PEGEMBANGAN DAFTAR ARSIP INAKTIF
UNTUK SIMPLIKASI MONITORING PENYUSUTAN ARSIP DEPARTEMEN MANAJ EMEN
Departement of Management
Faculty of Economics and Management
Tim Peneliti
Farhah Faridah, S.E., M.M.
Ita Nuraita, A.Md Lina Fitriani, A.Md.
Webinar Nasional Hasil Penelitian Kearsipan
21 S eptember 2021
Latar belakang
• Tahun 2017-2018 Departemen Manajemen FEM mendapatkan pendampingan penataan arsip kacau dari LKPT IPB (Unit Arsip IPB)
• Belum ada record center di fakultas Ekonomi & Manajemen
Hasil penataan :
• Tertatanya arsip inaktif di ruang arsip departemen dan tersedianya informasi arsip dari daftar arsip inaktif
• Daftar arsip inaktif yang tersedia sesuai dengan psl 44 PP 28/2012 dan telah membantu memenuhi temu balik arsip saat diperlukan
• Dalam daftar tersebut ada no.
arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip yang berisi jenis arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan yang dapat diisi
dengan lokasi simpan arsip. Arsip mudah ditemukan
• Kelemahannya adalah tidak dapat memonitor penyusutan tahap berikutnya
•Pengembangan daftar arsip inaktif dengan penambahan beberapa kolom sesuai
kebutuhan bertujuan dapat memonitor tahapan penyusutan berikutnya yaitu pemusnahan dan penyerahan
•Lebih efektif & efisien, sebagai sarana temu balik sekaligus dapat memonitor penyusutan tahap berikutnya
•Prinsip arsip mengalir lebih mudah terlaksana
TUJUAN DAN METODE PENELITIAN
Tujuan Metode
Penelitian
1. Memberikan pengetahuan dan wawasan kepada arsiparis/pengelola arsip Departemen Manajemen tentang kemudahan penelusuran arsip dan monitoring penyusutan arsip dengan menerapkan daftar arsip inaktif yang telah dikembangkan
2. Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi penyusutan arsip dengan diterapkannya daftar arsip yang
dikembangkan sesuai kebutuhan
3. Mengidentifikasi penerapan dan pengembangan daftar arsip inaktif sudah sesuai kaidah/peraturan kearsipan yang berlaku
• Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif dengan metode deskriptif, merupakan metode penelitian menggunakan data kualitatif dan dijabarkan secara deskriptif
• Metode ini digunakan untuk mendapatkan data dan dapat menjawab permasalahan penelitian dengan observasi, wawancara, dan
dokumentasi
• Penelitian dilakukan 27 April – 27 Agustus 2020
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS & KETERSEDIAAN SDM KEARSIPAN
s.d. 2015
1. Pengarsipan arsip aktif
berdasarkan surat masuk dan surat keluar (belum memberkas) 2. Arsip inaktif ditempatkan
bersama barang rusak di gudang
2016
1. 4 pilar pengelolaan arsip dinamis mulai diterapkan
2. Pemberkasan arsip aktif mulai diterapkan dari yang semula berdasarkan surat masuk/keluar
3. Arsip inaktif ditempatkan dalam boks arsip
2017-2020
1. Sudah mulai dibuat daftar arsip aktif
2. Mengubah fungsi Gudang menjadi ruang arsip 3. Mendapatkan pendampingan dari LKPT
menata arsip kacau
4. Arsip inaktif tertata dilengkapi daftar arsip inaktif
1. Penyusutan sebatas memindahkan tumpukan dokumen dari ruang kerja ke gudang, dilakukan 1 tahun sekali
2. Temu balik arsip lama dan arsip tidak utuh
3. Arsip penting rawan hilang
Belum ada SDM yang kompeten kearsipan
1. Penyusutan sudah menggunakan JRA
2. Penyusutan bertahap dengan pemilahan arsip di ruang kerja menggunakan klasifikasi
1. Memiliki SDM yg
kompeten kearsipan (rotasi dari unit kerja lain)
2. Pengelola arsip
mendapatkan simple learning session kearsipan 1. Penyusutan sudah mulai
dilakukan secara berkala
2. Mudah menyusutkan, arsip aktif sudah memberkas
3. Menjadi uji petik lomba LKPTN Nasional dan mengantarkan IPB juara 3 Nasional LKPTN th 2017
1. Memiliki 2 arsiparis (ahli madya dan mahir)
2. Pengelola arsip
mendapatkan learning session kearsipan berkala
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
PENATAAN ARSIP INAKTIF
Daftar Arsip Inaktif menurut PP Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 44 sekurang-kurangnya memuat : a. Pencipta arsip;
b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip;
d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. Keterangan
Daftar Arsip Inaktif Existing
No Arsip/
berkas
Kode klasifikasi
Uraian informasi arsip Kurun waktu
Jumlah Keterangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Daftar Arsip Inaktif
No Arsip/
berkas
Kode klasifikasi
Uraian informasi arsip Kurun waktu
Jumlah Keterangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
001 KM.10 Personal File Mahasiswa a.n.
Xxxxx Yyyyyyy, H2409xxxx
2009 1 berkas/
folder
004.003.047
002 KM.10 Personal File Mahasiswa a.n.
Xxxxx Yyyyyyy, H2409xxxx
2009 1 berkas/
folder
004.003.047
003 KM.10 Personal File Mahasiswa a.n.
Xxxxx Yyyyyyy, H2409xxxx
2009 1 berkas/
folder
004.003.047
Contoh Daftar Arsip Inaktif Departemen Manajemen FEM IPB
Pengembangan Daftar Arsip Inaktif
1. Tahun mulai inaktif 2. Tingkat perkembangan 3. Retensi inaktif
4. Rekomendasi (musnah/permanen)
5. SKKAA
6. Tahun usul musnah 7. Tahun usul serah
Daftar arsip inaktif existing digunakan di Departemen Manajemen, dimulai saat penataan arsip inaktif tahun 2017. Daftar tersebut sangat membantu temu balik arsip saat diperlukan. Kelemahan dari daftar ini adalah tidak dapat memonitoring penyusutan tahap berikutnya (usul musnah dan usul serah).
Untuk efisiensi dan efektifitas, kami mencoba mengembangkan daftar dengan
penambahan kolom sesuai kebutuhan agar dapat memonitor penyusutan tahap
selanjutnya
Daftar Arsip inaktif dengan penambahan kolom adalah sebagai berikut :
No Arsip/
berkas
Kode klasifikasi
Uraian informasi arsip
Kurun Waktu
Tahun mulai inaktif
Jumlah Tingkat Per
kembangan
Lokasi simpan
Retensi inaktif
Rekomendasi JRA
(musnah/
Permanen)
SKKAA Tahun Usul Musnah
Tahun Usul Serah
(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)
1. Daftar arsip inaktif existing menjadi sarana temu balik arsip saat diperlukan, sedangkan pada daftar arsip inaktif yang dikembangkan dapat digunakan bukan saja sebagai sarana temu balik arsip tetapi juga sekaligus bisa memonitoring penyusutan arsip tahap berikutnya yaitu usul arsip musnah atau usul arsip serah
2. Arsiparis/pengelola arsip lebih efisien melaksanakan pekerjaan tidak perlu beberapa kali membuka JRA untuk memonitoring sampai kapan arsip disimpan sebagai arsip inaktif di ruang arsip/record center dan prinsip arsip mengalir akan berjalan
Hijau = kolom pada daftar arsip inaktif existing Biru = penambahan kolom pada daftar arsip inaktif
No.
(1)
Contoh :
Daftar Arsip Inaktif Departemen Manajemen FEM IPB
Sumber : daftar arsip inaktif Departemen Manajemen
Pengembangan daftar arsip inaktif mensupport implementasi Peraturan Rektor IPB Nomor 13/IT3/TU/2020 (3 in 1/KA, JRA dan SKKAA di Lingkungan IPB)
s.d. 2020
• JRA, TND, SKKAA belum 3 in 1
• JRA digunakan sebagai
pedoman dalam penyusutan arsip di Lingkungan IPB
• TND digunakan sebagai acuan unit kerja di Lingkungan IPB dalam penyusunan tata naskah dinas dan penciptaan arsip (termasuk di dalamnya tentang SKKAA dan KA)
Mulai 2021 3 IN 1
• Menjamin terwujudnya sistem pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi dari
penciptaan hingga penyusutan
• Efisien, saat diciptakan sesuai klasifikasi sudah tahu nasib akhir dokumen dan arsiparis dapat mengontrol hak akses arsip, misalnya (P/T, M/B, M/R)
• Lebih hati-hati menyimpan yang vital, rahasia dan permanen
Pengembangan daftar arsip inaktif melengkapi 3 in 1
• Saat arsip sudah menjadi inaktif, dapat memonitoring penyusutan tahap
berikutnya (pemusnahan dan penyerahan)
• Kolom tahun mulai inaktif, retensi inaktif, tahun usul musnah, tahun usul serah pada pengembangan daftar arsip inaktif dapat membantu arsiparis
mempersiapkan pemusnahan dan penyerahan
• Memudahkan arsiparis merencanakan kegiatan untuk menunjang SKP (usul
serah, memverifikasi arsip usul serah, usul musnah, verifikasi pertimbangan
pemusnahan)
• Mengontrol hak akses arsip
Contoh
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Daftar arsip inaktif yang dikembangkan bukan hanya sebagai sarana temu balik arsip, tetapi sekaligus dapat memonitoring penyusutan arsip tahap berikutnya (usul musnah dan usul serah)
2. Arsiparis/pengelola arsip lebih
efektif dan efisien untuk menyiapkan penyusutan arsip tahap berikutnya (pemusnahan dan penyerahan) 3. Pengembangan daftar arsip inaktif
sesuai kaidah/peraturan kearsipan psl 44 PP 28/2012 dengan
menambahkan kolom-kolom sesuai kebutuhan
1. Learning session berkala dari arsiparis kepada pengelola arsip Departemen Manajemen
2. Record center di fakultas bisa segera difungsikan agar prinsip arsip
mengalir dapat berjalan dengan baik.
Kesimpulan Saran
Ketua Tim Peneliti Farhah Faridah
Anggota Peneliti Lina Fitriani Anggota Peneliti
Ita Nuraita
