MANUAL PROSEDUR Penyelenggaraan UTS dan UAS

(1)

MANUAL PROSEDUR

Penyelenggaraan UTS dan

UAS

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2011

(2)

MANUAL PROSEDUR

Penyelenggaraan UTS dan UAS

Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 0040006402 Revisi : 4 Tanggal : 6 juni 2011

Diajukan oleh : Kepala Tata Usaha

Mahmudah, SAB

Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I

Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD

Disetujui oleh _{: Dekan}

(3)

i

KATA PENGANTAR

Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMI, perlu dibuat dokumen SPMI yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja.

Manual prosedur pelaksanaan penyelenggaraan UTS dan UAS merupakan salah satu komponen penting di dalam manajemen akademik. Tujuan Fakultas Pertanian yang terus berupaya untuk memperbaiki proses belajar mengajar salah satunya di dalam penyelenggaraan UTS dan UAS. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi dosen pengajar, petugas kelas, bagian akademik, mahasiswa, maupun pimpinan untuk senantiasa melakukan evaluasi keberhasilan perkuliahan secara benar.

Malang, 6 Juni 2011 Dekan

Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001

(4)

ii

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 2 Referensi 2

Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 6

Lampiran 6

(5)

1

PENYELENGGARAAN UTS DAN UAS

TUJUAN

Menjamin terlaksananya kegiatan UTS dan UAS yang lancar, tertib dan baik sesuai jadual dan ketentuan yang berlaku

DEFINISI

1. Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa yang diselenggarakan di tengah semester (setelah dilaksanakannya pertemuan ke-7 (tujuh) dari 14 (empat belas) pertemuan yang dijadwalkan.

2. Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi akhir semester yaitu setelah seluruh materi perkuliahan disajikan (sekurang-kurangnya 10 kali pertemuan).

3. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku.

4. Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah sesuai jadwal yang dibuat oleh FPUB di awal semester

5. Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi jalannya ujian yang ditetapkan dengan SK Dekan FPUB.

6. Ujian Susulan adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadual yang ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: PD I : Pembantu Dekan I

Kajur : Ketua Jurusan Kabag : Kepala Bagian Ka.Subag : Kepala Sub Bagian

RUANG LINGKUP

Manual Prosedur Penyelenggaraan UTS/UAS mengatur proses mulai penyusunan jadwal, penugasan pengawas ujian,

(6)

2

pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian, sampai penyerahan berkas ujian kepada dosen. Manual Prosedur ini berlaku bagi penyelanggaraan UTS/UAS di lingkungan FPUB.

REFERENSI

1. Standard Akademik FPUB 2. Peraturan Akademik FPUB 3. Kalender Akademik UB. 4. Manual Mutu FPUB

5. Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya 6. Buku Panduan Akademik FPUB

PIHAK ORANG TERKAIT

1. Dekan 2. Pembantu Dekan I, II 3. Dosen pengampu 4. Pengawas Ujian URAIAN PROSEDUR 1. Persiapan UTS/UAS

1. Bagian Akademik menyiapkan pengajuan SK Kepanitian UTS / UAS kepada Dekan

2. Bagian Akademik menyipakan formulir kesediaan mengawas UTS / UAS

3. Pengawas mengisi formulir kesediaan pengawas UTS / UAS

4. Bagian Akademik menerima kesediaan mengawas UTS / UAS

5. Bagian akademik (Bagian Informasi Akademik) menyusun jadual UTS dan UAS, dan menyerahkan jadual UTS dan UAS pada minggu ke-4 dan ke-11 kepada Kepala Sub Bagian Akademik;

6. Kepala Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi (Jadual dan pengawas) dan menyerahkan kembali kepada Bagain Informasi paling lambat 3 hari sesudahnya;

7. Bagian informasi melakukan perbaikan jadual ujian dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I bidang Akademik;

(7)

3

8. Pembantu Dekan I melakukan verifikasi ulang (Jadual dan pengawas). Apabila ada perbaikan akan dikembalikan kepada bagian akademik dan apabila sudah setuju maka dilakukan pengesahan;

9. Jadual yang sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan kepada mahasiswa paling lambat awal minggu ke-6;

10. Bagian Akademik menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah).

11. Bagian Akademik menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan tanda pengenal peserta ujian dan kasus khusus lainnya. 12. Bagian Akademik menyusun Tata tertib Pengawas dan

Tata tertib peserta ujian.

13. Bagian Akademik mengirimkan surat permintaan pembuatan soal ujian kepada dosen koordinator MK terkait.

14. Dosen menyerahkan soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan ujian;

14. Bagian Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan Rekapitulasi Peserta Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai

16. Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Subag Umum untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan

17. Paling lambat 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Ka.Subag terkait.

2. Pelaksanaan UTS/UAS

1. Dosen diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian mata kuliah yang diampunya;

(8)

4

2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang berlaku (membawa KTM, tidak boleh memakai kaos dan sandal);

3. Mahasiswa yang datang setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak diperkenankan mengikuti ujian; 4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30

menit wajib menyerahkan surat pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku; 5. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena

sesuatu hal (sakit) bisa mengikuti ujian susulan paling lambat 10 hari setelah ujian berakhir dengan membawa surat pengantar dari Pembantu Dekan I;

6. Mahasiswa bisa mengurus surat pengantar kepada PD I dengan membawa Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit) dan Surat Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);

7. Kasubag Akademik/Staf menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal ujian dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para pengawas ujian

8. Petugas subag akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksaan ujian) kepada para pengawas ujian.

9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal.

10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir (nomor kecil di atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar jawaban beserta berita acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila ada, seperti bukti pelanggaran ujiaan/contekan, bukti izin mengikuti ujian untuk kasus khusus, dan sebagainya) kepada petugas Subag Akademik dan mengisi buku Penyerahan Lembar/Berkas Ujian

(9)

5

3. Penyerahan hasil UTS/UAS

1. Petugas Subag Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar jawaban dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam amplop-amplop untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing

2. Petugas ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian.

3. Dosen menerima berkas jawaban ujian.

4. Penyelenggaraan Ujian Susulan

1. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Pembantu Dekan I, selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian MK yang bersangkutan, dengan melampirkan alasan ketidak-hadirannya dalam ujian.

2. Alasan ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia.; c) sebab-sebab lain yang telah disetujui Dosen PA atau Pimpinan Fakultas.

3. Pembantu Dekan I membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengasuh MK.

4. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs, dengan menyertakan surat keterangan PD I, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian.

5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 5 hari setelah tanggal dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh PD I.

TIM PENYUSUN

1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 4. KaSubbag Akademik

(10)

6

LAMPIRAN

1. Surat permintaan dan penagihan soal ujian 2. Pembentukan dan SK Panitia Pelaksana Ujian 3. Draft Jadwal Ujian dan verifikasi

(11)

7 Lampiran 1.

Nomor : /UN10.4/AK/2011

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Soal Ujian Tengah Semester

Genap Th. 2010/2011

Kepada : Yth. Bapak / Ibu ……….. Dosen Pengasuh Semester Genap 2010/2011 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Bersama ini kami beritahukan dengan hormat, bahwa Ujian Tengah Semester Genap Th. 2010/2011 (UTS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya akan berlangsung mulai tanggal 11 s/d 21 April 2011 (jadwal terlampir).

Oleh karena itu mohon Bapak/Ibu Dosen dapat mengirimkan Soal Ujian kepada kami dalam bentuk ketikan dan paling lambat dapat kami terima 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan ujian.

Ujian dapat dibatalkan bila soal belum kami terima sehari sebelum pelaksanaan ujian dan penagihan soal tidak diinformasikan lewat telepon.

Untuk matakuliah yang diasuh oleh Team Dosen mohon soal dalam bentuk jadi dan diserahkan ke Panitia oleh Dosen Koordinator. Dosen Penguji diwajibkan untuk hadir pada waktu ujian berlangsung.

Demikian, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Malang,

A.n. Dekan Pembantu Dekan I

Ir. Didik Suprayogo, M.Sc.,Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002 Tembusan : Yth.

1. Dekan FP. UB (sebagai laporan)

2. Para Pembantu Dekan di lingkungan UB

3. Ketua UPT MKU UB

4. Ketua Jurusan di lingkungan FP. UB.

(12)

8

Lampiran 2

SUSUNAN PANITIA PELAKSANA UTS dan UAS SEMESTER GENAP 2010/2011 PROGRAM SARJANA FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Penanggung Jawab : Dekan Fakultas Pertanian Universitas

Brawijaya

Pengarah : Pembantu Dekan I

Pembantu Dekan II

Ketua : Syahrul Kurniawan, SP.MP.

Sekretaris : Mahmudah, SAB.

Bendahara : Drs. Ali Masduki

Seksi-seksi :

1. Sekretariat (Pengetikan Soal, dll) : Hadi Pranoto, SE. Samuel Gunarso, S.Kom.

Meita Ary Harsanti, A.Md. Fandik Nurkijanto, S.Pd. Yeni Ernawati, S.Kom.

2. Naskah dan Penagihan Soal : Dra. Mining Wastusari

Djoko Pamilih

Rurin Kurniasari, SP.MP. Parmiatun

3. Penggandaan Naskah Ujian : Mualim

Slamet Riyanto Kartini

Fuad Hartono

4. Distribusi Soal : Djoko Pitono

Hosairi

5. Penerimaan Hasil Ujian dan : Sutarto

Perhitungan Jumlah Pengawas Andik Yudianto

Ferti Ferdiana, SAP.

6. Pengiriman Hasil Ujian : Jumari

Sukiman Moch. Miskan

7. Perlengkapan : Titik Winarni, A.Md.

Imam Ghozali Agung Budhi P.

(13)

9

8. Seksi Ruang Ujian dan Kebersihan Ruangan :

Ruang Gedung Baru : Taslan

Dadang Mulyadi M. Hasyim

Ruang FP. 3.2,3.3,3.6,3.4 : Babo Ramadhani

Mardiono, SE.

Ruang HPT-1, HPT-2, HPT-3 : Sumardi

Ruang Tanah : Sukadi

Ruang Sosial Ekonomi : Imik

Ruang Budidaya Pertanian : Ardian Candra

oo0000oo

DAFTAR NAMA PENGAWAS UTS dan UAS SEMESTER GANJIL 2011/2012 PROGRAM SARJANA FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA No. N A M A KODE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. AbdulAbdul Rochim Adi YuAdiyuwono Afifudin Agung Budi P. Alimuddin, SH. Ali Masduki, Drs. Alfifi Andik Yudianto Ardian Candra, A.Md. Artini

Babo Ramadhani Budiono

Catur Prabowo Widodo, A.Md. Christ Yudha P., S.Kom. Didik Eko Sujarwo Djoko Pamilih Djoko Pitono

Evi Nawangsari, A.Md. Fajar Hasanah

Fandik Nurkijanto, S.Pd. Ferti Ferdiana, SAP Fuad Hartono Hari Pramunanto, SE. Heri Suprapti Hosairi

Isnaeni Pantja Wardani, BA. Jumari Kartini, SP. ABR AYN AFD ABP ALD ALM AFI ADY ADC ART BRI BDN CPW CYP DEO DJP DPT ENS FJH FDN FFD FHN HRP HES HOS ISP JMR KTN

(14)

10

29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. Kasran

Lazarus Widyo Prasetyo, S.Kom. Mardiono, SE.

Meita Ary Harsanti, A.Md. Mining Wastusari, Dra. Miswanto

Moh. Miskan Mualim

Nanang Fathoni, SE. Ngadirin

Niken Widyastutik, A.Md. Parmiatun

Riduwan Efendi, A.Md. Rina Megawati Rudito

Rurin Kurniasari, SP.MP. Samuel Gunarso, S.Kom. Samsul Arifin

Sarkam

Silvia Santi Wahyuni Slamet Riyanto Sri Padmi Wulandari Sudaryanto, Drs. Suhamtomo Sukirno Surtikah, S.Pd. Sutarto Taslan

Teguh Tri Wahyudi Titik Nurhidayati Tomo Agus, A.Md. Wahyu Indrayanto Wigati, B.Sc. Yeni Ernawati, S.Kom. Yuliani Mufida KSR LWP MDN ITA MIW MSW MOM MUA NAF NGA NWT PMA RED RMG RUD RRN SAM SMA SRK SSW SLR SPW SUD SHM SKR STK STT TAS TGT TNY TMO WID WIG YEN YMF

(15)

11

Lampiran 3

(16)

12

Lampiran 4

Nomor : /UN10.4/AK/2010

Lampiran : -

Perihal : Ujian Susulan

Kepada : Yth. Bapak / Ibu ______________________________ Dosen Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan adanya peserta Ujian Tengah / Akhir Semester, Semester Ganjil / Genap Tahun Akademik / sebagai berikut :

Nama :

NIM :

Tidak bisa mengikuti ujian ………. karena : 1. Sakit (surat keterangan Dokter terlampir) *)

2. Musibah *)

3. Kepentingan keluarga ……….. *)

Untuk itu kami mohon Bapak / Ibu dapat memberikan Ujian Susulan dan mengirimkan soal ujian susulan untuk diujikan pada ujian khusus di Sub. Bagian Akademik atau dapat diujikan langsung di ruangan kerja Bapak / Ibu.

Dan nilai ujian susulan dapat kami terima 2 hari setelah ujian berlangsung. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Malang, A.n. Dekan Pembantu Dekan I

Ir. Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002 Catatan :

(17)

13

Nomor : /UN10.4/AK/2011

Perihal : Soal Ujian Akhir Semester

Genap Th. 2010/2011

Kepada : Yth. Bpk. / Ibu ……….. Dosen Pengasuh Semester Genap 2010/2011 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Bersama ini kami beritahukan dengan hormat, bahwa Ujian Akhir Semester Genap Th. 2010/2011 (UAS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya akan berlangsung mulai tanggal 27 Juni s/d 11 Juli 2011 (jadwal terlampir).

Sehubungan dengan hal tersebut kami mohon Bapak/Ibu Dosen dapat mengirimkan Soal Ujian kepada Kasubbag. Akademik / Meita / Samuel / Koordinator Administrasi Jurusan dalam bentuk ketikan dan paling lambat dapat kami terima 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan ujian.

Ujian dapat dibatalkan bila soal belum kami terima sehari sebelum pelaksanaan ujian dan penagihan soal tidak diinformasikan lewat telepon.

Untuk matakuliah yang diasuh oleh Team Dosen mohon soal dalam bentuk jadi dan diserahkan ke Panitia oleh Dosen Koordinator. Dosen Penguji diwajibkan untuk hadir pada waktu ujian berlangsung.

Ir. Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002 Tembusan : Yth.

1. Dekan FP. UB (sebagai laporan)

2. Ketua UPT MKU UB

(18)

14

Nomor : /J10.1.23/AK/2008

Perihal : Jadwal Ujian Akhir Semester

Genap Th. 2007/2008

Kepada : Yth. Bapak / Ibu ………..

Pengawas Ujian Akhir Semester Genap 2007/2008 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya

Malang

Bersama ini kami kirimkan Jadwal Ujian Akhir Semester Genap Th. 2007/2008 (UAS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya yang akan berlangsung mulai tanggal 23 Juni s/d 9 Juli 2008 sebagaimana terlampir.

Ir. Didik Suprayogo, M.Sc.,Ph.D. NIP. 131 574 868

(19)

15 BAGAN AL1R PENYELENGGARAAN UTS/UAS

Persiapan UTS/UAS di bagian akademik

Bagian Akademik melakukan persiapan UTS/UAS yang meliputi SK Kepanitian UTS / UAS, form kesediaan pengawas, tata tertib, jadual

Permintaan soal kepada dosen

Bagian akademik mengirimkan jadual beserta permintaan soal kepada dosen pengasuh dan jadual pengawas ujian kepada pengawas

Penyusunan kelengkapan ujian

Bagian Akademik menyiapkan Tata tertib ujian, Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin Mengikuti Ujian

Koordinasi panitia UTS/UAS

Panitia ujian melakukan koordinasi persiapan pelaksanaan ujian

Penyerahan berkas soal

Dosen menyerahkan berkas soal ke bagian akademik paling lambat 2 hari sebelum ujian dilaksanakan

Pelaksanaan ujian Pelaksanaan ujian

Penyerahan berkas jawaban dan berita

acara

Selesai ujian, pengawas menyerahkan berkas jawaban dan berita acara ujian kepada bagian umum

Pengiriman berkas jawaban ke dosen

Berkas jawaban yang sudah di cek dan ditabulasi oleh bagian umum dikirim ke masing-masing dosen pengampu