(STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN JAKARTA)
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar
Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta
Oleh :
WAHYUDIANTO
106091002977
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
ii
(STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN JAKARTA)
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar
Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta
Oleh :
WAHYUDIANTO
106091002977
Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II
Viva Arifin, MMSI Rizal Bahaweres, M.Kom
NIP. 19730810 200604 2 001
Mengetahui,
Ketua Program Studi Teknik Informatika
iii
Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi dengan Alfresco Enterprise Content Management (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta)” yang ditulis oleh Wahyudianto, NIM 106091002977 telah diuji dan dinyatakan
Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, pada hari Selasa, 9 November 2010. Skripsi
ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata
Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika.
Menyetujui :
Penguji I Penguji II
Imam M. Shofi, MT Ria Hari Gusmita, M.Kom
NIP. 19720205 200801 1 020 NIP.19820817 200512 2 002
Pembimbing I Pembimbing II
Viva Arifin, MMSI. Rizal Bahawares, M.Kom
NIP. 19730810 200604 2 001
Mengetahui,
Dekan Ketua
Fakultas Sains dan Teknologi Program Studi Teknik Informatika
DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis Yusuf Durrachman, MIT, M.SC
iv
BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN
SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI
ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, November 2010
Wahyudianto
v
(ECM), Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, dibimbing oleh Viva Arifin, MMSIdan Rizal Bahaweres, M.Kom.
Teknik Informatika merupakan salah satu program studi pada perguruan tinggi UIN Syarif Hidayatullah yang mengharuskan mahasiswa melakukan penelitian skripsi, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana komputer. Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis, menunjukan bahwa dalam proses pengajuan proposal skripsi program studi Teknik Informatika belum mempunyai suatu sistem pengelolaan dokumen yang terkomputerisasi. Keterlambatan penyelesaian pengajuan proposal skripsi juga sering ditemukan. Selain itu, masih terdapat mahasiswa yang tidak mengetahui prosedur pengajuan proposal skripsi. Melihat permasalahan yang terjadi pada program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, penulis bermaksud mengembangkan sistem alur kerja (workflow) dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi pada Alfresco
Enterprise Content Management (ECM). Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah Extreme Programming. Prosedur yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan prosedur yang selama ini berjalan untuk pengajuan proposal skripsi pada program studi Teknik Informatika. Pada akhirnya sistem ini dapat meningkatkan efisiensi waktu untuk proses pengajuan proposal skripsi, serta memberikan keluaran kepada penggunanya berupa pemberitahuan melalui email dan dokumen data pembimbingan skripsi yang telah disetujui oleh ketua program studi. Pada pengembangan sistem selanjutnya, dapat ditambahkan untuk proses pembimbingan skripsi hingga pelaksanaan sidang munaqosah dan dapat dilakukan penerapan secara langsung pada program studi Teknik Informatika, serta dapat dilakukan integrasi menggunakan Content Management System (CMS) sebagai tampilan depan aplikasi.
vi
Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
mengkaruniakan nikmat-nikmat-Nya. Tidak ada kebahagian yang lebih tinggi saat
ini, selain rasa bahagia penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini, yang
disusun untuk melengkapi hasil penelitian dan pengembangan sistem yang telah
penulis lakukan di Program Studi Teknik Informatika sebagai prasyarat dalam
menyelesaikan kurikulum tingkat akhir pada Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis., sebagai Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Yusuf Abdurrachman, DR, MIT, sebagai Ketua Program Studi Teknik
Informatika, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Ibu Viva Arifin, MMSI dan Rizal Bahaweres, M.Kom, sebagai dosen wali dan
pembimbing dalam penyusunan skripsi ini.
4. Seluruh dosen, staff karyawan dan teman di Program Studi Teknik
Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Kedua orang tua serta kakak-kakakku tercinta yang senantiasa memberikan
bantuan moril dan spiritual yang tiada henti yang tak pernah sanggup
terbalaskan oleh penulis.
Penulis menyadari akan kekurangan dari karya ini, oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang dapat disampaikan melalui
wahyu_dnt@yahoo.com, guna pengembangan selanjutnya. Akhir kata, semoga
laporan ini dapat bermanfaat dalam memberikan pemikiran baru yang dapat
disumbangkan bagi pengembangan ilmu sains dan teknologi.
Jakarta, November 2010
vii
HALAMAN JUDUL………. i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ...………... ii
HALAMAN PENGESAHAN………... iii
HALAMAN PERNYATAAN... iv
ABSTRAK... v
KATA PENGANTAR………. vi
DAFTAR ISI……… vii
DAFTAR GAMBAR………xi
DAFTAR TABEL……… xii
DAFTAR LAMPIRAN………... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang……….. 1
1.2. Rumusan Malasah……… 2
1.3. Batasan Masalah……….. 3
1.4. Tujuan Penelitian…...………... 3
1.5. Manfaat Penelitian ……… 3
1.6. Metodologi Penelitian………...………. 4
1.7. Sistematika Penulisan……… 6
viii
2.5. Alfresco……… 11
2.6. JBossBusiness Process Management………. 13
2.7. JBPMProcess Definition Language………... 15
2.8. Java……….. 19
2.9. XML………..………... 20
2.10. UML………..………... 21
2.11. Metode Pengembangan Sistem……… 22
2.12.Extreme Programming Development Lifecycle……… 22
2.13. Penelitian Terdahulu Tentang Alfresco……… 25
2.14. Metode Pengumpulan Data ………. 26
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Berpikir………..……….. 29
3.2. Teknik Pengumpulan Data………..……… 30
3.3. Metode Pengembangan Sistem………..……….. 32
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.Exploration Phase(Fase Eksplorasi) ……..………... 35
4.1.1. Identifikasi Vision……..………...……..……… 35
4.1.2. Identifikasi Ruang Lingkup dan Kebutuhan Sistem…….. 37
4.1.3. Menentukan Toolsdan Teknologi……..……… 39
ix
4.2.3. Membuat Rencana Peluncuran……..………... 44
4.2.4. Mempersiapkan Uji Penerimaan Pengguna……..………. 45
4.3.Iterations Phase (Fase Pengulangan) ……..………... 45
4.3.1. Iteration 0……..………...……..……… 45
4.3.1.1. Membuat Kriteria Pengujian……..……… 46
4.3.1.2. Membuat Disain Sederhana……..………. 46
4.3.1.3. Implementasi……..………... 48
4.3.1.4. Melakukan Uji Penerimaan……..……….. 51
4.3.1.5. Melacak Kemajuan……..………... 52
4.3.1.6. Menentukan Penerimaan……..……….. 52
4.3.2. Iteration 1……..………...……..………. 52
4.3.2.1. Membuat Kriteria Pengujian……..………. 54
4.3.2.2. Membuat Desain Sederhana……..………. 57
4.3.2.3. Implementasi……..………... 58
4.3.2.4. Integrasi……..………...……..………… 70
4.3.2.5. Melakukan Uji Penerimaan……..………... 71
4.3.2.6. Melacak Kemajuan……..………... 73
4.3.2.7. Menentukan Penerimaan……..……….. 73
4.3.3. Iteration 2……..………...……..………. 74
x
4.3.3.5. Melakukan Uji Penerimaan……..……… 89
4.3.3.6. Melacak Kemajuan……..………...…… 90
4.3.3.7. Menentukan Penerimaan……..……….. 90
4.4.Productionizing Phase (Fase Produksi) ……..………... 90
BAB V PENUTUP 4.5. Kesimpulan………... 92
4.6. Saran……….. 93
DAFTAR PUSTAKA………... 94
xi
Gambar 2.1. Arsitektur Alfresco ……….. 12
Gambar 2.2. Alfresco Workflow Administration ……….. 15
Gambar 2.3. Notasi Task ……….. 16
Gambar 2.4. Notasi State ……….. 17
Gambar 2.5. Notasi Decision ……….. 17
Gambar 2.6. Notasi Fork ……….. 17
Gambar 2.7. Notasi Join ……….. 18
Gambar 2.8. Notasi Node ……….. 18
Gambar 2.9. Notasi Transition ……….. 18
Gambar 2.10. Perbandingan Metode Pengembangan ……….. 23
Gambar 3.1. Ilustrasi Kerangka Berpikir ……….. 29
Gambar 3.2. Tahapan Pemilihan Sampel ……….. 31
Gambar 4.1. Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Yang Berjalan …….. 36
Gambar 4.2. Diagram Usecase ………... 39
Gambar 4.3. Tampilan User DetailsPada Mercury Mail………... 49
Gambar 4.4. Workflow Dokumen Proposal Skripsi ……… 53
Gambar 4.5. ModelWorkflow Task ……….. 57
Gambar 4.6. DiagramWorkflowPada JBPM Designer………... 58
Gambar 4.7. JBPM Process Deployer………. 69
Gambar 4.8. Model ContentDokumen Proposal……….. 76
xii
Tabel 2.1. Akses Level Alfresco ………. 13
Tabel 2.2. Extreme Programming Role’s ………. 25
Tabel 4.1. High-Level Feature List ………. 42
Tabel 4.2. Rencana Peluncuran ………. 44
Tabel 4.3. Daftar Userdan Group ………. 46
Tabel 4.4. Daftar Direktori Space ………. 47
Tabel 4.5. Daftar Level Akses Pengguna ………. 47
Tabel 4.6. Hasil Pengujian Iterasi 0 ………. 51
Tabel 4.7. Daftar Integrasi 1 ……….. 70
Tabel 4.8. Hasil Pengujian Iterasi 1 ……….. 71
Tabel 4.9. Pemetaan Proses Workflow……….. 72
Tabel 4.10. Daftar Integrasi 2 ……….. 89
xiii
Lampiran 1. Wawancara ...A-1
Lampiran 2. User Story...B-1 Lampiran 3. Listing Program ...C-1
(STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN JAKARTA)
Oleh :
Wahyudianto
106091002977
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
1
1.1. Latar Belakang
Teknik Informatika merupakan salah satu program studi pada perguruan
tinggi UIN Syarif Hidayatullah yang mengharuskan mahasiswa melakukan
penelitian skripsi, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana
komputer. Secara garis besar, proses untuk melakukan penelitian skripsi oleh
mahasiswa program studi Teknik Informatika antara lain adalah pengajuan
proposal skripsi, pembimbingan dan penelitian, seminar hasil penelitian skripsi,
serta sidang skripsi.
Dalam proses pengajuan proposal skripsi, Program tudi Teknik
Informatika belum mempunyai suatu sistem pengelolaan dokumen yang
terkomputerisasi. Dokumen-dokumen yang digunakan masih dalam bentuk
lembaran kertas yang mempunyai resiko hilang dan rusak. Keterlambatan
pengajuan proposal skripsi juga sering ditemukan, karena adanya komunikasi
yang belum berjalan dengan baik diantara mahasiswa, dosen, dan bagian
akademik program studi. Selain itu, masih terdapat mahasiswa yang tidak
mengetahui prosedur pengajuan proposal skripsi, sehingga terkadang mahasiswa
mengajukan proposal beberapa kali.
Seiring dengan bertambahnya jumlah mahasiswa setiap tahun menjadikan
beban kerja Program Studi Teknik Informatika untuk mengelola dokumen
dokumen untuk mengelola dokumen proposal skripsi untuk mempercepat proses
pengajuan proposal.
Pengembangan sistem untuk mengelola dokumen proposal skripsi yang
terkomputerisasi diwujudkan dengan pengembangan alur kerja dokumen
(document workflow) dalam sistem pengelolaan dokumen (document management system). Document workflowtersebut akan menangani proses pengajuan dokumen proposal skripsi untuk pihak-pihak yang terkait dengan proses tersebut.
Document workflow merupakan hal yang penting dalam proses pengajuan proposal skripsi karena dalam proses tersebut membutuhkan verifikasi dan
approval (persetujuan) dari pihak-pihak terkait dalam Program Studi Teknik Informatika seperti mahasiswa, staf akademik, sekretaris program studi, ketua
program studi, dan dosen sebagai pembimbing, sehingga document workflow
dapat mengelola dokumen sesuai dengan alur kerja dari prosedur pengajuan
proposal skripsi pada Program Studi Teknik Informatika. Hal inilah yang
mendorong penulis untuk melakukan penelitian “Pengembangan Sistem Alur Kerja (Workflow) Dokumen Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi dengan Alfresco Enterprise Content Management (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta) ”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
a. Bagaimana mengembangkan document workflow dalam document management system untuk mengelola dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi pada Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta.
b. Bagaimana simulasi proses pelayanan pada prosedur pengajuan
proposal skripsi untuk prosedur manual dan sistem workflow dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi.
1.3. Batasan Masalah
Dari rumusan masalah yang telah ditulis di atas, batasan masalah yang
akan dibahas dan dibuat, yaitu :
a. Dokumen yang dikelola yaitu dokumen proposal skripsi Program Studi
Teknik Informatika.
b. Proses yang digunakan berdasarkan prosedur pengajuan proposal
skripsi yang selama ini berjalan pada Program Studi Teknik
Informatika.
c. Menggunakan extreme programming sebagai metode pengembangan sistem, serta Alfresco sebagai perangkat lunak yang akan
dikembangkan.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan document workflow
untuk menggantikan prosedur yang masih bersifat manual dengan pemanfaatan
metode pengembangan sistem dan mengadaptasi perangkat lunak pengembangan
Teknik Informatika khususnya untuk dokumen prosedur pengajuan proposal
skripsi.
1.5. Manfaat Penelitian
Manfaat yang didapat dari penelitian tentang document workflow, yaitu : a. Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi terhadap prosedur yang
sedang berjalan saat ini pada Program Studi Teknik Informatika untuk
mengelola dokumen proposal skripsi.
b. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi tenaga dan waktu dibandingkan
dengan prosedur yang sedang berjalan.
c. Mempermudah proses perbaikan dokumen proposal skripsi melalui
pemberian versi terhadap dokumen proposal skripsi.
1.6. Metodologi Penelitian
Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi dua
bagian pokok, yaitu teknik pengumpulan data dan metode pengembangan sistem.
Dalam pegumpulan data untuk penelitian ini diperlukan beberapa teknik
yang dilakukan, yaitu :
a. Teknik wawancara (Hasibuan , 2007 : 84)
Melakukan tatap muka secara langsung dan melakukan tanya
jawab kepada responden mengenai sistem yang akan dikembangkan.
b. Studi pustaka (Hasibuan , 2007 : 21)
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari buku-buku atau
c. Teknik kuesioner (Hasibuan , 2007 : 86)
Memberikan daftar pertanyaan kepada pengguna untuk
mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap sistem workflow
dokumen yang akan dibuat.
Sedangkan untuk pengembangan sistem, metode yang digunaka adalah
extreme programming (XP). Merujuk pada buku Stewart Baird, penelitian ini menggunakan empat dari lima fase XP, yaitu :
a. Exploration
Fase ini dilakukan identifikasi vision, identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem, menentukan tools dan teknologi yang digunakan, dan membuat studi kelayakan terhadap sistem yang akan
dikembangkan.
b. Planning
Fase ini dilakukan penentuan batasan dan prioritas, membuat
tahapan teknis, membuat rencana pelepasan, serta mempersiapkan uji
penerimaan penggguna.
c. Iterations
Fase ini dilakukan pembuatan criteria penerimaan, membuat
desain sederhana, melakukan implementasi penulisan program,
mengintegrasikan kode program, melakukan uji penerimaan,
melakukan pelacakan kemajuan proyek, dan menentukan penerimaan
dari tahapan iteration.
Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap criteria uji
penerimaan pengguna sebagai parameter pengujian dengan
menggunakan metode black-box.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika dari penulisan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang penelitian, rumusan masalah, batasan
masalah pada penelitian, tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang
diharapkan, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian,
teori-teori yang menjadi dasar dari pemecahan permasalahan dan didapat
dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan
penelitian.
BAB 3 METODOLOGI
Bab ini akan menguraikan tentang metodologi yang digunakan
dalam peneitian yaitu motode pengumpulan data dan metode
pengembangan sistem dalam pengembangan workflow document. Selain itu, pada bab ini juga akan digambarkan kerangka berpikir penulis dalam
mengerjakan penelitian ini.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang dilkukan dalam
BAB 5 PENUTUP
Bab ini mengemukakan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan
dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembagan lebih lanjut agar
8
2.1. Pengembangan Sistem
Merujuk pada buku karangan Turban, et al. (2001 : 634), pengembangan sistem menunjukkan arti sekumpulan aktivitas yang membuat sistem menjadi
efektif dan efisien dalam pemrosesan informasi.
2.2. Business Process Management
Proses terdiri dari sejumlah pekerjaan (task) yang harus diselesaikan dan kumpulan kondisi (condition) yang menentukan urutan dari pekerjaan (Aalst, 2002 : 4). Business process(proses bisnis) merupakan seperangkat aktivitas yang dilaksanakan dan dikoordinasi pada satu lingkungan organisatoris dan teknis.
Aktivitas ini disatukan untuk mewujudkan tujuan bisnis. Masing-masing proses
bisnis ditetapkan oleh satu organisasi, tetapi mungkin akan beriteraksi dengan
proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi lain. Proses bisnis tidak hanya
meliputi representasi dari proses bisnis, tetapi juga aktivitas tambahan (Weske,
2007 : 5).
Business process management(BPM) meliputi konsep, metode, dan ilmu pengetahuan tentang teknik untuk mendukung desain, administrasi, konfigurasi,
pengaturan dan analisa dari proses bisnis. Landasan dari business process management adalah representasi proses bisnis yang jelas dari aktivitas organisasi dan batasan pelaksanaan di antara mereka. Satu kali proses bisnis didefinisikan,
Secara tradisional, proses bisnis diatur secara manual, diarahkan oleh
pengetahuan dari anggota perusahaan dan dibantu peraturan dan prosedur yang
diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan dapat mendapat tambahan keuntungan
jika menggunakan sistem perangkat lunak (software) untuk mengkoordinasi aktivitas yang termasuk dalam proses bisnis. Softwareini disebut business process management system (BPMS). BPMS merupakan sistem perangkat lunak umum yang dikendalikan oleh gambaran proses yang jelas untuk mengkoordinasi
peraturan dari business process(Weske, 2007 : 6).
BPM mempunyai beberapa notasi grafik untuk memodelkan proses bisnis
yang disebut dengan business process modeling notation (BPMN). Business process model terdiri dari kumpulan model aktivitas dan batasan eksekusi dari aktivitas. Masing-masing business process model berfungsi sebagai cetak biru (blueprint) dari kumpulan pekerjaan yang merepresentasikan kasus dalam operasional dari perusahaan (Weske, 2007 : 7).
2.3. Workflow Management
Kamus Workflow Management Coalition’s menjelaskan bahwa workflow
merupakan otomatisasi dari sebuah proses bisnis, pada keseluruhan atau sebagian,
selama dokumen, informasi, atau tugas telah dilewati oleh seorang partisipan
kepada partisipan lain untuk mendapat tindakan, berdasarkan sekumpulan aturan
prosedur. Dari perspektif workflow, partisipan dapat berupa orang, aplikasi, mesin, atau proses lain atau workflow engine(Fischer, 2002 : 136).
mengintegrasi sistem. Tetapi teknologi workflow dapat juga digunakan untuk mengatur proses bisnis dimana manusia dilibatkan secara efektif, dengan
demikian akan meningkatkan kolaborasi diantara pekerja (Weske, 2007 : 50).
Workflow management system adalah sistem software yang mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola eksekusi workflow, melalui penggunaan software, berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menginterpretasi process definition, berinteraksi dengan pertisipan workflow, dan jika dibutuhkan, meminta penggunaan peralatan teknologi informasi dan aplikasi
(Weske, 2007 : 50). Workflow memiliki process modeling language berupa
graph-based woerkflow language yang juga memperhatikan ketergantungan data diantara akivitas proses (Weske, 2007 : 125). Masalah yang dapat diselesaikan
menggunakan pendekatan workflow mempunyai tiga karakteristik. Tiga kunci tersebut adalah koordinasi, durasi yang lama, dan partisipasi manusia (Microsoft,
2007 : 75).
Keuntungan yang didapatkan dari workflowyaitu dapat mengerti alur dari pekerjaan dalam perusahaan secara mendalam, mengawasi kontribusi perkerjaan
yang berguna untuk mengetahui biaya dan beban kerja, serta optimasi
menggunakan model pekerjaan yang dilakukan, dan dapat menggunakan model
untuk mengartikan perilaku (behavior) (Microsoft, 2007 : 76).
2.4. Document Management
Document management adalah otomatisasi kontrol dari dokumen elektronik, dokumen gambar, pengolah kata dokumen, dan dokumen kompleks
management memberikan beberapa keuntungan, antara lain adalah memungkinkan organisasi untuk menggunakan control yang besar pada
pembuatan, penyimpanan, dan distribusi dokumen, menghasilkan efisiensi lebih
besar dalam menggunakan kembali informasi, mengontrol dokumen termasuk
workflow process, dan mengurangi waktu dari siklus produk (Turban, 2001 : 498). Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dalam menangani business documentuntuk meningkatkan keuntungan dalam kompetisi mendasari terjadinya
peningkatan kemampuan document management system (DMS). DMS
menyediakan informasi dalam format elektronik untuk pembuatan keputusan.
Fungsi yang memungkinkan untuk disediakan oleh DMS meliputi identifikasi
dokumen, penyimpanan, pencarian, pelacakan, pengontrolan versi, workflow management, dan penampilan (Turban, 2001 : 498).
2.5. Alfresco
Alfresco merupakan suatu perangkat lunak Enterprise Content Management System (ECMS) open source yang dapat memberikan modularitas tinggi dan performa memadai. Alfresco dapat digunakan sebagai manajemen
Gambar 2.1. Arsitektur Alfresco (Syarif, 2009 : 32)
Alfresco menggunakan content repository yang difungsikan untuk server
penyimpanan, pencarian, akses, dan kontrol dari konten. Alfresco juga
mendukung untuk penggunaan pluggable aspect-oriented architecture secara langsung dengan menggunakan open sourcestandart dan component (Syarif, 2009 : 12).
Business process automation meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, mengalirkan proses, dan memperpendek siklus operasi. Alfresco meliputi
JBoss Business Process Management (JBPM), sebuah engineBPM dan workflow
yang dapat mengelola siklus hidup dokumen. Alfresco juga mendukung
Alfresco menggunakan model security membershipyang didasarkan pada pengesahan (siapa yang dapat akses) dan otorisasi (apa yang mereka dapat
lakukan). Alfresco menyediakan kemampuan untuk mengatur grup dan bagian
jenis dari pengguna, atribut pengguna, dan folder pengguna. Itu juga menyediakan
alat administratif untuk mengatur dan mengontrol keahlian membership (Syarif, 2009 : 86).
Tabel 2.1. Akses Level Alfresco (Syarif, 2009 : 100)
Type role Read Add Edit Delete
Consumer
Editor
Contributor
Collaborator
Coordinator
Dengan adanya fitur document management, penulis menggunakan alfresco sebagai software dasar, untuk membuat, mengelola, dan mengalirkan dokumen.
2.6. JBossBusiness Process Management
JBoss Business Process Management(JBPM) adalah sebuah BPMS yang dikembangkan oleh JBoss. Aplikasi ini terdiri atas aplikasi yang mengeksekusi
enterprise, dan dapat juga dijadikan sebagai mesin eksekusi proses bisnis dalam sebuah aplikasi. JBPM Process Engine mendukung eksekusi proses yang didefinisikan dengan bahasa JBPM Process Definition Language (JPDL) sebagai bahasa utama. Aplikasi JBPM Graphical Process Designer yang disediakan oleh JBPM dapat memvisualisasikan proses bisnis, dalam bahasa JPDL (Cumberlidge,
2007 : 54).
JBPM dibangun dengan konsep dari penantian. Hal ini mungkin terdengar
asing dalam perangkat lunak, tetapi dalam hal ini merupakan sebuah alasan yang
sangat baik untuk penantian. Mempersingkat proses bisnis kehidupan nyata dalam
suatu organisasi, melibatkan banyak manusia dan berbagai sistem, serta
berlangsung dalam sebuah periode. (Cumberlidge, 2007 : 73).
Perangkat lunak memerlukan beberapa cara penantian, hingga aktor dari
proses siap untuk lakukan aktivitasnya. Kemudian ketika aktor telah melakukan
aktivitasnya, perangkat lunak perlu mengetahui apa aktivitas berikutnya pada
rangkaian proses yang menunggu untuk dikerjakan oleh aktor selanjutnya
Gambar 2.2. Alfresco Workflow Administration
(http://wiki.alfresco.com/wiki/WorkflowAdministration, 2 Maret 2010, pk 23:41WIB)
Penyelarasan urutan dari "masa penantian, pekerjaan, masa penantian,
pekerjaan" ditangani oleh mesin JBoss BPM. Mesin JBPM mencari keterangan
process definition dan menyelesaikan cara, yang mana harus mengarahkan melalui proses (Cumberlidge, 2007 : 73).
2.7. JBPMProcess Definition Language
Proses visual memetakan apa yang ada pada process designer dari JBoss
JBPM menggunakan Graph Oriented Programming. Dengan menggunakan
process designer, pemprogram perangkat lunak tidak lagi menggunakan kode, tetapi mempergunakan satu proses pemetaan visual, yang dikenal sebagai suatu
Graf yang ditambah dengan XML adalah satu setelan notasi, yang disebut JPDL
yaitu JBPMProcess Definition Language (Cumberlidge, 2007 : 73).
Process definition yang ditetapkan pada JPDL disusun dari nodes,
transition, dan action, yang bersama-sama mendeskripsikan bagaimana satu kejadian (instance) dari proses harus berpindah pada graf terarah. Selama pelaksanaan dari proses, gerakan kejadian melalui graf terarah menetapkan satu
tanda (token), sebagai penunjuk ke node dari graf dimana kejadian sekarang ini sedang menunggu. Sebuah sinyal menunjuk token menggunakan transition yang harus berasal dari sebuah node. Sinyal menetapkan jalur yang digunakan dalam sebuah proses (Cumberlidge, 2007 : 73).
Sebuah proses graf tersusun dari beberapa node dan transition. Setiap node
memiliki jenis yang berbeda. Jenis-jenis node adalah (Cumberlidge, 2007 : 74) :
1. Task node
Task node merupakan gambaran dari satu atau lebih pekerjaan yang dilakukan oleh user. Ketika task node dieksekusi, pekerjaan akan diciptakan pada daftar kerja dari workflow participant. Kemudian,
node akan berada pada keadaan menunggu. Ketika user telah melakukan pekerjaan tersebut, sebuah trigger diciptakan yang akan meneruskan proses eksekusi.
2. State
State node adalah proses yang digunakan untuk menunggu. Node ini berbeda dengan task node karena state tidak menciptakan suatu task
untuk user yang ada. Statebiasanya digunkan untuk menunggu respon inputan dari luar sistem.
Gambar 2.4. Notasi State 3. Decision
Dalam pemodelan, terdapat dua tipe decision yang berbeda. Pertama
decision yang dibutuhkan oleh proses situ sendiri yang didasarkan pada pembagian datanya. Atau juga decision yang dibuat oleh user
dengan memberikan inputan dalam sistem.
Gambar 2.5. Notasi Decision 4. Fork
Fork digunakan untuk memecah sebuah alur eksekusi, menjadi beberapa alur.
5. Join
Join merupakan penggabungan antara beberapa alur parallel dengan
parent nodeyang sama. Join akan menunggu sampai semua alur telah sampai pada join node, baru kemudian akan melanjutkan eksekusi.
Gambar 2.7. Notasi Join 6. Node
Node ini merupakan node khusus, yang mengijinkan para developer
untuk menulis kode sesuai dengan keinginannya. Tetapi juga
mempertmbangkan logika dalam kode juga harus sesuai dengan design
proses yang telah dibuat.
Gambar 2.8. Notasi Node
Transition merupakan penghubung dari masing-masing node. Transition
mempunyai sebuah nodesumber dan nodetujuan. Nodesumber direpresentasikan dengan properti from dan node tujuan direpresentasikan dengan menggunakan properti to(JBPM, 2008 : 92).
Gambar 2.9. Notasi Transition
Action adalah sebuah potongan kode java yang dieksekusi diluar dari representasi gafis. Ketika graf telah diletakkan pada tempatnya, graf tersebut
berhubungan dengan graf tanpa merubah struktur dari graf tersebut. Tipe event
yang paling penting adalah masuk dalam node, keluar node, dan mengambil
transition(JBPM, 2008 : 93).
Action yang diletakkan pada eventakan dieksekusi ketika eventdipanggil.
Action dalam event tidak mempengaruhi kontrol dari alur proses. Sedangkan
action yang diletakkan pada node mempunyai tugas untuk menyebarkan ekskusi (JBPM, 2008 : 93).
Event menentukan pada saat eksekusi proses. JBPM engine akan menghidupkan eventselama graf dieksekusi. Eventselalu bergantung pada bagian dari process definition seperti process definition, node atau transition (JBPM, 2008 : 94).
Script merupakan action dimana secara umum semua variable proses tersedia sebagai script variable. Dengan demikian kita juga dapat mengubah penggunaan variableumum, yang ada pada sebuah node (JBPM, 2008 : 94).
2.8. Java
Java merupakan inovasi sebuah bahasa pemrograman yang dapat menjadi
pilihan untuk program yang akan berjalan pada berbagai sistem operasi. Java
dapat digunakan untuk internet dan aplikasi yang berbasis jaringan. Java juga
mengijinkan para penulis program untuk digunakan pada aplikasi berskala besar
yang dapat dijalankan tanpa terjadi perubahan pada komputer dengan sistem
operasi yang mendukung java. Hal ini yang banyak diaplikasikan pada komputer
saat ini (Horton, 2005 : 1).
1. Compatibility dan stability. Kode program java dapat berjalan pada sistem operasi yang memiliki runtime environment. Dan telah banyak kesalahan yang telah dibenahi, serta keberadaan sebuah virtual machinejuga mendukung stabilitas java.
2. Monitoring dan management. Java menyediakan fungsi untuk memonitor dan mengelola aplikasi yang biasanya mempunyai skala
enterprise dengan menggunakan teknologi java management extension.
3. Enterprise desktop. Java menyediakan integrasi dengan fasilitas
desktop untuk mengatasi keterbatasan yang dimiliki oleh aplikasi berbasis browser.
4. XML. Java juga menyediakan mendukung penggunaan XML
diantaranya adalah digital signaturedan streamingAPI untuk XML.
2.9. XML
Extensible Markup Language (XML) termasuk ke dalam keluarga Markup Language. Fungsi XML lebih ditujukan untuk menyimpan data dan informasi. XML didesain untuk membawa data, mendeskripsikan data dan berfokus pada
apakah data itu (Gabrick, 2002 : 38).
XML bukan merupakan pengganti HTML. Masing-masing dikembangkan
untuk tujuan yang berbeda. Jika HTML digunakan untuk menampilkan informasi
dan berfokus pada bagaimana informasi terlihat, XML mendeskripsikan susunan
informasi dan berfokus pada informasi itu sendiri. XML terutama dibutuhkan
mengandung format standard layaknya heading, paragraph, table dan lain
sebagainya (McLaughlin, 2001 : 9).
XML memiliki kemampuan dalam hal menyimpan informasi dan data.
Pada XML kita bisa menyimpan data baik dalam atribut maupun sebagai isi
elemen yang diletakkan diantara tag pembuka dan tag penutup. Kelebihan lain
yang dimiliki XML adalah bahwa informasi bisa di pertukarkan dari satu sistem
ke sistem yang lain (McLaughlin, 2001 : 9).
2.10. UML
Unified Modeling Language (UML) adalah notasi yang lengkap untuk membuat visualisasi model suatu sistem. Sistem berisi informasi dan fungsi, tetapi
secara normal digunakan untuk memodelkan sistem komputer. Kesulitan yang
muncul adalah timbulnya ketidak jelasan dan salah interpretasi di dalam
pembacaan kode pemrograman untuk pemodelan obyek tersebut (O’Docherty,
2005 : 115).
Dimulai tahun 1994, Booch, Rumbough dan Jacobson merupakan tiga
tokoh yang metodologi-nya paling banyak dipakai mempelopori organisasi yang
bertujuan menyatukan metodologi-metodologi berorientasi objek, organisasi
tersebut dinamakan OMG (Object Modelling Group). Pada tahun 1995 OMG merealisasi draft pertama dari UML (versi 0.8) dan pada tahun 1997 UML versi
1.1 muncul dan sekarang versi terbaru dari UML adalah versi 2.0. Pada tahun
1997 Booch, Runbaugh dan Jacobson menyusun tiga buku tentang UML. Sejak
saat itulah UML telah menjelma menjadi standar bahasa pemodelan untuk aplikasi
UML yang digunakan dalam penelitian ini adalah Usecase diagram,
Swimlanediagram, dan Sequentdiagram.
2.11. Metode Pengembangan Sistem
Metode adalah proses yang berpegang kepada disiplin untuk membuat
kumpulan model yang menjelaskan berbagai aspek dari sistem aplikasi dalam
pengembangan, menggunakan notasi yang didefinisikan. Metodologi merupakan
kumpulan metode yang diterapkan dalam siklus pengembangan aplkasi dan
diselaraskan dengan menggunakan sebuah pendekatan filosofis (Booch, 1998 :
17). Metodologi juga menjelaskan apa yang harus dihasilkan seperti dokumen,
diagram, atau kode dan apa susunan yang ada pada produk (O’Docherty, 2005 :
5).
2.12.Extreme Programming Development Lifecycle
Extreme Programming (XP) menghasilkan kualitas software dengan menggunakan dua bagian yang mendasari kualitas, yaitu ketepatan requirement
dan inti dari produk (Baird, 2002 : 12). XP mengijinkan perubahan dalam sebuah
siklus hidup proyek dan meningkatkan kualitas dengan membetulkan kesalahan
secepatnya, dan menyediakan arus balik yang konstan pada produk. Kemampuan
untuk mengkombinasikan dua parameter tersebut adalah dengan menggunakan
XP (Baird, 2002 : 13). Oleh karena itu penulis memilih menggunakan XP sebagai
Gambar 2.10. Perbandingan Metode Pengembangan (Baird, 2002 : 12)
Berdasarkan buku Stewart Baird Extreme Programming (XP) memiliki lima fase dalam proses pengembangan, yaitu (Baird, 2002 : 36):
2.1.1. Exploration
Fase exproration merupakan permulaan dari projek yang akan dilaksanakan. Dalam fase ini pengguna dan pengembang yang bekerja
bersama untuk mengeksplorasi teknologi yang memungkinkan untuk
digunakan, mendefinisikan kebutuhan, serta melengkapi daftar dari user story(Baird, 2002 : 37) .
2.1.1. Planning
Fase ini merupakan satu tahap pendek dimana pengguna dan
pengembang sependapat pada fitur yang akan diluncurkan pertama. Fitur
(user stories) disampaikan dengan membuat proses bisnis dan teknis dari fitur tersebut (Baird, 2002 : 38).
2.1.1. Iterations
Fase iterasion adalah dimana pekerjaan nyata dari pembangunan
prioritas tertinggi, kemudian melakukan pengembangan dengan
pembuatan kode dan melakukan pengujian (Baird, 2002 : 39).
2.1.1. Productionizing
Pada akhir dari peluncuran, produk sistem yang dikembangkan
diverifikasi untuk diterapkan dalam lingkungan pengguna. Tahap
verivikasi ini juga berguna dalam menguji produk dengan sampel user
untuk melakukan uji penerimaan terhadap peluncuran yang terakhir dari
pengembangan sistem (Baird, 2002 : 40).
2.1.1. Maintenance
Setelah pengembangan telah selesai dilakukan dan berada dalam
tahapan maintenance. Dengan menggunakan XP dapat secara konstan melakukan evolusi, refactor, dan refining sistem yang telah dikembangkan. Kemampuan unruk meningkatkan mutu sistem dapat
dilakukan dengan uji otomatisasi yang diverifikasi oleh sistem. Hal ini
daiharapkan dapat membantu dalam pengubahan kode program dengan
kepercayaan yang tinggi.
Perlu diperhatikan juga adalah migrasi data dan strategi
penambambalan sistem yang digunakan agar pada saat dilakukan tidak
mempengaruhi atau memperburuk kinerja dari sistem yang telah berjalan
dengan stabil (Baird, 2002 : 41).
Tabel 2.2.Extreme Programming Role’s Group Role Responsibilities
Business Customer Membiayai, mengarahkan, memimpin bisnis
Manager Menjadwalkan pertemuan, menghadapi pengguna dan manajemen, menjelaskan kebingungan tim,
menghadiri pertemuan.
Technical Developer / programmer
Memperkirakan stories, menentukan tugas teknikal, implementasistories(menulis kode dan pengujian).
Tracker Memonitor kemajuan proyek, inisiasi tindakan jika terjadi masalah monitoring.
Coach Memastikan XP diterapkan, mentoring, memimpin tim teknis, Memberika pertolongsn jika dibutuhkan.
2.13. Penelitian Terdahulu Tentang Alfresco
Penelitian sejenis tentang workflow dokumen yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian adalah sebagai berikut (Ikhwan, 2007 : 1):
Peneliti : Choirul Ikhwan dan Hendrik
Judul Penelitian : Penanganan Proyek Pengembangan Perangkat
Lunak ..Dengan Alfresco
Tahun Penelitian : 2007
Instansi : Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi
..Industri, Universitas Islam Indonesia
pengembangan perangkat lunak dengan cukup efektif dan cukup mudah untuk
digunakan. Penelitian yang telah dilakukan tersebut, meneliti penggunaan
Alfresco secara administratif, serta menunjukkan bahwa dari sisi pengembangan
atau kostumisasi relative lebih sulit untuk dilakukan.
2.14. Metode Pengumpulan Data
2.14.1. Pemilihan Sampel(Hasibuan , 2007 : 72)
Research sampling atau study sampling berguna untuk mencari dan
meneliti sebagian kecil dari obyek, situasi atau periswa. Sebagian individu
yang diselidiki dalam penelitian tersebut disebut sampel atau contoh,
sedangkan semua individu yang diperoleh dari sampling tersebut disebut
dengan populasi.
Populasi adalah sekelompok orang, kejadian atau segala sesuatu
yang mempunyai karakteristik tertentu. Anggota Populasi disebut elemen
populasi. Penentuan populasi berbeda dengan unit analisis. Unit analisis
bisa pada tingkat individual, kelompok atau organisasi. Jika unit analisis
adalah individual, maka populasi data akan menentukan siapa dan berapa
individu yang akan diteliti.
Teknik-teknik Sampling :
a. Tenik random sampling (probability sampling) atau pengambilan sampling secara acak adalah teknik pengambilan sampel dimana semua
individu dalam populasi baik secara sendiri-sendiri atau bersama-sama
b. Teknik non random sampling (nonprobability sampling) adalah cara pengambilan sampel dimana tidak semua anggota populasi memiliki
kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sampel penelitian.
Penggunaan teknik sampling nonprobability ini terkadang digunakan dengan mempertimbangkan faktor-faktor tertentu.
2.14.2. Wawancara
Teknik pengumpulan data survei dilakukan dengan menggunakan
teknik wawancara yang berupa tanya jawab peneliti dengan responden
(narasumber). Wawancara tersebut berupa percakapan langsung (face to
face) antara dua pihak atau lebih untuk mendapatkan informasi secara
lisan dengan tujuan untuk memperoleh data yang dapat menjelaskan
ataupun menjawab suatu permasalahan penelitian. Wawancara merupakan
salah satu faktor penting dalam menggali informasi dari narasumber
(Hasibuan , 2007 : 84).
2.14.3. Kuesioner
Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang diajukan pada
seorang responden untuk mencari jawaban dari permasalahan yang diteliti.
Dalam kuesioner terdapat pertanyaan, pernyataan dan isian yang harus
dijawab oleh responden. Jawaban yang diberikan bias bersifat tertutup
dimana alternatif jawaban telah disediakan oleh peneliti,dan ada juga
jawaban terbuka dimana responden bebas menuliskan jawabannya tanpa
yang merupakan campuran dari jawaban tertutup dan terbuka (Hasibuan ,
2007 : 86).
2.14.4. Studi Pustaka
Pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca buku-buku
terkait yang dapat dijadikan bahan acuan bagi pengembangan sistem
29
3.1. Kerangka Berpikir
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tahapan-tahapan
kegiatan dengan mengikuti rencana kegiatan yang tertuang dalam kerangka
berpikir.
Gambar 3.1. Ilustrasi Kerangka Berpikir
3.2. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, diperlukan data-data serta informasi sebagai bahan
yang dapat mendukung kebenaran materi uraian dan pembahasan. Teknik
pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
a. Penentuan Sampel
Penentuan sampel dilakukan untuk pengujian akhir sistem,
menggunakan metode nonprobrability sample, yaitu sampling aksidental. Merujuk pada buku Hasibuan, sampling aksidental merupakan teknik
penentuan sampel berdasarkan faktor spontanitas, artinya siapa saja yang
karakteristiknya maka orang tersebut dapat digunakan sebagai sampel.
Aksidental dipilih karena terdapat ketidakjelasan dalam jumlah populasi,
sehingga penulis menggunakan kriteria khusus dalam menentukan sampel.
Tahapan pemilihan sampel yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai
berikut :
Gambar 3.2. Tahapan Pemilihan Sampel
b. Wawancara
Penulis melakukan pertemuan dan wawancara kepada pihak-pihak
yang nantinya akan berhubungan dengan sistem yang akan dikembangkan
ini. Pihak-pihak yang dimaksud adalah Ibu Viva Arifin sebagai sekretaris
program studi dan Bapak Zulfiandri sebagai dosen. Pada saat wawancara
dengan Ibu Viva didapatkan dokumen usulan prosedur skripsi tahun 2009
pada Program Studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Kemudian penulis juga melakukan wawancara dengan mahasiswa yaitu
Aryanti Saputri dan M. Iqbal. Dari wawancara yang dilakukan kepada
waktu selama 2 bulan, sedangkan M. Iqbal membutuhkan waktu selama 1
bulan. Hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran wawancara.
c. Studi pustaka
Pada tahapan pengumpulan data dengan cara studi pustaka, penulis
mencari referensi-referensi yang relevan dengan objek yang akan diteliti.
Pencarian referensi dilakukan di perpustakaan, toko buku, maupun secara
online melalui internet. Setelah mendapatkan referensi-referensi yang relevan tersebut, penulis lalu mencari informasi-informasi yang
dibutuhkan dalam penelitian ini dari referensi-referensi tersebut. Informasi
yang didapatkan digunakan dalam penyusunan landasan teori, metodologi
penelitian serta pengembangan aplikasinya secara langsung.
Pustaka-pustaka yang dijadikan acuan dapat dilihat pada halaman daftar Pustaka-pustaka.
d. Kuisioner
Teknik ini digunakan dalam pengujian (testing) akhir guna mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap workflow dokumen proposal skripsi. Hasil kuesioner pengujian terdapat dalam lampiran user acceptance test.
3.3. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini
metodologi ini juga dikarenakan aplikasi yang dikembangkan berfokus pada
coding dan testing. Alasan lain adalah adanya keterlibatan user dalam pembangunan aplikasi misalnya pada tahap exploration dengan mengumpulkan
user stories. Selain itu, XP dipilih karena waktu pengerjaan sistem yang singkat. Merujuk pada buku Stewart Baird, XP terdiri dari beberapa kumpulan aturan dan
praktek yang berhubungan pada empat kerangka kegiatan, yaitu exploration, planning, iteration, dan productionizing. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis dalam pengembangan sistem, yaitu :
a. Exploration Phase
Pada fase ini dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
1) Identifikasi vision
2) Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem
3) Menentukantoolsdan teknologi 4) Studi fisibilitas
Tahapan explorationini akan menghasilkan : 1) Vision statement
2) System metaphor
3) User story b. Planning Phase
Dalam fase ini dilakukan beberapa kegiatan, antara lain :
1) Menentukan batasan dan prioritas
2) Membuat tahapan teknis
4) Mempersiapkan uji penerimaan pengguna.
Fase ini menghasilkan ;
1) Release schedule
2) User Acceptance Test (UAT) Criteria c. Iterations Phase
Fase ini dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
1) Membuat kriteria pengujian
2) Membuat desain sederhana
3) Implementasi
4) Integrasi
5) Melakukan uji penerimaan
6) Melacak kemajuan
7) Menentukan penerimaan
Fase iteration ini menghasilkan :
1) Kriteria Pengujian
2) Listing Program
3) Hasil Pengujian
d. Productionizing Phase
Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap sistem yang
telah dikembangkan menggunakan kriteria uji penerimaan pengguna
35
4.1. Exploration Phase(Fase Eksplorasi) 4.1.1. Identifikasi Vision
Vision adalah suatu pandangan umum tentang kebutuhan inti pengembangan sistem workflow dokumen. Vision menangkap kebutuhan dan keharusan desain pengembangan sistem pada level yang sangat tinggi,
guna memberikan pemahaman tentang sistem workflow dokumen yang akan dikembangkan.
Vision tertuang ke dalam vision statement yang menyediakan sebuah dasar kontrak berlevel tinggi dalam penguraian tujuan dari
pengembangan sistem workflow dokumen. Costumer dan manager
bekerjasama dalam pembuatan vision statement pengembangan sistem
workflowdokumen.
Berikut adalah vision statement pengembangan sistem workflow
dokumen :
Vision Statement Date
Briefly describe the vision of project development.
Gambar 4.1. Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Yang Berjalan
Gambar 4.1. merupakan prosedur pengaajuan skripsi yang berjalan
pada Program Studi Teknik Informatika. Dari gambar 4.1. tersebut,
terdapat langkah atau tahapan sebagai berikut :
1. Mahasiswa mengajukan proposal skripsi kepada staff akademik
prodi.
2. Staff akademik prodi menyerahkan kepada sekretais prodi.
3. Sekretaris prodi menentukan kelayakan proposal skripsi. jika
layak maka akan diserahkan kepada dosen, jika tidak layak
akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk direvisi atau
diganti dengan topik yang baru.
4. Setelah proposal dinyatakan layak, kemudian bahas dalam
dosen, untuk mengetahui dosen yang bersedia untuk menjadi
pembimbing 1 dan 2.
5. Skretaris prodi menunjuk dua dosen untuk menjadi dosen
pembimbing 1 dan 2.
6. Dosen yang ditunjuk oleh sekretaris prodi memberikan
pernyataan apakah bersedia atau tidak, untuk menjadi
pembimbing skripsi. Jika salah satu dari dosen yang ditunjuk
tidak bersedia, maka sekretaris prodi kembali menunjuk dosen
yang lain. Jika kedua dosen yang ditunjuk bersedia, maka
proposal diserahkan kepada ketua prodi.
7. Ketua prodi menentukan kelayakan akhir dari hasil pengajuan
proposal dan pembimbingan skripsi. Jika ketua prodi
menyetujui maka akan dibuatkan data SK yang akan digunakan
oleh staff fakultas untuk pengajuan penerbitan surat tugas
pembimbingan. Jika ketua prodi tidak menyetujui, maka
proposal akan dikembalikan kepada sekretaris prodi untuk
dilakukan dilakukan penunjukan ulang atau mengembalikan
kepada mahasiswa untuk direvisi.
Dari proses diatas terdapat 5 tahapan yang dilakukan oleh
mahasiswa, yaitu mengajukan proposal kepada staff prodi, mengajukan
proposal kepada pembimbing 1, mengajukan proposal kepada pembimbing
2, mengajukan proposal kepada ketua prodi, dan menyerahkan hasil
persetujuan ketua prodi kepada staff fakultas.
4.1.2. Identifikasi Ruang Lingkup dan Kebutuhan Sistem
Ruang lingkup dan kebutuhan sistem untuk workflow dokumen tertuang dalam system metaphor dan user story. System metaphor
dikembangkan. System metaphoryang dihasilkan dalam tahapan ini adalah sebagai berikut :
System Metaphor
Date
Briefly describe the vision of project development.
Sistem yang dikembangkan dapat diibaratkan sebagai sebuah virtual office atau kantor maya yang memungkinkan bagi user atau costumer untuk mengupload dokumen proposal skripsi, edit dokumen proposal, melakukan workflow terhadap sebuah dokumen proposal, dan melakukan pencarian terhadap dokumen proposal skripsi
User storymerupakan penjelasan non-teknis dari kebutuhan sistem yang ditulis secara singkat oleh clientdalam hal ini Ibu Viva. Jika terdapat kebutuhan yang belum didefinisikan, pengguna dapat menambahkannya
pada user story dasar (base story) atau membuat user story baru sebagai penambahan untuk base story. Sehingga user story digunakan sebagai salah satu alat komunikasi antara pengguna dan pangembang sistem. User storydasar adalah sebagai berikut :
User Story Base
Story No. 1 Date Started
Developer Wahyudianto Date Completed
Pada sistem workflow dokumen, ruang lingkup pengembangan adalah pada proses pengajuan proposal skripsi, yang kebutuhannya terdiri
dari proses workflow, uploaddokumen, dan editdokumen, serta pencarian dokumen proposal skripsi. Visualisasi kebutuhan sistem dapat dilihat pada
gambar 4.2.
staff_akademik
ka_prodi upload proposal
mahasiswa
dosen
fakultas search proposal
workflow proposal <<include>>
prodi
sek_prodi
staff_fakultas pembimbing
edit proposal <<include>>
Gambar 4.2. Diagram Usecase
Ruang lingkup dan kebutuhan yang tertuang dalam user story, tersebut dapat dilihat pada lampiran user story.
4.1.3. Menentukan Toolsdan Teknologi
versi 6.0.18 (J2EE) dan server database dalam hal ini MySQL
Communityversi 5.1.30.
Untuk mengembangkan Alfresco, digunakan Alfresco Standard Development Kits (SDK) Labs Edition versi 3.0 sebagai dasar pemrograman. Eclipse digunakan sebagai tools pengembangan karena Alfresco merupakan proyek yang dikembangkan dengan Eclipse. Serta
plugin JBPM Graphical Process Designeruntuk Eclipse yang digunakan untuk mengembangkan workflow. Tools dan teknologi yang digunakan telah dicoba dan dipastikan dapat memenuhi kebutuhan pengguna sesuai
dengan vision statement.
4.1.4. Studi Fisibilitas
a. Sumber Daya
Jika ditinjau dari studi kelayakan sistem pada sisi sumber
daya, sistem yang dikembangkan membutuhkan sumber daya
antara lain berupa manusia, server, jaringan komputer, serta
toolsyang dibutuhkan. Dan sumber daya tersebut telah tersedia di FST. Staff FST dapat ditugaskan sebagai admin. Server
dapat menggunakan komputer yang terdapat pada PUSDATIN.
Jaringan komputer dapat menggunakan wifi fakultas atau
menggunakan sub-domain www.fstuinjkt.ac.id. Sedangkan
tools menggunakan open source software. Maka ditinjau dari sisi sumber daya sistem ini dapat dikembangkan.
Dari sisi teknologi, sistem ini dikembangkan dengan
berbasis web, maka dapat diakses oleh client dengan berbagai macam tipe web browser, seperti misalnya Mozilla Firefox, Opera, dan Internet Explorer. Sedangkan dari sisi server,
aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa
pemrograman Javayang bersifat multi platformsehingga dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows maupun
Unix. Pada penelitian ini, penulis menggunakan web browser
Mozilla Firefox dan sistem operasi berbasis Windows.
c. Waktu
Dari sisi waktu, sistem yang dikembangkan mendukung
proses workflow untuk proposal skripsi. Dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem extreme programming, dapat mempercepat pengembangan sistem workflowproposal skripsi. Sesuai dengan waktu yang dibutuhkan pada metodologi
extreme programming, waktu maksimal pengembangan sistem adalah tiga bulan (http://www.information-age.com/channels/
development-and-integration/features/451431/the-agile-revoluti
on.thtml, diakses pada 18 November 2010, 13:52). Sehingga
pengembangan sistem workflow dokumen dapat dilakukan dengan waktu maksimal 3 bulan.
d. Biaya
dimana pengembang tidak perlu mengeluarkan biaya untuk
mendapatkan lisensi dari tools dan teknologi yang digunakan. Dengan demikian, ditinjau dari sisi waktu pengembangan
sistem workflowdokumen dapat dilakukan.
4.2. Planning Phase(Fase Perencanaan) 4.2.1. Menentukan Batasan dan Prioritas
Batasan dan prioritas ditentukan dari vision document dan base story yang telah dibuat. Base story dipecah menjadi beberapa story yang mewakili fitur atau fungsi dari sistem.
Tabel 4.1.High-Level Feature List
User Story Estimate (Weeks)
Workflowdokumen proposal 7
Tipe dan properti dokumen proposal 3
Total 10
Penulis memecah base story menjadi 2 user story berdasarkan fungsionalitas sistem, yaitu :
a. Workflowdokumen
Story No. 1.1 Date Started
Developer Wahyudianto Date Completed
Priority 1
Story Description :
dosen ke sek_prodi atau ka_prodi, ka_prodi selesai.
b. Tipe dan properti dokumen
Story No. 1.2 Date Started
Developer Wahyudianto Date Completed
Priority 2
Story Description :
Menyediakan content model yaitu Content Type : Proposal Skripsi, properti : nim dan nama pada saat upload dokumen, serta untuk pencarian dokumen dengan menambahkan nim, nama dan content type proposal skripsi pada form pencarian dokumen proposal
4.2.2. Membuat Tahapan Teknis
Tahapan teknis dituangkan dengan membuat task storypada setiap
user story. Task story berguna untuk memberikan petunjuk tahapan pekerjaan yang akan dilakukan untuk pengimplementasian secara teknis
dari user story.
Story No. 1.2 Date Started 10/10/10
Developer Wahyudianto Date Completed
Priority 1
Story Description :
Workflow proses : mahasiswa ke staff, staff ke sek_prodi, sek_prodi ke mahasiswa atau dosen,dosen ke sek_prodi, sek_prodi ke dosen, dosen ke sek_prodi atau ka_prodi, ka_prodi selesai.
Task Description Estimate
Membuat workflowdiagram Membuat process definition Membuat resource bundle Membuat web config ui
Comments :
Date Comment Developer
Code Completed (Y/N) : Integrated (Y/N) : Actual Hours :
Untuk user storylebih lanjut dapat dilihat pada lampiran user story
4.2.3. Membuat Rencana Peluncuran
Rencana peluncuran merupakan tahapan perencanaan iterasi dari
pengembangan sistem dengan menggunakan hasil dari tahapan scopedan prioritas dari user story yang ada. Story yang menjadi prioritas pertama akan menjadi iterasi yang pertama dalam pengembangan sistem.
Berdasarkan scope dan prioritas user story, dapat dibuat rencana peluncuran sebagai berikut :
Tabel 4.2. Rencana Peluncuran
Story Effort Iteration 0 Iteration 1 Iteration 2
Setup, space, dan security 3
Workflowdokumen 3
Tabel 4.2. menunjukan bahwa dalam pengembangan sistem
workflow dokumen, terdapat tiga iterasi dan sebuah iterasi akan terus berjalan sebelum menyelesaikan seluruh task story dan kepuasan
costumer.
4.2.4. Mempersiapkan Uji Penerimaan Pengguna
Setelah pengembangan sistem workflow dokumen prosedur
pengajuan proposal skripsi dilakukan, perlu dilakukan proses pengujian
(testing) terhadap sistem yang telah dibuat. Pengujian yang akan dilakukan yaitu beta testingyang dilakukan oleh pengguna sistem menggunakan data yang sebenarnya. Pengujian tersebut menggunakan metode black box testing.
Daftar kriteria uji penerimaan pengguna terdapat pada lampiran
User Acceptance Test (UAT) sebagai dokumentasi persiapan pengujian terhadap workflowdokumen prosedur pengajuan proposal skripsi.
4.3. Iterations Phase(Fase Perulangan) 4.3.1. Iteration0
Sesuai dengan rencana pelepasan pada fase perencanaan, user story
yang diimplementasikan pada iteration 0 adalah story nomor 1.1. Story
4.3.1.1. Membuat Kriteria Pengujian
a. Memeriksa akses keamanan untuk userpada spaceatau
folder
Langkah Pengujian :
1) Login dengan userdari masing-masing group
2) Masuk pada spaceskripsi Kriteria keberhasilan :
1) User dengan level consumer hanya dapat view content
2) User dengan level contributor dapat view dan add content
3) Userdengan level editordapat viewdan editcontent 4) Userdengan level coordinatordapat view, add, edit,
dan delete content
4.3.1.2. Membuat Disain Sederhana
a. Userdan Group
Tabel 4.3. Daftar Userdan Group
Group User Keterangan
Mahasiswa Mahasiswa Semua Mahasiswa
Dosen Dosen Semua Dosen
Prodi Ketua, Sekretaris, Staff Akademik
P. Yusuf, B. Viva, P. Tomi
Dari table 4.3. dapat dilihat, terdapat empat group
yang terdiri dari userindividu. Groupmahasiswa terdiri dari seluruh mahasiswa program studi Teknik
Informatika. Sedangkan groupdosen terdiri dari seluruh dosen program studi Teknik Informatika. Group prodi terdiri dari staff akademik, sekretaris, dan ketua prodi.
Sedangkan untuk group fakultas terdiri dari satu user
yaitu staff akademik fakultas.
b. Space
Tabel 4.4. Daftar Direktori Space
Space Subspace Content
Proposal Skripsi
Proposal Diajukan Proposal yang diajukan Mahasiswa Proposal Disetujui Proposal yang telah disetujui Data SK Data proposal yang telah disetujui
Skripsi merupakan root space atau folder. Dalam
space proposal skripsi terdiri dari tiga subspace yaitu proposal diajukan, proposal disetujui, dan data sk.
c. Akses Pengguna
Tabel 4.5. Daftar Level Akses Pengguna
Group :User SpaceProposal Skripsi Proposal
Diajukan
Proposal
Disetujui
Data SK
Group:mahasiswa Contributor Consumer Consumer
Group:prodi Consumer Consumer Consumer Group:fakultas Consumer Consumer Consumer
User:sek prodi,ka prodi Coordinator Coordinator Coordinator
Tabel 4.5 merupakan matrik akses user terhadap
space proposal skripsi. Pada tabel tersebut user sek prodi dan ka prodi yang termasuk group prodi mempunyai akses coordinator yang berarti mempunyai akses penuh. Sementara groupprodi sendiri mempunyai akses sebagai consumer. Dalam hal ini tidak menjadi masalah, yang berarti dari grup prodi hanya sek_prodi
dan ka_prodi yang mempunyai akses coordinator, sedangkan yang lain tetap consumer.
4.3.1.3. Implementasi
a. Instalasi dan Konfigurasi Alfresco
Dalam pengembangan sistem ini tentunya harus
melakukan instalasi dan konfigurasi Alfresco Labs 3.0 dengan MySQL.
Installasi keduanya dilakukan dengan standart.
Kemudian setting database yaitu dengan menggunakan kode sql:
create database alfresco default
character set utf8;
grant all on alfresco.* to
grant all on alfresco.* to 'alfresco'@'localhost.localdomain' identified by 'alfresco' with grant option;
Selain database, konfigurasi juga perlu dilakukan untuk
server email. Konfigurasi dilakukan pada file custom-repository.properties yang terletak pada
<alfresco>\tomcat\shared\classes\alfresco\extension
yaitu :
mail.host=localhost mail.port=25
mail.username=alfresco@localhost mail.password=alfresco
mail.from.default=alfresco@alfresco.o rg
Kemudian konfigurasi dilakukan pada Mercury
Mail Server sebagai sebagai server lokal. Konfigurasi pada Mercury dilakukan dengan menambah akun email
sesuai dengan akun email pada Alfresco.
Konfigurasi kemudian dilakukan pada mail client
dengan menggunakan Outlook, dengan menggunakan akun email Alfresco. Kemudian start Alfresco Server
dari startmenu. b. Userdan Groups
Tahapan ini menggunakan menu administrative console dari Alfresco dengan melakukan login sebagai
admintrator (user : admin dan password : admin). Pembuatan akun user dikakukan dalam menu user administrationdengan contoh minimum data :
First name : Last name : Email :
Space allocation : User name : Password :
Setelah semua user telah dibuat, selanjutnya adalah pembuatan group. Mengelola Grup merupakan menu untuk pembuatan group. Setelah group telah dibuat kemudian memasukan user pada group yang telah disebutkan pada table 4.3.
c. Space
