RANCANG BANGUN APLIKASI PEMANTAUAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA BERBASIS
WEB PADA KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN
NEGARA DAN LELANG (KPKNL) BANDUNG
KERJA PRAKTEK
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
Septian Dwi Kusuma Putra
11.41010.0145
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
iv DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Metodelogi Penelitian... 4
1.7 Systematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Sejarah Perusahaan ... 7
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 10
2.3 Struktur Organisasi ... 11
2.3.1 Struktur Organisasi...11
2.3.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi KPKNL Bandung... 11
2.3.3 Urain Jabatan pada KPKNL Bandung... 13
v
v
3.1 Teori Terkait dengan Penyelesaian Masalah ... 16
3.1.1 Prosedur... 16
3.1.2 Pemantauan... 16
3.1.3 Standard Operating Procedure... 17
3.1.4 Barang Milik Negara... 18
3.2 Konsep Dasar Basis Data ... 18
3.2.1 System Basis Data... 18
3.2.2 Database ... 19
3.2.3 Database Management System ... 20
3.3 Website ... 20
3.4 PHP ... 21
3.5 HTML ... 22
3.6 MySQL ... 22
3.7 Intranet ... 23
3.8 Aplikasi ... 23
3.9 Desain System ... 23
3.9.1 Document Flow ... 24
3.9.2 Data Flow Diagram ... 25
3.9.3 Entity Relational Diagram ... 27
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 32
4.1 Analisa System ... 32
4.1.1 Identifikasi Masalah ... 33
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 33
4.2 Document Flow ... 34
4.2.1 Document Flow Penerimaan Surat Permohonan ... 35
4.3 System Flow ... 36
4.3.1 System Flow Login ... 36
4.3.2 System Flow Master Kota ... 37
4.3.3 System Flow Master Kementerian Lembaga ... 38
4.3.4 System Flow Master Kelengkapan ... 39
4.3.5 System Flow Master Satker ... 40
4.3.6 System Flow Master Permohonan ... 41
4.3.7 System Flow Penindaklanjutan ... 42
4.3.8 System Flow Cetak Surat Diterima ... 43
4.3.9 System Flow Cetak Surat Ditolak ... 44
4.3.3 System Flow Melihat Lama Surat ... 45
4.3.11 Context Diagram ... 45
4.3.12 Diagram Jenjang ... 46
4.3.13 Data Flow Diagram (DFD) ... 47
4.3.14 DFD Level 0 ... 47
4.3.15 DFD Level 1 ... 48
4.4 Entity Relational Diagram (ERD) ... 50
4.4.1 Conceptual Data Model (CDM) ... 50
4.4.2 Physical Data Model (PDM) ... 51
4.4.3 Struktur Basis Data dan Tabel ... 52
4.5 Disain Input Output ... 55
vii
4.5.2 Kebutuhan Sistem ... 66
4.5.3 Penjelasan Program ... 66
BAB V Penutup ... 75
5.1 Kesimpulan ... 75
5.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 76
BIODATA PENULIS ... 77
v
1
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi (TI) yang cukup pesat dari masa ke
masa, menjadikan setiap pengguna terus aktif dalam memaksimalkan teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) baik untuk kepentingan individu, kelompok atau
organisasi. Teknologi informasi menjadi hal penting yang harus dimiliki oleh
instansi pemerintahan, salah satunya dimanfaatkan untuk memantau proses
berjalannya Standar Operating Procedure (SOP).
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang sebagai instansi vertikal
di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang merupakan salah satu
unit eselon I di Kementerian Keuangan Republik Indonesia selalu berusaha
menjadi yang terbaik untuk melayani masyarakat. Upaya meningkatkan kualitas
pelayanan kepada satuan kerja instansi Pemerintah Pusat sebagai stakeholders
dilakukan secara berkesinambungan melalui perbaikan proses bisnis yang berjalan
pada KPKNL Bandung. Khusus untuk SOP Pengelolaan Barang Milik Negara
(BMN), proses yang masih berlangsung saat ini, satuan kerja memberikan surat
pemohonan pengelolaan barang milik negera (BMN) kepada pegawai KPKNL
Bandung untuk diperiksa kelengkapannya dan disetujui. Dikarenakan KPKNL
Bandung membawahi banyak satuan kerja di dua kota (Bandung dan Cimahi) dan
tiga kabuten (Kab.Bandung, Kab.Bandung Barat dan Kab.Sumedang),
mengakibatkan keterlambatan janji layanan dari surat permohonan pengelolahan
BMN yang seharusnya janji layanan maksimal lima hari kerja. Pelaksanaan
2
dengan memeriksa semua arsip yang diterima dan belum terakomodasi dalam
suatu sistem sehingga data pantauan pelaksanaan SOP tersebut belum dapat
dilaporkan secara cepat dan akurat karena sangat bergantung pada arsip data
manual dan sumber daya manusia yang mengelolanya.
Berdasarkan permasalahan di atas, KPKNL Bandung membutuhkan
suatu aplikasi yang dapat memantau kegiatan-kegiatan yang terikat dengan SOP
Pengelolaan Barang Milik Negara tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut,
diharapkan pemantauan pelaksanaan SOP pada KPKNL Bandung akan menjadi
lebih mudah dan juga menjadi suatu early warning system bagi pejabat dan
pegawai pada KPKNL Bandung agar pelayanan kepada stakeholders dapat
terlaksana dengan tepat waktu.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang tersebut d iatas, penulis dapat
merumuskan masalah Bagaimana merancang dan membangun suatu Aplikasi
Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik
Negara Berbasis Web Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang
(KPKNL) Bandung.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah pada hal-hal sebagai berikut:
a. Aplikasi yang dibangun hanya untuk melakukan pemantauan SOP surat
permohonan pada KPKNL Bandung.
b. Dalam pembuatan aplikasi, tools yang digunakan menggunakan bahasa
pemograman Hypertext Preprocessor (PHP) dan menggunakan database
c. Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem ini diantaranya adalah laporan
surat permohonan diterima dan surat permononan ditolak.
1.4 Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah tersebut diatas, tujuan
pembuatan aplikasi pemantauan SOP tersebut adalah menghasilkan aplikasi yang
dapat memantau SOP pada KPKNL Bandung.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat-manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari Aplikasi
Pemantauan SOP Pengelolaan Barang Milik Negara ini bagi para penggunannya
antara lain adalah:
a. Petugas Front Office
Dapat mempercepat proses penerimaan surat dan memberikan informasi yang
terkini terhadap setiap berkas permohonan yang diterima dari stakeholeders.
b. Pegawai selaku verifirfikator
Memudahkan dan mempercepat proses verifikasi berkas permohonan serta
dapat memperoleh peringatan dini dari aplikasi mengenai berkas yang sedang
aktif dalam proses.
c. Kepala Seksi PKN
Dapat memperoleh informasi terkini mengenai berkas yang sedang diproses
dari early warning system yang dibangun dalam aplikasi dan memperoleh
informasi mengenai beban kerja yang sedang ditangani oleh
4
d. Kepala KPKNL
Dapat memperoleh informasi terkini dengan cepat dan akurat melalui
informasi yang terinput pada sistem sehingga ketergantungan pada informasi
manual dapat dikurangi dan juga dapat memantau proses penerbitan produk
hukum berupa surat permohonan, baik melalui tampilan sistem maupun
laporan yang tersaji dari aplikasi.
1.6 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang dilakukan dalam rangka menjawab
masalah-masalah yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi yang sedang dibuat
antara lain adalah:
a. Observasi
Dalam pelaksanaan kerja praktek pada KPKNL Bandung ini penulis
melaksanakan penelitian lapangan secara langsung pada proses penerimaan
berkas permohonan dan juga membantu (getting involved) pada proses
tersebut. Dengan kegiatan tersebut, penulis dapat membandingkan antara
materi keilmuan yang dimiliki dengan kenyataan/masalah-masalah yang
dihadapi oleh KPKNL Bandung sehingga penulis dapat merumuskan suatu
aplikasi yang dapat membantu penyelesaian masalah-masalah tersebut.
b. Wawancara
Kegiatan wawancara yang dilaksanakan penulis selama pelaksanaan kerja
praktek di KPKNL Bandung dilakukan untuk memperoleh informasi dan
data-data terkait yang diperlukan sebagai dasar untuk melakukan rancang bangun
pihak-pihak yang berkompeten dan menguasai dalam pelaksanaan SOP Pengelolaan
Barang Milik Negara tersebut.
1.7 Sistematika Penulisan
Dalam rangka memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai
bab-bab yang akan dibahas didalamnya, maka sistematika penulisan yang akan
dilaksanakan oleh penulis secara garis besar adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi
pengguna, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan
laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Bab ini membahas tentang gambaran umum, visi dan misi
Direktorat Jenderal Kekayan Negara, struktur organisasi dan uraian
jabatan KPKNL Bandung.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas teori-teori yang mendukung perancangan
aplikasi penilaian kinerja yang berhubungan dengan teori dasar
sistem informasi, sistem informasi penilaian kinerja, analisis dan
perancangan sistem.
Teori-teori ini dijadikan dasar acuan oleh penulis untuk
6
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang
berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, serta batasan
masalah yang dibuat. Pembahasannya dalam bentukDocument
Flow, Data Flow Diagram(DFD), Entity Relationship Diagram
(ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model
(PDM) mengenai perancangan aplikasi yang dibuat. Selain itu juga
disertai struktur table dan desain input /output serta detail aplikasi
ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini membahas tentang kesimpulan dari perancangan dan
pembuatan aplikasi Aplikasi Pemantauan Standard Operating
Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara Berbasis Web
Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL)
Bandung terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta
saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.
LAMPIRAN
Pada bab ini penulis akan menyertakan beberapa lampiran
mengenai aplikasi sebagai penunjang dalam menyelesaikan laporan
7
2.1 Sejarah KPKNL Bandung
KPKNL Bandung terbentuk sejak tahun 2006 sesuai Peraturan Menteri
Keuangan Nomor : 135/PMK.01/2006 yang diubah terakhir dengan PMK Nomor:
170/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di
lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kementerian
Keuangan. KPKNL Bandung adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal
Kekayaan Negara yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
Kanwil DJKN Jawa Barat dan saat ini berkedudukan di Jalan Ambon No. 1
Bandung. KPKNL Bandung adalah unit operasional yang merupakan instansi
vertikal dari DJKN sebagai unit eselon I dilingkungan Departemen Keuangan RI.
Dengan berlakunya Peraturan Menteri tersebut maka pada DJKN
terdapat 17 Kantor Wilayah dan 85 Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan
Lelang. Dari 17 Kantor Wilayah tersebut satu diantaranya adalah Kantor Wilayah
DJKN Jawa Barat dan dari 85 Kantor Operasional itu salah satunya adalah
KPKNL Bandung. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi DJKN tersebut
Menteri Keuangan Republik Indonesia mengeluarkan surat Keputusan Nomor :
254/KM.1/UP.11/2007 tangal 12 April 2007 tentang Mutasi Pejabat Eselon I di
Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dan Pelantikan dilaksanakan
pada tanggal 26 April 2007, sehingga terhitung mulai tanggal 7 Mei 2007 Kantor
Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung melakukan tugas
8
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, KPKNL Bandung
mempunyai wilayah kerja yang terdiri atas 2 Kota dan 3 Kabupaten di Jawa Barat
yaitu:
1. Kota Bandung;
2. Kota Cimahi;
3. Kabupaten Bandung;
4. Kabupaten Bandung Barat dan
5. Kabupaten Sumedang.
Kemudian, khusus dalam menjalankan fungsinya di bidang pengelolaan kekayaan
negara, KPKNL Bandung bertugas untuk melayani 345 satuan kerja (satker)
instansi pemerintah pusat yang merupakan unit vertikal dari
Kementerian/Lembaga yang berada di dalam wilayah kerja tersebut.
Adapun rincian satuan kerja Kementerian/Lembaga (kode: KD/KP) yang
merupakan stakeholders KPKNL Bandung adalah sebagai berikut:
Tabel 2. 1 Kementrian/Lembaga
No. Kementerian/Lembaga Jumlah
Satker
1. Badan Pemeriksa Keuangan 2
2. Mahkamah Agung 20
3. Kejaksaan RI 5
4. Kementerian Dalam Negeri 2
5. Kementerian Pertahanan 63
6. Kementerian Hukum dan HAM 11
7. Kementerian Keuangan 21
8. Kementerian Pertanian 5
9. Kementerian Perindustrian 6
10. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral 11
11. Kementerian Perhubungan 4
12. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 15
13. Kementerian Kesehatan 7
No. Kementerian/Lembaga Jumlah Satker
15. Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi 3
16. Kementerian Sosial 4
17. Kementerian Kehutanan 3
18. Kementerian Kelautan dan Perikanan 1
19. Kementerian Pekerjaan Umum 20
20. Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif 1
21. Badan Pusat Statistik 6
22. Badan Pertanahan Nasional 6
23. Kementerian Komunikasi dan Informatika 2
24. Kepolisian Negara RI 29
25. BPOM 1
26. Badan Narkotika Nasional 2
27. BKKBN 1
28. BMKG 1
29. Komisi Pemilihan Umum 6
30. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia 9
31. Badan Tenaga Nuklir Nasional 1
32. LAPAN 3
33. Lembaga Administrasi Negara 2
34. Badan Kepegawaian Negara 1
35. BPKP 1
36. Kementerian Perdagangan 2
37. BNP2TKI 1
Sumber: KPKNL Bandung
Selain itu, terdapat 114 satuan kerja perangkat daerah (kode: DK/TP/UB) yang
juga merupakan stakeholders KPKNL tetapi instansi-instansi tersebut
dikecualikan dalam laporan ini dan tidak dimasukkan dalam database aplikasi
10
2.2 Visi dan Misi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN)
Pada rencana strategis terakhir yang tercantum dalam Keputusan
Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 63/KN/2013 tanggal 25 April 2013
tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor
KEP-38/KN/2010 tentang Rencana Strategis Direktorat Jenderal Kekayaan
Negara Tahun 2010-2014 terdapat penajaman visi dan misi DJKN. Adapun visi
dan misi DJKN sesuai keputusan tersebut diatas adalah sebagai berikut:
1. Visi DJKN adalah "menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan
akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat".
2. Misi DJKN adalah sebagai berikut:
a. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan
efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
b. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
c. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi
pemerintah.
d. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan
dalam berbagai keperluan.
e. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien,
transparan, dan akuntabel.
f. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan
kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi
2.3 Struktur Organisasi, Kedudukan, Tugas, dan Fungsi serta Uraian Jabatan pada KPKNL Bandung
2.3.1 Struktur Organisasi KPKNL Bandung
Adapun struktur organisasi KPKNL Bandung adalah tergambar pada
bagan berikut ini.
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi KPKNL Bandung
2.3.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi KPKNL Bandung
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) adalah
instansi vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang berada di bawah dan
bertanggungjawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah dan dipimpin oleh
seorang Kepala. KPKNL mempunyai tugas melaksanakan pelayanan di bidang
kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang.
Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut, KPKNL menyelenggarakan
fungsi-fungsi sebagai berikut:
Tedy Syandriadi Kepala Seksi Pelayanan
Penilaian
Tantri Dewayani Kepala Subbagian Umum
Wisratno Eko Wibowo Kepala Seksi Hukum dan
Informasi Mohammad Akhyas
Kepala Seksi Pelayanan Lelang Ilma Diana R
Kepala Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara
Elisabeth Meilina Pratiwi Kepala Seksi Kepatuhan
Internal
12
a. inventarisasi, pengadministrasian, pendayagunaan, pengamanan kekayaan
negara;
b. registrasi, verifikasi dan analisa pertimbangan permohonan pengalihan serta
penghapusan kekayaan negara;
c. registrasi penerimaan berkas, penetapan, penagihan, pengelolaan barang
jaminan, eksekusi, pemeriksaan harta kekayaan milik penanggung
hutang/penjamin hutang;
d. penyiapan bahan pertimbangan atas permohonan keringanan jangka waktu
dan/atau jumlah hutang, usul pencegahan dan penyanderaan penanggung
hutang dan/atau penjamin hutang serta penyiapan data usul penghapusan
piutang negara;
e. pelaksanaan pelayanan penilaian;
f. pelaksanaan pelayanan lelang;
g. penyajian informasi di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan
lelang;
h. pelaksanaan penetapan dan penagihan piutang negara serta pemeriksaan
kemampuan penanggung hutang atau penjamin hutang dan eksekusi barang
jaminan;
i. pelaksanaan pemeriksaan barang jaminan milik penanggung hutang atau
penjamin hutang serta harta kekayaan lain;
j. pelaksanaan bimbingan kepada Pejabat Lelang;
k. inventarisasi, pengamanan, dan pendayagunaan barang jaminan;
l. pelaksanaan pemberian pertimbangan dan bantuan hukum pengurusan piutang
m. verifikasi dan pembukuan penerimaan pembayaran piutang negara dan hasil
lelang; dan
n. pelaksanaan administrasi KPKNL.
2.3.3 Uraian Jabatan pada KPKNL Bandung
a. Sub Bagian Umum
Mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, keuangan, tata usaha,
rumah tangga, serta penatausahaan, pengamanan, dan pengawasan barang
milik negara di lingkungan KPKNL.
b. Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan penetapan status
penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penghapusan,
pemindahtanganan, bimbingan teknis, pengawasan dan pengendalian,
penatausahaan dan akuntansi serta penyusunan daftar barang milik negara/
kekayaan negara.
c. Seksi Pelayanan Penilaian
Mempunyai tugas melakukan penilaian yang meliputi identifikasi
permasalahan, survei pendahuluan, pengumpulan dan analisa data, penerapan
metode penilaian, rekonsiliasi nilai, kesimpulan nilai dan laporan penilaian
terhadap obyek-obyek penilaian sesuai dengan ketentuan, serta penyusunan
basis data penilaian.
d. Seksi Piutang Negara
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan dan penagihan
piutang negara serta pemeriksaan kemampuan penanggung hutang dan/atau
14
pertimbangan keringanan hutang, pengusulan pencegahan ke luar wilayah RI,
pengusulan dan pelaksanaan paksa badan, penyiapan pertimbangan
penyelesaian atau penghapusan piutang negara, usul pemblokiran surat
berharga milik penanggung/penjamin hutang yang diperdagangkan di bursa
efek, usul untuk memperoleh keterangan mengenai simpanan nasabah debitur,
pengelolaan dan pemeriksaan barang jaminan milik penanggung hutang.
e. Seksi Pelayanan Lelang
Mempunyai tugas melakukan pemeriksaan dokumen persyaratan lelang,
penyiapan dan pelaksanaan lelang, serta penatausahaan minuta risalah lelang,
pembuatan salinan, kutipan, dan grosse risalah lelang, penatausahaan hasil
lelang, penggalian potensi lelang, pelaksanaan lelang kayu kecil P . Perhutani
(Persero) dan penatausahaan bea lelang Pegadaian.
f. Seksi Hukum dan Informasi
Mempunyai tugas melakukan penanganan perkara, pengelolaan dan
pemeliharaan perangkat, jaringan, infrastruktur teknologi informasi dan
komunikasi, penyajian informasi dan hubungan kemasyarakatan,
implementasi sistem aplikasi, penyiapan bahan penyusunan rencana strategik,
laporan akuntabilitas, dan laporan tahunan, penatausahaan berkas kasus
piutang negara, serta verifikasi penerimaan pembayaran piutang negara dan
hasil lelang.
g. Seksi Kepatuhan Internal
Mempunyai tugas melakukan pemantauan pengendalian intern, pengelolaan
tindak lanjut basil pengawasan, serta perumusan rekomendasi perbaikan
proses bisnis.
h. Kelompok Jabatan Fungsional
Mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional
16
BAB III
LANDASAN TEORI
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis.
Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai
hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu
yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1 Teori yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah
3.1.1 Prosedur
Menurut Mulyadi (2001), yang dimadsud dengan prosedur ialah urutan
kritikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih,
disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadapa perusahaan
yangterjadi berulang-ulang.
Sedangkan menurut Azhar (2007) menyatakan bahawa prosedur adalah
rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan
bersama-sama.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengambil kesimpulan bahwa
Prosedur adalah suatu rangkaian dari langkah demi langkah pekerjaan yang saling
berhubungan satu sama lain.
3.1.2 Pemantauan
Pemantauan adalah penilaian secara terus menerus terhadap fungsi
input/masukan data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang
telah direncanakan. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli :
a. Menurut Cassely dan Kumar (1987) pemantauan merupakan program yang
terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu
merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.
b. Menurut Calyton dan Petry (1983) Pemantauan sebagai suatu proses
mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan
informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
program/proyek.
Dari uraian diatas maka penilis mengambil kesimpulan bahwa pemantauan
adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk
memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan
agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis.
3.1.3 Standard Operating Prosedure (SOP)
Menurut Tathagati (2013) SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang
menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari-hari, dengan tujuan
agar pekerjaan tersebut dilaksanakan secara benar, tepat, kosisten untuk
menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manfaat SOP sebagai berikut:
a. Sebagai standar yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya
sehingga lebih terarah dan tepat guna.
b. Mengurangi faktor kesalahan dan ketidak tertiban pegawai.
c. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk
18
Memberikan inforrmasi mengenai peningkatan kompetensi pegawai.
3.1.4 Barang Milik Negara
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor : 27 TAHUN 2014 Tentang:
Pengelolaan Barang Milik Negara adalah Barang Milik Negara (BMN) adalah
semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.
3.2 Konsep Dasar Basis Data
3.2.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004) sistem basis data adalah suatu sistem menyusun
dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahan
sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk
prosse pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user),
aplikasi lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah :
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat tejaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standarisasi.
h. Data bersifat mandiri (data independence).
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasaqn data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
c. Perangkat lunaknya relatif mahal.
d. Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian
yang terkait.
3.2.2 Database
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data
oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan
disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu mengunakan
komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakainya.
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data,
isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah
20
3.2.3 Database Management System (DBMS)
Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data., menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
3.3 Website
Menurut Yuhefizar dkk (2009), website adalah keseluruhan
halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi.
Sebuah website biasanya dibanggun atas banyak halaman web yang saling
berhubungan. Selain itu, website dapat digunakan sebagai alat promosi, tetapi
bukan sebagai alat promosi utama.
Saat ini pengguna internet semakin hari semakin bertambah banyak,
sehingga hal ini adalah potensi pasar yang berkembang terus. Dilihat dari
kegunaannya, pada saat ini orang lebih suka mencari informasi tentang berbagai hal
melalui internet.
Kelebihan website dibandingkan media cetak elektronik adalah
kelengkapan informasi yang disajikan dengan biaya relatif murah. Kekurangannya
adalah produk yang ditampilkan serta pasar yang dituju lebih segmented (terpusat
pada kalangan/kelompok konsumen tertentu). Oleh karena itu, maka kita harus
memanfaatkan kekurangannya menjadi strong point dalam pemasaran, yaitu
3.4 Hypertexy Prepceprocessor (PHP)
Menurut Wahyono (2005), Hypertexy Prepceprocessor (PHP) merupakan
program yang dikembangkan secara bersama oleh para programer dari seluruh
dunia yang menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khususnya untuk
mengakse dan memanipulasi data yang ada di database server open sorce seperti
MySQL. Bahasa pemograman ini ditemukan oleh Rasmus Lerdorf yang bermula
dari keinginan sederhana untuk mempunyai alat bantu atau tools dalam memonitor
pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Oleh sebab itu, pada
awalpengembangannya, PHP merupakan akronim dari Personal Home PageTools
sebelum akhirnya menjadi PHP.
Pertengahan tahun 1995, dirilis PHP/FI (PHP-Form Interpreter) yang
memiliki kemampuan dasar membanggun aplikasi web, memproses form dan
mendukung database MySQL. Sebagai sebuah bahasa pemograman server-side,
PHP juga memiliki keunggulan, antara lain:
a. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view
HTML source , seperti keperluan database connection. Saat ini, PHP sudah
mampu melakukan koneksi dengan berbagai basisdata seperti MySQL, IBM
DB2, Interbase, Ubix DBM, dan bahkan semua database yang mempunyai
provider ODBC seperti Microsoft Access, dll.
b. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan mengerjakan
script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu menyebabkan aplikasi
tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau harus menggunakan web
22
c. PHP dapat melakukan semua aplikasi program GUI, seperti form, menghasilkan
halaman web yang dinamis, mengirimkan dan menerima cookies. PHP juga
dapat berkomunikasi dengan layanan yang menggunakan protocol IMAP,
SNMP, NNPP, POP3, HTTP, dll.
3.5 HyperText Markup Language (HTML)
Menurut Prasetio (2010), HyperText Markup Language (HTML) adalah
bahasa yang mempelopori hadirnya web dan internet. Bahasa ini merupakan bahasa
pemograman yang digunakan oleh sebagian besar situs web yang dikunjungi oleh
setiap orang. HTML saat ini dikenal oleh hampir semua komputer yang ada di dunia
dan merupakan universal untuk membuat sebuah dokumen. HTML tidak memiliki
variasi format terbaik dan bahkan tidak menjamin bahwa halaman web yang yang
dibuat sama persis di setiap browser, tetapi perlu diingat bahwa tanpa HTML, tidak
akan ada internet.
3.6 My Structure Query Language (MySQL)
Menurut Anhar (2009), My Structure Query Language (MySQ)L adalah
salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS
seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga
sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL.
Keunggulan dari MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL semula
berkembang karena memerlukan SQL Server yang dapat mengatasi sebuah perintah
3.7 Intranet
Menurut Lee dan Johnsen (2004), intranet merupakan suatu bentuk
pemanfaatan teknologi internet dalam sebuah organisasi/ perusahaan. Dalam
sebuah perusahaan, intranet dapat dioperasikan dalam sebuah Local Area Network
(LAN), dan untuk skala yang lebih besar, intranet dapat dioperasikan pada Wide
Area Network (WAN).
Untuk membangun intranet ada beberapa hal yang harus disediakan, yaitu
infrastruktur dan aplikasi. Infrastruktur yang harus disediakan adalah LAN yang
menggunakan TCP/IP, dan sebuah komputer server yang akan dijadikan sebagai
web server, dan aplikasi berbasis web yang mendukung semua aktivitas pada
intranet yang dibuat. Sedangkan pada komputer client harus terinstal web browser.
3.8 Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2006) aplikasi (application) adalah penerapan,
penggunaan atau penambahan pada suatu software yang dibuat oleh suatu
perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas - tugas tertentu, misalnya Microsoft
Word, Microsoft Excel.
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan
software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas -
tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.
3.9 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2006)
24
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
3.9.1 Document Flow
Menurut Sudarmo (2008) document Flow adalah bagan yang
menunjukkan alur dalama program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagn alur
digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur
sistem digambar dengan menggunakan simbol – simbol antara lain sebagai berikut
:
Tabel 3.1 Simbol
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
1. Dokumen Untuk menujukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan
No. Simbol Nama Simbol Flowchart
Fungsi
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan
di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal/akhir
dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai true atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang dilakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file
non-komputer yang diarsip urut angka.
3.9.2 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram (DFD)
menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan
keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari
model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa
digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur
mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi
bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau
transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu
teknik analisa data terstruktur yang disebut DFD, penganalisis sistem dapat
26
265), dalam memetakan DFD, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara
lain:
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 3.1 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan.
Flow_1
Gambar 3.3 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.9.3 Entity Relational Diagram ( ERD )
Menurut Marlinda (2004: 28) entity relationship diagram (ERD) adalah
gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta
relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu
organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai
attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas
dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan sebagai identifier atau
descriptors dari entitas.
Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity.
Independent entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai
identifikasi. Suatu dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain
sebagai identifikasi. Selain digolongkan menjadi independent atau dependent
entity, terdapat jenis- jenis entitas khusus yaitu:
a. Associative Entity
28
Associative Entity (juga dikenal sebagai intersection entity) adalah entitas yang
digunakan oleh rekanan dua entitas atau lebih untuk menyatukan suatu
hubungan benyak - ke - banyak (Many to Many)
b. Subtypes Entity
Subtypes Entity digunakan di dalam hierarki generalisasi (generalization
hierarchies) untuk menyajikan suatu subset kejadian dari entitas orangtua,
yang disebut supertype, tetapi yang memiliki atribut atau hubungan yang
berlaku hanya untuk subset.
Menurut Marlinda (2004), atribute sebagai kolom di sebuah relasi mempunyai
macam-macam jenis atribute yaitu :
a. Key Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute
lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
Gambar 3.5 Key Attribute
b. Particial key Atribute
Adalah Attribute yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key Primer.
Misalnya antara Cabang (toko) dan kode cabang.
Gambar 3.6 Particial Key Attribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa
dengan atribute-nya Umur (Tanggal lahir).
Gambar 3.7 Single Value Attribute
d. Multi Vallue Atribute
Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
Gambar 3.8 Multi Value Attribute
e. Composite Atribute
Atribute yang memiliki dua harga, misalnya nama besar (nama kerja) dan nama
kecil (nama asli)
Gambar 3.9 Composite Attribute
f. Derived Attribute
Attribute yang yang nilai-nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat
diturunkan dari table Attribute atau table lain yang berhubungan.
30
Model Entity - Relationship (ER) mula-mula pada tahun 1976 adalah cara
untuk mempersatukan pandangan basis data jaringan dan relasional. Langkah
sederhana dari model ER adalah model data konseptual yang memandang dunia
nyata sebagai kesatuan (entities) dan hubungan (relationship).
Komponen dasar model merupakan diagram entity-relationship yang
digunakan untuk menyajikan objek data secara visual. Entity Relationship
Diagram mengilustrasikan struktur logis dari basis data yang mempunyai
metodologi sebagai berikut:
Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD
Proses Keterangan
1. Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal
nyata, dan konsep dimana pengguna akan menyimpan data.
2. Menentukan Relasi Tentukan hubungan antara pasangan
entitas menggunakan matriks relasi.
3. Gambar ERD Sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan
relasi dengan garis yang menghubungkan entitas.
4. Isi Kardinalitas Tentukan jumlah kejadian dari satu
entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan.
5. Tentukan Kunci Utama Tentukan atribut yang mengidentifikasi
satu dan hanya satu kejadian pada masing-masing entitas.
6. Gambar ERD berdasar Kunci
Hilangkan relasi Many-to-Many dan masukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas.
7. Menentukan Atribut Tuliskan field-field yang diperlukan oleh
sistem.
8. Pemetaan Atribut Pasangkan atribut dengan satu entitas
yang sesuai pada masing-masing atribut. 9. Gambar ERD dengan
Atribut
Aturlah ERD dari langkah 6 dengan menambahkan entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8.
10. Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity
dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perandang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data model (CDM)
Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
32
4.1 Analisis System
Analisa system adalah langkah pertama untuk membuat suatu system baru.
Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk
mendapatkan informasi tentang mekanisme pemantauan SOP surat permohonan.
Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada KPKNL
Bandung, khususnya mengenai system pemantauan SOP.
Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada KPKNL Bandung,
ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu dibenahi, yaitu seringkali mengalami
keterlambatan pemprosesan surat permohonan yang tidak sesuai dengan SOP yang
berlaku.
Mengacu pada permasalahan yang ada, KPKNL Bandung membutuhkan
aplikasi pemantauan SOP yang terkomputerisasi agar lebih efektif sehingga dapat
mengetahui berapa lama surat permohonan yang seharusnya diproses sesuai SOP
yang berlaku.
Oleh karena itu, dirancanglah sebuah aplikasi pemantauan SOP yang
33
4.1.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada proses pemantauan
SOP ini adalah sebagai berikut:
a. Sering ditemukan keterlambatan dalam memproses surat permohonan.
b. Pembuatan laporan surat permohonan yang membutuhkan waktu lama karena dengan
menggunakan cara manual, yakni menggunakan pencatatan tangan
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi
Pembuatan aplikasi ini diharapkan dapat:
a. Penindaklanjutan surat permohonan
b. Pencatatan data master
c. penindaklanjutan surat permohonan
d. Melihat lama surat permohonan dan pencetakan laporan
e. Memberikan laporan , bentuk dalam aplikasi pemantauan SOP antara lain:
1. Laporan surat permohonan diterima
2. Laporan surat permohonan ditolak
4.1.3 Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesui dengan spesifikasi kebutuhan,
dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:
a. System Operasi Windows
System operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven, Eight.
b. My SQL
My SQL digunakan karena software database ini digunakan untuk membuat
4.2 Document Flow
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan
perancangan system pengelolaan data yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja
pada aplikasi pemantauan SOP yang akan dibuat.
Documentt flow menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis
35
4.2.1 Document Flow Penerimaan Surat Permohonan
Doc Flow Penerimaan Surat
Front Office
Satker Kepala Seksi Pelaksana
P
h
as
e
Surat Permohonan Surat Permohonan
Cek dan catat
Cek Data Surat Permohonan permohonan Di
ACC
Gambar 4.1 Document Flow Penerimaan surat permohonan
Gambar 4.1 meruakan proses penerimaan surat permohonan awalnya dilakukan
oleh satker dengan memberikan surat permohonan kepada petugas front office (FO)
kemudian petugas FO melakukan pencatatan data surat permohonan dan data surat
melakukan disposisis surat kepada pegawai untuk melakukan pemeriksaan kelengkapan
surat permohonan. Jika lengkap maka surat diterima dan jika tidak petugas FO akan
menerima laporan kekurangan kelengkapan surat permohonan yang nantinya diberikan
kepada satker.
4.3 System Flow
Desain system ini meliputi system flow, context diagram, diagram berjenjang,
DFD, (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database.
4.3.1 System Flow Login
System Flow Login System
Pengguna System
Gambar 4.2 System Flow Login
Pada gambar 4.2 diatas merupakan proses login dilakukan pada saat pengguna/
37
pemantauan SOP jika gagal saat proses otentifikasi maka akan kembali pada halaman
login.
4.3.2 System Flow Master Kota
System Flow Master Kota
Pengguna System
P
ha
se
Mulai Menu Utama/
dasboard
Menu From Kota
Proses Menyimpan Kota
T. Kota Pilih Menu Form
Kota
Input Kota
Tampil Kota Selesai
Gambar 4.3 System Flow Master Kota
Pada gambar 4.3 diatas merupakan proses pencatatan master kota dimulai dari
pegawai memilih menu form kota kemudian mengisi data kota yaitu nama kota
4.3.3 System Flow Master Kementerian/Lembaga
System Flow Master Kementerian/Lembaga
Pengguna System
Ph
as
e
Mulai Menu Utama/dasboard
Menu From Pilih Menu Form
Kementrian/
Gambar 4.4 System Flow Master Kementerian/Lembaga
Pada gambar 4.4 diatas merupakan proses pencatatan master
Kementerian/Lembaga dimulai dari pegawai memilih menu form Kementerian/Lembaga
kemudian mengisi data Kementerian/Lembaga yaitu ID K/L dan nama K/L selanjutnya
39
4.3.4 System Flow Master Kelengkapan
System Flow Master Kelengkapan
Pengguna System
Ph
as
e
Mulai Menu Utama/
dasboard
Menu From Kelegkapan
Proses Menyimpan Kelengkapan
T. Kelengkapan Pilih Menu Form
Kelengkapan
Input Nama Kelengkapan
Tampil Kelengkapan selesai
Gambar 4.5 System Flow Master Kelengkapan
Pada gambar 4.5 diatas merupakan proses pencatatan master Kelengkapan
dimulai dari pegawai memilih menu form Kelengkapan kemudian mengisi data
4.3.5 System Flow Master Satker
System Flow Master Satker
Pengguna System Pilih Menu Form
Satker
Input Kode Satker, K/L, kota, nama
Gambar 4.6 System Flow Master SATKER
Pada gambar 4.6 diatas merupakan proses pencatatan master Satker dimulai dari
pegawai memilih menu form Satker kemudian mengisi data Satker yaitu kode satker,
41
4.3.6 System Flow Master Permohonan
System Flow Master Surat Permohonan
Pengguna System Pilih Menu Form
Permohonan
Gambar 4.7 System Flow Master Surat Permohonan
Pada gambar 4.7 diatas merupakan proses pencatatan permohonan dimulai dari
pegawai memilih menu form permohonan kemudian mengisi data Pemohonan yaitu no
surat, satker, jenis permohonan, tanggal surat diterima, nama pemomohon dan lampiran
4.3.7 System Flow Penindaklanjutan Pilih Menu proses
pada for wait respo d
Pilih surat yang akan ditindaklanjuti pada from daftar surat
masuk
43
Pada gambar 4.8 diatas merupakan proses penindaklanjutan permohonan
dimulai dari pegawai memilih menu form waiting respond kemudian tampil daftar surat
masuk dan memilih surat permohonan yang akan ditindaklanjuti pada form daftar surat
masuk kemudian melakukan chek list kelengkapan selanjutnya dilakukan proses
memeriksa kelengkapan oleh system jika lengkap maka suarat di acc dan sebaliknya jika
kelengkapan kurang maka surat ditolak.
4.3.8 System Flow Cetak Surat Diterima
System Flow cetak laporan surat diterima
Pengguna System
La poran surat diterima
Pada gambar 4.9 diatas merupakan proses cetak laporan surat permohonan
diterima dimulai dari pegawai memilih menu form cetak laporan surat diterima kemudian
mengisi periode laporan selanjutnya system akan menampilkan laporan surat diterima
berdasarkan inputan dari pegawai berupa file dalam bentuk Pdf.
4.3.9 System Flow Cetak Surat Ditolak
System Flow cetak laporan surat ditolak
Pengguna System
Gambar 4.10 System Flow Cetak Laporan Ditolak
Pada gambar 4.10 diatas merupakan proses cetak laporan surat permohonan
45
mengisi periode laporan selanjutnya system akan menampilkan laporan surat ditolak
berdasarkan inputan dari pegawai berupa file dalam bentuk Pdf.
4.3.10 System Flow Melihat Lama Surat
System Flow melihat lama surat permohonan
Pengguna System
P
h
a
se
Mulai Menu Utama/
dasboard
Form lama surat
Melihat for wait respo d
Mulai
Gambar 4.11 System Flow Melihat Lama Surat
Pada gambar 4.11 diatas merupakan proses Melihat lama surat permohonan
dimulai dari pegawai memilih menu utama/Dasboard kemudian melihat form wait
respond selanjutnya system akan menampilkan form lama surat yang berisi daftar surat
permohonan yang belum ditindaklanjuti.
4.3.11 Context Diagram
Context Diagram pada gambar 4.12 adalah gambaran menyeluruh dari data flow
diagram (DFD). Dalam context diagram ini terdapat 2 entitiy diantaranya adalah pegawai,
Pada gambar context diagram menjelaskan secara umum tentang input dan output
proses pencatatan data master dan pemantauan SOP.
Gambar 4.12 Context Diagram
4.3.12 Diagram Jenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram
berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari
system akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang disini terdiri pencatatan data
Data Kota
Aplikasi Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara
Berbasis Web Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan
Lelang (KPKNL) Bandung. Pegawai
47
master, pencatatan surat permohonan, penindaklanjutan surat permohonan, melihat lama
surat permohonan dan pencetakan laporan. Diagram berjenjang dapat dilihat pada
gambar 4.13. Cetak Laporan
Surat
Laporan Surat Di Tolak
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang
4.3.13 Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan
system yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
system secara jelas.
4.3.14 DFD Level 0
Gambar 4.14 merupakan diagram level 0 merupakan hasil decompose atau
penjabaran dari Context Diagram. Pada DFD level 0 terdapat empat proses yang
merepresentasikan diagram berjenjang diatas, yaitu mengolah data master, mengolah
data surat permohonan, melihat lama surat permohonan dan mencetak laporan surat
Gambar 4.14 DFD Level 0
4.3.15 DFD Level 1
Diagram Level 1 Mengolah Data Master
Pada gambar 4.15 merupakan data flow diagram hasil dari breakdown proses
no 2 yaitu mengolah data master, yang didalamnya terdapat 4 sub proses yaitu mengolah
data kota, mengolah data satker, mengolah data K/L dan mengolah data kelengkapan.
Data Surat Permohonan
Data Surat Permohonan diTerima
Data Surat Permohonan di Tolak Data Surat Permohonan
Diterima
Data Surat Permohonan diTolak
Data Master Data Master
Data Master Pegawai
KEPALA SEKSI 1.1
Mengola Data Surat Permohonan
1 T Surat Permohonan
1.2
Cetak Laporan Surat Permohonan
1.5 Mengola Data Master
49
Gambar 4.15 DFD Level 1 Mengolah Data Master
Diagram Level 1 Cetak Laporan
Pada gambar 4.16 merupakan data flow diagram hasil dari breakdown proses
no 6 yaitu cetak laporan laporan, yang didalamnya terdapat 2 sub proses yaitu cetak
laporan surat permohonan diterima atau disetuji dan cetak laporan surat permohonan
Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan
4.4 Entity Relational Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan
hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model
(CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut :
4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) pada gambar 4.16 adalah gambaran secara
keseluruhan struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal system
dan tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui
prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data
Model (PDM).
Bentuk Conceptual Data Model dari aplikasi pemantauan SOP surat permohonan
pada KPKNL Bandung adalah sebagai berikut :
Data Surat Permohonan
1 T Surat Permohonan 1.4.1
Cetak Laporan Surat Ditolak
1.4.2 Cetak Laporan Surat
51
Gambar 4.17 Physical Data Model
4.4.2 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) pada gambar 4.17 menggambarkan struktur data
sebagaimana akan di implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan
database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical
storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal
itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.
Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk aplikasi
pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung adalah sebagai berikut :
Gambar 4.18 Physical Data Model
4.4.3 Struktur Basis data dan Tabel
Struktur tabel digunakan dalam pembuatan aplikasi pemantauan SOP surat
permohonan pada KPKNL Bandung. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per
satu secara detil dari struktur tabel system.
a. Nama Tabel : Kementerian Lembaga
Primary Key : id_kl
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kementerian lembaga
Tabel 4.1 kementerian Lembaga
53
No. Name Type Size Keterangan
3. Kementerian
lembaga Varchar 20 -
Fungsi : Untuk menyimpan data Satker
Tabel 4.3 Satker
No. Name Type Size Keterangan
Tabel 4.4 Status
No. Name Type Size Keterangan
1. id_status Int Primary Key
2. status Varchar 20 -
e. Nama Tabel : Kelengkapan
Primary Key : id kelengkapan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kelengkapan surat permohonan
Tabel 4.5 Kelengkapan
No. Name Type Size Keterangan
1. id_kelengkapan Int Primary Key
2. kelengkapan Varchar 75 -
f. Nama Tabel : Jenis Permohonan
Primary Key : id jns kelengkapan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jenis permohonan surat permohonan
Tabel 4.6 Jenis Permohonan
No. Name Type Size Keterangan
1. id_jns_permohonan Int Primary Key
2. Jns_permohonan Varchar 100 -
g. Nama Tabel : Surat Permohonan
Primary Key : no tiket
Foreign Key : -
55
Tabel 4.7 Surat Permohonan
No. Name Type Size Keterangan
1. No_tiket Int Primary Key
2. No_surat Varchar 20
3 Tanggal_diterima Date
4 Nama_pejabat_pemohon Varchar 75
5 Lampiran Varchar 100
6 Id_kelengkapn Int Foreign Key
7 Id_status Int Foreign Key
8 Id_satker Int Foreign Key
9 Id_jns_permohonan Int Foreign Key
h.Nama Tabel : User
Primary Key : User
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data user/pengguna
Tabel 4.8 User
membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang
ada di instansi tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat
program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain yang baru sampai desain
penulis dapat bekerja sama sehingga aplikasi dapat dibuat. Dalam sistem ini ini terdapat
beberapa desain input dan output, antara lain:
a. Desain Form Input Login
Form Login
Gambar 4.19 Desain Input Form Login
Form login yang ditunjukan gambar 4.19 digunakan untuk masuk kedalam
system dan menentukan hak akses user dalam sistem, antara lain sebagai pegawai, Kepala
Seksie. Form ini terdapat satu button dan dua textbox untuk mengolah semua proses login.
b. Desain Form Input Halaman Utama/Dashboard
Halaman Utama/Dashboard
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
57
Form utama utama yang ditunjukan gambar 4.20 di atas memiliki beberapa
menu, diantaranya ada menu master kota, master Kementerian Lembaga, master
kelengkapan, master satker, permohonan, cetak laporan surat diterima dan laporan surat
ditolak. Fungsi dari tiap menu tersebut akan dijelaskan pada bagian dibawah ini.
c. Desai Form Input Kota
Form Kota
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
ID KOTA
Kota
Save Cancel
Data Kota
Gambar 4.21 Desain Input Form Kota
Form Kota yang ditunjukan gambar 4.21 digunakan untuk melakukan input
kota. Form ini terdapat dua button, dua textbox untuk mengolah semua proses pencatatan
d. Desain Form Input Kementerian lembaga
Form Kementerian Lembaga
Form Lembaga
Daftar Kementerian Lembaga
Dashboard
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
ID K/L
K/L
Save Cancel
Data Kementerian Lemabaga
Gambar 4.22 Desain Input Form Kementerian Lembaga
Form kementerian lembaga seperti yang ditunjukan gambar 4.22 digunakan
untuk melakukan input kementerian lembaga. Form ini terdapat dua button, dua textbox
59
e. Desain Form Input Kelenkapan
Form Kelengkapan
Form Kelengkapan
Daftar Kementerian Lembaga
Dashboard
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
ID kelengkapan
Kelengkapan
Save Cancel
Data Kelengkapan Jenis Permohonan
Gambar 4.23 Desain Input Form kelengkapan
Form kelengkapan pada gambar 4.23 digunakan untuk melakukan input
kelengkapan surat permohonan. Form ini terdapat dua button, dua textbox dan satu combo
f. Desain Form Input Satker
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
Kode Satker
Gambar 4.24 Desain Input Form Satker
Form satker pada gambar 4.24 digunakan untuk melakukan input satker. Form
ini terdapat dua button, dua textbox dan dua combo box untuk mengolah semua proses
61
g. Desain Form Input Permohonan
Form Permohonan
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
No Tiket
Gambar 4.25 Desain Input Form Permohonan
Form permohonan pada gambar 4.25 digunakan untuk melakukan input surat
permohonan. Form ini terdapat tiga button, satu tanggal, tiga textbox dan tiga combo box
h. Desain Form Cetak Laporan Diterima
Form Cetak Laporan Surat Diterima
Form Cetak Laporan
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
Tanggal Start
Tanggal End
Proses
Gambar 4.26 Desain Form Cetak Surat Diterima
Form cetak surat diterima pada gambar 4.26 digunakan untuk melakukan
mencetak surat permohonan yang telah diterima atau disetujui. Form ini terdapat satu
button dan dua tanggal untuk mengolah semua proses cetak laporan surat yang telah
63
i. Desain Form Cetak Laporan Ditolak
Form Cetak Laporan Surat Ditolak
Form Cetak Laporan
Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung
Tanggal Start
Tanggal End
Proses
Gambar 4.27 Desain Form Cetak Surat Ditolak
Form cetak surat ditolak pada gambar 4.27 ini digunakan untuk melakukan
mencetak surat permohonan yang tidak disetujui atau kurang kelengkapannya. Form ini
terdapat satu button dan dua tanggal untuk mengolah semua proses cetak laporan surat
j. Desain Form Output Laporan Surat Diterima
Gambar 4.28 Desain Output Laporan Surat Permohonan Diterima
Laporan surat permohonan diterima pada gambar 2.28 ini merupakan output
dari report diterima yang tujuannya adalah bukti surat permohonan telah diterima atau
65
k. Desain Form Output Laporan Surat Ditolak
Gambar 4.29 Desain Output Laporan Surat Permohonan Ditolak
Laporan surat permohonan ditolak pada gambar 2.29 merupakan output dari
report ditolak yang tujuannya adalah bukti surat permohonan tidak lengkap.
4.5.1 Implementasi dan Evaluasi
Implementasi system ini akan menjelaskan detail aplikasi pemantauan SOP surat
Menginplementasikan system merupakan tahap penggujian dimana desain
system dapat berjalan dengan baik. Implementasi harus sesuai dengan hasil analisis
system.
4.5.2 Kebutuhan System
Hardware dan software yang dibutuhkan untuk mengunakan program aplikasi
pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung, yaitu:
a. Hardware
1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi.
2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung Microsoft
Widows.
3. RAM 512 atau yang lebih tinggi
b. Software
1. System Oprasi Micrososft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7/8
2. Xampp 1.7
3. .NET Framework 2.0
4. Crystal Report Engine
4.5.3 Penjelasan Program
Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai penggunaan masing-masing form
yang ada pada sistem aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL
