LAMPIRAN
Nama Perusahaan : PT. Mitra Coco Mandiri
Dilengkapi oleh : Production and Quality Control
Nama : Jerry Bua
Jabatan : Production and Quality Control Manager
No
Pertanyaan
Jawaban Keterangan
Ya Tidak
A. Lingkungan Pengendalian
1 Apakah manajemen menetapkan dan mengkomunikasikan standar nilai prilaku perusahaan kepada karyawan melalui pernyataan kebijakan dan aturan pelaksanaan dan melalui contoh-contoh?
X Semua karyawan baik tetap maupun harian diberikan orientasi mengenai tata tertib, peraturan dan kedisiplinan kerja terutama kebijakan dan azas berprilaku dan bertindak (guiding principles) didalam dan diluar kerja yaitu: (1) Integritas – Kejujuran dan bertanggung jawab serta saling menghargai, (2) Komitmen – konsisten dalam melakukan tugas dan tanggung jawab, (3) Peduli – peduli terhadap perusahaan, masyarakat dan lingkungan, (4)
Inovasi – terus belajar dan mencari terobosan baru, (5) Profesional – melakukan tugas secara profesional.
2 Apakah manajemen membuat pertimbangan terhadap tingkat kompetensi (pengetahuan dan keahlian) yang diperlukan dari tiap pekerjaan tertentu?
X Satu syarat penting dalam proses penerimaan karyawan (recruitment) adalah kemampuan dan keahlian seseorang untuk melakukan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan, dan untuk jangka panjang managemen perusahaan akan menjalankan komitmen terhadap pengembangan dan peningkatan kompetensi karyawan dengan mengikuti pelatihan dan workshop 3 Apakah perusahaan memiliki dewan
direksi dan komite audit yang independen yang ditentukan komposisi tanggung jawabnya untuk menunjang efektivitas pekerjaannya?
X Karena perusahaan berskala kecil dan menengah maka hanya ada Direktur tunggal yang diawasi oleh Dewan Komisaris yang terdiri dari Presiden Komisaris dan Komisaris, dan belum dibentuk komite audit independen.
bisnis dan menempatkan prioritas yang tinggi terhadap pengendalian internal?
mengawasi dan memastikan semua kegiatan yang dilakukan sesuai kebijakan dan prosedur agar target dapat tercapai secara efisien dan memonitor secara rutin terhadap resiko yang bisa terjadi dengan melengkapi dokumen-dokumen legal perusahaan serta mengikuti dan menjalankan peraturan dan undang-undang yang berlaku.
5 Apakah manajemen lebih mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung (face to face) dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal yang tertera di dalam kebijakan tertulis?
X Pimpinan perusahaan cenderung melakukan pertemuan dan pembicaraan serta pendekatan langsung dengan para penanggung jawab (supervisors dan operators) operation dan production sehingga masalah dan kendala yang dihadapi bisa diselesaikan / dicari solusi langsung dilapangan.
6 Apakah struktur organisasi perusahaan telah menggambarkan wewenang, tanggung jawab dan garis pelaporan yang jelas yang dibuat secara tertulis?
X Struktur Organisasi sudah dibuat dan menggambarkan secara jelas tugas dan tanggung jawab serta wewenang pemangku jabatan tersebut
7 Apakah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya?
X Pimpinan perusahaan
mendelegasikan wewenangnya kepada kepala bagian masing-masing fungsi bila pimpinan (direktur) meninggalakan tempat kerja, dan begitu juga masing-masing kepala bagian mendelegasikan
wewenangnya kepada bawahannya satu level dibawahnya bila kepala bagian meninggalkan pekerjaannya. Pendelegasian ini memastikan kelangsungan kepemimpinan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan membantu perusahaan dalam
pencapaian target dan tujuan perusahaan.
8 Apakah kebijakan perekrutan, proses penyeleksian dan pengembangan karyawan dijalankan dengan baik?
X Kebijakan perusahaan dalam recruitmen tenaga kerja jelas mengutamakan kompetensi dan keahlian serta kemampuan seseorang, namum berhubung peruahaan ini berskala kecil menengah sehingga jarang terjadi
perekruitan karyawan baru, demikian pula dengan pengembangan
karyawan, sehingga manpower planing dan Training and
development program belum bisa dilaksanakan.
9 Apakah manajemen melakukan pengevaluasian, konseling dan
mempromosikan karyawan
berdasarkan penilaian kinerja periodik?
X Pelaksanaan pengevaluasian terhadap kinerja karyawan belum dilaksanakan secara berkala dan sistematis, sehingga promosi jabatan berdasarkan periodical performance review juga belum dilaksanakan, karena skala perusahaan yang masih kecil dan karyawan yang masih sedikit.
10 Apakah terdapat tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran terhadap perilaku yang tidak diharapkan di dalam perusahaan?
X Walaupun perusahaan ini masih dalam skala kecil namum penerapan tindakan disiplin kerja sudah
dijalankan terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja maupun kebijakan dan pertaturan kerja.
diberikan berdasarkan tingkat
kesalahan dengan menerapkan sanksi sesuai peraturan ketenaga kerjaan RI.
B. Penilaian Risiko
1 Apakah perusahaan selalu memantau perubahan lingkungan?
X Sesuai asas perusahaan yaitu peduli, perusahaan selalu memonitor aspek environment lingkungan sekitar pabrik, aspek masyarakat, dan pengembangan perkebunan kelapa. Perusahaan sangat peduli terhadap pencemaran lingkungan sekitar pabrik dan memonitor serta mengambil tindakan cepat bila terjadi pencemaran, demikian pula terhadap masyarakat dan
pengembangan produksi perkebunan kelapa terutama hama yang
menyerang pucuk. Peruahaan melakukan penyuluhan kepada petani tentang peningkatan produksi buah kelapa dan juga penanganan hama kelapa.
menyesuaikan tujuannya dengan perubahan kondisi?
penyesuaian harga pembelian bahan baku (kelapa) setiap perubahan harga minyak kelapa dipasar dunia
(amsterdam), agar perusahaan tidak terjadi kerugian.
3 Apakah perusahaan pernah melakukan modifikasi terhadap sistem informasi sehingga mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal?
X Berhubung perusahaan ini masih berskala kecil, maka belum dibuat suatu sistim informasi dan teknologi informasi yang modern, sehingga belum pernah melakukan revisi atau modifikasi terhadap sistem yang digunakan dalam pengolahan informasi untuk pengendalian internal perusahaan.
4 Apakah perusahaan memiliki atensi terhadap risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan?
X Pimpinan perusahaan sangat memperhatikan terhadap terjadinya resiko kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan dengan melakukan tindakan tsb dibawah ini:
- Penetapan harga beli kelapa dilakukan oleh Direktur sesuai perubahan harga minyak Amsterdam
- Penghitungan kembali biji kelapa pada saat
pembongkaran di pabrik - Pembayaran kelapa dilakukan
oleh cashier sesuai bukti penghitungan pembongkaran di pabrik.
- Pembayaran kelapa dicatat dalam log book pembayaran. - Data pembayaran dan jumlah
bahan baku yang dibeli dicacat dalam komputer dan diback up setiap minggu dalam disc yang disimpan dalam fire proof box. - Setiap akhir bulan bagian
accounting melakukan reconsiliasi pengeluaran dan pendapatan perusahaan. Perusahaan belum melakukan pemisahan antara
accounting/cashir dan finance/funding, karena
perusahaan masih berskala kecil 5 Apakah perusahaan pernah melakukan
pemasangan teknologi baru kedalam operasi sehingga mengubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian internal?
X Perusahaan ini belum pernah memasang teknologi baru, baik dibidang produksi maupun sistem dalam pengendalian internal, karena perusahaan ini tidak merupakan perusahaan padat teknologi tapi perusahaan ini proses operasi dan produksinya sederhana, sehingga monitoring, dan pengendalian sistem internal dilakukan secara manual;. 6 Apakah perusahaan pernah
mengembangkan atau memasuki bidang bisnis baru yang dapat menimbulkan resiko baru yang berkaitan dengan pengendalian intern?
X Perusahaan ini masih relatif baru dan masih berskala kecil sehingga belum memikirkan pengembangan usaha lain.
7 Apakah perusahaan pernah melakukan restrukturisasi perusahaan yang dapat merubah resiko berkaitan dengan pengendalian internal?
X Perusahaan ini belum pernah melakukan restrukturisasi
C. Informasi dan Komunikasi
1 Apakah sistem akuntansi perusahaan dapat menjamin bahwa seluruh
X Semua transaksi yang dilakukan disertai dokumen2 penunjang segera
transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian yang valid dicatat dengan benar, lengkap dan tercermin dalam laporan keuangan pada periode yang sesuai?
dicatat dalam jurnal pembukuan di komputer sehingga pelaporan keuangan setiap akhir periode bulanan dapat mencerminkan kelengkapan dan keakurasian data. 2 Apakah terdapat pedoman kebijakan,
pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan, bagan akun dan memorandum yang membentuk pengendalian internal?
X Perusahaan memiliki pedoman atau prosedur pelaporan akuntansi dan keuangan, namun perusahaan belum menjamin terlaksananya
pengendalian internal yang maximal. 3 Apakah dokumen dan catatan
keuangan perusahaan bisa diandalkan sebagai bukti atas terjadinya transaksi dan dijadikan dasar dalam penyusunan laporan keuangan?
X Pencatan transaksi keuangan beserta kelengkapan supporting dokumennya yang sesuai dengan chart of account dan account cost code sudah
memastikan penyusunan laporan keuangan yang cukup akurat dan dapat diandalkan
4 Apakah manajemen memperoleh informasi mengenai total pembelian dan persediaan untuk setiap bulannya?
X Bagian pembelian kelapa
melaporkan setiap hari jumlah kelapa yang dibeli melalui log book
pembelian, begitu pula bagian produksi mencatat dalam production log book berapa biji kelapa yang
sedang dalam proses produksi, sehingga dapat diperoleh data total pembelian dan persedian setiap akhir bulan
5 Apakah upaya pembelian bahan baku perusahaan didukung oleh sistem informasi pembelian yang memadai?
X Setiap pembelian dilengkapi dengan formulir konfirmasi pembelian yang mencantumkan harga beli, jumlah bahan baku yang dibeli, deliverynya, serta penghitungan kembali disaat penurunan buah kelapa di pabrik untuk pengecekan/pencocokan jumlah kelapa. Sistem ini sederhana dan masih dilakukan secara manual, dan untuk ukuran kegiatan
perusahaan saat ini masih memadai. 6 Apakah komunikasi antara atasan dan
bawahan terjalin dengan baik?
X Komunikasi antara pimpinan dan bawahan terjalin sangat baik dikarenakan perusahaan ini relatif kecil, sehingga permasalahn yang timbul dapat segera didiskusikan segera dan bersama untuk penyelesaiannya.
1 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi penerimaan?
X Fungsi pembelian dilakukan oleh Buyer and Farmer Relation coordinator, sedangkan fungsi penerimaan dilakukan oleh staff penerimaan yang memastikan jumlah kelapa yang dibeli dan diterima di gudang penampungan sama dengan yang dimuat dikebun oleh pemilik kelapa.
2 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi akuntansi?
X Cashir yang merangkap accountant terpisah dari fungsi pembelian. Cashir/Accountant melakukan pencatatan mulai dari pembayaran pembelian dan perlaporan keuangan. 3 Apakah fungsi penerimaan sudah
terpisah dari fungsi penyimpanan barang?
X Karena perusahaan masih dalam skala kecil maka fungsi penerimaan belum dipisahkan dari fungsi penyimpanan atau stok keeping, untuk efisiensi tenaga kerja. 4 Apakah transaksi sudah dilaksanakan
oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi?
X Transaksi pembelianhanya dilakukan oleh satu orang yaitu oleh Buyer and Farmer relation Coordinator,
transaksi keuangan hanya dilakukan oleh cashier/accountant.
5 Apakah perusahaan telah melakukan pemisahaan tugas untuk setiap bagian secara tertulis?
X Perusahaan sudah memisahkan tugas untuk setiap bagian dan jabatan sesuai dengan job description yang tertulis.
6 Apakah masing-masing bagian telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang telah disepakati bersama dengan pihak perusahaan?
X Semua bagian dan masing2 karyawan sudah melakukan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan job description masing-masing.
7 Apakah ada surat permintaan pembelian yang diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang?
X Karena perusahaan ini masih kecil maka banyak fungsi yang dilakukan dengan sederhana, sehingga tidak ada surat permintaan pembelian yang diotorisasi oleh petugas penanggung jawab gudang penyimpanan.
8 Apakah ada Surat Order pembelian barang yang diotorisasi oleh fungsi pembelian?
X Setiap transaksi pembelian kelapa dikonfirmasi dengan formulir konfirmasi pembelian yang
mencantumkan harga dan syarat lain yang disetujui oleh penjual dan pembeli (perusaahaan).
9 Apakah Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan?
X Setiap delivery kelapa ke gudang penampungan kelapa, delivery form di check oleh penerima dan
ditandatangani sebelum diserahkan kebagian pembayaran.
10 Apakah Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi?
X Setiap formulir permintaan dana untuk pengeluaran pembelian kelapa atau lainnya disetujui dan
ditandatangani oleh direktur atau pejabat lain yang ditunjuk. 11 Apakah perusahaan menggunakan
formulir bernomor urut cetak?
X Formulir konfirmasi transaksi pembelian sudah bernomor urut, dan itu juga dipakai untuk pencatatan dalam log book pembayaran. 12 Apakah pemilihan pemasok
berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok?
X Harga pembelian kelapa dari petani tidak berdasarkan penawaran harga mereka, karena harga berdasarkan patokan harga pasar yang ditentukan oleh pembeli yang merujuk ke harga pasar CCO dunia.
13 Apakah bahan baku diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan?.(jika fungsi ini telah menerima tembusan
X Setiap delivery bahan baku (kelapa) dari petani kelapa, bagian
surat order pembelian dari fungsi pembelian)
kembali, dan memisahkan kualitas kelapa berdasarkan criteria kualitas kelapa yang sudah ditentukan. 14 Apakah fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung
barang tersebut dan
membadingkannya dengan tembusan surat order pembelian?
X Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara
menghitung barang tersebut dan membandingkannya dengan surat order pembelian yang ada.
15 Apakah terdapat pengecekan harga?(syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar)
X Fungsi penerimaan memeriksa dan mencocokkan pembayaran
berdasarkan harga yang disetujui dalam formulir konfirmasi pembelian.
16 Apakah bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok?
X Cap Lunas belum ada, namun setiap transaksi pembayaran, bukti
pembayaran berupa kwitansi dan konfirmasi pembelian di tulis lunas dengan tanggal pelunasannya, dan initial cashier.
17 Apakah terdapat penjagaan di luar lokasi, penggunaan password, kunci, dan tanda pengenal identifikasi untuk
X Lokasi gudang penampungan bahan baku dikunci dan hanya bias dibuka kalau ada delivery bahan baku.
mengendalikan akses? Penjagaan, penggunaan password, serta identifikasi penggunaan akses belum diperlukan karena pekerjaan penerimaan dan penjagaan gudang masih sederhana.
18 Apakah perusahaan memiliki rencana bisnis yang nantinya dibandingkan dengan kinerja aktual yang dicapai?
X Dalam business plan jangka panjang kedepan, perusahaan akan
menginvestasi system operasi dan managemen yang dapat
menunjukkan kinerja actual perusahaan.
E. Pemantauan
1 Apakah perusahaan memiliki fungsi audit intern?
X Perusahaan belum memiliki bagian audit internal, dan fungsi ini masih dilakukan oleh direktur atau dewan komisaris.
2 Apakah manajemen melakukan tindakan korektif berdasarkan informasi keluhan/kelemahan yang diterima dari pemasok/pelanggan, lembaga pengatur, dan auditor eksternal?
X Sesuai penemuan penyimpangan atau laporan dari pihak2, maka direktur perusahaan segera melakukan pemeriksaan dan selanjutnya menetapkan langkah2
perubahan/perbaikan (koreksi) 3 Apakah pemantauan dimasukkan X Pemantauan dilakukan terus menerus
dalam agenda rutin kegiatan operasi perusahaan?
oleh direktur perusahan, dan pada tindakan koreksi yang signifikan dibicarakan bersama dengan dewan komisaris dan keputusannya
dilakukan secara tertulis 4 Apakah pimpinan atau manajemen
melakukan pengecekkan independen atau evaluasi terhadap kinerja karyawan di setiap bagian?
X Perusahaan belum menerapka secara langsung Independent Audit terhadap kinerja karyawan disetiap bagian, hal ini belum dilakukan karena scope kegiatan yang masih kecil dan sederhana serta jumlah karyawan yang masih relatif sedikit, sehingga fungsi ini dilakukan oleh Dewan komisaris.
5 Apakah hasil dari aktivitas pemantauan dijadikan pedoman bagi pimpinan untuk menentukan langkah perbaikan?
X Hasil pemantauan dijadikan acuan untuk langkah2 perbaikan yang diperlukan.
