27
4.1 Prosedur yang diusulkan
Sistem baru yang diusulkan pada PT. Masdi Kerta Putra adalah dengan mengubah pola pembagian pada saat sortir dengan dukungan model transportasi. Dengan menggunakan model transportasi, maka akan mengubah pola pembagian tidak berdasarkan cabang, tetapi berdasarkan region. Sehingga didapat biaya angkut yang termurah.
Sistem Pengiriman
Bagian penjualan menerima order pengiriman surat-surat tagihan dari pelanggan melalui telepon, email, fax, atau datang langsung ke perusahaan. Kemudian bagian penjualan mengambil surat-surat tagihan pelanggan dan data mengenai alamat tujuan dari tiap surat-surat tagihan tersebut di tempat yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tagihan pelanggan diserahkan ke bagian pengiriman untuk diproses lebih lanjut.
Bagian pengiriman mengecek labelisasi tiap surat-surat tagihan tersebut. Jika belum dilabelisasi, maka diberi label sesuai dengan alamat yang dituju. Selanjutnya disortir apakah alamat yang dituju surat-surat tagihan tersebut masuk wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra atau tidak.
Jika tidak masuk wilayah cakupan maka akan dikonfirmasi ke pelanggan untuk kelangsungan pengiriman surat tersebut. Pelanggan bisa minta untuk dikirimkan via kantor pos atau di kembalikan ke pelanggan.
Jika surat-surat tagihan tersebut masuk ke dalam wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra, maka akan diproses secara administrasi. Data-data mengenai alamat tujuan tersebut akan dimasukkan ke dalam database komputer PT. Masdi Kerta Putra. Untuk data-data alamat tujuan yang telah ada, maka akan diabaikan. Selanjutnya database tersebut dicetak berikut tanda terimanya dan di staples ke tiap surat tagihan pelanggan sesuai dengan alamat tujuan. Sebelum
surat-surat tagihan pelanggan tersebut dikirim ke tiap cabang PT. Masdi Kerta Putra, dilakukan proses sortir sesuai dengan wilayah cakupan atas alamat tujuan.
Saat surat-surat tagihan pelanggan tiba di cabang, akan dilakukan proses administrasi kembali. Tiap cabang akan memasukkan ke database dan melakukan sortir sesuai dengan alamat tujuannya. Kemudian surat-surat tagihan tersebut akan diberikan ke jasa tiap sesuai dengan areal lingkup masing-masing kurir.
Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang berhasil dikirim, maka tanda terimanya akan diserahkan kembali ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian status yang berhasil dikirim dilaporkan ke PT. Masdi Kerta Putra pusat untuk dilaporkan ke pelanggan.
Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang tidak bisa dikirim juga akan dikembalikan ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian cabang PT. Masdi Kerta Putra akan melaporkan ke kantor pusat. Surat-surat tagihan pelanggan tersebut juga akan dikirim kembali ke kantor pusat.
Di kantor pusat akan dicek lagi kebenaran alamat tujuan sesuai database yang telah dimilki. Selanjutnya dikonfirmasi ke pelanggan untuk dikirim ulang atau dikembalikan. Bila surat akan dikirim ulang, maka proses kembali lagi ke administrasi awal di kantor pusat. Bila tidak, maka akan dikembalikan ke pelanggan berikut dengan laporannya.
4.2 Implementasi Metode Transportasi
Dengan menggunakan sistem yang ada :
Tabel 4.1 Data Asli Dengan Model Transportasi
DESTINATION ORIGIN
Surabaya Sidoarjo Malang Kediri
Kapasitas origin per periode waktu 500 Surabaya 2845 2845 500 Sidoarjo 674 674 500 Malang 1509 1509 500 Kediri 222 222 Permintaan tujuan per periode waktu
2845 674 1509 222
Pada tabel di atas, digunakan tabel model transportasi. Dengan data asli didapat biaya sebesar :
= (2845 x 500) + (674x500) + (1509x500) + (222x500) = 1422500 + 337000 + 754500 + 111000
= 2625000 = Rp. 2.625.000,-
PT Masdi Kerta Putra juga telah memikirkan untuk mengganti dengan sistem region. Dengan perkiraan biaya dan jumlah surat tagihan yang telah diperhitungkan. Data lengkapnya dapat dilihat seperti dalam tabel dibawah ini :
Tabel 4.2 Proses Pengolahan Dengan Sistem Region
DESTINATION ORIGIN
Surabaya Sidoarjo Malang Kediri
Kapasitas origin per periode waktu 470 480 750 750 Region 1 3002 725 495 325 690 Region 2 1756 800 580 500 315 Region 3 492 Permintaan tujuan per periode waktu
2845 674 1509 222
Dengan menggunakan metode inspeksi :
Diketahui bahwa 315 merupakan biaya termurah, maka alokasi pertama dilakukan di sel ini dengan jumlah sebanyak-banyaknya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim. Lalu tentukan lagi biaya terkecil berikutnya, dan alokasikan berikutnya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim juga. Selanjutnya lakukan seterusnya hingga semua persyaratan rim terpenuhi.
Tabel 4.3 Proses Pengolahan Dengan Metode Inspeksi
DESTINATION ORIGIN
Surabaya Sidoarjo Malang Kediri
Kapasitas origin per periode waktu 470 480 750 750 Region 1 2845 157 3002 725 495 325 690 Region 2 247 1509 1756 800 580 500 315 Region 3 270 222 492
Permintaan tujuan per periode waktu
2845 674 1509 222
Berdasarkan tabel di atas, secara metode inspeksi biaya optimal yang didapat : = (2845x470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = 1337150 + 75360 + 122265 + 490425 + 156600 + 69930
Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Dibawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut :
Loop pertama dengan menggunakan metode batu loncatan :
Tabel 4.4 Proses Pengolahan Dengan Loop ke-1 Metode Batu Loncatan
Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang 750-325+-495-480 440 -440 Region 1 - Kediri 750-315+580-480 535 -535 Region 2 - Surabaya 725-495+480-470 240 -240 Region 2 - Kediri 690-495+580-315 460 -460 Region 3 - Surabaya 800-470+480-580 230 -230 Region 3 - Malang 500-580+495-325 90 -90
Karena tidak ada biaya kesempatan yang bernilai positif, maka secara metode inspeksi biaya yang didapat telah optimal. Maka secara metode inspeksi didapat biaya paling minimal sebesar Rp. 2.251.730,-. Dengan metode lain dicoba dengan menggunakan data-data yang sama seperti di atas.
Tabel 4.5 Proses Pengolahan Dengan Metode Pojok Barat-Laut
DESTINATION ORIGIN
Surabaya Sidoarjo Malang Kediri
Kapasitas origin per periode waktu 470 480 750 750 Region 1 2845 157 3002 725 495 325 690 Region 2 517 1239 1756 800 580 500 315 Region 3 270 222 492 Permintaan tujuan per periode waktu
2845 674 1509 222
Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Di bawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut :
Tabel 4.6 Proses Pengolahan Loop ke-1 Dengan Metode Batu Loncatan
Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang 750-325+495-480 440 -440 Region 1 - Kediri 750-315+500-325+495-480 625 -625 Region 2 - Surabaya 725-470+480-495 240 -240 Region 2 - Kediri 690-315+500-325 550 -550 Region 3 - Surabaya 800-470+480-495+325-500 140 -140 Region 3 - Sidoarjo 580-495+325-500 -90 90
Ternyata didapat satu buah biaya kesempatan yang bernilai positif (+), yaitu 90 dengan nilai negatif (-) terkecilnya - 495. Berarti sel Region 3 - Sidoarjo harus masuk ke dalam perbaikan, dengan cara menambahkan 495 ke tiap sel yang bertanda positif (+) dan mengurangkan 495 ke tiap sel yang bertanda negatif (-) pada loop tersebut. Tetapi karena ada sel yang bernilai lebih kecil dari 495, maka semua sel tadi hanya di tambahkan dan dikurangkan dengan nilai 270.
Tabel 4.7 Proses Pengolahan Dengan Metode Batu Loncatan ke-1
DESTINATION ORIGIN
Surabaya Sidoarjo Malang Kediri
Kapasitas origin per periode waktu 470 480 750 750 Region 1 2845 157 3002 725 495 325 690 Region 2 247 1509 1756 800 580 500 315 Region 3 270 222 492 Permintaan tujuan per periode waktu
2845 674 1509 222
Lalu dicari kembali biaya kesempatan yang bernilai positif (+) dari tiap sel di atas, dengan menggunakan teknik loop didapat data seperti tabel seperti di bawah :
Tabel 4.8 Proses Pengolahan Loop ke-2 Dengan Metode Batu Loncatan
Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang 750-325+495-480 440 -440 Region 1 - Kediri 750-315+500-325+495-480 625 -625 Region 2 - Surabaya 725-470+480-495 240 -240 Region 2 - Kediri 690-315+580-495 1450 -1450 Region 3 - Surabaya 800-470+480-580 230 -230 Region 3 - Malang 500-580+495-480+470-315 90 -90
Berdasarkan tabel di atas, tidak terdapat biaya kesempatan yang bernilai positif (+). Secara metode batu loncatan program telah optimal. Maka biaya minimum yang harus dikeluarkan adalah :
= (2845 x 470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = 1337150 + 75360 + 122265 + 490425 + 156600 + 69930
= 2251730 = Rp. 2.251.730,-
Dengan menggunakan 2 metode yang berbeda dan ternyata didapat hasil yang sama, yaitu Rp. 2.251.730,-. Dengan menggunakan model transportasi, telah didapat biaya yang paling minimum.
