Bagian I
Pendahuluan
1. PENGANTARTata cara pengadaan ini adalah tata cara sederhana oleh masyarakat yang menerapkan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat. Artinya pemanfaat, penyelenggara pembangunan dan pemilik adalah satu, yaitu masyarakat/komunitas. Konsekuensi logis dari penerapan konsep ini adalah :
Dana yang digunakan untuk pembangunan adalah milik bersama sehingga semua penghematan yang terjadi atau mungkin dilakukan merupakan tambahan modal untuk meningkatkan atau memperluas pembangunan. Dana yang tersedia merupakan hasil penggalangan dari berbagai sumber
baik internal komunitas sendiri (swadaya) maupun dari fihak di luar komunitas (APBN, APBD, dll).
Biaya pembangunan merupakan hasil optimal dari efektifitas dan efisiensi penggunaan dana.
Kualitas fisik bangunan merupakan hasil optimal upaya membangun sendiri.
Pola pembangunan adalah swakelola.
Seluruh proses pengadaan harus terbuka bagi setiap warga dan dipertanggung-jawabkan dalam rembug KSM dan kelurahan/desa.
Dalam penerapan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini warga boleh saja menjadi pemasok atau pelaksana pekerjaan (borongan) bila memang memiliki pengalaman untuk itu tetapi harus diperlakukan sama seperti pemasok/kontraktor dari luar komunitas tersebut dan seluruh proses pengadaan harus dilakukan secara transparan dan akuntabel. Sudah menjadi kewajiban bagi tiap warga baik sebagai pemakai, pekerja, pemasok maupun Jasa pelaksana pekerjaan/Kontraktor agar memberikan yang terbaik untuk kelurahan / desanya.
2. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan pegangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan KSM Lingkungan guna memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan.
Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk dalam pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan KSM Lingkungan guna memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan
3. RUANG LINGKUP
Buku ini mencakup maksud, tujuan, ruang lingkup, ketentuan-ketentuan pengadaan, Metode Pengadaan, Perencanaan Pengadaan dalam rangka penyusunan usulan kegiatan, Pelaksanaan Pengadaan dan Musyawarah Pengadaan Bahan dalam rangka pelaksanaan pembangunan Kegiatan
4. PENGERTIAN Pengadaan
Pengadaan yang dimaksudkan disini adalah pembelian bahan atau pembelian/sewa peralatan atau pengadaan jasa atau ketiganya yang dilakukan oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunan yang dikelola masyarakat.
Jenis-Jenis Pengadaan
4.1 Pengadaan Barang (Bahan dan Alat)
1). Swadaya Masyarakat adalah pengadaan bahan yang disediakan oleh masyarakat sendiri.
2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang dari/sama dengan Rp.15 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari toko/pemasok dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) toko/pemasok setempat/terdekat.
3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.15 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaranpun dapat diterima.
4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau toko/pemasok yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu toko/pemasok setempat/terdekat, atau satu-satunya toko/pemasok setempat/terdekat di dalam maupun diluar wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi.
4.2 Pengadaan Jasa Konstruksi
Swakelola adalah bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dikelola oleh masyarakat penerima manfaat. Pelaksanaan swakelola ini dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut.
1). Swakarya; bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dilaksanakan sendiri oleh masyarakat penerima manfaat dengan pola gotong royong. 2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang
dari/sama dengan Rp.15 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari Penyedia Jasa Konstruksi dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) Penyedia Jasa Konstruksi/Tenaga Ahli setempat/terdekat.
3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.15 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 Penyedia Jasa Konstruksi atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”.
4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Penyedia Jasa Konstruksi yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat karena metode pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi
4.3. Pengadaan Jasa Tenaga Ahli / Terampil
Bila dalam melaksanakan pekerjaan sub-proyek/proyek masyarakat memerlukan bantuan teknik dari tenaga ahli atau tenaga terampil tertentu maka masyarakat dapat melakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Kualifikasi tenaga ahli/terampil, sebelum diadakan harus terlebih dahulu dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan
2. Pengadaan Langsung/Survei tenaga ahli/terampil, adalah pengadaan tenaga ahli/terampil tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan.
3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan tenaga ahli/terampil adalah pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar atau lebih dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan.
4. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Tenaga Ahli/terampil yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan karena pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut.
5. KETENTUAN UMUM
1. Untuk sub-proyek yang berskala semi publik, maka calon pemanfaat dapat mengorganisasi diri dalam KSM (Kelompok Swadaya Masyarakat) dan bertindak sebagai pelaksana kegiatan. Untuk sub-proyek yang berskala publik, maka BKM/LKM dapat membentuk satu atau lebih Panitia selaku pelaksana kegiatan yang dalam lingkup kerjanya akan dikoordinasikan oleh unit pengelola.
2. Untuk mendorong peningkatan partisipasi masyarakat, kualitas infrastruktur, efisiensi biaya dan ketepataan waktu dalam pelaksanaan pembangunan infrastruktur maka masyarakat (KSM/Panitia) diperkenankan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu menyediakan bahan/alat, tenaga ahli/terampil dan jasa pelaksana konstruksi;
3. Penyedia Barang/Jasa/pihak ketiga yang dapat bekerjasama dengan masyarakat dalam pengadaan ini meliputi :
Penyedia Barang (Bahan/Alat) yaitu : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat;
Penyedia Jasa Pelaksana Konstruksi : a). Kelompok Tenaga Kerja Masyarakat (Borongan Upah) atau b). Kontraktor/penyedia jasa pelaksana konstruksi yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan pekerjaan.
Tenaga Ahli, Orang/perorangan yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan tugas/pekerjaan yang dibutuhkan; 4. KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada
tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini.
5. Pelaksanaan pengadaan bahan/alat/jasa konstruksi/jasa tenaga ahli/terampil harus dilakukan sendiri oleh KSM/Panitia melalui Tim Pengadaan pada toko/penyedia/individu yang menyediakan hal yang dibutuhkan tersebut. Tidak boleh menggunakan pihak ketiga (orang atau badan yang bukan toko / penyedia / individu) sebagai calo pemasok bahan/alat/tenaga yang dibutuhkan.
6. Setiap langkah pengadaan diumumkan secara tertulis bagi seluruh warga kelurahan/desa di tingkat RW/dusun maupun kelurahan/desa, termasuk daftar kebutuhan barang / jasa, jadwal penawaran & pengadaan, daftar calon pemasok, tawaran yang masuk, serta keputusan pemilihan pemasok oleh Tim Pengadaan.
7. Pedoman harga satuan bagi KSM/Panitia dalam pelaksanaan pengadaan adalah harga satuan terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 toko / penyedia / individu setempat atau yang terdekat.
8. Agar kualitas/mutu bangunan memenuhi standar teknis maka bahan/alat yang dibeli/sewa harus memenuhi kuantitas dan kualitas yang baik sesuai persyaratan kualitas/standar teknis bangunan yang dilaksanakan. Khusus untuk pekerjaan pemadatan jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam) agar mempertimbangkan penggunaan mesin pemadat; 9. Ketua KSM/Panitia harus mengatur waktu pelaksanaan pengadaan
sedemikian rupa sehingga tidak mengakibatkan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Oleh karena itu perlu mengkoordinasikan Tim Pengadaan dengan Tim Pelaksana Pekerjaan dilapangan dengan sebaik-baiknya.
10. Bagi KSM/Panitia yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survei harga guna penyesuaian harga satuan bahan/alat di RAB.
11. Tiap warga dewasa kelurahan/desa berhak menjadi pemasok dengan menunjukkan bukti referensi kerja sebagai pemasok dan tidak dibenarkan
untuk bertindak sebagai perantara/calo.
12. Tiap warga dewasa kelurahan/desa yang memiliki keterampilan sebagai pekerja konstruksi hendaknya diprioritaskan untuk bekerja dalam kegiatan konstruksi sejauh memiliki kualitas kerja sesuai standar yang dipersyaratkan dan bersedia menerima upah kerja sesuai aturan yang berlaku dalam proyek ini.
13. Semua toko bahan bangunan/peralatan konstruksi di wilayah
kelurahan/desa lokasi proyek berhak menjadi calon pemasok bahan / alat konstruksi dan dipilih berdasarkan aturan pengadaan yang berlaku dalam proyek ini.
14. Jajaran Tim KMW/Konsultan/Fasilitator program ini tidak dibenarkan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan.
Bagian 2
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN 1. PENENTUAN TIM PENGADAANUntuk semua jenis/metode pengadaan yang akan laksanakan baik oleh KSM maupun Panitia harus dilakukan oleh Tim Pengadaan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini.
Tim Pengadaan minimal berjumlah 3 orang atau lebih (berjumlah ganjil) dan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
Memiliki integritas moral; Memiliki disiplin tinggi;
Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya; Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak
tegas dan keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN.
Penentuan tim pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Untuk kegiatan yang berskala semi-publik, KSM melalui rapat anggota KSM memilih anggotanya yang disepakati secara bersama sebagai Tim Pengadaan, dengan anggotanya terdiri dari laki-laki maupun perempuan.
2. Untuk kegiatan yang berskala public, BKM/LKM dapat membentuk Panitia Pembangunan lengkap dengan Tim Pengadaannya melalui musyawarah warga dengan cara menawarkan nama-nama yang dianggap mampu.
Oleh karena Tim Pengadaan baik pada KSM maupun Panitia tersebut pada dasarnya merupakan unit kerja organisasi pelaksana lapangan KSM/Panitia (Bagian Pengadaan) maka waktu pembentukannya dilakukan pada saat menyusun Organisasi pelaksana lapangan pada tahap penyusunan proposal. Namun, bila ternyata pembentukan Bagian Pengadaan awal tersebut tidak memenuhi ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman pengadaan ini maka dapat saja Bagian Pengadaan yang sudah ada tersebut dibentuk ulang pada awal tahap pelaksanaan fisik pekerjaan sehingga memenuhi ketentuan sebagai Tim Pengadaan yang akan melaksanakan seluruh proses pengadaan pada KSM/Panitia masing-masing.
2. PENYUSUNAN RENCANA PENGADAAN
A. Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan / Alat
Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan bahan/alat dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya setiap bahan/alat.
Informasi yang digunakan untuk menentukan jenis, kuantitas dan nilai biaya dari setiap jenis bahan/alat kebutuhan pengadaan ini mengacu
pada Jenis, kuantitas & nilai biaya kebutuhan setiap Bahan/Alat yang sudah ada di RAB sebelumnya.
Untuk kontribusi swadaya masyarakat mengacu pada hasil survey/investigasi yang disepakati bersama pada tahap perencanaan sebelumnya (Daftar Kesepakatan Swadaya Masyarakat).
2. Tentukan Spesifikasi teknis/persyaratan kualitas setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap jenis bahan/alat mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan pada Analisa RAB sebelumnya.
3. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai.
Berdasarkan nilai biaya setiap jenis Bahan/Alat sebagaimana ditetapkan dalam RAB, tentukan metode pengadaannya, yaitu :
Setiap jenis bahan/alat yang merupakan kontribusi secara swadaya masyarakat maka menggunakan metode Swadaya;
Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga;
Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, lebih besar atau diatas Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran;
Setiap jenis bahan/alat yang toko/pemasoknya hanya satu-satunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Pengadaan Penunjukan Langsung;
Untuk kontribusi masyarakat maka metodenya adalah swadaya masyarakat.
4. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari toko/pemasok yang direncanakan.
Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga Satuan dari minimal 3 toko/pemasok yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi);
Untuk swadaya masyarakat maka pemasoknya adalah warga sesuai nama-nama warga yang disepakati bersama untuk memberikan swadaya;
5. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap item pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.
Bentuk rencana Pengadaan ini dapat dibuat seperti contoh tabel berikut :
CARA PENGERJAAN FORMULIR RENCANA PENGADAAN :
Judul Kolom Penjelasan Cara Pengerjaan
No. (kolom 1) Isi nomor urut jenis pengadaan
Uraian Jenis/Item
Pengadaan (kolom 2) Diisi jenis pengadaan yang direncanakan (nama bahan/alat) seperti semen, pasir, dst. Volume & Satuan (kolom 3) Diisi dengan Jumlah Volume dan satuan dari tiap jenis pengadaan
bahan/alat yang direncanakan,
Jumlah Biaya (kolom 4) Diisi dengan Jumlah Biaya (Rupiah) dari tiap jenis pengadaan bahan/alat yang direncanakan.
Metode Pengadaan (kolom 5)
Diisi dengan metode pengadaan yang direncanakan :
- ”Langsung” untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) sampai dengan Rp. 15 Juta;
- ”Terbatas” untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) diatas Rp. 15 Juta.
Nama Toko/Pemasok & Alamat/Telp (kolom 6)
Diisi dengan Nama Toko/Pemasok yang akan digunakan termasuk alamatnya (dan no. Telp bila ada).
- Untuk Pengadaan Langsung, diisi sesuai nama/alamat toko pada Hasil Kesepakatan Harga Satuan yang telah dilakukan sebelumnya.
- Untuk pengadaan Terbatas diisi kalimat ”Ditetapkan kemudian” (saat perencanaan nama calon pemasoknya belum diketahui). Jadwal Pengadaan (kolom
7) Diisi dengan waktu rencana pengadaan (minggu keberapa sejak mulai pelaksanaan, contoh : Minggu-I, atau Minggu-III, dst)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Rencana Pengadaan harus mengacu pada Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan. Artinya, agar pengadaan bahan/alat dilakukan sesuai kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi agar tidak terjadi pemborosan akibat kerusakan/hilangnya bahan tersebut ditempat penyimpanan/gudang sebelum digunakan (pemborosan). Selain itu juga, diharapkan agar terjadi pengelolaan dana oleh KSM secara efektif, dimana setiap tahap pencairan dari BKM/LKM, tidak hanya digunakan untuk pembelian material saja tetapi juga untuk membiayai pelaksanaan fisik dilapangan (upah tenaga kerja) atau dengan kata lain bahwa kemajuan pencairan dana agar seimbang dengan kemajuan fisik dilapangan.
2. Pertimbangan terhadap keamanan dan ketersediaan gudang
penyimpanan bahan adalah penting menjadi perhatian, khususnya apabila KSM/Panitia merencanakan pengadaan dalam jumlah banyak sekaligus.
B. Penyusunan Rencana Pengadaan Jasa Pelaksana Konstruksi
Seluruh pelaksanaan pekerjaan infrastruktur yang dibutuhkan oleh masyarakat sangat diprioritaskan untuk dilaksanakan seluruhnya oleh warga sendiri. Namun demikian bila pelaksanaan pembangunan infrastruktur tidak dapat dilaksanakan oleh masyarakat baik secara keseluruhan maupun sebahagiannya maka dapat saja pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak ketiga (kelompok kerja atau kontraktor) yang lebih mampu.
Pekerjaan yang dapat dikerjasamakan oleh masyarakat dengan pihak Penyedia Jasa Konstruksi adalah pekerjaan dengan kriteria berikut :
a) Pekerjaan menggunakan peralatan berat/besar & memerlukan tenaga terampil/ahli yang tidak dimiliki sendiri oleh masyarakat (Teknologi Sedang/Tinggi);
b) Pekerjaan dapat atau beresiko membahayakan keselamatan umum, harta benda dan jiwa manusia dan lingkungan (Resiko Sedang/Tinggi).
c) Pekerjaan menggunakan teknologi sederhana dan tidak/memiliki resiko rendah yang disepakati masyarakat untuk dilaksanakan dengan cara diborongkan Upah Kerjanya kepada Kelompok Kerja Masyarakat;
Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan Jasa Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya pekerjaan/bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan secara borongan (Upah Borongan/Kontraktor).
Informasi yang digunakan untuk menentukan Jenis dan Kuantitas dari pekerjaan yang tidak mampu dilaksanakan sendiri oleh masyarakat sesuai kriteria diatas mengacu pada jenis-jenis dan volume pekerjaan yang telah ditentukan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan pada Proposal sebelumnya. Sedangkan besarnya biaya pekerjaan/bagian pekerjaan ini mengacu pada perhitungan biaya pekerjaan tersebut sebagaimana analisa biaya yang digunakan dalam penyusunan RAB sebelumnya.
2. Tentukan Spesifikasi/persyaratan kualitas setiap bahan
pekerjaan/bagian pekerjaan.
Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap Pekerjaan mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan mungkin pada Analisa RAB sebelumnya.
3. Menentukan Paket Pekerjaan.
Pemaketan pekerjaan merupakan penentuan/pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui penyedia Jasa pelaksana pekerjaan konstruksi (Kelompok Masyarakat/pihak kontraktor) khususnya bila ada pekerjaan yang Upah Kerjanya
Diborongkan kepada Kelompok Kerja Masyarakat. Ketentuan Pemaketan pekerjaan yang perlu diikuti :
¾ Tetap mengutamakan prinsip efisiensi, kesatuan sistem infrastruktur, kualitas dan kemampuan teknis kelompok masyarakat;
¾ Memaksimalkan penggunaan material dan tenaga kerja lokal yang berkualitas dan perluasan kesempatan kerja bagi kelompok masyarakat;
¾ Dilarang menggabungkan/menyatukan beberapa pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh kelompok masyarakat menjadi satu paket pekerjaan untuk dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa selain masyarakat;
¾ Pemaketan pekerjaan ini harus disepakati bersama oleh warga. Dari pemaketan pekerjaan ini kemudian ditetapkan besarnya Volume & Biaya untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilaksanakan pengadaannya.
4. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai
Berdasarkan nilai biaya setiap paket pekerjaan/bagian pekerjaan, tentukan metode pengadaannya, yaitu :
Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya, bernilai
kurang dari/sama dengan Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga;
Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya lebih besar atau diatas Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran;
Setiap paket pekerjaan yang penyedia Jasa Konstruksinya hanya satu-satunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Penunjukan Langsung;
5. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari penyedia Jasa Konstruksi yang direncanakan.
Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga dari minimal 3 Penyedia Jasa Konstruksi yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi);
6. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap paket pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.
3. MEKANISME PELAKSANAAN PENGADAAN A. PENGADAAN BAHAN / ALAT
1. Swadaya Masyarakat
Masyarakat dapat juga mengkontribusikan tenaga, dana, barang, administrasi, konsumsi dan tanah dalam pelaksanaan suatu pembangunan sub-proyek/proyek di dalam kelurahan/desa yang bersangkutan. Meskipun merupakan kontribusi keswadayaan masyarakat, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Tenaga kerja, semua warga dapat saja bergotong royong mengkontribusikan tenaga kerja masing-masing, tetapi bila dibutuhkan tenaga ahli/terampil dapat dilakukan pengadaan sesuai pedoman ini.
Dana, untuk kontribusi dana harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia.
Barang, untuk kontribusi barang/bahan bangunan harus memenuhi kualitas yang baik sesuai dengan standar teknis yang disyaratkan sehingga tidak menurunkan mutu bangunan atau malah membahayakan masyarakat dan lingkungan.
Tanah (lahan) harus dicatat dan dipastikan ada surat serah terima hak guna/pakai atau hibah dari pemilik ke Lurah/Kades;
Administrasi dan Konsumsi harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia.
Berdasarkan hasil kesepakatan Swadaya Masyarakat pada tahap perencanaan sebelumnya maka pelaksanaan pengadaannya pada tahap pelaksanaan konstruksi adalah :
a. Tentukan jenis-jenis, volume dan nama-nama yang akan memberikan swadaya berupa : dana tunai, bahan, alat, administrasi, konsumsi sebagaimana hasil kesepakatan swadaya awal;
b. Sampaikan kepada setiap warga yang akan berswadaya, waktu penyerahan swadaya kepada pihak pelaksana pekerjaan. Waktu penyerahan swadaya ini agar disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan dan diusahakan lebih awal terealisasi. Penyerahan swadaya tersebut sebaiknya dilakukan langsung oleh yang bersangkutan tetapi dapat juga diwakilkan.
c. Swadaya yang diterima oleh pelaksana pekerjaan (KSM/Panitia) harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan atau buku administrasi Bahan/Alat Swadaya dan mengarsipkannya dengan baik sebagai bahan pertanggungjawab kepada masyarakat. Selanjutnya bahan/alat tersebut dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik.
Pedoman Teknis Pengamanan Dampak (Safeguards) Lingkungan dan Sosial proyek ini.
2. Pengadaan Langsung/Survei Harga
Untuk pengadaan yang bernilai kurang dari/sama dengan Rp
15.000.000,- (lima belas juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara survei harga bahan/alat di sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat dan kemudian membandingkan serta memilih harga yang terendah dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui.
Secara rinci langkah-langkah pelaksanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa.
2. Lakukan Survey Harga sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat.
Tim pengadaan (sekurang-kurangnya 3 orang atau lebih berjumlah ganjil) melakukan survey harga bahan/alat yang akan dibeli/sewa pada sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat. Hasil Survey ini harus dicatat dan diarsipkan sebagai bahan pertanggungjawaban.
Apabila waktu survey/investigasi harga yang telah disepakati pada waktu perencanaan awal (penyusunan RAB Proposal) belum melewati satu bulan maka Hasil Survey Harga tersebut dapat langsung dipergunakan sebagai acuan harga. Namun apabila waktunya telah melewati satu bulan (dari tanggal Survey) maka harus dilakukan survey kembali. Masa berlakunya survey harga hanya satu bulan dan bila telah lebih harus dilakukan survey kembali sebelum melaksanakan pengadaan.
Bila harga terendah yang diperoleh di lapangan lebih tinggi dari harga yang digunakan dalam menghitung rencana anggaran biaya (RAB), maka dianjurkan ditempuh langkah-langkah berikut :
a. Bila kenaikan harga kurang dari 10%.
¾ Mengurangi volume pekerjaan tanpa mengorbankan mutu pekerjaan
¾ Mempertahankan volume pekerjaan dengan menambah porsi swadaya.
b. Bila kenaikan harga melebihi dari 10%
Dalam kondisi seperti ini dan tambahan dana tidak mungkin dicari dan disediakan maka keputusan kebijakan yang akan ditempuh harus dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan wilayah.
3. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat.
pengadaan mengevaluasi harga hasil survey untuk memilih dan menyepakati toko/pemasok dengan harga terendah untuk setiap jenis bahan/alat dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui.
4. Sesuiai dengan rencana pengadaan (jenis, kuantitas, spesifikasi dan waktu) yang telah disusun sebelumnya, Tim Pengadaan membuat/menyampaikan Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Pesanan tersebut sebaiknya dibuat dalam bentuk surat pesanan (tertulis) dan disampaikan juga ke bagian keuangan KSM/Panitia untuk persiapan pembayarannya. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Panitia maupun dengan pihak pemasok itu sendiri.
5. Bahan yang diterima di proyek dari pemasok harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya. Tim Pengadaan harus
tegas/berani menolak bahan yang diserahkan oleh pemasok/toko bila cacat/tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Bila telah dilakukan pemeriksaan dan diterima,
kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya.
6. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan yang telah ditetapkan oleh KSM/Panitia.
Beberapa hal penting yang harus diperhatikan :
9 Pembelian material, pembelian/sewa alat harus sesuai dengan kebutuhan (termasuk persyaratan kualitas) pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll.
9 Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;
9 Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.
9 Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahanalat, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan.
2. Pengadaan Terbatas / Pemilihan dengan Penawaran
Untuk pengadaan yang bernilai diatas atau lebih dari Rp 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara memilih sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok yang dianggap memiliki reputasi yang baik dan dapat diandalkan serta mengundangnya untuk mengajukan penawaran. Untuk itu Tim Pengadaan KSM/Panitia akan menyusun Daftar Kebutuhan Bahan atau Alat yang dibutuhkan dengan jumlah masing-masing bahan/alat dan spesifikasi yang dipersyaratkan termasuk lokasi pengiriman untuk diserahkan ke toko/pemasok yang akan mengajukan penawaran. Contoh Daftar diberikan di lampiran 2. Di mana perlu, ditambahkan keterangan seperti ukuran, kualitas, lokasi (bila tidak di tepi jalan kendaraan roda empat), dan tanggal barang / alat diperlukan di lapangan. Daftar ini diberikan kepada para calon pemasok bersama formulir Surat Penawaran untuk dilengkapi dan ditandatangani.
Pada waktu penawaran diterima;
untuk KSM maka penawaran yang diterima kemudian dibuka di suatu rapat anggota KSM, dibaca bergiliran, dibahas dan dipilih yang paling murah sebagai pemenang,
untuk Panitia, penawaran yang diterima harus dibuka dalam rapat Panitia dan BKM/LKM yang diselenggarakan khusus untuk itu dan dibaca dengan suara keras dan kemudian dibahas.
Pemasok dengan harga terendah ditetapkan sebagai pemenang. Tim Pengadaan KSM/Panitia akan membuat berita acara untuk itu. Keputusan pemenang ini kemudian secara tertulis di sampaikan ke pemasok yang menang. Keputusan beserta penawaran dari toko/pemasok harus dipublikasikan di beberapa tempat yang strategis. Tim Pengadaan KSM/Panitia mencatat seluruh proses pengadaan dan menyimpan dokumen asli dalam arsip yang rapi.
¾ Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun
sebelumnya.
Adapun langkah-langkah pengadaan secara terbatas adalah sebagaimana diuraikan pada table dibawah ini:
Langkah-langkah Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas :
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Durasi
Penanggung jawab 1. Pembentukan Tim Pengadaan,
o Tim ini dibentuk dan ditetapkan oleh BKM/LKM/UPL. o Jumlah Tim Pengadaan
minimal terdiri dari 5 orang dan harus berjumlah ganjil;
o Anggota Tim Pengadaan
harus terdapat wakil UPL dan KSM terkait dan boleh ditambah pihak ketiga yang dianggap lebih mampu (tidak boleh Konsultan PNPM duduk sebagai Anggota Tim
Pengadaan) Selambat-lambatnya 1 hari setelah BKM/LKM melakukan pencairan Dana ke rekening KSM Selambat-lambatnya 1 hari sebelum pengumuman
2 hr BKM/LKM/UPL Terbentuknya Tim Pengadaan
2 Penyusunan dokumen pengadaan
Contoh bentuk Dokumen RKS, terlampir. Selambat-lambatnya 1 hr sebelum Pendaftaran/ pengambilan dokumen
2 hr Tim Pengadaan Dokumen pengadaan/RKS yang minimal memuat :
Nama/Volume/Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat
Pekerjaan dan Pemberi pekerjaan; Jadwal Pengadaan (Penjelasan Kantor/Lapangan, Pemasukan Penawaran), Ketentuan Penawaran (bentuk surat penawaran, bentuk Rincian Harga Penawaran, Cara penyampaian penawaran), persyaratan penyedia jasa, Metode Evaluasi Penawaran. 3 Pengumuman selambat-lambatnya 1 hari setelah Ada-nya Tim Pengadaan
Tim Pengadaan Pengumuman melalui media yang ada. Diupayakan informasi ini dapat diketahui oleh pihak pemasok yang ada di desa setempat/terdekat;
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Durasi
Penanggung jawab 4 Pendaftaran Peserta &
Pengambilan Dokumen pada hari dikeluarkan-nya pengu-muman. Selambat-lambatnya 3 hr sejak pengumman
3 hr Tim Pengadaan Daftar Peserta & Tanda Terima Dokumen Pengadaan
5 Undangan/Penyampaian
Undangan kepada Calon Peserta untuk mengikuti Penjelasan Kantor Sejak hari pertama pendaftaran Selambat-lambatnya 1 hari setelah berakhirnya pengambilan dokumen
3 hr Tim Pengadaan Undangan diterima Pemasok
6 Penjelasan Kantor (diikuti Penjelasan Lapangan bila diperlukan)
1 hari setelah berakhirnya pendaftaran
- 1 hr Tim Pengadaan Daftar Hadir Peserta Pemasok dan BA
Penjelasan (masing-masing untuk kantor & Lapangan)
7 Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang (Musyawarah Pengadaan)
Catatan :
Untuk meningkatkan
transparanasi dan akuntabilitas kegiatan maka pada acaran : Pemasukan, pembukaan, Evaluasi & Penetapan
Pemenang ini, Tim Pengadaan harus mengundang seluruh anggota KSM terkait, wakil BKM/LKM, wakil UPL, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Faskel.
3 hr setelah penjelasan
kantor
Pada Jam yang disepakti oleh Tim & seluruh Peserta Pemasok bahwa Pembukaan
Penawaran telah selesai hari yang sama dengan pemasukan)
1 hr Tim Pengadaan
¾ Daftar Hadir seluruh Peserta (baik
Peserta undangan maupun Peserta Pemasok)
¾ BA Hasil Pemasukan, Pembukaan
Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang
¾ Sebaiknya Daftar Hadir Pemasok dan
Undangan dibuat terpisah.
Penjelasan Tatacara Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Penilaian/Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang :
1. Peserta Pemasok menyampaikan penawaran dalam satu sampul tertutup kepada Tim Pengadaan, selanjutnya peserta mengisi daftar hadir;
2. Setelah waktu/Jam yang ditentukan (sesuai jadwal pemasukan pada dokumen pengadaan) untuk pemasukan selesai, Tim Pengadaan menyampaikan kepada peserta bahwa waktu pemasukan penawaran telah selesai/ditutup;
3. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi pembukaan penawaran;
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Durasi
Penanggung jawab
penawaran yang disampaikan (besarnya nilai penawaran, Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha); 5. Segera setelah poin 2 selesai, Tim secara langsung melakukan pengecekan kebenaran hasil perkalian/penjumlahan nilai biaya penawaran seperti yang
tertera pada Rincian harga penawaran yang diajukan pemasok (koreksi aritmetika), lalu menyampaikan kebenaran atau kesalahan yang terjadi apabila ditemukan.
6. Apabila ditemukan perbedaan antara Nilai Penawaran yang ditulis dalam Angka dan Huruf maka Nilai yang dipakai harus yang tertera sesuai tulisan huruf.
7. Apabila hasil koreksi aritmetika ditemukan ada kesalahan maka Nilai akhir penawaran peserta yang digunakan adalah nilai hasil koreksi aritmetika (bukan sebagaimana yang tertulis dalam surat penawaran).
8. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Tuan Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan pemasok tersebut. Apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya menyatakan tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR.
9. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila : a. Didalam Dokumen Penawarannya tidak terdapat rincian harga penawaran;
b. Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur poin 8 diatas.
c. Ketiadaan salah satu atau ketiga-tiganya dari surat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati bersama oleh semua peserta).
d. Peserta/Pemasok yang tidak mengambil dokumen dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.
10. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi;
11. Peserta dengan Peringkat Pemenang Pertama dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian Kerjasama dengan KSM.
8 Penandatangan Perjanjian
Kerjasama antara KSM selaku Pemberi Kerja dengan Pemasok
Selambat-lambatnya 2 hari setelah
Pengumuman Pemenang
2 hr Ketua KSM Surat Perjanjian Pengadaan Bahan/Alat.
Catatan :
Bentuk perjanjian kerjasama ini dapat berbentuk Harga Satuan atau Lampsum dan tanpa kompensasi berupa kenaikan harga meskipun ada perubahan harga kemudian hari;
3. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung
Bila di wilayah kerja proyek/sub proyek hanya tersedia 1 toko/pemasok atau jenis barang/alat yang dibutuhkan bersifat khusus yang tidak tersedia di banyak toko/pemasok maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan penunjukan langsung tanpa terikat pada jumlah nilai harga pengadaan. Untuk itu Tim Pengadaan KSM/Panitia akan menyusun daftar kebutuhan bahan/alat dengan spesifikasinya dan jumlah masing-masing bahan/alat untuk diserahkan ke toko/pemasok yang bersangkutan. Satuan harga yang digunakan adalah satuan harga hasil survei yang telah dievaluasi oleh konsultan, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa.
Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya.
Beberapa hal penting yang harus diperhatikan :
9 Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll.
9 Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;
9 Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.
9 Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahan, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan.
b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat tersebut.
Acuan yang digunakan adalah Daftar Toko/Pemasok yang telah ditentukan berdasarkan Rencana Pengadaan/Kesepakatan Harga Satuan Hasil Survey.
c. KSM membuat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan untuk persiapan pembayarannya. Upaya ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Warga maupun dengan pihak pemasok itu sendiri.
d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya.
e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan atau petugas khusus yang telah ditetapkan oleh KSM untuk tugas itu.
B. PENGADAAN JASA KONSTRUKSI
Pada dasarnya pelaksanaan konstruksi dalam konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini adalah pola swakelola yang dapat dilakukan dengan pola: 1. Swakarya dan padat karya yang dapat dibedakan menjadi 2 sebagai berikut:
a. Swakarya gotong royong murni; dimana kontribusi keswadayaan masyarakat diwujudkan dalam tenaga kerja, pendanaan, barang dan mungkin tanah. Meskipun pelaksanaan pekerjaan konstruksi dilakukan secara swakelola apabila pengadaan barang melalui pemasok/toko, maka pelaksanaannya harus mengikuti prosedur yang telah dijelaskan di atas. b. Swakarya semi gotong royong; dimana kontribusi kewadayaan
masyarakat tidak termasuk tenaga kerja tetapi dalam bentuk lain (in natura), maka harus mengikuti ketentuan sebagai berikut :
Warga yang ikut bekerja dengan kesepakatan bersama yang diputuskan dalam suatu musyawarah warga dapat menerima upah yang besarnya maksimum setingkat upah tenaga kerja bangunan didasarkan standar pemerintah untuk jenis dan lokasi pekerjaan, sebagaimana ditetapkan dinas setempatyang berwenang.
Untuk pekerjaan dengan pola pelaksanaan seperti tersebut di atas harus mengikuti ketentuan bahwa rencana arsitektur dan desain teknis harus disesuaikan untuk dapat digunakan oleh awam dan disetujui oleh konsultan/instansi teknis tekait kab/kota setempat. Prasarana yang terkait dengan jaring pelayanan yang lebih luas harus mendapat persetujuan pemerintah untuk menjamin berfungsinya jaringan prasarana tersebut.
Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan/sebagian pekerjaan tertentu dibutuhkan jasa konstruksi dari pihak ke 3 maka dilakukan cara berikut :
2. Pengadaan Langsung/Survei Harga, bila nilai pekerjaan tersebut kurang dari/sama dengan dari Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat langsung mengadakan jasa konstruksi yang dibutuhkan pada penyedia jasa setempat / terdekat dengan mengacu pada harga satuan hasil survei dari sekurang-kurang-nya 3 penyedia jasa.
3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, bila nilai pekerjaan lebih dari/sama dengan Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan pengadaan dengan mencari dan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 penyedia jasa yang dianggap memiliki reputasi baik dan dapat diandalkan dan kemudian memilih harga
yang paling rendah di antara ke-3 pengusaha yang mengajukan penawaran tersebut. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/panitia. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaran pun dapat diterima.
¾ Dapat menggunakan contoh Surat Penawaran Barang ("Barang" diubah dengan "Jasa") dan contoh lampirannya seperti pada Lamp/ran Pedoman ini.
4. Penunjukan Langsung, bila penyedia jasa yang tersedia hanya 1, maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan penunjukan langsung kepada penyedia jasa yang ada / tersedia, dengan menggunakan acuan harga satuan yang telah dievaluasi oleh Konsultan.
C. PENGADAAN TENAGA AHLI / TERAMPIL ( KONSTRUKSI)
Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan tertentu dibutuhkan jasa tenaga ahli/terampil maka dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Survei tenaga ahli/terampil. Tim Pengadaan KSM/Panitia dgn dibantu Fasilitator menyusun kerangja acuan kerja tenaga ahli/terampil. Kemudian mengadakan survei tenaga ahli/terampil yang dibutuhkan tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. Kualifikasi tenaga ahli/teramoil harus sdh terlebih disetujui oleh konsultan.
2. Pemilihan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dgn dibantu Fasilitator menyusun kerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. kemudian melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil secara langsung dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/Panitia.
3. Penunjukan; Bila di wilayah kerja proyek/sub-proyek hanya ada satu pilihan tenaga ahli/terampil atau pekerjaan menuntut adanya tenaga ahli/terampil tententu yang tidak banyak tersedia di pasaran maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan cara menunjuk langsung tenaga ahli/terampil yang bersangkutan, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/Panitia.
D. PENGADAAN TENAGA AHLI PENDAMPING (PLPBK)
1. Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif PLP BK
I. Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif
Tenaga Ahli pendamping perencanaan partisipatif adalah tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidang “perencanaan partisipatif hasil perencanaan/pembangunan kawasan” yang akan direkrut dan ditugaskan untuk mendampingi dan memperkuat kapasitas masyarakat (BKM,Lurah / Kepala Desa, Tim Perencanaan partisipatif) dalam melaksanakan setiap tahapan PLP BK, yang fokus pada kegiatan perencanaan partisipatif.
maupun Tim dengan catatan: satu orang Koordinator Tim akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihak Masyarakat (dalam hal ini diwakili oleh
pihak Kelurahan.) II. Tugas Utama
Tugas Utama tenaga Ahli Perencanaan partisipatif dalam kegiatan ini adalah mendampingi masyarakat di dalam mengembangkan strategi perencanaan partisipatif, dan melakukan inisiasi awal terhadap upaya-upaya perencanaan partisipatif hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.
III. Syarat
a. Sarjana (S1) Arsitektur/Perancangan Kota, telah lulus minimal > 3 Tahun
b. Berpengalaman minimal >3 tahun dalam proyek perencanaan permukiman kota atau perencanaan tata ruang kota atau RTBL
c. Memiliki pengalaman proyek perencanaan/perancangan
(pembangunan kawasan) dengan pendekatan partisipatif > 1 tahun d. Memiliki kemampuan berkoordinasi
e. Memiliki kreatifitas dan inovasi dibidang perencanaan pembangunan permukiman
f. Bersedia ditempatkan dan bertugas dilokasi proyek (Kelurahan/Desa)
IV. Langkah
Perekrutan Tenaga Pendamping akan dilaksanakan oleh Lurah akan dilakukan dengan tahapan :
a. Perumusan dan memahami kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan oleh BKM dan Lurah / Kepala Desa yang difasilitasi oleh Tim Koordinator Kabupaten/Kota.
b. Proses pencarian kandidat tenaga pendamping melalui iklan di surat kabar lokal .
Pada iklan ini akan dijelaskan tujuan perekrutan, persyaratan teknis serta ketentuan administratif terkait. Rentang waktu dari proses pengumuman hingga penutupan adalah 1 minggu.
c. Proses seleksi terhadap tenaga pendamping
Kandidat tenaga pendamping akan diseleksi pertama kali berdasarkan persyaratan teknis kemudian administratif. Setelah diperoleh maksimal 3 kandidat terbaik, maka akan dilakukan proses wawancara. Kemudian setelah diperoleh calon terpilih, maka calon tersebut akan menandatangani kontrak individu dengan Lurah dan BKM/LKM
d. Pelatihan bagi Tenaga Pendamping
Pelatihan tenaga pendamping perlu dilakukan agar diperoleh persamaan persepsi mengenai pelaksanaan program PLP-BK terutama tugas dan tanggung jawab sebagai Tenaga Pendamping dan peran yang perlu dilakukan dalam TIPP
NO JENIS KEGIATAN PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS ALAT BUKTI 1. Bimbingan Rekruitmen Tenaga pendamping SF/Askot PLP-BK, BKM, serta tim TIPP kelurahan
1. SF/Askot memberikan bimbingan dan diskusi kepada BKM dan kelurahan tentang:
• Mengapa perlu Tenaga
Pendamping.
• Apa dan siapa tenaga pendamping • Kriteria Umum tenaga pendamping • Mekanisme rekruitmen.
• Azas-azas perekrutan tenaga
pendamping (profesionalisme, akuntabilitas, keterbukaan dll)
• Berita acara
Bimbingan
• Daftar Hadir
2. Perumusan Kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli pendamping
BKM, Lurah/Kepala Desa, Tim Inti Perencanaan
dengan di fasilitasi oleh SF & Askot PLP-BK
2. BKM dan Lurah serta TIPP melakukan FGD/rembug menentukan kebutuhan, menyepakati kriteria, syarat, tenaga Ahli Pendamping. (kegiatan ini dilakukan dengan mengacu kepada Buku Pedoman Pelaksanaan PLP-BK) 3. Melakukan rembug untuk mekanisme
pengumuman kebutuhan tenaga pendamping di media massa, mekanisme pendaftaran/penerimaan berkas lamaran, penilaian calon (administratif dan wawancara) serta mekanisme penentuan Tenaga pendamping
4. Penyepakatan & Pembentukan Panitia seleksi
a. Berita acara penyepakatan kriteria dan syarat b. Berita acara penyepakatan mekanisme pengumuman, mekanisme pendaftaran, penilaian administrasi serta wawancara, serta mekanisme pengumuman pemenang c. Daftar Panitia seleksi d. Daftar Hadir 3. Pengumuman Rekruitmen BKM &
Kelurahan 1. BKM & Kelurahan menyepakati materi pengumuman, serta pilihan media yang paling mewadahi kepentingan
masyarakat setempat
2. BKM & kelurahan menghubungi pihak media dan melakukan negoisasi, penawaran dan kesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-hal teknis lainnya • Draft materi tayangan pengumuman • Kontrak kerjasama dengan media/bukti pembayaran penayangan • Bukti penayangan 4. Pendaftaran/pemasukan
Berkas lamaran BKM & Kelurahan 1. Panitia seleksi menyiapakan segala keperluan penerimaan pendaftaran (ATK, Petugas penerima lamaran, tanda bukti pendaftaran/stempel)
• Daftar / bukti
pemasukan berkas
• Dokumen lamaran
dari peserta 5.. Penilaian administrasi Calon
Tenaga Pendamping BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi
SF,ASKOT dan Tim Teknis
1. Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/ Askot serta tim Teknis melakukan pengujian terhadap berkas administrasi pelamar
2. hasil pengujian di rekapitulasi dan di pilah. Dokumen yang lolos adminstrasi dipersiapkan untuk dipanggil dalam wawancara sementara dokumen yang tidak lolos di simpan sebagai arsip 3. Panitia seleksi membuat berita acara
penilaian dokumen yang diperkuat dengan tanda tangan para penilai dan saksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis)
• Berita acara
penilaian
• Daftar hadir
6. Penilaian Wawancara BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis
1. Panitia seleksi melakukan persiapan wawancara dengan menyepakati panduan pertanyaan serta sistim skoring wawancara. ( wajib mengedepankan asas transparansi dan akuntabilitas)
2. Panitia seleksi mengirimkan surat/informasi panggilan wawancara bagi peserta terpilih
3. Panitia seleksi melakukan wawancara terhadap peserta yang terpilih dan melakukan penilaian.
4. Panitia seleksi membuat berita acara dan tabulasi nilai hasil wawancara
• Berita Acara
seleksiswawancar a
• Berita Acara hasil
wawancara
• Daftar hadir
peserta wawancara
7 Rapat/Rembug Penetapan
tenaga Ahli pendamping BKM & Kelurahan , SF, ASKOT dan Tim
Teknis
1. Panitia Seleksi menyiapkan segala berkas hasil seleksi
2. BKM , Lurah serta TIPP dengan di fasilitasi Askot& SF melakukan FGD/rembug dengan agenda utama mendengarkan paparan tim seleksi mengenai proses serta hasil seleksi (penilaian administratif maupun hasil wawancara)
3. Rapat memberikan klarifikasi dan tanggapan terhadap tim sebelum memutuskan pemenang seleksi 4. Tim Seleksi dengan
mempertimbangkan masukan forum membuat keputusan pemenang seleksi
• Berita acara rapat • Daftar hadir peserta • Berita acara pengumuman pemeng seleksi 8. Pengumuman, Penjelasan pekerjaan dan Pembuatan Kontrak kerja pendamping Masyarakat
BKM,
Kelurahan, dan SF/ASKOT
1. BKM dan Lurah berdasarkan berita acara pengumuman pemenang seleksi memanggil peserta lols seleksi.
2. Dibantu dengan SF dan askot BKM dan kelurahan melakukan diskusi dengan pemenang sleksi mengenai tugas, hak dan kewajiban calon tenaga pendamping
3. Setelah dicapai kesepahaman maka dilanjutkan dengan membuat kontrak kerjasama antara BKM/Kelurahan dengan Tenaga Ahli pendamping tersebut
• Berita acara rapat
penjelasan
• Daftar Hadir
peserta
• Kontrak kerjasama
V. Rambu-Rambu Pengumuman Lowongan Tenaga Pendamping Masyarakat
Prinsip dasar
1. Pengumuman melalui media masaa ini diharapka akan menjamin proses transaparansi dan akuntabilitas di dalam proses pengadan tenaga pendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yang transparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendamping yang memenuhi kualifikasi dan “kebutuhan” yang diharapkan.
2. Pengumuman melalui media diharapkan pula mampu menggambarkan kebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang dimaksudkan, sehingga pihak-pihak yang secara ideologis tidak sejalan dengan cita-cita besar PLP-BK, sudah sejak awal mendapatkan informasi sehingga tidak merasa perlu untuk mengikuti proses seleksi (terseleksi secara alamiah)
3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambar dengan jelas bahwa “masyarakat merupakan end user” dari program ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untuk mencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentingan masyarakat tersebut 4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informative dan
komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakat setempat)
2. Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran PLP BK I. Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran
Tenaga Ahli pendamping pemasaran adalah tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidang “pemasaran ide-ide gagasan pengembangan sosial dan ekonomi serta hasil perencanaan/pembangunan kawasan” yang akan direkrut dan ditugaskan untuk mendampingi dan memperkuat kapasitas masyarakat (BKM,Lurah / Kepala Desa, Tim Pemasaran) dalam melaksanakan setiap tahapan PLP BK, yang fokus pada kegiatan pemasaran.
Tenaga Ahli pendamping pemasaran dapat perorangan maupun Tim dengan catatan: satu orang Koordinator Tim akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihak Masyarakat (dalam hal ini diwakili oleh pihak Kelurahan.)
II. Tugas Utama
Tugas Utama tenaga Ahli Pemasaran dalam kegiatan ini adalah mendampingi masyarakat di dalam mengembangkan strategi pemasaran, dan melakukan inisiasi awal terhadap upaya-upaya pemasaran hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.
Setidaknya Tenaga Ahli Pendamping pemasaran melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Memfasilitasi Tim Pemasaran untuk menyusun Rencana dan Strategi Pemasaran Internal (kepada masyarakat setempat)maupun eksternal (pihak-pihak di luar masyarakat wilayah setempat)
2. Memberikan peningkatan Kapasitas kepada Tim Pemasaran terkait hal-hal yang menyangkut upaya-upaya pemasaran dan atau penggalangan dukungan berbagai pihak terhadap upaya penataan lingkungan di wilayah setempat.
3. Mendampingi dan memberikan arahan kepada Tim Pemasaran di dalam melakukan upaya pemasaran dan atau penggalangan dukungan terhadap upaya penataan lingkungan, terutama terkait hal-hal berikut:
a. Melakukan identifikasi potential partner b. Menganalisis peluang
c. Menyiapkan strategi presentasi
d. Menyusun dan menyiapkan alat/tools presentasi
e. Mendampingi Tim Pemasaran untuk praktek presentasi/komunikasi dan penggalangan mitra potential
f. Mendampingi dan memberikan arahan/fasilitasi kepadaTim Pemasaran di dalam menyusun pola dan dokumen kerjasama yang saling menguntungkan
4. Di dalam masa kontrak pendampingan, Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran memiliki kewajiban untuk mendampingi Tim Pemasaran samapi dengan mendapatkan komitmen bantuan/kerjasama yang memiliki nilai nominal setara dengan 40% BLM PLPBK di wilayah tersebut
III. Syarat
1. Perorangan atau Ketua Tim harus memiliki kualifikasi akademik Sarjana (S1) dari disiplin ilmu yang relevan(Arsitek, Planologi, Komunikasi, Antropologi, Pengembangan Wilayah, Ekonomi Pembangunan dengan kegiatan pemasaran sebuah kawasan dan atau rencana-rencana pengembangan sebuah kawasan, yang telah lulus minimal >= 3 Tahun 2. Diutamakan berpengalaman di bidang pemasaran kawasan
permukiman, kawasan industri, kawasan sentra produksi dan budaya, kawasan pariwasata dan atau sejenisnya
3. Memiliki Pengalaman dan Kemampuan yang cukup untuk melakukan sosialisasi, komunikasi,dan negosiasi kepada pemerintah (daerah dan atau pusat) maupun kepada pihak – pihak lain (investor swasta, lembaga Internasional, BUMN dan sejenisnya)
4. Memiliki Visi yang baik (visoner) terhadap pengembangan kawasan. 5. Memiliki pemahaman dan visi yang cukup terhadap Perencanaan
Kawasan/Tata Ruang wilayah.
6. Memiliki Pemahaman yang cukup terhadap aktifitas Pemberdayaan Masyarakat
7. Memiliki Kompetensi dan atau pengalaman di bidang :
• Entrepreunership termasuk di dalamnya mengorganisasikan kegiatan/event sosial marketing dan kegiatan pemasaran perencanaan pengembangan kawasan.
• Komunikasi dan atau social marketing
• Menghitung rencana investasi (termasuk di dalamnya perhitungan cost and beneffit)
• Memiliki kreatifitas dan inovasi di dalam membangun strategi pemasaran, dan mengembangkan event pemasaran rencana pembangunan kawasan
• Memiliki kemampuan untuk dapat mentransformasikan kompetensinya tersebut secara sederhana kepada masyarat
8. Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dalam skala kecil maupun besar.
9. Bersedia ditempatkan dan bertugas dilokasi proyek (Kelurahan/Desa) Secara detil aktifitas seleksi ini dapat dilihat dalam tabel berikut:
NO JENIS KEGIATAN PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS ALAT BUKTI
1. Bimbingan Rekruitmen
Tenaga pendamping SF/Askot PLP-BK, BKM, serta tim TIPP kelurahan
1. SF/Askot memberikan bimbingan dan diskusi kepada BKM dan kelurahan tentang:
• Mengapa perlu Tenaga Pendamping.
• Apa dan siapa tenaga pendamping
• Kriteria Umum tenaga pendamping • Mekanisme rekruitmen. • Azas-azas perekrutan tenaga pendamping (profesionalisme, akuntabilitas, keterbukaan dll) • Berita acara Bimbingan • Daftar Hadir
2. Perumusan Kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli pendamping BKM, Lurah/Kepala Desa, Tim Inti Perencanaan dengan di fasilitasi oleh SF & Askot PLP-BK
2. BKM dan Lurah serta TIPP melakukan FGD/rembug menentukan kebutuhan, menyepakati kriteria, syarat, tenaga Ahli Pendamping. (kegiatan ini dilakukan dengan mengacu kepada Buku Pedoman Pelaksanaan PLP-BK)
3. Melakukan rembug untuk mekanisme pengumuman kebutuhan tenaga pendamping di media massa, mekanisme pendaftaran/penerimaan berkas lamaran, penilaian calon (administratif dan wawancara) serta mekanisme penentuan Tenaga pendamping
4. Penyepakatan & Pembentukan Panitia seleksi • Berita acara penyepakatan kriteria dan syarat • Berita acara penyepakatan mekanisme pengumuman, mekanisme pendaftaran, penilaian administrasi serta wawancara, serta mekanisme pengumuman pemenang • Daftar Panitia seleksi • Daftar Hadir 3. Pengumuman
Rekruitmen BKM & Kelurahan 1. BKM & Kelurahan menyepakati materi pengumuman, serta pilihan media yang paling mewadahi kepentingan masyarakat setempat
2. BKM & kelurahan menghubungi pihak media dan melakukan negoisasi, penawaran dan kesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-hal teknis lainnya • Draft materi tayangan pengumuman • Kontrak kerjasama dengan media/bukti pembayaran penayangan • Bukti penayangan 4. Pendaftaran/pemasukan
Berkas lamaran BKM & Kelurahan 1. Panitia seleksi menyiapakan segala keperluan penerimaan pendaftaran (ATK, Petugas penerima lamaran, tanda bukti pendaftaran/stempel)
• Daftar / bukti pemasukan berkas • Dokumen lamaran dari peserta
5. Penilaian administrasi Calon Tenaga Pendamping BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis
1. Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/ Askot serta tim Teknis melakukan pengujian terhadap berkas administrasi pelamar 2. hasil pengujian di rekapitulasi
dan di pilah. Dokumen yang lolos adminstrasi dipersiapkan untuk dipanggil dalam
wawancara sementara dokumen yang tidak lolos di simpan sebagai arsip
3. Panitia seleksi membuat berita acara penilaian dokumen yang diperkuat dengan tanda tangan para penilai dan saksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis)
• Berita acara penilaian • Daftar hadir
peserta penilaian
6. Penilaian Wawancara BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis
1. Panitia seleksi melakukan persiapan wawancara dengan menyepakati panduan
pertanyaan serta sistim skoring wawancara. ( wajib
mengedepankan asas
transparansi dan akuntabilitas) 2. Panitia seleksi mengirimkan
surat/informasi panggilan wawancara bagi peserta terpilih 3. Panitia seleksi melakukan
wawancara terhadap peserta yang terpilih dan melakukan penilaian.
4. Panitia seleksi membuat berita acara dan tabulasi nilai hasil wawancara • Berita Acara seleksiswawa ncara • Berita Acara hasil wawancara • Daftar hadir peserta wawancara 7. Rapat/Rembug
Penetapan tenaga Ahli pendamping BKM & Kelurahan , SF, ASKOT dan Tim Teknis
1. Panitia Seleksi menyiapkan segala berkas hasil seleksi 2. BKM , Lurah serta TIPP dengan
di fasilitasi Askot& SF melakukan FGD/rembug dengan agenda utama mendengarkan paparan tim seleksi mengenai proses serta hasil seleksi (penilaian
administratif maupun hasil wawancara)
3. Rapat memberikan klarifikasi dan tanggapan terhadap tim sebelum memutuskan pemenang seleksi 4. Tim Seleksi dengan
mempertimbangkan masukan forum membuat keputusan pemenang seleksi • Berita acara rapat • Daftar hadir peserta • Berita acara pengumuman pemeng seleksi
8. Pengumuman, Penjelasan pekerjaan dan Pembuatan Kontrak kerja pendamping Masyarakat BKM, Kelurahan, dan SF/ASKOT
4. BKM dan Lurah berdasarkan berita acara pengumuman pemenang seleksi memanggil peserta lols seleksi.
5. Dibantu dengan SF dan askot BKM dan kelurahan melakukan diskusi dengan pemenang sleksi mengenai tugas, hak dan kewajiban calon tenaga pendamping
6. Setelah dicapai kesepahaman maka dilanjutkan dengan membuat kontrak kerjasama antara BKM/Kelurahan dengan Tenaga Ahli pendamping tersebut • Berita acara rapat penjelasan • Daftar Hadir peserta • Kontrak kerjasama
Rambu-Rambu Pengumuman Lowongan Tenaga Pendamping Masyarakat
Prinsip dasar
1. Pengumuman melalui media masa ini diharapkan akan menjamin proses transaparansi dan akuntabilitas di dalam proses pengadan tenaga pendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yang transparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendamping yang memenuhi kualifikasi dan “kebutuhan” yang diharapkan.
2. Pengumuman melalui media diharapkan pula mampu menggambarkan kebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang dimaksudkan, sehingga pihak-pihak yang secara ideologis tidak sejalan dengan cita-cita besar PLP-BK, sudah sejak awal mendapatkan informasi sehingga tidak merasa perlu untuk mengikuti proses seleksi (terseleksi secara alamiah)
3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambar dengan jelas bahwa “masyarakat merupakan end user” dari program ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untuk mencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentingan masyarakat tersebut
4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informative dan komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakat setempat)
LAMPIRAN :
1. DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI 2. PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS
3. SURAT PENAWARAN
4. RINCIAN HARGA PENAWARAN
5. SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI
6. SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN 7. SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA
8. BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN
9. BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN,PENETAPAN PEMENANG
Lampiran 1 DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI
MELALUI PENGADAAN TERBATAS KETENTUAN UMUM
Pasal 1 :
NAMA PEKERJAAN, SUMBER DANA, TEMPAT PEKERJAAN & PEMBERI KERJA
1. Nama Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi Kerja :
(a) Nama Pekerjaan : Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ... dengan spesifikasi teknis dan volume sebagaimana terlampir.
(b) Sumber Dana : Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Paket / PLPBK Program PNPM MP berdasarkan SPPB BKM Nomor : ... tanggal... bulan... tahun ...
(c) Tempat Pekerjaan : Kel./ Desa : ... Kecamatan : ... Kab/Kota : ... Provinsi : ... (d) Pemberi Kerja : BKM / KSM / Panitia : ..., selaku Penanggungjawab Utama pelaksanaan pekerjaan sesuai SPPB Nomor : ... tanggal ... bulan ... tahun ...
Pasal 2 :
PERATURAN PENGADAAN 1. Penjelasan Umum
a. Peserta Pengadaan harus membaca dengan seksama dan mengerti petunjuk-petunjuk yang diberikan sebagaimana tertulis dibawah ini. Tidak ada gugatan yang dapat dipertimbangkan untuk alasan-alasan yang disebabkan oleh karena tidak membaca atau tidak memenuhi petunjuk – petunjuk ini atau karena pertanyaan kesalah pahaman mengenai arti dan isinya, baik sebagian maupun secara keseluruhan.
b. Tim Pengadaan atas nama KSM/Panitia mengundang penawaran untuk pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat*), untuk Pekerjaan : ..., dengan Lingkup pekerjaan*) :
9 Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan; 9 Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi,
Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*)
sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dinyatakan dalam kontrak pekerjaan.
