KEMENTERIAN PENDIDIKAN
DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS
JENDERAL
SOEDIRMAN
Jln.
Prof. Dr. HR. Boenjamin 708
Purwokerto 53122
Telp.
(0281) 638795,
638337
Facs. (0281) 625355
MENIMBANG
PERATURAN
REKTOR
UNIVERSITAS
JENDERAL
SOEDIRMAN
Nomor:
10TAHUN 2012
Tentang
JADWAL RETENSI ARSIP
SUBSTANTIF
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL
SOEDIRMAN
PURWOKERTO
: a.
bahwa dengan
diterbitkannyasurat
persetujuanJadwal
RetensiArsip
Universitas JenderalSoedirman
oleh
Kepala
Arsip
Nasional Republik lndonesia dengan suralnya
nomor PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011dan
untuk kelancaran pengelolaan arsip substantifagar
berhasilguna dan
berdaya guna, perluada
pedoman Jadwal PenyusutanArsip
dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirmanb.
bahwa
sehubungandengan huruf
a,
perlu
menetapkanPeraturan Rektor tentang
Jadwal Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal SoedirmanMEMPERHATIKAN
:
Surat
KepalaArsip
Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'Itanggal 14
Nopember 2011 tentang Persetujuan Jadwal Retensi ArsipMENGINGAT
:
1.Undang-undang : a.
No.
20 Tahun 2003 tentang SistemPendidikan
Nasionalb.
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan2.
Peraturan PemerintahRl '. a.
No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsipb.
No. 17 Tahun 2O10jo
No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaandan Penyelenggaraan Pendidikan
3.
Keputusan PresidenRl : a.
No.
195Th.
1963jo
Kept.Menteri PTIP
No.
153Th.
1963tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman
b.
No.
18/M Tahun
2O1O
tentang pengangkatan
Rektor UniversitasJenderal
Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O1 44.
PeraturanMendiknas
:
No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed MEMUTUSKANMENETAPKAN
:
PERATURAN
REKTOR
UNIVERSITAS
JENDERAL
SOEDIRMAN TENTANG JADWALRETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Pasal 1
(1)
Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsipsubstantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
(2)
Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat(1)
tercantum pada Lampiran Peraturan Rektor iniPasal 2 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Tembusan:
1.
Para Pembantu Rektor2.
Para Dekan Fakultas3.
Para Ketua Lembaga4.
Direktur Program Pascasarjana5.
Para Kepala Biro6.
Para Kepala UPT7.
Para KabagDi Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
Lampiran
No
Tanggal
Tentang
Peraturan Rektor
Unsoed10
Tahun
20127
l{Iei2Al2
Jadwal
RetensiArsip Substantif
Universitas Jenderal Soedirman
JADWAL RETENSI
ARSIP
SUBSTANTIF
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
PURWOKERTO
JADWAL RETENSI
ARSIP
SUBSTANTIF
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
NO
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
(RETENSN
KETERANGAN
AKTIF
INAKTIF
I
"| 3 4 f,A.
PENDTDIKAI\I
DAN PENGAJARAN
I
PenerimaanMahasiswa Baru
a.
Daya Tampung Mahasiswa2tahun
3 tahun Musnah, kecuali rekapitulasi dayatampung
Dinilai
Kembali
b.
Administrasi dan seleksi mahasiswa baruI
tahun 3 tahun Musnah, kecualipenetapan penerimaan dan daftar mahasiswa
yang diterima
Permanen
Daftar Calon Mahasiswa
-
Tes MasukHasil penilaian test mahasiswa baru
-
Pengumum an peneimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa vang di terimac.
Naskah Soal 1 tahun setelahpelaksanaaan
Musnah, kecuali
Master
Dinilai
Kembali
d.
C)rientasi Mahasiswa BaruI
tahun 4 tahun Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas peroranganmahasiswa - Serti fi kat/o iagam/surat keterangan
- Administrasi oenvelengsaraan
- LaDoran Orientasi
e-
Berkas Pendaftaranl)
Yangditeima
I
tahun Masuk ke berkasDeroransan
2) Yane tidak diterima 1 tahun Musnah
f.
Data Mahasiswa vans diterimaI
tahun 2 tahun Permanen 2Pendaftaran ulans
mahasiswa.melinuti
:a.
RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapan aministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP2tahun
3 tahun Musnah, kecualikasus
Dinilai
Kembali
b.
Ree,istrasiAkademikl).
Daftar
registrasi
mahasiswabaru
reguler dannon
-
reguler
(swadana
transfer,
diplomq
paralel),
meliputi:
KRS/
IRS,KHS
Selama ybs masih terdaftar
sebagai mahasiswa
2 tahun
DinilaiKembali
2).
Daftar regisfasi
mahasiswalama
reguler dannon-reguler
(swadana
transfer,
diploma, parelel)meliputi
: KRS/
lRS,KHS
Selama ybs masih terdaftar
sebagai mahasiswa
2 tahun
Dinilai
Kembali3).
Kalender
Akademik (administrasi
sampai dengan penetapan) 2 tahun setelah penetapan Musnah, kecuali SK PenetapanDinilai
kembalia.
Administrasi
dan iadwal perkuliahan2)-
JadwalKuliah
Semesterb.
Daftar KehadiranI
tahun setelah penetapan angkakredit
3)- Laporan Kehadiran dosen dan mahasiswac.
Daftar Mahasiswa Peserta Matakuliah
Musnah, kecualipejabat negara dan
tokoh Nasional
Permanen
a.
Administrasi PelaksanaanKurikulum
Sajian mata
kuliah (MPK,
MKK, MKB,
MPB,
I\[BB)
Asli
SK Penetapan Permanen, hasil cetakMusnah
I
).
Penyusunan bahan ajarlbahan penunjangDinilai Kembali
2).
Teknik pembuatan alatperaga dan modelDinilai
Kembalic.
Evaluasi dan PensembanganKurikulum
- Penetapan
Kurikulum
BaruAsli
SK PenetapanPermanen, hasil cetak
Musnah
1).
Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan Pembukaan Program Studi BaruAsli
SK Penetapan Permanen,hasil cetak Musnah
2).
Penolakan Usulan Pembukaan Program StudiBaru
b.
Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Barul).
AdministrasiUjian
kompetensi dasar (tahapan2).
Nilai
HasilUjian
kompetensi dasar (tahapanl,
2,3
,4)Dinilai
kembali,kecuali
pejabat negara dan
tokoh nasional Permanen
3).
Kuliah
Kerja Nyata(KKN)
Kegiatan MagangMahasiswa
(KMM),
meliputi
administrasipenyelenggaraan kegiatan
KKN/KKM
sampai dengan piagam/sertifi katKKN/KKM
Musnah,kecuali piagam/sertifikat
masuk berkas perorangan mahasiswa
b.
Remidi uiian kompetensi dasarl).
Administrasiremidi
ujian kompetensi dasar(l
2.3" 4\
2tahw
3 tahun Musnah2).
Nilai
HasilUjian
remidi kompetensi dasar(1,2,
3,4)
Selama ybs bersangkutan
masih
aktif
kuliah
3 tahun Musnah, kecuali KHS dan transkripsi
nilai
masuk ke berkaspefofangan
mahasiswa
c.
TugasAkhir
(Slaipsi,
Thesis, Desertasi, Komprehensif,KKL,
PPL. magans mahasiswa)
I
).
Administrasi
penyusunan/
pelaksanaan tugasakhir mahasiswa
I
tahun setelahujian
dilaksanakan
2 tahun Musnah, kecuali
laporan akhir
Dinilai
Kembali
2). Nilai
TugasAkhir
I
tahun setelahujian
dilaksanakan
2tahun
Masuk ke berkas perorangan mahasiswaKelulusan (vudisium)
a-
AdministrasiKelulusan
I
tahun 1 tahun Musnahb.
Penetapan KelulusanI
tahun 3 tahunAsli
SK Penetapan Permanenc.
Iiazah dan transkrinl).
Berkas pengusulan pengadaan blankoI
tahun setelah usulan disetuiuiMusnah
2).
Salinan penggantiljazah
dan TranskripI
tahun setelahlulus
Selamanya
disimpan
di Unit
KearsioanVital
d.
Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanyadisimpan
di Unit
PensolahVital
8. Dosen
a.
Pensaiaranl).
Daftar hadir mengajarI
tahun setelah penetapan angkakredit
Musnah
2).
EkivalensiWajib
Mengajar Penuh(EWMP)
2 tahun 3 tahun Masuk berkas Deroranean dosen3).
Laooran realisasi oengaiaran 2 tahun 3 tahunDinilai
Kembalib.
Evaluasi mahasiswa terhadao dosen2tahun
3 tahunDinilai
Kembalic.
Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas perorangan dosen- Dosen nembimbins akademik
- Dosen pembimbine tusas
akhir
- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\
Dosen
nensuii
uiian tusasakhir
- Dosen oembimbins asistensi
d.
Evalusi Program Studi Berdasarkan EvaluasiDiri
(EPSBED)
2 tahun 3 tahun Permanen
9. Penuniang
Pendidikan
a.
Administrasi
pelaksanaankegiatan
(laboratorium,perpustakaan,
arsip
perguruan
tinggi,
kebun oercobaan. studio. benskel)2 tahun
I
tahun Musnahb.
Ketentuan pemakaian(laboratorium,
perpustakaan,arsip
perguruan
tinggi, kebun
percobaan, studio,bengkel)
Sampai dengan
tidak berlaku
10.
Alumni
a-
Data alumni 1 tahun 2 tahunDinilai
Kembalib.
Oreanisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanenc.
Prosram kesiatan alumni 2 tahun 3 tahunDinilai
Kembalid.
Penelusuran alumnrl
tahun 2 tahun Musnahe.
Laooran oerkembansan alumni 2 tahun 3 tahunDinilai
Kembali B.PENELITIAN
I Penawaran penelitian 2 tahun
I
tahun Musnah2. Perencanaan penelitian.meliputi :
a.
Prooosal oenelitian1).
Proposal yang disetujui(tim /
satgas penelitian,Drosram
oenelitian
suratiiin
oenelitian)2tahun
3 tahunDinilai Kembali
2).
Proposalditolak
I
tahun MusnahJ. Laporan dan evaluasi hasil penelitian
2tahm
3 tahunDinilai
Kembali, kecuali yang berskalanasional Permanen
4. Penvebaran hasil oenelitian 2 tahun 3 tahun Musnah
5. Penemuan teknoloei terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen 6. Forum komunikasi penelitian dan pengembansan
I
tahun 2 tahun Musnah 7. Data statistik penelitian2tahun
3 tahun Musnah,kecualimaster Permanen 8.
Seminar, lokakarya,
temukarya,
workshop
hasiloenelitian
2
tahtn
3 tahunDinilai Kembali
9. Soasialisasi dan diseminasi
hasil penelitian,
pengkajiandan oensembansan
2 tahun 3 tahun
Dinilai
KembaliC.
PENGABDIAN KEPADA
MASYARAKAT
Penawaran oensabdian 2 tahun 1 tahun Musnah
2. Perencanaan pensabdian
a.
Prooosal oensabdian vans disetuiui2tahun
3 tahunDinilai
Kembalib.
Proposal peneabdian vaneditolak
I
tahun MusnahJ. Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun
Dinilai
Kembali, kecuali yang berskalanasional
Permanen4. Penvebaran hasil oensabdian
2tahun
3 tafum Musnah5. Forum komunikasi pensabdian
I
tahun2tahun
Musnah6. Data statistik pen gabdian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
Master
Permanen 7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasiloeneabdian
2 tahun 3 tahun
Dinilai
Kembali8. Penvuluhan dan konsultasl 2 tahun 3 tahun Musnah
9. Bantuan sosial
2tahun
3 tahun MusnahD.
TATA PAMONG
PERGURUAN
TINGGI
I Majelis
Wali
Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasanmenvanskut kebiiakan pereuruan
tineei
5 tahun 3 tahun Permanen
2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan
menvanskut Dersuruan
tinesi)
5 tahun 3 tahun Permanen
).
Dewan Guru Besar(meliputi
administrasi pengangkatankomisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanseotaan)
5 tahun 3 tahun Permanen
4. Pembinaan. penilaian. pengembangan
Komisi
Guru Besar 5 tahun 3 tahunDinilai
Kembali5. Badan Penjamin
Mutu Akademik
Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,
laporan dan evaluasi
5 tahun 3 tahun Permanen
6. Badan
Audit
lnternalBerkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi
E.
DATA DAN INFORMASI
AKADEMIK
Data akademik mahasiswa- Data kepakaran
- Data prestasi mahasiswa
- Data inventori mahasiswa - Data
nilai
akhir/transkrip- Data mahasiswa asing
- Data lulusan mahasiswa
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
master data Permanen
2. Statistik perguruan
tinggi
2tahun
3 tahunMusnah, kecuali master Permanen
J. Informasi akademis
-
Profil
lembaga-
Publikasi dan informasi-
Buku pedoman akadernik-
Buku wisuda-
Buku dies natalis-
Orasiilmiah
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
master dan naskah
asli orasi
ilmiah
Permanen4.
luqru
kerja dan bursa pendidikanI
tahunMusnah F.
KEMAHASISWAAN
I Status mahasiswa,
meliputi
a.
Cuti/selangmahasiswa 1 tahl2
tahun I
Musnahb.
Putuskuliah/Drop-Out (DO)
2 tahun 3tahun I
Oinilai
kembali
c.
Laporan status mahasiswaI
tahunMusnah 2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah
t
tahun Masukberkas perorangan mahasiswa
Keputusan pemulihan mahasiswa
2rahun
3 tahun Masuk berkas perorangan mahasiswa 4. Pembinaan/pelatihan mahasiswa
a.
LatthanKetrampilan
Managemen Mahasiswa(
LKMM)
2 tahun2tahun
Musnahb.
Bimbingan dan Konseling2tahun
2 tahunMusnah
c.
Pengembangankewirausahaan 2 tahun2
tahm
Musnah5. Kssejahteraan dan fasilitas mahasiswa
meliputi
a.
Beasiswa Selama masihmenerima
beasiswa
4 tahun Musnah, kecuali
penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk herkas nerarr2nom
-
Ketentuan beasiswa-
Tawaran beasiswa-
Daftar calon penerima beasiswa-
Seleksi calon penerima beasiswa-
Penetapan penerima beasiswab.
Keringanan SPP-
Penawaran / ketentuan keringanan SPP-
Seleksi calon penerima beasiswa-
Usulan calon penerima keringanan beasiswa-
Penetapan Denerima keringan mahasiswa2 tahun 2 tahun Musnah
c.
Dana kasih-
Usulan/permohonan-
Tanda terimaI
tahun Musnahd.
Asuransi kesehatan-
Usular/permohonan-
Tanda terimaI
tahun Musnahe.
Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,ooliklinik.
transoortasi)Sampai dengan
tidak berlaku
Musnah
6. Oreanisasi Mahasiswa.
meliputi:
a.
Administrasi Organisasi Mahasiswa(BEM,
BEMFA,
UKMJ,
HMJ, DMF)
2 tahun 3 tahun Musnah
b.
Proses Pembentukan Pengurus2tahon
3 tahun Musnahc.
PengangkatanPengurus 1 tahun setelah pergantianoensurus
2 tahun
Dinilai
Kembalid.
Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2 tahun 3 tahunDinilai
Kembali7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua
Mahasiswa
IKOMI)
2 tahun
2tahwl
Dinilai
Kembali8. Kesiatan Mahasiswa
-
Proposal laeatifitas mahasiswa-
Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran-
Proposal kegiatan mahasiswa yangditolak
-
Laooran kesiatanI
tahun setelah pemeriksaan3 tahun Musnah, kecuali yang berprestasi skala
nasional dan internasional 9. Lomba Kegiatan Kemahasiswaan
Lokal
/ Nasional/
Internasional
I
tahun 2 tahunDinulai
Kembali 10. Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya danolah rasa
2 tahun 3 tahun
Dinilai
Kembalill
Mahasiswa Berprestasi-
Administrasi Pendaftaran dan Seleksi-
Penetapanl
tahun 2 tahun Musnah, kecualipenghargaan masuk berkas perorangan
mahasiswa
12. Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkas
perorangan mahasiswa 13. Berkas Perorangan Mahasiswa
-
Kartu mahasiswa-
Karhr tanda anggota perpustakaan-
Kartu Rencana Studi(KRS)
-
Kartu Hasil Studi(KHS)
-
KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa
(KTRM)
-
Surat keterangan izinltueasSelama menjadi
mahasiswa
3 tahun Musnah, kecuali transkrip
nilai
pejabatnegara dan tokoh
nasional Permanen