SURABAYA
PROYEK AKHIR
Nama
: ROLLINA ISKANDAR
NIM
: 05.39015.0009
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
Penulisan laporan Proyek Akhir ini mempunyai tujuan untuk membahas cara-cara
yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membuatkan sarana pencitraan,
selain itu laporan ini membahas pengarsipan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR
Surabaya. Melaui observasi di PT .DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya di
peroleh hasil bahwa untuk menmbuatkan sarana pencitraan perusahaan adalah
dengan mendesain kartu nama, kalender,kartu ucapan selamat, amplop, business
form dengan Microsoft Publisher 2007 karena publisher lebih mudah digunakan
atau simple, sudah tersedia template. Untuk pengarsipan PT. DIAFSA SARANA
MAKMUR Surabaya masih belum rapi karena belum adanya tenaga kerja
sekretaris. Untuk itu penulis memberi masukan menyusun pengarsipan secara
manual.
Kata kunci: Microsoft publisher 2007, Pengarsipan Manual, Pencitraan
1 1.1. Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi ini, perkembangan ilmu dan teknologi semakin
pesat. Hal tersebut sangat mempengaruhi perkembangan bisnis dalam segala
bidang .Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik, mereka
saling bersaing untuk meningkatkan pendapatan dan citra perusahaan. Sedangkan
PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya adalah sebuah perusahaan
Konstruksi yang baru berdiri sekitar 5 tahun belum begitu banyak masyrakat luas
maupun perusahaan lain mengenalnya Oleh karena itu, sarana pencitraan
perusahaan sangat di perlukan terutama untuk perusahaan yang baru berkembang
guna menciptakan citra perusahaan yang baik di mata masyarakat umum, instansi
pemerintahan dan perusahaan lain. Dengan cara mendesainan kartu nama,
kalender, amplop perusahaan dan lain-lain itu memberikan citra perusahaan ke
lingkungan eksternal.
Selain itu yang tidak kalah pentingnya adalah peran pengarsipan. Karena
PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya tidak ada tenaga kerja sekretaris
maka pengarsipan surat maupun file-file masih belum teratur. Oleh karena itu
Pengarsipan di lakukan secara manual dengan menggunakan sistem menurut
SARANA MAKMUR Surabaya, maka penulis tertarik membahas sarana
pencitraan perusahaan dan pengarsipan manual sebagai Laporan Proyek Akhir
1.2 Perumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka dapat
dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana memberikan sarana pencitraan perusahaaan pada
lingkungan eksternal?
2. Bagaimana penerapan pengarsipan PT.DIAFSA SARANA MAKMUR
Surabaya?
1.3 Batasan Masalah
Adapun Pembatasan yang ada pada perumusan masalah di atas adalah:
1. Penulis hanya membahas pencitraan perusahaan melaluai desain kartu
nama, kalender, ucapan selamat, amplop, business form dan lain-lain. 2. Penulis hanya membahas pengelolaan pengarsipan secara manual
PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya
1.4 Tujuan
Penulisan laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahuai sarana
pencitraan perusahaan dan sistem pengarsipan pada PT. DIAFSA SARANA
1.5 Manfaat
Manfaat yang di peroleh dari penulisan laporan Proyek Akhir ini untuk
mengetahuai bahwa Sistem pengarsipan secara manual dengan menggunakan
sistem menurut tanggal (chronological filing) baik untuk dipergunakan perusahaan yang baru berkembang, sedangkan sarana pencitraan bagi perusahaan
pada lingkungan eksternal bertujuan agar masyarakat umum, instansi
pemerintahan, perusahaan lain serta relasi bisnis perusahaan tetap memakai jasa
perusahaan dan memperkenalkan/mempromosikan perusahaan PT. DIAFSA
SARANA MAKMUR Surabaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi laporan Proyek Akhir ini, maka
penulis perlu membuat suatu Sistematika Penulisan sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang
masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat
dan sistematika penulisan
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi gambaran umum yang menyangkut sejarah PT.DIAFSA
SARANA MAKMUR Surabaya, struktur organisasi, tugas dan
tanggung jawab, tata letak kantor, peralatan, perlengkapan kantor di
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori yang digunakan untuk
menyelesaikan laporan Proyek Akhir, diantaranya teori Microsoft Office Publisher2007dan pencitraan perusahaan
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi hasil dan pembahasan yang menyangkut pembahasan
dari semua yang telah dikerjakan selama Proyek Akhir sebagai
sekretaris di PT .DIAFSA SARANA MAKMUR SURABAYA.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi penutup yang merupakan bagian terakhir dari penulisan
laporan Proyek Akhir ini yang di dalamnya akan di bahas mengenai
kesimpulan dan saran yang akan dikemukakan oleh penulis
DAFTAR PUSTAKA
Bab ini berisi referensi yang digunakan penulis untuk menyelesaikan
permasalahan pada bab Hasil dan pembahasan Proyek Akhir
LAMPIRAN
Penulis menyertakan daftar hadir dan deskripsi pekerjaan yang
5
2.1 Gambaran Umum PT. DIAFSA SARANA MAKMUR
PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya merupakan Perusahaan
Swasta Nasional yang bergerak dibidang yang begerak dibidang perdagangan
barang dan jasa kontraktor. Seperti alat komputer, perlengkapan pegawai,
keselamatan kerja, perbaikan kapal dan jembatan. Usaha ini diawali pada tgl 16
Desember 2006 oleh Bp.Yoni Tiswadi Berkantor di Surabaya Selatan.
Meskipun masih perusahaan yang baru berkembang tapi perusahaan ini
mempunyai Visi, Misi dan Motto yaitu:
2.1.1 VISI
Sebagai perusahaan kontraktor kami ingin dapat berpartisipasi dalam pelaksanaan
proyek – proyek pembangunan seperti perbaikan kapal dan jembatan dengan di
dukung oleh SDM yang handal dan pengalaman dalam mengerjakan proyek-
proyek serta mengutamakan mutu yang baik
2.1.2 MISI
Selalu menjaga komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan dengan
memperhatikan kualitas, harga yang sesuai dan waktu pekerjaan yang tepat pada
2.1.3 MOTTO
Melakukan yang terbaik demi kepuasaan klien.
2.2 STRUKTUR ORGANISASI PT. DIAFSA SARANA MAKMUR
Gambar 2.1 Struktur PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya
2.3 Tugas dan tanggung jawab
2.3.1. Direktur (PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya) a) Mengawasi dan mengontrol jalannya perusahaan
b Merumuskan dan menetapkan perencanaan kebijaksanaan yang akan
diambil pada waktu yang akan datang
c) Memimpin perusahaan agar dapat berjalan dengan baik dan lancer
e) Memberikan arahan kepada karyawan dalam melaksanakan operasi
perusahaan
2.3.2 Pengawas
a) Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang ada di lapangan
untuk dilaporkan kepada direktur
b) Bertanggung jawab kepada direktur atas pelaksanaan seluruh pekerjaan serta
penyelesaian proyek
2.3.3. Safety work
a) Bertugas memeriksa alat –alat dan perlengkapan yang akan di gunakan
oleh Pegawai proyek
b) Bertanggung jawab memelihara alat-alat proyek dan perlengkapankeselamatan
pegawai proyek .
2.3.4. Administrasi
a) Bertugas membuat laporan harian keluar masuknya barang
b) Bertanggung jawab atas pencatatan aliran kas dan barang
2.3.5. Sekretaris
a) Bertugas menciptakan good image perusahaan
b) Bertugas melakukan pengarsipan
2.4 Tata Letak Kantor
Gambar 2.2 Tata Letak Kantor PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya
2.5 Peralatan Kantor
Peralatan yang dipakai oleh pimpinan, sekretaris dan seluruh staff adalah:
1. Komputer dan printer.
2. Telephone
Setiap meja staff memiliki satu perangkat telepon, untuk menerima telepon
dan menelepon.Setiap telepon sudah memiliki nomor ekstension line sendiri-sendiri, sehingga bila ingin menyambungkan ke rekan kerja cukup mudah.
3. Mesin Fax
4. Mesin Photo Copy
Untuk mempermudah dan mempercepat dalam menggandakan dokumen, maka
perusahaan menyediakan satu mesin photo copy yang dapat digunakan untuk
seluruh karyawan.
2.6 Perlengkapan Kantor
Untuk perlengkapan kantor, setiap orang dilengkapi dengan: 1. Buku tulis
2. Alat tulis (bolpoin, pensil, corrector pen/ tip-ex, penggaris, kalkulator)
3. Stabilo (digunakan untuk memberi penekanan pada hal yang penting)
4. Perobek kertas/ sampul (gunting, cutter)
5. Perekat kertas (lem, stapless)
6. Preparator (pelubang kertas untuk memasukkan dalam file)
10 BAB III
LANDASAN TEORI
Dalam menyusun laporan Proyek Akhir ini, Penulis Proyek Akhir
menggunakan landasan teori yang digunakan sebagai dasar atau acuan yang
mampu mendasari kebenarannya sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Teori
yang digunakan adalah:
3.1 Citra
Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang citra. Diantaranya
adalah:
1. Citra adalah penghargaan yang didapatkan oleh perusahaan karena adanya
keunggulan yang ada pada perusahaan tersebut, seperti kemampuan yang dimiliki
perusahaan, sehingga perusahaan dapat terus mengembangkan dirinya untuk terus
menciptakan hal-hal yang baru, bagi pemenuhan kebutuhan konsumen ( Herbig
dan Milewicz, 1999 dalam Nurkholis, 2004)
2. Citra adalah tujuan utama, dan sekaligus merupakan reputasi dan prestasi yang
hendak dicapai bagi dunia hubungan masyarakat (kehumasan) atau public
relations. Pengertian citra itu sendiri bersifat abstrak (intangible) dan tidak dapat
diukur secara matematis, tetapi wujudnya bisa dirasakan dari hasil penilaian baik
atau buruk. Seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun negatif yang
khusunya datang dari publik (khalayak sasaran) dan masyarakat luas pada
umumnya (Jefkins, 1992)
3 Citra perusahaan (corporate image ) adalah yang berkaitan dengan sosok
(corporate image) yang positif, lebih dikenal serta diterima oleh publiknya,
mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam bidang
marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab social (social care)
sebagainya.
4. Menurut Frank Jefkins Citra serbaneka (multiple image) citra ini merupakan
pelengkap dari citra perusahaan diatas, misalnya bagaimana pihak humas/PR –
nya akan menampilkan pengenalan (awarenes) terhadap identitas perusahaan,
atribut logo, brand’s name, seragam (uniform) para front liner, sosok gedung,
dekorasi, lobby kantor dan penampilan para profesionalnya. Semua itu kemudian
diunifikasikan atau diidentifikasikan ke dalam suatu citra serbaneka (multiple
image) yang diintegrasikan terhadap citra perusahaan ( corporate image).
3.1.2 Public Relation/Humas
Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang humas/PR yang
diambil dari The British Institute of Public Relations, berbunyi:
1. “Public Relations Activity is management of communications between an
organizations and its publics.” (aktivitas public relations mengelola komunikasi
antara organisasi dan publiknya)
2. “Public Relation practice is deliberate, planned and effort to establish and
maintain mutual understanding between an organization and its public.” ( praktik
public relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan segala daya
untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan
3.1.3 Ruang Lingkup Tugas Humas/PR
adapun ruang lingkup tugas humas/PR dalam sebuah lembaga/organisasi
antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut:
a. Membina hubungan ke dalam (publik internal)
yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari
unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu
mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di
dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.
b. Membina hubungan ke luar (publik eksternal)
yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat).
Mengusahakan timbulnya sikap dan gambaran publik yang positif tehadap
lembaga yang diwakilinya.
3.1.4 Tugas Humas/PR Sehari-hari
adapun tugas humas sehari-hari adalah:
1. Menyelenggarkan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan
secara lisan, tertulis, atau melaluai gambar (visual) kepada publik, sehingga publik
mempunyai pengertian yang benar tentang hal-ikhwal perusahaan atau lembaga,
segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
umum/masyrakat.
3. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan
perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non
4. Menyelenggarkan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa
untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap.
3.1.5 Fungsi Humas/PR
Fungsi utama humas/PR adalah menumbuhkan dan mengembangkan
hubungan yang baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern maupun
ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan
partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang
mengguntungkan lembaga/organisasi
Untuk menjaga hubungan dengan berbagai macam pihak di luar perusahaan
dengan cara menampilkan berbagai macam tampilan yang menarik yang
menunjukkan identitas perusahaan seperti pendesainan kartu nama, kalender dan
lain-lain dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Publisher2007.
3.2 Pengenalan Microsoft Publisher2007
“Microsoft Publisher adalah aplikasi desain yang ringan dan mudah
digunakan. Untuk dapat menciptakan kreasi-kreasi desain pribadi yang menawan
sekelas percetakan (Jubilee Enterprise, 2008). Program ini akan sangat berguna
untuk membantu seseorang menciptakan kreasi-kreasi desain pribadi yang
menarik yang menunjang untuk menciptakan good image perusahaan melalui
kartu nama, ucapan selamat, amplop, label arsip, kalender dengan menunjukkan
identitas perusahaan.
Dalam mendesain kartu nama, kalender, ucapan selamat, amplop, label arsip
telephone, fax, email serta bergerak di bidang apa perusahaannya. Untuk,memulai
mendesain, berikut langkah-langkahyang dapat diikuti :
1. Pada bagian Menu bar, pilih perintah menu file new.
2. Pada bagian Task Pane pilih blank ataupun template dengan berbagai
macam template. Setelah memilih template berarti penulis sudah siap bekerja
dengan menggunakan Microsoft Publisher 2007.
3.3 Pengarsipan
Terdapat berbagai teori yang mendefinisikan tentang pengarsipan.
Diantaranya adalah:
1. Menurut Dewi (2008) Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan
surat/dokumen/arsip secara sistematis, sehingga dokumen/arsip tersebut dapat
dengan mudah dan cepat ditemukan kembali setiap diperlukan.
2. Menurut Menurut Wursanto (1995:18) arsip adalah segala kertas surat, buku,
film, microfilm, rekaman, suara, gambar dan peta, bagan, atau dokumen asli yang
lain dalam segala cara penciptaan dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan
sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur,
pekerjaan atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya.
3. Menurut The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan
dapat secara cepat diketemukan kembali.
3.3.1 Beberapa Istilah di dalam kearsipan
Dewi (2008) Memberikan keterangan mengenai beberapa istilah dalam
kearsipan sebagai berikut:
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Arsip dinamis dapat dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan diguna
kan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola
oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Inaktif
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan
dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih
oleh Pusat Arsip
2. Arsip statis
Arsip satatis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
3. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas atau bendel” yang
merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan
pola klasifikasi.
4. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat
tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat
diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
5. Kartu kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang
surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan
penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna: putih, biru,
merah.
a. Kartu kendali warna putih “ pengarah surat” sebagai alat kontrol.
b. Kartu Kendalu warna biru untuk peñata arsip sebagai arsip pengganti,
selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.
c. Kartu Kendali warna merah untuk Tatat Usaha Pengolah
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 Cm
6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk member
petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
7. Kode
Kode adalah tanda terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi
Arsip.
8. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat
baik yang di berikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
9. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk
mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit kearsipan
10. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerima
surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
11. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan
surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
12. Pengantar surat
Pengantar surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada
pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
13. Pengolah
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah
isi surat .
14. Penata arsip
Penata arsip adalah staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan
memelihara arsip.
15. Formulir penyimpanan arsip
Formulir penyimpanan arsip adalah formulir yang digunakan untuk
meminjam arsip, diisi arsip rangka 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan
arsip yang disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian
peminjaman.
16. Formulir penyalinan arsip
Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan pernyataan arsip
17. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan
arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan
penyusutan, pemusnahaan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional
18. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk
memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang
tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip
19. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan
dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan
Pemerintahaan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
20. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arisp adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak
diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
3.3.2 Sistem filing
Menurut Dewi (2008), terdapat beberapa sistem filing yang dikenal yaitu:
a. Sistem Abjad (alphabetic filing)
yaitu surat disimpan sesuai abjad –abjad dari nama orang atau organisasi.
Jika nama seseorang atau organisasi lebih dari satu suku kata,maka kita perlu
meng-indeksnya terlebih dulu lalu barulah disusun secara alfabetis.
Contohnya:
Bagus Setiawan – indeks – Setiawan, Bagus
Penyimpanan arsipnya:
Widodo, Endang
Setiawan, Bagus
b. Sistem Pokok Masalah atau Perihal (subject filling)
yaitu surat disimpan menurut perihal atau urusan yang menjadi topik
pembicaraan dalam surat. Perihal/urusan itu kemudian dikelompokkan menjadi
satu subjek. Untuk lebih jelasnya perhatikan klasifikasi berikut ini:
KEUANGAN (Main Subject)
Anggaran (Sub Subject)
1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Pembangunan
2. Anggaran Pendapatan dan Belanja Rutin
3. Data Anggaran Pembangunan
c. Sistem Menurut Tanggal (chronological filing)
yaitu surat disimpan sesuai urutan tanggal pada tiap surat atau sesuai
tanggal terima surat pada suatu organisasi. Biasanya, judul dalam laci arsip berupa
bulan ( Januari sampai Desember), dan foldernya merupakan tanggal. Misalkan,
Mei dan pada folder “25”. Sistem dalam tanggal ini hanya bisa digunakan apabila
kegiatan surat-menyurat belum terlalu banyak.
Di antara sistem yang telah di bahas di atas, sistem abjad memiliki peranan
penting sebagai pelengkap sistem lainnya,tentunya terkecuali sistem tanggal.
Maksudnya di sini adalah meskipun kamu akhirnya memilih sistem subjek/perihal
dalam menyimpan surat-surat, kamu juga harus menyusunnya kembali sesuai
urutan abjad. Oleh karena itu sebagai sekretaris,kamu patut memahami benar
sistem abjad, tanpa mengabaikan sistem yang lainnya juga, karena sistem yang
satu ini akan banyak membantu dalam melakukan tugas pengarsipan.
d. Sistem Wilayah (geographic filing)
yaitu surat –surat yang dimiliki perusahaan dapat disimpan menurut
pembagian wilayah. Misalkan, untuk wilayah Jawa Barat disimpan terpisah dari
surat-surat yang berasal dari Jawa Tengah, dsb.
Sistem ini sangat ideal bagi perusahaan yang memiliki banyak anak cabang
/pabrik.
e. Sistem Nomor (numeric filing)
yaitu surat-surat disimpan dengan menggunakan urutan angka, misalnya
nomor urut surat masuk dan surat keluar, nomor surat tanda bukti pembayaran
kuitansi, atau bias juga member nomor sendiri. Bila menggunakan sistem nomor,
terlebih dulu harus dibuat daftar kelompok pokok-pokok masalah seperti pada
sistem subjek. Barulah setelah itu diberikan nomor di depan atau belakangnya.
Contohnya:
11. KEPEGAWAIAN
11.1.1 Cuti Bersalin
11.1.2 Cuti Tahunan
11.1.3 Cuti Sakit
3.3.3 Kegunaan Arsip
Menurut Mulyono ( 2003:6) Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau
rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan sebagai pengingat. arsip
mempunyai 4 kegunaan yaitu:
a. Guna informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan
b. Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai
pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Guna Sejarah
Arsip memiliki informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa
yang akan datang
d. Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan dan
juga sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkain
dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan,
tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian
3. 4 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan perusahaan dan organisasi. Memberikan pelayanan dalam
penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,
akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien (PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN
1971).
3.4.1 Pengorganisasian Arsip
Di dalam pengorganisasian arsip harus diperhatikan pengaturan arsip dan
penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang
dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian
arsip dalam kantor, yaitu:
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat
dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu
unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka
semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral.
Kerugian dari sentralisasi adalah:
1 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan
yang sama.
2. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relative
kecil:
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:
1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.
2. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.
3. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing
. Sistem penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung
kepada ketentuan kantor yang bersangkutan.
Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:
1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplika
si arsip yang disimpan
2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dijalankan.
Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah:
1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi
maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi
dua cara tersebut. Dengan cara ini kelemahan-kelemhan kedua cara memenag
dapat diatasi.
Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif
dipergunakan disebut arsip aktif di kelola di unit kerja masing-masing pengolah.
Dan arsip yang kuarang dipergunakan atau di sebut arsip inaktif di kelola di
Sentral Arsip.
26
Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, Penulis mendapatkan tugas untuk membantu menyelesaikan pekerjaan di bagian kesekretariatan yang sebagaian besar merupakan upaya membuatkan sarana pencitraan perusahaan dengan cara mendesain stationery perusahaan seperti kartu nama, kartu ucapan selamat, business order form, kalender dan lain-lain. Serta melakukan pengarsipan manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing)
Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:
1. Studi Observasi
Melakukan pengamatan terhadap proses kerja yang berlangsung di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR SURABAYA.
2. Wawancara
Mencari informasi lebih lanjut kepada Direktur maupun staff yang ada di perusahaan.
3. Studi Literatur
4. Pembuatan Laporan
Setelah melakukan Proyek Akhir selama 3 (tiga) bulan di bagian Kesekretariatan, penulis harus menyusun laporan Proyek Akhir.
5. Mendesain Stationery perusahaan
Mendesain Stationery perusahaan melalui Microsoft Publisher 2007 dalam rangka membuatkan sarana pencitraan bagi PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya dengan memasukan data identitas perusahaan dan mendesain sehingga menghasilkan kreasi-kreasi desain yang menawan sekelas percetakan. Selain itu Penulis juga merapikan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem pengarsipan menurut tanggal (chronological filling)
Penulis melaksanakan Proyek Akhir pada: Hari : Senin s.d. Jumat
Tanggal : 01 April s.d. 01 juli 2011
Pada pembahasan masalah pertama, akan dibahas mengenai proses mendesain stationery perusahaan. Proses pertama adalah mengetahui identitas perusahaan, kemudian proses kedua mendesain dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007. Pada pembahasan kedua, akan di bahas mengenai pengarsipan secara manual di PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya.
4.1 Membuat Sarana Pencitraan Perusahaan
Terdapat berbagai cara untuk membuatkan saran pencintraan bagi perusahaan. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan pencitraan melaluai stationery yang digunakan oleh perusahaan, melaluai desain kartu nama, kalender, kartu ucapan selamat, amplop, business form.
4.1.1 Mendesain Kartu Nama ( bussiness card) Perusahaan
Kartu nama dapat dijadikan sebagai media promosi secara tidak langsung ketika melakukan perkenalan dan pembicaraan dengan relasi bisnis. Oleh sebab itu, kartu nama juga merupakan komponen penting dalam stationery sebuah perusahaan. Berikut langkah-langkah mendesain kartu nama (bussiness card) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007:
Gambar 4.2 Memilih opsi berbagai macam desain template pada Microsoft Publisher 2007
Gambar 4.3 Tampilan ikon item from Content Library 4. Selanjutnya, klik ganda objek logo dalam kotak Content Library
5. Atur ukuran dan posisi objek tersebut pada lembar kerja sehingga tampak seperti ilustrasi berikut
Gambar 4.4 Mengatur ukuran dan posisi logo pada lembar kerja 6. Menambahkan gambar yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan,
klik insert > picture > clip art > organize clips> office collection >industry
Gambar 4.5 Tampilan opsi Clip Art
Gambar 4.7 Tampilan opsi Office Collections
7. Menambahkan warna dengan cara klik kanan pada template pilih Format AutoShape > klik color and lines >klik fill dan memilih warna yang sesuai
Gambar 4.9 Tampilan opsi Color and lines
Gambar 4.10 Tampilan opsi Fill dan memilih warna yang sesuai 7. Menambahkan identitas perusahaan ke dalam desain template kartu nama
Gambar 4.11 Tampilan Akhir Desain Kartu Nama 4.1.2 Mendesain Kalender Perusahaan
Membuat desain kalender sendiri bukanlah hal yang susah untuk di
lakukan jika menggunakan Microsoft Office Publisher 2007 karena telah tersedia banyak pilihan template yang dapat di pilih untuk kreasi kalender. Membuat kalender hanya semudah klik dan drag saja. Berikut langkah-langkah mendesain kalender dengan menggunakan aplikasi Microsoft Publisher 2007:
1. Pada jendela Microsoft Office Publisher 2007, pilihlah opsi Calendars di sisi kiri. Kemudian, pilihlah opsi Full Page karena kita akan membuat kalender dengan ukuran satu halaman penuh, lalu klik salah satu template
Gambar 4.12 Memilih salah satu template kalender
Gambar 4.13 Tampilan opsi Customize Color Scheme
3. Selanjutnya, pada bagian Options, pilihlah posisi kertas pada kotak kombo page Size, lalu pilihlah opsi One Months per Page pada bagianTimeframe
Gambar 4.15 Tampilan opsi Set Calendar Dates
5. Pada kotak dialog Set Calendar Dates, pilih opsi bulan yang hendak anda buat kalendernya. Pilihlah bulan awal dan bulan akhir masing masing pada kotak kombo Start Date dan End Date. Kali ini, kita hendak membuat
empat kalender yang di mulai dari bulan Januari 2011 hingga April 2011.
Gambar 4.16 Tampilan Pengaturan Set Calendars Dates 6. Sesudah itu, klik tombol OK sehingga Anda akan masuk ke tampilan awal
Gambar 4.17 Tampilan awal desain kalender
7. Untuk mengubah jenis fontdan ukuran font pada halaman kalender, seleksilah font yang hendak diubah klik kanan > change text > font
Gambar 4.18 Mengubah Jenis Font dan Ukuran Font
Gambar 4.19 Hasil Akhir Desain Tampilan Kalender 4.1.3 Mendesain Amplop
1.Buka lembar kerja baru dengan memilih menu File > New
Gambar 4.22 Tampilan opsi Create
Gambar 4.23 Tampilan Lembar Kerja Untuk Mendesain Amplop
Gambar 4.24 Tampilan Opsi Text Box
Gambar 4.26 Tampilan Opsi WordArt
Gambar 4.28 Menuliskan teks kepada orang/perusahaan yang dituju
7. Klik kanan pada text box yang di buatdi bawah kanan lembar kerja untuk membuka kotak dialog Format Text Box, dalam kotak dialog Format TextBox, klik kotak kombo Colordi bagian Fill dan pilihlah opsi Fill Effects
Gambar 4.30 Tampilan Opsi Kotak Dialog Format Text Box 8. Atur kombinasi warna, setelah selesai klik tombol OK.
9. Pada kotak dialog Format Text Box, klik tombol Border Art di bagian Line dalam Tab Colors and Lines maka kotak dialog BorderArt akan muncul di layar. Pilih jenis bingkai teks dalam kotak Available Borders, lalu klik Ok. Untuk contoh ini Penulis memilih Postage Stamp.
Gambar 4.33 Tampilan Opsi Postage Stamp
Gambar 4.34 Hasil Akhir Desain Amplop
4.1.4 Mendesain Kartu Ucapan Selamat
Membuat kartu ucapan bukan pekerjaan yang sulit karena bisa menemukan beragam desain kartu ucapan dalam Microsoft Office Publisher 2007. Berikut akan disajikan langkah-langkah membuat kartu ucapan. Dalam pembahasan ini, Penulis mendesain kartu ucapan terima kasih atas kepercayaan perusahaan untuk mengerjakan proyek jembatan. Ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Pilihlah opsi Greeting Cards pada bagian Publication Types.
Gambar 4.35 Memilih Opsi Greeting Cards
Gambar 4.36 Memilih Template Kartu Ucapan
Gambar 4.37 Tampilan Opsi Ikon WordArt
4. Muncul kotak dialog WordArt Gallery Pilihlah bentuk WordArt yang di inginkan, lalu tekan tombol OK.
6. Ketikkan teks pada kotak dialog Edit WordArt Text, lalu pilihlah jenis font untuk teks tersebut pada kotak kombo Font dengan terlebih dahulu memblok huruf yang akan diganti
Gambar 4.39 Mengetikkan Teks Pada Kotak Dialog Edit WordArt Text
7. Kalau sudah, tekanlah tombol OK dan WordArt langsung ditampilkan kartu ucapan anda.
8. Pilih menu Insert > Text box > untuk mengetikkan identitas perusahaan selanjutnya klik kanan pada text box > Format Text Box > Color and Lines > line, pilihlah warna garis text box yang diinginkanuntuk pemilihan effects
Texture Text Box
Gambar 4.43 Tampilan Opsi Format Line Text Box
9. Selanjutnya buka halaman bagian dalam kartu ucapan dengan mengklik angka 2 atau 3 di bagian bawah jendela Microsoft Publisher.
10.Ketikkan teks visi di halaman kedua, misi, dan motto perusahaan di halaman ketiga dengan menggunakan Text Box, seperti terlihat pada gambar di bawah ini
Gambar 4.45 Mengetikkan teks
.
Gambar 4.47 Menekan Tombol Select Picture
Gambar 4.48 Memilih File Gambar 14.Kemudian, klik tombol Insert
15.Anda kembali dihadapkan pada kotak dialog Fill Effects, klik tombol OK
Gambar 4.50 Tampilan gambar dalam kartu ucapan
Gambar 4.51Memilih Opsi Washout
17.Buka halaman terakhir kartu ucapan dengan mengklik nomor 4 di bagian bawah jendela Microsoft Pubisher
18.Sebagai penutup kartu ucapan, ketiklah ucapan salam dan nama pimpinan 19.Jika jenis dan ukuran fontkurang sesuai dengan harapan, ubahlah.
Gambar 4.52 Bagian atau Halaman Terakhir Kartu Ucapan 4.1.5 Mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor
Di dalam Microsoft Publisher kita bisa mendesain berbagai macam untuk keperluan kegiatan kantor seperti mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor maupun alat-alat yang menunjang keselamatan pekerja proyek maupun sebagai media promosi perusahaan ke rekan bisnis seprti kartu nama, kalender, amplop dan lain-lain. Berikut langkah-langkah mendesain Form Order Pembelian Alat Tulis Kantor:
Gambar 4.53 Memilih Opsi Business Forms
Gambar 4.55 Tampilan Opsi Center Paragraph
4. Ketiklah alamat perusahaan pada text box primary business address dan ketiklah nomer telephon dan email perusahaan seperti terlihat pada gambar di bawah ini
Gambar 4.56 Tampilan Text Box Primary Business Address
5. Pilih menu Insert > Text box > untuk mengetikkan “ ALAT TULIS KANTOR” ubahlah jenis font dan ukurannya sesuai dengan yang diinginkan terlihat seperti pada gambar
Gambar 4.58 Tampilan text box “ ALAT TULIS KANTOR”
6. Setelah itu klik/letakkan kursor pada text box “ alat tulis kantor” klik kanan >
format text box > fill > color, pilihlah warna sesuai dengan yang diinginkan, terlihat seperti pada gambar
7. Hapuslah table yang ada dan buat table sesuai dengan keperluan dengan cara klik table >insert> table > create table tentukan jumlah kolom dan baris sesuai dengan keperluan.
Gambar 4.60 Tampilan Opsi Insert Table
Gambar 4.62 Tampilan Hasil Table Purchase Order Alat Tulis Kantor Periode April 2011
8. Selanjutnya pilih menu Insert > Text box > ketiklah “ Mengetahuai, Yoni Tisawadi, Direktur”.
9. Begitu juga selanjutnya pilih menu Insert > Text box > ketiklah “ Di buat, Rollina Iskandar, Sekretaris.
10. Selanjutnya pilih menu format > background > selanjutnya turunkan scrollbar pada bagian Apply Background > pilih background swirls
Gambar 4.64 Tampilan Opsi Background Swirls
10. maka hasil akhir form purchase Order akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini
4.2 Pembahasan Pengarsipan Manual PT. DIAFSA SARANA MAKMUR
Surabaya.
PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya adalah perusahaan yang berkembang sekitar lima tahun bergerak dibidang konstruksi. Dan di perusahaan tersebut belum memiliki tenaga kerja sekretaris sehingg pengarsipan di PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya masih belum rapi. Penulis yang sebagai mahasiswa tenaga kerja praktek yang di tempatkan sebagai sekretaris melakukan pengarsipan secara manual dengan menggunakan sistem menurut tanggal (chronological filing). Alasan Penulis nenilih sistem tanggal untuk pengarsipan
karena sistem pengarsipan tersebut cocok untuk perusahaan yang baru berkembang. Penulis mengarsipkannya dengan cara memisahkan terlebih dahulu surat masuk dan keluar, surat masuk di masukkan ke dalam clear holder berwarna biru dan surat keluar dimasukkan ke dalam clear holder berwarna kuning, setiap clear holder berwarna biru untuk surat masuk ditulisi “ tahun 2005, 2006, 2007,
Proses pertama pengarsipan surat masuk
Gambar 4.67 Pengarsipan surat masuk menurut tanggal CLEAR
Proses pertama pengarsipan surat keluar
Gambar 4.68 Pengarsipan surat keluar menurut tanggal CLEAR
78
Pada Bab V ini akan membahas tentang Kesimpulan dan Saran yang
diberikan oleh Penulis guna kemajuan bersama.
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan Proyek Akhir pada bagian Kesekretariatan
PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya, Penulis telah mendapatkan
pengalaman dan ilmu yang bermanfaat, serta menimba pengalaman yang dapat
dijadikan bekal dalam dunia kerja nantinya.
Kesimpulan yang dapat diambil oleh Penulis selama mengikuti Proyek
Akhir di bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
1. Beberapa cara dapat dilakukan oleh perusahaan untuk membuatkan sarana
pencitaraan perusahaan kepada pihak eksternal, melalaui desain kartu nama,
kalender, kartu ucapan selamat, amplop, business form, pembuatannya dengan
menggunakan Microsoft publisher 2007
2. Pengarsipan yang dilakukan PT. DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya
masih kurang baik karena tidak adanya tenaga di bagian khusus keskretariatan.
5.2 Saran
Penulis memberikan beberapa saran kepada PT.DIAFSA SARANA
MAKMUR Surabaya yang telah menjadi tempat melaksanakan Proyek Akhir.
Adapun saran tersebut adalah:
1. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu membuat desain
stationery perusahaan untuk menunjang pencitraan perusahaan supaya lebih
diingat oleh para klien untuk menjalin hubungan kerjasama berkelanjutan
2. Untuk PT.DIAFSA SARANA MAKMUR Surabaya perlu menambah tenaga
kerja sekretaris untuk membantu tugas pimpinan dalam mengurusi rumah tangga
perusahaan seperti halnya pengarsipan.
80
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia
PustakaUtama.
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Prestasi
Pustakaraya
Dewi, Yuniasari Shinta. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Jakarta: Erlangga
Jefkins, Franks.1995. Public Relations. Jakarta: Erlangga
Jubilee Enterprise.2008. Kreasi Percetakan Pribadi Dengan Microsoft Publisher
2007. Jakarta:Elex Media Komputindo
Rahmadi.1996. Public Relations Dalam Teori Dan Praktek. Jakarta: Gramedia
PustakaUtama
Ritongga, Jammiluddin. 2004. Riset Kehumasan. Jakarta: Gramedia Widiasarana
Indonesia
Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi.
