TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS
SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN
INTERNATIONAL HOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH :
DUMA HOTMA LINA SILALAHI
102204030
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL
HOTEL MEDAN
OLEH :
DUMA HOTMA LINA SILALAHI 102204030
Dosen Pembimbing, Dosen Pembaca,
Rizky Hadi Nasution, S.E.
NIP. 196007111989032001 Dra. Nur Cahaya Bangun, M.Si
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN
BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL
HOTEL MEDAN
Oleh : DUMA HOTMA LINA SILALAHI
NIM : 102204030
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan,
NIP. 195110131976031001 Dr. Syahron Lubis, M.A
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA Ketua
ABSTRAK
Kertas karya ini berjudul Tinjauan Tentang Efisiensi Dan Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel Medan. Masalah yang akan diteliti kertas karya ini adalah efisiensi dan efektifitas banquet.
Maksud efisien di dalam pelayanan ini adalah pada saat acara berlangsung seorang pramusaji membawa makanannya dengan kereta dorong (gueridon) kemudian menyajikan makanan kepada tamu, bergerak secara serempak mengambil makanannya dari kereta dorong yang diparkir dekat pintu masuk ruang makan. Efektifitas dalam pelayanan adalah agar seorang pramusaji senantiasa standby dalam ruang makan selain bertugas menyajikan makanan serta mengangkat alat-alat kotor dari atas meja makan setelah tamu selesai makan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan dan data yang diperoleh melalui wawancara terhadap beberapa informan. Teori yang diuraikan adalah teori mengenai kepariwisataan serta Hotel secara umum dan banquet secara khusus. Hasil penelitian dan praktek kerja lapangan food and beverage service khususnya banquet Asean International Hotel Medan menunjukkan bahwa Hotel Asean International Medan memiliki efisiensi dan efektifitas sistem pelayanan di banquet telah sesuai dengan standard Hotel Bintang Empat.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan Karunia-Nya yang begitu besar, sehingga penulis dapat
menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Tinjauan Tentang Efisiensi dan Efektifitas Sistem Pelayanan Pada Asean International Hotel Medan” kertas karya ini merupakan salah satu syarat akademis untuk menyelesaikan studi dari Program Ahli Madya Pariwisata Bidang Keahlian
Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulisan Kertas karya ini diperoleh berdasarkan pengetahuan dan
pengalaman penulis selama masa perkuliahaan dan PKL di Hotel Asean
International Medan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan dalam penyusunan dan penyelesaian kertas karya ini. Penulis
banyak menemui kesulitan, namun dengan bimbingan dan bantuan dari
berbagai pihak maka penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Oleh
karena itu, dalam kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati
mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan doa,
dorongan/semangat, saran maupun bantuan-bantuan yang lain yang berguna
bagi penulis karena tanpa bantuannya kertas karya ini tidak akan pernah
Pada kesempatan ini pemnulis menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada :
1. Dr.Syahroon Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Arwina Sufika, S.E., M.Si. selaku Ketua Program Studi Pariwisata
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan.
3. Rizky Hadi Nasution, S.E. selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyakmemberikan arahan, bimbingan dan masukan dalam
menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.
4. Dra. Nur Cahaya Bangun, M.Si selaku dosen pembaca yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan dalam menyelesaikan
kertas karya ini dengan baik.
5. Staf pengajar pada Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara Medan.
6. Pimpinan, Staf, Karyawan Hotel Asean International Medan yang
telah membantu penulis selama PKL.
7. Teristimewa buat kedua orang tua penulis Drs. Rajiman Silalahi dan
Donna Damanik (+) / Sanni Sitio, Kakak penulis Lely Silalahi S.p.d,
abang penulis saya Jhonny Silalahi S.T dan adek penulis Imanuel
Silalahi, Bimo Silalahi, Helen Rumahorbo yang menjadi motivasi
banyak dukungan moril maupun materil hingga penulis dapat
menyelesaikan kertas karya ini.
8. Buat Hisar Fransco yang telah memberikan penulis dukungan moral
dalam menyelesaikan kertas karya ini.
9. Tidak lupa juga kepada seluruh keluarga penulis yang tidak
disebutkan satu persatu yang memotivasi dan mendoakan penulis.
10.Buat teman-teman 2010 Perhotelan dan Usaha Wisata yang tidak
dapat di sebut satu persatu terima kasih buat dukungannya.
11.Teman-Teman Casual di Sari Catering, Pak Muadi, Bang Roni, Bang
Ari, Salmon, Adi, Ira Sipayung Teman Seperjuangan Casualku.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam kertas karya ini.
Untuk itu penyusun mengharapkan segala kritik dan saran yang membangun
untuk menyempurnakan kertas ini. Besar harapan penulis, kertas karya ini
dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membaca.
Medan, Oktober 2013 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
BAB I : PENDAHULUAN... 1
1.1 Alasan Pemilihan Judul ... 1
1.2 Batasan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Penulisan ... 2
1.4 Metode Penelitian ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II : URAIAN TEORITIS ... 6
2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Banquet ... 6
2.2 Macam – macam Banquet ... 10
2.3 Peralatan dan Perlengkapan Banquet ... 13
2.4 System Pelayanan Banquet ... 18
2.5 Efisiensi dan Efektifitas ... 21
BAB III : TINJAUAN UMUM TENTANG ASEAN INTERNATIONAL HOTEL MEDAN ... 23
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ... 23
3.2 Klasifikasi Hotel ... 25
3.3 Fasilitas ... 26
BAB IV : TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTAM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN
INTERNATIONAL HOTEL MEDAN ... 34
4.1 Tata Operasional Banquet Hotel Asean Medan ... 34
4.2 System Pelayanan Banquet ... 40
4.3 Efisiensi dan Efektifitas Banquet ... 44
4.4 Hambatan & Solusi ... 46
4.4.1 Speed of service ... 46
4.4.2 Pembagian kerja ... 46
4.4.3 Equipment ... 47
BAB V : PENUTUP ... 49
5.5.1 Kesimpulan ... 49
5.5.2 Saran ... 50
ABSTRAK
Kertas karya ini berjudul Tinjauan Tentang Efisiensi Dan Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel Medan. Masalah yang akan diteliti kertas karya ini adalah efisiensi dan efektifitas banquet.
Maksud efisien di dalam pelayanan ini adalah pada saat acara berlangsung seorang pramusaji membawa makanannya dengan kereta dorong (gueridon) kemudian menyajikan makanan kepada tamu, bergerak secara serempak mengambil makanannya dari kereta dorong yang diparkir dekat pintu masuk ruang makan. Efektifitas dalam pelayanan adalah agar seorang pramusaji senantiasa standby dalam ruang makan selain bertugas menyajikan makanan serta mengangkat alat-alat kotor dari atas meja makan setelah tamu selesai makan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan dan data yang diperoleh melalui wawancara terhadap beberapa informan. Teori yang diuraikan adalah teori mengenai kepariwisataan serta Hotel secara umum dan banquet secara khusus. Hasil penelitian dan praktek kerja lapangan food and beverage service khususnya banquet Asean International Hotel Medan menunjukkan bahwa Hotel Asean International Medan memiliki efisiensi dan efektifitas sistem pelayanan di banquet telah sesuai dengan standard Hotel Bintang Empat.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Alasan Pemilihan Judul
Kegiatan menyelenggarakan jasa pelayanan makan minum oleh food
and beverage departemen dapat ditinjau melalui ruang lingkup sempit
dan ruang lingkup yang luas. didalam ruang lingkup yang sempit,
penyelenggaraan kegiatan penanganan makan dan minum meliputi food
and beverage serviceoperation, food production, bar service operation.
Banquet mula-mula berarti panjang, untuk tempat duduk memanjang
bersifat permanen sepanjang dinding restoran, banquet diartikan sebagai
upacara / pesta -pesta spesial yang diorganisasi untuk tujuan profesional,
sosial maupun upacara kebesaran jadi banquet merupakan
penyelenggaraan jamuan makan secara resmi untuk sejumlah besar orang
( minimum 15 orang ) yang biasanya disertai pidato-pidato atau upacara-
upacara.
Pelayanan yang baik adalah mengantarkan makanan dengan cara
yang efisien yang dikombinasikan dengan teknik pelayanan yang tepat,
penuh perhatian serta keramah-tamahan.
Oleh karena banquet membutuhkan efisiensi & efektifitas diluar
penulis tertarik membuat tugas akhir dengan judul Tinjauan Efisiensi dan
Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel
Medan.
1.2Batasan Masalah
Agar penulisan kertas karya ini memperoleh hasil yang optimal maka
perlu pembatasan masalah untuk lebih memperjelas tujuan penulisan.
Adapun batasan masalah dalam kertas karya ini adalah efisiensi & efektifitas
dibanquet disebabkan hampir semua aspek yang berkenan dengan acara
kegiatan banquet sudah diketahui sebelumnya seperti jumlah peserta, tata
duduk, menu, dan lain-lain maka pada dasarnya kegiatan pelayanan untuk
acara banquet ini lebih mudah dan praktis untuk dilaksanakan, segala
sesuatunya telah dipersiapkan secara matang, penulis membatasi
permasalahan pada kinerja Hotel (speed of service), pemanfaatan peralatan
efisiensi, dan efektifitasnya.
1.3Tujuan Penulisan
Penyusunan kertas karya ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat
kelulusan dalam menyelesaiakan Program Studi Diploma III Program Studi
Pariwisata bidang keahlian Perhotelan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
Adapun tujuan lainnya yang penulis harapkan dalam penulisan kertas karya
1. Memperluas pengetahuan Mahasiswa sebagai insan pariwisata
tentang pengetahuan dan perkembangan hotel-hotel berdiri dikota
medan
2. Menjabarkan perbandingan antara teori yang Mahasiswa dapatkan
selama masuk perkuliahan dan buku-buku dengan pelaksanaan yang
penulis temukan selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan di Hotel
Asean International Medan
3. Banquet bisa mengetahui operasional banquet, kegiatan dan
event-event yang ada di banquet dan banquet juga menghasilkan
pendapatan yang besar di suatu hotel.
1.4Metode Penelitian
Penulisan kertas karya ini berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian
terhadap objek yang diteliti agar dapat memberikan suatu fakta yang objektif.
Adapun metode yang digunakan penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1.4.1 Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data yang diterima adalah dengan mengumpulkan data berupa teori dan
pendapat yang berhubungan dengan masalah yang diteliti pengumpulan
data yang diperoleh penulis adalah bersumber dari buku-buku, majalah,
1.4.2 Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian dimana data-data yang diperoleh di lapangan, melalui dua
cara yaitu
1. Observasi (Praktek Kerja Lapangan)
Merupakan penelitian langsung yang dilakukan di lapangan dengan ikut
serta dalam operasional hotel khususnya Sistem Pelayanan di Banquet Food
& Beverage Service.
2. Interview (wawancara)
Merupakan penelitian yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab
dengan manajemen terkait maupun staf yang ada di bagian Food and
Beverage Manager banquet untuk mendapatkan informasi yang butuhkan.
1.5Sistematika Penulisan
Agar penulisan kertas karya ini tersusun secara sistematis, penulis
membaginya dalam lima bab yang bertujuan untuk memperoleh suatu
susunan yang lebih mudah diikuti dan dipahami. masing-masing bab
menjelaskan topik yang berbeda-beda sesuai dengan judul yang tercantum
pada setiap bab yang akan diuraikan. adapun Sistematika Penulisan Kertas
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tahap pendahuluan kertas karya tentang alasan
Pemilihan Judul, Batasan Masalah, Tujuan Penulisan, Metode Penelitian, dan
Sistematika Penulisan.
BAB II : TINJAUAN TEORITIS
Bab ini menguraikan secara teoritis mengenai tentang Pengertian dan ruang
lingkup banquet, macam-macam banquet, peralatan dan perlengkapan
banquet, system pelayanan banquet, efisiensi dan efektifitas
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Merupakan Tinjauan umum mengenai Sejarah berdirinya Hotel, Fasilitas
yang dimiliki, struktur organisasi yang ada di Asean International Hotel
Medan.
BAB IV: PEMBAHASAN
Menjelaskan tentang Tata operasional banquet Asean International hotel,
Efisiensi dan Efektifitas banquet, Hambatan & Solusi
BAB V : PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan dan saran dari pembahasan yang telah
disusun secara sederhana dan ringkas untuk Asean International Hotel
BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Banquet
Banquet merupakan outlet food and beverage departemen yang
bertugas menangani atau menyelenggarakan segala macam kegiatan pesta
atau jamuan, baik yang diselenggarakan oleh suatu pihak lain yang membuat
pesanan ke Hotel. bagi Hotel yang memiliki fasilitasnya, maka dari sektor
banquet ini Hotel memperoleh pendapatan yang cukup besar yaitu dari
penyewaan gedung ( hall rental ), penjualan makanan, penjualan minuman
dan sebagainya.
Suatu seksi ( section ) lainnya yang juga hampir bersamaan tugasnya
dengan Banquet section atau bagian konvensi, yaitu unit/seksi yang
menangani berbagai macam kegiatan pertemuan. dengan demikian kesamaan
tugas bidang banquet dengan bidang konvensi ini ialah sama-sama
melaksanakan atau menyelenggarakan pertemuan. perbedaannya adalah
banquet section melaksanakan kegiatan yang lebih terkonsentrasi kepada
aspek jamuan (makan minum dan entertainment) sedangkan konvensi lebih
menitik beratkan kegiatannya kepada aspek pertemuan seperti konferensi,
Pertemuan merupakan aktivitas atau kegiatan yang berlangsung
didalam kehidupan resmi maupun didalam kehidupan ramai. aktivitas
didalam kehidupan resmi maupun kehidupan resmi secara umum erat
kaitannya dengan acara persidangan, baik yang merupakan persidangan
mengikat merupakan acara-acara dalam kehidupan resmi yang terdiri dari
rapat - rapat, kongres, konferensi, musyawarah dan sebagainya. Sedangkan
bentuk persidangan tidak mengikat adalah seperti seminar, loka karya,
penataran, training dan lain-lain. Acara - acara persidangan resmi dan
mengikat pada umumnya menghasilkan keputusan – keputusan yang
mengikat pesertanya untuk melaksanakan keputusan.
Yang dimaksud acara - acara resmi adalah apabila
penyelenggaraannya berdasarkan ketentuan protokoler, sedangkan acara -
acara yang diselenggarakan yang berkaitan dengan kehidupan ramai ialah
seperti jamuan, pameran, demo, dan lain sebagainya.
Dengan demikian jelaslah bahwa convention section atau bagian
konvensi yang terdapat dalam usaha jasa Hotel bertugas memberikan
pelayanan yang meliputi berbagai acara dalam kehidupan resmi, sedangkan
banquet departemen bergerak dalam pelayanan makanan dan minuman.
namun demikian suatu jamuan yang didalamnya terdapat acara - acara
bersifat protokoler harus dikategorikan sebagai acara dalam kehidupan resmi.
dikemukakan diatas, maka banyak Hotel yang menyatukan kedua bagian ini
menjadi suatu unit yang disebut dengan banquet & convention departement
Bermacam - macam istilah sudah dibuat orang untuk menyatakan
jamuan dan Sekaligus untuk menunjukan kapasitas jamuan itu sendiri seperti
pesta, resepsi, dan lain-lain. demikian pula dengan istilah - istilah asing yang
sering dijumpai seperti party, reception, feast, grand ( gala ) dinner, dan
sebaginya. Jamuan makan atau makan bersama sudah sejak berabad - abad
lamanya menjadi bagian dari kehidupan resmi ( protokoler ) serta kehidupan
ramai ( pergaulan ). acara demikian sudah menjadi kelaziman bagi
masyarakat diberbagai negara dan bangsa dunia ini.
Awalnya Hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yang
mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan
melakukan kegiatan perjamuan Hotel ini dikarenakan ruangan pertemuan
atau ruangan rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang
mengguntungkan jika Hotel harus menyediakan ruangan besar dengan
peralatan dan pelayanan yang hanya digunakan pada waktu tertentu.
Dalam sebuah hotel berbintang bertaraf International mempunyai
beberapa departement food and beverage itu adalah bidang penyajian makan
- minum dan juga jenis function yang dikelola oleh salah satu bagian dari
departement tersebut yaitu banquet.
Hal ini menuntut pihak Hotel agar mampu menyediakan fasilitas
memesan ruang Royal Ballrom untuk acara pernikahan yang jumlah tamu
kurang lebih 1000 orang maka pihak manajemennya harus mampu
mengelola Royal Ballrom agar mampu menampung dengan jumlah lebih dari
1000 orang karena tamu yang akan datang kemungkinan besar akan
membawa teman - teman kedalam acara atau jamuan tersebut.
Begitu juga dengan fasilitas lainnya yang mengenai peralatan makan
dan minum, kursi, meja dan sound system dan fasilitas lainnya harus mampu
untuk memberikan pelayanan yang baik tak terlebih kulitas pelayanan juga
harus dapat memberikan pelayanan juga harus dapat memberikan service
yang baik pula.
Didalam banquet terdapat fasilitas yang menyediakan penyewaan
ruangan yang disebut dengan istilah function room yang berfungsi sebagai
ruangan serba guna. besarnya ruangan ini tidak terlalu besar dibandingkan
dengan ruangan royal ballrom hal ini merupakan fungsi utama dari banquet
departemen yaitu sebagai sarana penyewaan ruangan untuk
menyelenggarakan berbagai acara.
Fungsi banquet sendiri bagi kelangsungan hidup Hotel :
- Sebagai pemasukan ( Income ) Hotel di samping penyewaan kamar
dan penyediaan makan minum, hal ini menjadikan pihak hotel lebih
meningkatkan mutu dan fasilitas banquet karena pemasukan (Income)
- Untuk memperkenalkan dan menarik perhatian tamu ke Hotel segala
fasilitas banquet yang serba ( Luxurious ) dalam membuat acara atau
jamuan yang masih binggung memilih tempat yang sesuai untuk
konsumen.
2.2 Macam-Macam Banquet
Adapun sistem kerjanya adalah sesuai dengan bentuk event atau cara
yang hendak dilaksanakan, misalnya tamu menginginkan bentuk dan gaya
dari segi tatanan meja yang bervariasi karena banquet sendiri mempunyai
beberapa style sesuai dengan kebutuhan tamu.
Para tamu yang datang untuk mendapatkan fasilitas jamuan makan
tidak hanya menilai kemegahan ruangan, kemewahan perlengkapan,
keindahan Interior dan hiasan ruangan, kelezatan cita rasa makanan dan
sebagainya, tetapi juga dari faktor orang-orang yang memberikan pelayanan
kepadanya. Bentuk –bentuk jamuan yang diselenggarakan Hotel ditinjau dari
beberapa sudut.
Macam-Macam Banquet berdasarkan Tujuannya
1. Jamuan formal ( jamuan tidak resmi)
Jamuan formal merupakan jamuan yang didalam penyelenggaraannya
bersifat formal berdasarkan ketentuan-ketentuan protokuler jamuan ini tidak
denah) serta Seating arrangement ( peraturan tempat duduk ) diatur secara
protokuler.
2. Jamuan informal
Jamuan informal merupakan acara makan bersama yang didalam
pelaksanaannya tidak memiliki acara yang bersifat protokuler
penyelenggaraan jamuan ini lebih dititik beratkan untuk meningkatkan
hubungan antara individu memperluas pergaulan, meningkatkan hubungan
kekeluargaan, meningkatkan Prestise serta tujuan sosial lainnya.
3. Jamuan semi formal
Jamuan semi formal merupakan jamuan yang sebagian dari
penyelenggaraan diatur secara protokuler sehingga disebut sebagai jamuan
setengah resmi
Macam-macam banquet berdasarkan maksud dan tujuan pelaksanaan:
o Brithday Party ( pesta ulang tahun )
o Wedding Party ( pesta pernikahan )
o Anniversary Party ( pesta hari jadinya )
o Jamuan syukuran, seminar, rapat kerja ( bisnis ) dan lain-lain Macam-macam banquet berdasarkan Tata cara Pelaksanaan:
Cocktail party atau standing party
Cocktail party dan standing party dalam jamuan ini yang disediakan
tidak disediakan kursi sehingga peserta menikmati sugguhan dengan berdiri
saja.
Sit down dinner
Sit down dinner jamuan ini menyediakan susunan makanan yang
lengkap mulai dari apperizer (makanan pembuka ) sampai dessert ( makanan
penutup ) yang disediakan untuk pesta yang exclusive, disediakan pula wine
(anggur) untuk tiap jenis makanan. Susunan makanan yang disajikan
berbentuk American set menu, Chinese set menu, French set menu,
Pelayanan yang diberikan juga sesuai dengan susunan makanan yang
disediakan hanya American Set menu.
Buffet service
Buffet service Jamuan ini susunan menu (set menu ) disusun diatas
meja yang diatur sedemikian rupa dipojok-pojok ruangan sehingga tamu
akan mengambil sendiri makanan mereka sambil antri, dalam ruangan ini
disediakan meja dan kursi tamu.
Buffet Service dapat diartikan do it your self ( melakukannya sendiri )
susunan makanan diletakkan ditempat masing-masing dimeja buffet, tamu
mengambil sendiri hidangan yang senangi, waiter membantu mengisi ulang
makanan yang sudah habis dimeja buffet atau melakukan carving apabila ada
2.3 Peralatan dan Perlengkapan Banquet
Salah satu faktor terpenting pada banquet adalah tersedianya
peralatan dan perlengkapan, peralatan tersebut harus disesuaikan dengan
jenis makanan dan minuman yang akan disajikan mulai dari peralatan yanag
paling sederhana sampai dengan peralatan yang hanya khusus dipakai pada
saat tertentu saja yaitu untuk pada satu jenis makanan atau minuman yang
tertentu saja.
Perlengkapan dan peralatan itu tidak hanya perlu dipersiapkan dari
segi jumlah tetapi juga dari segi mutu dan penampilannya. Jumlah harus
cukup untuk menunjang kelancaran operasional, mutu dan penampilannya
harus cukup baik karena akan dilihat dan dipergunakan oleh para tamu dari
semua tingkatan sosialnya citra banquet akan dapat dibangun melalui
kualitas perlengkapan dan peralatan yang disediakan.
Secara umum peralatan yang digunakan untuk operasional banquet adalah :
1) Glassware
Segala macam jenis gelas atau peralatan yang dibuat dari bahan gelas
atau kaca merupakan peralatan untuk penyajian minuman dan umumnya
digunakan untuk ice cream, fruit cocktail, variasi dan model serta kegunaan
dari gelas berkembangnya dengan pesat , personal banquet dituntut
pengenalannya satu persatu yang meliputi nama, bentuk, dan kegunaannya,
o Penyesuaian dengan minuman dan makanan yang disajikan.
o Bahan-bahan gelas sebaiknya bening tidak bermotif maupun mempunyai gambar yang terlalu mencolok akibat penggunaan diluar ketentuan warna
asli dari makanan dan minuman yang mungkin juga berubah.
Jenis gelas yang bisa digunakan pada banquet operasional dan
kegunaannya :
o Water goblet yaitu gelas yang digunakan dalam penyajian air minum sebagai pengiring makan.
o Cocktail glass yaitu gelas yang digunakan untuk penyajian makan
penutup (desert) seperti ice cream.
o Beer glass yaitu gelas yang digunakan untuk penyajian minuman beer dan sejenisnya ale bentuk beer glass ada empat macam yaitu pilsner
glass,high ballglass,beer seidel glass.
2) Cutlery
Alat yang digunakan untuk makan yang terbuat dari perak dan
stainles, fungsinya untuk memindahkan suatu makanan atau minuman dari
piring atau gelas ke mulut, disamping itu ada pula yang berfungsi sebagai
alat pembantu apabila waiter atau seorang ingin memindahkan makanan ke
tempat lain dihadapan tamu peralatan terbuat dari perak disebut silverware
alat terbuat plastik (plastic ware), umumnya cutlery ini digunakan terbuat
Berikut ini Jenis Cutlery biasa digunakan pada banquet operasional dan
kegunaannya:
o Dinner fork & spoon knife yaitu garpu yang digunakan untuk penyajian makanan utama (main course).
o Dessert fork & spoon knife yaitu garpu yang digunakan untuk penyajian makanan penutup (dessert).
o Serving fork & spoon yaitu garpu besar untuk penyajian makanan dan memindahkan makanan.
o Fish fork yaitu garpu besar yang digunakan untuk penyajian ikan pada menu utama(main course).
o Tea/coffe Spoon yaitu sendok kecil yang digunakan untuk mengaduk teh atau kopi.
o Fruit spoon yaitu sendok untuk makan makanan pembuka (appetizer) atau makanan penutup yang berkuah.
o Cake tong yaitu penjepit untuk memindahkan tart, kue atau roti dari piring display ke piring tamu.
3) Chinaware
Barang pecah belah umumnya digunakan untuk tempat makan minum, di samping itu juga sebagai tempat penyajian makan minum, bentuk,
kembang dipinggirannya pada pinggirannya biasa ada warna emas, biru, kuning, hitam dan warna menarik.
Jenis chinaware digunakan pada banquet operation serta kegunaannya.
o Bread and butter plate adalah piring ceper yang digunakan untuk penyajian roti dan mentega, diameter ukurannya adalah 16 cm.
o Dessert plate adalah piring ceper dengan diameter 20 cm biasa untuk penyajian makanan pembuka dan makanan penutup.
o Dinner plate adalah piring makan dengan ukuran diameter 26 cm kegunaannya untuk penyajian main course dan makanan
pengiringnya.
o Soup plate adalah mangkok cekung dengan diameter 16 cm dan
kedua pegangan dikanan dan kirinya kegunaannya untuk menyajikan
soup yang berkuah.
o Salad bowl adalah mangkok salad untuk menghidangkan porsi yang besar seperti chiken caserol.
o Tea/coffe pot adalah ceret/teko berisi teh atau kopi yang dapat diisi ulang, ceret/teko ini memiliki satu pegangan biasa dalam penyajiannya ceret ini menggunakan guest napkin dan B&B plate
sebagai underliner.
o Vinegar adalah tempat cuka.
o Misscellaneous (peralatan penyajian lainnya)
Peralatan ini secara umum juga digunakan sebagai tempat menyajikan makan dan minum bahan yang digunakan untuk peralatan tersebut bermacam-macam ada terbuat dari besi, metal, (stainless sleel)
perak, kayu, aluminium.
Jenis Misscellaneous biasa digunakan banquet operation beserta kegunannya:
o Waiter pitcher teko yang terbuat dari kaca atau stainless steel yang digunakan untuk tempat air minum umumnya air es.
o Tray, baki membawa makanan ke meja tamu atau membawa
peralatan yang telah kotor untuk dibawa ke back of house bentuknya ada yang bulat, persegi, oval room, bahan plastik, karet, kayu.
o Creamer teko kecil untuk tempat susu kental dan susu segar.
o Rechaud alat untuk pemanas makanan meletakkan makanan langsung diatasnya.
o Chaffing dish alat yang digunakan untuk menyajikan makanan
dengan memasukkan alat pemanas dibawahnya.
Linen & stationary
Peralatan yang digunakan untuk memperindah, merapikan meja,
membersihkan mulut dan sebagainya untuk memudahkan tamu untuk
menikmati hidangan yaitu pengertian linen.
o Table cloth taplak meja untuk menutupi permukaan meja agar kelihatan lebih rapi.
o Giest napkin serbet untuk membersihkan mulut tamu setelah selesai makan, napkin ada dua yaitu linen napkin tersebut kain linen, paper
napkin terbuat dari bahan kertas.
o Skirting kain untuk menutupi bagian samping meja atau pun stand, biasa terbuat dari motif yang cerah sedangkan untuk stand biasa
berwarna gelap.
o Overhead projektor alat untuk memproyeksikan tulisan ke papan tulis.
o Spidol alat yang digunakan untuk menulis dipapan tulis (white
board).
o White board papan tulis bersegi empat dan mempunyai roda untuk menulis.
o Pen & note book untuk menulis informasi penting mengenai makalah dan sebagainya.
2.4 Sistem Pelayanan Banquet
Sistem pelayanan sangat mempengaruhi kualitas pelayanan dari suatu
Hotel. Sistem pelayanan yang sesuai akan memberikan suasana yang lebih
tamu memesan acara jamuan keluarga karena ibunya sedang berulang tahun
yang ke 70 tahun maka acara yang diinginkan adalah acara meriah dengan
event yang sedikit menghibur bila seorang manager memakai sistem
pelayanan yang cepat maka suasana pesta akan seperti keadaan perang
Vietnam yang kacau balau jadi diperlukan sistem pelayanan yang cocok
dengan situasi pesta yang diselenggarakan.
Pada saat lain manager juga harus memisahkan sistem pelayanan bagi
tamu khusus yang berada dimeja khusus, seperti meja VIP dan meja VVIP
manager harus memisahkan pelayanan dimeja regular dan meja khusus
tersebut karena akan sangat vital fungsi pelayanan ini maka perlu ada
kebijakan mengenai meja khusus ini. ada beberapa macam service yang
diterapkan dibagian banquet umumnya terdiri dari atas 2 macam yaitu self
service ( prasmanan ) dan table service pada kondisi lain juga di
kombinasikan anatara self service dengan table service.
Self Service
Sistem pelayanan prasmanan atau tamu mengambil sendiri makanan
yang telah disediakan oleh pihak banquet pada posisi yang telah ditentukan
pula, pada jenis pelayanan ini tidak disediakan meja, fungsi server atau
waiter disini adalah mengambil peralatan makan yang telah kotor dan
Cafetarian Service
Tamu yang memilih sendiri hidangan yang telah disediakan counter
dengan dibantu oleh counter helper dan tamu langsung membayar hidangan
yang telah dipilihnya, hidangan yang telah display adalah sesuai dengan
susunan menu yaitu mulai dari appetizer hingga dessert serta berbagai
minuman soft drink dan hard drink.
Tidak jauh berbeda dengan cafetarian service, makanan telah display
atas meja counter mulai dari makanan pembuka hingga makanan penutup
tamu bebas memilih hidangan yang dia sukai sepuasnya tetapi pembayaran
buffet service adalah tamunya membayar makanan satu set menu makanan
yaitu mulai dari makanan pembuka hingga makanan penutup beserta dengan
minumannya.
Table Service
Sistem pelayanan formal yang tenang tetapi dapat memuaskan tamu
berbeda dengan jenis pelayanan sebelumnya tamu pada jenis pelayanan ini
berada didepan meja dan duduk diatas kursi sehingga server melayani tamu
dari belah kanan tamu
English Service (Family service)
Cara pelayanan english service adalah tuan rumah (host) meracik
makanan diatas piring dan menyajikan langsung kepada tamunya, khususnya
sayuran diletakkan ditengah meja dan tamu dipersilahkan mengambil sendiri
sesuai keinginan dengan cara kekeluargaan.
Russian Service
Russian Service biasa disebut platter service atau silver service yang
mana makanan telah diracik dan disiapkan kemudian diatur rapi dan menarik
pada sebuah pinggan oleh seorang chef yang ahli. Kemudian makanan yang
telah siap tersebut dibawa ke meja side board lalu setelah itu dibawa ke
hadapan tamu dengan menggunakan platter beserta service spoon and fork.
French Service
French service adalah pelayanan yang mewah, cara pelayanan ini
selain menggunakan platter, juga menggunakan alat pemanas / alat khusus
untuk memasak makanan dihadapan tamu (gueridon) dalam pelayanan ini
dibutuhkan pelayan yang sangat ahli, biasanya dua orang pelayan untuk satu
table yang disebut dengan chef de rang dancommis de rang.
American Service
American service merupakan cara penghidangan yang cepat atau
biasa dikenal dengan pelayanan ready plate, dimana masakan telah siap dan
diracik diatas piring dari dapur dan langsung disuguhkan ke tamu.
2.5 Efisiensi dan Efektifitas
“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan)
dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang
dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan
penggunaan sumber yang terbatas, dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan”.
Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas, kualitas, waktu) telah tercapai, dimana makin besar persentase
target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya.
Perbedaan efisiensi dan efektifitas adalah efektivitas pencapaian
tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan
yang telah ditentukan. Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.
Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum, efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan efisiensi merupakan
BAB III
TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL ASEAN INTERNATIONAL MEDAN
3.1 Sejarah Hotel
Asean International Hotel dahulu Best Westen Asean International
Hotel yang terletak dijantung kota Medan tepatnya di Jln.H.Adam Malik
No.5 yang sebelumnya dikenal dengan Jl.Glugur By.Pass. Berlokasi
dikawasan pusat perbelanjaan.
Lokasi Asean International Hotel medan sebelumnya adalah Asean
Seafood Restaurant. dan mengingat mempelajari dengan cermat
perkembangan pariwisata Sumatera utara maka membuat penelitian dan
study banding, bahwa lokasi Asean Seafood restaurant dengan
perkembangan yang menuju kota metropolitan dan merupakan salah satu
andalan untuk peningkatan dan pendapatan daerah sektor Pariwisata, maka
lokasi ini dianggap sesuai untuk bagunan Hotel bertaraf International.
Maka pada tahun 1990 hotel mengajukan permohonan izin kepada
Dirjen Pariwisata di Jakarta. Dengan restu Dirjen pariwisata mengeluarkan
surat izin sementara No.Kep.05/ISLII I/V/DIR/DO tertanggal 28 Mei 1990
yang berlaku selama 3 tahun sebagai awal pembangunan Hotel ini. dan
untuk membangun Hotel berbintang. tiga dijalan H.Adam Malik dahulu
Glugur by pass No.5 Medan yang tertuang dalam surat Kep.556.2/23144
tertanggal 4 September 1991.
Dengan ini Hotel meneruskan permohonan izin kepada Dinas Tata
Kota Medan dan keluar surat keterangan situasi bangunan
No.556.2/4529/10/501/91. setelah itu Hotel mohon Kepada Walikota
Kotamadya Tkt II Medan. Kepala Dinas Bangunan dikeluarkan surat izin
mendirikan bangunan No.074/645/MB/712/1992.
Pada tanggal 28 Desember 1995 diresmikan acara kolektif Jakarta
oleh Presiden RI dengan Predikat bintang **** maka Asean International Hotel Medan melakukan soft Opening. Dilihat dari lokasi dan arsitektur
maupun interiornya Asean International Hotel Medan diklasifikasikan ke
business Hotel. berdiri diatas tanah seluas 4.040 m2 dengan ketinggian 8 lantai dan jumlah kamar sebanyak 219 kamar ditambah fasilitas-fasilitas
pendukungnya merupakan bangunan termegah dilokasi tersebut dan
merupakan daerah yang strategis sebagai pendukung salah satu daya tarik
bagi businessman maupun wisatawan mancanegara karena letak Hotel ini
mudah untuk mendapatkan fasilitas transport ke kawasan industri Medan
atau pun Angkatan Laut Belawan.
Dari keadaan dan fasilitas yang ada, Deparpostel memberi
kepercayaan kepada Asean International Hotel Medan untuk menyandang
Hotel berbintang yang berdiri Medan salah satu antaranya Asean
International Hotel. Dari awal operasi dengan taraf Soft Opening secara
bertahap pembangunan jumlah kamar dimulai dengan 78 (tujuh puluh
delapan) kamar dan sampai saat ini sudah bisa mengoperasikan 219 (dua
ratus sembilan belas) kamar.
3.2 Klasifikasi Hotel
Beberapa klasifikasi Asean Ineternational Hotel Medan
3.2.1 Berdasarkan Komponen Harga Kamar
Asean International Hotel yang menggunakan continental plan
dimana Hotel tersebut menerapkan ketentuan haga kamar termasuk satu kali
makan pagi.
3.2.2 Size
Melihat ukuran Hotel dan jumlah kamar sebanyak 219 kamar tersebut
di bagi sesaui dengan tipe kamarnya • Asean suite room
• Executive room
• Deluxe room
• Grand superior room
• Superior room
3.2.3 Berdasarkan Lamanya Buka Asean International Hotel Medan Beroperasi sepanjang tahun tidak ada sela untuk berhenti sehingga
Hotel ini dimasukkan kedalam jenis hotel all year around.
3.2.4 Berdasarkan Kelas Hotel
Hotel indonesia digolongkan menjadi dua jenis yaitu Hotel melati dan
Hotel bintang, Hotel melati diklasifikasikan menjadi satu, melati dua dan
melati tiga, sedangkan Hotel berbintang diklasifikasikan menjadi Hotel
bintang satu, bintang dua, bintang tiga, dan bintang empat, dan bintang lima
penggolongan Hotel dinegara ini didasarkan pada tiga criteria yaitu fisik
operasional/manajemen dan pelayanan Asean termasuk Hotel bintang empat.
3.2.5 Berdasarkan Lokasi
Hotel apabila dilihat dari lokasi Hotel Asean International Hotel
didirikan maka Hotel tersebut diklasifikasikan city hotel sebab Hotel tersebut
terletak jantung kota dan ditengah kota medan.
3.3 Fasilitas hotel
Asean International Hotel medan merupkan salah satu asset
kepariwisataan sumatera utara yang predikat Hotel berbintang empat tata
letak yang strategis dipusat kota medan sangat mengguntungkan dalam
kegiatan operasionalnya, adapun fasilitas-fasilitasnya yang dimiliki Asean
International Hotel medan sebagai berikut :
o Bar
o Tempat parkir mobil
o Ruang pertemuan
o Layanan loundry
o Lift
o Layanan kesehatan
o Tempat penukaran valuta asing
o Internet umum
o Restoran
o Layanan kamar
o Akses jaringan internet
o Fasilitas ATM
o Salon kecantikan
o Pusat bisnis
o Penyewaan mobil
o Layanan perkantoran
o Karoke
o Lobby
3.3.1 Kamar
Asean Inetrnational Hotel Medan menawarkan tamu yang mewah
dengan standar fasilitas – fasilitas tingkat international, semua tingkatan
kamar Hotel dilengkapi dengan fasilitas yang berupa teras atau balkoni,
pendingin, ruangan ber-ac, mini bar, air panas, air dingin sambungan telepon
international tape, pilihan radio fasilitas untuk menyiapakan teh dan coffee di
kamar tv dengan satelit, chanel video, hair dryer serta kotak pengaman.
Executive floor yaitu executive room terdiri 26 kamar dengan rincian
King size : 14 kamar
Twin : 6 kamar
Asean Suite : 1 kamar
Junior sweet : 3 kamar
VIP sweet : 1 kamar
VVIP sweet : 1 kamar
Superior yaitu superior room terdiri dari 183 kamar
twin : 108 kamar
king size : 75 kamar
Deluxe yaitu deluxe room terdiri dari 10 kamar
twin : 3 kamar
king size : 7 kamar
3.3.2 Fasilitas Kamar terdiri dari :
kamar mandi dengan shower dan bath tub
air conditioner
TV
Mini bar
Wi-fi Internet access
Dan fasilitas lainnya.
Fasilitas-Fasilitas Lainnya yang terdapat Asean International Hotel Medan
adalah:
Restaurant.
Anggrek Coffee Shop yang terletak di lobby dengan luas 275 m2, kapasitas 20 kursi menyajikan menu International dengan pelayanan serba
cepat dan dibuka 24 jam.
Room Service
Dengan cepat siap untuk menerima pesanan dari kamar yang buka
selama 24 jam melayani pesan makan dan minum dari tamu yang menginap
Hotel.
Jazz Lounge
Dibuka setiap hari yang dimulai dari pukul 10.00 pagi sampai dengan
pukul 01.00 dini hari, yang terletak dilantai dasar berseberangan dengan
Karaoke (Rainbow Karaoke Lounge)
Tempat menyalurkan bakat-bakat untuk menyanyi sambil berkumpul
dengan teman - teman dan menikmati minuman yang terletak di samping
lobby.
Perkantoran
Perkantoran terletak di lobby yang berseberangan dengan anggrek
coffee shop ada 6 (enam) kamar yang dipergunakan untuk segala macam
kegiatan bisnis dengan ukuran per kamarnya 3,8 x 7,5 =26,78 m2 Perkantoran ini dilengkapi dengan fasilitas telepon dengan central air
conditioning, dapat disewa untuk usaha / bisnis yang cocok untuk kalangan
executive karena letaknya sangat Strategis.
Business Centre
Business centre ruangan ini terletak Lobby yang berseberangan
dengan anggrek coffee shop dan berdekatan dengan perkantoran digunakan
untuk membantu tamu-tamu yang memerlukan Faximile, Surat-menyurat,
internet maupaun Meeting kecil, yang dilayani oleh seseorang sekretaris yang
cukup berpengalaman.
Swimming Pool
Swimming pool terletak di lantai satu berhadapan dengan fitness
center dan disampingnya terdapat open stage yang biasa dipergunakan untuk
penyanyi-penyanyi terkenal dapat dipergunakan anak-anak maupun dewasa dengan ke
dalaman satu meter sampai dengan dua meter.
Fitness Center (Sauna dan Jacuzzi)
Menikmati fasilitas kebugaran diruang aerobik dengan peralatan yang
lengkap untuk fitness yang terletak dilantai satu berdekatan dengan
swimming pool. Serta mendapatkan fasilitas lain yang dilengkapi dengan
sauna, steam dan jacuzzi guna menanggulangi rasa stress melalui panduan
dari pemandu spesialis yang bertaraf International dan telah terlatih.
Function room (Crystal room)
Function room Terletak dilantai satu dengan luas keseluruhan 256 m2 yang dapat digunakan untuk rapat dan disediakan menurut kebutuhan yang
diperlukan. ruangan dapat dibagi menjadi empat ruangan dengan partisi
setiap ruangan ukuran 8 x 10 m2.
Oval Room
Oval room ruangan ini bersebelahan dengan convention hall dengan
luas kira-kira 220 m2, yang dapat dipergunakan untuk arisan, cocktail dan acara resmi lainnya dengan kapasitas 30 orang. royal room berada dilantai
delapan ini adalah royal 1,2,3
Basement
Basement dilantai paling bawah dapat menampung kendaraan roda 4
dibasement masuk melalui Jalan Haji Adam Malik dan keluar melalui Jalan
Waringin.
3.3 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pada umumnya membuat bagan organisasi tertentu.
Karena tanpa adanya struktur organisasi dalam perusahaan maka pembagian
tugas tiap-tiap karyawan maupun departemen tidak akan berjalan dengan
semestinya. Sebagai akibatnaya banyak karyawan yang menyalahi
wewenang maupun tugasnya yang akan mempengaruhi pada pencapaian
tujuan perusahaan. Dengan kata lain pada struktur organisasi secara jelas
tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan,
sehingga dapat memperlancar jalannya kegiatan operasional dalam
Struktur Organisasi Asean International Hotel Medan
BAB IV
TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL HOTEL
MEDAN
4.1 Tata Operasional Banquet
Untuk menunjang kelancaran tugas dan operasionalnya, banquet
memerlukan beberapa formulir yang harus diperhatikan sebelum
mempersiapkan suatu acara yaitu:
- Order formulir
Order book ini digunakan untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.
- Menu formulir
Daftar menu ini dipergunakan untuk suatu acara. Dari daftar menu ini maka
disiapkan hidangan yang sesuai dengan urutan dan pesanan tamu.
- Loog book
Log book ini sebagai catatan yang dipergunakan oleh banquet untuk
mencatat segala kegiatan acara yang berlangsung tentang karyawan banquet
yang bertugas pada acara tersebut, jumlah peserta acara, jenis acara,
pendapatan banquet,dan laporan tentang jalannya operasional dalam suatu
- Working schedule.
Daftar jadwal kerja dari karyawan banquet untuk waktu tertentu jadwal ini
perlu diperhatikan karena hal ini juga menunjang kelancaran kerja dari
banquet yang biasanya dibuat oleh manager banquet.
Untuk mencapai suatu kesepakatan ada beberapa hal yang harus diperhatikan
oleh pihak banquet yaitu :
- Hari, tanggal dan jam penyelenggara acara.
- Jumlah peserta yang hadir.
- Macam acara ( sitting party dan sebagainya. )
- Tahapan penyelenggara acara.
- Tata ruang.
- Sistem pelayanan.
- Sistem pembayaran dan lain-lain.
Penanganan dan pelayanan banquet dimulai sejak pelanggan dan petugas
banquet pertama kali bertemu pada akhir penyelenggaraan serta termasuk
pula penyelesaian pembayaran, proses tersebut dibagi atas tahap – tahap
sebagai berikut :
1. Tahap Sebelum penyelengaraan
- Pada saat penawaran dan permintaan suatu event, pihak banquet
disertai rincian biayanya, pihak pelanggan akan memilih produk yang
ditawarkan oleh pihak banquet sesuai dengan keinginannya.
- Menangani surat perjanjian.
Setelah dicapai kesepakatan bersama kedua belah pihak
menandatangani surat perjanjian yng berisi hak dan kewajiban
masing - masing pihak
- Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan, dalam hal ini pihak diwakili oleh banquet sales dan representative atau banquet
manager, sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia
pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan
yang nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang
melibatkan berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri
maupun dari pihak pelanggan.
- Memelihara kesepakatan dengan komunikasi, mulai dari saat penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara berlangsung,
biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu tersebut
kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada
penambahan.
2. Tahap Saat Pelaksanaan acara
Sebelum acara berlangsung, sebaiknya para staf banquet harus
menyiapkan apa - apa saja yang harus diperlukan sebelum acara berlangsung
baik peralatan, perlengkapan maupun fasilitas lain yang akan diperlukan
untuk kelangsungan acara. Peralatan yang biasanya digunakan dalam coffee
break adalah :
- Tea cup saucer
- Tea spoon
- Tea cup
- B & B plate
- Coffee corry & Tea corry
Peralatan yang biasa digunakan dalam lunch / dinner antara lain :
- Saucer
- Saucer soup
- Soup ladle
- Serving spoon
- Dinner / dessert spoon
- Dinner plate
- Dinner fork
- Soup bowl
- Duck spoon
- Dessert plate
- Water globet
- Guest napkin
- Ashtray
Beberapa peralatan dan perlengkapan yang biasanya diminta yaitu :
1. Layar untuk OHP
2. Proyektor film
3. Papan tulis
4. Mimbar / podium
5. Alat-alat tulis
Service ( pada saat acara berlangsung )
Ketika acara berlangsung, para karyawan haruslah memberikan service
yang baik kepada tamu ataupun peserta suatu acara. Saat ini banquet sering
melayani atau mengadakan suatu acara dengan buffet menu.
Di banquet sering dipakai buffet menu, karena kebanyakan tamu lebih
menyukai suasana rileks dan santai, kerena di buffet menu tamu
diperkenankan untuk mengambil sendiri makanan yang telah disusun dan
diatur di atas meja.
Penataan meja buffet memiliki peran penting dan memiliki bentuk-bentuk
seperti:
• Straight line shape, yaitu : satu meja buffet memanjang dengan
hidangan lengkap, mulai dari appetezer, soup, main course, dan
• Scramble system, yaitu : lebih dari satu buffet yang disediakan
dan letaknya memencar, tiap buffet / stail diisi dengan satu jenis
makanan saja.
Clear – up
Begitu acar selesai, waiter juga segera membersihkan dan merapikan
ruangan seperti keadaan semula. untuk meng-clear-up piring-piring kotor
ketika acara masih berlangsung, sebaiknaya kita menyapa tamu dengan
menanyakan apakah piringnya telah siap dipakai, jika sudah maka segera
diclear-up saja.
Penyelenggaraan suatu event akan berhasil jika kedua belah pihak
mengikuti kesepakatan yang telah dibuat bersama dan saling bekerja sama
sejak awal hingga akhir.
3. Tahapan setelah acara
Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus diselesaikan oleh pihak
pelanggan. Penyelesaiannya bisa dalam bentuk pembayaran kontan, transfer
bank maupun credit card.
Dalam tahapan ini merupakan saat yang tepat untuk bagian banquet
dalam menerima saran dan kritik dari pelanggan untuk perbaikan dan
peningkatan mutu pelayanan dan produk serta mengucapkan terima kasih
menyelenggarakan acara lain di tempat yang sama pada kesempatan yang
akan datang.
4.2. Sistem Pelayanan Banquet
Dalam operasionalnya untuk melaksanakan suatu acara pihak
banquet harus memiliki kesepakatan dengan pihak yang akan
menyelenggarakan suatu acara agar nantinya tidak ada complain dari tamu,
kesepakatan dilakukan di ruangan banquet sales, setelah kesepakatan terjadi
dan apabila tamu ingin melihat salah satu ruangannya tamu dapat di bawa
untuk melihat ruangan tempat pelaksanaan acara.
Pelayanan banquet di Asean International Hotel berbeda dengan
restoran, coffee shop, maupun room service di hotel ini, banquet mempunyai
ciri – ciri tersendiri yaitu sanggup melayani tamu dalam jumlah besar dan
semua bentuk service dapat diterapkan banquet asean inetrnational hotel
sesuai permintaan pelanggan, apakah bentuk standing party atau pun sitting
party.
Kesepakatan ini dilakukan sebelum hari acara sesuai dengan yang
diinginkan pelanggan, dan dibuat secara tertulis dalam function sheet
(semacam lembar kontak) contoh function sheet yang ada di Asean
BANQUET EVENT ORDER No: 038/038 /AIHO/BQT- SM/VII/2013
Asean International Hotel
Please check properly about Electricity Power & Air Condition, Standard Sound System, Screen, Wireless, ENGINEERING:
Mic Cable, Mic Wireless.
Note: Pls incharge 1 person for sound system , 2 infocus
Please be informative in the line of the above event.
CB III at Royal, LT.8 at : 8 PM = 320 Pax
Three Kind of Snack Chef’s Choice Menu
Tea & Coffee
NB: Pls prepare Welcome Drink for 2 station at Lobby area at: 12 PM for 320 pax
The payment will be settled by : Company Account ,
ACCOUNTING:
- Area Cleanliness & Sanitation also for toilet to be cleaned before& after the event. Toilet attendance to be provided before & after the event.
HOUSE KEEPING:
- Please stand by for House Keeping Staff & make sure the cleanliness of Toilet at: LT.8 - Pls prepare Potted Plan in the corner
Full attention to be informative also on the parking area & please make the guest feel secure. SECURITY:
Kindly prepare:
BANQUET:
- Class Room Styke Royal Ballroom ( I – III ), LT.8
Receptionist Table, Head Table, Flip Chart,White Board & Maker, Mic, Writing Pad + Pen, Mineral Water, Candies
BELL BOY/ SIGN BOARD:
KEMENTRIAN PEKERJAAN UMUM
“DINNER”
4.3 Efisiensi dan Efektifitas di Banquet
Melayani berati mengantarkan / menyajikan pesanan makan dan
minum serta memenuhi kebutuhan tamu-tamu selama mereka menikmati
makan-minum di banquet, Pelayanan yang baik adalah mengantarkan
makanan dengan cara yang efisien yang dikombinasikan dengan teknik
pelayanan yang tepat penuh perhatian dan keramah-tamahan. Pelayanan ini
bisa juga berarti persiapan-persiapan mengenai keadaan-keadaan yang biasa
terjadi, keamanan dan sanitasi di banquet dan akhirnya juga termasuk
menangani dengan baik pembayaran tamu dan penerimaan uang tip.
Dalam menyajikan setiap hidangan, wanita dan tamu-tamu yang
lanjut usia dilayani terlebih dahulu dengan keramah-tamahan atau rasa
hormat yang tepat kecuali kalau ada host (tamu yang mentraktir/menjamu
tamu-tamunya). Apabila ada host, mulai dari tamu kehormatan yang duduk
di sebelah kanan host; pelayanan di teruskan keliling berlawanan arah
dengan putaran jarum jam.
Supaya lebih efisien makanan di bawa dengan kereta dorong
(gueridon) beberapa orang pramusaji yang lain kemudian menyajikan
makanan tersebut kepada para tamu bergerak secara serempak mengambil
makanan dari kereta dorong yang di parkir dekat pintu masuk ruang makan,
menyajukan ke hadapan para tamu setelah ada aba-aba dari banquet manager
atau banquet head waiter, di situ perlu adanya koordinasi yang baik dan
Agar lebih efektif waiter (pramusaji) yang senantiasa standby di
dalam ruang makan selain bertugas menyajikan makanan, termasuk
minuman plus kebutuhan tamu yang lain, serta mengangkat alat-alat kotor
dari atas meja makan (clear up) setelah tamu-tamu selesai makan dan telah di
beri aba-aba oleh banquet manager atau banquet head waiter. Tugas banquet
captain adalah ikut mengawasi dan membantu kelancaran jalannya
pelayanan.
Para pramusaji yang bertugas sebagai runner, setelah selesai
mengambil makanan dari dapur dan membawanya ke ruang makan, secara
tertib dan urut bertugas pula untuk membawa alat-alat kotor ke ruang makan
ke dishwaser (bagian pencuci piring) dengan menggunakan kereta dorong.
Pramusaji ini juga bertugas membawa alat-alat yang bersih, yang sudah
selesai di cuci dari dishwasher ke tempat pengeringan untuk diatur kembali
denagn rapi bila acara banquet selaesai.
Seorang banquet yang berpengalaman dapat melayani 15 atau16 tamu
tanpa mengalami kesulitan sama sekali. Di kota-kota dimana tidak ada
serikat kerja banquet yang siap melayani acara banquet, head waiter
menangani hal itu dengan kebijaksanaannya ia dapat melayani 25 orang tamu
dengan lancar, banquet waiter akan lebih berpengalaman apabila ia pernah
bekerja pada Ala Carte restoran, banquet head waiter bertanggung jawab
4.4Hambatan dan Solusi
4.4.1. Kecepatan Pelayanan
Tidak tergesa-gesa dan harus fokus mata kita terhadap apa yang harus
kita layani kepada tamu di banquet, pramusaji hendaknya menggunakan
waktu sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan untuk acara di banquet
serta gesit dan cepat dalam melayani tamu-tamu, sehingga tamu tersebut
merasa puas dan tidak terabaikan atas pelayanan yang diberikan pramusaji
kepada tamu yang dilayani di banquet Asean International Hotel Medan.
4.4.2. Pembagian Kerja
Antrian di buffet dalam event, apalagi jumlah peserta lebih dari 300
orang akan terjadi rush hour saat jamuan makan, seperti antrian panjang di
meja buffet. untuk mengatasi hal itu maka dari pihak banquet dapat
membantu dengan membagi buffet menjadi dua line atau dua buffet table.
bisa juga dengan mengarahkan tamu untuk mengambil dessert terlebih
dahulu baru ke main buffet sehingga tidak terjadi antrian panjang di meja
buffet.
Short of staff dalam wedding seperti chinese wedding untuk
mengatasi kekurangan tenaga bisa membagi area kerja server sebagai contoh
seorang sever melayani dua table atau sekitar 20 orang tamu, posisi berdiri
jawabnya dapat terlayani dengan baik, selalu perhatian tertuju pada semua
tamu.
Last minute order sering terjadi event yang sifatnya last minute
seperti business meeting untuk 10-20 orang. permintaanya pagi hari untuk
dilaksanakan siang harinya untuk mengatasinya pihak banquet harus dengan
sigap menyiapkan ruangan, di biasakan selalu ada uwck-up meeting room
sehingga tidak perlu repot lagi menata ruangan. menu disarankan untuk chef
choise sehingga penyajian makanan bisa berlangsung dengan cepat dan baik.
Seberapa besar ruang yang akan digunakan untuk suatu buffet service
karena mempengaruhi alur kerja dari pelayan tersebut, apabila ruang tersebut
kecil kemungkinan buffet yang digunakan juga tidak terlalu besar.
Dalam menentukan posisi buffet kita dapat menentukan sendiri letak
buffet atau pemesan yang menentukan sendiri letak buffet tapi perlu diingat
jangan sampai buffet berada dekat dengan pintu masuk atau keluar karena
akan menimbulkan hambatan untuk keluar masuk.
Buat buffet sesuai jumlah tamu yang hadir karena bila tamu undangan
mencapai 1000 orang bila hanya satu atau dua buffet akan menimbulkan
antrian panjang pada saat mengambil makanan jadi buatlah sesuai procedur
yang telah ditetapkan dan juga pisahkan juga antara makanan utama,
makanan pembuka dan penutup agar tidak terjadi penumpukan di suatu
4.4.3. Equipment
Banquet membutuhkan 500 buah sedangkan bagian outlet lain juga
membutuhkan peralatan yang sama dengan jumlah 100 buah sehingga terjadi
tarik menarik peralatan yang membuat kegaduhan pada kasus tersebut
diambilah kebijakan bila pemakaian peralatan tersebut selesai dipakai walau
acara belum selesai maka peralatan tersebut harus segera dicuci oleh steward
dan langsung diberikan kepada outlet yang membutuhkan peralatan tersebut.
Dan banquet juga menyewa peralatan karena peralatan di hotel tidak cukup
untuk dipakai contohnya dibutuhkan water goblet diganti dengan long glass
di hotel tersebut.
Supaya lebih efisien departemen banquet harus menyediakan partisi
supaya tamu tidak nyasar agar tamu dapat melihat ruangan meeting tersebut
secara teratur. Pada saat meeting ruangan dibuat kecil oleh karena itu apabila
ruangan kecil maka disediakan makan di dalam ruangan tersebut. Pada saat
meeting berlangsung seorang waiter melihat minumannya habis harus
mengisi ulang kembali minumannya, permen habis pihak banquet harus
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah penulis berusaha untuk menjabarkan operasional dari banquet
beserta kendala–kendala yang terjadi, maka penulis dapat mengambil
kesimpulan sebagai penutup dari kertas karya ini.
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari kertas karya ini adalah sebagai
berikut:
1. Melihat begitu kompleknya tugas dan tanggung jawab bagian
banquet / pramusaji dituntut perhatian dan kemauan keras untuk
melaksanakan tugasnya.
2. Penampilan dan sikap pramusaji merupakan faktor penunjang
keberhasilan dalam meningkatkan mutu layanan.
3. Kelengkapan peralatan, perlengkapan ruang banquet serta peran
pramusaji sangat besar dalam proses operasional banquet.
4. Banquet sebagai salah satu yang ada Asean International Hotel
medan, tentu saja menunjang operasional Hotel tersebut, banquet
yang dalam hal ini berada dibawah naungan food and beverage
departement dapat memberikan pemasukan yang baik bagi
5. Hubungan kerja yang dengan rekan kerja dan pimpinan sangat
dibutuhkan untuk menjalankan operasional banquet ke arah yang
lebih baik
5.2 Saran
Pada bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat
memberikan pertimbangan dan masukan bagi kelancaran bagi Hotel, banquet
serta pramusaji.
Adapun saran – saran tersebut adalah :
• Pramusaji yang ada Asean international Hotel medan hendaknya
memiliki sikap dan tingkah laku yang baik dalam melayani tamu
seperti selalu siap sedia untuk memberikan pelayanan kepada tamu,
dilarang berkelompok, tidak boleh berpangku tangan dan lain-lain. • Di Asean International Hotel medan perlu adanya penambahan
karyawan khususnya karyawan pramusaji demi kelncaran operasional
banquet.
• Berlatih terus – menerus untuk meningkatkan mutu layanan.
• Tingkatkan keterampilan / kemampuan menjual produk makanan dan
minuman dalam operasional banquet
DAFTAR PUSTAKA
Marsum, WA, Banquet table manners & napkin folding : jamuan makan resmi, etika di meja makan, lipatan serbet makan. Ed.1, Cet 1 – Yogyakarta : Andi, 1996.
Alfabeta, CV. Seri Manajemen usaha jasa sarana pariwisata dan Manajemen Penyelenggaraan Hotel.1999
Goodman, Raymond J. Edisi Kedua, 2002. Food and Beverage Service Management, Jakarta: Penerbit Erlangga
Masrum W.A. 1994. Restoran dan Segala Permasalahannya. Yogyakarta : Andi Ofset.
