DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
Diajukan sebagai Hasil Laporan Akhir Praktek Kerja Lapangan (PKL) Bidang Study Manajemen Informatika/ D3 MI
Disusun Oleh :
Rio Setiawan
NIM: 0961123
PADA :
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) CURUP
PROGRAM PENDIDIKAN D3 MI
PERSETUJUAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
Disusun Oleh :
Nama : Rio Setiawan Nomor Induk Mahasiswa : 0961123
Program Studi : Manajemen Informatika Jenjang : Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada Tanggal
Curup,
Pembimbing Lapangan
Nip :
Dosen Pembimbing KP
Nip.
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
Nama : Rio Setiawan Nomor Induk Mahasiswa : 0961123
Program Studi : Manajemen Informatika Jenjang : Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada
Tanggal……….
Curup,
Pembimbing Lapangan
Nip : Dosen Pembimbing KP
Nip.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta hidayatnya, sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul
………..
Tepat pada waktunya. Tugas akhir ini dibuat berdasarkan Survei yang dilakukan pada dinas kependudukan dan catatan sipil ( DUKCAPIL ) Kabupaten Rejang lebong, yang diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan ujian akhir program Pendidikan D3 (Tiga) tahun Pada pendidikan Sekolah Tinggi Agama Islam Negri(STAIN) Curup.
Tentu saja usaha penulis dalam menyelesaikan ini jauh dari kata sempurnacdan masih banyak kekurangan kekurangan yang terapat baik dalam tata cara penulisan maupun dalam tata bahasa didalamnya, oleh karena itu , kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan sebagai pengalaman dan pengetahuan yang sangat berarti pada masa yang aka datang
Pada kesempatan ini Penulis akan menyampaikan ribuan terimakasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :
1. 2.
4.kepada keluarga penulis yang terlah memberikan dukungan secara fisik maupun materi 5. Seluruh staf dan karyawan/I kantor instansi mahasiswa PKL
Demikianlah kata pengantar dari Penulis, semoga hasil laporan penulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Curup ………
Rio Setiawan
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PENGESAHAN... ii
HALAMAN PERSEMBAHAN... iii
MOTTO... iv
KATA PENGANTAR... v
DAFTAR ISI... vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang On The Job Training / PKL... 1
1.2 Tujuan dan Manfaat PKL... 2
1.2.1 Tujuan... 2
1.2.2 Manfaat... 2
1.3 Tujuan Pembuatan Tugas Akhir... 3
1.4 Rumusan Masalah dan Pembahasan... 3
1.4.1 Rumusan Masalah... 3
1.4.2 Pembahasan... 3
1.5 Ruang Lingkup Pembahasan... 4
1.6 Metode Pelaksanaan... 4
1.7 Sistematika Pembahasan... 5
1.8 Metode Pengambilan Data... 6
BAB II URAIAN UMUM DUKCAPIL
2.1 Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL... 6
2.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.. 2.3 Susunan Organisasi DUKCAPIL... 2.4 Tugas pokok dan fungsi masing-masing struktur organisasi Dukcapil.... 2.4.1 Kepala DUKCAPIL... 2.4.2 Sekretaris DUKCAPIL... 2.4.3 Bidang Pendaftaran Penduduk... 2.4.4 Bidang pencatatan Sipil... 2.4.5 Bidang Data dan Informasi... 2.5 Disiplin Kerja... 2.6 Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong... 8
BAB III BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK 3.1... Tugas Pokok Bidang Pendaftaran Penduduk... 20
3.2... Fungsi Bidang Pendaftaran Penduduk... 20
3.3... Sub Bidang Pendaftaran Penduduk... 22
3.3.1 .. Tugas Pokok Bidang Sosial dan Budaya... 24
3.3.2 .. Fungsi Bidang Sosial dan Budaya... 24
3.3.3 .. Uraian Tugas... 25
3.5... Mitra Kerja Bidang Sosial Pelayanan Dasar Berdasarkan Sub Bidang... 27
3.6... System Kerja Operator Komputer dibidang Pendaftaran Penduduk DUKCAPIL 3.7... Situasi dan Keadaan Komputer di Kantor DUKCAPIL Bidang Pendaftaran Penduduk
BAB IV SEJARAH CITRA INFO KOMPUTER
4.1 Latar Belakang Berdirinya DUK CAPIL...
4.2 Program-program yang ada di DUKCAPIL...
4.2.1 Paket Reguler...
4.2.2 Paket Privat...
4.2.3 PPSG 1 Tahun...
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan...
5.2 Saran...
5.3 Kendala...
5.4 DAFTAR PUSTAKA...
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
juga diperlukan suatu kegiatan yang dapat menambah ilmu - ilmu yang telah dipelajari sebelumnya pada saat kegiatan perkuliahan, dan juga ilmu - ilmu yang didapat ketika melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan ini.
Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat adalah lembaga yang dipilih sebagai pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL), karena dinilai memiliki data dan media informasi yang cukup lengkap, sosialisasi pemungutan pajak serta cukup terkenal dikalangan masyarakat khususnya para wajib pajak yang memiliki kendaraan bermotor. Kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat mulai dari mengelola data, menganalisa data sebagai bahan sosialisasi kepada maysarakat khususnya kepada wajib pajak pemilik kendaraan bermotor. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan wujud eksistensi lembaga yang menggali potensi daerah Provinsi Jawa Barat. Hadirnya
Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai lembaga penanggung jawab dalam meningkatkan pendapatan asli daerah serta meningkatkan kualitas pelayanan dibidang pengelolaan pendapatan asli daerah. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan operasional di bidang pendapatan yang merupakan sebagian kewenangan disentralisasi provinsi serta kewenangan yang dilimpahkan kepada
Gubenernur berdasarkan asas Dekonsentrasi dan tugas Pembantuan.Perhitungan pendapatan yang dilakukan oleh DIPENDA Provinsi Jawa Barat merupakan perhitungan yang menghasilkan laporan keuangan diatas 1Milyar untuk setiap wilayah kota, yang mana laporan hasil perhitungan itu didapat dari 33 UPPD yang berada di 33 kota besar di Provinsi Jawa Barat. Berdasarkan tugas pokok Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat pada Pendapatan daerah maka diperlukannya suatu sistem yang dapat menghitung pendapatan daerah tersebut.Sistem ini diharuskan dapat membantu para karyawan pada Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat khususnya pada Bagian Pengendalian dan Pembinaan Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat.
1.4 RUMUSAN MASALAH DAN PEMBAHASAN
1.4.1 Rumusan Masalah
1.1 TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Yang telah diikuti oleh Mahasiswa/I ini adalah sebagai berikut:
1.1.1 Tujuan
Ø Untuk mengetahui cara kerja Operator Komputer di Kantor Dukcapil Kabupaten Rejang Lebong.
Ø Untuk mengetahui peranan karyawan-karyawati dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Ø Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan siswa yang dimiliki pada saat melaksanakan suatu
pekerjaan.
Ø Untuk mengetahui bagaimana menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di
perkantoran.
Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir yang telah diberikan
oleh Lembaga Pendidikan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
Curup :
1. Sebagai suatu persyaratan didalam menyelesaikan Tugas Akhir
2. Agar peserta PKL baik Mahasiswa/i dapat mengoperasikan komputer, baik itu Teori maupun Praktek yang didapat di dalam pendidikan pihak STAIN Curup tersebut Dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL).
3. Agar siswa dapat membandingkan antara Teori yang didapat selama pendidikan dengan praktek yang sebenarnya.
4. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan Tanggung jawab didalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan.
5. Untuk menambah pengalaman kerja bagi peserta didik selama mengikuti pendidkan dan magang di Instansi Pemerintah / Swasta lainnya.
1.2.2 Manfaat
Ø Untuk menambah pengalaman didunia kerja terutama dibidang Operator Komputer.
Ø Dapat menciptakan rasa tanggung jawab dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Melatih siswa agar berfikir secara nalar dan dapat mengambil kesimpulan sendiri dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Untuk menerapkan ilmu yang telah dikuasai kedalam dunia kerja secara langsung.
1.6 SISTEMATIKAPENULISAN
Untuk memperoleh gambaran yang utuh dan terpadu dalam laporan ini, maka penyusun akan menyusun sistematika pembahasan sebagai berikut :
BAB I adalah pendahuluan yang diiringi dengan Latar Belakang, Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan, Tujuan Pembuatan Tugas Akhir, Rumusan Masalah dan Pembahasan, Ruang Lingkup Permasalahan, Metode Pelaksanaan, Sistematika Pembahasan dan Metode Pengambilan Data..
BAB II Uraian umum yang berisi Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, Susunan Organsasi DUKCAPIL, Tugas Pokok dan Fungsi Masing-masing Struktur DUKCAPIL, Disiplin Kerja, Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong.
BAB III Uraian khusus yang berisi tentang Tugas Pokok Bidang SOSYANDAS, Fungsi Bidang SOSYANDAS, Sub Bidang Sumber Daya Manusia, Sub Bidang Sosial dan Budaya, Mitra Kerja Bidang SOSYANDAS, System Kerja Operator Komputer Bidang SOSYANDAS, serta Situasi dan Keadaan Komputer di kantor DUKCAPIL Bidang SOSYANDAS.
BAB IV Berisi tentang Latar Belakang Berdirinya CIKO, dan Program-program yang ada di CIKO. BAB V Penutup yang berisi Kesimpulan dan Saran
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB II URAIAN UMUM
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG DUKCAPIL
Untuk, Mewujudkan terselenggaranya pemerintah yang baik salah satunya adalah dengan melaksanakan kegiatan secara efisien dan efektif, sehingga kebijakan-kebijakan yang dibuat benar-benar bermanfaat untuk kepentingan masyarakat.
Lebong sebagai bagian instansi pemerintah daerah dituntut untuk berakuntabilitas, sesuai dengan intruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tanggal 15 Juni 1999, tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan Surat Bupati Rejang Lebong Nomor 061 / 25 / Ba.gl tanggal 4 Januari 2010 hal penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas/ Instansi Tahun 2009.
a. Tujuan
Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai salah satu sarana yang dapat dimanfaatkan dalam pelaksanaan manajemen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong untuk meningkatkan kinerjanya serta untuk mempermudah peruses pengabilan keputusan.
b. Ruang Lingkup dan Pisah Batas
LaporanAkuntabilitas Kinerja ini merupakan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong untuk masa Periode 1 Januari sampai dengan 31 desember 2009
c. Kedudukan
Kedudukan Dinas Kependudukna dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja perangkat Daerah Kabupaten Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
d. Visi dan Misi
Dalam Rangka menjalankan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong ada beberapa Prinsip dasar yang melandasiny a antara lain : Pertumbuhan, Pemerataan, Keberpihak pada yang lemah, Kebijakan analisa dan konsistensi.
Berdasarkan nilai-nilai tersebut, maka visi dan misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong “2014 semua anak kita Kabupaten rejang Lebong Tercatat, dan penduduk memiliki KTP Nasional berbasis Nomor Induk Kependudukan (NIK).
Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
1. Meningkatkan kualitas percatatan kelahiran.
2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia aparatur Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
4. Mengembangkan peran serta masyarakat dalam melakukan sistem pendaftaran
2.2 SUSUNAN ORGANISASI DUKCAPIL
Kedudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkjat Daerah Kab. Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Susunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil terdiri dari :
1) Kepala Dinas
2) Sekretariat
3) Bidang Pendaftaran Penduduk
4) Bidang Pencatatan Sipil
5) Bidang Data dan Informasi
6) Unit Pelaksana Teknis (UPT)
7) Kelompok Jabatan Fungsional
2.3 TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah bahwa tugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah :
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah di bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil dan tugas lain yang diberikan oleh Bupati Rejang Lebong. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai Fungsi :
o Melaksanakan perumusan kebijakan teknis dibidang pendaftaran penduduk dan koordinasi
pelaksanan catatan sipil.
o Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan peningkatan kualitas penduduk melalui program
pemberdayaan penduduk dan keluarga untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.
o Melaksanakan penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan
catatan sipil serta pemberdayaan penduduk.
o Melaksanakan pembinaan umum dan teknis dibidang Kependudukan dan Catatn Sipil berdasarkan
kebijakan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
o Melaksanakan pendaftaran penduduk, menerbitkan NomorInduk Kependudukan (NIK), Kartu
o Melaksanakan Catatan Sipil, MenerbitkanAkte Kelahiran, Akte Kematian, Pengukuhan,
Pengangkatan Anak, Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak.
o Melaksanakan Data dan Informasi, melaksanakan pengolahan data dan informasi, pengendalian
dan penyuluhan kependudukan.
o Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan evaluasi data kependudukan.
o Melaksanakan pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis Dinas di Bidang Kependudukan dan
Catatan Sipil.
2. Sekretariat
Sekretariat di pimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggumng jawab kepada Kepala Dinas. Untuk menyelenggarakan tugasnya Sekretariat mempunyai Fungsi :
1. Melaksanakan pengelolaan administrasi Kepegawaian, Kesejahteraan, Pendidikan dan Latihan
2. Melaksanakan pengelolaan keuangan dan berbendaharaan
1.1. Melaksanakan urusan Tata Usaha pimpinan, surat menyurat protocol, perlengkapan.
1.2. Memberikan Pelayanan kebutuhan alat tulis Kantor, perlengkapan kantor, persiapan upacara
resmi dan rapat.
1.3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.2. Sub. Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi :
o Menyiapkan bahan perencanaan dan program kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melakukan koordinasi dengan sekretaris dan bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil.
o Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pengendalian program kegiatan untuk bahan menyusun
perencanaan kegiatan tahunan Dinas.
o Menyiapkan bahan-bahan kepegawaian menyusun rencana kebutuhan pegawai, pelaksanaan
kebijakan operasional peningkatan kesejahteraan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
o Menytiapkan bahan-bahan untuk pelaksaan sumpah PNS Sumpah Jabatan eselon II, III, dan IV,
Serah terima Jabatan, pemberian penghargaan pendidikan dan pelatihan. o Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.3. Sub Bagian Keuangan dan Aset Mempunyai Tugas :
o Menyusun rencana Anggaran keuangan dan belanja rumah tangga dinas, serta mengolah
administrasi keuangan dan pertanggung jawaban keuangan.
o Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pengadaan tanda terima / bukti setor
o Mengolah dan menginventarisasi aset-aset Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
3. Bidang Pendaftaran Penduduk
Bidang Pendaftaran Penduduk dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas. Bidang Pendaftaran Penduduk Mempunyai tugas melaksanakan pendaftaran penduduk melalui catatan, penerbitan dan pemutakhiran biodata penduduk, catatan mutasi penduduk serta pendataan penduduk rentan di daerah direkam dalam data basekependudukan, menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), dalam rangka memberikan pelayanan dokumen
penduduk dari peristiwa kependudukan maupun pelayanan umum. Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai Fungsi :
o Meyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan melaksanakan pembinaan dibidang
kependudukan.
o Mencatat mutasi penduduk dan kejadian peristiwa penting kependudukan.
o Membagi tugas kepada seksi-seksi bawahan sesuai bidang tugas masi ng-masing.
o Mendata penduduk rentan dan pendudukbertenpat tinggal didaerah perbatasan Kabupaten/Kota
maupun Provinsi dalam rangka pemerataan pelayanan.
Bidang Pendaftaran Penduduk terdiri dari 2 seksi yaitu:
· Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
· Seksi Mutasi Penduduk ‘
3.1 Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas :
o Melakukan verifikasi dan validasi biodata penduduk dari berkas pendaftaran penduduk hasil
registrasi dan pelayanan sebelum direkam dalam data base untuk proses penerbitan NIK
o Merencanakan kebutuhan dokumen serta formulir-formulir input data, blanko KK, blanko KTP atua
Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Kependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
3.2 Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas :
Melaksanakan catatan mutasi dan perubahan data penduduk dari peristiwa kependudukan, meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal sementara, serta perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap
Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan perkembangan, pengawasan dari mutasi penduduk
Melaksanakan pendataan penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam, kerusuhan social atau bertempat tinggal di daerah terbelakang
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
4. Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan catatan, pemrosesan dan pelayanan akta-akta catatan sipil.Bidang Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.Bidang Pencatatan Sipil terdiri dari 2 seksi yaitu :
· Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
· Seksi Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai Fungsi :
a. Menyusun program kerja Sub Dinas berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan; b. Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas;
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada staf guna kejelasan pelaksanaan tugas; d. Mengawasi pelaksanaan tugas agar tidak terjadi peyimpangan;
4.1. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak mempunyai tugas : o Memberikan pelayanan Akta Catatan pemeriksaan, Akta Kelahiran dan Kematian.
o Menyiapkan blangko permohonan Akta Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengangkatan Anak.
o Menerima dan meneliti berkas permohonan Akta
o Menyelenggarakan pelayanan Catatan Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya
o Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan
masalah
4.2. Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak mempunyai tugas : o Memberi pelayanan Catatn dan pemrosesan Akta pengesahan Anak
o Menyiapkan blangko permohonan Catatn Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
o Menerima dan meneliti berkas permohonan Catatn Akta Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan
Anak serta mengatur jadwal Catatan
o Menyelenggarakan administrasi yang berkaitan dengan Catatn Akta Perkawinan dan Perceraian
5. Bidang Data dan Informasi
olek seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas. Bidang Data dan Informasi mempunyai fungsi :
o Menyusun program kerja Bidang Data dan Informasi berdasarkan strategis serta kerja tahunan
Dinas;
o Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pamerataan tugas;
o Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksana tugas;
o Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
tugas;
Bidang Data dan Informasi terdiri dari 2 Seksi yaitu : · Seksi Pengolahan Data dan Informasi
· Seksi pengendalian dan penyuluhan
5.1. Seksi pengolahan data dan informasi mempunyai tugas :
o Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan sistem dan teknologi Informasi Administrasi
Kependudukan
o Merencanakan kebutuhan Dokumen serta formulir-formulir input data, blangko KK, blangko KTP,
atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen Kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Keependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan
1.2. Seksi Pengendalian dan Penyuluhan mempunyai tugas :
o Melaksanakan Pengendalian Mutasi dan perubahan data penduduk dari peristiwa kependudukan,
meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal sementara, serta perubahan status timggal terbatas menjadi tinggal tetap
o Melaksanakan Verifikasi dan Validitas berkas catatan Mutasi data penduduk sebelum pelayanan
dokumen kependudukan menggunakan SIAK
o Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan perkembangan,
pengawasan dari mutasi penduduk
o Melaksanakan penyuluhan kepada masyarakat tentang perubahan data penduduk
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
2. Unit Pelaksana Teknis
Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsure penunjang pelaksana teknis Dinas yang dipimpin oleh seorang Kepala Unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas.UPT melaksanakan sebagian tugas Dinas yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa wilayah Kecamatan.
3. Kelompok Jabatan Fungsional
BAB III
PENCATATAN BIODATA PENDUDUK PADA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
3.1. LATAR BELAKANG
Berbagai keluhan masyarakat atas penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan Pencatatan sipil seperti pengurusan dokumen penduduk yang terlalu terbelit-belit dan terlalu birokrasi, lamanya waktu, mahalnya biaya dan pengurusan dokumen penduduk dan ditambah kurang adanya kepastian hukum terhadap identitas penduduk yang diberikan kepada penduduk serta kurangnya dapat dipertanggungjawabkan data yang dihasilkan dari hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, menuntut pemerintah untuk berbenah diri melakukan perbaikan Sistem Adminitrasi Kependudukna di Indonesia.
Perbaikan sistem tersebut, diantaranya meliputi penataan di bidang hukum, kelembagaan dan penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.Upaya-upaya dilakukan untuk memberikan kepastian dokumen identitas penduduk.Untuk keamanan dan keseragaman dokumen penduduk dilakukan pula penyempurnaan spesifikasi dokumen penduduk.Sedang untuk memperoleh Keakuratan data penduduk pendayagunaan data hasil pendaftaran penduduk dan catatan sipil dilakukan pembangunan Database Kependudukan Nasional dan menata sistem pelaporan dan pencatatan data hasil pendaftaran penduduk dan pencacatan sipil.
Ada empat (4) hal untuk tertib dan benarnya dalam mewujudkan keabsahan dokumen identitas penduduk dan kualitas data penduduk hasil pendaftaran penduduk dan percatatan sipil, yaitu :
1. Adanya Otoritas intitusi dan otoritas pejabat atau petugas yang diberi kewenangan dalam
menerbitkan dokumen identitas penduduk;
2. Adanya kebenaran dan Relevansi persyaratan yang dibuat oleh petugas dalam pelayanan
dokumen identitas penduduk;
3. Adanya tatacara atau mekanisme dan prosedur yang benar (tidak berbelit-belit dan birokrasi
serta lama) dalam pengurusan dokumen identitas penduduk;
4. Adanya kebenaran input dan perekaman data penduduk yang dilakukan dalam pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005 tentang Pedoman Peyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah, maka pengaturan tentang pelayanan dokumen identitas penduduk yang berkaitan dengan pencatatan dan permuktakiran Biodata Penduduk, penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK), Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) telah di atur di dalamnya, yaitu pada pasal 9 sampai dengan pasal 17.
3.2 PENCATATAN BIODATA PENDUDUK
Pengaturan mengenai pelaksanaan pencatatan dan pemutakhiran biodata telah diatur secara lengkap dalam peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyelengaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah pada Pasal 9 sampai pasal 12.
A. TUJUAN DAN MANFAAT
Sebelum diuraikan mengenai persyaratan dan tata cara yang harus dilaksanakan dalam pelayanan pencatatan biodata penduduk, terlebih dahulu perlu dipahami apa sebenarnya tujuan dan manfaat yang dilakukan pencatatan
biodata penduduk, serta bagaimana metode pencatatan biodata penduduk dilakukan. 1. Tujuan Pencatatan Biodata Penduduk
Adalah untuk Membangun Database kependudukan yang dapat digunakan dalam penyelenggaraan pendaftaran penduduk, terutama dikaitkannya dengan kepastian dokumen Identitas pendudukyang akan diberikan kepada penduduk dan diperolehnya kualitas penduduk.
2. Manfaat Pencatatan Biodata Penduduk
Manfaat dari Pelayanan pencatatan biodata penduduk adalah :
1) Untuk pelayanan dokumen Hukum ( dokumen kependudukan ), seperti : Paspor,KTP, KK,
KITAS, KITAP,Akta-akta, dll
2) Untuk menyediakan data individu penduduk (Mikro) dan data agregat (Makro) penduduk.
Penyediakan data tersebut melalui pengembangan Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan (SIAK) dengan membangun Bank Data Kependudukan Nasional yang dapat menyajikan berbagai profil kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat, pemerintah dan kepentingan pembangunan lainnya;
3) Untuk perhitungan Statistik (vital statistic) baik yang berhubungan dengan peristiwa penting
B. PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DALAM PELAKSANAAN KOMPUTERISASI SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pencatatan biodata penduduk dalam pelaksanaan komputerisasi Sistem Administrasi Kependudukan :
a) Formulir Isian Biodata Penduduk untuk WNI per Keluarga (F-1.01);
b) Formulir Biodata Penduduk per Individu untuk WNA (F-1.02);
c) Formulir Biodata Penduduk untuk perubahan Data/TAmbahan Anggota WNI (F-1.03).
d) Surat Kuasa Pengisian Biodata (F-1.04)
b. Formulir Permohonan
Bagi penduduk yang sudah terekam data identitasnya dalam Pusat Bank Data Kependudukan Nasional, formulir yang digunakan adalah formulir –formulir permohonan yang digunakan untuk pemutakhiran data (up-dating) sesuai dengan peristiwa penting dan atau peristiwa kependudukan yang dialami oleh penduduk, seperti formulir permohonan untuk kelahiran/kematian, perkawinan/percaraian, pindah/dating dll.
2. Elemen Data Dalam Formulir Biodata
Sebagai mana dimuat didalam formulir biodata penduduk, situ ada bermacam-macam elemen data yang dikelompokan menjadi Data Wilayah, Data Keluarga, Data Individu, dan Data Administratif serta data-data lain. Untuk itu perlu diperhatikan dalam memahami makna elemen-elemen data tersebut.
Penetapan suatu elemen data Wajib diisi (mandatory) oleh pemohon ditunjukan untuk memenuhi kebutuhan pembuktian hokum (legal basis), verifikasi dan validasi, misalnya : 1) Data Keluarga, elemen data yang waji diisi antara lain :
a) Nama Kepala Keluarga
b) Alamat Kelurga,dll
Data Individu, elemen data yang wajib diisi antara lain : a) Nama Lengkap
b) Tempat dan Tanggal, dll
B PROSEDUR PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DAN PEREKAMANNYA 1. Umum
Untuk mewujudkan tertib bidang administrasi kependudukan, terutama mewujudkan kepastian dokumen identitas penduduk dan mewujudkan akurasi penduduk yang dapat dipertangung jawabkan, dibangun Pusat Bank Data Kependudukan Nasional, untuk itu :
(2) Setiap penduduk diwajibkan mencatatkan biodatanya dengan melaporkan setiap peristiwa
penting atau peristiwa kependudukan yang dialami kepada Pemerintah Kabuoaten/Kota
(3) Pencatat Biodata penduduk dapat dilakukah secara aktif oleh penduduk setiap peristiwa penting
dan atau peristiwa kependudukan.
2. Tata Cara Pencatatan Biodata Penduduk
Dalam pencatatan biodata, petugas (Kelurahan/Desa, Kecamatan atau Kabupaten /Kota melakukan pencatatn berdasarkan pelaporan peristiwa. Pencatatan dilakukan sebagai berikut :
Untuk WNI
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir Ketempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan Mengarsipkan
berkas biodata.
Untuk Penduduk Orang Asing
Khusus untuk penduduk orang asing, pelaporan diri untuk pencatatan biodata penduduk dilakukan oleh unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dikabupaten/Kota sesuai kewenangan yang didelegasikan kepada pejabat yang bersangkutan yaitu sebagai berikut :
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir ke Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan mengarsipkan
berkas biodata
3. Perekaman dan Percetakan Dokumen Bioadata
Proses perekaman biodata penduduk dikelola dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).SIAK tersambung dilaksanakan didaerah yang telah tersedia fasilitas listrik, sarana computer dan jaringan komunukasi data,
a. Proses Perekaman Data dan Percetakan Biodata pada daerah dengan SIAK
Tersambung
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK Tersambung, maka petugas melakukan kegiatan sebagai berikut :
(1) Menerima dan Meneliti formulir biodata penduduk;
(2) Merekam biodata penduduk yang telah diisi
(3) Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
b. Proses Perekaman Data dan Pencetakan Dokumen Biodata pada daerah
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK tak tersambung, maka petugas melakukakan kegiatan sebagai berikut :
1 Menerima dan Meneliti isian formulir biodata penduduk;
2 Untuk Kabupaten/Kota yang sebagian kecamatannya tidak tersedia jaringan komunikasi data.
3 Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
3.3 PENGATURAN NOMOR KK DAN NIK SERTA NOMOR TANDA PENGAMAN UNTUK
PENGENDALIAN BLANGKO KTP DAN KK
