KLT-PK-01 KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

KLT-PK-01

KAWALAN DOKUMEN

DAN REKOD KUALITI

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: NIK RABIAHTUL MUJAHADAH

BT ABD RAHMAN

KOL.BERSEKUTU (PA)

HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N

Penyelaras Jaminan Kualiti Pengarah

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 _{... 3}

2. SKOP PROSES 4.4.1 _{... 3}

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 _{... 3}

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 _{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN} 7.2 _{... 3}

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 _{... 4}

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C _{... 5}

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 _{... 5}

8. RISIKO PROSES 6.1 _{... 5}

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 _{... 6}

10. DEFINISI ... 6

11. SINGKATAN 4.4 _{... 7}

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 _{... 8}

13. SIPOC DIAGRAM 4.4_{... 9}

14. PROSES KERJA ... 9

15. REKOD 7.5 _{... 11}

16. LAMPIRAN 8.5.1 _{... 12}

1. OBJEKTIF PROSES KERJA

4.4.1

Prosedur ini menerangkan garis panduan umum pengendalian untuk kaedah

menyemak semula, melulus, mengeluar, mengemaskini, menyenggara dan

mengawal semua salinan dokumen yang berkaitan dengan keperluan sistem

kualiti PSA.

2. SKOP PROSES

4.4.1

2.1

Prosedur ini sah digunakan untuk semua dokumen dan data yang

berkaitan dengan keperluan sistem pengurusan kualiti PSA, jabatan/

bahagian/ unit/ jawatankuasa dan pegawai yang dinyatakan dalam

prosedur ini.

2.2

Prosedur ini meliputi:

i.

Kawalan kelulusan, pengedaran, pengfailan, penyimpanan,

pengemaskini, pelupusan dan sistem pengkodan dokumen dan rekod

kualiti PSA.

ii. Kaedah yang berkesan untuk mengawal dokumen yang terkawal,

tidak terkawal dan tidak digunapakai.

iii. Satu cara pengawalan pindaan atau pembaharuan dokumen.

iv. Tanggungjawap setiap jabatan/ bahagian/ unit/ jawatankuasa untuk

menjalankan tugas ke atas pengawalan sistem dokumentasi

masing-masing yang sejajar dengan standard Unit Jaminan Kualiti.

3. PELANGGAN PROSES

5.1.2

Semua Kakitangan PSA

4. PEMILIK PROSES

4.4.1 (e). 5.3

_{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}

7.2

PEMILIK PROSES

KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Pemilik Dokumen Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti Menyediakan dokumen prosedur kualiti Bertanggungjawab dalam menyediakan dokumen kualiti Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen kualiti

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN

8.2

Penyelaras

Jaminan

Kualiti

PSA

Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti Memproses dokumen baru/pindaan dokumen prosedur kualiti Berminat dan bertanggungjawab dalam memproses dokumen kualiti Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen prosedur kualiti Pegawai Pengurusan Kualiti Pengurusan Penyediaan prosedur kualiti

Memuatnaik

dokumen kualiti

yang

lengkap

dan yang telah

diluluskan

dalam storan di

rangkaian

intranet PSA

Bertanggungjawab dalam memuatnaik dokumen kualiti Pernah mengikuti sesi taklimat dan bengkel penyediaan dokumen prosedur kualiti

KEPERLUAN

KRITERIA

Maklumat yang perlu dirujuk

7.5.3.2

1. ISO 9001 : 2015

Komunikasi dengan pelanggan

8.2.1

Borang Permohonan Dokumen Baru/Pindaan

Harta hak milik pelanggan

8.5.3 _-

Identifikasi dan

kemudahkesanan

8.5.2

Rekod Nombor Dokumen Baru/ Pindaan

Pemuliharaan

8.5.4 Dokumen kualiti dalam sistem

Peraturan dan perundangan

8.2.2 (a)

-

Perubahan dan kajian semula

8.2.3.1 (e)

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER

KEPERLUAN

Sumber manusia

a. Pengarah

b. Pengawai Pengurusan Kualiti

c. Penyelaras Jaminan Kualiti PSA

d. Pemilik Dokumen kualiti

Peralatan

a. Alat tulis

b. Komputer

c. Sistem semasa

Bahan

a. Borang Permohonan Dokumen Baru/

Pindaan Dokumen

b. Rekod Nombor DokumenBaru/

Pindaan

c. Borang Pengesahan Pengagihan

Keperluan lain

-

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR

8.4

8. RISIKO PROSES

6.1

PROSES

RISIKO

TINDAKAN

PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA

BERLAKU

Mewujudkan

baru/pindaan

dokumen kualiti

Kegagalan membuat

pindaan dokumen

Dokumen perlu

diupload dalam

intranet PSA

Fail Back-up

hardcopy

JENIS KHIDMAT LUAR

KAEDAH KAWALAN

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR

8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1.

Pengarah

Merujuk kepada Pengarah Politeknik Sultan Salahuddin

Abdul Aziz Shah.

2.

Pegawai

Pengurusan Kualiti

Pegawai yang dilantik oleh JPP bagi membantu

tugas-tugas Wakil Pengurusan dan menjalankan tugas-tugas-tugas-tugas

Wakil Pengurusan semasa ketiadaan Wakil Pengurusan.

3.

Pemilik Dokumen

Pemilik proses bagi prosedur kualiti

4.

Prosedur Kerja

Prosedur Kerja menerangkan keseluruhan prosedur

operasi sistem PSA yang menyeluruh untuk membantu

setiap kakitangan sedar akan kepentingan tugas-tugasnya

dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian

objektif-objektif kualiti.

5.

Dokumen Kualiti

Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO 9001:2015

PSA yang mengandungi Prosedur Kualiti.

6.

Penyelaras

Jaminan Kualiti

PSA

Pegawai yang menyelenggara dokumen di peringkat PSA di

Unit Jaminan Kualiti (UJK)

POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL

JIKA BERLAKU

TINDAKAN

PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Dokumen Kualiti

Baru/pindaan dalam storan

Rangkain Intranet tidak

dikemaskini dan dokumen

yang lama digunakan

Dokumen perlu dikemaskini.

Pemilik dokumen perlu

membuat hebahan

kepada pengguna

tentang dokumen baru/

pindaan dan membuat

semakan dokumen

setiap tahun.

11. SINGKATAN

4.4

Singkatan

Maksud

JPP

Jabatan Pengajian Politeknik

PSA

Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

UJK

Unit Jaminan Kualiti

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA

4.4

Permohonan Dokumen baru/Pindaan

PEGAWAI PENGURUSAN

KUALITI

PEMILIK DOKUMEN PENYELARAS JAMINAN

KUALITI PSA PENGARAH

KENALPASTI PROSEDUR BARU/PINDAAN SEDIAKAN DOKUMEN BARU/ PINDAAN DOKUMEN KUALITI YANG SEDIA

ADA

PROSES PERMOHONAN BARU/

PINDAAN

BERI KODING PADA DOKUMEN BARU KEMASKINI SENARAI DOKUMEN KUALITI MEMBUAT HEBAHAN/TAKLIMAT KEPADA PENGGUNA TENTANG DOKUMEN BARU/PINDAAN KEMASKINI SENARAI PENDAFTARAN DOKUMEN KEMASKINI REKOD NOMBOR PINDAAN HANTAR SOFTCOPY KE PEMILIK DOKUMEN UNTUK SEMAKAN

SERAH SOFTCOPY & BORANG PENGAGIHAN DOKUMEN KUALITI DIMUATKAN DALAM STORAN RANGKAIAN INTRANET PSA E-DOKUMEN KELUARKAN & COPKAN “OBSOLETE” PADA DOKUMEN LAMA LENGKAPKAN BORANG PERMOHONAN DOKUMEN BARU/PINDAAN LULUS DOKUMEN

13. SIPOC DIAGRAM

4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

Pemilik

Dokumen

Borang

Permohonan

Dokumen

Baru/pindaan

Permohonan

dokumen

Baru/pindaan

dan kawalan

dokumen

kualiti

Dokumen

Kualiti

Semua

Kakitangan

PSA

14. PROSES KERJA

Mewujudkan Dokumen Baru /Pindaan dokumen

T.JAWAB BIL TINDAKAN PEMILIK

DOKUMEN

1 Kenalpasti Prosedur Kualiti yang akan dibangunkan atau pindaan terhadap yang Prosedur Kualiti sedia ada.

2 Sedia cadangan dokumen kualiti baru dokumen kualiti sediaada mengikut keperluan proses/ jawatankuasa/ organisasi.

3 Lengkapkan bahagian untuk diisi oleh pemohon pada Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen (KLT-PK-01 (L4)) dan hantar ke UJK dengan memastikan:

i. Perkara yang dipinda dan sebab pindaan dinyatakan. ii. Dokumen yang disediakan/ dipinda telah diluluskan oleh

pegawai yang diberi kuasa di bawah proses tersebut. iii. Dapatkan nombor dokumen baru/pindaan daripada UJK.

T.JAWAB BIL TINDAKAN PENYELARAS

JAMINAN KUALITI PSA

4 Proses Borang permohonan dokumen baru/pindaan dengan memastikan;

i. Pindaan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2015 dan peraturan yang sedang berkuatkuasa.

ii. Melengkapkan Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen (KLT-PK-01 (L4)) di bahagian untuk diisi oleh UJK. iii. Serah prosedur yang baru/dipinda bersama Borang

Permohonan Dokumen Baru/Pindaan Dokumen (KLT-PK-01- (L4)) kepada Pengarah.

PENGARAH 5 Lulus permohonan pindaan di bahagian kelulusan pengarah di Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan Dokumen (KLT-PK-01(L4)).

PENYELARAS JAMINAN KUALITI PSA

6 Beri kod kepada dokumen baru dengan merujuk Sistem Koding Dokumen Kualiti (KLT-PK-01(L1)).

7 Kemaskini Senarai Dokumen Kualiti (KLT-PK-01(L2)) 8 Kemaskini Senarai Pendaftaran Dokumen (KLT-PK 01 (L3)) 9 Kemaskini dan rekodkan pindaan dalam Rekod Nombor Pindaan

(KLT-PK-01 (L5))

10 Kemaskini Butiran Pindaan di prosedur yang dipinda dan Dokumen Kualiti yang terlibat. Butiran di header Dokumen Kualiti mengikut kaedah di bawah;

i. Nombor keluaran akan bermula dari satu (1) dan akan menambah satu (1) sekiranya terdapat pindaan.

ii. Nombor pindaan akan bermula daripada kosong (0) dan akan menambah satu (1) sekiranya terdapat pindaan.

iii. Nombor mukasurat adalah mengikut turutan nombor berbanding bilangan keseluruhan muka surat.

iv. Tarikh adalah tarikh kuatkuasa yang ditetapkan oleh pemilik dokumen untuk pindaan tersebut mula dilaksanakan.

11 Hantar softcopy dokumen yang dipinda kepada pemilik dokumen untuk penyemakan dan pengesahan.

12 Hantar soft copy dokumen kualiti yang baru/di pinda kepada Pegawai Pengurusan Kualiti untuk dimuatnaik ke dalam storan rangkaian intranet PSA (e-dokumen) setelah disahkan oleh pemilik proses dan menyerahkan Borang Pengesahan Pengagihan (KLT-PK-01 (L7) untuk ditandatangani oleh Pegawai Pengurusan Kualiti.

13 Keluarkan dokumen lama daripada fail Dokumen Kualiti. i. Label dokumen/rekod kualiti yang tidak digunapakai dengan

perkataan ”OBSOLETE” .

ii. Kemaskini Senarai Rekod Dokumen Arkib (KLT-PK-01 (L6)) 14 Cetak hardcopy dokumen kualiti yang baru/selepas pindaan dan

T.JAWAB BIL TINDAKAN PEGAWAI

PENGURUSAN KUALITI

15 Dokumen kualiti yang sempurna dimuatkan dalam storan di rangkaian intranet PSA dan hanya boleh dicapai oleh staf PSA yang berdaftar sahaja.

Dokumen yang dimuatkan dalam storan adalah merupakan Dokumen Terkawal dan dokumen cetakan dari intranet PSA adalah Dokumen Tidak terkawal.

PEMILIK DOKUMEN

16 Membuat hebahan/ taklimat kepada pengguna tentang pindaan yang telah dibuat (jika perlu).

15. REKOD

7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1. Sistem Koding Dokumen Kualiti 3 Tahun UJK

2. Senarai Dokumen Kualiti 3 Tahun UJK

3. Senarai Pendaftaran Dokumen 3 Tahun UJK

4. Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan

Dokumen

3 Tahun UJK

5. Rekod Nombor Pindaan 3 Tahun UJK

6. Senarai Rekod Dokumen Arkib 3 Tahun UJK

7. Borang Pengesahan Pengagihan 3 Tahun UJK

16. LAMPIRAN

8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1. Sistem Koding Dokumen Kualiti KLT-PK-01(L1)

2. Senarai Dokumen Kualiti KLT-PK-01(L2)

3. Senarai Pendaftaran Dokumen KLT-PK-01(L3)

4. Borang Permohonan Dokumen Baru/ Pindaan

Dokumen

KLT-PK-01(L4)

5. Rekod Nombor Pindaan KLT-PK-01(L5)

6. Senarai Rekod Dokumen Arkib KLT-PK-01(L6)

7. Borang Pengesahan Pengagihan KLT-PK-01(L7)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

Permohonan dokumen baru/pindaan dokumen yang lengkap diproses dalam

tempoh 10 hari bekerja.

1.0 Prosedur Kualiti (PK)

KOD DOKUMEN- PK- XX

Contoh 1: KLT-PK-01 - Dokumen ini merupakan Prosedur Kualiti (PK) pertama bagi Pengurusan Kualiti

2.0 Lampiran untuk dokumen rujukan

2.1 Lampiran untuk dokumen rujukan

KOD DOKUMEN- PK- XX - XX

Contoh 1: KLT-PK-01(L1) - Dokumen ini merupakan Prosedur Kualiti (PK)-01 Merujuk kepada lampiran contoh L1 – lampiran 1

Mengikut Kod Dokumen pada Senarai Sistem Pengekodan Dokumen Kualiti (KLT-PK-01-(L3)) Prosedur Kualiti PSA

Nombor Dokumen bagi PK bermula daripada 01 dan bertambah satu (1) setiap kali bilangan dokumen PK daripada jenis yang sama

bertambah. (Iaitu PK dengan kod dokumen yang sama)

Mengikut Kod Dokumen pada Senarai Sistem Pengekodan Dokumen Kualiti (KLT-PK-01-(L3)) Prosedur Kualiti PSA Bil Lampiran KLT-PK-01(L1) P: 00 01-01-2017

1.

_KLT-PK-01

_{Kawalan Dokumen dan Rekod Kualiti}

_{Unit Jaminan Kualiti}

2.

KLT-PK-02

Audit Dalaman

Unit Jaminan Kualiti

3.

KLT-PK-03

Tindakan Pembetulan

Unit Jaminan Kualiti

4.

KLT-PK-04

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Unit Jaminan Kualiti

5.

HEP-PK-01

Pengurusan Borang Jawapan Tawaran

Pelajar Baharu

Jabatan Hal Ehwal

Pelajar

6.

HEP-PK-02

Pendaftaran Pelajar Baharu

Jabatan Hal Ehwal

Pelajar

7.

_HEP-PK-03

_{Pengurusan Disiplin Pelajar}

_{Jabatan Hal Ehwal}

Pelajar

8.

HEP-PK-04

Penginapan Pelajar Di Kamsis

Kamsis

9.

PPP-PK-01

Perancangan Keperluan Program

Jabatan Pengajian Am

10.

PPP-PK-02

Penyediaan Takwim Akademik

Jabatan Pengajian Am

11.

PPP-PK-03

Pengurusan Pendaftaran Kursus

Jabatan Kejuruteraan

Elektrik

12.

PPP-PK-04

Perancangan dan Pelaksanaan

Pengajaran dan Pembelajaran

Jabatan Perdagangan

13.

PPP-PK-05

Pengurusan Kehadiran Pelajar

Jabatan Kejuruteraan

Awam

14.

_PPP-PK-06

_{Pengurusan Pertukaran Program}

_{Jabatan Matematik, Sains}

dan Komputer

15.

_PPP-PK-07

_{Pengurusan Penilaian Kerja Kursus}

_{Jabatan Kejuruteraan}

Mekanikal

16.

PLI-PK-01

Pengurusan Latihan Industri

Unit Perhubungan dan

Latihan Industri

17.

PEP-PK-01

Pengurusan Bank Soalan

Unit Peperiksaan

18.

PEP-PK-02

Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

Akhir

Unit Peperiksaan

19.

_PEP-PK-03

_{Pemprosesan Keputusan Peperiksaan}

Akhir

Unit Peperiksaan

20.

PEP-PK-04

Penyediaan dan Penganugerahan Sijil

Unit Peperiksaan

21.

PEP-PK-05

Kes Tidak Memenuhi Syarat Menduduki

Peperiksaan

Unit Peperiksaan

22.

PEP-PK-06

Pengawasan dan Pemeriksaan Skrip

Jawapan

Unit Peperiksaan

23.

_PEP-PK-07

_{Pelanggaran Peraturan dan Arahan Am}

Peperiksaan Akhir

Unit Peperiksaan

24.

_LS-PK-01

_{Perancangan dan Pengurusan Latihan}

_{Unit Latihan & Pendidikan}

Lanjutan

25.

MBP-PK-01

Maklumbalas Pelanggan

Unit Perhubungan Awam

26.

SLG-PK-01

Penyelenggaraan Pembaikan

Perkakasan ICT

Unit Teknologi Maklumat

KLT-PK-01(L2) P: 00 01-01-2017

27.

SLG-PK-02

Penyelenggaraan

Bangunan/Insfrastruktur

Unit Pembangunan dan

Senggaraan

28.

UPI-PK-01

Pembentangan Kertas Penyelidikan

Unit Penyelidikan &

Inovasi

29.

UPI-PK-02

Pengurusan Harta Intelek

Unit Penyelidikan &

Inovasi

30.

UPK-PK-01

Pengurusan Inventori Psikologi

Unit Psikologi & Kerjaya

KLT-PK-01(L2) P: 00 01-01-2017

Kod Dokumen

Nama Dokumen Tarikh Pendaftaran

Kel Pin TarikhKuat kuasa

Kel Pin TarikhKuat kuasa

KLT-PK-01(L3) P: 00 01-01-2017

Bil.

Peringkat Pemilik Dokumen Peringkat Pengurusan

Disediakan oleh Diluluskan oleh Diluluskan oleh

Nama Pegawai Jawatan Tarikh

Kuatkuasa Nama Pegawai Jawatan

Tarikh

Kuatkuasa Nama Pegawai Jawatan

Tarikh Kuatkuasa

KLT-PK-01(L3) P: 00 01-01-2017

BORANG PERMOHONAN

DOKUMEN BARU / PINDAAN DOKUMEN

Bahagian A: (diisi oleh pemohon)

No. Pindaan

(dapatkan dari UJK)

Nama Dokumen Kod Dokumen Perkara yang dipinda

(Mohon isi pada rekod pindaan dokumen)

Sebab Permohonan / Pindaan Cadangan tarikh kuatkuasa Nama Pemohon: ... ( ) Tarikh: Nama Pelulus : ... ( ) Tarikh:

Bahagian B: Kegunaan Unit Jaminan Kualiti (UJK)

Permohonan ini diluluskan / ditolak Diluluskan Oleh :

... ( Pengarah )

Tarikh Diluluskan:

Senarai Semak Tindakan Penyelaras Jaminan Kualiti PSA:

Rekod Nombor Pindaan Senarai Rekod Dokumen Arkib (KLT-PK-01-(L6)).

Tandatangan Kelulusan Borang Pengesahan Pengagihan (KLT-PK-01-(L7)

Kemaskini Senarai Dokumen Kualiti

(KLT-PK-01(L2) Cetak Dokumen Tekini Kemaskini Senarai Pendaftaran Dokumen

(KLT-PK- 01(L3)) Dimuatkan dalam storan di rangkaian intranet PSA

KLT-PK-01(L4) P: 00 01-01-2017

TARIKH

KUATKUASA NO KELUARAN/ NO.PINDAAN BUTIR-BUTIR PINDAAN

KLT-PK-01(L4) P: 00 01-01-2017

KLT-PK-01 (L5) P: 00 01-01-2017

No Muka surat / Lampiran / Borang No. Keluaran No. Pindaan Tempoh Penyimpanan Cara Pelupusan Nombor Pindaan yang Berkaitan Tarikh Difailkan T/tangan dan Nama (Penyelaras Jaminan Kualiti PSA) Catatan KLT-PK-01 (L6) P: 00 01-01-2017

Nama Dokumen:

Kod Dokumen:

SA

LI

N

AN NOMBOR PINDAAN

PENERIMA Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh

KLT-PK-01(L7)