Manual Book Vendor Management System (Vendor Lokal) Sistem Aplikasi Renewal E-Procurement PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Versi 1.

(1)

Manual Book Vendor Management System (Vendor Lokal) Sistem Aplikasi Renewal E-Procurement

PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM)

Versi 1.0

(2)

User Manual|Sistem E-Procurement|PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero) i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... i

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

BAB 2 FITUR DAN FUNGSI ... 2

2.1. Modul Pendaftaraan Vendor ... 2

1.2.1. Profil Perusahaan ... 4

1.2.2.Surat Permohonan Pendaftaran Penyedia ... 4

1.2.3.Pakta Integritas ... 5

1.2.4.Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen ... 5

1.2.5. NIB Bidang & Sub Bidang ... 5

1.2.6.Akta Pendirian Perusahaan... 7

1.2.7.Akta Perubahan Perusahaan ... 7

1.2.8.Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) ... 8

1.2.9.Surat Penunjukan Keagenan ... 8

1.2.10. Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) ... 9

1.2.11. Surat Izin Usaha Perusahaan Angkatan Laut (SIUPAL) ... 10

1.1.1.1. Neraca Perusahaan/Laporan Keuangan ... 10

1.2.13. Surat Referensi Bank... 11

1.2.14. NPWP ... 12

1.2.15. SPPKP ... 12

1.2.16. Modal Usaha ... 12

1.2.17. Register For Accounting ... 13

1.2.18. Data Pengurus Perusahaan ... 13

1.2.19. Data Pengalaman Perusahaan ... 14

1.2.20. Data Peralatan... 14

1.2.21. Data SDM ... 15

1.2.22. Sertifikat ... 16

1.2.23. Surat Pernyataan K3LH ... 16

1.2.24. Penilaian Awal K3LH Kontraktor ... 17

1.2.25. Kirim Dokumen ... 17

(3)

User Manual|Sistem E-Procurement|PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero) 1

BAB 1 PENDAHULUAN

Panduan penggunaan pengoperasian dan pengelolaan Aplikasi E-Procurement dibuat dengan mengacu sumber referensi yang memiliki legalisasi pengakuan (endorsement) dari dokumen-dokumen pengembangan dan referensi dari panduan dan dokumentasi penyedia perangkat lunak terkait.

Buku ini terdiri dari beberapa bab dengan topik pembahasan sebagai berikut : 1. Bab 1. Pendahuluan

Memberikan penjelasan mengenai isi buku panduan.

2. Bab 2. Fitur Dan Fungsi

Memberikan penjelasan mengenai fitur dan tata cara penggunaan aplikasi secara baik dan benar.

Proses berjalannya e-Procurement bisa dikembangkan menggunakan 2 (dua) metode proses aliran informasi yaitu vendor to userr” dan “user to vendor”, user dalam hal ini adalah instansi atau perusahaan yang mengimplementasikan E-Procurement dalam melakukan proses pembelian/pengadaan kebutuhan sumber daya (material, peralatan, dan lainnya).

Yang dimaksud dengan vendor to user adalah jika user membutuhkan sumber daya, maka user

menginformasikan melalui E-Procurement, sehingga vendor yang mempunyai hak akses dapat mengetahui

informasi tersebut dan bisa memberikan penawaran, sedangkan untuk user to vendor adalah kebalikan

dari user to vendor, yaitu vendor memberikan informasi sumber daya yang bisa di suplai dengan harga dan

periode berlakunya harga tersebut, sehingga user bisa memilih vendor yang bisa mensuplai sumber daya

yang dibutuhkan dengan harga dan kualitas terbaik.

(4)

BAB 2 FITUR DAN FUNGSI

Pada modul ini akan dijelaskan mengenai tata cara pendaftaran vendor baru pada sistem IPRO. Tata cara dan langkah pendaftaran adalah sebagai berikut :

2.1. Modul Pendaftaraan Vendor

Vendor lokal dapat melakukan pendaftaran di sistem IPRO, dengan langkah-langah sebagai berikut :

Klik button “Register” untuk melakukan pendaftaran

1

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory

1

Checklist kebenaran data

2

Klik “Daftar” untuk melakukan

pendaftaran 3

(5)

User Manual|Sistem E-Procurement|PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero) 3 Akan terinformasi nomor

regstrasi, username, dan password yang terkirim via email

4

Login kedalam sistem IPRO menggunakan username dan password yang terinformasi via email

5

(6)

1.2.1. Profil Perusahaan

1.2.2. Surat Permohonan Pendaftaran Penyedia

Pilih tab “Profil Perusahaan” 1

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory

2

Jika sudah terisi semua, klik

“Simpan” untuk menyimpan

data 3 3

Pilih tab “Surat Permohonan Pendaftaran Penyedia”

1

Unduh template surat 2

Upload surat yang sudah bertanda tangan dengan format .pdf 3 ³

Klik “Simpan” untuk menyimpan data

4

(7)

1.2.3. Pakta Integritas

1.2.4. Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen

1.2.5. NIB Bidang & Sub Bidang

Pilih tab “Pakta Integritas”

1

4

Pilih tab “Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen”

1

4

Pilih tab “NIB Bidang & Sub Bidang”

1

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory dan upload dokumen pendukung dalam format .pdf

2

(8)

Klik “Tambah” untuk menambahkan bidang usaha

3

Double klik pada sub bidang usah

4

Inputkan kualifikasi dan KBLI yang sesuai

5

6

(9)

1.2.6. Akta Pendirian Perusahaan

1.2.7. Akta Perubahan Perusahaan

Pilih tab “Akta Pendirian Perusahaan”

1

2

3

Pilih tab “Akta Perubahan Perusahaan”

1

Klik “Tambah” untuk menambahkan data”

2

(10)

1.2.8. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

1.2.9. Surat Penunjukan Keagenan

4

Inputkn data yang dibutuhkan pada field

3 1

Pilih tab “Surat Izin Usaha Perdagangan”

1

Inputkan dan upload data yang dibutuhkan pad afield mandatory

2

Klik “Tambah” untuk menambahkan bidang usaha

3 Klik “Simpan” untuk

menyimpan data 4

Pilih tab “Surat Penunjukan Keagenan”

1

Klik “Tambah” untuk menambahkan dokumen

2

(11)

1.2.10. Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)

Inputkan data yang dibutuhkan

pada field mandatory, dan

tambahkan maker 3

4

Pilih tab “Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)”

1

Klik “Tambah” untuk menambahkan data

2

Klik “Simpan” untuk menyimpan data 4

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory, dan pilih bidang usaha

3

(12)

1.2.11. Surat Izin Usaha Perusahaan Angkatan Laut (SIUPAL)

1.1.1.1. Neraca Perusahaan/Laporan Keuangan

Pilih tab “Surat Izin Usaha

Perusahaan Angkatan Laut (SIUPAL)”

1

Klik “Tambah” untuk menambahkan data 2

Klik “Simpan” untuk menyimpan data 4

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory, dan pilih bidang usaha

3

Pilih tab “Neraca Perusahaan/Laporan Keuangan”

1

2

(13)

1.2.13. Surat Referensi Bank

Klik “Simpan” untuk

menyimpan data 4

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory, dan upload dokumen pendukung dalam format .pdf

3

Pilih tab “Surat Referensi Bank”

1

2

4

Inputkan data yang dibutuhkan pada field mandatory, dan upload dokumen pendukung dalam format .pdf

3

(14)

1.2.14. NPWP

1.2.15. SPPKP

1.2.16. Modal Usaha

s

Pilih tab “NPWP”

1 Upload dokumen

pendukung dengan format .pdf

2

3

Pilih tab “SPPKP”

1

Inputkan data dan upload dokumen pendukung dengan format .pdf

2

3

Inputkan data dan upload dokumen pendukung dengan format .pdf

2

3 Pilih tab “Modal

Usaha”

1

(15)

1.2.17. Register For Accounting

1.2.18. Data Pengurus Perusahaan

Pilih tab “Register

For Accounting”

1

Upload dokumen pendukung dengan format .pdf

2

3

Pilih tab “Data Pengurus Perusahaan”

1

2

4

3

(16)

1.2.19. Data Pengalaman Perusahaan

1.2.20. Data Peralatan

Pilih tab “Data Pengalaman

Perusahaan”

1

3

4

Pilih tab “Data Peralatan” 1

2

(17)

1.2.21. Data SDM

Inputkan data yang dibutuhkan

pada field mandatory dan upload dokumen pendukung dalam format .pdf

3

4

Pilih tab “Data SDM” 1

2

3

4

(18)

1.2.22. Sertifikat

1.2.23. Surat Pernyataan K3LH

Pilih tab “Sertifikat” 1

3

4

Pilih tab “Surat Pernyataan K3LH”

1

4

(19)

1.2.24. Penilaian Awal K3LH Kontraktor

1.2.25. Kirim Dokumen

Pilih tab “Penilaian Awal K3LH”

Kontraktor” 1

4

Pastikan status dokumen yang bersifat mandatory berstatus

“Draft”

1

Checklist checkbox persetujuan

1

Klik “Posting ke SPV”

untuk meminta

verifikasi SPV 2