BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Umum
Manajemen adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien. Tujuan manajemen adalah mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik, agar dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif. Unsur-unsur manajemen adalah sebagai berikut:
Tujuan yaitu sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan.
Seorang pemimpin yang mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
Sumber daya yang terbatas seperti manusia, biaya, peralatan dan material.
Kegiatan-kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian.
Proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Aktivitas proyek selalu ditunjukan untuk mencapai suatu tujuan, mempunyai suatu titik awal dan titik akhir, baik biaya maupun hasilnya dapat diatur. Secara umum proyek mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.
Bersifat sementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh selesainya tugas. Non rutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang proyek berlangsung.
Proyek dapat dilihat sebagai suatu sistem terpadu yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Bersifat kompleks dan mempunyai banyak kegiatan yang saling bergantung.
Mempunyai jangka waktu terbatas. Untuk tujuan yang tertentu.
Bukan merupakan kegiatan yang rutin.
Memerlukan informasi yang padat dan berkelanjutan. Menggunakan banyak sumber daya.
Memerlukan koordinasi berbagi pihak terkait.
Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, biasanya disertaidengan kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dantingkat pertumbuhan sosial dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu.Proyek biasanya difasilitasi oleh pemerintah atau dapat juga dilatar belakangisemata-mata oleh manfaat ekonomis, yang biasanya dilakukan oleh sektor swasta.Besar kecilnya proyek yang biasa difasilitasi oleh pemerintah menentukan jumlahketerlibatan sumber daya. Karena itu, nilai sosial dan ekonomis proyek terhadappertumbuhan suatu daerah menjadi pertimbangan penting dalam perwujudannya.
akhir yang lebih efektif danefisien, penghematan devisa, dan lain sebagainya. Besar kecilnya jenis proyekjuga dapat memberikan indikasi kegiatan utama yang dilakukan di dalamnya.Masing-masing proyek biasanya mempunyai karakteristik dalam hal kegiatanyang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir.
Setelah dapat memahami makna manajemen dan proyek, maka kita dapat menyimpulkan bahwa istilah manajemen proyek adalah sebagai suatu aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat dan pada aktivitas proyek tertentu untuk memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek. Dengan kata lain, menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dalam budget, dan sesuai persyaratan dan spesifikasi menurut Project Management Institute ( PMI ).
Untuk menyelenggarakan proyek diperlukan adanya perencanaan waktu dan pengalokasian sumber daya agar proyek tersebut dapat mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dimana proyek merupakan suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu dengan sumber daya yang terbatas. Dan apabila terjadi penambahan waktu pelaksanaan proyek yang melebihi waktu yang direncanakan atau adanya penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien maka akan ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan oleh pihak penyelenggara proyek. Hal ini akan menimbulkan pemborosan dalam pelaksanaan proyek yang menyebabkan biaya proyek yang meningkat, dan juga hal ini akan menyebabkan gagalnya suatu proyek.
Dengan adanya perencanaan waktu yaitu pembuatan time schedule maka pelaksanaan kegiatan proyek akan lebih terkoordinasi dimaan pada time schedule ini akan tampak :
Uraian pekerjaan secara rinci.
Dengan mengalokasikan sumber daya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan seperti yang di tetapkan dalam rencana maka akan dihasilkan suatu jadwal yang berisi serangkaian perkiraan tanggal mulai bagi setiap operasi yang terdapat dalam proyek. Sehingga dalam pelaksanaan suatu proyek penggunaan sumber daya dilakukan secara efektif dan efisien.
3.2 Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal ( Time Schedule )
Perencanaan waktu adalah pengalokasian waktu dalam penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah – langkah pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai sasaran. Dengan perencanaan waktu diharapkan bisa ditetapkan skala prioritas pada tiap tahap dan bila terjadi perubahan waktu pelaksanaan kegiatan, segera bisa diperkirakan akibatnya sehingga keputusan yang diperlukan bisa diambil.
Tujuan perencanaan waktu dalam penyelenggaraan proyek adalah untuk menekan tingkat ketidakpastian dalam waktu pelaksanaan selama penyelenggaraan proyek. Dengan demikian diharapkan waktu yang tepat bisa ditentukan sehingga analisis biaya dan sumber daya bisa dilakukan. Manfaat lain dari perencanaan waktu ini adalah cara kerja yang efisien bisa diselenggarakan sehingga waktu penyelenggaraan juga menjadi efisien.
3.2.1 Bagan Balok ( barchart )
Diagram balok merupakan metode perencanaan time schedule yang paling sederhana dan sering digunakan pada proyek yang tidak terlalu rumit serta mudah dibuat dan dipahami oleh orang awam. Metode ini ditemukan oleh H.L. Gant pada tahun 1917. Diagram ini paling banyak di gunakan pada penjadwalan proyek konstruksi karena kemudahannya sebagai alat komunikasi dalam penyelengaraan proyek. Bagan balok di susun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu mulai penyelesaian, dan pada saat pelaporan. Bagan balok tersusun pada koordinat X dan Y. Disumbu tegak lurus X, dicatat pekerjaan atau elemen dari hasil penguraian lingkup suatu proyek, dan dilukis sebagi balok. Sedangkan sumbuh horizontal Y, tertulis satuan waktu pekerjaan misalnya hari, mingguan atau bulan.
Gambar3.1BaganBalok (gantchart)
3.2.2 Jaringan Kerja ( Network Diagram )
keterlambatan dari suatu kegiatan terhadap sasaran jadwal penyelesaian proyek secarah menyeluruh.
Diantara berbagia versi analisis jaringan kerja yang amat luas pemakaiannya adalah metode jalur kritis (critical path method-CPM), teknik evaluasi dan Review proyek (project evaluation and Review Tecnique-PERT), metode preseden diagram (Presedent diagram Methode - PDM). Jaringan kerja merupakan metode yang dianggap mampu menyuguhkan teknik dasar dalam menetukan urutan dan kurun waktu kegiatan unsur proyek yang selanjutnya dapat dipakai untuk memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.
3.2.2.1 CPM
CPM merupakan singkatan dari Critical path methode, metode ini dikembangkan oleh ahli matematika dan tim insinyur dari perusahaan Dupont yang bekerja sana dengan Rand corparation dalam usahanya untuk mengembangkan sistem kontrol manejemen. CPM merupakan suatu teknik perencanaan dengan analisis jaringan (network) berdasarkan logika ketergantungan antara aktifitas yang yang ada dalam proyek. Dalam proses identfikasi jalur kritis, dikenal beberapa istilah sebagai berikut:
EST (Earliest Star Time), waktu mulai paling awal suatu kegiaatan. LST (Latest Star Time), waktu paling akhir waktu paling akhir dapat
di mulai.
EFT (Earlies Finish Time), waktu selesai paling awal suatu kegiatan. LFT (Latest Finish Time), waktu paling akhir kegiatan dapat selesai. D (Durasi), kurun waktu suatu kegiatan.
Event/ Kegiatan EST
LST N
LFT N
EFT
D
Gambar 3.2. Tanda Simbol CPM
Disamping istilah diatas dikenal juga istilah float, float terbagi atas tiga jenis, yaitu :
Total Float (TF), yaituwaktu yang
diperkenankansuatukegiatanterlambat yang manaketerlambatantersebuttidakmempengaruhiwaktupenyelesaianp royeksecarakeseluruhan.
TF = LFT-D-EST
Free Float (FF), yaituwaktu yang
diperkenankansuatukegiatanterlambat yang manaketerlambatantersebuttidakmempengaruhkegiatan yang didepannya.
FF = EFT- D-EST
Independent Float (IF), yaituwaktu yang
tersediadarisuatukegiatantanpamengganggukegiatan yang adadidepannyaataudibelakangnya.
D = 6
Gambar 3.3. Crithical Path Method
3.2.2.2 PDM
MetodePreseden Diagram (PDM) adalahmetode yang
diperkenalkanoleh D.H. Bush (1991)
untukmerencanakandanmengendalikanjadwalproyek, khususnyapenggunaancadanganwaktu.
PDM dituliskandalam node yang umumnyaberbentuksegiempat, sedangkananakpanahsebagaipetunjukhubunganantarakegiatan-kegiatan yang bersangkutan.Dengandemikiandummy yang dalam CPM
danPERTyang merupakantanda yang
pentinguntukmenunjukkanhubunganketergantungan, didalam PDM tidakdiperlukanlagi. PDMsangatpraktisdigunakanuntukproyek yang rangkaiankegiatan yang tumpangtindih (overlapping)danberulang -ulang.
aktivitas dummy juga tidak diperlukan lagi. Ciri-ciri diagram preseden adalah sebagai berikut :
a. Aktivitas tidak dinyatakan sebagai panah melainkan divisualisasikan sebagai node, lingkaran atau kotak.
b. Anak panah / garis penghubung tidak mempunyai durasi, sehingga pada diagram preseden tidak diperlukan adanya aktivitas dummy. c. Anak panah dari satu node ke node yang lain menunjukkan
hubungan ketergantungan dan urutan aktivitas-aktivitas tersebut. Kegiatan dalam precedence diagram method diwakili oleh sebuah lambang yang mudah diidentifikasi, misalnya sebagai berikut :
Keterangan :
EST (Earliest Start) : Saat mulai paling awal suatu aktivitas
EFT (Earliest Finish) : Saat berakhir paling awal suatu aktivitas
LST (Latest Start) : Saat mulai paling lambat suatu aktivitas
LFT (Latest Finish) : Saat berakhir paling lambat suatu aktivitas
TF (Total Float) : waktu tunda diperkenanankan suatu aktivitas
FF (Free Float) : waktu tunda tanpa mempengaruhi waktu mulai awal suatu aktivitas
Dalam PDM dikenal 4 hubungan antar pekerjaan, yaitu :
Start to Start : suatu pekerjaan harus dimulai bersamaan waktunya dengan pekerjaan lain.
Start to Finish : suatu pekerjaan baru boleh diakhiri jika pekerjaan lain dimulai.
Finish to Start : suatu pekerjaan baru boleh dimulai jika pekerjaan pendahulunya telah selesai.
Finish to Finish :
selesainyapekerjaantergantungdariselesainyapekerjaanterdahulunya .
Gambar3.5hubunganantarpekerjaandalam PDM
Disampingkeempatkonstraintersebut, terdapathubungan lain yang sifatnyaturunandandituliskanpadagariskonstrain.
Gambar3.6. Diagram PDM (Precedent DiagramMethod)
Penjadwalan aktivitas pada PDM mempertimbangkan hubungan ketergantungan antar aktivitas dan durasi setiap aktivitas. PDM pada dasarnya menitikberatkan pada persoalan keseimbangan antara biaya dan waktu penyelesaian proyek. PDM menekankan pada hubungan antara pemakaian sejumlah tenaga kerja untuk mempersingkat waktu pelaksanaan suatu proyek dan kenaikan biaya sebagai akibat penambahan tenaga kerja tersebut.
Jumlah waktu pelaksanaan yang diperlukan dalam PDM untuk menyelesaikan tahapan proyek konstruksi dianggap diketahui dengan pasti. Selain itu juga hubungan antara jumlah tenaga kerja yang dipergunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek juga dianggap diketahui.
3.3 Pengendalian Proyek ( Kurva “s” )
waktu, dalam bentuk grafik. Ini berarti menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan selama berlansungnya proyek.
Grafik yang dibuat dengan umbu vertikal menunjukkan nilai kumulatif biaya atau penyelesaian pekerjaan ( 0% - 100% ) dan sumbu horisontalmenunjukkan waktu dalam satuan waktu tertentu.
Pada jalur bagian bawah ada persentase rencana dan persentase kumulatif dari realisasi tersebut.Dari Kurva “S”dapat diketahui persentase (%) pekerjaan yang harus dicapai pada saat tertentu. Untuk menentukan bobot tiap pekerjaan maka harus dihitung dahulu volume pekerjaan dan biayanya serta biaya nominal dari seluruh pekerjaan tersebut. Kurva “S” ini sangat efektif untuk mengevaluasi dan mengendalikan waktu dan biaya proyek.
Gambar3.7 Time Schedule dengan barchart dan kurva “S”
3.4 Perencanaan Sumber Daya
3.4.1 Perencanaan Sumber Daya Material
Material merupakan bahan pembentuk bangunan, oleh karena itudiperlukan pengelolaan / manajemen yang optimal. Manajemen materialmerupakan satu kesatuan dari seluruh aktfitas terhadap material.Dalam menganalisa kebutuhan pada suatu proyek diperlukan suatu pengelolaan / manajemen yang baik. Pengelolaan material merupakan kegiatan yang mencakup fungsi perencanaan kebutuhan, penetapan anggaran, pemilihan sumber pemilihan, pengangkutan , penyimpanan dan pengawasan barang dengan optimal karena material merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam keberhasilan suatu proyek konstruksi.
Oleh karena itu kontraktor mulai mengembangkan sistem manajemen material antara identifikasi atau perencanaan kebutuhan material, identifikasi suplier,pengadaaan material transportasi, penyimpanan atau pergudangan,dan pendistribusian material.
Dengan mengendalikan bahan konstruksi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan kita akan mampu memberikan keuntungan dalam banyak hal,diantaranya peningkatan produktifitas tenaga kerja, mencegah timbulnya kehilangan material, efisiensi tenaga kerja, dan mencegahm cashflow yang negatif. (Eddy Herjanto,2005)
3.4.1.1 Rangkaian Kegaiatan Manajemen Material Pada Proyek Konstruksi
1. Perencanaan kebutuhan material
Tugas utama dalam manejemen material adalah menyediakan material yang diperlukan oleh bagian pelaksanaan dilapangan untuk melaksanakan pekerjaan yang telah dijadwalkan agar kebutuhan material secara umum. Sasaran dari perencanaan kebutuhan material adalah dilapangan dapat tersedia dengan lancar. Maka perlu dilakukan perencanaan kebutuhan material dengan membuat perencanaan kebutuhan material jangka panjang dengan mengidentifikasikan jenis material serta kuantitas dan kualitasnya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan proyek. 2. Pengadaan material
Perencanaan kebutuhan material kemudian diikuti oleh bagaimana cara pengadaan material tersebut sehingga sesuai dengan jadwal mutu, dan harga yang sesuai. Agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar tanpa mengalami hambatan dari segi pengadaan material, maka pengadaan material harus dilakuan dengan cara yang efektif dan efisien. Pengadaan yang efektif berkaitan dengan ketepatan dalam mutu. ,jumlah,waktu,harga,sumber material, dan lokasi pengiriman.
3. Penyimpanan Material
Sebagai lanjutan dari proses pengadaan material maka dilakukan proses penyimpanan material. Secara umum sasaran dari penyimpanan adalah :
- Membuat laporan penerimaan material ditiap suplier
4. Pendistribusian Material
Sebagai lanjutan dari proses penyimpanan material maka dilakukan proses pendistribusian material. Sasaran umum dari pendistribusian ini adalah :
- Mengecek ketersediaan material gudang.
- Menyediakan kebutuhan material yang diajukan oleh bagian pelaksana.
- Membuat laporan pengeluaran material dari dalam gudang.
3.4.1.2 Analisa Kebutuhan Material
Untuk menghitung jumlah material dimulai dengan menghitung volume pekerjaan sesuai dengan gambar kerja. Kemudian dengan menggunakan koefisien – koefisien dari daftar analisa, seperti analisa SNI, BOW, Analisa K dan lain- lain. Berikut contoh perhitungan analisa kebutuhan material :
Analisa :PekerjaanPasanganDinding ½ bata (SNI) 70 Bh BhBatu Bata
11.5 kg Semen 0,043 m³ PasirPasang
Apabila diketahui volume pasangan dinding Rumah Sakit = 5,56 m² makajumlahbahan yang dibutuhkan masing –masingadalah :
Batu Bata = 5,56 m² x 70 Bh = 389 Buah
Dari contoh diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah bahan yang dibutuhkan untuk satu item pekerjaan pasangan dinding ½ batu.
3.4.2 Perencanaan Sumber Daya Tenaga Kerja
Perencanaan Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja adalah suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan tenaga kerja untuk satu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas dengan cara-cara tertentu. Perencanaan itu dimaksudkan agar perusahaan dapat terhindar dari kelangkaan sumber daya manusia pada saat dibutuhkanmaupun kelebihan sumber daya manusia pada saat kurang dibutuhkan.
Dalam mengatur alokasi jumlah tenaga kerja sepanjang durasi proyek diusahakan agar fluktuasinya tidak terlalu berlebihan dan cenderung berbentuk kurva distribusi normal. Pada awal proyek, jumkah tenaga kerja sedikit, kemudian sesuai dengan jumlah volume pekerjaan, jumlahnya naik signifikan dan turun menjelang akhir proyek. Harus dipertimbangkan pula kebutuhan maksimal per hari, per minggu atau per bulan agar persediaan tenaga kerja tidak melampaui kemampuan proyek. (Ir. Abrar Husen, MT, 2008: 31)
3.4.2.1 Faktor – Faktor Tenaga Kerja Proyek
Beberapa faktor yang berpengaruh dalam tenaga kerja antara lain. 1. Produktifitas tenaga kerja
2. Tenaga kerja periode puncak
Menurut Ir. Imam Soeharto (2001: 141-142) periodepuncak (peak) adalah periode yang paling sibuk dalam arti yang paling banyak memerlukan tenaga kerja. Pengetahuan mengenai seberapa besar tenaga puncak dan periodenya berguna bagi perencanaan kapasitas fasilitas penampungan, transportasi dan akhirnya arus dana (cash flow) pembiayaan proyek.
3. Jumlah tenaga kerja kantor pusat
4. Perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan
Persoalan utama dalam masalah tenaga kerja bagi kontraktor dan perusahan-perusahan sejenis, yang volume usahanya naik turun secara tajam adalah bagaimana membuat seimbang antara jumlah kebutuhan tenaga kerja dengan jumlah pekerjaan yang tersedia dari waktu ke waktu.
5. Meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluctuation) yang tajam
Disamping naik turunnya pekerjaan yang disebabkan oleh ada atau tidaknya kontrak atau usaha yang ditangani, sifat kegiatan proyek sendiri bersifat dinamis dengan akibat jumlah keperluan tenaga kerja berubah-ubah selama siklus proyek, baik kuantitas maupun kualitasnya. Secara teoritis untuk menjaga efisiensi maka jumlah tenaga kerja haru disesuaikan dengan perubahan diatas.
3.4.2.2 Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja
Bertolak dari kenyataan tersebut, maka suatu perencanaan tenaga kerja proyek yang menyeluruh dan terperinci harus meliputi perkiraan jenis dan kapan tenaga kerja dibutuhkan. Dengan mengetahui perkiraan angka dan jadwal kebutuhannya,maka dapat dimulai kegiatan pengumpulan informasi perihal sumber penyediaan, baik kualitas maupun kuantitas. Dalam pelaksanaan proyek, jumlah kebutuhan tenaga kerja yang terbesar adalah tenaga kerja lapangan. Tenaga kerja lapangan ini berhubungan langsung dengan pekerjaan fisik konstruksi di lapangan.
Tenaga konstruksi dapat digolongkan menjadi 2 macam :
a. Penyelia atau pengawas, bertugas untuk mengawasi dan mengarahkanpekerjaan yang dilakukan oleh pekerja/buruh lapangan. Setiappengawas membawahi sejumlah pekerja lapangan.
b. Pekerja atau buruh lapangan (craft labour), terdiri dari berbagai macamtukang yang memiliki keahlian tertentu, seperti : tukang kayu, tukang besi,tukang batu, tukang alumunium dan tukang cat. Dalam melaksanakan pekerjaan biasanya mereka dibantu oleh pembantu tukang atau pekerja (buruh terlatih, buruh semi terlatih, dan buruh tak terlatih).
Berikut contoh Analisa kebutuhan Tenaga Kerja : Analisa pekerjaan pondasi camp 1: 3 ( 1pc : 3 ps )
1.5 OH Pekerja 0.6 OH Tukang
0,06 OH Kepala Tukang 0,075 OH Mandor
Apabiladiketahui volume pekerjaan pondasi = 26,25 m³makajumlahtenaga kerja adalah :
Kebutuhan Tenaga :
Kep.Tkg = 26,25 m3 x 0,06 = 1,6 OH Mandor = 26,25 m3 x 0,075=2 OH
Contoh : Dari perhitungan analisa diatas, untuk menyelesaikan pekerjaan pemasangan pondasi jika durasi pekerjaan 10 hari kerja, maka pekerja yang dibutuhakan 39,4/10 = 3,9 = 4 orang, Tukang 16+2+1,6 = 19,6 / 10 = 2 orang, jumlah tenaga tersebut adalah jumlah tenaga maksimum, sehingga dalam pelaksanaan tidak harus dipenuhi semua, melihat kondisi lapangan, bila tenaga sesuai dengan hitungan diatas waktu penyelesaiannya lebih dari 10 hari perlu ditinjau cara kerja tenaga tersebut,bisa tenaga belum ahli dibidangnya atau cara kerjanya terlalu lambat, apabila hal itu yang terjadi sebaiknya tenaga pelaksananya diganti.
3.5 Analisa Durasi Pekerjaan
Durasipekerjaandapatdiketahuidarianalisakapasitastenagakerja,
menetapkanjumlahtenagakerja yang dipakaidan volume pekerjaan.PerhitunganDurasipekerjaandapatdiperolehdenganmenggunakanrumusberi kut :
Dimana :
D = Durasi
V = Volume Pekerjaan (m³,m²,kg)
P = Produktivitas
Kp = KelompokPekerja (orang)
3.6 Pengalokasian Sumber Daya
daya adalah pengaturan atau pembagian sumber daya selama waktu pelaksanaan proyek dengan memperhatikan urutan kegiatan, aktifitas kritis , dan rentang waktu (float). Dengan demikian dapat diketahui kegiatan – kegiatan yang harus diprioritaskan dan kegiatan yang dapat disesuaikan dengan keterbatasan sumber daya.
Pengalokasian sumber daya merupakan bagian dari siklus manajemen dan pengendalian proyek. Siklus ini mencakup pembuatan rencana dan pengalokasian sumber daya dan hasilnya, yang berupa pembuatan suatu jadwal yang menetapkan tanggal perkiraan waktu mulai dan selesai proyek sehingga diperoleh alokasi sumber daya yang optimal.Selain karena keterbatasan sumber daya, kesulitan pengalokasian sumber daya juga kadang disebabkan oleh faktor – faktor sebagai berikut :
1. Pembatasan sumber daya yang diperkenankan oleh perusahaan biasanya ditetapkan dengan menduga – duga saja.
2. Terdapat gejala penentuan tingkat sumber daya secara kurang lebih tetap sepanjang pelaksanaan proyek.
3. Kebijakan perusahaan dapat mengakibatkan manajemen proyek keluar dari relnya. Misanya : tenaga kerja yang sekali disewa harus tetap di pakai sampai proyek tersebut rampung, dan sebagainya.
3.6.1 Tujuan Pengalokasian Sumber Daya
Pengalokasian sumber daya pada suatu proyek bertujuan untuk menentukan biaya investasi dan untuk memperoleh penggunaan alokasi sumber daya yang merata dengan fluktuasi yang tidak tajam selama durasi pelaksanaan penyelesaian proyek yang bersangkutan. Jadi alokasi sumber daya merupakan suatu bagian dari keseluruhan fungsi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya yang efektif.
Alokasi sumber daya yang efektif bagi suatu proyek tidak hanya berarti berhasil menghemat biaya keseluruhan proyek. Tetapi juga berhasil membebaskan kesulitan dari proyek lainnya yang bersamaan diselenggarakan.
3.6.2 Kriteria Pengalokasian Sumber Daya
Suatu jadwal adalah hasil dari pengalokasian sumber daya yang tersedia berdasarkan atas kebutuhan yang telah ditetapkan didalam rencana. Dengan demikian dapat diperkirakan tanggal mulai bagi setiap aktifitas yang terdapat dalam proyek. Jadi, dalam keseluruhan tugas menyusun jadwal harus diperhitungkan.
1. Urutan, kaitan dan ketergantungan setiap aktivitas yang direncanakan (yang ditunjukkan pada diagram panah).
2. Metode pelaksanaan seperti yang telah ditentukan oleh rencana proyek, yaitu jumlah pekerja, tipe dan banyaknya peralatan, biaya yang tersedia untuk menyelesaikan dengan kecepatan normal, dipercepat atau dipercepat sebagian.
3. Sumber daya yang dialokasikan hanya sampai pada batas yang tersedia saja.
3.6.3 Metode Pengalokasian Sumber Daya
Secara umum untuk menentukan urutan pengalokasian sumber daya digunakan suatu metode yang dinamakan sistem prioritas. Ada dua metode sistem prioritas yaitu, secara statis dan secara dinamis. Faktor yang paling utama dalam pendekatan secara statis adalah bahwa hubungan prioritas ditetapkan hanya sekali dan berlaku sepanjang prosedur pengalokasian. Urutan prioritas ini tidak dapat diubah-ubah lagi, meski pekerjaan mungkin dijadwal atas dasar susunan yang agak berbeda dari semula, sesuai dengan tersedianya sumber daya.
Pendekatan dinamis terhadap sistem prioritas beranggapan bahwa tingkat kekritisan adalah faktor yang paling utama dalam pengalokasian sumber daya. Dengan anggapan ini , maka hubungan prioritas dapat berubah secara radikalsetelah setiap pengalokasian. Jadi, dibutuhkan suatu prosedur “penyesuaian” untuk menghitung kembali prioritas segera setelah pekerjaan dijadwal. Sistem dinamis ini digunakan dalam prosedur pengalokasian aneka sumber daya.
Berdasarkan sistem prioritas tersebut, masalah pengalokasian tenaga kerja mulai di rampingkan dengan membahas :
Alokasi tenaga kerja dengan jumlah tenaga kerja terbatas
Alokasi tenaga kerja pada kondisi ini memungkinkan adanya penambahan waktu akibat bergesernya aktivitas.
Alokasi tenaga kerja dengan waktu terbatas.
Alokasi tenaga kerja pada kondisi ini memungkinkan adanya penambahan tenaga kerja yang di butuhkan.
1. Metode Coba-Coba / Perataan
Metode ini terbatas penggunaanya pada proyek dimana aktifitasnya relatif kurang dan dengan sumber daya yang tidak terbatas. Yang menjadi hal penting dalam alokasi sumber daya ini adalah mengatur jadwal aktifitas-aktifitas sedemikian rupa sehingga tingkat kebutuhan sumber daya dari waktu ke waktu menjadi serata mungkin. Dengan demikian akan diperoleh tingkat penggunaan sumber daya yang optimal, atau tingkat penggangguran sumber daya yang lebih kecil.
Sebagai pedoman untuk memilih alternatif yang paling optimal dari alternatif-alternatif pengalokasian sumber daya tipe ini,digunakan metode kuadrat terkecil (last square metode).
Gambar 3.8 Ilustrasi Metode Coba – Coba
Dari ilustrasi di atas dapat ditarik kesimpulan, bahwa semakin merata distribusi tenaga kerja, maka semakin kecil jumlah kuadratnya. Prinsip ini digunakan sebagai dasar pemikiran dalam mengalokasikan sumber daya tidak terbatas.
Adapun langkah-langkah yang diperhatikan dalam alokasi sumber daya tidak terbatas, yaitu meratakan tingkat kebutuhan sumber daya dari waktu ke waktu dengan cara :
1. Susunlah peta proyek Network Diagram yang telah disusun terlebih dahulu. Aktifitas-aktifitas ditabulasikan sesuai dengan urutan logika saling ketergantunganya.
2. Lakukan penjadwalan alokasi sumber daya, sehingga diperoleh alokasi sumber daya yang paling rata. Penjadwalan ini tidak boleh melampaui batas kelonggaran waktu (float yang ada).
3. Pemilihanalternatif penjadwal dilakukandenganmempertimbangkan indikatorJumlah kuadrat terkecil pada perencanaan alokasi sumber daya.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam alokasi sumber daya tidak terbatas, yaitu meratakan tingkat kebutuhan sumber daya dari waktu ke waktu dengan cara :
1. Buat daftar kegiatan yang akan dilakukan serta durasi untuk setiap kegiatan tersebut.
2. Tentukan saling ketergantungan/kaitan antara kegiatan dengan menggunakan tabel urutan kegiatan.
3. Gambar jaringan kerja serta EET dan LFT untuk setiap event.
4. Buat analisis CPM sehingga ditentukan kegiatan kritis ataunon kritis dan kelonggaran waktu tiap pekerjaan.
5. Tentukan kebutuhan material dan tenaga kerja untuk setiap kegiatan. 6. Lakukan penjadwalan alokasi sumber daya yang paling rata.
Penjadwalan ini tidak boleh melampaui batas kelonggaran waktu(float yang ada).
7. Penjadwalan dihentikan, bila sudah tidak ada lagi kemungkinan untuk memperoleh alokasi sumber daya yang paling rata. Berarti alokasi sumber daya optimal.
3.7 Microsoft Project 2007
Microsoft Project merupakan suatu aplikasi populer yang digunakan untuk mengelola proyek, digunakan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan pelaporan data dari suatu proyek. Kemudahan penggunaan dan keleluasaan lembar kerja serta cakupan unsur-unsur proyek menjadikan software ini sangat mendukung proses administrasi sebuah proyek.
serta mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda juga akan lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program Microsoft Office yang familiar, membuat pelaporan yang kuat, perencanaan yang
terkendali dan sarana yang fleksibel.
Pengelolaan proyek konstruksi membutuhkan waktu yang panjang dan ketelitian yang tinggi. Microsoft Project 2007 dapat menunjang dan membantu tugas pengelolaan sebuah proyek konstruksi sehingga menghasilkan suatu data yang akurat. Keunggulan Microsoft Project 2007 adalah kemampuannya menangani perencanaan suatu kegiatan, pengorganisasian dan pengendalian waktu serta biaya yang mengubah input data menjadi sebuah output data sesuai tujuannya. Pengelolaan Proyek Konstruksi Bangunan Gedung dengan Microsoft Project 2007 secara khusus ditujukan bagi para perencana dan praktisi yang ingin menerapkan Microsoft Project 2007 secara praktis, cepat dan aplikatif untuk mengelola proyek konstruksi bangunan gedung.
Microsoft Project 2007 merupakan software yang dapat digunakan untuk membuat rancangan proyek serta melakukan manajemen dalam proyek tersebut. kelengkapan fasilitas dan kemampuannya yang luar biasa dalam pengolah data- data proyek menjadikan software ini paling banyak dipakai oleh operator komputer. ini karena keberadaannya benar-benar mampu membnatudan memudahkan pemakai dalam menyelesaikan pekerjaan, terutama pekerjaan yang berhubungan dengan olah data proyek.
3.7.1 Keuntungan Microsoft project 2007
Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan Microsoft Project:
untuk tiap proses, serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang waktu.
2. Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode. 3. Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling.
4. Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan dalam waktu yang cepat.
3.7.2 Tujuan Microsoft project 2007
Tujuan yang diharapkan dari sistem ini adalah penggunaan platform atau sistem project management yang effektif dan seragam (uniform),menghilangkan duplikasi informasi dan data entry, menurunkan ketergantungan terhadap spreadsheet, memudahkan pembuatan laporan konsolidasi, dan memperbaiki komunikasi antara staf/karyawan. Sehingga keuntungan yang diperoleh dari sistem ini seperti informasi proyek yang up-to-date, akurat, tepat waktu, dan dipercaya, bukanlah hal yang sulit untuk dipenuhi.
3.7.3 Output data Microsoft project 2007
Output atau keluaran dari suatu pekerjaan perencanaan proyek menggunakan Microsoft Project 2007 bisa bermacam-macam. Microsoft Project 2007 menyediakan fasilitas seperti umumnya suatu aplikasi. Maksudnya, dokumen proyek atau pekerjaan manajemen proyek yang sudah dibuat bisa langsung di cetak atau di print ke printer seperti biasa. Selain itu apabila memerlukan report tertentu, Microsoft Project 2007 juga menyedian berbagai macam report sesuai kebutuhan sebuah proyek.
3.7.4 Pengaturan Jadwal (Schedule) Microsoft project 2007
horizontal timeline. Dengan menggunakan data yang ada di kolum (seperti halnya di task name, start date, finish date, dan resources assigned to tasks) anda bisa mengerti parameter dari setiap tugas dan melihat waktunya sesuai dengan yang tampil di grafikal area. Dengan memperlihatkan semua informasi ini dalam satu halaman tentunya membantu anda untuk mengerti lebih baik apa yang terjadi pada proyek anda dari segi waktu dan ongkos.
Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan.
Risk Management sangat penting dalam bagian suatu project management karena tentunya proyek selalu penuh kendala (risk). Anda akan menghadapi berbagai macam kendala (risk) dimana sumber daya (resource) anda tidak mampu menanganinya, atau materialnya akan datang terlambat, atau klien anda akan berubah pikiran sehingga harus merubah banyak parameter dari isi proyek itu sendiri bahkan hampir setengah dari keseluruhan proyek harus ikut dirubah.
sumber daya (resource) menjadi terlalu padat, dan juga pada saat kelangsungan proyek sang project manager membuat perubahan-perubahan untuk menjaga keseluruh resources agar tetap produktif. Di Project, alat-alat sudah tersedia sperti halnya resource graph (dulunya disebut histogram) dan resource usage chart yang menggambarkan beban kerja sumber daya (resource workload) itu.
Gambar 3.9 Tampilan Awal Microsoft Project 2007
3.7.5 Langkah-langkah Menggunakan Microsoft Project 2007
1. Pilih salah satu dari jenis Scedulle From atau dasar penghitungan tanggal, yaitu Project Start Date atau Project Finish Date
2. Start Date. Pada bagian ini Anda harus memasukkan nilai tanggal dimulainya proyek.
3. Finish Date, bagian yang digunakan untuk memasukkan tanggal berakhirnya proyek.
4. Current Date, berisi tanggal hari ini berdasarkan setting pada komputer Anda.
5. Calender, berisi jenis-jenis penanggalan yang telah tersedia dan dapat digunakan, yaitu 24 Hours, Night Shift, Standard.
6. Comment, bagian yang digunakan untuk memasukkan komentar yang nantinya akan muncul pada saat pembuatan laporan.
Gambar 3.10 Tampilan Penetapan Tanggal Proyek
A. Mengisi Task Name
2) Ketikkan nama pekerjaannya.
3) Tekan Enter. Lakukan langkah 1-3 untuk pekerjaan-pekerjaan berikutnya.
Gambar 3.11Tampilan Penamaan Kegiatan Proyek
B. Memasukkan Duration
Untuk memasukkan nilai durasi ke dalam kolom Duration dengan satuan hari tidak perlu ditulis lengkap karena secara otomatis akan ditambahkan satuannya. Sebagai contoh, bila ingin memasukkan nilai 3 hari, langsung ketikkan 3 dan tekan Enter, maka secara otomatis akan berubah menjadi 3 days. Sementara untuk satuan waktu yang lain, Anda cukup mengetikkan inisialnya saja,seperti minggu dengan wks,bulan dengan mons dan satuan yang lainnya
C. Predecessor
Dalam sebuah proyek selalu ada keterkaitan antara pekerjaan yang satudengan pekerjaan yang lain. Hubungan antar pekerjaan ini disebut dengan Predecessor.Suatu pekerjaan menggunakan predecessor karena penggunaan sumber daya manusia maupun dikarenakan adanya hubungan keterkaitan antarpekerjaan. Suatu jenis pekerjaan bisa mempunyai lebih dari 1 predecessor. Dalam Mc. Project, hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam :
Finish to Start (FS), suatu pekerjaan dilaksanakan setelah pekerjaan lain selesai.
Finish to Finish (FF), suatu pekerjaan selesai bersamaan dengan pekerjaan lain.
Start to Start (SS), suatu pekerjaan dimulai bersamaan dengan pekerjaan lain.
Start to Finish (SF), suatu pekerjaan selesai setelah pekerjaan lain dimulai.
Lead Time (-), merupakan penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan yang lain. Sebagai contoh, plesteran sudah harus dimulai 2 hari sebelum pemasang genting selesai, maka dituliskan 2FS-2d.
Calender (Jadwal Kerja)
Microsoft Project mempunyai kerja standar, yaitu : Hari kerja adalah Senin - Jum’at. Jam kerja adalah jam 08.00-12.00, kemudian dilanjutkan dari jam 13.00-17.00, yang berarti dalam satu hari ada 8 jam kerja.Tidak ada hari libur khusus.
Membuat Jadwal Kerja 6 Hari Kerja
Setiap proyek selalu mempunyai jadwal kerja yang khusus karena jadwal kerja tersebut berguna untuk keperluan administrasi proyek itu sendiri. Untuk membuat sebuah jadwal, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Tools, klik Change Working, pada Select Date (s), tekan tombol Scroll up sampai menemui bulan yang diinginkan. 2. Blok semua hari yang ada kecuali hari minggu (, M, T, W, Th, F, S) kemudian kllik Nondefault working time. Klik Ok
Gambar 3.12 Tampilan Logika Ketergantungan D. Resource
Dalam Microsoft Project, sumber daya yang terlibat dalam sebuah proyek meliputi sumber daya manusia dan material. Resource ini akan mempunyai tugas sebagai pelaksana proyek. Untuk menentukan resource terlebih dahulu harus memiliki daftar resource yang akan digunakan. Daftar resource tersebut disebut dengan resource sheet. Prosedur untuk mengaktifkan adalah klik menu View – Resource Sheet
Gambar 3.13Tampilan Pemberian Sumber daya
tersebut. Pada bagian resource sheet, akan ditemukan bagian-bagian atau kolom-kolom berikut :
- L , berisi informasi seputar penggunaan jenis resource tersebut (terisi otomatis)
- Resource Name, nama-nama resource yang digunakan sebagai sumber daya Manusia atau Material.
- Type, digunakan untuk memasukkan tipe resource dengan 2 nilai pilihan, yaitu Work dan Material.
- Material Label, diisi dengan satuan untuk resource yang bertipe material. Misalnya untuk semen adalah sak, pasir adalah m3, dan lain-lain. - Initials, merupakan singkatan dari nama-nama resource pada kolom resource name (bebas sesuai dengan kebutuhan), misalnya semen dapat disingkat dengan Smn.
- Group, digunakan untuk memasukkan nama kelompok dari sumber daya tersebut. Misalnya, pekerjaan pengecatan diserahkan pada orang atau kelompok yang tidak sama dengan yang mengerjakan pekerjaan beton dan pondasi, maka kolom group harus diisi dengan masing-masing group yang menangani pekerjaan tersebut.
- Max. Units, digunakan untuk menentukan jumlah resource yang digunakan selama proyek tersebut berlangsung. Max. units ini hanya diisikan pada sumber daya manusia saja, tidak pada sumber daya material. - Std. Rate, diisi dengan harga satuan untuk masing-masing resource yang berlaku untuk semua jenis resource, baik Work maupun Material. Untuk resource yang bertipe work, maka standar satuannya adalah harga per jam. Sedangkan untuk resource material adalah harga per satuan (material label).
- Ovt. Rate, diisi dengan tarif lembur dari resource name tersebut (untuk tipe work).
1. Start, jenis pembayaran yang diberikan saat pekerjaan akan dimulai.
2. End, jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia.
3. Prorate, jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan
persentas pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut. − Base Calender, berisi jenis kalender yang digunakan oleh sumber daya tersebut ( 24 hours, Night Shift dan Standard).
− Code, diisi kode masing-masing resource. Kode ini bebas sesuai dengan keinginan.
Memasukkan Resource dalam Kolom Resource Name Pengisian Resources Name dapat dilakukan dengan mengetikkan secara langsung nama dan jumlah resource yang diperlukan pada Resources Name. Berikut ini cara mengetikkan resource secara langsung pada kolom Resources Name :
1. Aktivkan pointer mouse pada kolom Resources Name dari pekerjaan yang akan diisi resource-nya.
2. Pilih nama resource dan ketik jumlahnya yang diapit dengan tanda kurung siku ( [jumlah] ). Untuk resource bertipe Work, ketik dalam nilai ratusan (2 orang = 200), untuk resource yang bertipe material cukup dituliskan jumlahnya saja, serta dengan format sebagai berikut:
Nama Resource[Jumlah]
3. Untuk nama resource berikutnya, gunakan pemisah tanda koma (,) sehingga : Nama Resource [Jumlah], Resouce Berikutnya [Jumlah]
E. Resource Conflict
pekerjaan dapat dilakukan dengan menggeser jadwal-jadwal yang mengalami tubrukan tersebut. Resource Conflict terjadi apabila menggunakan resource lebih dari jumlah unit yang tersedia.
Terjadinya konflik pada resource tidak segera dapat dilihat pada saat melakukan Resource Assignment atau penyusunan resource, namun setelah seluruh item selesai dimasukkan. salah satu caranya yaitu melalui Resource Graph. Langkah Manual Mengatasi Konflik Untuk mengatasi konflik dapat dilakukan dengan cara manual yaitu :
1. Mengurangi Jumlah Resource
mengurangi jumlah resource yang berlebihan pada task-task yang mengalami kelebihan beban hingga mencapai batas maks. resource yang dapat digunakan. Biasanya durasi pekerjaan tersebut akan bertambah panjang atau akan terjadi penundaan (delay). Penambahan durasi ini dapat terjadi bila banyaknya durasi tergantung pada pemakaian resource.
2. Mengganti Resource yang Mengalami Konflik dengan Resource Lain Hanya dapat dilakukan bila resource pengganti tersebut mampu melakukan pekerjaan yang hasilnya sama dengan hasil pekerjaan resource yang diganti (yang mengalami konflik). Risikonya adalah hasil pekerjaan yang tidak dapat maksimal dan biayanya mungkin akan bertambah.
3. Menggeser Jadwal Task
Langkah ini dapat dilakukan bila konflik tersebut terjadi karena adanya overlapping atau tubrukan antara beberapa task. Risikonya adalah terjadinya penundaan pekerjaan (delay).
4. Mengubah Hubungan antar Task (Predecessor)
Dengan menggeser task yang mengalami konflik, overlapping dapat dihindari tanpa harus menunda tanggal selesai dari proyek tersebut.
Dengan menambah jam kerja pada hari libur dapat mengatasi kekurangan resource.
6. Mengubah Hubungan antar Task
Perubahan hubungan antartask dimungkinkan untuk menghindari overlap yang mungkin terjadi antartask, di mana dapat dilakukan tanpa harus menunda tanggal penyelesaian proyek.
F. Mengatasi Konflik dengan Leveling (automatic)
Leveling adalah suatu cara yang digunakan untuk mengatasi konflik yang disebabkan oleh beberapa task yang saling bertubrukan dengan cara menggeser task yang mengalami overlap atau tubrukan tersebut. Hal ini juga dapat mencegah terjadinya overheated. Akibat dari leveling adalah terjadinya delay atau penundaan pekerjaan.
Perlu tidaknya penggunaan leveling tergantung pada parah atau tidaknya konflik yang terjadi. Beberapa hal yang hanya bisa dilakukan secara manual di antaranya adalah :
− Mengganti resource yang mengalami konflik dengan resource yang lain.
− Mengganti jumlah resource yang terpasang pada suatu task. − Mengganti durasi task (menambah dan mengurangi durasi). − Mengganti hubungan antartask (predecessor).
Untuk melakukan leveling, ikuti langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Tools - Level Resouces.
2. Pilih jenis levelling Automatic, kemudian Ok.
