• Tidak ada hasil yang ditemukan

Laporan Kegiatan Tim Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan Universitas

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Laporan Kegiatan Tim Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan Universitas"

Copied!
19
0
0

Teks penuh

(1)

 

LAPORAN KEGIATAN

TIM PENGEMBANGAN ARSIP DIGITAL

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

 

 

 

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan kepada Allah SWT atas terlaksananya kegiatan Pengembangan Arsip Digital USU.

Pengembangan Arsip Digital USU merupakan salah satu program kerja dalam rencana stratejik Perpustakaan USU yaitu peningkatan akses terhadap sumber daya informasi elektronik yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah koleksi USU e-Repository dan meningkatkan jumlah kunjungan ke situs web Perpustakaan USU.

Ucapan terimakasih disampaikan kepada semua pihak yang terlibat atas segala bantuan yang telah diberikan. Akhir kata tim sangat mengharapkan masukan dan semoga kegiatan pengembangan arsip digital USU ini dapat bermanfaat.

Medan, Desember 2009 Ketua Tim,

Evi Yulfimar, S.Sos

(3)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...ii

DAFTAR ISI ... iii

1. PENDAHULUAN... 1

2. TUJUAN KEGIATAN... 3

3. KELUARAN... 3

4. LINGKUP KEGIATAN... 4

5. PELAKSANAAN KEGIATAN... 4

6. HASIL KEGIATAN... 6

7. JADWAL PELAKSANAAN... 7

8. SUSUNAN PERSONALIA TIM PENGEMBANGAN ARSIP DIGITAL.. 8

9. PENUTUP... 9

Lampiran 1 : SK Pengangkatan Tim... 10

Lampiran 2 : Daftar Hadir Rapat Tim... 111 Lampiran 3 : List Arsip Digital...12

(4)

1. PENDAHULUAN

Pada era globalisasi seperti saat ini dan dengan kondisi lingkungan yang sarat dengan persaingan, kemajuan organisasi/perusahaan akan bergantung pada seberapa jauh kemampuan organisasi/perusahaan tersebut dalam menyelaraskan diri dengan lingkungan strategik secara kreatif. Kemampuan tersebut pada dasarnya harus didukung oleh ketersediaan informasi yang lengkap, akurat, cepat dan mutakhir. Sebagai salah satu sumber informasi terekam, dokumen/arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen organisasi baik pemerintah maupun swasta. Hal tersebut dipertegas dalam UUD Nomor 88 Tahun 1988 yang menyebutkan bahwa dokumen organisasi/perusahaan adalah data, catatan dan keterangan yang dibuat dan/atau diterima organisasi/perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

Dengan demikian dokumen/arsip yang disimpan hendaknya merupakan dokumen yang benar-benar mempunyai nilai dan berguna sebagai sumber informasi, pusat ingatan, bahan yuridis, sejarah dan ilmiah. Oleh karena itu maka pengelolaan dokumen/arsip perlu dilakukan secara efektif dan efisien, dan seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) dalam pengelolaan dokumen/arsip sangatlah diperlukan, karena akan membantu dalam mempermudah dan mempercepat perolehan informasi yang dimuat pada dokumen/arsip tersebut.

(5)

Universitas yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi.

Perpustakaan telah melakukan pengelolaan secara digital terhadap sebahagian koleksi Deposit USU termasuk juga telah membangun sistem database khusus berupa Pangkalan Data artikel yang pernah diunduh (file repository) atas permintaaan pengguna Perpustakaan USU untuk mendukung proses pembelajaran pada fakultas-fakultas di lingkungan USU. Kesemuanya itu sudah dipublikasikan melalui Website Pepustakaan USU: http://library.usu.ac.id. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan pada Tim Pengembangan Arsip Digital disini adalah seluruh sumber daya informasi yang diterbitkan oleh USU selain karya ilmiah (makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi) pada USU Repository, Data yang merupakan bagian arsip digital yang dipublikasikan mulai pertengahan tahun 2008 adalah sebagai berikut:

Berkas Unduhan (File Repository)

Agriculture (21 artikel) Letters (51 artikel)

Computer Science (14 artikel Pharmacy (77 artikel)

Dentistry (48 artikel) Psychology (9 artikel)

Economics (150 artikel) Public Health (13 artikel)

Engineering (33 artikel) Social Sciences & Politics (15 artikel)

General (60 artikel) Mathematics and Natural Sciences (72 artikel)

Law (51 artikel) Medicine (667 artikel)

Total = 1.281 artikel

(Data per tanggal 23 Desember 2008)

(6)

memprosesnya. Sedangkan menurut Australian Archives, arsip digital/elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktiviitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Arsip Digital yang dimaksud pada kegiatan Tim ini adalah:

1. Seluruh keputusan Rektor USU yang mengikat informasi civitas akademik

2. Seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU yang bukan bersifat Scientific/karya ilmiah (makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi)

2. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan yang diharapkan dari kegiatan ini adalah:

1) Untuk memaksimalkan pemanfaatan Sumber Daya Informasi yang disimpan oleh Universitas Sumatera Utara, ditargetkan dapat menaikkan Webometric USU

2) Untuk memberikan akses langsung dan cepat ke arsip statis milik USU secara online dengan cara yang mudah dan nyaman baik oleh sivitas akademika USU maupun masyarakat luas.

3) Pemanfaatan arsip digital diharapkan dapat meningkatkan perangkingan atau pemeringkatan Universitas di dunia khususnya yang dilakukan oleh Webometrics.

3. KELUARAN

Keluaran yang diharapkan dari kegiatan pengembangan arsip digital USU adalah:

1) meningkatnya jumlah koleksi USU e-Repository, dan

(7)

4. LINGKUP KEGIATAN

Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan USU ada dua cara yang dilakukan secara paralel, yaitu:

1. memindai (scanning) untuk arsip cetak yang belum ada file elektroniknya

2. menerima arsip USU yang diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk file elektronik (softcopy),

3. uploading ke sistem setelah melalui proses penyuntingan (editing)

5. PELAKSANAAN KEGIATAN

Pelaksanaan kegiatan melalui 2 (dua) tahap sebagai berikut:

Tahap 1. Pra-digitalisasi (Pengumpulan, Pemilahan dan Pembongkaran Arsip Universitas)

Mekanisme pada tahap ini adalah:

1) Mengumpulkan dan memilah arsip berupa keputusan Rektor: SK Rektor tentang wajib simpan karya ilmiah; BHMN USU; Kode etik dosen, mahasiswa dan staf administrasi/pegawai; Panduan akademik; Peraturan-peraturan akademik; GBPP (kurikulum-kurikulum yang ada bahan pustaka) dan seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU selain karya ilmiah (makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi), yaitu: Berkas Unduhan (artikel yang pernah diunduh berdasarkan permintaan pengguna); E-Journal USU; Back Issues jurnal elektronik yang dilanggan USU; Pidato ilmiah dan pengukuhan guru besar.

2) Memastikan arsip tidak ada yang duplikasi (satu judul, satu eksemplar)

3) Membongkar/memotong arsip tercetak dengan tidak merusak arsip tersebut untuk mempermudah proses scanning

(8)

5) Mengumpulkan kembali arsip yang sudah selesai di-scanning kemudian mengembalikannya ke tempat asal perolehannya

Tahap 2. Pemindaian (Scanning, Editing dan Uploading)

Scanning

1) Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak CapturePerfect 3.0.

2) Memeriksa kelengkapan lembar arsip sebelum melakukan scanning

3) Menscan semua lembar arsip

4) Menyimpan file elektronik dalam format PDF

5) Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen.

Editing

1) Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro atau versi yang lebih tinggi.

2) Memberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print). 3) Menambahkan watermark berupa logo USU

Uploading

1) membuat metadata arsip: seperti judul jurnal (yang disertai volume, nomor, dan tahun publikasi), subyek, dan lain-lain ke dalam sistem.

(9)

6. HASIL KEGIATAN

Hasil dari kegiatan dapat dilihat pada website Perpustakaan USU e-Repository yaitu Berkas Unduhan, USU e-Archives dan USU e-Journal. Hasil Capaian dapat dilihat sebagai berikut:

No. Kategori Jumlah

(per tanggal 23 Desember 2008)

Target Tahun 2009

Capaian Hasil Capaian

Natural Sciences

72 115

Medicine 667 861

Pharmacy 77 77

Psychology 9 9

Public Health 13 13

Social Sciences & Politics

15 15

Total 1.281 2.500

(95,16 %)

(10)

7. JADWAL PELAKSANAAN

2009

Kegiatan Mar

xxxx

Apr

xxxx

Mei

xxxx

Jun

xxxx Jul

xxxx

1. Pra-digitalisasi

1.1. Pengumpulan arsip universitas xxxx xxxx xxxx xxxx

1.2. Pemilahan jenis arsip xxxx xxxx xxxx xxxx xxx

2. Pengorganisasian (organizing)

2.1. Pemindaian (Scanning) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

2.2. Pengeditan (Editing) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

2.3. Pemuatan (Uploading) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

3. Pengarahan xxxx xxxx xxxx xxxx xxx

4. Pengawasan xxxx xxxx xxxx xxxx xxx

(11)

SUSUNAN PERSONALIA TIM PENGEMBANGAN ARSIP DIGITAL

Jabatan dalam Tim Nama Personalia Uraian Tugas

Pengarah Drs. A. Ridwan Siregar, SH, M.Lib Memberikan pengarahan

terhadap pelaksanaan kegiatan Tim secara umum

Penanggung Jawab Drs. Jonner Hasugian, M.Si Penanggung jawab kegiatan

Koordinator Drs. Nurdin Salmi, M.Si Mengkoordinasikan seluruh

kegiatan dalam Tim

Ketua Evi Yulfimar, S.Sos Ketua Pelaksana Kegiatan

Sekretaris Himma Dewiyana, ST., M.Hum Sekretaris

Anggota Tim Pra-digitalisasi (Pengumpulan dan Pemilahan Arsip milik Universitas)

1. Drs. Syakirin Pangaribuan, SH 2. Sutjipto

3. Zulhelmi A.R

4. Sri Fitriani Panggabean, S.Sos 5. Mira Yunita

- Penanggung jawab Tim Pra-digitalisasi

- Pengumpulan arsip

- Pemilahan arsip

Anggota Tim Pengorganisasian (Scanning, Editing dan

Uploading)

1. Rasiman S.Sos

2. Johannes Hutabarat, S.Sos 3. Juli Handayani, S.Sos 4. Diani Hartati, S.Sos 5. Leni Anggrina, S.Sos

- Penanggung jawab Tim

Pengorganisasian

- Melakukan pekerjaan

scanning

- Melakukan pekerjaan

editing dan uploading dari softcopy arsip yang diterima

- Melakukan pekerjaan

editing dan uploading hasil

(12)

8. PENUTUP

Kegiatan pengembangan arsip digital USU dapat mencapai sasaran yang diinginkan karena sesuai dengan apa yang direncanakan.

(13)
(14)
(15)

Lampiran 3 : List Arsip Digital yang sudah dikerjakan:

NO. KATEGORI SUBJEK/JUDUL JUMLAH SUMBER

1 USU e-Archives 1. Penetapan Hari Libur dan Cuti

Bersama Tahun 2008 2. Penetapan Hari Libur Tahun

2007

3. Penetapan Tarif Uang Lembur Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

4. Penetapan Uang

Kesejahteraan Bagi Unsur Pimpinan, Pegawai, Dan .... 5. Penetapan Biaya Sumbangan

Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana Kelengkapan Akademik (DKA), Dan ....Tahun Akademik 2007/2008

6. Penetapan Biaya Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana Kelengkapan Akademik (DKA), Matrikulasi

Dan....Tahun Akademik 2009/2010

7. Penyesuaian Satuan

Pembayaran Honorarium Pegawai Honorer Universitas Sumatera Utara

8. Pembatalan Surat Keputusan Rektor Nomor

739/JO5/SK/KU/2007 Tanggal 4 Mei 2007

9. Mekanisme Pengelolaan Dana Masyarakat Universitas

Sumatera Utara

10. Kalender Akademik Universitas Sumatera Utara Tahun

Akademik 2005/2006 Dan Tahun Akademik 2006/2007 11. Insentif Bagi Dosen Yang

Menerbitkan Karya Ilmiah Internasional Atau Buku 12. Penetapan Denda

Keterlambatan Pengembalian Pinjaman Buku Pada

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Tahun Anggaran 2007

13. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara nomor 46/H5.1.R/SK/KEU/2009 tentang Penetapan Biaya Masuk dan ...

14. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-12/PB/2007 tentang Prosedur dan Tata cara Permintaan

(16)

15. Memorandum of Understanding (Nota Kesepahaman) antara Universitas Sumatera Utara dengan The World Bank Office Jakarta (Bank Dunia)

16. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 151/MPN.A4/KP/2006 tentang Pengangkatan Anggota Wali Amanat Universitas Sumatera Utara 17. Pidato Rektor Dies USU Ke-53 18. Pidato Ilmiah Dies ke-52 USU 19. Pidato Rektor Dies ke-52 USU 20. Sambutan Ketua Majelis Wali

Amanat Dalam Dies Natalis Ke-55 Universitas Sumatera Utara

21. Pidato Rektor Pada Upacara Peringatan Dies Natalis Ke-55 Universitas Sumatera Utara 22. Peran dan Upaya USU Dalam

Meningkatkan SDM di Sumatera Utara (Slide) 23. Pidato Rektor Pada Upacara

Peringatan Dies Natalis Ke-54 Universitas Sumatera Utara 24. Pidato Rektor Pada upacara

Peringatan Dies Natalis Ke-53 Universitas Sumatera Utara 25. Pidato Rektor Pada Upacara

Peringatan Dies Natalis Ke-52 Universitas Sumatera Utara 26. Pidato Rektor Pada Upacara

Peringatan Dies Natalis ke-56 USU (Slide)

27. Pidato Rektor Pada Upacara Peringatan Dies Natalis ke-56 USU

2 USU e-Journals 1. Agripet

2. Analisis Administrasi & Kebijakan

3. Bearing 4. Englonesian 5. Ensikom 6. Equality 7. Etnomusikologi 8. Etnovisi 9. Harmoni Sosial 10. Historisme 11. Ilmiah PANNMED

12. Info Kesehatan Masyarakat 13. Jurnal Biologi Sumatera 14. Jurnal Hukum

(17)

15. Jurnal Mutiara Kesehatan Indonesia

16. Jurnal Studi Pembangunan 17. Jurnal Teknologi Proses 18. Kerabat

19. Komunikasi Penelitian Humaniora

20. Komunikasi Penelitian MIPA 21. Komunikasi Penelitian

Rekayasa 22. Kopertis 23. Kultura 24. Logat

25. Majalah Kedokteran Nusantara 26. Pemberdayaaan Komunitas 27. Peronema

28. Psikologia 29. Pustaha 30. Rufaidah 31. Sains Kimia 32. Simetrika

33. Sistem Teknik Industri 34. Wahana Hijau

35. Wawasan

Total

2. Communication 3. Chemistry

4. Computer Science

5. Dentistry 6. Economics 7. Engineering 8. General 9. Law 10. Letters

11. Mathematics and Natural Sciences

12. Medicine 13. Pharmacy 14. Psychology 15. Public Health

16. Social Sciences & Politics

Total 2. Download melalui web ejournal

(18)

Lampiran 4 : Agenda Kegiatan Tim Pengembangan Arsip Digital

AGENDA KEGIATAN TIM PENGEMBANGAN ARSIP DIGITAL

Tanggal 20 Februari 2009 (Rapat seluruh anggota Penyusunan Rencana Kerja)

Hasil Rapat:

Definisi Arsip Digital pada kegitan Tim ini adalah:

1. Seluruh keputusan Rektor USU yang mengikat informasi civitas akademik

2. Seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU yang bukan bersifat Scientific/karya ilmiah (makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi)

Klasifikasi Arsip Digital:

1. Seluruh Keputusan Rektor USU yang mengikat informasi civitas akademik, yaitu:

 SK Rektor tentang wajib simpan karya ilmiah

 BHMN USU

 Kode etik Dosen, Mahasiswa, dan Staf Administrasi/Pegawai

 Panduan Akademik

 Peraturan-peraturan akademik

 GBPP (kurikulum-kurikulum yang ada bahan pustaka)

2. Seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU yang bukan bersifat Scientific/karya ilmiah (makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi), yaitu:

 Berkas Unduhan (artikel yang pernah diunduh berdasarkan permintaan pengguna)

 E-Journal USU

 Back Issues jurnal elektronik yang dilanggan USU

 Pidato Ilmiah dan pengukuhan guru besar

Catatan:

Ketua Pelaksana Kegiatan segera membuat program kerja Tim

Pengembangan Arsip Digital dan membagi tugas kepada anggota Tim. Jenis Arsip yang diprioritaskan untuk dikerjakan terlebih dahulu adalah: 1. E-Journal USU

2. Surat Keputusan Rektor

(19)

Tanggal 25 Februari 2009 (Rapat Koordinasi Tugas Dengan Tim Pra-digitalisasi Arsip Didital)

Hasil Rapat:

Sesuai dengan Tugas yang sudah ditentukan, maka anggota Tim ini segera mengumpulkan seluruh arsip digital USU.

Jenis Arsip yang harus dikumpulkan adalah: 1. Seluruh Surat Keputusan Rektor

2. E-Journal USU

3. Kode etik Dosen, Mahasiswa, dan Staf Administrasi/Pegawai

Seluruh arsip tersebut di atas ada yang sudah dalam bentuk file elektronik dan ada juga yang masih tercetak. Sebelum diserahkah kepada Tim Pengorganisasian, maka arsip ini harus dipilah-pilah menurut jenis dan formatnya.

Tanggal 05 Maret 2009 (Rapat Koordinasi Tugas Dengan Tim Pengorganisasian Arsip Digital)

Hasil Rapat Sementara:

Menentukan login untuk masing-masing anggota supaya bisa melakukan pekerjaan Editing dan Uploading dengan bertanggung jawab atas tugas yang telah diemban.

Jenis Arsip USU yang pertama kali akan dikerjakan di sini adalah: E-Journal USU.

E-Journal USU yang sudah terkumpul mencakup jurnal-jurnal tahun 2004-2006 berjumlah 130 jurnal.

Editing:

Memberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print), serta

menambahkan watermark berupa logo USU.

Uploading:

Referensi

Dokumen terkait

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk merancang suatu sistem pengambilan keputusan dengan menggunakan metode TOPSIS, sehingga dapat membantu calon pembeli

Menurut pandangan Masyarakat Desa Bintang terhadap Pantangan, ada beberapa pantangan-pantangan yang berlaku di Danau Laut Tawar dan terdapat perbedaan dalam

Data dan informasi tentang derajat kesehatan untuk Tahun 2012 dinyatakan dalam angka kematian bayi, angka kematian balita, angka kematian ibu maternal dan angka

Sedangkan sifat entertainment dan relax digunakan untuk mengolah wujud dan suasana ruang dalam dan ruang luar pada bioskop, sehingga redesain bioskop Mataram mampu

Nilai efisiensi pakan yang tinggi menunjukkan bahwa adanya pem- berian kromium yang mampu memanfaatkan e- nergi yang terdapat dalam pakan terutama kar- bohidrat dan lemak dalam

Dari hasil pengamatan terhadap sampel sebanyak 64 yang diambil secara acak diperoleh Dari hasil pengamatan terhadap sampel sebanyak 64 yang diambil secara acak diperoleh

Lie (2012) hasil penelitiannya menunjukan bahwa ukuran perusahaan tidak berpengaruh signifikan terhadap timeliness publikasi laporan keuangan perusahaan sebuah perusahaan,

Penelitian dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan Pemerintah Kota Surakarta dalam pengelolaan retribusi parkir di tepi jalan umum untuk meningkatkan pendapatan