LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN DATA PELANGGAN DAN SERVIS BERKALA PADA PT ASTRA ISUZU CABANG HR MUHAMMAD
SURABAYA
Disusun oleh :
Nama : Kalista Wiwaha Dewandaru
NIM : 10.41010.0204
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
Bengkel Astra Isuzu cabang HR.Muhammad Surabaya merupakan sub divisi yang ada di
Astra Isuzu cabang HR Muhammad Surabaya dimana dalam proses bisnis bengkel terdapat
proses pencatatan pelanggan bengkel proses pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan dan
proses manajemen proses kerja bengkel (Pkb).
Aplikasi Sistem Informasi manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala
pada bengkel Astra Isuzu cabang HR. Muhammad ini digunakan untuk membantu pengguna
dalam pencatatan pelanggan bengkel yang terbagi atas pelanggan fleet, dan pelanggan retail
serta membantu proses pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan dan proses manajemen
proses kerja bengkel (Pkb) dimana proses manajemen Pkb ini terdiri dari proses simpan Pkb,
close Pkb dimana proses ini akan dilakukan Service Agent .
Serta aplikasi ini dapat menghadirkan layanan Histori kedatangan pelanggan serta
aplikasi ini dapat memantau kehadiran pelanggan yang terdaftar di bengkel Astra Isuzu cabang
HR Muhammad Surabaya dimana fokus layanan ini dihadirkan untuk memenuhi kebutuhan
Kepala Bengkel.
Setelah dilakukan implementasi aplikasi dampak yang dirasakan layanan manajemen
bengkel semakin cepat serta akses aplikasi yang cepat dan penampilan histori pelanggan yang
detail, sehingga dapat membantu pihak manajemen untuk melakukan strategi manajemen untuk
meningkatkan proses bisnis serta meningkatkan hubungan baik antar perusahaan dengan
pelanggan servis.
Kata kunci: pelanggan Fleet , pelanggan Retail , Pkb , Histori kedatangan pelanggan,
Service Agent, Kepala Bengkel.
STIKOM
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, kenikmatan dan karuniaNya sehingga saya dapat menimba studi di fase perguruan
tinggi . Berkat rahmatNya pula Penulis dapat melaksanakan proses studi dalam rangka kerja
praktek dan menyelesaikan pembuatan laporan dari hasil kerja praktek. Laporan ini disusun
berdasarkan hasil studi kerja praktek yang dilakukan satu bulan di Bengkel Astra Isuzu cabang
Hr Muhammad Surabaya.
Kerja Praktek ini membahas tentang pembuatan Sistem Informasi pengelolaan data
pelanggan servis berkala Pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr. Muhammad Surabaya,
diharapkan dengan terciptanya sistem ini dapat membantu Service Agent dalam melakukan
simpan pelanggan baru, kepemilikan kendaraan pelanggan, manajemen Pkb serta membantu
Kepala Bengkel melakukan monitor kedatangan pelanggan secara berkala. Untuk itu penulis
mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Ibu dan Ayah, yang telah mendoakan, membimbing dan mendukung penulis di setiap
saat.
2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd. selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika & Teknik Komputer Surabaya.
3. Bapak Drs. Antok Supriyanto M.MT. Selaku Pembimbing yang telah meluangkan waktu
untuk memberikan bimbingan selama proses pembuatan laporan kerja praktek ini.
STIKOM
kerja praktek kepada penulis dan banyak memberikan bimbingan dan saran terhadap
pembuatan program.
5. Serta semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kerja praktek ini.
Semoga ALLAH SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang
telah memberikan bantuan, bimbingan, dan nasehat mereka dalam proses kerja praktek ini.
Proses pembelajaran kerja praktek yang penulis kerjakan ini masih banyak terdapat
kekurangan, sehingga kritik dan saran diperlukan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.
Semoga laporan kerja praktek ini dapat diterima dan bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta
umat.
Surabaya, Oktober 2013
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... 1
KATA PENGANTAR... 2
STIKOM
DAFTAR ISI ... 3
BAB 1 PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.
1.1. Latar belakang ... Error! Bookmark not defined.
1.2. Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.3. Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.
1.5 Kontribusi ... Error! Bookmark not defined.
1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... Error! Bookmark not defined.
2.1. Sejarah Berdirinya Isuzu Astra MotorError! Bookmark not defined.
2.1.1. Visi Isuzu Astra Motor ... Error! Bookmark not defined.
2.1.2. Misi PT. Astra Isuzu Motor ... Error! Bookmark not defined.
2.2. Struktur Organisasi PT. Astra Isuzu Cabang Hr. Muhammad Surabaya divisi Bengkel
Error! Bookmark not defined.
2.3. Kondisi Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
BAB III Landasan Teori ... Error! Bookmark not defined.
3.1. Konsep Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.
3.2. Konsep Sistem Informasi ManajemenError! Bookmark not defined.
3.2.1. Blok Masukan ... Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Blok Model ... Error! Bookmark not defined.
3.2.3. Blok Keluaran ... Error! Bookmark not defined.
3.2.4. Blok Teknologi ... Error! Bookmark not defined.
3.2.5. Blok Basis Data ... Error! Bookmark not defined.
3.2.6. Blok Kendali ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
3.4. System Flow ... Error! Bookmark not defined.
3.5. Data Flow Diagram (DFD)... Error! Bookmark not defined.
3.5.1. Simbol-simbol yang digunakan DFDError! Bookmark not defined.
3.5.2. Context Diagram ... Error! Bookmark not defined.
3.5.3. Data Flow Diagram Level 0 ... Error! Bookmark not defined.
3.5.4. Data Flow Diagram Level 1 ... Error! Bookmark not defined.
3.5.5. Entity Relational Diagram ... Error! Bookmark not defined.
3.6. Konsep Dasar Basis Data ... Error! Bookmark not defined.
3.6.1. Sistem Basis Data ... Error! Bookmark not defined.
3.6.2. Database Manaegement System ... Error! Bookmark not defined.
3.6.2.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMSError! Bookmark not defined.
3.6.2.2. Fungsi DBMS ... Error! Bookmark not defined.
3.7. Tool Pemrograman ... Error! Bookmark not defined.
3.7.1. Notepad ++ ... Error! Bookmark not defined.
3.7.2. Php ... Error! Bookmark not defined.
3.7.3. Xammp ... Error! Bookmark not defined.
3.7.4. Apache ... Error! Bookmark not defined.
3.7.5. MySql ... Error! Bookmark not defined.
3.8 SDLC ... Error! Bookmark not defined.
BAB IV Deskripsi Kerja Praktek ... Error! Bookmark not defined.
4.1. Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.2. Perancangan Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.2.1. System Flow ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
4.2.2 Data Flow Diagram... Error! Bookmark not defined.
4.3. Perancangan Database ... Error! Bookmark not defined.
4.3.1. Struktur Basis Data & Tabel... Error! Bookmark not defined.
4.3.2. Desain Input & Output ... Error! Bookmark not defined.
4.4. Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.4.1. Teknologi... Error! Bookmark not defined.
4.4.2. Pengoperasian Program ... Error! Bookmark not defined.
A. Form Login ... Error! Bookmark not defined.
B. Menu Utama Service Agent ... Error! Bookmark not defined.
C. Form Master Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.
D. Form Pendataan Kepemilikan Kendaraan PelangganError! Bookmark not defined.
E. Form Manajemen PKB ... Error! Bookmark not defined.
F. Form Validasi PKB ... Error! Bookmark not defined.
G. Menu Utama Kepala Bengkel... Error! Bookmark not defined.
H. Menu Mencari Customer ... Error! Bookmark not defined.
I. Menu Draft Kepemilikan Kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.
J. Menu Histori PKB ... Error! Bookmark not defined.
K. Menu Arsip Kedatangan Customer ... Error! Bookmark not defined.
BAB V PENUTUP... Error! Bookmark not defined.
5.1. Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.
5.2. Saran ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Astra Isuzu Hr Muhammad Surabaya Divisi Bengkel Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.1 Simbol - Simbol pada System Flow... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.1 Alur Kerja Bengkel ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran Pelanggan . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.3 System Flow Pendaftaran kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 System Flow Pencatatan PKB ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.5 System Flow Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis CustomerError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.6 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi PerbaikanError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.7 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Tipe KendaraanError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.8 System Flow Riwayat Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.9 Context Diagram SI Manajemen Pengelolaan data pelanggan dan servis berkala
pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya.Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.10 DFD Level 0 SI Manajemen Pengelolaan Data Pelanggan Dan Servis Berkala Pada
Bengkel Astra Isuzu. ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.11 DFD Level 1 Manajemen PKB. ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.12 DFD Level 1 Laporan Kegiatan BengkelError! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 ERD CDM SI manajemen pengelolaan data pelangganError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.14 ERD PDM SI manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada
bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad SurabayaError! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Contoh STNK Customer ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.16 Contoh Perintah Kerja Bengkel ( PKB )Error! Bookmark not defined.
STIKOM
Gambar 4.17 Form input PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.18 Form Update PKB ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.19 Form Lihat Data Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.20 Form Laporan data Customer ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.21 Form Lihat kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.
Gambar 4.22 Form Lihat kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.
Gambar 4.23 Form Login Aplikasi ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.24 Form Menu Utama Service Agent ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.25 Form Master Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.26 Form pencarian data master pelangganError! Bookmark not defined.
Gambar 4.27 Form pendataan kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.
Gambar 4.28 Form pencarian data master kendaraanError! Bookmark not defined.
Gambar 4.29 form input PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.30 Form pencarian PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 Form Validasi PKB ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.32 Menu utama Kepala Bengkel ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.33 Menu Pencarian customer ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.34 Output Laporan kepemilikan kendaraan customer.Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.35 Menu Draft Kepemilikan kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.
Gambar 4.36 Output Laporan Kepemilikan Kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.
Gambar 4.37 Menu Histori PKB ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.38 Menu arsip kedatangan customer .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.39 Laporan arsip kedatangan customer. Error! Bookmark not defined.
STIKOM
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 User ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.2 Customer ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.3 Kendaraan ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.4 PKB ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.5 Histori Kedatangan ... Error! Bookmark not defined.
STIKOM
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Kerja Praktek merupakan salah satu syarat mata kuliah yang wajib ditempuh seluruh
mahasiswa sebelum menghadapi tugas akhir dimana diharapkan Mahasiswa yang menempuh
kerja praktek dapat merasakan suasana di lingkungan kerja serta dapat berkontribusi dengan cara
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi di tempat Mahasiswa yang sedang
melaksanakan kerja praktek.
Teknologi merupakan kebutuhan yang sangat vital dalam era informasi seperti ini dimana
informasi dibutuhkan sebagai landasan agar pihak manajemen dapat melakukan strategi guna
meningkatkan kegiatan bisnis dan meningkatkan minat para pelanggan.
Apabila informasi yang diminta tidak valid maka akan menyulitkan pihak manajemen
dalam melakukan strategi manajemen dan akan berdampak eksekusi taktik manajemen yang
akan diimplementasi, jika informasi yang diberikan valid maka diharapkan keberhasilan dari
strategi yang diharapkan tercapai.
Proses manajemen pelanggan diawali dengan pencatatan pelanggan saat pertama kali
datang, dilanjutkan dengan pengelompokan jenis pelanggan apakah bersifat fleet maupun retail,
dan juga pencatatan kepemilikan kendaraan customer dan manajemen Pkb ( perintah kerja
bengkel ), serta dalam proses monitor kedatangan pelanggan servis yaitu pihak kepala bengkel
akan melihat kedatangan pelangga dari jangka waktu tertentu , apakah harian, bulanan, triwulan,
semester , atau satu tahun.
STIKOM
Karena proses manajemen data yang cukuop banyak dan pengakses aplikasi yang banyak maka
akan mempengaruhi kinerja aplikasi SAP yang sudah diimplementasikan di perusahaan menjadi
berat dan akses data yang besar menyebabkan penampilan informasi yang dibutuhkan terkirim
lama.
Dari hal tersebut organisasi membutuhkan suatu perangkat lunak untuk membantu bagian
Service Agent dalam proses manajemen data pelanggan lebih cepat dan membantu Kepala
bengkel mendapatkan informasi kegiatan kedatangan pelanggan servis secara cepat dan valid dan
penggunaan aplikasi lebih cepat sehingga diharapkan akan berdampak baik terhadap Astra
Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya khususnya dalam bidang pengambilan keputusan.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas sehingga dapat dirumuskan bagaimana merancang dan
membangun suatu Sistem Informasi yang handal untuk menangani pendataan
pelanggan,mencatat kepemilikan kendaraan,mengelola Pkb dan monitor kedatangan pelangan
dalam rentang waktu tertentu .
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam sebuah Sistem
informasi manajemen pengelolaan pelanggan servis berkala Astra Isuzu cabang Hr Muhammad
Surabaya dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani pendaftaran pelanggan baru.
2. Aplikasi ini tidak menangani manajemen data pelanggan Isuzu BIB ( Bengkel Isuzu Berjalan
)
STIKOM
3
3. Aplikasi ini hanya menerima pelanggan retail maupun fleet.
4. Aplikasi ini tidak menangani proses pengajuan pelanggan fleet.
5. Aplikasi ini meliputi proses pendaftaran pelanggan baru, pengelompokan pelanggan retail
dan fleet, pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan, manajemen Pkb , monitoring
kedatangan pelanggan servis per periode dan per tipe kendaraan dan per aksi perbaikan
kendaraan
6. Aplikasi yang di buat berbasis Website
7. Aplikasi tidak menangani pencatatan pembelian sparepart kendaraan
8. Aplikasi ini tidak menangani stok sparepart bengkel
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Membuat sistem yang difungsikan mempercepat proses dalam menangani pendataan
pelanggan, kepemilikan kendaraan dan manajemen pkb.
2. Menyediakan informasi kedatangan pelanggan berdasarkan tipe kendaraan, aksi perbaikan
dalam rentang waktu tertentu
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah diakses bagi pegawai level manajer dalam hal
ini kepala bengkel, agar dapat membantu pengambilan keputusan
1.5 Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek ini selesai maka dalam proses pendaftaran
pelanggan, pencatatan kepemilikan kendaraan, manajemen pkb hingga pemantauan kedatangan
pelanggan berdasarkan tipe kendaraan, aksi perbaikan dalam rentang waktu tertentu dapat
berjalan lebih cepat dan penyampaian informasi menjadi lebih valid.
STIKOM
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan,
batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi
serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, yang berada
pada tempat kerja praktek
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu
dari metodologi penelitian, analisis sistem, pembahasan masalah berupa system
flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan
implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk ke depannya
STIKOM
5
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1.Sejarah Berdirinya Isuzu Astra Motor
Isuzu di Indonesia sudah mulai dipasarkan sejak tahun 1960, produk yang
paling dikenal adalah Isuzu Bison. Pada tanggal 3 Mei 1974 didirikan perseroan
dengan nama PT. Pantja Motor oleh PT. Pantja Niaga bersama dengan Ir Rustam
Darwis yang berkedudukan di Jakarta. Pada tanggal 6 mei saham PT. Pantja
Motor 1005 menjadi molik PT. Pantja Niaga.
Di tahun 1998 PT. Unitras Pertama membeli 68% saham PT. Pantja Motor
dan sisanya tetap menjadi milik PT. Pantja Niaga, dan pada tahun 1991 PT Astra
Internasional Tbk menjadi pemilik mayoritas PT Pantja Motor dengan 75% saham
yang dibeli melalui PT. Aryaloka Sentana dari PT Unitras Pertama. Di tahun yang
sama Isuzu Panther TBR 52, 2300 cc Diesel Direct Injection diluncurkan ke pasar.
Pada tahun 1995, diluncurkan Isuzu Elf, 2800 cc Diesel Direct Injection,
di tahun 1996 dikeluarkan Isuzu Panther TBR 54, 2500 cc Diesel direct injection
dan juga Isuzu Borneo di kelas truck medium, pada tahun yang sama masuknya
investor asing pada PT Pantja Motor yaitu Isuzu Motors Ltd dan itochu
Corporation. Di tahun yang sama pula Isuzu menyelenggarakan laga pantura I
yang membuahkan hasil 1 liter solar dapat menempuh jarak 31 km.
Di tahun 1997, PT. Pantja Motor mengeksport Isuzu Panther ke Negara
Filipina dan Taiwan, dan di tahun 2000 diluncurkan Isuzu New Panther 160, 2500
cc Diesel direct injection. Tidak selang lama pada tahun 2001 Isuzu New Panther
160 Touring dikeluarkan oleh PT. Pantja Motor.
STIKOM
Pada tahun 2002, Isuzu kembali menyelenggarakan laga Pantura II,
dengan memecahkan rekor baru 1 Liter solar untuk 33,87 km. Tahun berikutnya
Isuzu menyelenggarakan laga wisata Jakarta, dengan memecahkan rekor muri
dengan konvoi kendaraan sejenis ( Isuzu Panther ) terpanjang 863 unit.
Isuzu menambah jumlah Negara untuk dieksport Isuzu Panther, dengan
mengirim CKD ke Negara Vietnam dan India di tahun 2005. Pada tahun 2007,
laga wisata Surabaya diselenggarakan dengan jumlah peserta 1.022 kendaraan
Isuzu Panther. Pada tahun ini juga Isuzu mencanangkan sebagai tahun untuk
commercial vehicle . Pada tahun 2007 gedung head office Isuzu diresmikan dan
seluruh kegiatan dipindahkan di gedung baru.
Akhirnya pada tahun 2008, penandatanganan DTS ( Deed of Transfer
Shares ) dilaksanakan pada tanggal 4 Februari 2008, saham yang dilepas PT. Arya
Kharisma kepada Isuzu Motor Ltd sebanyak 14.88%, sehingga komposisi saham
berbuah menjadi PT. Arya Kharisma ( Astra Internasional ) 44.94%, Isuzu Motors
Ltd 44.94%, dan PT PPI sebanyak 10.12%. Pada 14 April 2008, melalui RUPS
maka diputuskan nama PT. Pantja Motor berubah menjadi PT. Isuzu Astra Motor.
2.1.1. Visi Isuzu Astra Motor
PT. Isuzu Astra Motor mempunyai visi untuk menjadi distributor dan
retailer terkemuka dengan pertumbuhan yang berkesinambungan serta
memaksimalkan nilai-nilai stakeholder.
2.1.2. Misi PT. Astra Isuzu Motor
PT. Isuzu Astra Motor juga memiliki misi sebagai berikut :
STIKOM
7
Melayani masyarakat Indonesia dengan menyediakan kendaraan Isuzu
dan produk jasa terkait, dengan memaksimalkan nilai-nilai stakeholder
yang berprinsip pada :
1. Budaya berpusat pada pelanggan.
2. Karyawan yang memiliki produktifitas dan kompetensi tinggi.
3. Proses bisnis yang kuat dan efisien
4. Etika bisnis yang baik
5. Lingkungan kerja yang nyaman dan hubungan industrial yang
kondusif.
2.2.Struktur Organisasi PT. Astra Isuzu Cabang Hr. Muhammad Surabaya divisi Bengkel
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Astra Isuzu Hr Muhammad Surabaya Divisi Bengkel
STIKOM
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagian adalah sebagai berikut :
1. Workshop Head / Kepala bengkel
Tugas utama dari Kepala bengkel meliputi :
- Membuat rencana kerja bengkel dan bertanggung jawab atas hasil
penyampaian malalui proses Plan,Do,Check,Act (PDCA)
- Membuat dan mengontrol realisasi budget sales, Oprex, Caprex dan Masa
persiapan pensiun (MPP)
- Menjalankan Sistem prosedur(Sisdur) dan Standart Operasional Prosedur
(SOP) bengkel secara efektif, efisien dan ramah
- Mengelola secara sistematis dan mendayagunakan seluruh asset bengkel
secara optimal
- Menggunakan dan mengembangkan sumber daya manusia dan sarananya
untuk mencapai sasaran bengkel/ perusahaan.
- Mengawasi dan memonitor kebersihan dan keselamatan kerja sesuai
dengan ketentuan Environmental,health,safety ( EHS) .
- Melakukan Koordinasi secara Internal bengkel ( Service, Part & Admin )
maupun eksternal ( Marketting, Admin Cabang, & Service pusat ) untuk
menghasilkan Teamwork yang baik.
STIKOM
9
1. Workshop Supervisor
Tugas utama dari Workshop Supervisor meliputi :
- Mengelola pemeliharaan fasilitas fisik bengkel ( tools, equipment,
bangunan dll)
- Mengawasi pelaksanaan order supaya selesai tepat waktu sesuai SOP dan
Sisdur
- Menjaga disiplin kerja para teknisi dan mekanik bengkel.
- Melakukan pengamatan, analisa dan tindak lanjut terhadap performance
grup dan mekaniknya
- Menentukan Training dan untuk group leader dan mekanik di bengkel.
- Meningkatkan kerja sama dengan service advisor dan service part head
- Menjaga operasional bengkel yang bersih dan aman sesuai ketentuan
environment, Health & Safety ( EHS ) PT. Astra Internasional Tbk.
2. Service Advisor
Tugas utama dari Service Advisor adalah :
- Memeriksa ulang reception check list yang dilakukan mekanik R/C
- Melayani Pelanggan, sesuai SOP yang berlaku, dengan penuh perhatian
dan ramah
- Memberikan penjelasan yang jelas mengenai tatacara pengajuan
warranty claim
- Melaksanakan permintaan pelanggan dalam hal perawatan atau
perbaikan sesuai SOP bengkel
STIKOM
- Menyerahkan kendaraan yang sudah selesai dikerjakan ken pelanggan
sesuai SOP bengkel
3. Group Leader
Tugas utama dari Group Leader adalah :
- Memeriksa analisa dari S/A sebelum PKB diserahkan kepada mekanik
untuk dikerjakan
- Memberikan bimbingan secara teknis kepada mekanik dalam melakukan
pekerjaan perbaikan kendaraan
- Membimbing mekanik dalam menggunakan alat kerja ( SST, Tools,
Equipment, dll )
- Mengontrol dan memberi masukan kepada mekanik dalam
menyelesaikan pekerjaan
- Memeriksa kelengkapan dan kebersihan peralatan yang digunakan
mekanik tiap saat
- Membuat laporan teknik dan warranty claim untuk diserahkan ke
Technikal Advisor
- Membagi Tugas Kerja mekanik secara adil, sesuai dengan kualifikasi
mekanik dan memeriksa hasil pekerjaan mekanik, serta ketepatan waktu
mekanik
- Memutuskan penambahan flat rate untuk pekerjaan yang sulit dilakukan
ataupun tidak ada petunjuk Flate Ratenya
- Mengambil bahan / suku cadang yang dibutuhkan mekanik
- Menjaga Disiplin, Semangat dan motivasi kerja mekanik bengkel
STIKOM
11
- Melakukan pengamatan, analisa & tindak lanjut terhadap performance
mekanik grup
- Melakukan Pertemuan rutin dari mekanik minimal satu kali dalam satu
jam ( Maks dua jam ), untuk membahas problem di bengkel terutama
problem teknis.
- Meningkatkan kerjasama antar mekanik grupnya maupun mekanik grup
lain
- Menjaga operasional bengkel yang bersih dan aman sesuai ketentuan
EHS.
4. Mekanik
Tugas pokok dari seorang mekanik adalah :
- Melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya berdasarkan PKB sesuai
SOP
- Menjaga dan memelihara peralatan bengkel, tool mekanik, stall kerja
dan harta bengkel lainya
- Meminta bahan / suku cadang yang dibutuhkan dalam pekerjaan
perbaikan kepada group leader
- Melapor pada Group Leader apabila ada yang harus diperbaiki diluar
perintah PKB
- Menjaga kebersihan kendaraan yang belum selesai pengerjaan di
bengkel
- Memeriksa ulang hasil pekerjaan berdasarkan PKB
STIKOM
- Memeriksa ulang seluruh kelengkapan kendaraan sesuai formulir
Reception Check.
5. Mekanik BBI
Tugas pokok dari seorang mekanik bbi adalah :
- Mendatangi pelanggan sesuai dengan order dari Workshop Supervisor /
Group Leader
- Mencatat dan menganalisa semua keluhan pelanggan secara fisik
- Memberi keterangan teknik mengenai perbaikan ( termasuk Claim )
- Membuat PKB sesuai perbaikan yang disepakati dan di tanda tangani
oleh pelanggan
- Melakukan pekerjaan sebaik-baiknya sesuai dengan PKB dan dan SOP
- Menjaga kebersihan kendaraan pelanggan dengan memasang fender seat
foot cover
- Memeriksa kembali hasil pekerjaan sesuai PKB
- Mengadakan test road bersama pelanggan untuk memastikan ketuntasan
pekerjaan
- Membuat faktur biaya perbaikan ( NJB, NSC, NB ) Sesuai ketentuan
yang berlaku
- Menerima pembayaran secara tunai dari pelanggan, lalu menyerahkan
faktur biaya yang Asli kepada pelanggan
- Memelihara kebersihan dan fungsional tools, equipment, radio
komunikasi dan unit BB
- Meminta/ mengambil bahan / suku cadang ke gudang bahan atau part
STIKOM
13
- Menyerahkan hasil pembayaran ke kasir bengkel pada hari yang sama
beserta bukti faktur ( NSC, NB & NJB ) untuk kasir dan Accounting
cabang
6. Mekanik Toolsman
Tugas pokok dari seorang mekanik toolsman adalah :
- Mencatat peminjaman dan pengembalian tools / SST dari mekanik atau
group leader
- Mengontrol kondisi tools, equipment dan SST secara berkala
- Mengkoordinir pemeliharaan kebersihan tools dan equipment bengkel
- Melakukan prosedur pemilihan tools, equipment dan SST secara teratur
- Mengusulkan pergantian tools, equipment
- Mengusulkan kalibrasi measurement tools ( bila masih digunakan )
- Mengusulkan pemeliharaan basic equipment sesuai jadwal dan kontrak
pemeliharaan
7. Mekanik ( Reception Checker )
Tugas pokok dari seorang mekanik reception checker adalah :
- Melakukan pekerjaan RECEPTION CHECK sebaik-baiknya
berdasarkan standar form
- Membuat laporan visual kondisi kendaraan sesuai kilometer masuk
bengkel
- Membuat usulan perbaikan/repair kendaraan kepada SA sesuai kilometer
masuk bengkel
STIKOM
- Menjaga dan memelihara peralatan bengkel, R/C kit, stall kerja dan
fasilitas bengkel lainya
- Menjaga kebersihan kendaraan dan isinya, memasang fender cover, seat
cover, cover steering wheel dan alas kaki
8. Mekanik ( Final Inspector )
Tugas pokok dari seorang mekanik reception checker adalah :
- Melakukan pekerjaan FINAL INSPECTION sebaik-baiknya berdasarkan
standar form F/I
- Menjaga dan memelihara peralatan bengkel,F/I kit, stall kerja dan
fasilitas bengkel lainya
- Memastikan kebersihan kendaraan dan kelengkapan isinya sesuai form
R/C
- Melepaskan fender cover, seat cover, cover steering whell dan alas kaki
- Memasang F/I Tag di Spion dalam kendaraan yang selesai di final
inspection
2.3.Kondisi Perusahaan
Kondisi perusahaan PT. Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya
khususnya divisi bengkel dari tahun ke tahun semakin berbenah , dari yang
awalnya minat pelanggan untuk datang ke bengkel dan kembali di bengkel sangat
randah ditambah harga jasa yang mahal tanpa diikuti penjelasan dan layanan yang
baik kepada pelanggan, maka minat pelanggan untuk kembali ke bengkel menjadi
berkurang dan cenderung menurun.
STIKOM
15
Dengan berkaca pada pengalaman masa lalu maka kepala bengkel
mempunyai tantangan agar menggairahkan minat pelanggan agar para pelanggan
merasa senang dan mendapatkan layanan yang handal , maka berjalanya waktu
pihak bengkel berkoordinasi dengan pihak cabang mulai dilakukan perubahan
seperti ruang tunggu yang nyaman, adanya smoking room dan ruang baca, adanya
kantin dan welcome drink serta dilakukan pendekatan secara persuasif kepada
para pelanggan seperti penjelasan kerusakan dijelaskan langsung oleh mekanik
yang bersangkutan, saran perbaikan atau langkah teknis yang disarankan dari
Service Advisor ke pelanggan hingga konfirmasi servis pada periode perbaikan
setelah kedatangan ke bengkel dan masih banyak lagi.
Berkat peningkatan yang signifikan itulah maka di bulan Juni 2013 bihak
bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad mencatatkan penerimaan jasa bengkel
mencapai Rp 1.000.000.000 atau 1 Miliar rupiah , hal ini merupakan pencapaian
fantastis oleh cabang Isuzu Hr Muhammad Surabaya sejak berdirinya cabang ini.
STIKOM
STIKOM
16
BAB III Landasan Teori
1.1.Konsep Sistem Informasi
Sistem Informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu
menerima data sebagai masukan/input, kemudian memprosesnya dengan
penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/output
(Jogiyanto,HM, 2004.)
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
dalam dalam buku Efraim Turban (2006) sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
1.2. Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis sebagai berikut :
“ Sistem manusia/mesin yang terpadu ( integrated ),untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (Hardware) dan
perangkat lunak ( Software ) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah ‘database’.”
STIKOM
Sistem informasi manajemen menurut Efraim Turban ( 2006 ) mempunyai
karakteristik beroperasi pada kegiatan tugas terstruktur dan dapat mengurangi
biaya atau meningkatkan efisiensi.
1.2.1. Blok Masukan
Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
1.2.2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
1.2.3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
1.2.4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
STIKOM
18
1.2.5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan Database Management Systems
(DBMS).
1.2.6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase,
dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
1.3. Analisis Dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
STIKOM
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap
ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan
oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan
untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem
informasi terkomputerisasi.
1.4. System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan
urutan-STIKOM
20
urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang
dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan
pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Simbol - Simbol pada System Flow
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau
komputer.
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
3. Simbol simpanan offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip.
4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
5. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.
STIKOM
6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses.
7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman
lain.
1.5. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan
terstruktur dan jelas.
1.5.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD
a) External Entity atau Boundary
External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di
lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem
lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input
atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan
notasi kotak.
b) Arus Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini
mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar
STIKOM
22
(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa
masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c) Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin,
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses
untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses
berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
d) Simpanan Data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal
paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
1.5.2. Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa
saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan
arus data yang keluar.
STIKOM
1.5.3. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada
langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.
1.5.4. Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini
dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di
DFD level 0.
1.5.5. Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan
antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan
diperlukan.
1.6. Konsep Dasar Basis Data
Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data
operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola
dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu
STIKOM
24
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.6.1. Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis
Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat
opsional).
1.6.1.1.1. Kelebihan Sistem Basis Data
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam
berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
STIKOM
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai
yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
1.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
1.6.2. Database Manaegement System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
STIKOM
26
3.6.2.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi
yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil
kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file
khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau
memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data
yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan
bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
3.6.2.2. Fungsi DBMS
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian
data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari
pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang
didefinisikan oleh DBA.
STIKOM
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan
basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan
disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren
yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari
satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.
3.7. Tool Pemrograman
Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan
suatu tool atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah sau tool dalam bahasa
pemrograman yang digunakan adalah Php,Mysql, XAMMP,Notepad++.
3.7.1. Notepad ++
Notepad ++ merupakan suatu tools atau alat untuk memudahkan
pengembang aplikasi melakukan coding dimana noepad ++ ini
penggunaanya sangat mudah, ringan dan mendukung berbagai macam
bahasa, mulai dari php, C++, C#,Java .
STIKOM
28
3.7.2. Php
Menurut Bunafit Nugroho (2004:139) “PHP Hypertext Preprocesor
merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya
dapat ditampilkan pada klien”.
Menurut Swastika (2006) PHP merupakan bahasa berbentuk skrip
yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya akan
dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser. PHP dikenal
sebagai sebuah bahasa scripting, yang menyatu dengan tag-tag HTML,
dieksekusi di server, dan digunakan untuk membuat halaman web yang
dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages
(JSP). PHP merupakan sebuah software open source. hal inilah yang
membedakan ASP dengan PHP.
3.7.3. Xammp
XAMPP adalah suatu program yang digunakan oleh sever untuk
menjalankan fungsi yang ada dalam halaman web yang kita buat sekaligus
menampilkan halaman web tersebut agar bisa diakses oleh user. XAMPP
merupakan proyek dari dua orang yang bernama Kai ‘Oswald’ Seidler dan
KayVogelgesang. Mereka telah menciptakan suatu pengembangan
sempurna diantaranya Apache, MySQL, PHP, Perl, dan berbagai
komponen dalam beberapa tahun ini. Xampp telah memadukan PHP,
Apache, MySQL. Dimana PHP adalah ekstension yang dapat
meng-STIKOM
eksekusi script-script PHP, apache sebagai web server dan MySQL adalah
sebagai penyedia databasenya.
XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak
ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu
lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan
MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan
mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.
3.7.4. Apache
Server HTTP Apache atau Server Web/WWW Apache
adalah server web yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi
(Unix, BSD, Linux, Microsoft Windows dan Novell Netware serta
platform lainnya) yang berguna untuk melayani dan memfungsikan
situs web. Protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas
web/www ini mengunakan HTTP.
Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan
kesalahan yang dapat dikonfigur, autentikasi berbasis basis data
dan lain-lain. Apache juga didukung oleh sejumlah antarmuka
pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan
server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak sumber
terbuka dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari
pengembang-pengembang dibawah naungan Apache Software
Foundation.
STIKOM
30
3.7.5. MySql
MySQL adalah sebuah perangkat lunak Pembuat database
yang bersifat terbuka atau open source dan berjalan disemua
platform baik Linux maupun Si Windows, MySQL merupakan
program pengakses database yang bersifat network sehingga dapat
digunakan untuk aplikasi Multi User (Pengguna Banyak).
MySQL adalah Relational Database Management System
(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL
(General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk
menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk
turunan yang bersifat komersial.
Selain MySQL, ada beberapa jenis pemograman yang
berorientasi database yang dapat digunakan untuk aplikasi di web
seperti ORACLE. Oracle merupakan sebuah perusahaan besar di
dunia yang cakupan bisnis salah satunya adalah penjualan software
dan pembuatan software database yang diperuntukkan bagi
perusahaan-perusahaan besar di dunia. Karena softwarenya tidak
bebas di “pasaran” atau tidak free software maka sebagian besar
perusahaan kecil atau menengah atau programmer web masih
menggunakan database MySQL sebagai software database
perusahaan atau webnya. Berita terayar mengabarkan bahwa
ORACLE merupakan perusahaan yang mendapatkan keuntungan
terbesar dalam bisnis software database. MySQL adalah sebuah
server database SQL multiuser dan multi-threaded. SQL sendiri
STIKOM
adalah salah satu bahasa database yang paling populer di
dunia.Implementasi program server database ini adalah program
daemon 'mysqld' dan beberapa program lain serta beberapa
pustaka.
MySQL dibuat oleh TcX dan telah dipercaya mengelola
sistem dengan 40 buah database berisi 10,000 tabel dan 500 di
antaranya memiliki 7 juta baris (kira-kira 100 gigabyte data).
Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat,
handal dan mudah digunakan. Walaupun memiliki kemampuan
yang cukup baik, MySQL untuk sistem operasi Unix bersifat
freeware, dan terdapat versi shareware untuk sistem operasi
windows. Menurut pembuatnya, MySQL disebut seperti
"my-ess-que-ell" Sebagaimana database sistem yang lain, dalam SQL juga
dikenal hierarki server dengan database-database. Tiap-tiap
database memiliki tabel-tabel. Tiaptiap tabel memiliki field-field.
Umumnya informasi tersimpan dalam tabel – tabel yang secara
logik merupakan struktur 2 dimensi terdiri atas baris dan
kolom.Field-field tersebut dapat berupa data seperti int , realm
char, date, time dan lainnya SQL tidak memiliki fasilitas
pemrograman yang lengkap, tidak ada looping ataupun
percabangan ,misalnya. Sehingga untuk menutupi kelemahan ini
perlu digabung dengan bahasa pemrograman semisal C. Dalam
training ini kita menggunakan MySQL sebgai SQL server karena
berbagai kelebihannya. Antara lain;
STIKOM
32
1. Source MySQL dapat diperoleh dengan mudah dan gratis
2. Sintaksnya lebih mudah dipahami dan tidak rumit
3. Pengaksesan database dapat dilakukan dengan muda
3.8 SDLC
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC)
diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem
yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di
karenakan adanya permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih
kesempatan, adanya instruksi.
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan
terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut :
Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem
yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput
dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu.
Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi
atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan
tersebut. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat
ataukeuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
STIKOM
Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan
terjadi. Efficiency(efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi
berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber
daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya
tersebut. System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahapan-tahapan
pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam
membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :
melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem
informasi, mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan,
menentukan permintaan pemakai sistem informasi, memilih solusi atau
pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software), merancang sistem informasi baru, membangun
sistem informasi baru, mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem
informasi baru, memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem
informasi baru bila diperlukan System Development Life Cycle (SDLC) adalah
keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah.
Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah
SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama.
Langkah tersebut adalah sebagai berikut :
a. Perancangan sistem
Tujuan perancangan sistem adalah untuk menentukan dan
STIKOM
34
mendefinisikan sistem informasi apa yang akan dikembangkan sehingga
dapat memberikan keuntungan dan nilai bagi kegiatan bisnis secara
keseluruhan.
b. Analisis sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini
merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan pada tahap ini
akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah
dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem yaitu :
1. Mengidentifikasikan masalah
2. Memahami sistem dan membatasinya
3. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai sasaran dan
untuk memodifikasi atau mengubah sistem
a. Pilih satu dari alternatif yang telah diidentifikasikan pada tahap
sebelumnya
b. Implementasikan alternatif yang dipilih
c. Evaluasi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem
c. Rancangan sistem
Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan
dasar dari rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana
STIKOM
suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini
menyangkut konfigurasi dari komponen-komponrn perangkat keras dan
perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan
benar-benar akan memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada
akhir analisa sistem.
d. Implementasi sistem
Tahap dari implementasi sistem adalah :
1. Membangun dan menguji jaringan database
2. Membangun dan menguji program
3. Instalasi dan menguji sistem yang baru
4. Penyerahan sistem yang telah dibuat
e. Perawatan dan pengembangan sistem
Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru
dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan, sesuai
dengan apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya
kebijaksanaan yang baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem
tetap menjalankan fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.
STIKOM
36
STIKOM
35
Deskripsi Kerja Praktek
1.1. Analisis Sistem
Menurut Kendall (2006:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan
untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem
informasi terkomputerisasi.
Dalam pengembangan teknologi saat ini dibutuhkan analisis dan
perancangan sistem pengoahan data yang baik dengan analisa yang matang, maka
akan menghasilkan produk yang handal pula, dengan demikian kebutuhan akan
solusi TI yang dibutuhkan divisi bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad akan
terpenuhi berkat analisis yang matang.
Kondisi alur kerja bengkel di Astra Isuzu cabang Haji Raden Muhammad
Surabaya memerlukan banyak tahapan mulai dari kendaraan Customer masuk ke
bengkel hingga Customer yang bersangkutan dilayani dan perbaikan kendaraan
memakan waktu yang lama.
Hal inilah yang membuat pihak manajemen khususnya divisi bengkel
Astra Isuzu cabang Haji Raden Muhammad Surabaya merencanakan strategi
bagaimana memotong waktu proses layanan bengkel sehingga dapat memangkas
proses waktu layanan dan akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Berikut ini alur kerja proses bisnis layanan bengkel Astra Isuzu cabang
Haji Raden Muhammad Surabaya.
STIKOM
36
Gambar 4.0.1 Alur Kerja Bengkel
STIKOM
Dalam tahapan anaisis ini didapatkan bahwa kebutuhan pengguna
membutuhkan sistem yang dapat mencatat data tentang Customer, data
kepemilikan kendaraan Customer, data tentang perintah kerja bengkel ( PKB ),
hingga monitor kegiatan bengkel dalam periode tertentu, hal ini dibutuhkan oleh
pihak manajemen dikarenakan untuk meningkatkan efisiensi dari segi waktu
karena berhubungan dengan servis ke pelanggan sehingga akan meningkatkan
tingkat kepuasan pelanggan.
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk
menyimpan data-data pegawai bengkel, pelanggan bengkel, data kepemilikan
kendaraan pelanggan bengkel, data perintah kerja bengkel, dan data pekerjaan
bengkel.
Berikut ini adalah rancangan sistem yang menjadi landasan dan acuan
dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi manajeman pengelolaan data
pelanggan dan servis berkala pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad
Surabaya dengan menggunakan bahasa pemrograman Php dan database Mysql.
STIKOM
38
1.2. Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang sudah dilakukan di Astra Isuzu , maka akan dirancang
suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan sesuai permintaan user. Dimana user membutuhkan
adanya suatu sistem yang mampu menyimpan Rancangan sistem yang dibuat data pribadi
Customer serta data kendaraan Customer dan juga dapat menyimpan data perintah keja bengkel (
PKB ) . dengan adanya pencatatan ini akan membantu bagian Service Advisor (SA) untuk
mempercepat pencatatan data Customer, kepemilikan kendaraan Customer dan perintah keja
bengkel ( PKB ) dengan proses yang cepat ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, dan
dengan adanya fitur monitor kegiatan bengkel dapat menjadi acuan untuk mengambil keputusan
bagi strategi bisnis perusahaan dan berikut rancangan Sistem informasi manajemen pengelolaan
pelanggan servis berkala Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya berupa Data Flow
Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem. DFD dibuat dengan menggunakan software
PowerDesigner 6 32-bit.
4.2.1. System Flow
System flow yaitu bagan yang menjelaskan alur pekerjaan sistem secara menyeluruh dari
suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.
A. System Pendaftaran Pelanggan
STIKOM
Pendaftaran Customer
Customer Service Advisor
P
h
ase
START
Customer Terdaftar ? Cek pendaftaran
customer Customer
Input data customer
Simpan data
customer Customer
N
Y
FINISH
Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran Pelanggan
B. System Flow Pencatatan kendaraan pelanggan
STIKOM
40
Pencatatan Kepemilikan kendaraan pelanggan
Service Advisor Customer
P
h
a
se
Cek data Customer Customer
Data STNK Customer Data STNK Customer
Input Data STNK Customer
Data Tersimpan ? Cek data STNK
STNK sudah terdaftar ?
Y
N
Y N
Simpan data kendaraan pelanggan
Kendaraan Kendaraan
1 1
START
[image:53.612.53.551.64.658.2]FINISH
Gambar 4.3 System Flow Pendaftaran kendaraan pelanggan
C. System Flow Pencatatan Perintah Kerja Bengkel ( Pkb )
STIKOM
System Flow Pencatatan PKB
Service Advisor Mekanik
Ph
as
e
Cek Nomor rangka dan nopol pelanggan
Kendaraan
Data ditemukan ? 1
Catat data Pkb
User
Kendaraan
Pelanggan
Data PKB sementara pelanggan
Input data Pkb
Simpan data Pkb
sementara PKB
1
1
Proses pengerjaan Servis
Aksi perbaikan pengerjaan servis
Proses Close PKB
Simpan data PKB fix PKB
[image:54.612.63.563.93.680.2]FINISH START
Gambar 4.4 System Flow Pencatatan PKB
STIKOM
42
D. System Flow Monitor Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis Customer
System Flow monitor kedatangan Customer berdasarkan Jenis Customer
Kepala bengkel P h a se START
Input Username dan password
Kombinasi cocok ?
Pilih menu Arsip Customer
Pilih jenis Customer yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan Jenis Customer yang dipilih 1 Tampil informasi Kedatangan Customer User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?
Pilih gambar Excel
FINISH N Y N Y Semua Customer Customer fleet Customer retail 1 Y Y Y 2 2 N N N
Gambar 4.5 System Flow Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis Customer
STIKOM
E. System Flow Monitor Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi Perbaikan
System Flow monitor kegiatan bengkel berdasarkan Aksi Perbaikan
Kepala bengkel P h a se START
Input Username dan password
Kombinasi cocok ?
Pilih menu Arsip kedatangan
Customer
Pilih aksi perbaikan yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan aksi perbaikan yang dipilih Tampil informasi kegiatan bengkel User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?
Pilih gambar Excel
FINISH N
Y N
Y
Pilih Jeda waktu kedatangan per periode yang akan
ditampilkan
Gambar 4.6 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi Perbaikan
STIKOM
44
F. System Flow Monitor Kegiatan bengkel Berdasarkan Tipe Kendaraan
System Flow monitor kegiatan bengkel berdasarkan Tipe Kendaraan
Kepala bengkel P h a se START
Input Username dan password
Kombinasi cocok ?
Pilih menu Arsip kedatangan
Customer
Pilih Tipe kendaraan yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan aksi perbaikan yang dipilih Tampil informasi kegiatan bengkel User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?
Pilih gambar Excel
FINISH N
Y N
Y
Pilih Jeda waktu kedatangan per periode yang akan
ditampilkan
Gambar 4.7 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Tipe Kendaraan
STIKOM
G. System Flow Riwayat Pelanggan
System Flow monitor riwayat customer
Kepala bengkel P h a se START <
