1/14
PENERAPAN ELEKTRONIK AGENDA ( E-AGENDA ) MENUJU TERWUJUDNYA TERTIB ADMINISTRASI PENGELOLAAN SURAT – MENYURAT DAN TATA USAHA KEARSIPAN PADA DINAS KELAUTAN PERIKANAN DAN PETERNAKAN KABUPATEN BATANG
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan CI
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Kearsipan & Perpustakaan Inovator : Laela Nurul Qomariyah, SE
Jabatan : Kasubbag. Umum dan Kepegawaian pada Dinas Kelautan, Perikanan dan Peternakan Kab. Batang Instansi : Pemerintah Kabupaten Batang
Latar Belakang
Arsip dan tata kelola kearsipan merupakan komponen pekerjaan penting dalam penyebaran informasi sekaligus sebagai dasar dalam pengambilan keputusan – keputusan penting dalam suatu organisasi. Sebagaimana dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Tata kelola kearsipan yang tidak ditopang dengan sistem digitalisasi yang baik akan menemui banyak kekurangan, antara lain sulitnya proses pencarian bukti fisik surat pada saat diperlukan, memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencatatan surat, memerlukan banyak ruang untuk tempat penyimpanan surat, penomoran surat tidak tersentral, dan buku agenda surat masih menjadi andalan didalam pencarian surat. Adapun agenda surat adalah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan (Salim Alfahrisy dalam pengertianataudefinisi.blogspot.co.id)
Tata kelola agenda kearsipan yang baik dan berstandar elektronik menjadi pilihan mutlak di era digitalisasi dimana surat masuk dan surat keluar, yang sudah sedikit demi sedikit meninggalkan era manual dan sudah beralih pada sistem elektronik via email.
Manfaat
Dengan terlaksananya proyek perubahan ini, akan memberikan manfaat yang signifikan kepada Dinas kelautan, Perikanan dan Peternakan Kabupaten Batang, yang selanjutnya akan memberikan kontribusi yang besar terhadap pelayanan, antara lain :
a. Peningkatan kinerja organisasi
1) Memudahkan pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan
2) Memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan efisien dan papperless
b. Perbaikan kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab OPD
1) Peningkatan efisiensi, kenyamanan, aksessibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik
2) Penanganan suatu masalah atau keluhan dari esternal maupun internal lebih cepat dan obyektif, dengan fasilitas teknologi informasi bisa memotong jalur waktu untuk fasilitas disposisi serta bentuk pelaksanaan disposisi
c. Mendukung Reformasi Birokrasi
1) Terciptanya pola pikir dan budaya kerja baru dengan memanfaatkan peran teknologi informasi. Hal tersebut menyebabkan paradigma pelayanan masyarakat semakin lebih baik, lebih cepat dan lebih tepat waktu
2) Efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan, sehingga alokasi biaya yang dibutuhkan bisa digunakan untuk belanja yang lain
3) Berkurangnya peran pegawai saat penggunaan aplikasi pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan elektronik
3/14
d. Bermanfaat Bagi Stakeholders/ Pengguna
1) Memudahkan pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan, sehingga kualitas pelayanan yang diberikan aparatur pemerintah semakin berkualitas 2) Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas, cepat dan terjangkau.
Milestone
Tabel 6.1 Tahapan ( Milestones ) Gagasan Proyek Perubahan
NO TAHAPAN UTAMA OUTPUT WAKTU
A. JANGKA PENDEK
1.
Pembentukan Tim Efektif
a. Laporan kepada Mentor dan Kepala Dinas untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan serta menyampaikan rencana proyek perubahan
b. Rapat Pembentukan Tim Efektif
c. Pembuatan Draf Surat Keputusan Tim Efektif
d. Perumusan pembagian tugas dan penyusunan Jadwal Kegiatan Tim Efektif
d. Pengesahan SK Tim Efektif dan Jadwal Kegiatan Tim Efektif
e. Pendistribusian SK Tim Efektif ke personil tim
Terbentuknya SK Tim Efektif dan Jadwal Kegiatan Tim Efektif
Minggu ke III Bulan Juli 2017
5/14 2.
.
Mengidentifikasi sarana dan prasarana serta data dukung terkait pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan di Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan Kab.
Batang
a. Melakukan rapat koordinasi internal di Lingkungan Dinas
Kelautan, Perikanan dan Peternakan Kabupaten Batang
b. Menginventarisir sarana dan prasarana, data dukung terkait pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan pada Dinas
Kelautan, Perikanan dan Peternakan Kabupaten Batang
Teridentifikasinya Sarana dan Prasarana dan data dukung terkait pengelolaan surat menyurat dan tata usaha kearsipan di Dinas Kelautan, Perikanan dan Peternakan
Kabupaten Batang
Minggu ke III Bulan Juli 2017
3.
Melakukan konsultasi, koordinasi dan permohonan dukungan , serta menyampaikan rencana proyek perubahan kepada Stakeholders terkait, antara lain kepada :
a. Bupati Batang b. Sekda Kab. Batang
c. Assisten Ekonomi
Pembangunan dan Kesra Sekda Kab. Batang
d. Dinas Kominfo Kab. Batang
e. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Batang
f. Bagian Hukum Setda Kab.
Batang
g. Bagian Organisasi Setda Kabupaten Batanag
Terlaksananya konsultasi, koordinasi dan mendapatkan dukungan , serta tersampaikannya rencana proyek perubahan kepada Stakeholders terkait.
Minggu ke IV Bulan Juli 2017
7/14
4
Menyusun SOP tentang
Pengelolaan/Pengagendaan Surat secara elektronik melalui aplikasi E-Agenda :
a. Menyusun draft SOP
Pengelolaan/Pengagendaan Surat secara elektronik melalui aplikasi E-Agenda;
b. Melakukan pembahasan SOP Pengelolaan/Pengagendaan Surat secara elektronik melalui aplikasi E-Agenda ;
c. Melaksanakan Uji Coba SOP
d. Pengesahan SOP
Pengelolaan/Pengagendaan Surat secara elektronik melalui aplikasi E-Agenda
Tersusunnya Standar Operasional Prosedur
Pengelolaan/Pengagendaan Surat secara elektronik melalui aplikasi E-Agenda
Minggu ke IV Bulan Juli 2017
5
Pembuatan Aplikasi Elektronik Agenda (E-Agenda);
a. Melaksanakan Rapat koordinasi dengan tim teknis ;
b. Pembuatan desain aplikasi E- Agenda
c. Pengembangan aplikasi E – Agenda untuk instalasi di perangkat pendukungnya
d. Penyusunan buku manual penggunaan aplikasi
e. Finalisasi pembuatan Aplikasi E – Agenda
f. Permohonan Fasilitasi Sub Domain ke Diskominfo Kabupaten Batang
Tersedianya aplikasi E-Agenda
Minggu ke I dan II bulan Agustus 2017
9/14
6.
Melaksanakan sosialisasi dan pelatihan E-Agenda
a. Menyusun bahan sosialisasi dan pelatihan E-Agenda;
b. Menyiapkan tempat dan sarana prasarana yang dibutuhkan dalam sosialisasi dan pelatihan
c. Membuat undangan peserta sosialisasi dan pelatihan, serta surat permohonan narasumber pada pelaksanaan pelatihan / bintek E- Agenda dan mendistribusikan.
d. Pelaksanaan sosialisasi dan Pelatihan E- Agenda
e. Pelaksanaan post test dan past test untuk evaluasi
Terlaksananya sosialisasi dan pelatihan E-Agenda
Minggu ke III bulan Agustus 2017
7.
Melaksanakan uji coba dan pendampingan penerapan aplikasi E-Agenda
a. Menyiapan bahan dan dokumen surat yang diperlukan untuk
mendukung pelaksanaan ujicoba.
b. Menyiapkan perangkat komputer, Laptop , HP untuk ujicoba
c. Pelaksanaan uji coba E Agenda
d. Melaksanakan Evaluasi Pelaksanaan Uji coba
Terlaksananya ujicoba dan
pendampingan penerapan E-Agenda
Minggu ke III Bulan Agustus 2017
11/14
8.
Launching aplikasi E-Agenda
a. Menyusun narasi dan sambutan, serta paparan untuk disampaikan dalam Launching Aplikasi E - Agenda
b. Membuat Undangan dan
mendistribusikan kepada peserta dan tamu undangan
c. Menyiapkan perangkat komputer dan sarana pendukungnya;
d. Pelaksanaan Lounching Aplikasi E agenda
e. Membuat notulen terhadap beberapa catatan hasil pelaksanaan launching Aplikasi E- Agenda
Terlaksananya Launching aplikasi E-Agenda
Minggu ke IV Bulan Agustus 2017
9.
Implementasi sistem aplikasi E-Agenda
a. Membuat surat pemberitahuan dan mendistribusikan kepada personil terkait Implementasi E - Agenda
b. Menyiapkan perangkat komputer yang akan digunakan untuk
operasional.
c. Cecking koneksi jaringan internet.
d. Pelaksanaan implementasi E- Agenda
Terlaksananya implementasi sistem aplikasi E-Agenda
Minggu ke IV Bulan Agustus 2017
13/14
10.
Monitoring dan evaluasi
a. Mempersiapkan laporan dari masing- masing kelompok kerja dari setiap kegiatan
b. Melaksanakan rapat tim monev
c. Menyusun laporan monev Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi
Minggu ke I bulan
September 2017
B. JANGKA MENENGAH
1. Pembuatan Reminder E-Agenda melalui Sms Gateway
Terlaksananya Pembuatan Reminder E- Agenda melalui Sms
Gateway di Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan Kab. Batang
Tahun 2018
2.
Monitoring dan Evaluasi Hasil Penerapan Reminder E-Agenda melalui SMS Gateway
Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi Hasil Penerapan Reminder E-Agenda melalui SMS Gateway
Desember Tahun 2018
C. JANGKA PANJANG
1. Penerapan E-Office di Kabupaten Batang
Terlaksananya Penerapan E- Office
di Kabupaten Batang Tahun 2019
2. Monev Pelaksanaan E-Office di Kabupaten Batang
Terlaksananya Monev E-Office
di Kabupaten Batang Tahun 2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 27 Mar 2022 06:31:07
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
