Project Carter Document

Confidental

project-carter-5113100131-5113100155 27/03/2016

Project Name

: Pembuatan Paket Aplikasi Sekolah untuk SMK

Company

: Ahmad Zaki Corp.

Focus Area

: Desktop Application Construction

Product/Process : Desktop Application

Project Time

: 1 April 2011 till 28 September 2011

Cost Estimation

: Rp 2.700.000.000,00

Prepared By

Document Owner(s)

Project/Organization Role

Daniel Martin

Project Manager

Zaky Akbar

Developer

Kemendiknas

Stakeholder

Project Charter Version Control

Version Date

Author

Change Description

Confidential Page 2 27/03/2016

Table of Contents

1 PROJECT CHARTER PURPOSE ... 3

2 PROJECT EXCECUTIVE SUMMARY ... 3

3 PROJECT OVERVIEW ... 3

4 PROJECT SCOPE ... 4

4.1 Goals and Objectives ... 4

4.2 Departmental Statements of Work (SOW) ... 4

4.3 Project Deliverables ... 5

4.4 Deliverables Out of Scope ... 6

4.5 Project Estimated Costs & Duration ... 6

5 PROJECT CONDITIONS ... 6

5.1 Project Assumptions ... 6

5.2 Project Issues ... 7

5.3 Project Issues ... 7

5.4 Project Constraints ... 8

6 PROJECT STRUCTURE APPROACH ... 8

7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS ... 9

8 APPROVALS ... 9

8.1 Prepared by Ahmad Zaki Corp. ... 9

Confidential Page 3 27/03/2016

1 PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan proyek ini adalah untuk membuat sistem informasi berbasis desktop yang berfungsi untuk memudahkan proses pendataan/penyimpanan informasi entitas yang ada di dalam sekolah (data sekolah, guru, tata usaha, dsb…), informasi kegiatan sekolah (jadwal pelajaran, rapor siswa, dsb…), dan melakukan integrasi sistem informasi dengan database pusat yang dikelola oleh Depdiknas.

2 PROJECT EXCECUTIVE SUMMARY

 Project goals  Objectives  Scope  Assumptions  Risks  Costs  Timeline  Approach  Organization

3 PROJECT OVERVIEW

Sebagai negara berkembang, perkembangan sistem pendidikan di Indonesia sangatlah vital. Berdasarkan Direktorat Pembinaan SMK Depdiknas, Pada tahun 2009 jumlah siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tidak ruang dari 3,6 juta siswa dan 850.000 siswa diantaranya duduk di kelas III. Jumlah ini sangatlah besar dan tidak mungkin dilakukan pendataan secara manual. Untuk itu diperlukan sistem informasi yang terintegrasi dalam skala nasional.

Keberadaan sistem informasi pada setiap sekolah akan mempercepat proses pendataan informasi pada setiap sekolah yang prosesnya akan dilakukan oleh guru sekolah dan menghindari proses sensus secara manual yang memakan biaya besar. Oleh karena itu Kemendiknas yang bekerja sama dengan developer aplikasi Ahmad Zaki Corp. melakukan proyek pembuatan aplikasi sistem informasi. Aplikasi dijalankan pada platform Microsoft Windows yang dipasang pada setiap Sekolah Menengah Kejuruan di Indonesia.

Confidential Page 4 27/03/2016

4 PROJECT SCOPE

4.1 Goals and Objectives

Goals

Objectives

Proyek akan memberikan dan mengembangkan fungsi proses pendataan/penyimpanan informasi identitas sekolah, data induk (siswa, guru, dan tenaga administrasi), kegiatan sekolah, penerimaan siswa baru, fasilitas dan inventaris, dan keuangan sekolah dalam aplikasi

1. Membuat dan mengembangkan

fungsi-fungsi terkait dalam

aplikasi

2. Alokasi storage untuk

menyimpan data-data terkait

3. Melakukan interview dengan

Kemendiknas mengenai proses

pendataan di SMK

Proyek akan akan memberikan dan mengembangkan fungsi proses laporan/pengambilan informasi data induk (siswa, guru, dan tenaga administrasi), jadwal pelajaran dan laporan absensi, dan rapor siswa dalam aplikasi

 Membuat dan mengembangkan

fungsi-fungsi terkait dalam

aplikasi

 Alokasi storage untuk

menyimpan data-data terkait

 Melakukan interview dengan

Kemendiknas mengenai proses

pembelajaran di SMK

Proyek akan akan memberikan dan mengembangkan fungsi integrasi informasi dengan Depdiknas dengan skala nasional dengan cara distribusi informasi dari tiap sekolah

1. Membuat dan mengembangkan

fungsi terkait dalam aplikasi

2. Pengadaan koneksi internet pada

sekolah

3. Pengadaan server workstation

pada pihak Depdiknas

4.2 Departmental Statements of Work (SOW)

Deparmental SOW

Owner/Prime

Due Date/Sequence

Interview kebutuhan

stakehoder

Project Manager, Stakeholder

Melakukan wawancara dengan Kemendiknas untuk mendapatkan kebutuhan utama

Fitur-fitur mengenai profiling yang dibuat

Developer, Stakeholder

Tim pengembang developer dan stakeholder

mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan

Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan

UI designer, Stakeholder

UI designer dan Stakeholder berdiskusi mengenai desain yang akan digunakan yang berada dalam ruang lingkup proyek

Confidential Page 5 27/03/2016 Deskripsi hasil kerja

(spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)

Stakeholder, Tim proyek

Pada tim proyek harus dapat mendeskripsikan dan

mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat Estimasi usaha setiap

work product tersebut

Project Manager Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut

Testing aplikasi Tester Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat Implementasi aplikasi

pada platform yang sesuai

Tim Proyek Tim melakukan implementasi aplikasi pada platform

Microsoft Windows

4.3 Project Deliverables

Milestone

Deliverable

Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai

 Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek

 Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder

 Menentukan batasan proyek  Menentukan estimasi kebutuhan

dana awal

 Dokumentasi pertemuan



Dokumen kebutuhan proyek Pembuatan Sistem (Prototyping)  Mendapatkan program fase beta



Dokumen pengembangan aplikasi (progress)

Desain Interface  Desain aplikasi sesuasi dengan perjanjian



Dokumen pengembangan aplikasi (final)

Presentasi prototype kepada Stakeholder

 Mendapatkan feedback dari stakeholder

 Informasi tentang kebutuhan minor  Dokumen kebutuhan proyek Presentasi produk akhir  Seluruh fungsi dan fitur berjalan

sesuai kebutuhan stakeholder  Sistem berjalan dengan baik  Produk telah diimplementasikan

Confidential Page 6 27/03/2016

4.4 Deliverables Out of Scope

Pengerjaan proyek ini tidak termasuk informasi atau pengelolaan data yang tidak menunjang atau tidak memengaruhi sistem informasi SMK PAS serta beverapa kebijakan stakeholder yang tentunya tidak dapat mengganggu gugat jalannya sistem informasi.

4.5 Project Estimated Costs & Duration

Project

Milestone

Date

Estimate

Deliverable(s) Included

Confidence

Level

Melakukan

interview pada

stakeholder

2/04/2011

 Data dan informasi

mengenai proyek  Kebutuhan utama

stakeholder  Batasan proyek

 Estimasi kebutuhan dana awal

 Dokumentasi pertemuan  Dokumen kebutuhan proyek

High

Analisis hasil

interview

5/05/2011  Menyimpulkan kebutuhan

utama

 Dokumen kebutuhan

(final)

High

Programming

aplikasi

20/7/2011  Program yang bisa

menjalankan fungsi

kebutuhan stakeholder

High

Pembuatan

server di

Kemendiknas

30/7/2011  Server workstation untuk

integrasi setiap aplikasi

PAS

High

Desain Sistem

dan Interface

6/8/2011

 Prototipe

High

Presentasi ke

stakeholder

10/8/2011  Feedback stakeholder

mengenai prototipe

Medium

Testing

aplikasi

17/8/2011  Dokumentasi testing

aplikasi

High

5 PROJECT CONDITIONS

5.1 Project Assumptions

 Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan

mengembangkan Sistem Informasi Sekolah Menengah Kejuruan, Paket Aplikasi Sekolah (PAS).

Confidential Page 7 27/03/2016

 Proyek ini diasumsikan dapat membantu Kemendiknas untuk menyediakan Sistem Informasi di tiap-tiap SMK.

5.2 Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. 3−Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

# Issue Priority Owner Description Status &

Resolution 1 Anggota tim mendapatkan musibah Low Project Manager Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan 2 Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi

High Developer Kemungkinan terjadi mati listrik saat

pengembangan aplikasi

Menyiapkan aliran listrik cadangan, misal genset untuk keadaan

mendesak 3 Data hilang High Tim

proyek

Kemungkinan data hilang karena virus atau bencana yang tidak terduga Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer. Menggunakan tools keamanan komputer seperti antivirus

5.3 Project Issues

# Risk Area Likeli

hood

Risk Owner Project impact-mitigation plan 1 Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit High Project Manager

Melakukan pertemuan di waktu yang longgar.

Melakukan pertemuan untuk menentukan jadwal

pertemuan-Confidential Page 8 27/03/2016 pertemuan berikutnya guna

memecahkan masalah jarak dan waktu 2 Informasi utama dari stakeholder utama kurang lengkap Mediu m Project Manager

Menyiapkan pertanyaan sebelum interview untuk menggali informasi lebih dalam.

Mencari stakeholder lain. 3 Ruang lingkup

proyek melebar terlalu luas

High Project Manager

Melakukan inisialisasi di awal terkait batasan ruang lingkup dan constraint proyek

4 Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target

High Stakeholder Membuat jadwal pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim

5 Kurang personil tim Mediu m Project Manager

Mencari dan merekrut anggota baru sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

 Fitur yang diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya.

 Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum di dalam dokumen, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

 Aplikasi Sistem Informasi dibuat khusus untuk mendata informasi terkait entitas sekolah, mencatat proses kegiatan belajar mengajar di sekolah, dan melakukan integrasi database ke pusat.

 Tingkat sekuritas Sistem Informasi sesuai dengan yang telah disepakati dengan stakeholder.

6 PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin dengan stakeholder. Informasi yang didapat melalui interview berupa dokumen kebutuhan kemudian digunakan sebagai panduan pengembangan proyek sistem informasi SMK.

Confidential Page 9 27/03/2016

7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities

Project Manager Hariyadi  Melakukan interview terhadap stakeholder proyek

 Melakukan pembagian tugas

 Control Project Team  Bertanggung jawab atas

berjalannya proyek  Financial

Developer Mahmudi Santoso Programming

UI Designer Johannes Siahaan Desain interface website Design Analyst Erika Pudjiono Melakukan analisa

terhadap rancangan aplikasi

Dokumentator Samuel Purwanto  Dokumentasi pengerjaan proyek

Dokumentasi

pengembangan aplikasi

 Dokumentasi pengadaan server workstation

Tester Sarah Afifa  Melakukan pengujian

terhadap fitur-fitur website

 Memberikan feedback

8 APPROVALS

8.1 Prepared by Ahmad Zaki Corp.