1
PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT BISNIS
SESUAI DENGAN KAIDAH BAHASA INDONESIA
oleh
Dra. Soeisniwati Lidwina, M.Pd. TENAGA PENGAJAR
AKADEMI SEKRETARI MARSUDIRINI(ASM) SANTA MARIA SEMARANG
ABSTRACT
Letters are one of the means of written communication media. Correspondence activity requires a process, starting writing, sending, and receiving letters. (June Priansa, 2012: 95). Likewise every business company. Using letters as a communication tool, can be in the form of requests for quotes, offers, billing, etc. Ideally the letter sent by the business company uses the language and procedures for writing standard parts of the letter so as to facilitate understanding of the message conveyed and reduce misunderstanding.
The role of letter writing in a routine office needs to draft a letter and document it properly. But until now the writing of parts of business letters relating to the application of Indonesian language rules in correspondence is still often wrong. Regarding this matter, the author describes the writing of parts of the letter in accordance with the rules of Debdikbud, the Center for Indonesian Language Development and Development from the Head of the letter to the initials. Furthermore, the presentation of letter / letter writing arrangement, the basis of composition so that the activity of writing correspondence can reach the goal effectively, the language of the letter used can reveal the message of the letter in accordance with the nature of the letter, the position of the writer and reader of the letter.
Keywords: Writing parts of a letter, Indonesian Language Rule, Business Letter
ABSTRAK
Surat merupakan salah satu sarana media komunikasi tertulis. Aktivitas berkorespondensi memerlukan suatu pross, mulai penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat. (Juni Priansa, 2012:95). Demikian pula setiap perusahaan bisnis.menggunakan surat sebagai alat komunikasi, dapat berupa permintaan penawaran, penawaran, penagihan, dll. Idealnya surat yang dikirim perusahaan bisnis tersebut menggunakan bahasa dan tatacara penulisan bagian-bagian surat yang baku sehingga dapat mempermudah pemahaman pesan yang disampaikan dan mengurangi kesalahpahaman.
Peranan penulisan surat di kantor yang bersifat rutin perlu membuat konsep surat dan mendokumntasikan dengan baik. Namun hingga saat ini penulisan bagian-bagian surat bisnis yang berkaitan dengan penerapan kaidah bahasa Indonesia dalam surat-menyurat masih sering salah. Berkenaan dengan hl tersebut, penulis memaparkan penulisan bagian-bagian surat yang sesuai dengan kaidah dari Debdikbud, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Indonesia mulai Kepala surat sampai dngan inisial. Selanjutnya, pemaparan penyusunan redaksisurat/bahasa surat, dasar komposisi agar kegiatan penulisan surat-menyurat dapat mencapai tujuan secara efektif, bahasa surat yang digunakan dapat mengungkapkan pesan surat sesuai dengan sifat surat,kedudukan penulis dan pembaca surat.
Kata Kunci: Penulisan Bagian-bagian surat, Kaidah Bahasa Indonesia, Surat Bisnis
BAB I PENDAHULUAN
Salah satu sarana media komunikasi tertulis adalah surat. Menurut Fonoza (1991) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan sebagai alat komunikasi tulis dan memenuhi persayaratan tertentu yang berlaku dalam surat menyurat. Berdasarkan
2 penggolongan surat terdapat berbagai jenis surat. Berdasarkan isinya terdapat empat jenis surat yaitu surat dinas, surat bisnis/niaga/dagang, surat pribadi, dan surat sosial. Dalam lingkungan perkantoran yang dimaksud surat-menyurat adalah kegiatan saling berkirim surat. Komunikasi melalui surat tersebut dilakukan antara seorang pegawai/ instasi dengan pegawai atau instansi lain.
Aktivitas berkorespondensi memerlukan suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat (Juni Priansa, 2012: 95). Demikian pula setiap perusahaan bisnis menggunakan surat sebagai alat komunikasi. Surat tersebut berisi informasi bisnis seperti mengajukan permintaan penawaran,memberikan penawaran,pengiriman pesanan, penagihan, penuntutan, dan lain-lain. Semua surat yang dikirim perusahaan bisnis sebaiknya menggunakan bahasa dan tata cara penulisan bagian-bagian surat yang baku.
Penggunaan bahasa baku dan tata cara penulisan bagian-bagian surat bisnis yang sudah diterapkan dengan baik akan mempermudah pemahaman pesan yang disampaikan dan mengurangi kesalahpahaman. Sebaliknya, apabila penulisan bagian-bagian surat belum diterapkan dengan benar maka surat tersebut belum dipahami dengan baik. Menurut Sutarto, 1997 “Tugas atau peranan penulis surat dikantor yang bersifat rutin, perlu membuat konsep surat dan mendokumentasikannya dengan baik.”
BAB II PERMASALAHAN
Penulisan bagian-bagian surat bisnis yang berkaitan dengan penerapan kaidah bahasa Indonesia dalam surat-menyurat masih sering salah. Bagaimanakah tata cara penulisan bagian-bagian surat bisnis yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesi dalam surat-menyurat?
BAB III PEMBAHASAN
1. Penulisan Bagian-bagian Surat ( Depdikbud, Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa, 1991)
1) Kepala surat 7) Salam
2) Nomor surat 8) Isi surat
3) Tanggal surat 9) Nama pengirim 4) Lampiran surat 10) Jabatan
5) Perihal surat 11)Tembusan
3
1.1 Penulisan Kepala Surat (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia, 2016)
Penulisan kepala surat yang lengkap terdiri atas 1) nama instansi
2) alamat lengkap 3) nomor telepon 4) nomor kotak pos 5) lambang/logo
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi termasuk telepon, dsb. Ditulis dengan huruf awal kata adalah kapital, kecuali kata tugas. Dapat juga penulisan kepala surat seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Di samping itu, penulisan nama instansi jangan disingkat, kata jalan jangan disingkat menjadi jln atau jl tetapi jalan. Kata telepon ditulis dengan cermat, yaitu telepon dan jangan disingkat menjadi tlp. Atau telp. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat yaitu kotak pos jangan disingkat k.pos atau kotpos, jangan digunakan p.o. box atau post office box. Penulisan kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:). Nomor-nomor yang mengikutinya, tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.
Contoh penulisan kepala surat yang benar :
PT SUMBER MAKMUR REJEKI Jalan Pemuda 875 Surabaya
Kotak Pos 2673 Telepon 4896558, 4894564 Faksimili 4894565 atau
PT SUMBER MAKMUR REJEKI JALAN PEMUDA 875 SURABAYA
KOTAK POS 2673 TELEPON 4896558, 4894564 FAKSIMILI 4894565
1.2 Penulisan Nomor Surat
Penulisan kata nomor dikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang bukan pada instansi pengiriman surat. Penulisan nomor surat dan kode intern dibatasi garis miring, ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
4 Nomor: 963/SMR/VI/2017
No. : 145/SMR/VI/2017
Penulisan nomor dan kode surat dapat juga dibatasi dengan tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.
Contoh:
Nomor : 963.10.06.17 No. : 145.10.06.17
1.3 Penulisan Tanggal Surat
Penulisan Tanggal surat ditulis lengkap, tanggal ditulis dengan angka, bukan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum penulisan tanggal tidak dicantumkan nama kota karena penulisan nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Setelah penulisan angka tahun, tidak diikuti tanda baca apa pun.
Penulisan nama bulan tidak ditulis dengan angka melainkan dengan huruf. Penulisan nama bulan ditulis dengan huruf dan penulisannya tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Agustus bukan Jan, Agst. Nama Bulan ditulis secara cermat, misalnya Januari, Agustus.
Contoh : penulisan tanggal surat yang benar:
Kepala Surat
16 Juni 2017
1.4 Penulisan Lampiran
Penulisan kata lampiran atau lamp. diikuti tanda baca titik dua disertai jumlah barang atau dokumen yang dilampirkan. Jumlah barang atau dokumen ditulis dengan huruf tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
5 Lampiran: Satu berkas
Lamp. : Dua lembar
1.5 Penulisan Perihal atau Hal
Penulisan perihal atau hal diawali dengan huruf kapital. Penulisan tersebut dianjurkan sebagai berikut.
Perihal: Pengiriman mobil Honda BRV Hal : Penuntutan barang pecah belah
1.6 Penulisan Alamat Surat
Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh penerima surat. Penulisan nama penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth. Dengan huruf awal huruf kapital dan disertai tanda baca titik pada singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperkenankan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.
Kata sapaan seperti Ibu, Bapak, Saudara dipergunakan pada alamat surat. Jika digunakan kata Bapak , kata itu ditulis dengan huruf awal huruf besar tanpa tanda baca apa pun pada akhir kata itu.Apabila nama orang yang dituju bergelar akademik atau pangkat atau nama jabatan sebelum namanya, kata sapaan Bapak, Ibu dsb tidak digunakan.
Penulisan kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh yaitu jalan, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda baca apa pun pa akhir kata itu. Nama kota atau wilayah tidak ditulis dengan huruf kapital semua tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. Nama alamat yang dituju sebaiknya nama orang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja bukan nama instansinya. Contoh penulisan yang dianjurkan:
Yth. Drs. Cak Lontong Sastro Jalan Mlatiharjo I/435
Semarang
6 Salam pembuka sangat lazim digunakan dalam penulisan surat resmi, misalnya dengan hormat. Penulisan yang dianjurkan sebagai berikut: (Dengan hormat,) Huruf pertama kata hormat ditulis dengan huruf kecil, yakni hormat bukan Hormat. Salam penutup yang sangat lazim digunakan adalah hormat kami. Huruf pertama kata hormat ditulis dengan huruf kapital, pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda baca koma (,) bukan tanda baca lainnya: ( Hormat kami,).
1.8 Penulisan Isi Surat
Secara garis besar isi surat dibagi atas 3 bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan dll. Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Dapat pula paragraf penutup mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih.
1.9 Nama Pengirim Surat
Nama Pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat resmi. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu digaris bawah dan tidak diakhiri tanda baca apa pun. Nama jabatan dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh: Hormat kami, Drs. Budiman Harianto Manajer Penjualan Bukan Hormat kami,
7 DRS. BUDIMAN HARIANTO
Manager Penjualan
1.10 Penulisan Tembusan
Penulisan kata tembusan ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan dua tanpa digarisbawahi.
Apabila pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.
Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama orang atau nama jabatan dan bukan nama kantor atau instansi. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan kepada Yth. atau Yth. Dalam penulisan tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. Contoh :
Tembusan:
1. Kepala Kepegawaian 2. Kepala Bagian Keuangan
Bukan
Tembusan Yth.: Kepala Kepegawaian Kepala Bagian Keuangan Arsip (pertinggal)
1.11 Penulisan Inisial (Sandi)
Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan pengirim surat, untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
8 AS/de
AS adalah singkatan nama pengonsep surat Anisa Saskia de adalah singkatan nama pengetik surat Dewi Ernawati
2.Penyusunan Redaksi Surat/Bahasa Surat
Agar kegiatan surat-menyurat dapat mencapai tujuan secara efektif, bahasa surat yang digunakan harus dapat mengungkapkan pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Selain itu penulisan surat-menyurat juga perlu memperhatikan kaidah penulisan surat. Penulisan surat juga tidak terlepas dari sebuah karangan, termasuk di dalamnya pemakaian Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Akan tetapi, dalam berkomunikasi melalui surat, masih ditemukan kesulitan oleh pemakainya, terutama dalam menyusun redaksi surat. Sebaiknya dalam menulis surat perlu memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik dan benar agar tujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak mendapat jawaban sesuai dengan yang dikehendaki penulis surat. Diperkirakan, salah satu sebab kurang tepat di dalam penyusunan kalimat, paragraf dan penggunaan bentuk surat akibatnya pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.
Sehubungan dengan hal di atas, agar seseorang dapat menulis surat yang baik diperlukan
1) Wawasan surat-menyurat
2) Penguasaan bahasa tulis yang memadai 3) Penguasaan materi surat atau isi surat 4) Sopan-santun menulis surat
5) Penguasaan kaidah menulis surat
Dalam uraian ini akan dibahas khusus mengenai penguasaan bahasa tulis yang memadai.
3. Dasar-Dasar Kebahasaan
Seorang penulis surat perlu menguasai bahasa satndar/baku dan menguasai dasar-dasar komposisi.Dalam menguasai bahasa Indonesia standar, bisa membedakan bahasa baku/resmi dan bahasa nonbaku/ tidak resmi.
Bahasa resmi/bahasa baku harus ditulis secara tersurat (eksplisit) dan konsisten.
9 1) Direktur PT Gulaku keluar kota.
2) Kegiatan perayaan ulang tahun PT Jarum sudah jalan dengan baik. 3) Banyak anak-anak tahu Walikota Semarang sudah diganti.
4) Surat Penagihan Anda saya sudah baca.
Contoh Penulisan yang Benar
1) Direktur PT Gulaku pergi ke luar kota.
2) Kegiatan perayaan ulang tahun PT Jarum sudah berjalan dengan baik. 3) Banyak anak tahu bahwa Walikota Semarang sudah diganti.
4) Surat Penagihan Anda sudah saya baca.
Contoh Penulisan Kata-kata Nonbaku dan Kata-kata Baku
Nonbaku Baku
1) Terimakasih Terima kasih 2) Tanggungjawab Tanggung jawab
3) Kenapa Mengapa
4) Tapi Tetapi
5) Kasih Memberi
6) Nggak Tidak
7) Gimana Bagaimana
8) Dari pada Daripada 9) Pasca sarjana Pascasarjana 10) Kerjasama Kerja sama
11) A/n a.n. 12) D/a d.a. 13) U/b u.b. 14) S/d s.d. 15) U/p u.p. 4. Dasar-dasar Komposisi
Dasar-dasar Komposisi antara lain pemilihan kata, penyusunan kalimat, dan penyusunan alinea. Dalam memilih kata harus tepat, lazim, dan langsung.
Tepat artinya bentuk dan maknanya sama sesuai suasana pembicaraan. Contoh: diminta, diharap, dimohon. Ketiga kata itu maknanya hampir sama,
10 contoh:
1) Diminta- penulis lebih tinggi 2) Diharap- sederajat
3) Dimohon- penulis lebih rendah
Lazim, artinya kata itu umum dipakai masyarakat dan komunikatif, contoh: 1) Perhatian bukan attention
2) Ucapkan bukan haturkan
Langsung, artinya cara menggunakan kata secara ekonomis dan tepat serta tidak berlebihan, contoh:
1) Agar-supaya 2) Adalah-merupakan 3) Demi-untuk
4) Amat-sangat-sekali
5. Penyusunan Redaksi Surat: 5.1 Kalimat Surat yang Salah
1) Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 15 Juni 2017 perihal Permintaan alat tulis Kantor
2) Di dalam surat ini akan menjelaskan syarat-syarat penerimaan pegawai baru. 3) Atas perhatiannya kami haturkan terima kasih.
5.2 Kalimat surat yang Benar
1) Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 15 Juni 2017 Permintaan alat tulis kantor, bersama ini kami tawarkan produk alat tulis kantor dan keterangan harganya.
2) Di dalam surat ini akan dijelaskan syarat-syarat penerimaan pegawai baru. 3) Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
BAB IV PENUTUP
Komunikasi dalam lingkungan organisasi berkaitan dengan korespondensi. Komunikasi tersebut merupakan proses penyampaian informasi, permintaan penawaran, penawaran, pngiriman pesanan, penagihan, penuntutan, dan lain-lain. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan penulis surat adalah kesatu, penulisan surat sesuai dengan kaidah
11 penulisan bagian-bagian surat yang benar sehingga penerima atau pembaca surat segera merespon atau menindaklanjuti surat dengan baik.
Agar kesalahan penulisan bagian-bagian surat bisnis dapat diminimalisir maka penulis surat hendaknya memperhatikan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Selanjutnya, penulis surat perlu mempelajari Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) dan dapat menerapkannya dalam penulisan bagian-bagian surat bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
Depdikbud, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, 1991, Surat-Menyurat dalam
Bahasa Indonesia, Jakarta.
Finoza, Lamuddin. 2011. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia, Jakarta : Usaha Mulia
Juni Priansa Donni & Agus Garnida. 2012. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Profesional. Bandung: Alfabeta.
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia/ Panitia Pengembang Pedoman Bahasa Indonesia Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2016. Jakarta: Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa indonesia.
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Edisi Ketujuh. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
