WILAYAH SURABAYA-MADURA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
ILHAM EKA FAUZI 11410100081
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5. Manfaat ... 3
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI... 6
2.1. Sejarah Berdirinya Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura 6 2.1.1 Visi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 8
2.1.2 Misi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 8
2.2 Wilayah Usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 9
2.3 Struktur Organisasi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura. ... 10
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1. Sistem Informasi ... 11
3.2. Analisa Desain Sistem ... 12
3.3. System Flow ... 13
3.4. Data Flow Diagram... 15
3.4.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD ... 15
3.4.2. Context Diagram... 16
3.4.3. Data Flow Diagram Level 0 ... 17
3.4.4. Data Flow Diagram Level 1 ... 17
3.5. Entity Rational Diagram... 17
x
3.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data... 18
3.7. Database Management System ... 19
3.7.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS ... 19
3.7.2. Fungsi DBMS ... 19
3.8. Tools Program ... 20
3.8.1 XAMPP... 21
3.8.1.1. MySql... 21
3.8.1.2. Apache... 21
3.8.1.3. Notepad++... 22
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK... 26
4.1. Analisis Sistem ... 23
4.2. Perancangan Sistem ... 24
4.2.1 System Flow ... 24
4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 34
4.2.3. Context Diagram... 35
4.2.4 Data Flow Diagram ... 35
4.2.5 Conceptual Data Model (CDM) ... 40
4.2.6 Physical Data Model (PDM) ... 41
4.2.7 Struktur Tabel... 42
4.2.8 Desain Input/Output ... 50
4.3 Implementasi dan Evaluasi ... 66
4.3.1 Teknologi ... 66
4.3.2 Pengoperasian Program ... 67
BAB V PENUTUP ... 83
5.1 Kesimpulan ... 83
5.2 Saran ... 83
DAFTAR PUSTAKA... 84
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kegiatan perusahaan.
Teknologi informasi dapat mempermudah dan mempercepat kegiatan perusahaan
dalam langkah pencapaian tujuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan, dengan kata
lain teknologi informasi menjadi salah satu faktor penunjang kegiatan bisnis suatu
perusahaan. Pada era globalisasi ini setiap perusahaan berlomba – lomba untuk
mendapatkan teknologi informasi yang dapat meningkatkan profit dan memotong
biaya secara efektif, dimana masyarakat mulai memilih fasilitas modern yang praktis,
oleh karena itu peran teknolgi informasi benar – benar berpengaruh sekali terhadap
perkembangan sebuah perusahaan.
Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura adalah badan yang dibentuk
oleh pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2008. Kegiatan
pengelolaan dan pembangunan infrastruktur wilayah yang dilaksanakan Bapel BPWS
dilaksanakan di 3 (tiga) kawasan, yaitu Kawasan Kaki Jembatan Sisi (KKJS) Surabaya
(600 Ha), Kawasan Kaki Jembatan Sisi (KKJS) Madura (600 Ha) dan kawasan khusus
di Utara Pulau Madura (600 Ha). Kawasan Kaki Jembatan Sisi Madura (KKJSM)
dikembangkan untuk mendorong perkembangan kawasan Pelabuhan Peti Emas. BPWS
sering kali menerima surat resmi dari berbagai pihak dengan tujuan bermacam–macam,
mulai dari undangan, ajakan kerja sama hingga pemberitahuan resmi yang harus
diketahui oleh BPWS. Surat–surat tersebut kemudian akan disebarkan kepada divisi–
divisi BPWS yang berkepentingan dimana proses ini memakan banyak waktu dan
kertas.
Dalam hal persuratan, semua surat harus tersimpan dengan baik, lalu surat di foto
copy untuk diberikan kepada divisi yang bersangkutan berdasarkan disposisi dari kepala
BPWS. Surat yang telah disimpan oleh BPWS selama ini sangatlah memakan tempat
dan juga menghabiskan banyak kertas untuk pembuatan disposisi serta foto copy surat
tersebut.
Berdasarkan masalah yang dihadapi, maka dirancanglah Website Surat Masuk
BPWS Berbasis ASP.NET. Website ini diharapkan dapat memudahkan proses surat
masuk dan disposisi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh BPWS. Website ini
membantu proses disposisi dan distribusi surat menjadi lebih praktis, cepat, tidak
memakan tempat dan hemat kertas.
1.2 Perumusan Masalah
Terkait dengan permasalahan yang telah dijelaskan pada latar belakang, maka
didapatkan perumusan masalah : Bagaimana merancang dan membangun website surat
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam
Rancang Bangun Website Surat Masuk BPWS Berbasis ASP.NET dibatasi pada
hal-hal sebagai berikut :
1. Website yang dibangun hanya digunakan untuk proses surat masuk BPWS
2. Surat dan Lampiran harus di-scan dalam format .JPG, .PNG ataupun .PDF dan
digabung dalam satu file. Bila lampiran surat berupa buku, maka lampiran tersebut
tidak di-scan dan harus diambil secara manual.
3. Lampiran surat tidak berupa buku.
4. Aplikasi pengarsipan ini berbasis web ASP.NET
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi pengarsipan ini adalah :
1. Membuat website surat masuk BPWS sehingga mempercepat proses surat masuk,
disposisi, distribusi surat dan hemat kertas.
2. Menyimpan surat dalam bentuk digital yang dapat diakses oleh orang yang
berwenang di dalam BPWS.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari Website Surat Masuk BPWS ini adalah :
1. Mengurangi risiko hilangnya informasi/data mengenai surat masuk BPWS.
2. Menyajikan informasi/data surat dan disposisi secara cepat dan efisien.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan, inti permasalahan
yang dijelaskan pada perumusan masalah, batasan masalah yang akan dibahas agar
tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan pembuatan website,
manfaat dan kontribusi yang dapat dihasilkan oleh aplikasi, kemudian dilanjutkan
dengan sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum BPWS seperti sejarah singkat,
visi dan misi, wilayah usaha BPWS, dan struktur organisasi.
BAB III : LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori pendukung yang berkaitan dalam
proses penyelesaian aplikasi dan laporan kerja praktek. Teori tersebut diperlukan
untuk memecahkan masalah dalam aplikasi pengarsipan ini.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan saat
kerja praktek, yaitu menganalisa dan mendesain sistem. Pada bagian mendesain
sistem, dimulai dari pembuatan System Flowchart, Context Diagram, Hierarchy
Input Output (HIPO), Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram
(DFD), Struktur tabel, dan Desain Input Output yang berupa capture dari aplikasi.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari website surat masuk yang telah
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah Berdirinya Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura Dimulainya aktifitas pembangunan bentang tengah Jembatan Suramadu
ditandai dengan acara Start Up Ceremony Main Span Project of Suramadu Bridge yang
dilaksanakan pada 19 November 2005, oleh Menteri Pekerjaan Umum Joko Kirmanto,
didampingi oleh Duta Besar Republik Rakyat China, Lan Lijun, Gubernur Jawa Timur
Imam Utomo, serta dari pihak proyek yaitu A.G Ismail dari Induk Pelaksana Kegiatan
Jembatan Suramadu dan dari CCC yang diwakili oleh Wang Jian. Dalam kesempatan
itu Duta Besar China menegaskan bahwa Jembatan Suramadu adalah simbol
persahabatan hubungan antara dua negara yaitu China dan Indonesia, sehingga
pihaknya sangat mendukung agar jembatan ini dapat selesai tepat waktu yaitu pada
tahun 2008.
Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada
Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan
oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas
yang bersama-sama degan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden
Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum
dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.
Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPUPLN
(Badan Piminan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak dibidang listrik, gas
dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, dua
perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga
listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas
diresmikan pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17, status
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara
dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas
menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.
Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada
sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994
status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)dan
juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga
sekarang.
Pembangunan Jembatan Tol Suramadu diharapkan akan mendorong percepatan
pengembangan sosial ekonomi dan tata ruang wilayah-wilayah tertinggal yang ada di
Pulau Madura. Pemerintah menerbitkan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2008
tentang Pembentukan Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura (BPWS),
yang secara struktural terdiri atas Dewan Pengarah dan Badan Pelaksana. Peraturan
perundang-undangan ini kemudian disempurnakan dengan Peraturan Presiden Nomor
23 Tahun 2009 tentang Pembentukan Badan Pengembangan Wilayah
Surabaya-Madura (BPWS) untuk lebih mendukung peningkatan kinerja BPWS dalam
pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagaimana termaksud didalam peraturan
2.1.1 Visi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura
Terwujudnya Wilayah Suramadu Sebagai Pusat Pertumbuhan Ekonomi Jawa
Timur dan Simpul Transportasi Nasional Dengan Mempertahankan Nilai Budaya
Masyarakat.
2.1.2 Misi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura
a. Meningkatkan ekonomi masyarakat diseluruh wilayah Suramadu melalui
program fasilitasi sektor dan stimulasi oleh BPWS melalui koordinasi dengan
unsur Pemerintah, Swasta dan Masyarakat.
b. Mempercepat pembangunan, pengelolaan dan pengusahaan Jalan Tol Lingkar
Timur Surabaya serta Kawasan Suramadu, Jembatan Suramadu, Jalan Akses
Suramadu menuju Pelabuhan Peti Kemas dan Pelabuhan Peti Kemas (Kawasan
Kaki Jembatan Suramadu Sisi Madura, Surabaya dan Kawasan Khusus di Pulau
Madura) melalui Koordinasi dengan Unsur Pemerintah, Swasta dan
Masyarakat.
c. Meningkatkan profesionalisme manajemen internal.
d. Mengintegrasikan kawasan pertumbuhan di Pulau Jawa sinergi dengan
pengembangan wilayah Surabaya–Madura.
e. Mengintergrasikan pengembangan sistem perkotaan Pulau Madura dengan
sistem perkotaan di Pulau Jawa.
f. Mengintegrasikan sistem kegiatan ekonomi dan transportasi internal wilayah
Surabaya - Madura dengan wilayah sekitarnya.
2.2 Wilayah Usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura
Wilayah usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura dibagi
menjadi 2 daerah wilayah kerja yang menangani pembangunan dan fasilitasi Madura.
1. Penugasan A (Seluruh Madura)
2. Penugasan B (Kawasan dan Infrastruktur Inti)
Gambar 2.1 Skema Penugasan A
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi
Menurut (Ladjamudin, 2005), Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur
organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil
keputusan dan untuk pengendalian organisasi. Manfaat sistem informasi bagi
organisasi sebagai sarana pengelolaan data, transaksi-transaksi, mengurangi biaya, dan
menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Komponen sistem informasi di ilustrasikan 5 komponen, yaitu:
a. Hardware
Disk merupakan salah satu perangkat penyimpanan data yang paling
sering digunakan. Disk diorganisasikan berupa silinder-silinder dengan tiap
permukaan terdapat head yang ditumpuk secara vertikal dengan beberapa track
yang menyusunnya.
b. Software
Software merupakan sekumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis
dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas
tertentu.
c. Data
Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Himpunan data tersebut akan
bersifat unik, antara lain:
a) Saling berkaitan (Interrelated)
b) Kebersamaan (Shared)
c) Terkendali (Controlled)
d. Prosedur
Dokumentasi proses sistem, buku penuntun operasional dan teknis.
Prosedur menghubungkan berbagai perintah, dan aturan yang akan menentukan
rancangan penggunaan aplikasi sistem informasi. User dari sistem dan staff
akan mengatur serta merancang sistem informasi berdasarkan
prosedur-prosedur yang didokumentasikan.
e. Manusia
Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi
seperti operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.
Menurut (Nasrul, 2013), Sistem informasi adalah metode berorientasi objek
yang di dalamnya terdapat proses analisa dan perancangan sistem dengan pendekatan
objek. Dengan pemecahan masalah-masalah yang ada menjadi modul yang lebih kecil
dapat mempersingkat waktu untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
3.2 Analisa dan Desain Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2005), Analisa sistem yang ada sangat bergantung pada
teori umum sebagai sebuah landasan konseptual. Bertujuan untuk memperbaiki fungsi
di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran
3.3 System Flow
System flow menurut (Jogiyanto, 1998) adalah bagan alir sistem menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan sistematika
dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dilakukan sistem.
Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow sebagai berikut:
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output untuk proses manual atau komputer.
Gambar 3.1 Dokumen
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual yang terdapat pada sistem.
Gambar 3.2 Kegiatan Manual
3. Simbol simpanan offline
Gambar 3. 3 Simpanan Offline
4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Gambar 3.4 Proses
5. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.
Gambar 3.5 Database
6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses.
7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
Gambar 3.7 Penghubung
3.4. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Jogiyanto, 1998), DFD banyak digunakan untuk menggambarkan
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
adanya pertimbangan khususnya lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan
jelas.
3.4.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD a) External Entity atau Boundary
External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di
lingkungan luar yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
External entity disimbolkan dengan notasi kotak.
b) Arus Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini
(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa
masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c) Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa
lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
d) Simpanan Data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel
yang tertutup di salah satu ujungnya.
3.4.2. Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD. Pada
context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan external entity apa saja yang
terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang
3.4.3. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah
ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.
3.4.4. Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan
proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.
3.5. Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara
beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.
3.6. Konsep Dasar Basis Data
Menurut (Haryanto, 2004), Basis data adalah kumpulan data (elemen) yang
secara logika berkaitan dalam merepresentasikan fenomena. Fakta secara terstruktur
dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Data yang ada
biasanya saling terhubung untuk merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redundansi, inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data,
isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan
(security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan
3.6.1. Sistem Basis Data
Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah kumpulan data yang memiliki relasi
antar entitas, sehingga adanya basis data ini mempunya tujuan untuk mempermudah
perolehan data dalam waktu yang singkat dan ketepatan data yang diperoleh.
3.6.1.1. Kelebihan Sistem Basis Data 1. Pengendalian terhadap redudansi data.
2. Mencegah ketidakkonsistenan data.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas data dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data
dan pemeliharaan keselarasan data.
3.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
5. Ongkos konversi dari sistem yang lama ke sistem baru
3.7. Database Management System
Menurut (Haryanto, 2004), Sistem manajemen basis data adalah perangkat
lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola, dan mengendalikan
pengaksesan basis data.
DBMS bertujuan menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk
penyimpanan data dan pengambilan data dari basis data. DMBS sangat berperan
memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai.
3.7.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS 1. Data Definition Language (DDL)
Menurut (Kristanto, 1994), Pola skema basis data di spesifikasikan
dengan satu set definisi yang di ekspresikan dengan satu bahasa khusus yang
disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang
disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi
data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan
bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
3.7.2. Fungsi DBMS 1. Data Definition
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai
untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan
oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis
data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu
bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai
pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.
3.8. Tools Program
Dalam perancangan sebuah sistem informasi, pastinya membutuhkan sebuah
alat bantu berupa bahasa pemograman untuk mensejajarkan bahasa dengan komputer.
Tools dalam bahasa pemograman yang dipakai saat ini adalah XAMPP yang
3.8.1. XAMPP
Menurut (Widijanuarto, 2010), XAMPP adalah sebuah aplikasi yang berisi MySQL
dan Apache. Aplikasi ini dapat membantu untuk membangun sebuah aplikasi berbasis
web tanpa harus menginstal MySQL dan Apache secara terpisah/sendiri-sendiri.
3.8.1.1. MySql
“ MySQL dikembangkan oleh perusahaan Swedia bernama MySQL AB yang pada
saat itu bernama TcX Data Konsult AB sekitar tahun 1994-1995, namun cikal bakal
kodenya sudah ada sejak 1979. Awalnya TcX merupakan perusahaan pengembangan
software dan konsultan database. Saat ini MySQL sudah diakuisisi oleh Oracle Corp.
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak
digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai
sumber dan pengelolaan datanya” berdasarkan buku(Arief, 2011).
Menurut (Agus, 2005), MySQL adalah program untuk mengelola database dalam
jaringan yang sangat populer, dengan menyediakan secara gratis yang menjadi kunci
sukses dari MySQL tersebut. Walaupun dengan gratis MySQL tidak perlu diragukan
mengenai kinerja maupun kelebihan yang dimiliki.
3.8.1.2. Apache
Apache merupakan sebuah web server yang digunakan karena handal dan stabil,
hampir semua web master menggungkan apache karena perkembangan dari server ini
cepat meyesuaikan dengan kebutuhan maupun perkembangan zaman. Cara instalasi
3.8.1.3. Notepad++
Menurut (Kurniawan, 2010) Notepad ++ adalah sebuah aplikasi yang ditulis
menggunakan jenis bahasa C++ yang berfungsi sebagai editor pengganti notepad
default dari windows. Notepad ++ sering digunakan untuk meng-edit web yang
berformat html. Keunggulannya diantara lain:
a. Tampilan lebih baik dan menarik.
b. User friendly pada saat digunakan.
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Untuk mengembangkan teknologi saat ini, diperlukan analisa dan keakuratan
dalam perancangan sistem yang baik. Perancangan tersebut diharapkan mampu
memberikan kemudahan kepada pengguna khususnya pihak Badan Pengembangan
Wilayah Surabaya Madura dalam proses surat masuk, dimana proses persuratan surat
masuk masih menggunakan banyak kertas.
Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan perancangan sistem adalah data
mengenai data surat masuk, jalur proses disposisi, level-level divisi dan wewenang
divisi yang bersangkutan. Data tersebut berhubungan dengan bagian persuratan dan
disposisi yang diperlukan untuk menghasilkan proses surat masuk efektif, praktis dan
paperless. Dari hasil analisa, didapatkan kesimpulan bahwa dalam perancangan
aplikasi diperlukan basis data yang dapat menyimpan data-data surat masuk, lampiran
surat masuk, divisi-divisi BPWS serta anggotanya yang bersangkutan dengan proses
surat masuk dan disposisi.
Berikut ini adalah rancangan sistem yang akan digunakan dalam pembuatan
website Surat Masuk BPWS pada Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura
berbasis ASP.NET dengan language Visual Basic.
4.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan dari analisa sistem yang telah dilakukan, maka akan dirancang
sebuah sistem sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang akan dibuat berupa
alir sistem (System Flow), Diagram Berjenjang (HIPO), Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, dan Desain Input/Output.
4.2.1 System Flow
System Flowchart adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari sebuah sistem yang dimana bagan ini menjelaskan mengenai
urutan-urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dalam pembuatan system
flowchart sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau
bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Berikut adalah system flow dari website
Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET pada Badan Pengembangan Wilayah Surabaya
4.2.1.1 System Flow Surat Masuk
4.2.1.2 System Flow Disposisi Kepala
4.2.1.3 System Flow Disposisi Divisi Level 2
4.2.1.4 System Flow Feedback Divisi Level 2
4.2.1.5 System Flow Feedback Divisi Level 3
4.2.1.6 System Flow Download Disposisi Divisi Level 2
4.2.1.7 System Flow Download Disposisi Divisi Level 3
4.2.1.8 System Flow Download File Surat Divisi Level 2
4.2.1.9 System Flow Download File Surat Divisi Level 3
4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO)
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang (HIPO)
3
4.2.3 Context Diagram
Gambar 4.11 Context Diagram Website Surat Masuk BPWS
Context Diagram pada Gambar 4.11 untuk aplikasi ini memiliki empat external
entity yaitu Sekretaris Kepala, Kepala, Divisi Level 2 dan Divisi Level 3. Empat
external entity tersebut yang akan menunjang jalannya aplikasi ini.
4.2.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data atau informasi dimana
4.2.4.1 Data Flow Diagram Level 0
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 0
Dalam Data Flow Diagram Level 0 pada Gambar 4.12 ini terdapat empat proses
dan empat external entity. Empat proses tersebut yaitu Surat Masuk, Disposisi,
Feedback dan Download. Sedangkan external entity-nya adalah Sekretaris Kepala,
4.2.4.2 Data Flow Diagram Level 1 Disposisi
Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level 1 Disposisi
Data Flow Diagram Level 1 Disposisi yang dapat dilihat pada Gambar 4.13 ini
merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses Disposisi.
Pada Data Flow Diagram Level 1 disposisi ini terdapat dua proses dan dua external
entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Disposisi yaitu
Disposisi Kepala, dan Disposisi Divisi Level 2. Sedangkan Kepala dan Divisi Level 2
4.2.4.3 Data Flow Diagram Level 1 Feedback
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Feedback
Data Flow Diagram Level 1 Feedback yang dapat dilihat pada Gambar 4.14 ini
merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses Feedback.
Pada Data Flow Diagram Level 1 Feedback ini terdapat dua proses dan tiga external
entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Feedback yaitu Feedback
Divisi Level 2 dan Feedback Divisi Level 3. Sedangkan Kepala, Divisi Level 2, dan
4.2.4.4 Data Flow Diagram Level 1 Download
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 Download
Data Flow Diagram Level 1 Download yang dapat dilihat pada Gambar 4.15
ini merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses
Download. Pada Data Flow Diagram Level 1 Laporan ini terdapat empat proses dan
dua external entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Download
yaitu Download Disposisi Divisi Level 2, Download Disposisi Divisi Level 3, Download
File Surat dan Lampiran Surat Divisi Level 2, dan Download File Surat dan Lampiran
Surat Divisi Level 3 . Sedangkan Divisi Level 2 dan Divisi Level 3 menjadi external
4
0
4.2.5 Conceptual Data Model (CDM)
4.2.6 Physical Data Model (PDM)
Gambar 4.17 Physical Data Model (PDM)
4
4.2.7 Struktur Tabel
Dalam melakukan perancangan website ini, diperlukan sebuah basis data.
Maka dari itu, perlu dibuat struktur tabel yang berisikan nama tabel beserta atribut
dan tipe datanya. Rancangan basis data tersebut terdiri dari beberapa tabel sebagai
berikut:
1. Nama Tabel : Surat_Masuk
Fungsi : Menyimpan data surat dan file scan surat
Primary Key : ID_MASUK
ID_MASUK Int - Id surat masuk
DARI Varchar 50 Pengirim surat
KEPADA Varchar 30 Destinasi surat
NOMOR_SURAT Varchar 30 Nomor surat
TGL_SURAT Varchar 30 Tanggal surat dibuat
TGL_SRT_MSK Varchar 30 Tanggal surat diterima
PERIHAL Varchar 100 Maksud dari surat
FILE_SURAT Varchar 100 Nama file surat
ContentType Varchar 50 Jenis file surat
Data Varbinary MAX File surat
2. Nama Tabel : Lampiran_Surat_Masuk
Fungsi : Menyimpan file lampiran surat masuk
Primary Key : ID_LAMPIRAN
ID_LAMPIRAN Int - Id lampiran
ID_MASUK Int - Id surat masuk
NAMA_LAMPIRAN Varchar 50 Nama lampiran surat
FILE_LAMPIRAN Varchar 50 Nama file lampiran surat
ContentType Varchar 50 Jenis file lampiran surat
Data Varbinary MAX File lampiran surat
CATATAN_LAMPIRAN Varchar 100 Catatan untuk lampiran
3. Nama Tabel : Kepala
Fungsi : Menyimpan Data Disposisi yang dibuat oleh Kepala
Primary Key : NO_DISPOSISI
NO_DISPOSISI int - Nomor disposisi
Field Name Type
Field
Size
Description
SIFAT Varchar 50 Sifat dari disposisi
ISI Varchar 1000 Isi dari disposisi
CATATAN Varchar 1000 Catatan dari Kepala
DIKIRIM_KE Varchar 1000 Destinasi disposisi
WAKTU_KIRIM Varchar 50 Waktu disposisi dikirim
4. Nama Tabel : Inbox_Atas
Fungsi : Inbox Divisi Level 2 untuk disposisi yang telah dibuat oleh
Kepala kepada divisi yang telah ditentukan oleh Kepala
Primary Key : ID_INBOX_ATAS
Foreign Key : NO_DISPOSISI, ID_BAGIAN
Tabel 4.4 Inbox_Atas
Field Name Type
Field
Size
Description
ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2
NO_DISPOSISI Int - Nomor disposisi
ID_BAGIAN Int - Id bagian
CATATAN_KHUSUS Varchar 2000 Catatan khusus dari Kepala
STATUS_DISPOSISI Varchar 20
Status disposisi yang dibuat oleh
5. Nama Tabel : Status_Baca_Inbox_Atas
Fungsi : Status baca disposisi kepala untuk inbox divisi level 2
Primary Key : ID_STATUS_BACA
Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_USER
Tabel 4.5 Status_Baca_Inbox_Atas
Field Name Type
Field
Size
Description
ID_STATUS_BACA Int - Id status baca
ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2
ID_USER Int - Id user
STATUS_BACA Varchar 10 Deskripsi status baca
6. Nama Tabel : Disposisi_Sub
Fungsi : Menyimpan disposisi yang dibuat oleh divisi level 2
Primary Key : ID_DISPOSISI
Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_BAGIAN
Tabel 4.6 Disposisi_Sub
Field Name Type
Field
Size
Description
ID_DISPOSISI Int - Id disposisi
ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2
ID_BAGIAN Int - Id bagian
SIFAT Varchar 50 Sifat dari disposisi
Field Name Type
Field
Size
Description
WAKTU_KIRIM Varchar 50 Waktu kirim disposisi
7. Nama Tabel : Inbox_User
Fungsi : Inbox Divisi Level 3 untuk disposisi yang telah dibuat oleh
divisi level 2 kepada divisi yang telah ditentukan oleh divisi level 2
Primary Key : ID_JABATAN
ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3
ID_DISPOSISI Int - Id disposisi divisi level 2
ID_BAGIAN Int - Id bagian
CATATAN_KHSUSUS Varchar 500 Catatan khusus dari divisi level 2
8. Nama Tabel : Status_Baca_Inbox_User
Fungsi : Status baca disposisi divisi level 2 untuk divisi level 3
Primary Key : ID_STATUS_BACA
Tabel 4.8 Status_Baca_Inbox_User
ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3
ID_USER Int - Id user
STATUS_BACA Varchar 50 Deskripsi status baca
9. Nama Tabel : Feedback_Ats
Fungsi : Umpan balik untuk kepala dari divisi level 2
Primary Key : ID_FEEDBACK_ATAS
Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_USER
Tabel 4.9 Pekerjaan
Field Name Type
Field
Size
Description
ID_FEEDBACK_ATAS Int - Id feedback divisi level 2
ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2
ID_USER Int - Id user
KEPADA Int - Destinasi feedback
FEEDBACK_ATAS Varchar 500 Isi feedback
TANGGAL Varchar 30 Tanggal feedback dikirim
10. Nama Tabel : Feedback_Usr
Fungsi : Umpan balik untuk kepala dari divisi level 3
Primary Key : ID_BANK
ID_FEEDBACK_USER Int - Id feedback divisi level 3
ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3
ID_USER Int - Id user
KEPADA Varchar 500 Destinasi feedback
TANGGAL Varchar 30 Tanggal feedback dikirim
STATUS_BACA Varchar 50 Deskripsi status baca feedback
11. Nama Tabel : Bagian
Fungsi : Menyimpan data divisi BPWS
Primary Key : ID_BAGIAN
ID_BAGIAN Int - Id bagian
12. Nama Tabel : User1
Fungsi : Menyimpan data user (username, password dan level user)
Primary Key : ID_USER
ID_USER Int - Id user
ID_BAGIAN Int - Id bagian
LEVEL_USER Int - Level user
NAMA_USER Varchar 100 Nama user
USERNAME Varchar 20 Username
PASSWORD Varchar 20 Password
STATUS_LOGIN Varchar 10 Status login user
13. Nama Tabel : Log_Login
Fungsi : Menyimpan catatan aktifitas login user
Primary Key : ID_LOG
ID_LOG Int - Id log login
Field Name Type
Field
Size
Description
STATUS Varchar 10 Status login
TANGGAL Varchar 50 Tanggal login
JAM Varchar 50 Jam login
4.2.8 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan sebuah rancangan yang berbentuk website
untuk melakukan proses pengiriman surat masuk dan menghasilkan sebuah
disposisi dari website. Selain itu, desain input/output juga digunakan sebagai acuan
untuk merancang sebuah website.
1. Desain Input
Desain input merupakan perancangan sistem untuk masukan dari pengguna
ke dalam website dan kemudian dicocokkan dengan data dalam database.
a. Halaman Login
Pada Gambar 4.18 ini adalah sebuah rancangan desain input untuk halaman
login. Pengguna yang akan mengakses website ini harus mengisi username dan
password terlebih dahulu.
b. Halaman Kirim Surat Masuk Sekretaris Kepala
Gambar 4.19 Halaman Kirim Surat Masuk Sekretaris Kepala
Pada halaman sekretaris kepala yang terlihat pada Gambar 4.19 ini adalah
tampilan halaman sekretaris kepala untuk mengirim surat masuk. Setelah sekretaris
kepala mengisi form login, maka otomatis akan tersambung dengan halaman ini.
Pada halaman utama ini sekretaris kepala dapat mengirim file dan data–data surat
masuk serta file lampiran surat masuk yang ditujukan kepada kepala BPWS.
Sekretaris kepala dapat mengakses semua fungsi divisi level 2 seperti halnya
c. Halaman Inbox Sekretaris Kepala
Gambar 4.20 Halaman Inbox Sekretaris Kepala
Pada halaman inbox ini, terdapat gridview yang berisi mengenai data-data surat
masuk yang telah dikirim sesuai dengan disposisi yang dibuat oleh kepala BPWS
seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.20. Pada halaman ini, sekretaris kepala
dapat melihat lebih detil data-data surat beserta dengan informasi dari disposisi
yang telah dibuat oleh kepala BPWS.
d. Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala
Halaman detil inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil
data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan
disposisi kepala. Pada halaman ini, sekretaris kepala juga dapat membuat disposisi
divisi level 2 dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada Gambar 4.21 di
atas.
e. Halaman Inbox Kepala
Gambar 4.22 Halaman Inbox Kepala
Pada halaman inbox ini, terdapat gridview yang berisi mengenai data-data surat
masuk yang telah dikirim oleh sekretaris kepala seperti yang dapat dilihat pada
f. Halaman Detil Inbox Kepala
Gambar 4.23 Halaman Detil Inbox Kepala
Halaman detil inbox kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data
surat masuk dan akses untuk download file surat dan lampiran surat. Pada halaman
ini, kepala juga dapat membuat disposisi dengan menekan tombol buat disposisi
g. Halaman Disposisi Kepala
Gambar 4.24 Halaman Disposisi Kepala
Halaman disposisi kepala ini berfungsi untuk membuat disposisi surat masuk
yang akan dikirim kepada divisi level 2. Kepala dapat memilih divisi yang dituju
beserta catatan khusus untuk masing-masing divisi, sifat disposisi, isi disposisi dan
h. Halaman Lembar Disposisi Kepala
Gambar 4.25 Halaman Lembar Disposisi Kepala
Halaman Lembar Disposisi yang terlihat pada Gambar 4.25 di atas berfungsi
untuk melihat semua disposisi yang telah dibuat oleh kepala.
i. Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala
Gambar 4.26 Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala
Halaman detil lembar disposisi kepala pada Gambar 4.26 ini berfungsi untuk
j. Halaman Feedback Kepala
Gambar 4.27 Halaman Feedback Kepala
Halaman feedback kepala ini berfungsi untuk melihat feedback divisi level 2
dan divisi level 3 yang memberikan informasi umpan balik proses pekerjaan mereka
saat ini. Data feedback ditampilkan pada gridview seperti Gambar 4.27 di atas,
kemudian kepala dapat memberikan balasan feedback kepada mereka.
k. Halaman Inbox Divisi Level 2
Gambar 4.28 Halaman Inbox Divisi Level 2
Halaman inbox ini menampilkan data-data surat masuk dan disposisi yang
dibuat oleh kepala sesuai dengan divisi mereka masing-masing. Divisi Level 2 dapat
melihat detil surat dengan menekan tombol More Detail seperti pada Gambar 4.28
l. Halaman Detil Inbox Divisi Level 2
Gambar 4.29 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2
Halaman detil inbox divisi level 2 ini berfungsi untuk melihat secara detil
data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan
disposisi kepala. Pada halaman ini, divisi level 2 dapat membuat disposisi divisi
m. Halaman Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.30 Halaman Disposisi Divisi Level 2
Halaman disposisi divisi level 2 ini berfungsi untuk membuat disposisi surat
masuk yang akan dikirim kepada divisi level 3. Divisi level 2 dapat memilih divisi
yang dituju beserta catatan khusus untuk masing-masing divisi, sifat disposisi, isi
n. Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.31 Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2
Halaman Lembar Disposisi yang terlihat pada Gambar 4.31 di atas berfungsi
untuk melihat semua disposisi yang telah dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan
divisinya masing-masing.
o. Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2
Halaman detil lembar disposisi divisi level 2 pada Gambar 4.32 ini berfungsi
untuk melihat detil disposisi dan download disposisi divisi level 2 sesuai dengan
divisi masing-masing.
p. Halaman Feedback Divisi Level 2
Gambar 4.33 Halaman Feedback Divisi Level 2
Halaman Feedback divisi level 2 ini berfungsi untuk mengirim feedback proses
pekerjaan kepada kepala. Divisi level 2 juga dapat melihat feedback yang telah
dikirim kepada kepala dan juga feedback dari kepala sesuai dengan divisi
masing-masing seperti pada gambar 4.33.
q. Halaman Inbox Divisi Level 3
Halaman inbox ini menampilkan data-data surat masuk dan disposisi yang
dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan divisi mereka masing-masing. Divisi Level
3 dapat melihat detil surat dengan menekan tombol More Detail seperti pada
Gambar 4.34 di atas.
r. Halaman Detil Inbox Divisi Level 3
Gambar 4.35 Halaman Detil Inbox Divisi Level 3
Halaman detil inbox divisi level 3 ini berfungsi untuk melihat secara detil
data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan
s. Halaman Feedback Divisi Level 3
Gambar 4.36 Halaman Feedback Divisi Level 3
Halaman Feedback divisi level 3 ini berfungsi untuk mengirim feedback proses
pekerjaan kepada kepala. Divisi level 3 juga dapat melihat feedback yang telah
dikirim kepada kepala dan juga feedback dari kepala sesuai dengan divisi
masing-masing seperti pada gambar 4.36.
t. Halaman Admin
Gambar 4.37 Halaman Admin
Halaman admin ini adalah halaman khusus untuk admin. Halaman ini berfungsi
untuk menambah user, edit user dan delete user. Untuk melakukan edit dan delete
user admin harus menekan tombol select terlebih dahulu agar tombol edit dan delete
muncul seperti pada gambar 4.37.
2. Desain Output
Desain output merupakan rancangan sebuah laporan yang merupakan hasil dari
pemrosesan data pada aplikasi. Data yang telah tersimpan di database akan diolah
sedemikian rupa menjadi sebuah informasi bagi pengguna aplikasi.
a. Disposisi Kepala
Gambar 4.38 Disposisi Kepala
Disposisi kepala ini adalah laporan yang berisi mengenai data disposisi yang
dibuat oleh kepala dan disimpan dalam database. Disposisi kepala dapat dilihat
b. Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.39 Disposisi Divisi Level 2
Disposisi divisi level 2 ini adalah laporan yang berisi mengenai data disposisi
yang dibuat oleh divisi level 2 dan disimpan dalam database. Disposisi divisi level
4.3 Implementasi dan Evaluasi
Pada bagian implementasi dan evaluasi sistem ini akan menjelaskan mengenai
detail dan pengoperasian aplikasi, serta hardware dan software yang dibutuhkan
oleh aplikasi.
4.3.1 Teknologi
1. Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan
aplikasi ini adalah:
a. Processor 1 GHz
b. Memory dengan RAM 512 MB
c. VGA on Board
d. Monitor Super VGA (1024x768) dengan minimum 256 warna
e. Keyboard + mouse
2. Perangkat Lunak (Software)
Spesifikasi perangkat lunak minimum yang harus diinstal pada sistem
komputer adalah:
a. Windows
b. SQL Server 2008
4.3.2 Pengoperasian Program
Bagian ini menjelaskan mengenai langkah-langkah dalam menjalankan
website surat masuk BPWS berbasis ASP.NET :
A. Login
Gambar 4.40 Login
Proses login adalah proses awal untuk dapat mengakses semua fungsi pada
website ini. Pada Halaman login ini pengguna memasukkan username dan
password pada kolom yang tersedia seperti Gambar 4.40 di atas, kemudian
tekan tombol login. Jika username dan password tidak sesuai, maka akan
muncul pesan eror seperti pada Gambar 4.41 berikut ini
B. Halaman Surat Masuk Sekretaris Kepala
Gambar 4.42 Halaman Surat Masuk Sekretaris Kepala
Jika pengguna adalah sekretaris kepala, maka setelah proses login sekretaris
kepala otomatis akan terhubung dengan halaman seperti pada Gambar 4.42.
Pada halaman surat masuk sekretaris kepala terdapat tampilan textbox dan
upload file surat dan lampiran surat yang harus diisi. File surat dan lampiran
surat dapat diupload dengan menekan tombol File surat dan lampiran surat yang
harus discan seperti pada gambar 4.43.
Gambar 4.43 Form Upload File Surat dan Lampiran Surat
File surat wajib upload, sedangkan lampiran surat optional. Setelah semua
Gambar 4.44 Surat Masuk Berhasil Dikirim
Jika data surat masuk belum diisi dengan tuntas ataupun file surat belum
dipilih maka akan gagal kirim seperti yang terlihat pada Gambar 4.45 di bawah.
Gambar 4.45 Surat Masuk Gagal Dikirim
Jika surat gagal dikirim maka akan muncul notifikasi seperti pada gambar
C. Halaman Inbox Sekretaris Kepala
Gambar 4.46 Halaman Inbox Sekretaris Kepala
Halaman Inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk mengakses surat
masuk yang sudah didisposisi oleh kepala. Sekretaris kepala dapat melihat detil
surat dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.46.
D. Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala
Gambar 4.47 Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala
Halaman detil Inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk melihat secara
detil data-data surat dan juga akses download file surat, lampiran surat dan
disposisi kepala. Sekretaris kepala juga dapat melakukan disposisi dengan
Gambar 4.48 Halaman Detil Inbox Sudah Terdisposisi
Jika surat sudah didisposisi oleh sekretaris kepala, maka tombol buat
disposisi akan berubah menjadi sudah terdisposisi seperti pada gambar 4.48
diatas.
E. Halaman Inbox Kepala
Gambar 4.49 Halaman Inbox Kepala
Halaman Inbox kepala ini berfungsi untuk mengakses surat masuk yang
dikirim oleh sekretaris kepala. Kepala dapat melihat detil surat dengan menekan
F. Halaman Detil Inbox Kepala
Gambar 4.50 Halaman Detil Inbox Kepala
Halaman detil Inbox kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil
data-data surat dan juga akses download file surat dan lampiran surat. Kepala juga
dapat melakukan disposisi dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada
gambar 4.50.
Gambar 4.51 Halaman Detil Inbox Kepala Sudah Terdisposisi
Jika surat sudah didisposisi oleh kepala, maka tombol buat disposisi
G. Halaman Disposisi Kepala
Gambar 4.52 Halaman Disposisi Kepala
Pada halaman disposisi kepala ini, kepala dapat membuat disposisi
dengan memilih divisi level 2, sifat disposisi, isi disposisi dan catatan disposisi
yang sesuai dengan prosedur BPWS. Setelah semua data diisi maka disposisi
dapat dikirim.
Gambar 4.53 Halaman Disposisi Kepala Error
Gambar 4.53 diatas merupakan macam-macam error yang terjadi di
memilih divisi, pada keterangan tengah menjelaskan error belum memlih sifat
disposisi dan pada keterangan terakhir menjelaskan belum memilih isi disposisi.
H. Halaman Lembar Disposisi Kepala
Gambar 4.54 Halaman Lembar Disposisi Kepala
Halaman lembar disposisi kepala ini berfungsi untuk melihat data-data
disposisi yang sudah dibuat oleh kepala. Kepala dapat melihat detil data
disposisi dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.54..
I. Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala
Gambar 4.55 Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala
Halaman ini berfungsi untuk melihat informasi disposisi yang dibuat
secara detil, mulai dari data-data surat, isi disposisi, catatan disposisi dan divisi
J. Halaman Feedback Kepala
Halaman ini berfungsi untuk melihat feedback dari divisi level 2 dan divisi
level 3 bagaiman proses kerja mereka saat ini.
Gambar 4.56 Feedback Divisi Level 2 Kepala
Pada tab Feedback divisi level 2 akan menampilkan kumpulan data
feedback khusus dari divisi level 2.
Gambar 4.57 Feedback Divisi Level 3 Kepala
Pada tab feedback divisi level 3 akan menampilkan kumpulan data feedback
K. Halaman Inbox Divisi Level 2
Gambar 4.58 Halaman Inbox Divisi Level 2
Setelah kepala melakukan diposisi surat masuk, surat masuk tersebut akan
dikirim secara otomatis kedalam inbox divisi level 2 sesuai dengan divisi yang
dipilih oleh kepala. Divisi level 2 kemudian dapat melihat detil surat dengan
menekan tombol more detail.
L. Halaman Detil Inbox Divisi Level 2
Gambar 4.59 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data-data surat beserta data-data
disposisi yang dikirim oleh kepala. Divisi level 2 mendapatkan akses untuk
download file surat, lampiran surat dan disposisi kepala. Divisi level 2 yang
memiliki wewenang dalam membuat disposisi level 2 akan memiliki hak akses
bila tidak maka tombol tersebut tidak akan muncul. Bila surat sudah dibuat
disposisinya maka tombol akan berubah menjadi seperti pada gambar 4.59.
M. Halaman Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.60 Halaman Disposisi Divisi Level 2
Halaman ini berfungsi untuk membuat disposisi level 2 yang hanya dapat
diakses oleh divisi level 2 yang memiliki wewenang untuk melakukan
disposisi. Setiap divisi level 2 memiliki divisi bawahannya masing-masing,
sehingga tiap divisi level 2 memiliki batasan dalam memilih divisi level 3
N. Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.61 Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2
Halaman lembar disposisi divisi level 2 ini berfungsi untuk melihat
data-data disposisi yang sudah dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan divisi user.
Divisi level 2 dapat melihat detil data disposisi dengan menekan tombol more
details seperti pada gambar 4.61.
O. Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2
Gambar 4.62 Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2
Halaman ini berfungsi untuk melihat informasi disposisi yang dibuat secara
detil, mulai dari data-data surat, isi disposisi, catatan disposisi dan divisi apa
P. Halaman Feedback Divisi Level 2
Gambar 4.63 Halaman Feedback Divisi Level 2
Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk
memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan
disposisi saat ini.
Q. Halaman Inbox Divisi Level 3
Gambar 4.64 Halaman Inbox Divisi Level 3
Setelah divisi level 2 melakukan diposisi, surat masuk akan dikirim secara
otomatis kedalam inbox divisi level 3 sesuai dengan divisi yang dipilih oleh
divisi level 2. Divisi level 3 kemudian dapat melihat detil surat dengan menekan
R. Halaman Detil Inbox Divisi Level 3
Gambar 4.65 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data-data surat beserta data-data
disposisi yang dikirim oleh Divisi level 2. Divisi level 3 mendapatkan akses
untuk download file surat, lampiran surat dan disposisi divisi level 2.
S. Halaman Feedback Divisi Level 3
Gambar 4.64 Halaman Feedback Divisi Level 3
Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk
memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan
T. Halaman Admin
Gambar 4.65 Halaman Admin
Halaman khusus admin ini berfungsi untuk mengatur data user BPWS.
Admin dapat menambah user, edit data user dan delete user sesuai dengan
kebutuhan. Untuk menambah user admin harus menekan tombol Add User dan
akan muncul tampilan seperti pada gambar 4.66.
Gambar 4.66 Form Tambah User
Admin cukup mengisi data-data yang dibutuhkan, divisi dan level user, lalu
tekan tambah user untuk menambah user baru. Untuk melakukan edit user,
admin harus memilih user terlebih dahulu dengan menekan tombol select, lalu
tekan tombol edit user dan akan muncul tampilan form seperti pada gambar
Gambar 4.67 Form Edit User
Admin cukup merubah data-data sesuai dengan kebutuhan dan tekan tombol
Save Change. Untuk delete user, sama seperti edit user, admin harus memilih
user yang akan dihapus dan tekan tombol delete user.
Gambar 4.68 Form Delete User
Admin cukup menekan tombol Delete User untuk menghapus user yang
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Website Surat Masuk BPWS
berbasis ASP.NET pada Badan Pembangunan Wilayah Surabaya Madura adalah
sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil uji coba, Website Surat Masuk BPWS dapat berjalan dengan
baik.
2. Website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET yang telah dibangun dapat
mempermudah proses surat masuk dan disposisi bagian internal BPWS dan
juga hemat kertas.
5.2 Saran
Berdasarkan website yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk
pengembangan aplikasi untuk menjadi lebih baik kedepannya sebagai berikut :
1. Website ini dapat dikembangkan menjadi website yang dapat melakukan
proses surat keluar.
2. Website ini dapat dibuat terintegrasi dengan SMS Gateway untuk notifikasi
surat masuk baru.
84
Arief, M. R. (2011). Pemograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: ANDI.
Haryanto, Bambang I. (2004). SISTEM MANAJEMEN BASISDATA. Bandung: BI-Obses.
Dwiyoga, A. (2005). Membangun Mail Server Handal dengan Fedora dan Qmail. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Jogiyanto. (1998). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, I. H. (1994). Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI.
Kurniawan, D. (2010). 145 Freeware Pilihan Untuk Berbagai Kebutuhan. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.
Kusrini, M. (2007). Strategi Perencanaan Dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Ladjamudin, A.-B. B. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.
YOGYAKARTA: GRAHA ILMU.
Agus, M. J. A. (2005). MySQL Sever Dan Aplikasinya Versi 5. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.
Nasrul, Moh. Aziz E. W. (2013). Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Dalam Menentukan Pilihan Program Studi Pada. Jurnal Sistem Informasi, 17.
