5
Bab II
Dasar Teori
2.1 Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi, 2001: 1).
Sistem Akuntansi terdiri atas metoda dan catatan untuk mengidentifikasi,
merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan
transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban
yang terkait (Krismiaji, 2002: 219).
2.2 Pengertian Penjualan Kredit
Penjualan Kredit adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan
dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli
dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli
tersebut (Mulyadi, 2001: 202).
Penjualan Kredit adalah penjualan barang dagangan yang penerimaan
pembayarannya beberapa waktu setelah penyerahan barang (M. Sochih, 2007:
13).
2.3 Pengertian Sistem Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara
kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit (Mulyadi,
Sistem Penjualan Kredit merupakan sistem yang digunakan untuk
menghindari tidak tertagihnya piutang, sehingga setiap penjualan kredit yang
pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat
atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit (Mulyadi, 2001: 210).
2.4 Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 211-213)
adalah:
1. Fungsi Penjualan yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menerima
surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti
spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit,
menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang yang akan
dikirim, dan mengisi Surat Order Pengiriman dan fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “Back Order” pada saat diketahuinya tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit yaitu Fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status
kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan.
3. Fungsi Gudang yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menyimpan
barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang ke Fungsi Pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman yang diterimanya
dari Fungsi Penjualan dan fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa tidak ada barang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang, misalnya: Surat Order Pengiriman barang
yang ditandatangani oleh Fungsi Penjualan dan Memo Debit yang
ditandatangani oleh Fungsi Pembelian karena adanya pengembalian barang.
5. Fungsi Penagihan yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk membuat dan
Akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk mencatat
piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan.
2.5 Dokumen yang digunakan
Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit
(Mulyadi, 2001: 214-217) adalah:
1. Surat Order Pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan pokok untuk memproses penjualan
kredit kepada pelanggan. Berikut ini adalah berbagai tembusan surat order
pengiriman terdiri dari:
a. Surat Order Pengiriman
b. Tembusan Kredut (Credit Copy)
c. Surat Pengakuan (Aknowledgement Copy)
d. Surat Muat (Bill of Lading)
e. Slip Pembungkus (Packing Slip)
f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
h. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
2. Faktur dan tembusannya.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
mencatat timbulnya piutang. Berikut ini adalah berbagai tembusan surat
order pengiriman terdiri dari:
a. Faktur Penjualan (Customer’s Copies)
b. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
d. Tembusan Analisis (Analysis Copy)
3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan.
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama
periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga
pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok
produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi
harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa
Bukti Memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu.
4. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke
dalam jurnal umum. Dalam sistem pejualan kredit, merupakan dokumen
sumber untuk mencatat harga pokok penjualan produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu.
2.6 Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi,
2001: 218-219) adalah:
1. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik
secara tunai maupu kredit.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku besar pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi
setiap jenis persediaan.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh Fungsi Gudang untuk mencatat mutasi dan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual selama periode akuntansi tertentu.
Catatan akuntasi yang digunakan dalam penjualan kredit (Krismiaji, 2002: 273)
adalah sebagai berikut:
1. Buku Jurnal, yang mencakup:
a. Jurnal penjualan, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan kredit
b. Jurnal memo kredit, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pengembalian barang yang dijual atau pemberian potongan
pembelian
c. Jurnal penerimaan kas yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang.
2. Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk
mencatat piutang kepada setiap pelanggan
3. Rekening Buku Besar, yaitu:
a. Piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat
bertambahnya piutang karena penjualan kredit, dan berkurangnya piutang
dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan penjualan.
b. Kas yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat betambahnya kas
karena adanya pelunasan piutang dagang.
2.7 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001:
219-220) adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam proses ini, Fungsi Penjualan menerima order dari Pembeli dan
menambahkan informasi penting pada Surat Order dari Pembeli. Fungsi
Penjualan kemudian membuat Surat Order Pengiriman dan mengirimkannya
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, Fungsi Penjualan meminta persetujuan penjualan kredit
kepada Pembeli tertentu dari Fungsi Kredit.
3. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, Fungsi Pengiriman mengirimkan barang kepada
pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam Surat Order
Pengiriman yang diterima dari Fungsi Pengiriman.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, Fungsi Penagihan membuat Faktur Penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu Faktur Penjualan
dibuat oleh Fungsi Penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini
membuat Surat Order Pengiriman.
5. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan Faktur Penjualan
ke dalam Kartu Piutang atau dalam metode pencatatan tertentu
mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai
catatan piutang.
6. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan
menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam Prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga
pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi.
2.8 Unsur Pengendalian Intern
Berikut adalah beberapa unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam
sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 220-226):
1. Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit,
unsur pokok sistem pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut.
Kredit.
c. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Kas.
d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh Fungsi Penjualan
dengan gunakan formulir Surat Order Pengiriman.
b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh Fungsi Kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada Credit Copy (yang merupakan
tembusan Surat Order Pengiriman).
c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh Fungsi
Pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada Copy Surat Order Pengiriman.
d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang,
dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan
penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada Faktur Penjualan.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
g. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk itu.
3. Praktik yang Sehat
a. Penggunaan Formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya di
pertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan.
b. Secara periodik Fungsi Akuntansi mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable Statement) kepada setiap debitur untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
c. Secara periodik diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan rekening
