SESUAI
(SOP)
PADA PT PERTAMINA (Persero)
AVIATION
REGION
III
PROYEK AKHIR
Nama : TIYAS AYU SETIAWATI
NIM : 08.39015.0018
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
i
PRODUCT MONITORING
DAN PROSES MANAJEMEN
SESUAI
STANDARD OPERATING PROCEDURES
(SOP)
PADA PT PERTAMINA (Persero)
AVIATION
REGION
III
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama : TIYAS AYU SETIAWATI
NIM : 08.39015.0018
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ii
PADA PT PERTAMINA (Persero)
AVIATION
REGION
III
dipersiapkan dan disusun oleh Tiyas Ayu Setiawati Nim : 08.39015.0018
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : 22 Juli 2011
Susunan Dewan Penguji
Pembimbing
I. Ristanti Akseptori, S.S
NIDN. 0717028601 __________________________
II. C. H Latumeten NOPEG. 559373
__________________________
Penguji
I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA
NIDN. 0714077401 __________________________
II. Marya Mujayana, S.S
NIDN.0727038201 __________________________
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
iii ABSTRAK
Secara umum dalam pengendalian mutu Bahan Bakar Minyak Penerbangan avtur dan avgas 100 Low Liquid (LL) dari kilang sampai dengan ke pesawat udara memerlukan beberapa tahapan sarana fasilitas penyaringan untuk mempertahankan mutu produk tersebut. Laporan ini bertujuan untuk membahas product monitoring PT Pertamina khususnya bahan bakar penerbangan avtur & avgas dan untuk mengetahui proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating Procedures (SOP) pada PT Pertamina Aviation Region III. Melalui metode observasi selama tiga bulan di PT Pertamina Aviation Region III diperoleh hasil bahwa pendistribusian produk sampai dengan ke pelanggan dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Aplikasi Produk (SAP) untuk mengetahui ketepatan dan kuantitas produk yang diserahkan ke pelanggan. Sedangkan proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating Procedures (SOP) dilakukan dengan SAP.
viii
2.1.4 Corporate Values PT. Pertamina (Persero)…….. 11
2.1.5 Agenda Perubahan PT. Pertamina (Persero) ... 11
2.1.6 Struktur Organisasi ... 12
2.2 Pertamina Aviation Region III ... 14
ix
3.3 Information Technology (IT) Operations Management role/material management ... 24
x
5.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 57
xi
DAFTAR TABEL
xii
Halaman
Gambar 2. 1 Bagan Organisasi Perusahaan PT Pertamina (Persero) .... 13
Gambar 2. 2 Produk Avtur ... 18
Gambar 2. 3 Produk Avgas ... 19
Gambar 2. 4 Struktur Organisasi Aviation Region III ... 21
Gambar 4. 1 Create purchase requisition……… 33
Gambar 4. 2 Create purchase requisition ... 34
Gambar 4. 3 Frame item overview ... 35
Gambar 4. 4 Frame item details ... 38
Gambar 4. 5 Frame item detalis PR Service ... 40
Gambar 4. 6 Release purchase requisition ... 41
Gambar 4. 7 Purchase Requisition release code ... 42
Gambar 4. 8 Purchase Requisition item overview ... 42
Gambar 4. 9 Edit release ... 43
Gambar 4. 10 Purchase order ... 44
Gambar 4. 11 Screen purchasing document ... 45
Gambar 4. 12 Purchasing document ... 46
Gambar 4. 13 Purchase Order material ... 47
Gambar 4. 14 Changepurchase order ... 48
Gambar 4. 15 FieldPurchase Order material ... 49
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang masalah
Perusahaan-perusahaan besar saat ini menggunakan sistem Teknologi Informasi yang berkembang sedemikian pesat. Keamanan data/informasi elektronik menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan fasilitas Information System dan menempatkannya sebagai infrastruktur yang sangat penting. Karena data/informasi adalah aset terpenting bagi perusahaan tersebut.
besar terhadap perusahaan tersebut. Sebaliknya apabila perusahaan itu tidak mampu untuk memberikan pelayanan atau sistem yang baik dan ter up to date
Smaka perusahaan itu tidak akan pernah maju walaupun kinerja karyawan itu baik.
Ancaman dan resiko yang ditimbulkan akibat kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan data/informasi menjadi alasan perusahaan PT Pertamina (Persero) Surabaya khususnya di bagian Aviation Region III untuk menggunakan standar sistem manajemen mutu keamanan produk Sistem Aplikasi Produk (SAP).
Sistem SAP ini memberi pelayanan kepada para karyawan, tidak sebaliknya karyawan yang melayani sistem. Sistem SAP ini memberikan kemudahan di setiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Pemakaian sistem yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pengelolaan data. Proses kontrol kilang kualitas di kilang juga dibantu dengan teknologi komputerisasi. Fase penimbunan (pemindahan avtur dari satu tangki ke tangki yang lain) dan proses drain yang dilakukan setiap pagi juga sudah mengadopsi komputerisasi. Untuk proses pengiriman avtur ke refueler
dan pesawat, pengontrolan kualitas tetap dilakukan secara manual.
3
maupun biaya. Dalam bisnis bahan bakar minyak (BBM) untuk penerbangan, tak hanya produk berkualitas yang dipentingkan, tapi juga ketepatan dalam proses pendistribusian dan juga keselamatan kerja karyawan. Hal tersebut yang kemudian menarik penulis untuk mengkaji lebih dalam tentang proses kerja yang dilakukan di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III.
DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan memiliki tugas yang disebut Proyek Akhir. Proyek Akhir berupa kerja praktek di perusahaan merupakan salah satu syarat dalam memperoleh kelulusan dari program DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Melalui Proyek Akhir ini penulis diharapkan mampu menerapkan pengetahuan selama kuliah. Selain itu tujuan dari diadakannya Proyek Akhir ini agar penulis mendapat pengalaman dari dunia kerja dan mengetahui lebih banyak lagi tentang proses kerja yang ada di divisi Aviation
Region III khususnya bahan bakar penerbangan avtur dan avgas, kemudian lebih
mengerti tentang cara pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang telah diterapkan. Oleh karena itu, laporan proyek akhir ini diberi judul “Product Monitoring Dan Proses Manajemen Sesuai Standard Operating Procedures
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana proses product monitoring pada PT Pertamina (Persero)
Aviation Region III khususnya bahan bakar penerbangan avtur dan avgas?
2. Bagaimana proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating
Procedures (SOP) pada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III?
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah yang ada pada laporan ini adalah sebagai berikut :
a. Monitoring kuantitas pergerakan avtur dan avgas dari suplay point sampai
ke pelanggan Material Management Hydro (MMH)
b. Monitoring rugi laba kerja sebatas toleransi yang diijinkan yaitu 0,02% pergerakan sepanjang jalur distribusi avtur maupun avgas sampai dengan ke pelanggan Material Management Hydro (MMH)
1.4 Tujuan
Tujuan umum dari pelaksanaan Proyek Akhir adalah penulis dapat menambah pengetahuan dalam dunia kerja yang sesungguhnya serta menguji mental yang dimiliki penulis dalam menghadapi dunia kerja. Sedangkan tujuan khusus dari Proyek Akhir ini meliputi :
1. Agar mengetahui dan memahami lebih jelas tentang Product Monitoring
5
2. Agar lebih mengerti tentang proses manajemen Standard Operating
Procedures (SOP) pada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III.
1.5 Manfaat
Dalam menjalankan kerja praktek berupa Proyek Akhir ini, mahasiswa dapat memberikan manfaat bagi Instansi, mahasiswa melaksanakan tugas product monitoring sesuai dengan manajemen standar
operating procedures yang sudah ditentukan. Selama melaksanakan tugas
proyek akhir di PT Pertamina (Persero) mahasiswa berharap melalui laporan ini dapat memberikan manfaat dan pengetahuan tentang product monitoring dan manajemen sesuai standar operating procedures kepada adik kelas yang juga akan melaksanakan proyek akhir. Mahasiswa dapat membawa nama baik STIKOM Surabaya selama menjalankan kerja praktek di PT. Pertamina (Persero) dengan menaati peraturan – peraturan yang ada di instansi tersebut dengan menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistem Penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini dibedakan dengan pembagian bab-bab dengan rincian sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan konstribusi laporan Proyek Akhir ini.
Bab ini menjabarkan tentang Sejarah dan Perkembangan PT Pertamina (Persero) secara umum.
a. Gambaran Umum PT. Pertamina (Persero) b. Corporate Value PT. Pertamina (Persero) c. Agenda Perubahan PT. Pertamina (Persero) d. Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) e. Gambaran Umum Aviation Region III f. Visi & Misi Aviation Region III g. Sebaran Wilayah Aviation Region III h. Hasil Produksi Aviation Region III
i. Segmentasi Pasar Bahan Bakar Minyak Penerbangan (BBMP) j. Struktur Organisasi Aviation Region III
BAB III : TEORI PENUNJANG
Bab ini menyajikan teori-teori yang berhubungan dan menunjang dengan tugas-tugas yang dikerjakan di Instansi tersebut.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang hasil dari Proyek Akhir beserta pembahasan dan penjabarannya.
BAB V : PENUTUP
7
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR
2.1 Gambaran umum PT Pertamina (Persero)
Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Non BBM sangat di perlukan dalam kehidupan kita sehari-hari, baik untuk rumah tangga, transportasi dan industri, oleh karena itu BBM dan Non BBM termasuk dalam komoditi vital dan strategis, sehingga jika terjadi kelambatan atau kelangkaan dapat berpengaruh kepada stabilitas ekonomi dan bahkan keamanan.
Pertamina adalah Badan Usaha Milik Negara yang telah berubah bentuk menjadi PT.Persero yang bergerak di bidang energi, petrokimia dan usaha lain yang menunjang bisnis Pertamina, baik di dalam maupun di luar negeri yang berorientasi pada mekanisme pasar. Pertamina adalah hasil gabungan dari perusahaan Pertamin dengan Pertamina yang didirikan pada tanggal 10 Desember 1957. Penggabungan ini terjadi pada 1968. Dengan adanya Undang-undang No. 8 Tahun 1971 maka sebutan untuk perusahaan menjadi Pertamina. Sebutan inii tetap dipakai setelah Pertamina berubah staus hukumnya menjadi PT Pertamina (Persero) pada tanggal 17 September 2003 bedasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2001 pada 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.
tanggal 9 Oktober 2003. Bentuk pendirian perusahaan ini berdasarkan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam : pertama, Undan-Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas.
Kedua Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Perseroan), dan Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP Nomor 31 Tahun 2003 “Tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (Pertamina) menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)”.
Sesuai akta pendiriannya, maksud dari perusahaan perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut.
Di Pertamina (Persero), penyaluran dan penjualan BBM dan Non BBM dilakukan oleh PT Pertamina (Persero) pemasaran di seluruh wilayah nusantara terdapat di unit-unit pemasaran, salah satunya UPms V berkantor pusat Surabaya. PT Pertamina (Persero) UPms V Surabaya ini diresmikan penggunaannya pada tanggal 16 September 1995 oleh Direktur Utama Pertamina pada tahun tersebut yang bernama F. Abda’Oe. PT Pertamina (Persero) UPms V mempunyai wilayah kerja 4 (empat) propinsi (Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur) serta 1(satu) perwakilan luar negeri (Timor Leste). Dengan wilayah kerja UPms V meliputi :
9
b. Bali, Lombok, Sumbawa (Cabang Denpasar) memiliki 5 Instalasi/Depot dan 4 DPPU.
c. Flores, Sumbawa, Nusa Tenggara Timur (Cabang Kupang) memiliki 8 Instalasi/Depot dan 4 DPPU
d. Pemasaran Timor Leste memiliki 1 Depot dan 1 DPPU
2.1.1 Tujuan Perusahaan
Tujuan dari perusahaan perseroan adalah untuk :
1. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut.
2. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perseroan secara efektif dan efisien.
3. Memberikan konstribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.
Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya.
b. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik perseroan. c. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan
d. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.
2.1.2 Visi dan Misi
Ada beberapa visi dan misi dari PT Pertamina (Persero) maupun UPms V Surabaya, pada tabel sebagai berikut :
Tabel 2. 1Visi & MisiPT Pertamina (Persero)
2.1.3 Lokasi Perusahaan
Sebagai salah satu perusahaan milik Negara, PT Pertamina (Persero) berkantor pusat di Jakarta dan mempunyai 8 (delapan) Unit Pemasaran (UPms). Pelaksanaan pengamatan kali ini berlangsung di kantor PT Pertamina (Persero) Aviation Region III Surabaya, yang berlokasi di Jalan Jagir Wonokromo 88
Surabaya.
Visi Menjadi perusahaan yang unggul, maju dan terpandang
Misi
a. Melakukan usaha dalam bidang energi dan petrokimia. b. Merupakan entitas bisnis yang dikelola secara profesional,
kompetitif, dan berdasarkan tata nilai unggulan.
11
2.1.4 CORPORATE VALUES PT. Pertamina (Persero)
Clean
Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menghargai kepercayaan dan integritas berdasarkan pada prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan
Competitive
Mampu Bersaing baik secara regional dan internasional, mendukung pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya biaya efektif dan berorientasi pada kinerja. Confident
Libatkan dalam pembangunan ekonomi nasional sebagai pelopor dalam reformasi Badan Usaha Milik Negara, dan membangun kebanggaan nasional.
Customer Focused
Fokus pada pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Commercial
Menciptakan nilai tambah didasarkan pada orientasi komersial dan membuat keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang adil.
Capable
Dikelola oleh para pemimpin kualitas profesional, terampil, dan tinggi dan pekerja, berkomitmen untuk membangun kemampuan riset dan pengembangan.
2.1.5 AGENDA PERUBAHAN PT Pertamina (Persero)
c. Kegiatan transformasi di sektor hilir sebagai garis depan untuk berinteraksi dengan pelanggan restrukturisasi perusahaan transformasi Keuangan, SDM, Legal, IT dan Administrasi Umum termasuk Asset Management.
Tujuan dari transformasi adalah:
Untuk Membuat manajemen perusahaan sebagai: 1. Clean (dikelola secara profesional).
2. Competitive (mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional).
3. Confident (percaya diri, berperan dalam membangun ekonomi nasional). 4. Customer-focused (fokus kepada pelanggan).
5. Commercial (komersial, menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial).
6. Copable (berkemampuan, dikelola oleh pemimpin dan pekerja profesional)
2.1.6 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perudahaan merupakan kerangka atau sistematika yang menunjukkan hubungan kerja antara pimpinan dan karyawan, sehingga dari struktur tersebut dapat terlihat dengan jelas kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Penerapan struktur organisasi berbentuk lini dan garis menunjukkan jalinan koordinasi dan pengendalian yang terencana dan menyeluruh atau semua aktivitas yang berlangsung di dalam perusahaan.
13
1.6 Pertamina Aviation Region III
15
Perkembangan teknologi transportasi udara telah mendorong industri bahan bakar penerbangan untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan cepat. Persyaratan utama bahan bakar penerbangan merepresentasikan karakteristik penerbangan. Penerbangan adalah suatu aktivitas yang sifatnya tanpa batas dan dapat melintasi wilayah manapun di bumi ini (borderless). Bahan bakar yang digunakan pesawat harus memiliki tipe dan spesifikasi yang sama dan harus tersedia di seluruh bandara secara konsekuen. Karakteristik lainnya adalah sebuah pesawat tidak mungkin berhenti secara tiba-tiba dalam sebuah penerbangan akibat mengalami gangguan. Oleh karena itu, menjadi sangat penting untuk harus dipenuhi kualitas dan spesifikasi teknis yang ketat.
Bahan bakar yang diproduksi harus memenuhi spesifikasi manufaktur dan memenuhi persyaratan paling utama dari spesifikasi paling utama dari spesifikasi bahan bakar yang dikenal secara luas di industri penerbangan sipil dan militer. Berdasarkan hal tersebut sangatlah penting bagi Pertamina Aviation sebagai sebuah bagian bisnis PT Pertamina (Persero) untuk memenuhi dan mengimplementasikan standar persyaratan internasional mengenai kualitas produk dan prosedur penanganannya mulai dari proses produksi di kilang, di setiap channel distribusi, hingga saat penyerahan ke pelanggan. Komitmen dan usaha
keras ini adalah dalam rangka mencapai dan terus mengembangkan nilai-nilai perusahaan dan memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai keselamatan penerbangan.
sektor industri penerbangan yang ada di seluruh Indonesia. Unit Aviasi adalah salah satu Unit Bisnis Direktorat Pemasaran dan Niaga PT Pertamina (Persero) yang memasarkan dan menyediakan layanan produk-produk BBM Penerbangan melalui 52 DPPU di seluruh Indonesia dan 1 DPPU di luar negeri (Timor Leste).
Pertamina Aviation melakukan usaha dalam bidang pemasaran produk dan layanan BBM Penerbangan di pasar domestik, regional dan internasional dengan tujuan untuk menghasilkan nilai tambah bagi stokeholders. Dalam kinerjanya berusaha mengutamakan pemenuhan persyaratan pelanggan, kualitas produk, keselamatan, lingkungan dan standar operasi internasional dalam pengelolaan usaha.
2.2.1 Visi Aviation Region III
Visi Aviation Region III adalah ”to be a world aviation fuel marketer and services provider with global network” (menjadi pemasar dan penyedia layanan bahan bakar penerbangan kelas dunia dengan jaringan global).
2.2.3 Misi Aviation Region III Misi Aviation Region III antara lain :
1. Melakukan usaha di bidang pemasaran produk dan layanan bahan bakar penerbangan di pasar domestik, regional, dan internasional dengan tujuan untuk menghasilkan nilai tambah bagi stakeholder.
17
3. Mengelola usaha dengan dukungan sumber daya manusia profesional berdasarkan tata nilai unggulan, setara dengan best practicces yang diakui dalam industri aviation internasional.
2.2.4 Sebaran Wilayah
Aviation Region III mengadakan dan mendistribusikan bahan bakar penerbangan memproduksi AVTUR dan AVGAS, meliputi wilayah kerja Pertamina di 9 DPPU (Depot Pengisian Penerbangan Udara), antara lain :
1. DPPU Juanda berlokasi di Bandara Juanda, Sidoarjo
2. DPPU Iswahyudi berlokasi di Lanud Iswahyudi TNI-AU Madiun 3. DPPU Ngurah Rai berlokasi di Bandara Ngurah Rai, Denpasar, Bali 4. DPPU El Tari berlokasi di Bandara Selaparang, Kupang
5. DPPU Selaparang berlokasi di Bandara Selaparang, Mataram 6. DPPU Sepinggan berlokasi di Bandara Sepinggan, Balikpapan 7. DPPU Syamsudin Noor berlokasi di Banjarmasin
2.2.5 Hasil Produksi Aviation Region III 1. Produk Avtur
Gambar 2. 2 ProdukAvtur
Aviation Region III (AVTUR) atau dalam internasional lebih dikenal dengan nama A-1 yang dirancang sebagai bahan bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin turbin atau mesin yang memiliki ruang pembakaran eksternal (Ewternal Combustion Engine). Avtur juga berfungsi sebagai cairan hidrolik di
dalam sistem kontrol mesin dan sebagai pendingin bagi beberapa komponen sistem pembakaran. Hanya terdapat satu jenis bahan bakar jet yakni tipe kerosene (minyak tanah), yang digunakan untuk keperluan sipil di seluruh dunia. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk dapat menyediakan bahan bakar penerbangan dan memastikan bahan bakar yang disediakan bermutu tinggi dan sesuai dengan standar internasional. Pertamina memproduksi sendiri Avtur pada kilang Dumai, Plaju, Balikpapan dan Cilacap.
19
2. Produk Avgas
Gambar 2. 3 Produk Avgas
Aviation Gasoline (AVGAS) bahan bakar penerbangan untuk pesawat terbang yang bermesin piston atau gasoline engines. AVGAS adalah bahan bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin yang memiliki ruang bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin yang memiliki ruang pembakaran internal (Internal Combustion Engine). Mesin piston atau mesin yang bekerja dengan prinsip resiprokal dengan pengapian attau pembakaran. AVGAS merupakan suatu campuran komponen-komponen yang berasal dari minyak dengan hidrokarbon sintetik yang di blending dengan additive tertentu yakni unsur/bahan kimia seperti tetraethyl lead, inhibitors dan dyes dalam jumlah kecil.
AVGAS adalah bahan dengan nilai oktan sangat tinggi yang spesifik digunakan untuk mesin pesawat terbang yang memiliki tingkat kompresi tinggi. AVGAS yang disediakan Pertamina Aviasi memenuhi ASTM D 910, Standard for Aviation Gasoline dan juga memenuhi standar dari British Ministry of Defence, Defence Standard 91-90/the latest Issue (DERD 2485). Grade AVGAS
memiliki sifat sangat mudah menguap dan sangat mudah terbakar pada temperatur normal. Oleh karena itu, prosedur dan peralatan yang digunakan dalam menangani produk dan peralatan yang digunakan dalam menangani produk ini harus secara aman.
2.2.6 Segmentasi Pasar Bahan Bakar Minyak Penerbangan (BBMP)
Berikut ini adalah tabel pembagian konsumen untuk produk Aviation : Tabel 2. 2 Pembagian Konsumen
BBM Jet A-1 (Avtur) BBMP Avgas
Konsumen
1.Airliner 1.Sekolah Penerbangan 2.Non Airliner 2.Misionaris
3.Pemerintah Daerah
4.Suplai Kebutuhan Bahan Pokok
5.Pariwisata 6.Racing Otomatif
2.2.7 Struktur Organisasi Aviation Region III
PT Pertamina (Persero) Surabaya memiliki banyak bagian pada tiap regional. Salah satunya adalah Aviation Region III. Aviation memiliki manager yang membawahi beberapa staf. Di bawah manager terdapat asisten manager atau bisa dikatakan sebagai wakil manager yang dapat menggantikan kedudukan manager bila dibutuhkan dengan beberapa ketentuan.
21
lain bagian sebagai bawahan langsung dari manager adalah posisi sekretaris yang membantu pekerjaan manager dan administrasi yang membantu tugas karyawan yang ada di kantor Aviation. Di bawah kontrol ketat Aviation Region III terdapat 9 DPPU yang menjalankan tugas penyedia bahan bakar pesawat. Adapun bagan dari struktur organisasi Aviation Region III adalah sebagai berikut :
Ka.DPPU Aviation Region III meliputi : a. DPPU Juanda, Surabaya
b. DPPU Ngurah Rai, Denpasar c. DPPU Iswahyudi, Madiun d. DPPU El Tari, Kupang e. DPPU Selaparang, Lombok f. DPPU Sepinggan, Balikpapan
g. DPPU Syamsudin Noor,Banjarmasin h. DPPU Juwata, Tarakan
23
BAB III
TEORI PENUNJANG
3.1 Teori Penunjang Proyek Akhir
Di dalam melaksanakan Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III kita mempunyai bekal ilmu yang di dapat dari perkuliahan khususnya mengenai otomasi perkantoran untuk manajemen prosedur operasional standar, dan Keskretariatan yang di sesuaikan oleh PT Pertamina (Persero) menurut jurusan yaitu DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Dengan bekal yang penulis dapatkan, penulis dapat menerapkannya di dalam melaksanakan laporan proyek akhir yaitu memberikan kemudahan dalam mengaplikasikan sistem yang ada dalam perkantoran dan menjalankan proses manajemen sesuai Standard Operating Procedures (SOP) menggunakan Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, danSistem SAP.
3.2 Proses Monitoring Product
Memonitor Produk dengan menggunakan sistem SAP. Sistem Aplikasi Produk (SAP) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.(http://help.Sap.com)
a.Sales & Distribution mendukung. Memang untuk mengaplikasikan SAP sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan. Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan.
3.3 Information Technology (IT) Operations Management role/Material
Management
Peran manajemen operasi adalah untuk menjalankan kegiatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengelola dan memelihara infrastruktur TI sebagai upaya menyediakan layanan dan dukungan TI pada tingkat yang disepakati.(tso, 2007)
Menurut Data Internal, (2001) PT Pertamina (Persero) Aviation Region III diperlukan berbagai macam proses dalam pengadaan material sebagai berikut :
3.3.1 Individual Release Purchase Requisition
25
b. Release Purchase Requisition dibuat agar Purchase Requisition yang telah dibuat dapat digunakan untuk membuat Purchase Order.
c. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk Purchase Requisition Stock Material, Non Stock dan Service.
3.3.2 Parameter / ReleaseconditionPurchase Requisition
Releasecondition Purchase Requisition yang akan dipakai adalah : a. Value pejabat yang diberikan otorisasi untuk menyetujui/approvePurchase Requisition. Terdapat 6 level approval yang dipakai Pertamina yaitu :
a. R1 User Supervisor
3.3.4 Release Processing
dapat dilakukan secara : a) Individual Release
Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari suatu Purchase Requisition.
b) Collective Release
Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari satu atau lebih Purchase Requisition.
c) Melalui Workflow
Fasilitas yang memudahkan para personel/Pejabat yang memiliki otorisasi approve untuk menyetujui per satuan Purchase Requisition atau secara collective/sekaligus beberapa Purchase Requisition dengan mempergunakan fasilitas inbound yang ada pada workplace di modul Office SAP.
1. Perubahan terhadap permintaan material termasuk jumlah yang diminta harus melalui transaksi Change Purchase Requisition (ME52N) terlebih dahulu dan bukan pada screen Release Purchase Requisition.
2. Prosedur membuat Individual Release Purchase Requisition ini berkaitan dengan proses bisnis Manage Purchase Requisition Process.
3.3.5 Membuat (Create) Purchase Requisition
27
b. Document TypePurchase Requisition yang akan dipakai adalah : 1. ZNS PR Non Stock Material
No. Range 0200000000 – 02999999999 2. ZSO PR Service
No. Range 0300000000 – 03999999999
3.3.6 Menampilkan Daftar Purchase Requisition
Transaction procedure ini digunakan untuk menampilkan daftar Purchase Requisition yang ada di sistem SAP.
3.3.7 Membatalkan Release Purchase Requisition
Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.
3.3.8 Menghapus/ Deletion Purchase Requisition
a. Transaksi ini digunakan untuk memberikan tanda Flag for Deletion pada Purchase Requisition yang akan dihapus. Dengan melakukan transaksi ini maka Purchase Requisition tersebut tidak dapat dipergunakan lagi.
b. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk seluruh document type Purchase Requisition.
c. Tidak ada Transaction Code khusus untuk proses flag for deletion Purchase Requisition ini. Transaksi Flag For Deletion Purchase Requisition ini dilakukan melalui transaksi ME52N (Change PR) yaitu
dengan pemberian tanda pada seluruh item Purchase Requisition. d. Prosedur membuat Flag For Deletion PR ini berkaitan dengan proses
3.4 Dokumentasi
Manajemen hendaknya menentukan dokumentasi, termasuk rekaman yang relevan, yang diperlukan untuk menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen mutu serta mendukung operasi proses organisasi yang efektif dan efisien.
Sifat dan jangkauan dokumentasi hendaknya memenuhi persyaratan kontrak, persyaratan undang-undang dan peraturan, kebutuhan dan harapan pelanggan, dan pihak lain yang berkepentingan dan hendaknya sesuai bagi organisasi. Dokumentasi dapat dalam bentuk atau media apapun yang sesuai dengan kebutuhan organisasi (SNI, 2002).
Untuk menyediakan dokumentasi yang memenuhi kebutuhan dan harapan pihak yang berepentingan, manajemen hendaknya mempertimbangkan :
1. Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. 2. Penerimaan standar internasional, nasional, regional dan sektor industri. 3. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan.
4. Keputusan organisasi.
5. Sumber tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.
3.4.1 Pengendalian dokumen
Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam pengendalian rekaman (SNI, 2001).
Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk :
29
2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen memastikan dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan
3. mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa yang tak disengaja dan menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.
3.4.2 IT Operations Management documentation
Menurut (TSO, 2007) ada beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan pengelolaan operasi TI, yaitu :
1. Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
2. Operations Logs, setiap kegiatan harus tercatat dengan maksud :
a. Dapat digunakan untuk konfirmasi pekerjaan yang telah diselesaikan.
b. Dapat digunakan untuk mengetahui layanan yang TI telah diberikan sesuai tingkat layanan.
c. Dapat digunakan untuk menelusuri akar permasalahan
1. Shift Schedules and Reports, dokumen yang mencantumkan kegiatan yang perlu dilakukan. Selain itu juga menampilkan keterkaitan antar aktifitas. 2. Operations Schedule, hampir sama dengan Shift Schedules, hanya saja
31 BAB IV
DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR
4.1 Deskripsi Proyek Akhir
Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III :
Nama : Tiyas Ayu Setiawati
Nim : 08.39015.0018
Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011
Lokasi : PT Pertamina (Persero) Surabaya
Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III,
Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan
sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan
ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan
SOP (standard operating procedures).
Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut :
1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP
2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti
Purchase Requestion, Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan
lain sebagainya.
3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah
4.2 Pembahasan Proyek Akhir
1) Menurut (Gosa, 2011) Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai
berikut :
a) Semua lokasi DPPU & Depot di wilayah Region III Surabaya
menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP
& stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan.
b) Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status
tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting
(persediaan).
c) Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar
untuk data request untuk pemenuhan stock penjualan/persediaan
dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya
stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya.
2) T-Code (Transaction Code) yang di pakai adalah :
a) Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu
input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel.
b) SIM S & D (Sistem Informasi Manajemen Sales & Distribution), yang
memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual,
dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan
terakhir.
4.2.1 Material Management/Pengadaan Material
Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi
pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan
33
Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai
berikut :
I. Proses membuat (Create) Purchase Requisition Transaksi ini
digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase
Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock,
Service, Urgent.
a. Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul
tabel seperti berikut :
Gambar 4. 1 create purchase requisition
b. Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih
Purchase Requisition Type.
Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct
Dan ZSO PRService untuk pembelian jasa (service)
Gambar 4. 2 create purchase requisition
c. Source Determination “jangan di centang”
d. Untuk membuka frame HEADER klik gambar
<Expand>, maka akan muncul gambar frame HEADER
seperti dibawah ini.
Untuk minimize gambar frame header klik <Collapse>
e. Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.
f. Masukkan tujuan penerimaan barang atau service/ jasa
<Masukkan tujuan permintaan barang
35
g. Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar
<Expand> akan muncul gambar frame ITEM
OVERVIEW seperti dibawah ini.
Gambar 4. 3 frame item overview
h. Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame
Item overview tersebut.
1. Untuk minimize gambar tersebut klik <Collapse>
2. Field Item tidak perlu diisi
3. Field A (Acct. Assignment Cat) diisi dengan K (artinya cost
centre) ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII
(menggunakan Internal Order)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
4. Field I (Item Category)
a) Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut
dan pilih D.
b) Untuk Material tidak perlu diisi
5. Field Material
a) Tidak perlu diisi (baik untukMaterial maupun Service)
6. Field Short text
a) Untuk Material : diisi nama barangnya.
b) Untuk Service : diisi nama pekerjaannya
7. Field Quantity
a) Untuk Material : diisi jumlahnya
b) Untuk Service : diisi angka 1 (satu)
8. Field Unit of Measure
a) Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll
b) Untuk Service : diisi AU (Activity unit)
9. FieldDelivery date
a) Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba
b) Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah
selesai
10.Field Material group
a) Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya
b) Untuk Service : diisi dengan kode main group service
11.Field Plant
37
12.FieldStorage location
a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)
13.Field Purchasing Group
1. Untuk DPPU FKS : P29
Keterangan :
1.Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame
Item Details. Untuk MATERIAL” .
2.jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame
i. Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL
Untuk screen Item Details Consumable Material seperti
terlihat dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4. 4 frame item details
Untuk minimize gambar tsb klik <Collapse>
1. Tab Valuation
a. Isikan harga barang per-satuan unit satuan (bukan harga
totalnya).
2. Tab Account Assignment
a. Isi G/L Account No dengan nomor G/L yang sesuai
dengan anggaran.
b. Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai
39
a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX
3. Tab Text
a. Pilih /klik Material PO Text , lalu isi keterangan
yang ada di field Short Text dengan nama/
spesifikasi material.
4. Tab Contact Person
a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi
masing-masing.
b. Untuk DPPU FKS : Y29
5. Klik <Check> untuk memeriksa kelengkapan data. Jika
masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah
benar bila di kiri bawah screen ada text“No messages issued
during check”.
6. Klik <Save> - Nomor Purchase Requisition akan muncul
di kiri bawah screen.
Setelah sesi SAP R/3:
Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition
j. Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen
Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di
bawah ini.
Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service
Tab Services
Isi data-data yang diperlukan yaitu :
a. Service nomor : tidak perlu diisi
b. Short Text : Diisi nama singkat pekerjaan
c. Quantity : 1
d. Unit of Measure : AU
e. Gross Price : Nilai pekerjaan.
Keterangan :
Untuk service yang masa berlakunya satu tahun dimana
pembayarannya tiap bulan mempunyai nilai yang sama, maka
pengisiannya diperbolehkan sebagai berikut:
a. Quantity : 1 2
41
c. Gross Price :Nilai pekerjaan perbulan.
II. Proses ResetRelease Purchase Requisition
Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase
requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.
Berikut adalah langkah-langkah dari Reset Release Purchase
Requisition :
1. Sebelum reset kita masuk ke screenReleasePurchase Requisition
terlebih dahulugunakan transaction codeME54
2. Akan muncul Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen
Gambar 4. 7 PR release code
3. Masukkan nomor PR dan Release Code Anda.kemudian tekan
Enter.
4. Kemudian akan muncul Screen: Release Purchase Requisition
Item Overview
43
5. Pilih dari tab menu: Edit Release Reset
Gambar 4. 9 edit release
6. Akan muncul informasi untuk konfirmasi.
7. Tekan <Enter>.
Pesan konfirmasi akan muncul di bagian bawah layar.
8. Tekan <Save>. Maka sistem akan membawa Anda kembali ke
Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen dengan pesan
konfirmasi di bagian bawah layar bahwa PR telah diubah.
III. Proses Monitoring Purchase Order
Pemesanan barang yang akan dibeli dimulai dari tanda
terima purchase requisition yang akan memicu proses pembelian
barang yang dilakukan oleh purchasing agent. Dokumen yang
dihasilkan proses ini berupa purchase order, yaitu dokumen yang
secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim
produk yang diminta dengan harga yang sesuai.
Adapun langkah-langkah proses monitoring product sebagai
berikut :
Dengan menggunakan Tcode ME2W :
1. Ketikkan ME2W pada command field kemudian tekan ENTER
atau klik.
45
1.
Gambar 4. 11 screen purchasing document
Akan muncul pada gambar 4.11 Screen Purchasing Document per
Supplying Plant
2. Ketikkan Kode Purchasing Organization pada field Purchasing
Organization.
3. Ketikkan PODELVCOMP pada field Selection parameters.
4. Ketikkan HYD pada field Purchasing grup.
5. Ketikan Kode Lokasi pada field Plant.
6. Ketikkan Tanggal atau Rentang Waktu yang diinginkan pada
field Delivery date.
7. Ketikkan Kode Material pada field Material
8. Klik Execute.s
2
3
4
5
6
7
Gambar 4. 12 Purchasing document
9. Doubleclick pada nomor Purchase Order.
10. Periksa apakah ada Items Detail lembar Purchase order
history:
a. Jika belum ada dokumen Outbound Delivery, maka delete
item pada purchase order.
b. Jika sudah ada dokumen Outbound Delivery namun belum
dilaksanakan Goods Issue, maka delete Outbound delivery
untuk selanjutnya delete item pada purchase order.
c. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue
dan produk tersebut tidak diterima, maka sampaikan kepada
pihak pengirim untuk menghapus Purchase Order
dimaksud.
47
d. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue
dan produk tersebut memang diterima, maka laksanakan
Delivery Confirmation sesuai actual receipt dan di
postingkan pada bulan berjalan.
11. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Receipt,
maka klik pada lembar Delivery.
Gambar 4. 13 PO material
12. Klik untuk mengubah Purchase Order dimaksud.
2.
3.
Gambar 4. 14 changepurchase order
49
13. Klik kotak pada fieldDeliveryComplete
14. Klik , untuk menyimpan perubahan yang sudahdilakukan
Gambar 4. 15 field PO material
4.3 Proses Distribusi dan Standar Kualitas Produk Aviation
Gambar 4. 16 Fuel Distribution Scheme
Sebelum di serahkan ke pesawat, penerimaan, penyimpanan dan
penanganan produk pada prosedur standar pengendalian mutu untuk setiap
langkah dari rantai distribusi BBM. Produk harus memiliki Sertifikat Kualitas
(coq) dokumen dari kilang sebelum dapat diberikan ke depot intermediate/ tangki
depot terbang. Dokumen itu menunjukkan dan menegaskan bahwa produk yang
diterima telah memenuhi spesifikasi edisi terbaru (lihat Avtur atau Avgas Metanol
Campuran). Secara umum, aviation melakukan kontrol kualitas produk yang
51
proses pembuangan. Setelah menerima ke dalam tangki, aviation melakukan
sertifikasi ulang kualitas produk dengan melakukan uji laboratorium.
Aviation telah melakukan kegiatan pengendalian mutu selama produk
berada dalam tangki (storage)dan memiliki peralatan standar, metode dan
orang-orang kompeten yang mengambil tanggung jawab, pengeringan, uji visual, dan
pengambilan sampel adalah contoh prosedur pengendalian kualitas pada
pernerbangan produk.
Prosedur pengiriman produk ke dalam sistem hydrant atau Bridger
(modil tangki) sampai waktu pengiriman ke pesawat yang dilakukan selalu sesuai
dengan prosedur standar internasional dan persyaratan pengendalian mutu seperti
visual, pengeringan dan prosedur kebersihan. Untuk memastikan produk yang
akan diserahkan ke dalam tangki pesawat bebas dari air (atau di bawah batas
maksimum yang diijinkan), aviation selalu melakukan SWD (Shell Water
Detector)pengujian yang dilihat dan disetujui oleh perwakilan Airlines.
Peralatan utama aviation adalah untuk mencegah kotoran (partikel
padatan) dan air dari bahan bakar di setiap langkah rantai distribusi filtrasi,. Setiap
rantai distribusi memiliki sistem filtrasi sendiri. Aviation menggunakan kapal
standar internasional dan unsur-unsur produk filtrasi aviation, yaitu :
1. Air filter separator, yang dipasang pada produk menerima ke pipa tangki dan
ke dalam sistem hydrant, mobil tangki, dan pipa refueler pengiriman,
bertindak sebagai filter untuk memisahkan air dari bahan bakar dan mencegah
kotoran.
2. Mikro filter, adalah pra filter sebelum air/separator filter pada produk
3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan
pencegahan utama air kita mengisi nozzel.
Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan
mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat
sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering
(internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”.
1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta
jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan
langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah
pekerjaan.
4.3.2 Proses dokumentasi
Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai
berikut :
a. Alur Surat/dokumen masuk
53
Keterangan :
Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada
pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat
masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak
berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan
Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr.
Keterangan :
Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya)
maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju,
dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para
55 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan adanya proses manajemen mutu yang ada pada PT Pertamina (Peersero) Aviation Region III memiliki proses-proses yang harus dilakukan sesuai standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Dalam manajemen tersebut
memiliki proses yang dinamakan product monitoring, pengadaan
material/manajemen material, dan sistem pendokumentasian yang dikerjakan secara rutin sesuai dengan prosedur operasional standar (SOP). Ada beberapa keunggulan dalam pelaksanaan operasional PT Pertamina (Persero) Aviation Region III adalah sarana dan pemasaran yang lengkap, kinerja karyawan yang baik, dan produk-produk yang unggul dan berkualitas dari aviation
5.2 Saran
57
DAFTAR PUSTAKA
ISO/IEC. 2005 Information Technology – Information Security Management
Systems ISO/IEC 27001:2005.Switzerland.
Jacquelin, Bisson. 2007. CISSP (Analisis Keamanan Informasi, Callio
Technologies) & Rene Saint-Germain (Direktur Utama, Callio
Technologies), Mengimplementaasi kebijakan keamanan dengan standar BS7799/ISO17799 untuk pendekatan terhadap informasi yang lebih
baik.White Paper.
Turcato, Lance M, 2006. Integrating cobit? into the it Audit Process (Planning,
Scope Development, Practices) 2006 diakses melalui Sarno. 2009. Audit
Sistem Informasi & Teknologi Informasi. Surabaya: its Press. Tso. 2007.
Itil Service Operation. Norwich: tso (The Stationery Office).
Tso. 2007. ITIL Service Operation. Norwich : Tso (The Stationary Office)
www.pertamina.com, 2010. Quality Control (online)
