PORTOFOLIO
RANCANGAN SISTEM PENDATAAN SARANA DAN PRASARANA JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH
DINAS PENDIDIKAN KOTA CILEGON
BIDANG PENDIDIKAN MENENGAH
PEMERINTAH KOTA CILEGON DINAS PENDIDIKAN
Jl. Pangeran Jayakarta, Kel. Masigit, Kec. Jombang – Kota Cilegon Email: dindik@email.cilegon.go.id Website: http://www.dindik.cilegon.go.id
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 2 1. LATAR BELAKANG
Pada awalnya pengelolaan data sarana dan prasarana jenjang pendidikan menengah pada satuan pendidikan di lingkungan Dinas Pendidikan Kota Cilegon dilakukan secara manual. Kemudian seiring dengan perkembangan teknologi sistem pendataan data poko sekolah beralih menggunakan sistem Dapodik yang kemudian dimanfaatkan unntuk penentuan berbagai kebijakan yang terkait dengan kesejahteraan guru dan peserta didik oleh pemerintah pusat terutama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Sistem Dapodik dirasa belum dapat dimanfaatkan secara maksimal karena untuk data sarana dan prasarana satuan pendidikan khususnya baru dapat di manfaatkan oleh pemerintah pusat, sedangkan untuk Pemerintah Daerah belum dapat melakukan penarikan data sarana dan prasarana dari sistem Dapodik.
Dampak dari kondisi tersebut menjadikan sebuah kendala Dinas Pendidikan untuk memonitoring dan mengevaluasi kondisi sarana dan prasarana satuan pendidikan khususnya jenjang pendidikan menengah.
Sehingga untuk penjaringan data sarana dan prasarana harus dilakukan dengan sistem manual atau yang lebih dikenal dengan ADK (Analisis Data Komputer).
Sistem manual tersebut diangggap kurang efektif dan efisien sehingga secara prinsip akuntabilitas dan mutu pelayanan kurang berkualitas karena dengan pendataan secara manual akan rawan terhadap kesalahan data sihingga data yang diperoleh kurang akurat dan sesuai dengan konndisi terakhir (realtime).
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 3 2. TUJUAN
Beberapa tujuan yang akan menjadi indikator dalam pembanguan sistem Pendataan Sarana dan Prasarana jenjang pendidikan menengah ini antara lain :
1. Merubah proses pendataan dari sistem manual menjadi sistem pendataan berbabsis website online
2. Tersedianya data sarana dan prasarana secara lengkap dan sesuai dengan kondisi terakhir (realtime)
3. Mempermudah proses monitoring sarana dan prasarana yang ada pada satuan pendidikan
4. Mempercepat proses evaluasi kondisi sarana dan prasarana per satuan pendidikan
5. Memudahkan dalam pengambilan kesimpulan dan penentuan
kebijakan terkait peningkatan mutu dan kapasitas sarana dan prasarana pendidikan
3. PENGENALAN SISTEM
Sistem Pendataan Sarana dan Prasarana Pendidikan jenjang pendidikan menengah atau yang lebih mudah dikenal dengan Sistem E-Monev Sarana dan prasarana adalah sebuah sistem aplikasi yang dirancang untuk melakukan pendataan sarana dan prasarana secara online oleh satuan pendidikan serta Monitoring dan Evaluasi secara elektronik oleh Dinas Pendidikan Kota Cilegon. Sistem ini sebagai wujud perubahan mekanisme pendataan dari sistem manual menjadi sistem aplikasi berbasis website online.
Sistem pendataan sarana dan prasarana ini juga dapat dimanfaatkan untuk memonitoring dan mengevaluasi kondisi sarana dan prasarana di setiap satuan pendidikan baik secara berkala maupun setiap saat (realtime) dengan kondisi terakhir pada saat data di input oleh petugas satuan pendidikan (operator).
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 4 4. Kebutuhan Sistem
Rancangan sistem pendataan sarana dan prasarana ini adalah aplikasi berbasis web database yang terkoneksi online dengan internet sehingga memudahkan pengguna untuk melakukan input data dan monitoring serta evaluasi data secara online.
Berikut adalah topologi yang digunakan :
Gambar 1. Topologi sistem pendataan sarana prasarana
1. Kebutuhan Hardware dan Software 1.1 Server
PC server
Hosting
Domain
Sistem Aplikasi Pendataan + Database
Aplikasi scrib editor (notepad ++) 1.2 Client (operator sekolah)
Komputer/Laptop
Web Browser (mozilla dll)
Data Inventarisasi Sarana dan Prasarana
Data Referensi 2. Kebutuhan Personil
SERVER E-MONEV
ADMIN DINAS PENDIDIKAN KOTA CILEGON
INTERNET
WIRELESS
OPERATOR PENDATAAN DI SEKOLAH
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 5
Tim Teknis (Pengembang Sistem)
Tim Administrasi (staf dikmen)
Kabid. Pendidikan Menengah
Kepala Dinas
5. KEUNGGULAN SISTEM
Berdasarkan analisa yang dilakukan maka terdapat beberapa aspek keunggulan dan keuntungan pelayanan pendataan dengan menerapkan sistem E-monv jika dibandingkan dengan sistem pelayanan pendataan sarana dan prasarana secara manual :
No Sistem E-Monev Sistem Manual
1. Sistem penginputan data dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja secara online
Untuk melakukan penginputan harus berada pada komputer dan laptop yang ada data inventarisasinya (disekolah).
2. Mudah dalam melakukan perubahan data baik secara berkala maupun rutin
Data yang dilakukan perubahan harus di arsipkan secara manual.
3. Mudah dalam pencarian data karena data yang dihasilkan bersifat data digital
Sulit dalam melakukan pencarian data karena dalam bentuk arsip manual
4. Mempercepat proses monitoring oleh Dinas Pendidikan kepada Satuan Pendidikan (efektifitas waktu)
Untuk melakukan monitoring harus diantar langsung dalam bentuk dokumen arsip
5. Memudahkan dalam evaluasi kondisi sarana dan prasarana secara online
Untuk melakukan evaluasi harus di cek secara manual
6. Mengurangi faktor keterlambatan dalam pengumpulan data sarana dan prasarana
Keterlambatan dalam
pengumpulan data sarana dan prasarana sering terjadi.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 6 6. Site Map (Peta Situs)
Dalam perancangan sistem pendataan sarana dan prasarana berbasis website online ini dirancang menjadi beberapa menu dan sub menu yang ditampilkan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan pengisian data secara benar. Menu dan sub menu tersebut kami jabarkan dalam peta situs (Site Map) sebagai berikut :
6.1. Halaman Beranda/Index
Halaman beranda atau index adalah halaman utama dari website sistem pendataan sarana dan prasarana. Pada halaman beranda terdapat tiga menu untuk jenjang sekolah menengah diantara nya SMKN, SMAN dan SMPN.
Dari masing - masing menu tersebut memiliki sub menu yaitu SMKN terdiri dari sub menu SMKN 1 Cilegon sampai dengan SMKN 4 Cilegon, SMAN terdiri dari sub menu SMAN 1 Cilegon sampai dengan SMAN 5 Cilegon, dan SMPN terdiri dari sub menu SMPN 1 Cilegon sampai dengan SMPN 11 Cilegon.
Gambar 1. Site map beranda
6.2. Halaman Login Sekolah/Login Page
Halaman Login adalah halaman yang digunakan untuk masuk kedalam sistem pendataan oleh operator sekolah maupun admin Dinas Pendidikan.
Halaman login terdiri dari form username dan password serta login button yang digunakan untuk masuk pada sistem pendataan. Dari halaman login ini pengguna kemudian di hubungkan pada interface menu profil sekolah, sarana dan prasarana, setting dan logout.
Beranda/index
SMKN
SMAN
SMPN
SMKN 1 – SMKN 4
SMAN 1 – SMAN 5
SMPN 1 – SMPN 11
Menu Sub Menu Login Sekolah
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 7 Gambar 2. Site map halaman login
6.3. Halaman profil sekolah/Profile Page
Halaman profil sekolah adalah halaman yang digunakan untuk melakukan entry data profil sekolah sebelum melakukan entry data sarana dan prasarana. Pada halaman profil sekolah hanya terdapat sub menu data sekolah dan tambah data.
Gambar 3. Site map halaman profil sekolah
6.4. Halaman Sarana Prasarana
Halaman sarana dan prasarana adalah halaman yang digunakan untuk melakukan entry data sarana dan prasarana oleh operator sekolah. Pada halaman ini terdiri dari sub menu entry data Lahan, bangunan, ruangan, tempat olah raga, kelas, sirkulasi, gudang, jamban, ruang siswa, ruang UKS, Ruang konseling, ruang TU, ruang guru, ruang laboratorium, ruang kepala sekolah, dan perpustakaan. Masing – masing sub menu tersebut di lengkapi dengan sub menu untuk tambah data, edit, dan hapus data.
Login Sekolah
Profil Sekolah
Sarana dan Prasarana
Setting
Logout
Form Username & Password Login Button Menu
Profil Sekolah
Data Sekolah Tambah Data
Sub Menu Sub Menu
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 8 Gambar 4. Site map halaman sarana prasarana
Sarana dan Prasarana
Lahan
Bangunan
Ruangan
Tempat Olah raga
Kelas
Sirkulasi
Gudang
Jamban
Ruang siswa
Ruang UKS
Ruang Konseling
Ruang TU
Ruang Guru
Ruang Laboratorium
Ruang Kepala Sekolah Perpustakaan
Tambah data
Ubah
Hapus
Sub Menu Sub Menu
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 9 6.5. Halaman Setting
Halaman setting digunakan untuk melakukan pengaturan Provinsi, Kabupaten/Kota, dan Kecamatan dimana lokasi satuan pendidikan berada.
Gambar 5. Site Map halaman setting Setting
Data Provinsi
Data Kabupaten/Kota
Data Kabupaten/Kota
Tambah Data
Ubah
Hapus
Sub Menu Sub Menu
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 10 7. PETUNJUK TEKNIS
7.1. Mekanisme Perancangan Sistem
Tim Teknis Tim Administrasi Project Leader Stakeholder
Start
Memberikan gagasan proyek
perubahan Membuat rancangan
database sistem
Melakukan input database
sistem Inventarisasi kebutuhan sistem
Menyiapkan kebutuhan
sistem
Data / Dokumen KAK dan rancangan sistem
Database sistem pendataan
Uji Coba Sistem
Evaluasi Sistem Uji Coba
Sistem
Evaluasi Sistem
Layak di gunakan?
Selesai
Tidak
Ya
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 11 7.2. Mekanisme Pengelolaan Sistem
Operator Sekolah Tim Proyek Perubahan
YA
START
Pilih menu nama sekolah (SMKN, SMAN, SMPN)
Login Valid?
TIDAK Entry username
dan password sekolah
Pilih Menu setting
Setting Provinsi, Kab/Kota, kecamatan
YA
Valid?
TIDAK
A
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 12
Operator Sekolah Tim Proyek Perubahan
YA
Pilih menu Sekolah
Data Valid?
Selesai TIDAK
Entry Data Profil Sekolah
Pilih Menu Sarana Prasarana
Pilih sub menu sarana prasarna yang dimiliki sekolah
Publikasi Online
Evaluasi
Dokumentasi
A
Tambah Data
Valid?
YA
Simpan
TIDAK
Monitoring
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 13 7.3. Fungsi dan tampilan sistem
1. Tampilan Halaman Beranda
Halaman beranda di gunakan sebagai halaman awal yang juga menampilkan menu daftar pilihan sekolah sesuai jenjang pendidikan anata lain SMKN, SMAN dan SMPN.
Gambar 6. Tampilan halaman beranda
2. Tampilan Halaman Login
Tampilan halaman login digunakan untuk memasukkan username dan password operator sekolah sebelum melakukan etry data dan dapat juga untuk login oleh dinas pendidikan dalam rangka monitoring sarana prasarana secara online.
Gambar 7. Tampilan halaman login
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 14 3. Halaman Profil Sekolah
Halaman profil sekolah digunakan untuk menampilkan data pprofil sekolah dan melakukan entry data profil sekolah oleh operator sekolah.
Gambar 8. Tampilan halaman profil sekolah
4. Halaman Setting
Pada halaman setting terdiri dari tiga sub menu yaitu data Provinsi diguanakan untuk mensetting nama provinsi, data Kabupaten digunakan untuk memilih nama Kabupaten/Kota, dan data Kecamatan digunakan untuk memilih nama kecamatan.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 15 Gambar 9. Tampilan halaman setting
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 16 5. Halaman Sarana Prasarana
Halaman sarana prasarana merupakan halaman inti pada sistem pendataan sarana dan prasarana ini. Pada halaman sarana prasarana terdapat pilihan beberapa sub menu antara lain :
a. Lahan Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan lahan yang digunakan oleh sekolah baik lahan milik sendiri maupun bukan milik sendiri yang dilengkapi dengan dokumen pendukung yang sah secara hukum
b. Bangunan Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan bangunan yang ada di sekolah.
Mencakup nama bangunan, luas lantai dan kondisi bangunan
c. Ruangan Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruangan sebagai sarana dan prasarana penunjang kegiatan belajar disekolah
d. Tempat Olahraga
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana dan prasarana tempat olahraga indoor maupun outdoor di sekolah.
e. Kelas Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruangan kelas yang digunakan untuk kegiatan belajar siswa di sekolah
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 17 f. Sirkulasi Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendaatan ruang maupun sarana sirkulasi atau tempat yang digunakan siswa untuk berkumpul, berkolaborasi, dan bersosialisasi maupun berorganisasi. Misalnya sanggar kesenian.
g. Gudang Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana dan prasarana gudang yang ada di sekolah
h. Jamban Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan kondisi sarana prasarana jamban di sekolah
i. Ruang Siswa Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruang siswa yang digunakan untuk kegiatan – kegiatan kesiswaan.
j. Ruang UKS Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang UKS yang ada di sekolah
k. Ruang Konseling
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang konseling yang ada disekolah
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 18 l. Ruang TU Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang tata usaha (TU) yang ada disekolah
m. Ruang Guru Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang guru yang ada di sekolah
n. Ruang
Laboratorium
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang laboratorium dan ruang praktik siswa di sekolah
o. Ruang Kepala Sekolah
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang kepala sekolah
p. Perpustakaan Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang perpustakaan yang ada di sekolah
.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen Page 19 6. Akurasi Sistem
1. Sistem ini dikembangkan berdasarkan amanat :
- Undang – Undang Sistem Pendidikan Nasional no. 20 tahun 2003 - Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tantang Standar Nasional
Pendidikan.
- Peraturan pemerintah tahun 2007 tantang standar sarana dan prasarana 2. Database pegawai yang digunakan berasal dari data real kondisi terkini
yang ada disekolah yang diinput oleh operator sekolah secara online.
