Konsep Dasar Sistem Pengendalian

(1)

Konsep Dasar Sistem Pengendalian

Prof. Dr. Sri Mulyani, S.E., M.Si., Ak.

istem pengendalian merupakan upaya yang dilakukan oleh sebuah organisasi untuk melakukan langkah-langkah pengawasan agar hasil yang tercapai bisa sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Selain proses manajemen dan operasional organisasi, sistem pengendalian adalah komponen aspek penting lainnya yang menentukan kesuksesan upaya pencapaian tujuan organisasi. Semakin tepat sistem pengendalian yang digunakan, semakin besar pula kontribusinya pada upaya pencapaian tujuan organisasi. Sistem pengendalian memiliki berbagai tipe pengendalian, yang membedakan satu pengendalian dengan pengendalian lainnya adalah orientasi pelaksanaan pengendaliannya. Sehingga pengetahuan atas berbagai tipe pengendalian akan memudahkan dalam melakukan pengendalian yang tepat.

Untuk dapat mengimplementasikan sebuah sistem pengendalian yang baik, Anda diharapkan mengetahui terlebih dahulu konsep-konsep dasar sistem pengendalian yang ada. Sehingga bayangan yang dimiliki untuk melakukan sebuah pengendalian dapat lebih mudah didapatkan.

Setelah mempelajari modul 1 ini diharapkan Anda mampu menjelaskan konsep dasar sistem pengendalian. Secara khusus, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan mampu:

1. Menjelaskan pengertian, tujuan, dan fungsi sistem pengendalian; 2. Menjelaskan jenis tipe pengendalian;

3. Menjelaskan proses desain serta evaluasi pengendalian.

S

(2)

Kegiatan Belajar 1

Pengertian, Tujuan, dan Fungsi Sistem

Pengendalian

A. PENGERTIAN SISTEM DAN PENGENDALIAN

1. Sistem

Sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling bekerja sama dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Romney dan Steinbart, 2015). Sebuah organisasi juga dapat dikatakan sebagai suatu sistem, karena terdiri dari berbagai departemen, komponen organisasi, dan fungsi kerja masing-masing yang bertindak sebagai subsistem untuk menjalankan aktivitasnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati. Dalam sebuah sistem, seluruh subsistem/komponen memiliki peran masing-masing, apabila salah satu dari komponen ini tidak bekerja, maka kerja sistem akan terganggu dan tujuan dari sistem tidak pernah akan tercapai. Sebagai gambaran, dalam sistem pernapasan manusia terdapat banyak sekali komponen dan prosedur yang saling bekerja sesuai fungsinya masing-masing, dengan satu tujuan yaitu menghasilkan oksigen untuk bernafas. Apabila salah satu fungsi saja tidak berjalan maka akan mengganggu fungsi komponen lainnya, bahkan apabila sudah sangat besar pengaruhnya bisa membuat manusia tersebut berhenti bernafas.

Tentunya sistem sangat diperlukan untuk menjalankan fungsi pengelolaan seluruh lini kegiatan. Sebuah sistem diperlukan agar setiap aktivitas dan tindakan yang dilakukan dapat berjalan sesuai standar, terkoordinasi, dan sistematis sehingga output yang dihasilkan memenuhi kriteria yang diinginkan. Termasuk dalam kegiatan pengendalian, dengan dimilikinya sebuah sistem pengendalian yang baik, maka diharapkan kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Bahkan apabila seluruh sistem telah dapat menjamin tindakan dilakukan dengan tepat dalam seluruh situasi, mungkin tidak akan lagi dibutuhkan manajer manusia.

(3)

Sumber : http://coretanalfin.blogspot.com/2016/03/peran-analis-sistem.html

Gambar 1.1 Peran Sistem

2. Pengendalian

Pengendalian digunakan oleh para manajer untuk membuat langkah-langkah agar seluruh komponen di dalam sebuah organisasi dapat sejalan dengan apa yang diinginkan dan yang telah direncanakan, sehingga dengan sendirinya pengendalian harus mencerminkan perencanaan. Pengendalian juga berperan untuk mendeteksi potensi adanya kelemahan yang terjadi sebagai umpan balik bagi manajemen dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaannya. Pengendalian penting dilakukan untuk mengamankan dari kemungkinan kegagalan dalam pencapaian tujuan, karena dengan adanya pengendalian ini langkah-langkah yang diambil sudah ada perencanaannya, termasuk perhitungan terhadap dampak dari risiko yang akan ditimbulkan.

(4)

Salah satu alat yang biasanya digunakan sebagai media pengendalian adalah anggaran. Penganggaran adalah perumusan rencana dalam angka-angka untuk periode tertentu. Secara umum anggaran disusun melalui tahap sebagai berikut:

a. Penentuan Pedoman Anggaran

1) Menetapkan rencana besar perusahaan 2) Membentuk panitia penyusun anggaran b. Persiapan Anggaran

▪ Membuat ramalan anggaran (forecast) c. Penentuan Anggaran

1) Menyesuaikan rencana akhir komponen anggaran 2) Mengkoordinasikan & menelaah komponen anggaran 3) Pengesahan & pendistribusian anggaran

d. Pelaksanaan Anggaran

▪ Membuat laporan realisasi anggaran

Anggaran adalah laporan tentang hasil-hasil yang diantisipasikan dalam angka keuangan. Menyatakan perencanaan dalam angka-angka dan memecahkannya dalam komponen yang cocok dengan struktur organisasi, anggaran menghubungkan perencanaan dan membolehkan pendelegasian wewenang tanpa hilangnya pengendalian. Anggaran melakukan langkah pengendalian dalam organisasi dengan membandingkan antara hasil aktual dengan anggaran. Cara pengendalian lain di antaranya adalah:

a. analisis data statistik tentang aspek operasi perusahaan; b. analisis laporan masalah;

c. audit operasional; d. observasi personil.

Pengendalian biasanya tidak bersifat otomatis, dibutuhkan indra-indra manajer untuk mendeteksi dan melakukan pengendalian. Proses pengendalian memerlukan interaksi antarindividu. Untuk menilai apakah tindakan yang dilakukan sesuai dengan standar atau tidak, seorang manajer harus turun langsung ke lapangan untuk melakukan tindakan pengendalian. Kadangkala subjektivitas dan pengalaman juga diperlukan dalam proses pengendalian. Masalah pengendalian yang utama adalah bagaimana memengaruhi pihak lain dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti sejauh dimungkinkan, tujuan pribadi dapat konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri.

(5)

Perangkat kendali Assesor Perbandingan dengan ukuran standar Effektor Perubahan sikap, jika dibutuhkan Organisasi yang sedang dikendalikan Detektor Informasi mengenai apa yang terjadi

B. TUJUAN DAN FUNGSI SISTEM PENGENDALIAN 1. Tujuan Sistem Pengendalian

Dengan adanya sistem pengendalian diharapkan dapat membantu manajemen dalam memutuskan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi, dan bagian dari sistem pengendalian adalah perbandingan penyelesaian aktual dengan perencanaan yang telah dibuat. Untuk mencapai tujuannya tersebut, menurut Anthony dan Govindarajan (2007), sistem pengendalian membutuhkan beberapa elemen utama, yaitu sebagai berikut. a. Pelacak (detector) – perangkat yang digunakan untuk mengukur apa yang

sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

b. Penaksir (assessor) – perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

c. Pelaksana (effector) – perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.

d. Jaringan komunikasi (communication network) – perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor, dan antara assessor dengan effector.

Sumber: (Anthony dan Govindarajan 2007)

Gambar 1.2

(6)

2. Fungsi Pengendalian

Beberapa hal yang dapat mengakibatkan kegagalan pencapaian tujuan, sehingga dibutuhkannya sistem pengendalian adalah sebagai berikut.

a. Kekurangjelasan dalam memberikan arahan. Beberapa orang kadangkala gagal menjalankan pekerjaan yang mudah, karena dia tidak benar-benar paham apa tujuan sebenarnya dari yang dia kerjakan. Oleh karena itu, salah satu fungsi sistem pengendalian adalah untuk menginformasikan kepada pegawai bagaimana agar mereka bisa memaksimalkan kontribusinya untuk mencapai tujuan keseluruhan dari organisasi. b. Motivasi untuk mencapai tujuan. Kadangkala walaupun seseorang paham

apa yang harus dikerjakan, namun dia tidak mengerjakannya karena tidak memiliki motivasi untuk mengerjakannya. Hal ini salah satunya disebabkan oleh ketidaksamaan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi. Hal yang paling bahaya dari masalah ini adalah pegawai bisa melakukan kecurangan dan pencurian. Dengan adanya sistem pengendalian hal-hal tersebut tentu saja dapat dihindari dengan cara menyelaraskan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

c. Keterbatasan individu. Apabila arahan sudah jelas dan motivasi untuk mencapai tujuan sudah dimiliki oleh para pegawai, namun pencapaian tujuan juga bisa jadi gagal dilakukan dikarenakan keterbatasan orang tersebut untuk mencapai tujuan. Keterbatasan tersebut mencakup keterbatasan dalam hal kepandaian, pengalaman, pengetahuan, fisik, maupun hal-hal lainnya. Dengan adanya sistem pengendalian, masalah tersebut bisa dengan cepat diketahui dan dibuatkan solusi alternatif untuk memecahkan permasalahan tersebut.

Sistem pengendalian yang baik selain digunakan sebagai media pengendalian dari strategi yang sedang dilaksanakan, juga dapat berfungsi sebagai dasar pembuatan strategi baru di masa yang akan datang, yang biasa dikenal sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

(7)

Sumber : https://pixabay.com/id/vectors/perencana-mengevaluasi-penilaian-3643025/

Gambar 1.3

Ilustrasi Pengendalian interaktif

3. Sudut Pandang Faktor yang Dikendalikan

Menurut Anthony dan Govindarajan (2007), dilihat dari sudut pandang faktor yang dikendalikannya, sistem pengendalian memiliki dua sisi pengendalian yaitu sebagai berikut.

a. Pengendalian faktor internal. Pengendalian manajemen berkaitan dengan makna apakah seluruh elemen internal organisasi dapat memahami tujuan organisasi secara tepat. Hal ini akan berkaitan dengan pemahaman komponen organisasi mengenai cara memaksimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan, serta kapabilitas komponen tersebut untuk mewujudkan tujuan organisasi. Pengendalian manajemen akan berfokus pada pencapaian tujuan organisasi dapat ditularkan kepada seluruh komponen internal organisasi.

b. Pengendalian faktor eksternal. Suatu organisasi selain mengawasi kegiatan internalnya, tentu perlu juga mengamati faktor eksternal untuk mengawasi dampak yang mungkin dapat memengaruhi upaya pencapaian tujuan. Pengendalian faktor eksternal bersifat dinamis dan luas, berfokus pada pengendalian faktor-faktor di luar organisasi yang memiliki potensi memengaruhi faktor internal yang dimiliki. Arah kebijakan pengendalian faktor eksternal adalah mengenai kombinasi kelebihan dan kekurangan organisasi untuk dapat mengatasi lingkungan eksternal yang memiliki kaitan dengan organisasi.

(8)

1) Apakah yang dimaksud dengan sistem? 2) Sebutkan manfaat dari pengendalian!

3) Sebutkan elemen-elemen dari sistem pengendalian!

4) Sebutkan hal yang melatarbelakangi dibutuhkannya sistem pengendalian! 5) Sebutkan dua bagian utama pengendalian manajemen!

Petunjuk Jawaban Latihan

1) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 1 Modul 1 pada bagian pengertian sistem dan pengendalian. Sistem adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling bekerja sama dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Romney dan Steinbart, 2015). Sistem diperlukan agar setiap aktivitas dan tindakan yang dilakukan dapat berjalan sesuai standar, terkoordinasi, dan sistematis sehingga output yang dihasilkan memenuhi kriteria yang diinginkan.

2) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 1 Modul 1 pada bagian pengertian sistem dan pengendalian. Manfaat pengendalian bagi para manajer adalah untuk membuat langkah-langkah agar seluruh komponen di dalam sebuah organisasi dapat sejalan dengan apa yang diinginkan dan yang telah direncanakan, sehingga dengan sendirinya pengendalian harus mencerminkan perencanaan. Pengendalian juga berperan untuk mendeteksi potensi adanya kelemahan yang terjadi sebagai umpan balik bagi manajemen dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaannya.

3) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 1 Modul 1 pada bagian tujuan dan fungsi sistem pengendalian. Elemen-elemen dari sistem pengendalian yaitu 1) Pelacak (detector) – perangkat yang digunakan untuk mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2) Penaksir (assessor) – perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3) Pelaksana (effector) – perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi. 4) Jaringan komunikasi (communication

LAT IH A N

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

(9)

network) – perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor, dan antara assessor dengan effector.

4) Silahkan Anda Baca Kegiatan Belajar 1 Modul 1 pada bagian tujuan dan fungsi sistem pengendalian. Hal yang melatarbelakangi dibutuhkannya sistem pengendalian yaitu 1) Kekurangjelasan dalam memberikan arahan. Beberapa orang kadangkala gagal menjalankan pekerjaan yang mudah, karena dia tidak benar-benar paham apa tujuan sebenarnya dari yang dia kerjakan. 2) Motivasi untuk mencapai tujuan. Dengan adanya sistem pengendalian hal-hal yang merugikan organisasi dapat dihindari dengan cara menyelaraskan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. 3) Keterbatasan individu. Apabila arahan sudah jelas dan motivasi untuk mencapai tujuan sudah dimiliki oleh para pegawai, namun pencapaian tujuan juga bisa jadi gagal dilakukan dikarenakan keterbatasan orang tersebut untuk mencapai tujuan. Keterbatasan tersebut mencakup keterbatasan dalam hal kepandaian, pengalaman, pengetahuan, fisik, maupun hal-hal lainnya. Dengan adanya sistem pengendalian, masalah tersebut bisa dengan cepat diketahui dan dibuatkan solusi alternatif untuk memecahkan permasalahan tersebut.

5) Silahkan Anda Baca Kegiatan Belajar 1 Modul 1 pada bagian tujuan dan fungsi sistem pengendalian. Dua bagian utama pengendalian manajemen yaitu Pengendalian faktor internal dan Pengendalian faktor eksternal.

Organisasi yang memiliki sebuah sistem pengendalian yang baik, diharapkan kegiatan pencapaian tujuan sebuah organisasi yang dilakukan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Pengendalian digunakan oleh para manajer untuk membuat langkah-langkah agar seluruh komponen di dalam sebuah organisasi dapat sejalan dengan apa yang diinginkan dan yang telah direncanakan, sehingga dengan sendirinya pengendalian harus mencerminkan perencanaan.

Salah satu alat yang biasanya digunakan sebagai media pengendalian adalah anggaran. Penganggaran adalah perumusan rencana dalam angka-angka untuk periode tertentu.

Proses pengendalian memerlukan interaksi antarindividu. Untuk menilai apakah tindakan yang dilakukan sesuai dengan standar atau tidak, seorang manajer harus turun langsung ke lapangan untuk melakukan tindakan pengendalian. Dengan adanya sistem pengendalian diharapkan membantu manajemen dalam memutuskan apa yang seharusnya

(10)

dilakukan oleh organisasi, dan bagian dari sistem pengendalian adalah perbandingan penyelesaian aktual dengan perencanaan yang telah dibuat. Sistem pengendalian yang baik selain digunakan sebagai media pengendalian dari strategi yang sedang dilaksanakan, juga dapat berfungsi sebagai dasar pembuatan strategi baru di masa yang akan datang, yang biasa dikenal sebagai pengendalian interaktif.

1) Berikut ini yang bukan merupakan contoh dari sebuah sistem adalah .… A. pernafasan makhluk hidup

B. manajemen sebuah organisasi

C. pimpinan yang mengerjakan tugas kerja seorang diri D. pengendalian manajemen pada suatu institusi

2) Berikut ini yang bukan tujuan dari sebuah sistem adalah .… A. mempermudah kerja sama dalam mencapai tujuan B. membuat sistem kerja menjadi sistematis dan teratur C. memastikan tujuan organisasi pasti tercapai

D. mempermudah aktivitas pengendalian 3) Apakah yang dimaksud dengan subsistem?

A. inti dari sebuah sistem

B. roda penggerak kegiatan dari suatu sistem

C. penanggung jawab atas komponen/bagian suatu sistem

D. komponen/bagian dari suatu sistem yang memiliki peran tertentu 4) Berikut ini merupakan media pengendalian dengan membuat perencanaan

dari sisi keuangan kemudian sebagai dasar pembanding dengan pelaksanaannya adalah .…

A. audit operasional B. anggaran

C. observasi personil D. analisis laporan masalah

5) Berikut ini merupakan manfaat dari sebuah pengendalian, kecuali .… A. memudahkan komunikasi antarkomponen organisasi

B. memudahkan dalam pendeteksian potensi kelemahan suatu pekerjaan TES F ORM AT IF 1

(11)

C. mengamankan dari kemungkinan kegagalan pencapaian tujuan D. membuat langkah tertentu agar komponen dalam organisasi dapat

sejalan sesuai yang direncanakan

6) Elemen sistem pengendalian yang bertugas sebagai pelaksana kegiatan pengendalian disebut .…

A. detector B. assessor C. effector

D. jaringan komunikasi

7) Apakah fungsi jaringan komunikasi dalam sebuah sistem pengendalian?

A. bentuk komunikasi antarkomponen B. perangkat penyampai informasi

C. perangkat pengukur faktor pengendalian D. pelaksana sistem pengendalian

8) Berikut ini yang bukan merupakan alasan dibutuhkannya sistem pengendalian adalah .…

A. untuk mendapatkan pendapatan yang sebesar-besarnya B. kekurangjelasan dalam memberikan arahan

C. motivasi untuk mencapai tujuan D. keterbatasan individu

9) Apakah yang dimaksud dengan pengendalian interaktif ?

A. bentuk pengendalian di mana setiap personil yang terlibat dilibatkan secara aktif dalam proses interaksinya

B. proses pemanfaatan berbagai sumber daya organisasi untuk membantu proses pengendalian

C. bentuk pengendalian menggunakan keterlibatan aktif seluruh personilnya

D. bentuk pengendalian yang dapat juga bermanfaat untuk acuan pengendalian strategi berikutnya

10) Pengendalian faktor internal bertujuan untuk .…

A. memaksimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan B. memastikan seluruh elemen internal memahami strategi eksternal

yang sudah ditetapkan

C. menyesuaikan strategi internal dengan apa yang terjadi di eksternal D. mempermudah proses teknis pekerjaan

(12)

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.

Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar 100% Jumlah Soal 

(13)

Kegiatan Belajar 2

Jenis Tipe Pengendalian

erchant dan Stede (2017) membagi pengendalian ke dalam berbagai tipe pengendalian. Pembagian ini dilakukan untuk memudahkan dalam melakukan analisis permasalahan yang perlu dikendalikan, tipe pengendalian yang harus dilakukan, dan tindak lanjut dari pengendalian yang harus dilakukan. Namun pada aplikasinya, bisa saja sebuah permasalahan memiliki lebih dari satu tipe upaya pengendalian. Berikut gambaran berbagai tipe pengendalian yang memungkinkan.

A. PENGENDALIAN TINDAKAN

Pengendalian tindakan ini dititikberatkan pada pengendalian atas suatu aktivitas yang dilakukan berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian ini biasanya efektif digunakan apabila manajer mengetahui tindakan apa yang diperlukan dan manajer memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa tindakan yang diperlukan tersebut dapat terwujud. Beberapa tipe pengendalian tindakan berikut ini.

1. Pembatasan tindakan. Pengendalian ini bersifat pencegahan kepada seseorang untuk tidak melakukan hal-hal yang dapat merugikan organisasi. Pengendalian dapat bersifat fisik maupun administratif. Contoh upaya pengendalian bersifat fisik di antaranya adalah:

a. penguncian pada laci-laci yang menyimpan data penting; b. menggunakan password pada komputer;

c. pembatasan akses pada area-area yang terdapat barang maupun informasi yang penting dan sensitif.

Contoh upaya pengendalian bersifat administratif adalah:

a. pembatasan otoritas penggunaan uang berdasarkan jabatan dan tanggung jawab masing-masing;

b. pembatasan hak dalam mengambil keputusan;

c. pembagian tugas sesuai dengan tugas pokok fungsi masing-masing.

M

(14)

Dalam praktiknya pengendalian fisik dan administratif ini dapat dikombinasikan, sehingga tercipta sebuah sistem pengendalian yang saling melengkapi dan memperkecil terjadinya kesalahan yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi.

Sumber : https://pixabay.com/id/illustrations/kualitas-tanda-centang-kait-2470673/

Gambar 1.4

Kualitas Pengendalian dalam Tindakan

2. Pengecekan sebelum bekerja. Pengecekan meliputi di dalamnya adalah pengecekan terhadap keberlangsungan dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan. Manajemen dapat memberi masukan untuk menyetujui kegiatan, memberikan modifikasi, atau merekomendasikan hal lainnya sebelum persetujuan akhir dari kegiatan diberikan. Artinya tipe ini mempelajari terlebih dahulu sebuah tindakan yang akan dilakukan secara matang, termasuk di dalamnya mempertimbangkan aspek-aspek yang akan terjadi atau timbul. Bentuk pengecekan bisa dibagi dalam bentuk formal maupun informal.

3. Akuntabilitas tindakan. Akuntabilitas berkaitan dengan kemampuan individu/organisasi untuk menyampaikan dan melaporkan kegiatannya secara terbuka dan transparan sesuai dengan standar yang telah dibuat. Implementasi akuntabilitas tindakan membutuhkan beberapa tahapan, yaitu:

a. mendefinisikan tindakan apa yang disetujui dan tidak disetujui; b. mengomunikasikannya dengan pelaksana kegiatan;

c. mengamati pelaksanaan kegiatan;

(15)

4. Redundansi. Redundansi melibatkan penugasan komponen organisasi cadangan untuk melakukan pekerjaan, tujuannya adalah untuk mengantisipasi apabila terjadi hal-hal tertentu agar proses pencapaian tujuan dapat terus berjalan.

Tabel 1.1

Hubungan Pengendalian Masalah dengan Pengendalian Tindakan.

Tipe Pengendalian Tindakan

Masalah Pengendalian Ketidakjelasan Arahan Kendala Motivasi Keterbatasan Personil Batasan Pengetahuan Perilaku x

Pengecekan sebelum tindakan x x x

Akuntabilitas tindakan x x x

Redundansi x x

Sumber: (Merchant dan Stede 2017)

Dalam pengendalian tindakan ini, upaya pengendalian lebih dititikberatkan pada aspek pencegahan dan pendeteksian masalah. Dalam format pencegahan, upaya pengendalian dibuat sebelum permasalahan terjadi, sementara reaksi pendeteksian masalah dilakukan setelah masalah ditemukan baru kemudian dibuatkan pengendaliannya.

B. PENGENDALIAN HASIL

Pengendalian ini sangat berorientasi pada hasil dan performa akhir yang bertujuan memberikan motivasi dan gambaran kepada para pelaksana untuk mengetahui apa dampak yang dapat mereka rasakan apabila sebuah tujuan berhasil ataupun gagal dikerjakan. Dasar yang digunakan untuk pengendalian berorientasi hasil ini, selain berdasar pada rencana awal yang sudah direncanakan, juga berdasar pada perbandingan antara personil satu dengan lainnya. Dengan adanya pengendalian berorientasi hasil ini, seluruh elemen dapat mengetahui konsekuensi dari segala yang dilakukannya. Sehingga seluruh elemen dituntut untuk lebih dapat menemukan dan meningkatkan potensi dan ritmenya masing-masing. Seperti jenis pengendalian lainnya, jenis pengendalian ini juga belum tentu dapat dilaksanakan di seluruh kondisi. Tipe pengendalian ini biasanya akan efektif dilaksanakan pada lingkungan yang

(16)

seluruh komponennya bisa saling berkompetisi dan dapat bekerja secara profesional. Tipe pengendalian ini juga kerap disebut dengan pengendalian yang terdesentralisasi, karena manajemen bersikap menunggu umpan balik (feed back) dari para pegawainya untuk menilai efektivitas sistem kerja, baru kemudian membuatkan sistem pengendaliannya.

Sumber : https://pixabay.com/id/illustrations/bisnis-ide-pertumbuhan- ide-bisnis-3189797/

Gambar 1.5

Ilustrasi Pencapaian Tujuan Organisasi

Tanpa supervisi dan intervensi dari manajer, seharusnya tujuan organisasi sudah dapat dimengerti dan diwujudkan oleh para pelaksana, sehingga pelaksana dapat menggunakan potensinya untuk mencapai tujuan tersebut. Beberapa elemen dari pengendalian hasil adalah sebagai berikut.

1. Pendefinisian dimensi kinerja. Pendefinisian ini diperlukan agar seluruh komponen organisasi dapat memahami apa yang sebenarnya diinginkan. Apabila target yang diinginkan sudah jelas, maka diharapkan dapat memberikan gambaran kepada mereka tentang bagaimana strategi pencapaiannya.

2. Mengukur kinerja. Pada dasarnya cara pengukuran kinerja dibagi dalam dua kategori, yaitu dengan ukuran finansial dan non-finansial. Ukuran dari aspek finansial dapat diukur dari laba neto (net income), laba per saham (EPS), imbal hasil aset (ROA), imbal hasil investasi (ROI), dan lainnya. Sedangkan aspek non-finansial berupa tingkat pertumbuhan pasar, kepuasan pelanggan, kepuasan kerja pegawai, dan lain-lain.

(17)

3. Membuat target kinerja. Target kinerja kemudian akan dikembangkan sebagai standar kerja di kemudian harinya. Pembuatan target kinerja yang jelas diharapkan dapat memengaruhi motivasi kerja, karena apabila target yang diinginkan dapat dengan jelas tergambar akan memudahkan para personil untuk membuat tahapan untuk mencapai tujuan tersebut dan selanjutnya memberikan motivasi untuk mencapai tujuan.

4. Membuat skema hadiah dan hukuman (reward and punishment). Pemberian hadiah dan hukuman merupakan elemen terakhir dari sistem pengendalian berorientasi hasil ini. Hadiah dapat bisa berbentuk macam-macam seperti kenaikan gaji, bonus, promosi, kesempatan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan individu, dan masih banyak lagi. Sementara hukuman dapat berupa penurunan pangkat, gaji, bahkan yang terberat bisa sampai pemecatan. Pemberian skema hadiah dan hukuman ini diharapkan dapat memberikan motivasi dan peringatan kepada para personil. Namun terkadang pemberian skema hadiah dan hukuman dapat membuat suasana kerja menjadi tidak nyaman dan menjadi hal yang cukup sensitif, hal ini terutama disebabkan oleh kurang jelasnya aturan main dalam pemberian hadiah dan hukuman tersebut. Sehingga dibutuhkan aturan yang jelas dan objektivitas dalam menilai seseorang berkaitan dengan pemberian hadiah dan hukuman.

Dalam pengendalian berorientasi hasil ini diasumsikan seluruh komponen organisasi sudah mengetahui dan memiliki gambaran tentang tujuan yang ingin dicapai, sehingga dalam beberapa hal pimpinan cenderung sangat percaya kepada bawahannya. Berikut tiga hal yang dapat membuat sebuah pengendalian berorientasi hasil dapat berjalan efektif:

1. pimpinan harus mengetahui target tujuan yang ingin dikendalikan; 2. harus dimilikinya kemampuan untuk memengaruhi pihak lain di internal

organisasi dalam mencapai tujuan;

3. harus dimilikinya kemampuan untuk mengukur tujuan secara efektif. C. PENGENDALIAN PERSONIL & LINGKUNGAN

Dalam pengendalian personil dan lingkungan ini, organisasi memberikan landasan kerja, kemudian para pelaksana menggunakan landasan tersebut untuk bertindak dan memotivasi dirinya sendiri. Pengendalian personil dan lingkungan memiliki peranan cukup penting dalam sebuah sistem

(18)

pengendalian yang menyeluruh karena apabila organisasi berhasil mendapatkan orang yang tepat, ditempatkan di tempat yang tepat, dan tentu saja ditunjang dengan lingkungan serta budaya kerja yang baik hal tersebut sudah memberikan nilai yang sangat besar bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

1. Pengendalian Personil

Seperti judulnya tipe pengendalian personil ini berorientasi personil untuk dapat mengontrol dirinya sendiri. Tipe pengendalian ini biasa juga dikenal dengan istilah self monitoring (penilaian pribadi). Dengan adanya prinsip penilaian pribadi ini memberikan kesan bahwa organisasi memberikan kepercayaan penuh dan tanggung jawab kepada tiap-tiap personil untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian personil ini menuntut pimpinan organisasi sudah mengetahui dengan baik pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, para personil yang dilibatkan ini haruslah sudah terjamin kapasitasnya. Untuk mendapatkan personil yang memiliki kapasitas yang baik, pimpinan harus memperketat proses pemilihan personil tersebut. Beberapa hal yang perlu dilakukan agar pengendalian personil ini dapat berjalan dengan baik adalah:

a. Seleksi dan penempatan kerja yang baik. Menemukan orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi tertentu adalah hal yang mutlak dilakukan, terutama ketika tipe pengendalian yang dipilih adalah pengendalian personil, atau biasa dikenal dengan istilah the right man in the right place (orang yang tepat di tempat yang tepat pula). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penempatan kerja adalah mengenai latar belakang pendidikan, pengalaman, kepribadian, dan kemampuan-kemampuan tertentu. Memang sebenarnya urusan seleksi dan penempatan kerja ini juga digunakan pada tipe pengendalian lainnya, namun dalam pengendalian berorientasi personil ini, peran seleksi dan penempatan kerja sangat penting sekali.

b. Pelatihan kerja. Pelatihan kerja merupakan cara yang sering dilakukan untuk membuat pekerja memiliki keterampilan tertentu untuk memberikan nilai tambah dalam pencapaian tujuan organisasi. Pelatihan kerja dapat bersifat formal maupun informal.

c. Pemenuhan kebutuhan personil. Organisasi harus dapat memberikan keperluan-keperluan yang dapat digunakan untuk membantu para personil dalam memenuhi harapan yang diberikan. Beberapa keperluan tersebut di antaranya berkaitan dengan gambaran dan rancangan kerja, sarana, prasarana, informasi terkait, kemampuan pengambilan keputusan menyangkut wewenangnya.

(19)

2. Pengendalian Lingkungan

Pengendalian lingkungan digunakan untuk mendorong terciptanya lingkungan dan budaya kerja yang baik, seperti kedisiplinan, kesopanan, perilaku, sistem kerja, dan lain sebagainya. Pengendalian lingkungan akan lebih efektif apabila setiap individu dalam organisasi memiliki keterkaitan dan komunikasi yang baik. Budaya kerja dibangun dari beberapa komponen dasar yaitu tradisi, norma, nilai-nilai, dan ideologi. Budaya kerja harus memperhatikan kebiasaan-kebiasaan yang terjadi di organisasi agar para personil organisasi tidak merasa asing dengan lingkungan kerjanya. Manajemen juga harus memperhatikan apakah budaya kerja yang dirancang dapat dilaksanakan atau tidak, jangan sampai budaya kerja yang dibangun sangat sulit untuk dilakukan karena disebabkan standar yang dibuat terlalu tinggi atau bahkan terlalu rendah, sehingga pada akhirnya rancangan budaya kerja yang akan dilaksanakan hanya menjadi semboyan-semboyan saja.

1) Sebutkan tipe-tipe pengendalian!

2) Sebutkan contoh aktivitas yang tergolong dalam kategori pengendalian tindakan!

3) Apakah yang dimaksud dengan pengendalian hasil?

4) Sebutkan tiga aspek yang berhubungan dengan pengendalian personil! 5) Apakah tujuan dari pengendalian lingkungan?

1) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 2 Modul 1 pada bagian jenis tipe pengendalian. Tipe-tipe pengendalian yaitu

1. Pengendalian Tindakan 2. Pengendalian Hasil

3. Pengendalian Personil & Lingkungan

2) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 2 Modul 1 pada bagian pengendalian tindakan. Contoh aktivitas yang tergolong dalam kategori pengendalian tindakan yaitu pengendalian bersifat fisik dan

LAT IH A N

(20)

administrative. Contoh upaya pengendalian bersifat fisik di antaranya adalah:

a. penguncian pada laci-laci yang menyimpan data penting; b. menggunakan password pada komputer;

c. pembatasan akses pada area-area yang terdapat barang maupun informasi yang penting dan sensitif.

Contoh upaya pengendalian bersifat administratif adalah:

a. pembatasan otoritas penggunaan uang berdasarkan jabatan dan tanggung jawab masing-masing;

b. pembatasan hak dalam mengambil keputusan;

c. pembagian tugas sesuai dengan tugas pokok fungsi masing-masing. 3) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 2 Modul 1 pada bagian

pengendalian hasil. Pengendalian hasil adalah pengendalian yang sangat berorientasi pada hasil dan performa akhir yang bertujuan memberikan motivasi dan gambaran kepada para pelaksana untuk mengetahui apa dampak yang dapat mereka rasakan apabila sebuah tujuan berhasil ataupun gagal dikerjakan.

4) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 2 Modul 1 pada bagian pengendalian personil dan lingkungan. Tiga aspek yang berhubungan dengan pengendalian personil yaitu 1) Seleksi dan penempatan kerja yang baik; 2) Pelatihan kerja. Pelatihan kerja merupakan cara yang sering dilakukan untuk membuat pekerja memiliki keterampilan tertentu untuk memberikan nilai tambah dalam pencapaian tujuan organisasi; dan 3) Pemenuhan kebutuhan personil. Organisasi harus dapat memberikan keperluan-keperluan yang dapat digunakan untuk membantu para personil dalam memenuhi harapan yang diberikan.

5) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 2 Modul 1 pada bagian pengendalian personil dan lingkungan. Tujuan pengendalian lingkungan adalah untuk mendorong terciptanya lingkungan dan budaya kerja yang baik, seperti kedisiplinan, kesopanan, perilaku, sistem kerja, dan lain sebagainya.

(21)

Pengendalian dibagi menjadi tiga tipe pengendalian, yaitu:

1. Pengendalian tindakan. Pengendalian tindakan ini dititikberatkan pada pengendalian atas suatu aktivitas yang dilakukan berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi.

2. Pengendalian hasil. Pengendalian ini sangat berorientasi pada hasil dan performa akhir, yang bertujuan memberikan motivasi dan gambaran kepada para pelaksana untuk mengetahui apa dampak yang dapat mereka rasakan apabila sebuah tujuan berhasil ataupun gagal dikerjakan.

3. Pengendalian personil dan lingkungan. Dalam pengendalian personil dan lingkungan ini, organisasi memberikan landasan kerja, kemudian para pelaksana menggunakan landasan tersebut untuk bertindak dan memotivasi dirinya sendiri.

1) Berikut ini yang bukan termasuk dalam suatu bentuk pengendalian, yaitu .…

A. pengendalian tindakan B. pengendalian hasil C. pengendalian personil D. pengendalian fasilitas

2) Pengendalian tindakan bertujuan untuk .…

A. memprioritaskan pada performa akhir yang baik B. memberikan landasan sistem pembagian kerja

C. mengarahkan lingkungan kerja yang kondusif dalam pencapaian tujuan

D. mengendalikan aktivitas yang berkaitan dengan pencapaian tujuan 3) Berikut ini yang termasuk dalam upaya pengendalian bersifat fisik dalam

upaya pengendalian tindakan, yaitu .…

A. pembagian tugas dan wewenang masing-masing personil B. area gudang yang tidak boleh dimasuki sembarang orang C. otorisasi pihak tertentu untuk penggunaan uang organisasi

D. memberikan kepercayaan yang tidak terbatas kepada personil tertentu RA NG KUM AN

TES F ORM AT IF 2

(22)

4) Contoh kegiatan pengendalian yang bersifat administratif adalah .… A. pembagian tugas sesuai dengan tugas pokok fungsi

B. penguncian laci yang menyimpan data C. seleksi dan penempatan kerja yang baik D. pembuatan rencana kerja yang teratur

5) Berikut ini yang bukan merupakan tipe dari pengendalian tindakan adalah...

A. pembatasan tindakan B. pengecekan sebelum bekerja C. seleksi dan penempatan kerja D. akuntabilitas tindakan

6) Bentuk pengukuran kinerja keuangan yang mengukur tingkat pengembalian/manfaat dari investasi adalah .…

A. Net income B. ROI C. ROA D. EPS

7) Apakah tujuan dari penggunaan sistem pengendalian berorientasi hasil ?

A. mengawasi segala bentuk tindakan/pekerjaan yang dilakukan B. memberikan peringatan agar setiap personil dapat berhati-hati dalam

melaksanakan tugas kerjanya

C. memotivasi setiap personil agar dapat terpacu untuk mendapatkan hasil yang maksimal

D. mempercayakan kepada setiap personil untuk dapat mengendalikan dirinya sendiri (self monitoring)

8) Salah satu komponen terpenting dari pola pengendalian berorientasi hasil adalah .…

A. standar prosedur kerja yang mendetail B. sistem reward and punishment yang jelas C. pengendalian lingkungan yang tepat D. struktur organisasi yang baik

9) Orientasi dari pelaksanaan pengendalian lingkungan mengarah pada .… A. organisasi mendapatkan keunggulan bersaing dengan pihak lain B. terciptanya lingkungan dan budaya kerja yang baik

C. tingkat produktivitas kerja yang tinggi

(23)

10) Fokus dari pelaksanaan pengendalian personil mengarah pada .… A. kepercayaan organisasi kepada tiap personil untuk pencapaian tujuan B. berorientasi pada hasil capaian kinerja setiap periodenya

C. pembuatan aturan kerja yang ketat D. pembagian tugas kerja yang jelas

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.

(24)

Kegiatan Belajar 3

Mendesain dan Mengevaluasi Sistem

Pengendalian

roses mendesain dan memperbaharui sebuah sistem pengendalian berkaitan dengan dua hal utama yaitu sistem pengendalian apa yang diharapkan dan sistem pengendalian seperti apa yang disukai. Pada praktiknya terkadang sesuatu yang diinginkan dan yang disukai akan berbeda, apalagi dalam kaitannya dengan sistem pengendalian. Sering terjadi perbedaan-perbedaan yang cukup jauh antara harapan yang diinginkan pihak manajemen, dengan apa yang diinginkan para pelaksana di lapangan. Biasanya semakin ketat sistem pengendalian akan membuat semakin tidak disukai atau merepotkan pelaksana pekerjaan. Fungsi pendesainan dan evaluasi sistem pengendalian inilah yang digunakan untuk menganalisis dan mengobservasi kemungkinan mengimplementasikan sistem pengendalian di dalam sebuah organisasi, dengan memperhatikan kedua aspek tersebut.

Untuk dapat merancang sebuah sistem pengendalian Merchant dan Stede (2017) mengatakan diperlukan pemahaman atas beberapa konsep dasarnya yaitu sebagai berikut.

1) Komponen operasi yang terpasang secara terus-menerus. Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus-menerus. Pengendalian manajemen merupakan bagian dari sistem terintegrasi dari suatu organisasi.

2) Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.

3) Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak. Perancangan dan pelaksanaan sistem pengendalian yang baik dalam suatu organisasi tidak secara langsung menjamin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya, karena sistem pengendalian merupakan salah satu

P

(25)

Tujuan

Strategi

Tindakan atau Hasil yang Dibutuhkan Personil Pekerjaan Situasi / keadaan Sistem Pengendalian Tindakan atau Hasil

yang Diinginkan

Perbandingan &

Evaluasi

Pemahaman

terhadap kebutuhan

Pemahaman

terhadap keinginan

komponen dalam pencapaian tujuan. Sehingga sistem pengendalian tersebut tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai, tetapi dapat memberikan jaminan keyakinan yang memadai.

Gambar 1.6

Kerangka Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen

Pemahaman terhadap tujuan dan strategi organisasi memberikan petunjuk dalam membuat rencana aksi, dari rencana aksi inilah baru kemudian didesain sistem pengendaliannya. Untuk tujuan pengendalian, penjelasan lebih spesifik tentang tujuan dan strategi sebuah organisasi akan membuat sistem pengendalian yang dibuat semakin kuat dan apa saja yang perlu dikendalikan.

(26)

Dua hal yang dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang perlu dikendalikan (Merchant dan Stede, 2017) adalah berikut ini.

1. Tindakan kunci. Tindakan kunci adalah tindakan utama yang harus dilakukan untuk memperbesar kemungkinan keberhasilan sebuah tujuan. Tindakan kunci ini yang perlu diketahui, karena terkadang tindakan kunci tidak secara jelas dapat diidentifikasi. Tindakan kunci untuk pegawai pabrik garmen di bagian pemotongan misalnya adalah posisi tubuh untuk memotong kain, posisi kain, ketebalan kain yang dapat dipotong, dan lain sebagainya. Namun semakin tinggi level tanggung jawab kerja seseorang akan semakin sulit dipahami tindakan kuncinya, karena bersifat tidak rutin dan kadangkala belum pernah ditemui kejadian seperti itu. Oleh karena itu, pengendalian untuk level pegawai terbawah akan lebih terdefinisikan secara jelas, dibandingkan dengan pimpinan di organisasi tersebut. 2. Hasil kunci. Hasil kunci dapat didefinisikan sebagai hal yang seharusnya

terjadi. Pada praktiknya hasil kunci yang menjadi kewajiban pimpinan biasanya jumlahnya tidak terlalu banyak, namun bersifat umum. Misalnya dalam sebuah perusahaan hasil kunci yang ditargetkan adalah mencapai keuntungan yang besar dan pengeluaran operasional dapat ditekan. Namun untuk level di bawah hasil kunci yang diharapkan lebih banyak secara kuantitas namun bersifat lebih spesifik. Misalnya pegawai bagian keuangan, dengan tujuan yang sama seperti pimpinannya di atas dia harus dapat menghitung besaran pemasukan dan pengeluaran secara akurat, membuat anggaran keuangan lebih rinci, menyeleksi pengeluaran agar lebih efisien, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan sistem pengendalian, pimpinan harus dapat mengomunikasikan kedua faktor tersebut kepada para bawahannya. Komunikasi yang baik dalam dua faktor tersebut diharapkan dapat membuat harapan yang diinginkan pihak manajemen dengan keinginan para pegawai tidak jauh berbeda. Apabila harapan dan keinginan tersebut tidak jauh berbeda dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian dapat berjalan efektif.

A. MEMILIH TIPE PENGENDALIAN

Beberapa tipe pengendalian belum tentu efektif untuk mengatasi beberapa masalah pengendalian. Seperti pengendalian berbasis hasil kurang efektif apabila personil yang dilibatkan memiliki keterbatasan dalam hal kemampuan,

(27)

untuk tipe pengendalian masalah ini yang lebih efektif adalah penekanan pada aspek pengendalian tindakan dan personil. Oleh karena itu, pemilihan tipe pengendalian harus dilakukan secara tepat agar hasil pengendalian pun dapat berjalan seperti yang diharapkan.

Sumber : https://pixabay.com/id/illustrations/pertemuan-bisnis-curah-gagas-1453895/

Gambar 1.7

Ilustrasi Pemilihan Pengendalian secara Tepat

Di antara ketiga tipe pengendalian, manajemen sebaiknya memulai dari pengendalian personil dan budaya terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena pengendalian personil dan budaya bersifat sentral dan cenderung tidak terlalu mengeluarkan biaya yang besar. Apabila suatu organisasi sudah memiliki personil dan budaya kerja yang dapat diandalkan, hal ini akan sangat memudahkan dalam proses pengendalian lainnya. Kedua faktor itu juga dapat menentukan keberhasilan pelaksanaan tipe-tipe pengendalian lainnya.

(28)

Tabel 1.2

Tipe Pengendalian dan Tipe Permasalahan

Tipe Pengendalian Tindakan

Tipe Permasalahan Ketidakjelasan Arahan Kendala Motivasi Keterbatasan Personil Pengendalian Tindakan Pembatasan tindakan x

Pengecekan sebelum bekerja x x x

Akuntabilitas tindakan x x x

Redundansi x

Pengendalian Hasil

Akuntabilitas hasil x x

Pengendalian Personil & Lingkungan

Seleksi dan penempatan kerja x x x

Pelatihan kerja x x

Pemenuhan kebutuhan personil x

B. MEMILIH TINGKAT KEKETATAN PENGENDALIAN

Tiga hal yang menjadi pertimbangan untuk menentukan apakah pengendalian di sebuah organisasi harus ketat atau tidak adalah berikut ini. 1. Keterkaitan antara tingkat keketatan pengendalian dengan efektivitas

pencapaian tujuan. Dalam sebagian besar kasus, semakin kritikal faktor yang dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi, akan semakin ketat tingkat pengendaliannya.

2. Biaya yang harus dikeluarkan untuk keketatan tingkat pengendalian. Seperti yang sudah diketahui, semakin ketat tingkat pengendalian tentunya semakin besar sumber daya yang dibutuhkan dan digunakan. Semakin besar sumber daya yang digunakan artinya akan semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan pula aspek biaya dan manfaat yang nantinya akan didapat, apakah biaya yang dikeluarkan akan senilai dengan hasil yang didapatkan nantinya atau tidak.

3. Apakah ada efek samping bila mengaplikasikan pengendalian dengan tingkat keketatan tertentu. Perlu diperhatikan pula apabila ada dampak dari tingkat keketatan pengendalian. Biasanya untuk industri yang

(29)

menuntut tingkat kreativitas yang tinggi, tingkat pengendalian dilakukan tidak terlalu ketat. Di sisi lain apabila dengan dilonggarkannya pengendalian dapat pula membuat personil dalam industri tertentu untuk tidak menunjukkan performanya secara maksimal.

Sumber : https://pixabay.com/id/illustrations/bisnis-pohon-pertumbuhan sukses-1137366/

Gambar 1.8

Ilustrasi Pengendalian yang Konsisten

Tentu saja pengendalian yang baik adalah pengendalian yang secara konsisten terus-menerus dilakukan. Jangan sampai keadaan menjadi tidak terkendali dikarenakan pengendalian tidak dijalankan, apalagi semua pihak sudah tidak peduli dengan sistem pengendalian. Yang akan terjadi adalah ketidakteraturan organisasi dalam upaya pencapaian tujuan, atau bahkan akan kehilangan arah dalam pencapaian tujuan.

(30)

1) Hal apakah yang memengaruhi proses mendesain dan memperbaharui sebuah sistem pengendalian!

2) Sebutkan konsep dasar yang perlu dipahami untuk merancang sebuah sistem pengendalian!

3) Apakah yang dimaksud dengan tindakan kunci dan hasil kunci! 4) Mengapa diperlukan kegiatan pemilihan tipe pengendalian?

5) Hal apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam menentukan keketatan sistem pengendalian?

1) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 3 Modul 1 pada bagian mendesain dan mengevaluasi sistem pengendalian. Hal yang memengaruhi proses mendesain dan memperbaharui sebuah sistem pengendalian adalah sistem pengendalian apa yang diharapkan dan sistem pengendalian seperti apa yang disukai. Sering terjadi perbedaan-perbedaan yang cukup jauh antara harapan yang diinginkan pihak manajemen, dengan apa yang diinginkan para pelaksana di lapangan.

2) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 3 Modul 1 pada bagian mendesain dan mengevaluasi sistem pengendalian. Konsep dasar yang perlu dipahami untuk merancang sebuah sistem pengendalian yaitu menurut Merchant dan Stede (2017) yaitu a) Komponen operasi yang terpasang secara terus-menerus berupa pengendalian manajemen yang merupakan bagian dari sistem terintegrasi dari suatu organisasi.; b) Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh manusia; dan c) memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak. Perancangan dan pelaksanaan sistem pengendalian yang baik dalam suatu organisasi tidak secara langsung menjamin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya, karena sistem pengendalian merupakan salah satu komponen dalam pencapaian tujuan.

LAT IH A N

(31)

3) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 3 Modul 1 pada bagian mendesain dan mengevaluasi sistem pengendalian. Pengertian tindakan kunci adalah tindakan utama yang harus dilakukan untuk memperbesar kemungkinan keberhasilan sebuah tujuan. Tindakan kunci untuk pegawai pabrik garmen di bagian pemotongan misalnya adalah posisi tubuh untuk memotong kain, posisi kain, ketebalan kain yang dapat dipotong, dan lain sebagainya. Namun semakin tinggi level tanggung jawab kerja seseorang akan semakin sulit dipahami tindakan kuncinya, karena bersifat tidak rutin dan kadangkala belum pernah ditemui kejadian seperti itu. Oleh karena itu, pengendalian untuk level pegawai terbawah akan lebih terdefinisikan secara jelas, dibandingkan dengan pimpinan di organisasi tersebut. Hasil kunci adalah sebagai hal yang seharusnya terjadi. Pada praktiknya hasil kunci yang menjadi kewajiban pimpinan biasanya jumlahnya tidak terlalu banyak, namun bersifat umum. Misalnya dalam sebuah perusahaan hasil kunci yang ditargetkan adalah mencapai keuntungan yang besar dan pengeluaran operasional dapat ditekan. Namun untuk level di bawah hasil kunci yang diharapkan lebih banyak secara kuantitas namun bersifat lebih spesifik. Misalnya pegawai bagian keuangan, dengan tujuan yang sama seperti pimpinannya di atas dia harus dapat menghitung besaran pemasukan dan pengeluaran secara akurat, membuat anggaran keuangan lebih rinci, menyeleksi pengeluaran agar lebih efisien, dan lain sebagainya.

4) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 3 Modul 1 pada bagian memilih tipe pengendalian. Kegiatan pemilihan tipe pengendalian dilakukan karena dari ketiga tipe pengendalian, manajemen sebaiknya memulai dari pengendalian personil dan budaya terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena pengendalian personil dan budaya bersifat sentral dan cenderung tidak terlalu mengeluarkan biaya yang besar. Apabila suatu organisasi sudah memiliki personil dan budaya kerja yang dapat diandalkan, hal ini akan sangat memudahkan dalam proses pengendalian lainnya. Kedua faktor itu juga dapat menentukan keberhasilan pelaksanaan tipe-tipe pengendalian lainnya.

(32)

5) Silahkan Anda baca Kegiatan Belajar 3 Modul 1 pada bagian memilih tingkat keketatan pengendalian. Terdapat tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan keketatan sistem pengendalian adalah berikut ini. a) Keterkaitan antara tingkat keketatan pengendalian dengan efektivitas

pencapaian tujuan. Dalam sebagian besar kasus, semakin kritikal faktor yang dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi, akan semakin ketat tingkat pengendaliannya.

b) Biaya yang harus dikeluarkan untuk keketatan tingkat pengendalian. Seperti yang sudah diketahui, semakin ketat tingkat pengendalian tentunya semakin besar sumber daya yang dibutuhkan dan digunakan. Semakin besar sumber daya yang digunakan artinya akan semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan pula aspek biaya dan manfaat yang nantinya akan didapat, apakah biaya yang dikeluarkan akan senilai dengan hasil yang didapatkan nantinya atau tidak.

c) Apakah ada efek samping bila mengaplikasikan pengendalian dengan tingkat keketatan tertentu. Perlu diperhatikan pula apabila ada dampak dari tingkat keketatan pengendalian. Biasanya untuk industri yang menuntut tingkat kreativitas yang tinggi, tingkat pengendalian dilakukan tidak terlalu ketat. Di sisi lain apabila dengan dilonggarkannya pengendalian dapat pula membuat personil dalam industri tertentu untuk tidak menunjukkan performanya secara maksimal

Proses mendesain dan memperbaharui sebuah sistem pengendalian berkaitan dengan dua hal utama yaitu sistem pengendalian apa yang diharapkan dan sistem pengendalian seperti apa yang disukai. Untuk dapat merancang sebuah sistem pengendalian diperlukan pemahaman atas beberapa konsep dasarnya, yaitu:

1. komponen operasi yang terpasang secara terus-menerus; 2. pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;

3. memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak.

(33)

Beberapa tipe pengendalian belum tentu efektif untuk mengatasi beberapa masalah pengendalian. Di antara ketiga tipe pengendalian, manajemen sebaiknya memulai dari pengendalian personil dan budaya terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena pengendalian personil dan budaya bersifat sentral dan cenderung tidak terlalu mengeluarkan biaya yang besar. Tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan tingkat keketatan sistem pengendalian adalah:

1. keterkaitan antara tingkat keketatan pengendalian dengan efektivitas pencapaian tujuan;

2. biaya yang harus dikeluarkan untuk keketatan tingkat pengendalian; 3. apakah ada efek samping bila mengaplikasikan pengendalian dengan

tingkat keketatan tertentu.

1) Apakah tujuan utama dari dilaksanakannya aktivitas pendesainan sistem pengendalian?

A. agar sistem pengendalian dapat dengan mudah diawasi proses pelaksanaannya

B. untuk menganalisis kemungkinan mengimplementasikan sistem pengendalian dengan mempertimbangkan harapan dan keinginan berbagai pihak

C. agar seluruh pihak dapat berpartisipasi untuk bekerja sama dalam penyusunan sistem pengendalian

D. sebagai media pembagian peran masing-masing pihak dalam pelaksanaan aktivitas pengendalian

2) Berikut ini yang merupakan konsep dasar yang perlu diketahui sebelum menyusun sebuah sistem pengendalian, kecuali .…

A. komponen operasi yang terpasang secara terus-menerus B. pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia

C. sistem pengendalian dibuat berdasarkan keinginan manajemen D. konsep dasar terhadap keyakinan yang memadai, bukan keyakinan

mutlak

3) Sistem pengendalian akan dipengaruhi oleh ..… A. personil, pekerjaan, situasi/keadaan B. pekerjaan, situasi/keadaan, hasil C. situasi/keadaan, hasil, personil D. hasil, personil, pekerjaan

TES F ORM AT IF 3

(34)

4) Apakah yang dimaksud dengan tindakan kunci ?

A. tindakan yang merupakan gabungan dari beberapa tindakan B. hal yang seharusnya terjadi/dilakukan

C. tindakan yang memengaruhi tindakan lainnya

D. tindakan utama yang dilakukan untuk memperbesar kemungkinan keberhasilan pencapaian tujuan

5) Sebutkan contoh kegiatan yang tergolong dalam tindakan kunci ? A. direktur harus mengetahui bagaimana cara menggunakan

mesin-mesin di pabrik

B. ketua satuan pengawasan internal harus mengetahui cara monitoring dan evaluasi pekerjaan yang efektif

C. kepala bagian sumber daya manusia harus mengerti cara pengelolaan keuangan yang baik

D. pada tahun ini sebuah perusahaan menargetkan pertumbuhan pendapatan sebesar 10 persen

6) Apakah alasan pengendalian personil dan budaya cenderung lebih diutamakan ?

A. merupakan pengembangan dari jenis pengendalian lainnya

B. pelaksanaannya diawasi langsung oleh pimpinan yang bersangkutan C. berhubungan dengan pengelolaan manusia

D. bersifat sentral dan cenderung tidak terlalu mengeluarkan biaya yang besar

7) Permasalahan keterbatasan personil dapat ditanggulangi dengan upaya pengendalian .…

A. tindakan dan pengendalian personil B. tindakan dan pengendalian hasil C. personil dan pengendalian hasil D. hasil dan pengendalian lingkungan

8) Berikut ini yang tidak termasuk komponen yang menjadi pertimbangan organisasi dalam menentukan tingkat keketatan pengendalian, yaitu .… A. biaya yang harus dikeluarkan

B. target keuntungan dalam satu periode

C. keterkaitan antara tingkat keketatan dengan efektivitas pencapaian tujuan

(35)

9) Pengendalian akan lebih diperketat apabila .… A. tingkat materialitasnya tidak tinggi B. risiko akan terjadinya masalah sangat kecil C. semakin strategis suatu pekerjaan

D. tingkat kepercayaan kepada personil sudah tinggi

10) Organisasi yang membutuhkan tingkat kreativitas yang tinggi cenderung untuk .…

A. memperketat pengendalian B. memperlonggar pengendalian C. menghilangkan pengendalian D. membebaskan pengendalian

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.

(36)

Kunci Jawaban Tes Formatif

Tes Formatif 1 1) C 2) C 3) D 4) B 5) A 6) C 7) B 8) A 9) D 10) A Tes Formatif 2 1) D 2) D 3) B 4) A 5) C 6) B 7) C 8) B 9) B 10) A Tes Formatif 3 1) B 2) C 3) A 4) D 5) B 6) D 7) A 8) B 9) C 10) B

(37)

Glosarium

Feed back/umpan balik : proses di mana sebagian dari keluaran diuji keterkaitannya dengan faktor masukannya. Observasi : proses meninjau atau mengawasi secara

cermat.

Redundansi : pemakaian unsur secara berlebih-lebihan. Subjektivitas : prinsip penilaian berdasarkan pandangan

sendiri.

(38)

Daftar Pustaka

Anthony, R.N. & Govindarajan, V. (2007). Management control system (12th

ed). New York : McGraw-Hill Companies, Inc.

Koontz, H., et al. (2010). Essentials of management (8th_{ed). New York:} McGraw-Hill Companies, Inc.

Maciariello, J.A. & Kirby, C.J. (1994). Management control systems (2th _ed). New Jersey: Prentice Hall Inc.

Merchant

,

K., & Stede

,

W.V.d. (2017). Management control systems:

Performance measurement, evaluation and incentives (14th_ed).

_New Jersey: Prentice Hall Inc.

Romney, M.B. & Steinbart, P.J. (2015). Accounting information systems (13th ed). New Jersey : Prentice-Hall. Inc.