga
Kode Alat Harga
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 17/03/2011
Text Text Text Text Text
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 17/03/2011 OK Perlihatkan
Semua
Periode :
-Hapus
Baru Ubah
Gambar 4.17 Desain Laporan
4.7 Implementasi dan Evaluasi
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detail rancang bangun sistem
informasi administrasi dan persediaan barang. Penjelasan hardware/software
pendukung, cara penginstallan hingga detil dan features yang ada pada aplikasi
disertai pula evaluasi/hasil uji coba sistem informasi rancang bangun sistem
informasi administrasi dan persediaan barang ini.
STIKOM
46
4.7.1 Sistem yang digunakan
Sistem yang digunakan untuk menjalankan rancang bangun administrasi dan
persediaan barang terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun
hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:
1. Processor Core 2 Duo atau yang lebih tinggi.
2. Memory RAM 512 MB atau yang lebih tinggi.
3. Hardisk minimal 80 GB atau yang lebih tinggi.
4. Monitor
Spesifikasi Software pendukung terdiri dari:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP/ Vista/ 7 (All Version).
2. Microsoft Visual Studio 2008.
3. Oracle Database 10g
4. PLSQL Developer
4.7.2 Cara instalasi program
Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan
instalasi PLSQL Developer agar dapat menjalankan Oracle Selanjutnya adalah
melakukan instalasi Oracle Database 10g sebagai akses database. Tahap
selanjutnya adalah melakukan instalasi Microsoft Visual Studio 2008 untuk
STIKOM
menjalankan aplikasi. Tahap yang terakhir adalah melakukan instalasi program
aplikasi instalasi pemeliharaan sarana (pengadaan) (setup.exe). setelah semua
tahap dilakukan, maka program ini telah dapat digunakan.
4.7.3 Penjelasan pemakaian program
Pada bab ini akan dijelaskan tentang penggunaan aplikasi yang telah dibuat,
yaitu aplikasi yang digunakan oleh bagian IPS RSU Haji Surabaya. Pada saat
menjelaskan aplikasi tersebut maka, form pertama yang muncul yaitu form login.
Form login digunakan untuk memasukkan username dan password. Pada form
login terdapat dua textbox isian yaitu username dan password.
Pada bagian bawah terdapat dua tombol yaitu tombol login dan tombol
keluar. Tombol login digunakan untuk mengecek apakah data login yang
dimasukkan benar atau salah. Apabila data login benar, status data login akan
diketahui. Tombol keluar digunakan untuk membatalkan proses login. Form login
[image:57.612.48.562.142.661.2]tersebut dapat dilihat pada gambar 4.18
Gambar 4.18 Tampilan Form Awal
STIKOM
48
1. Form Awal
Gambar 4.19 merupakan tampilan form awal saat aplikasi dijalankan. Pada
form ini terdapat menu-menu yang dapat diakses setelah melakukan login
terlebih dahulu. Setelah user melakukan login, semua menu dapat diakses.
Gambar 4.19 Tampilan Form Awal
2. Menu Master Alat
Tampilan menu master alat pada gambar 4.20 merupakan form untuk
memperlihatkan semua data suku cadang yang telah di inputkan sesuai dengan
nama barang. Dalam form ini terdapat field yang digunakan untuk mencari data
suku cadang. Tombol “cari” digunakan untuk mencari data suku cadang yang
akan digunakan. Tombol “Refresh” digunakan kembali melihat kesuluruhan data
suku cadang. untuk meng-edit data barang dengan memilih salah satu baris yang
ingin dirubah. Tombol “Baru” digunakan untuk meng-inputkan data suku cadang
jenis baru. Tombol “ubah” digunakan untuk meng-edit data suku cadang dengan
STIKOM
memilih salah satu baris yang ingin dirubah. Tombol “hapus” digunakan untuk
menghapus data suku cadang dengan memilih salah satu baris yang ingin dihapus.
Gambar 4.20 Tampilan Form Master Alat
3. Form Transaksi Pengeluaran Alat
Tampilan Form Transaksi Pengeluaran Alat pada gambar 4.21,
merupakan form untuk menampilkan semua data-data transaksi pengeluaran
dengan penjelasa di sebelah kana adalah view detail setiap ID Transaksi
Pengeluaran. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi, yaitu “baru”
untuk membuat transaksi pengeluaran baru di menu transaksi pengeluaran
alat. Tombol “ hapus” untuk menghapus data transaksi yang salah. Tombol
“keluar” jika transaksi sudah selesai dilakukan.
STIKOM
50
Gambar 4.21 Tampilan Form Pengeluaran Alat
4. Menu Transaksi Pengeluaran Alat
Tampilan menu pengeluaran alat pada gambar 4.22 merupakan form
untuk memasukkan semua data transaksi keluar. Setelah data di
inputkan,dapat disimpan sementara di kolom samping kanan form barang
keluar dengan menekan tombol “input”. Tombol “Reset” untuk
membatalkan proses penyimpanan sementara. Tombol “simpan” untuk
menyimpan seluruh transaksi kedalam database. Tombol “hapus” untuk
menghapus data yang diinputkan salah.
STIKOM
Gambar 4.22 Tampilan Menu Pengeluaran Alat
5. Form Transaksi Penambahan Stok
Tampilan form transaksi penambahan alat pada gambar 4.23,
merupakan form untuk menampilkan semua data-data transaksi penambahan
dengan penjelasan di sebelah kanan adalah view detail setiap ID transaksi
penambahan. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi, yaitu “baru” untuk
membuat transaksi penambahan baru di menu transaksi penambahan alat.
Tombol “hapus” untuk menghapus data transaksi yang salah. Tombol
“keluar” jika transaksi sudah selesai dilakukan.
STIKOM
52
Gambar 4.23 Tampilan Form Penambahan Alat
6. Menu Penambahan Stok
Gambar 4.24 merupakan tampilan menu Penambahan Stok yang
digunakan untuk memasukkan data-data transaksi masuk. Tombol “input”
berfungsi untuk menyimpan data sementara kedalam tabel dalam form
penambahan stok. Tombol “simpan” berfungsi untuk menyimpan data
kedalam database. Tombol “Reset” digunakan untuk menghapus data yang
belum di inputkan oleh user. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus
data yang sudah diinputkan oleh user
STIKOM
Gambar 4.24 Tampilan Menu Penambahan Alat
7. Laporan Pengeluaran Alat
Tampilan Laporan suku cadang keluar pada gambar 4.25 merupakan
tampilan Laporan Suku Cadang Keluar yang menampilkan semua transaksi
barang masuk. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada tanggal
tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.
STIKOM
54
Gambar 4.25 Tampilan Laporan Barang Keluar
8. Laporan Pengadaan Alat
Tampilan Form Laporan Pengadaan Alat pada gambar 4.26 merupakan
tampilan laporan permintaan suku cadang yang menampilkan semua
permintaan suku cadang. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada
tanggal tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.
STIKOM
Gambar 4.26 Tampilan Laporan Pengadaan Alat
STIKOM
56
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan analisis, perancangan dan implementasi Perancangan
dan Implementasi Aplikasi Pemeliharaan Sarana RSU Haji Surabaya, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil uji coba, aplikasi administrasi barang mampu memberikan
informasi sesuai ketersediaannya stok suku cadang dan mempermudah
pencarian suku cadang yang akan dicari. Selan itu sistem informasi ini
mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan dikirim
ke kantor cabang lainnya.
2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu
menghasilkan laporan sesuai kebutuhan atau pengguna saat ini, yaitu laporan
suku cadang yang dibutuhkan tiap bulannya.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat
diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:
1. Pengembangan dengan menggunakan online application untuk laporan
inventory barang yang nantinya bisa digunakan kantor pusat untuk
mengecek laporan pada unit secara langsung. .
STIKOM
57
Herlambang, Soendoro. Haryanto, Tanuwijaya. Sistem Informasi: Konsep,
Teknologi dan Manajemen. 2005. Graha Ilmu: Yogyakarta
Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media
Komputerindo. Jakarta
Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. PT
Prenhallindo. Jakarta
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta
Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.
Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka
Publisher, Surabaya
