Model Agenda Keluar Masuk Surat di Dinas Olah Raga dan Pemuda

(1)

Model Agenda Keluar Masuk Surat

di Dinas Olah Raga Dan Pemuda

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Teknik Informatika

Oleh :

Irvan Sidik NIM. 10110487 M.Ahsanur Rizal NIM. 10110485 Berry Sadam Hasan NIM. 10110497

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(2)

RIWAYAT HIDUP PEMBUAT LAPORAN KERJA PRAKTEK

DATA DIRI

Nama : Irvan Sidik

Tempat, tanggal lahir : Bandung, 11 Febuari 1992

Jenis kelamin : Laki-laki

Tinggi bandan : 168

Golongan darah : AB

Agama : Islam

Pekerjaan : Mahasiswa

Kewarganegaraan : Indonesia

Telepon : 087822988933

Alamat

 Jalan : Jl.Parakan saat

 RT/RW : 05/11

 Kelurahan : Cisaranten

 Kecamatan : Arcamanik

 Kota : Bandung

(3)

Pendidikan Formal

No Nama Institusi Pendidikan Tahun

1 SDN Junti Hilir IV 1998-2004

2 SMP 2 Dayeuhkolot 2004-2007

3 SMKN 8 Bandung 2007-2010

4 Unikom, Bandung 2010-Sekarang

Pengalaman Kerja

No Nama Instansi/ Tempat Kerja Jabatan Tahun

(4)

DATA DIRI

Nama : Bery Sadam Hasan

Tempat, tanggal lahir : Lampung, 16 januari 1991

Jenis kelamin : Laki-Laki

Tinggi bandan : 167cm

Golongan darah : O

Agama : Islam

Pekerjaan : Mahasiswa

Telepon : 085721201007

Alamat

 Jalan : Sukarajin 2 no 22

 RT/RW : 01/12

 Kelurahan : Cikutra

 Kecamatan : Cibeunying kidul

 Kota : BANDUNG

(5)

Pendidikan Formal

1 SD Negeri Teladan Metro Lampung 1997-2003

2 SMP Negeri 3 Metro Lampung 2003-2006

3 SMF-YPF Bandung 2006-2009

4 Unikom Bandung 2010-Sekarang

Pengalaman Kerja

(6)

DATA DIRI

Nama : Muhammad Ahsanur Rizal

Tempat, tanggal lahir : Garut, 03-08-1992

Jenis kelamin : Laki-laki

Tinggi bandan : 172

Golongan darah : -

Agama : Islam

Pekerjaan : -

Telepon : 08957009392

Alamat

 Jalan : Limbangan - Leuwigoong

 RT/RW : 03/06

 Kelurahan : Majasari

 Kecamatan : Cibiuk

 Kota : Garut

(7)

Pendidikan Formal

1 SDN Majasri IV 1998-2004

2 SMPN Cibiuk I 2004-2007

3 SMA YPI Pulosari 2007-2010

4 UNIKOM 2010-sekarang

Pengalaman Kerja

(8)

iii

1.5 Metode Pengembangan Sistem ... 3

1.6 Metode Pengumpulan Data ... 4

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 8

2.4 Metode Analisis dan Perangcangan Tertruktur ... 8

(9)

iv

3.2.2 Analisis Sistem Informasi ... 13

3.2.3 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 13

3.2.3.1 Flow Map ... 14

3.3 Perancangan Sistem ... 15

3.3.1Diagram Kontek ... 15

3.3.2 DFD ... 16

3.3.2.1 DFD Level 1 ... 16

3.3.2.1.1 Proses 1.0 ... 17

3.3.2.2 DFD Level 2 ... 18

3.3.2.2.1 Proses 2.0 ... 18

3.3.3 Deskripsi Proses ... 20

3.3.3.1 Proses Login ... 20

3.3.3.2 Pengolahan Data Master ... 20

3.3.4 Analisis Basis Data ... 21

3.3.5 Perancangan Antar Muka ... 22

3.3.6 Jaringan Semantik ... 27

BAB IV ... 28

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 28

4.2 Saran ... 28

Daftar Pustaka ... 29

(10)

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji Syukur ke hadirat Allah SWT, karena atas segala hidayah dan rahmat-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan Kerja Praktek ini yang berjudul “MODEL AGENDA KELUAR MASUK SURAT DI DINAS OLAH RAGA DAN PEMUDA” pada awal tahun ini.

Penyusunan laporan Kerja Praktek ini merupakan salah satu syarat yang harus

ditempuh dalam menyelesaikan Studi Program Strata I (S-1) Jurusan Teknik

Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Suatu kebahagiaan yang sangat besar bagi kami untuk dapat menyampaikan

rasa hormat dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan

dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung. Semoga Allah SWT

memberikan pahala berlipat ganda dan limpahan rahmat, taufiq serta hidayah-Nya.

pada kesempatan saat ini saya ucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada yang

terhormat :

1. Kedua orang tua yang kami cintai karena dengan jerih payah, usaha dan

bimbingannya saya bisa merasa kuat dan bersemangat sampai sejauh ini.

Kesabaran untuk mendidik dan memberikan ilmu dengan penuh rasa sayang.

2. Bpk. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas

Komputer Indonesia.

3. Bpk. Irawan Afrianto, S.T.,M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik

(11)

4. Ibu Utami Dewi , S. Kom. selaku dosen wali sekaligus dosen pembimbing

yang telah membantu saya menyelesaikan laporan kerja praktek.

5. Bpk. Riga Haruman Ashar S.Sos.M.AP Selaku pembimbing di Dinas Olah

Raga dan Pemuda.

6. Dan kepada seluruh teman – teman IF11 angkatan 2010 Universitas Komputer

Indonesia.

Akhir kata saya ucapkan Alhamdulillah Laporan Kerja Praktek ini telah selesai

dan semoga bermanfaat khususnya bagi kami yang menulis dan untuk pembaca

budiman umumnya.

Wasalamu’alikum Wr. Wb.

Bandung, 11 Desember 2013

Irvan Sidik,

M.Ahsanur Rizal,

(12)

DAFTAR PUSTAKA Undang – Undang

Undang – Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Otonomi Daerah

Peraturan

1) Peraturan Daerah Nomor 06 Tahun 2009, Tentang Rencana Stratejik Kota Bandung Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2009 – 2013

2) Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 13 Tahun 2009 Tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 13 Tahun 2007 Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kota Bandung Tanggal 7 Agustus 2009.

Buku – Buku

1). Elmasri, Rames.1994. Fundamentals of Database System. Benyamin. Tokyo.

2). Fathansyah. 2002. Basis Data. Informatika. Bandung.

3). Hakim, Lukmanul. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Lokomedia. Yogyakarta.

4). Jogiyanto. 2004. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.

5). Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta.

6). Rirehena, Anthon. 1990. Organisasi dan Methode. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YAPIS. Jayapura.

(13)

1 BAB I

1.1.Latar Belakang Masalah

Seiring semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut suatu organisasi atau instansi membutuhkan teknologi Informasi.banyak kegiatan yang dilakukan hanya dalam lingkup terbatas kini dapatdilakukan dalam cakupan yang sangat luas, bahkan mendunia. Keberadaanpengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangatpenting.Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapatmemberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Jikadibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secaraterkomputerisasi memiliki banyak keunggulan, seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat.Sistem informasi saat ini di butuhkan di berbagai perkantoran yangbergerak di berbagai bidang, khususnya di Dinas Olahraga dan Pemuda.

Tentunya sistem informasi dibutuhkan di kantor dinas tersebut ataupun sebagai salah satufaktor pendukung untuk mempermudah proses pengembangan perusahaannyatersebut. Sistem informasi yang digunakan tentunya harus memenuhi semuakriteria-kriteria akan informasi-informasi yang dibutuhkan perkantoran, efisienserta tidak memakan biaya dan tempat yang cukup banyak.

Saat ini Kantor Dinas Olah Raga dan Pemuda dalam mengurusi arsip surat masuk maupun surat keluar masih dilakukan dengan cara manual (dicatat dalam suatu buku). Proses ini sangat tidak efisien dalam perihal waktu, lambat dalam mencari file-file surat dan tidak menjamin keamanan data.

(14)

2 1.2. Rumusan Masalah

Seperti yang telah dibahas di latar belakang di atas, salah satu contoh masalah yang terdapat di Dinas Olah Raga Dan Pmemuda. saat ini adalah di bagian Subbagian Kepegawaian dan Umum. Subbagian Kepegawaian dan Umum di kantor dinas ini mempunyai tugas pokok, yaitu : menyelenggarakan pengelolaan umum, Organisasi dan Pelayanan, bertanggung jawab atas penyediaan dukungan layanan danadministrasi perkantoran kepada seluruh unit kerja Dinas Olah Raga Dan Pemuda serta dukungan iklim kerja yang nyaman agar dapat menunjang peningkatan produktivitas kerja. Studi kasus yang akan kami bahas pada laporan ini adalah salah satu tugas pokok Subbagian Kepegawaian dan Umum, yaitu dalam hal agenda masuk keluar surat di Dinas Olah Raga Dan Pmemuda.

Identifikasi masalah tersebut antara lain :

1. Belum efektifnya sistem agenda surat keluar masuk Dinas Olah Raga Dan Pemuda.

2. Sulit dalam pencarian arsip surat keluar dan arsip surat masuk di Dinas Olah Raga Dan Pemuda, karena pengolahan data untuk arsip surat masuk dan surat keluar belum menggunakan program aplikasi yang mendukung.

3. Belum efektifnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di Dinas Olah Raga Dan Pemuda, sehingga memungkinan arsip hilang.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Menganalisa dan membuat model agenda surat pada unit sistem subbagian kepegawaian di Dinas Olah Raga Dan Pemuda.

1.3.2 Tujuan

Sesuai dengan rumusan yag ada, tujuan dari penulis adalah :

1. Agar penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar lebih rapih dan efesien

2. Mempermudah kerja khususnya pada bagian Subbagian Kepegawaian dan Umum dalam melakukan pencatatan dan pencarian surat masuk maupun surat keluar.

(15)

3 1.4 Batasan Masalah

Pembatasan ruang lingkup kerja Sistem Informasi Agenda Keluar Masuk Surat di Dinas Olah Raga Dan Pmemuda, pembatasan masalah ini dilakukan agar pembahasan masalah dapat terarah dengan baik dan tidak menyimpang dari pokok masalah yaitu, sebagai berikut :

1. Sistem informasi ini merupakan penyimpanan arsip surat masuk dan suratkeluar di Dinas Olah Raga Dan Pemuda.

2. Sistem informasi ini di kelola oleh bagian sekertariat Dinas Olah Raga Dan Pemuda.

1.5 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembuatan analisis dan perancangan sistem informasi agenda surat keluar masuk di Dinas Olah Raga Dan Pemuda adalah metode pengembangan waterfall.

Langkah - langkah pengembangan perangkat lunak metode waterfall adalah sebagai berikut :

Sumber : Winston Royce, 1970 Gambar 1.1 Model Waterfall

Berikut ini uraian dari tahap-tahap pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan metode Waterfaal, yaitu :

1. RequirementAnalysis

(16)

4

2. System Design

Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan

gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Tahap ini membantu

dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem

secara keseluruhan.

3. Implementation

Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi

modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini

juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang

diinginkan atau belum.

4. Integration & Testing

Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan

pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan

desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak.

5. Operation & Maintenance

Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan

serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak

ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa

sistem sebagai kebutuhan baru.

1.6 Metode Pengumpulan data

(17)

5

BAB II

LANDASAN TEORI

berikut ini akan dijelaskan konsep dan dasar teori seputar permasalahan yang dibahas dalam analisis dan perancangan aplikasi yang akan penulis buat, sebagai dasar pemahaman dalam mengimplementasikan konsep - konsep tersebut kedalam semua kegiatan pengembangan sistem.

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto yang di paparkan dalam buku karangannya, ada dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu, menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen-komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya, mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem diartikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran”.

2.1.1 Elemen Sistem

Suatu sistem dapat terdiri dari sejumlah elemen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung elemen-elemen .

2.1.2 Karateristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan .

1. Komponen Sistem

(18)

6 2. Batasan Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

6. Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsitem yang lain.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

(19)

7 2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem merupkan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setipa kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat dklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu :

1. Sistem Abstrak

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alamiah

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta).

3. Sistem Buatan Manusia

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan Human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan Man-machine system.

4. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Sistem tertentu relatif stabil/konstan dalam jangka waktu yang sama.

5. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

6. Sistem Tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis, secara teoritis sistem tertutup ini ada, tapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relativity Closed System (Secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).

7. Sistem Terbuka

(20)

8 2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi banyak yang penting bagi penerimanya dan dapat digunakan sebagai dasar dalam memberikan arti dan manfaat. Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagi berikut :

1. Akurat, artinya infomasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya dan informasi tersebut harus dari kesalahan-kesalahan.

2. Tepat Waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada informasi tersebut diperlukan dan tidak terlambat.

3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibuuhkan dan bermanfaat.

4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen subsistem yang saling bekerja sama dan saling dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai tujuan yang penting bagi penerimanya dan dapat digunakan sebagai dasar dalam memberikan arti dan manfaat.

Sebagai suatu di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik .

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Porses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk mengembangkan system baru, dalam langkah permulaan perancangan sistem adalah rencana pengembangan disiapkan selama sintesa sistem sebagaimana di modifikasi dan di setujui oleh manajemen. Tahap perancangannya harus mengisi sebuah perincian rencana pengembangan agar sistem baru dapat di implemntasikan secara maksimal dan memuasakan. Tujuan dari perancangan sistem secara global adalah membentuk rangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer, untuk mewujudkannya dilakukan beberapa tahap yaitu :

1. Menentukan persyaratan dan batasan sistem yang dirancang. 2. Menetukan pola rancangan aliran informasi.

(21)

9 2.4.1 Flow Map

Flowmap adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan aktifitas yang saling terkait dalam hubungannya engan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini terjadi dengan melihat entitas diluar sistem.

2.4.2 Diagram Kontek

Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek member gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus-putus). Dalam diagram kontek hanya ada satu proses, tidak boleh ada store dalam diagram kontek .

Diagram kontek meliputi sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :

1. _{Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan}

komunikasi (sebagai terminator).

2. _{Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus dproses}

dengan cara tertentu.

3. _{Data keluar, data yang dihasilkan sistem dan diberikan kedunia luar.}

4. _{Penyimpanan data (Storage), digunakan secara bersama antara sistem}

dengan terminator.

5. _{Batasan (Boundary), antara sistem dengan lingkungan luar.}

2.4.3 Data Flow Diagram

Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. DFD (Data Flow Diagam) digunakan untuk melihat proses-proses saja yang ada dan terlibat dalam suatu system beserta aliran informasinya, baik antara sisem dengan lingkungnnya maupun antara perose-proses yang ada didalam sistem tersebut.

2.4.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses

Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut :

(22)

10 Nama arus data berfungsi untuk memberikan penjelasan lebih kepada yang membaca

DAD tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama lain dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada. Alias terjadi karena kurang kondisi antara beberapa analisis sistem.

3. Arus data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data menuju.berfungsi untuk memudahkan mencari arus data di DAD.

4. Atribut

Atribut adalah field-field yang terdapat pada entitas tabel. Untuk menghindari redudansi dalam database.

2.4.5 Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Ada dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, yaitu :

1. Sistem flowchart

Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat atau media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

2. Program flowchart

Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.

2.5 Database

Database atau basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan khusus tertentu.

Database dapat diartikan sebagai kumpulan dari beberapa file yang sejenis. Database dalam database Manajemen Sistem mengandung arti : “Sekumpulan data yang saling berhubungan dan berkaitan satu dengan yang lainnya digunakan oleh suatu organisasi”.

Database merupakan “kumpulan data-data yang mempunyai kaitan antara satu data dengan data lainnya sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu”. Sedangkan program pengelolaannyadisebut sebagai Database Managemen Sistem (DBMS).

2.6 Microsoft Office Acces

(23)

11 2.7 Bahasa Pemrogaman C#

Bahasa adalah sebuah bahasa pemrograman modern yang bersifat general -purpose berorientasi objek, yang dapat digunakan untuk membuat program di atas arsitektur Microsoft . ramework. Bahasa C# ini memiliki kemiripan dengan bahasa Java, C dan C++ (selengkapnya dapat dilihat pada Sejarah Bahasa C#).

(24)

12 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Jadwal Kerja Praktek

Pelaksanaan kerja praktek dilakukan di Dinas Olah Raga dan Pemuda yang beralamat di Jl. Dr.Rajiman No. 64 Bandung. Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek dimulai tanggal 19 agustus sampai dengan tanggal 30 september 2013 dan jadwal kehadiran kerja praktek dilaksanakan disesuaikan dengan jadwal dari instansi yang bersangkutan.

3.1.1 Cara Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan kegiatan, yang antara lain :

1. Pembuatan surat permohohonan kerja praktek.

2. Pengajuan permohonan kerja praktek ke Dinas Olah Raga dan Pemuda yang beralamat di Jl. Dr.Rajiman No. 64 Bandung

3. Pelaksanaan kerja praktek. Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan kegiatan. Adapun tahapan yang dilakukan antara lain, yaitu :

a) Pengumpulan data

yang dilakukan dengan wawancara langsung ke pegawai Dinas Olah Raga dan Pemuda.

b) Tahap analisis sistem

(25)

13 c) Perancangan aplikasi

Setelah menganalisis sistem, selanjutnya adalah merancang aplikasi pengolahan data bebatuan, menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Dan pastinya berkonsultasi dengan pembimbing.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Analisis Masalah

Sesuai dengan hasil penelitian di Dinas Olah Raga dan Pemuda, didapat adanya beberapa permasalahan yaitu :

1. Bagaimana membangun aplikasi yang bisa mengarsipkan(menyimpan) surat masuk dan surat keluar

2. Bagaimana mencari surat masuk atau keluar yang sudah lama dibuat .

3.2.2 Analisis Sistem Informasi

Sistem Informasi Agenda surat keluar masuk merupakan sebuah sistem informasi yang memproses data surat keluar masuk pada Dinas Olah Raga dan Pemuda yang menghasilkan informasi agenda surat keluar masuk pada Dinas Olah Raga dan Pemuda.

3.2.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan untuk menganalisis mengenai prosedur kerja yang terjadi. Pada analisis prosedur ini akan dijelaskan mengenai urutan kegiatan-kegiatan yang sedang terjadi, sebagai berikut :

1. Bagian sekretariat menerima surat masuk dan surat keluar.

2. Kemudian sekretariat menginputkan data surat masuk dan surat keluar.

3. Setelah di input,bagian sekretariat menyerahkan form surat masuk ke penerima surat

(26)

14 Sumber : Catatan/dokumentasi penulis selama Kerja Praktek, 2013

Gambar 3.1

SOP (Standart Operational Procedure) yang sedang berjalan.

3.2.3.1 Flow Map

Berikut ini adalah gambaran Flow map yang berjalan pada Agenda keluar masuk surat Dinas Olah Raga dan Pemuda.

Gambar 3.2

(27)

15 3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Diagram Kontek

Berikut ini adalah gambaran Diagram kontek yang berjalan pada Dinas Olah Raga dan Pemuda

Gambar 3.3

Diagram Kontek Sistem Informasi Agenda Keluar Masuk Surat petugas

SI Agenda Surat login valid

login tidak valid info data surat masuk

info data surat keluar cetak disposisi

data login

data surat masuk data surat keluar

cetak laporan

(28)

16 3.3.2 DFD (Data Flow Diagram)

3.3.2.1 DFD level 1

Berikut ini adalah gambaran Data flow diagram yang berjalan pada Agenda keluar masuk surat Dinas Olah Raga dan Pemuda.

Gambar3.4

Data Flow Diagram level 1 Sistem Informasi Agenda Keluar Masuk Surat 1.0

Info Surat Masuk Info Surat Keluar

3.0

(29)

17 3.3.2.1.1 proses 1.0

Gambar 3.5

(30)

18 3.3.2.2 DFD Level 2

3.3.2.1 Proses 2.0

Surat Masuk

Gambar 3.6

Proses Surat Masuk di Sistem Informasi Agenda Surat User

data surat yang akan di tambahkan

info data surat yang telah di tambahkan

Login Valid Login Valid

Login Valid

data surat yang akan di ubah

data surat yang akan di hapus

info data surat yang telah di hapus

info data surat yang telah di ubah

data surat yang akan di hapus data surat yang akan di ubah

cari data surat

cari data surat hasil pencarian data surat

(31)

19 Surat Keluar

Gambar 37

Proses Surat Keluar di Sistem Informasi Agenda Surat User

Login Valid Login Valid

Login Valid

data surat yang akan di ubah

data surat yang akan di hapus

info data surat yang telah di ubah

data surat yang akan di hapus data surat yang akan di ubah

cari data surat

cari data surat hasil pencarian data surat

(32)

20 3.3.3 Deskripsi proses

3.3.3.1 Proses 1 Login

Tabel 3.1 Sekenario Login

No Proses: 1.1

Nama Proses: Validasi Data Login

Deskripsi: Melakukan Validasi atas username dan password yang dimasukkan

Sumber Data

User Data Login

Tujuan Data

User Login Valid, Login Tidak Valid

Logika Proses: Begin

repeat

{username dan password dimasukkan}

if data valid then {login valid, masuk ke tampilan menu utama }

else {logi tidak alid, ta pilka pesa user a e atau pass ord salah }

end if

until {login valid} end

3.3.3.2 Proses 2 Pengolahan Data Master Tabel 3.2 Sekenario Pengolahan data

No Proses: 2

Nama Proses: Validasi Pengolahan Data Master

Deskripsi: Melakukan Validasi pengolahan data master yang dimasukkan

Sumber Data

User Data Surat yang akan ditambah

Tujuan Data

User Info Data Surat yang telah ditambah

(33)

21 3.3.4 Analisis Basis Data

Dalam memodelkan data dan menggambarkan hubungan antara

data yang ada pada sistem digunakan alat bantu yaitu diagram E-R. Untuk diagram E-R yaitu terdapat kunci yang unik (primary key) pada setiap entitas (tabel induk) yang dapat membedakan dengan atribut lainnya sehingga entitas tersebut dapat dijadikan referensi untuk entitas yang lainnya. Adapun entitas yang terlibat yaitu entitas barang, entitas ruang, entitas petugas, entitas detailbarang.

Dari entitas-entitas diatas maka dapat dibuat diagram E-R untuk sistem baru yang terdri dari beberapa entitas yang dibutuhkan untuk menyimpan data. Untuk melihat keterhubungan antar entitas yang ada maka akan digambarkan sebagai berikut:

Gambar3.8

(34)

22 3.3.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka dilakukan untuk mempermudah dalam mengimplementasikan sistem yang akan dibangun sebagai tempat tampilan data.

1. Perancangan Antar Muka Form

Dalam perancangan form di sini dilakukan perancangan baik terhadap form input dan form output. Adapun form-form yang terdapat dalam sistem informasi inventori ini adalah sebagai berikut :

a. Perancangan Antar Muka Login

Gambar di bawah ini merupakan perancangan antar muka login yang berfungsi sebagai verifikasi untuk petugas diijinkan melakukan semua pengolahan data.

(35)

23 b.Perancangan Antar Muka Menu Utama

Gambar di bawah ini merupakan perancangan antar muka menu Utama yang berfungsi sebagai menu untuk petugas melakukan semua pengolahan data.

Gambar 3.10 Rancangan Antar Muka Menu Utama

c

. Perancangan Antar Muka Input Surat Masuk

(36)

24 Gambar 3.11 Rancangan Antar Muka Input Surat Masuk

d

. Perancangan Antar Muka Input Surat Keluar

Berikut ini adalah ganbaran perancangan untuk menginputkan surat masuk.

Gambar 3.12 Rancangan Antar Muka Input Surat Keluar

e

. Perancangan Antar Muka Surat Masuk

(37)

25 Gambar 3.13 Rancangan Antar Muka Surat Masuk

f

. Perancangan Antar Muka Surat Keluar

Berikut ini adalah ganbaran perancangan untuk mencari, mengedit dan menghapus surat keluar.

Gambar 3.14 Rancangan Antar Muka Surat Keluar

g

. Perancangan Antar Muka Surat Disposisi

(38)

26 Gambar 3.15 Rancangan Antar Muka Surat Disposisi

h

. Perancangan Antar Muka Kotak Surat

Berikut ini adalah ganbaran perancangan untuk masuk kedalam kotak surat masuk dan surat keluar.

(39)

27

i

. Perancangan Antar Muka Laporan

Berikut ini adalah ganbaran perancangan untuk melihat laporan surat masuk maupun keluar dan untuk mencetak laporan

Gambar 3.17 Rancangan Antar Muka Laporan Surat

3.3.6 Jaringan Semantik

Setelah melakukan perancangan antar muka dan perancangan pesan maka

T01

T04

T06 T02

T03

T05

T07

T08

(40)

28

dilakukan perancangan terhadap hubungan antar form dan pesan. Untuk menggambarkan

hubungannya digambarkan dalam sebuah jaringan semantic. Jaringan 28emantic agenda

surat

(41)

28

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan dari BAB I - BAB V, maka dapat diambil kesimpulan beberapa hal yaitu sebagai berikut :

1. Setelah dibuat program Aplikasi Keluar Masuk Surat, proses penyimpanan arsip sudah dapat tersimpan dengan baik.

2. Setelah dibuat program Aplikasi Keluar Masuk Surat, bagian sekretariat dapat mengelola surat masuk dan surat keluar dengan mudah, baik dalam pencarian arsip surat keluar dan surat masuk, penginputan data arsip surat keluar dan surat masuk, pembuatan laporan surat keluar dan surat masuk sesaui dengan kebutuhan, sehingga sekretariat mempunyai banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas lain.

4.2 Saran

Agar kinerja dari program Aplikasi Keluar Masuk Surat yang dirancang lebih optimal, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran :

1. Program aplikasi keluar masuk surat ini kiranya bisa diterapkan di program Aplikasi Keluar Masuk Surat, supaya proses pengarsipan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.