PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Nomor: 10 TAHUN Tentang

Teks penuh

(1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS

JENDERAL

SOEDIRMAN

Jln.

Prof. Dr. HR. Boenjamin 708

Purwokerto 53122

Telp.

(0281) 638795,

638337

Facs. (0281) 625355

MENIMBANG

PERATURAN

REKTOR

UNIVERSITAS

JENDERAL

SOEDIRMAN

Nomor:

10

TAHUN 2012

Tentang

JADWAL RETENSI ARSIP

SUBSTANTIF

DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL

SOEDIRMAN

PURWOKERTO

: a.

bahwa dengan

diterbitkannya

surat

persetujuan

Jadwal

Retensi

Arsip

Universitas Jenderal

Soedirman

oleh

Kepala

Arsip

Nasional Republik lndonesia dengan suralnya

nomor PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011

dan

untuk kelancaran pengelolaan arsip substantif

agar

berhasil

guna dan

berdaya guna, perlu

ada

pedoman Jadwal Penyusutan

Arsip

dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

b.

bahwa

sehubungan

dengan huruf

a,

perlu

menetapkan

Peraturan Rektor tentang

Jadwal Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

MEMPERHATIKAN

:

Surat

Kepala

Arsip

Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'I

tanggal 14

Nopember 2011 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip

MENGINGAT

:

1.

Undang-undang : a.

No.

20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan

Nasional

b.

No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.

Peraturan Pemerintah

Rl '. a.

No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

b.

No. 17 Tahun 2O10

jo

No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaan

dan Penyelenggaraan Pendidikan

3.

Keputusan Presiden

Rl : a.

No.

195

Th.

1963

jo

Kept.

Menteri PTIP

No.

153

Th.

1963

tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman

b.

No.

18/M Tahun

2O1O

tentang pengangkatan

Rektor Universitas

Jenderal

Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O1 4

4.

Peraturan

Mendiknas

:

No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed MEMUTUSKAN

MENETAPKAN

:

PERATURAN

REKTOR

UNIVERSITAS

JENDERAL

SOEDIRMAN TENTANG JADWAL

RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Pasal 1

(1)

Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip

substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

(2)

Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat

(1)

tercantum pada Lampiran Peraturan Rektor ini

Pasal 2 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Tembusan:

1.

Para Pembantu Rektor

2.

Para Dekan Fakultas

3.

Para Ketua Lembaga

4.

Direktur Program Pascasarjana

5.

Para Kepala Biro

6.

Para Kepala UPT

7.

Para Kabag

Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

(2)

Lampiran

No

Tanggal

Tentang

Peraturan Rektor

Unsoed

10

Tahun

2012

7

l{Iei2Al2

Jadwal

Retensi

Arsip Substantif

Universitas Jenderal Soedirman

JADWAL RETENSI

ARSIP

SUBSTANTIF

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

PURWOKERTO

(3)

JADWAL RETENSI

ARSIP

SUBSTANTIF

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

NO

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU SIMPAN

(RETENSN

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

I

"| 3 4 f,

A.

PENDTDIKAI\I

DAN PENGAJARAN

I

Penerimaan

Mahasiswa Baru

a.

Daya Tampung Mahasiswa

2tahun

3 tahun Musnah, kecuali rekapitulasi daya

tampung

Dinilai

Kembali

b.

Administrasi dan seleksi mahasiswa baru

I

tahun 3 tahun Musnah, kecuali

penetapan penerimaan dan daftar mahasiswa

yang diterima

Permanen

Daftar Calon Mahasiswa

-

Tes Masuk

Hasil penilaian test mahasiswa baru

-

Pengumum an peneimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa vang di terima

c.

Naskah Soal 1 tahun setelah

pelaksanaaan

Musnah, kecuali

Master

Dinilai

Kembali

d.

C)rientasi Mahasiswa Baru

I

tahun 4 tahun Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan

mahasiswa - Serti fi kat/o iagam/surat keterangan

- Administrasi oenvelengsaraan

- LaDoran Orientasi

e-

Berkas Pendaftaran

l)

Yang

diteima

I

tahun Masuk ke berkas

Deroransan

2) Yane tidak diterima 1 tahun Musnah

f.

Data Mahasiswa vans diterima

I

tahun 2 tahun Permanen 2

Pendaftaran ulans

mahasiswa.

melinuti

:

a.

RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapan aministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP

2tahun

3 tahun Musnah, kecuali

kasus

Dinilai

Kembali

b.

Ree,istrasiAkademik

l).

Daftar

registrasi

mahasiswa

baru

reguler dan

non

-

reguler

(swadana

transfer,

diplomq

paralel),

meliputi:

KRS

/

IRS,

KHS

Selama ybs masih terdaftar

sebagai mahasiswa

2 tahun

DinilaiKembali

2).

Daftar regisfasi

mahasiswa

lama

reguler dan

non-reguler

(swadana

transfer,

diploma, parelel)

meliputi

: KRS

/

lRS,

KHS

Selama ybs masih terdaftar

sebagai mahasiswa

2 tahun

Dinilai

Kembali

3).

Kalender

Akademik (administrasi

sampai dengan penetapan) 2 tahun setelah penetapan Musnah, kecuali SK Penetapan

Dinilai

kembali

(4)

a.

Administrasi

dan iadwal perkuliahan

2)-

Jadwal

Kuliah

Semester

b.

Daftar Kehadiran

I

tahun setelah penetapan angka

kredit

3)- Laporan Kehadiran dosen dan mahasiswa

c.

Daftar Mahasiswa Peserta Mata

kuliah

Musnah, kecuali

pejabat negara dan

tokoh Nasional

Permanen

a.

Administrasi Pelaksanaan

Kurikulum

Sajian mata

kuliah (MPK,

MKK, MKB,

MPB,

I\[BB)

Asli

SK Penetapan Permanen, hasil cetak

Musnah

I

).

Penyusunan bahan ajarlbahan penunjang

Dinilai Kembali

2).

Teknik pembuatan alatperaga dan model

Dinilai

Kembali

c.

Evaluasi dan Pensembangan

Kurikulum

- Penetapan

Kurikulum

Baru

Asli

SK Penetapan

Permanen, hasil cetak

Musnah

1).

Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan Pembukaan Program Studi Baru

Asli

SK Penetapan Permanen,

hasil cetak Musnah

2).

Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi

Baru

b.

Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Baru

l).

Administrasi

Ujian

kompetensi dasar (tahapan

2).

Nilai

Hasil

Ujian

kompetensi dasar (tahapan

l,

2,3

,4)

Dinilai

kembali,kecuali

pejabat negara dan

tokoh nasional Permanen

3).

Kuliah

Kerja Nyata

(KKN)

Kegiatan Magang

Mahasiswa

(KMM),

meliputi

administrasi

penyelenggaraan kegiatan

KKN/KKM

sampai dengan piagam/sertifi kat

KKN/KKM

Musnah,kecuali piagam/sertifikat

masuk berkas perorangan mahasiswa

(5)

b.

Remidi uiian kompetensi dasar

l).

Administrasi

remidi

ujian kompetensi dasar

(l

2.3" 4\

2tahw

3 tahun Musnah

2).

Nilai

Hasil

Ujian

remidi kompetensi dasar

(1,2,

3,4)

Selama ybs bersangkutan

masih

aktif

kuliah

3 tahun Musnah, kecuali KHS dan transkripsi

nilai

masuk ke berkas

pefofangan

mahasiswa

c.

Tugas

Akhir

(Slaipsi,

Thesis, Desertasi, Komprehensif,

KKL,

PPL. magans mahasiswa)

I

).

Administrasi

penyusunan

/

pelaksanaan tugas

akhir mahasiswa

I

tahun setelah

ujian

dilaksanakan

2 tahun Musnah, kecuali

laporan akhir

Dinilai

Kembali

2). Nilai

Tugas

Akhir

I

tahun setelah

ujian

dilaksanakan

2tahun

Masuk ke berkas perorangan mahasiswa

Kelulusan (vudisium)

a-

AdministrasiKelulusan

I

tahun 1 tahun Musnah

b.

Penetapan Kelulusan

I

tahun 3 tahun

Asli

SK Penetapan Permanen

c.

Iiazah dan transkrin

l).

Berkas pengusulan pengadaan blanko

I

tahun setelah usulan disetuiui

Musnah

2).

Salinan pengganti

ljazah

dan Transkrip

I

tahun setelah

lulus

Selamanya

disimpan

di Unit

Kearsioan

Vital

d.

Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanya

disimpan

di Unit

Pensolah

Vital

8. Dosen

a.

Pensaiaran

l).

Daftar hadir mengajar

I

tahun setelah penetapan angka

kredit

Musnah

2).

Ekivalensi

Wajib

Mengajar Penuh

(EWMP)

2 tahun 3 tahun Masuk berkas Deroranean dosen

3).

Laooran realisasi oengaiaran 2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

b.

Evaluasi mahasiswa terhadao dosen

2tahun

3 tahun

Dinilai

Kembali

c.

Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas perorangan dosen

- Dosen nembimbins akademik

- Dosen pembimbine tusas

akhir

- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\

Dosen

nensuii

uiian tusas

akhir

- Dosen oembimbins asistensi

d.

Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi

Diri

(EPSBED)

2 tahun 3 tahun Permanen

9. Penuniang

Pendidikan

a.

Administrasi

pelaksanaan

kegiatan

(laboratorium,

perpustakaan,

arsip

perguruan

tinggi,

kebun oercobaan. studio. benskel)

2 tahun

I

tahun Musnah

b.

Ketentuan pemakaian

(laboratorium,

perpustakaan,

arsip

perguruan

tinggi, kebun

percobaan, studio,

bengkel)

Sampai dengan

tidak berlaku

(6)

10.

Alumni

a-

Data alumni 1 tahun 2 tahun

Dinilai

Kembali

b.

Oreanisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen

c.

Prosram kesiatan alumni 2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

d.

Penelusuran alumnr

l

tahun 2 tahun Musnah

e.

Laooran oerkembansan alumni 2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali B.

PENELITIAN

I Penawaran penelitian 2 tahun

I

tahun Musnah

2. Perencanaan penelitian.meliputi :

a.

Prooosal oenelitian

1).

Proposal yang disetujui

(tim /

satgas penelitian,

Drosram

oenelitian

surat

iiin

oenelitian)

2tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

2).

Proposal

ditolak

I

tahun Musnah

J. Laporan dan evaluasi hasil penelitian

2tahm

3 tahun

Dinilai

Kembali, kecuali yang berskala

nasional Permanen

4. Penvebaran hasil oenelitian 2 tahun 3 tahun Musnah

5. Penemuan teknoloei terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen 6. Forum komunikasi penelitian dan pengembansan

I

tahun 2 tahun Musnah 7. Data statistik penelitian

2tahun

3 tahun Musnah,kecuali

master Permanen 8.

Seminar, lokakarya,

temukarya,

workshop

hasil

oenelitian

2

tahtn

3 tahun

Dinilai Kembali

9. Soasialisasi dan diseminasi

hasil penelitian,

pengkajian

dan oensembansan

2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

C.

PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT

Penawaran oensabdian 2 tahun 1 tahun Musnah

2. Perencanaan pensabdian

a.

Prooosal oensabdian vans disetuiui

2tahun

3 tahun

Dinilai

Kembali

b.

Proposal peneabdian vane

ditolak

I

tahun Musnah

J. Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali, kecuali yang berskala

nasional

Permanen

4. Penvebaran hasil oensabdian

2tahun

3 tafum Musnah

5. Forum komunikasi pensabdian

I

tahun

2tahun

Musnah

6. Data statistik pen gabdian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

Master

Permanen 7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil

oeneabdian

2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

8. Penvuluhan dan konsultasl 2 tahun 3 tahun Musnah

9. Bantuan sosial

2tahun

3 tahun Musnah

D.

TATA PAMONG

PERGURUAN

TINGGI

I Majelis

Wali

Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan

menvanskut kebiiakan pereuruan

tineei

5 tahun 3 tahun Permanen

2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan

menvanskut Dersuruan

tinesi)

5 tahun 3 tahun Permanen

).

Dewan Guru Besar

(meliputi

administrasi pengangkatan

komisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanseotaan)

5 tahun 3 tahun Permanen

4. Pembinaan. penilaian. pengembangan

Komisi

Guru Besar 5 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

5. Badan Penjamin

Mutu Akademik

Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,

laporan dan evaluasi

5 tahun 3 tahun Permanen

6. Badan

Audit

lnternal

Berkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi

(7)

E.

DATA DAN INFORMASI

AKADEMIK

Data akademik mahasiswa

- Data kepakaran

- Data prestasi mahasiswa

- Data inventori mahasiswa - Data

nilai

akhir/transkrip

- Data mahasiswa asing

- Data lulusan mahasiswa

2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

master data Permanen

2. Statistik perguruan

tinggi

2tahun

3 tahun

Musnah, kecuali master Permanen

J. Informasi akademis

-

Profil

lembaga

-

Publikasi dan informasi

-

Buku pedoman akadernik

-

Buku wisuda

-

Buku dies natalis

-

Orasi

ilmiah

2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

master dan naskah

asli orasi

ilmiah

Permanen

4.

luqru

kerja dan bursa pendidikan

I

tahun

Musnah F.

KEMAHASISWAAN

I Status mahasiswa,

meliputi

a.

Cuti/selangmahasiswa 1 tahl

2

tahun I

Musnah

b.

Putus

kuliah/Drop-Out (DO)

2 tahun 3

tahun I

Oinilai

kembali

c.

Laporan status mahasiswa

I

tahun

Musnah 2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah

t

tahun Masuk

berkas perorangan mahasiswa

Keputusan pemulihan mahasiswa

2rahun

3 tahun Masuk berkas perorangan mahasiswa 4. Pembinaan/pelatihan mahasiswa

a.

LatthanKetrampilan

Managemen Mahasiswa

(

LKMM)

2 tahun

2tahun

Musnah

b.

Bimbingan dan Konseling

2tahun

2 tahun

Musnah

c.

Pengembangankewirausahaan 2 tahun

2

tahm

Musnah

5. Kssejahteraan dan fasilitas mahasiswa

meliputi

a.

Beasiswa Selama masih

menerima

beasiswa

4 tahun Musnah, kecuali

penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk herkas nerarr2nom

-

Ketentuan beasiswa

-

Tawaran beasiswa

-

Daftar calon penerima beasiswa

-

Seleksi calon penerima beasiswa

-

Penetapan penerima beasiswa

(8)

b.

Keringanan SPP

-

Penawaran / ketentuan keringanan SPP

-

Seleksi calon penerima beasiswa

-

Usulan calon penerima keringanan beasiswa

-

Penetapan Denerima keringan mahasiswa

2 tahun 2 tahun Musnah

c.

Dana kasih

-

Usulan/permohonan

-

Tanda terima

I

tahun Musnah

d.

Asuransi kesehatan

-

Usular/permohonan

-

Tanda terima

I

tahun Musnah

e.

Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,

ooliklinik.

transoortasi)

Sampai dengan

tidak berlaku

Musnah

6. Oreanisasi Mahasiswa.

meliputi:

a.

Administrasi Organisasi Mahasiswa

(BEM,

BEMFA,

UKMJ,

HMJ, DMF)

2 tahun 3 tahun Musnah

b.

Proses Pembentukan Pengurus

2tahon

3 tahun Musnah

c.

PengangkatanPengurus 1 tahun setelah pergantian

oensurus

2 tahun

Dinilai

Kembali

d.

Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua

Mahasiswa

IKOMI)

2 tahun

2tahwl

Dinilai

Kembali

8. Kesiatan Mahasiswa

-

Proposal laeatifitas mahasiswa

-

Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran

-

Proposal kegiatan mahasiswa yang

ditolak

-

Laooran kesiatan

I

tahun setelah pemeriksaan

3 tahun Musnah, kecuali yang berprestasi skala

nasional dan internasional 9. Lomba Kegiatan Kemahasiswaan

Lokal

/ Nasional

/

Internasional

I

tahun 2 tahun

Dinulai

Kembali 10. Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya dan

olah rasa

2 tahun 3 tahun

Dinilai

Kembali

ll

Mahasiswa Berprestasi

-

Administrasi Pendaftaran dan Seleksi

-

Penetapan

l

tahun 2 tahun Musnah, kecuali

penghargaan masuk berkas perorangan

mahasiswa

12. Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkas

perorangan mahasiswa 13. Berkas Perorangan Mahasiswa

-

Kartu mahasiswa

-

Karhr tanda anggota perpustakaan

-

Kartu Rencana Studi

(KRS)

-

Kartu Hasil Studi

(KHS)

-

KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa

(KTRM)

-

Surat keterangan izinltueas

Selama menjadi

mahasiswa

3 tahun Musnah, kecuali transkrip

nilai

pejabat

negara dan tokoh

nasional Permanen

Mei2Al2

ffi

aeHT#PI

uwono, Ph.D 19860r

I

001

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :