Eksanto
Kepala Bidang Pengembangan SIKN dan JIKN - Pusat SIKN dan JIKN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN
Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah:
Unit Kearsipan pencipta arsip pada:
Kementerian Kabinet Kerja,
Kejaksaan Agung,
Tentara Nasional Indonesia,
Kepolisian Negara Republik Indonesia,
Lembaga Pemerintah Non Kementerian,
Kesekretariatan Lembaga Negara,
Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan,
Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,
BUMN dan BUMD,
Perguruan Tinggi.
Lembaga Kearsipan:
Nasional (ANRI),
Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,
Perguruan Tinggi Negeri.
KELOMPOK PENGGUNA SIKN dan JIKN
Aplikasi SIKN - Pusat Jaringan (ANRI)
Administrator sistem di pusat jaringan nasional,
Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional,
Aplikasi SIKN - Simpul Jaringan
Administrator sistem di simpul jaringan,
Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan,
Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan
Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses,
Pengguna khusus untuk dapat mengakses semua arsip internal,
Website JIKN
Pengguna terdaftar JIKN,
Pengguna umum JIKN.
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN
Sumber daya implementasi oleh simpul jaringan:
Aplikasi SIKN;
Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya;
Koneksi Internet;
Tempat penyimpanan arsip online (cloud storage);
SDM;
Rakornas,
Pendidikan dan Pelatihan,
Workshop dan sosialisasi,
Penerimaan peserta magang,
Bimbingan teknis.
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN
Tempat Penyimpanan Arsip Online
Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi dan efektivitas :
• penggunaan dan pemeliharaan aplikasi,
• pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak,
• pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman,
• sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain.
Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud dengan pertimbangan kemudahan dalam:
• kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip,
• menjamin keamanan data dan informasi,
• migrasi (perpindahan) data di kemudian hari.
Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masing
KATEGORI AKSES
INFORMASI YANG DIMASUKKAN DI SIKN NAMUN TIDAK DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN
• Pengguna khusus instansi yang bersangkutan (metadata dan kopi digital).
INFORMASI YANG DIMASUKKAN KE SIKN DAN DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN:
Informasi yang bersifat terbuka
• Pengguna umum/pengguna terdaftar;
• Metadata dan kopi digital.
Informasi yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas
• Pengguna umum/pengguna terdaftar;
• Hanya metadata (kopi digital arsipnya tertutup seluruhnya);
• Metadata dan kopi digital ekstrak (sebagian informasi telah ditutupi).
Informasi yang status keterbukaan/ketertutupannya belum ditetapkan (cq. PPID)
• Pengguna umum/pengguna terdaftar;
• Hanya metadata
METADATA ARSIP DINAMIS
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
KATEGORI AKSES
Entri Data
Validasi Data
Edit Data
Terbuka penuh Terbuka penuh Tertutup penuh
Tertutup penuh Terbuka dengan pengecualianTerbuka dengan pengecualian Hanya metadata Hanya metadata
Karena Karena
Metadata Kopi Digital
Ekstrak
Ekstrak Non Ekstrak
Non Ekstrak
Edit Data
Publis Data Edit Data Status Akses
Hanya internal instansi
Dapat diakses oleh masyarakat
Karena blm Karena blm
Metadata dan
kopi digital ekstrak Metadata
dan
kopi digital ekstrak Metadata
dan kopi digital
Metadata dan kopi digital Metadata
dan kopi digital
Metadata dan kopi digital
Data Arsip
Pasal 125
(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 126
Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125, sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip;
b. Nomor arsip;
c. Kode klasifikasi;
d. Uraian informasi arsip;
e. Kurun waktu;
f. Jumlah arsip; dan g. Keterangan.
PP No. 28 Tahun 2012: Pelaksanaan UU 43 Kearsipan
PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS
Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik Pasal 17
(1) PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang
dikecualikan dalam suatu salinan dokumen Informasi Publik yang akan diberikan kepada publik.
(2) PPID tidak dapat menjadikan pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan Informasi Publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan Informasi Publik.
(3) Dalam hal dilakukan penghitaman atau pengaburan informasi, PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan.
Pasal 18
(1) Badan Publik dapat mengatur lebih lanjut mengenai tata cara pengecualian Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 dan Pasal 17
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
FITUR UTAMA
APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN
Menghimpun data kearsipan
dinamis dan statis secara nasional
Mengelola arsip sesuai dengan kaedah kearsipan (menerapkan klasifikasi arsip, JRA, serta klasifikasi keamanan dan askes)
Menggunakan semua arsip yang dikelola oleh simpul jaringan secara efisien
Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip
Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu
Memesan kopi digital dan pesan baca arsip
Melihat galeri dan pameran virtual arsip
Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan
Domain Host SIKN-JIKN
Layanan Publik:
http://www.jikn.go.id Layanan Simpul Jaringan:
https://sikn.jikn.go.id Layanan Pelatihan/Diklat:
https://diklat.jikn.go.id
Tampilan SIKN dan JIKN
1. Fitur W ebsite JIKN
a. Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip b. Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu
c. Memesan kopi digital dan pesan baca arsip d. Melihat galeri dan pameran virtual arsip
e. Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan
2. Pendaftaran Simpul Jaringan SIKN dan JIKN a. Calon Simpul Jaringan
b. PT Telkom
c. ANRI (Pusat Jaringan) 3. Pengguna SIKN
a. Petugas Entri Data dan Informasi b. Petugas Validasi Data dan Informasi
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline) 4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan 6. Admin Simpul Jaringan Membuat:
a. Struktur Organisasi b. Pengguna
Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota (email konfirmasi )
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (isi data PPK dan Keuangan)
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (notifikasi dari PT Telkom)
Calon Simpul Jaringan
4. Melengkapi pendaftaran sebagai simpul jaringan
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline) 4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan
(email notifikasi dari admin pusat jaringan untuk login ke SIKN)
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan (admin login ke SIKN)
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan (admin verifikasi kode saat login ke SIKN)
Calon Simpul Jaringan
6. Admin simpul membuat struktur organisasi
Calon Simpul Jaringan
6. Admin simpul membuat pengguna
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data 2. Petugas Validator
3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID) Pengelolaan Data dan Informasi Kearsipan
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Baru)
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Arsip – Metadata Berkas)
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item)
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item telah terisi)
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Kopi Digital)
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Daftar Item Arsip)
Simpul Jaringan
2. Petugas Validasi Entri Data
Simpul Jaringan
2. Petugas Validasi Entri Data
Simpul Jaringan
3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)
MANFAAT SIKN DAN JIKN
INSTANSIONAL NASIONAL
Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009
Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/2009
Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open
Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance
Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik
Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima)
Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan
Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses
Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi
Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.)
Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas
Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima)
Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan
Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa
Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open
Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor
Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan
Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu
PPID
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi
pertahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik. Merupakan salah satu ciri penting Negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaran Negara yang baik. Pemberlakuan Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Pada 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia.
UU ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publik secara cepat, tepat waktu , biaya ringan dan cara sederhana.
