Cilegon, 03 Maret 2020
Royale- Cilegon
INTERNAL AUDIT
Internal Audit Workshop
INSTRUCTIONS
RULES
TUJUAN PELATIHAN
Peserta diharapkan dapat :
»
Melaksanakan audit internal secara profesional, independen
dan obyektif
»
Mengidentifikasikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas
sistem manajemen mutu
»
Mengidentifikasikan lingkup perbaikan dan meningkatkan
secara berkelanjutan
ISO 9001:2015
Overview
Quality Overview
»
Definisi Kualitas
ISO Overview
»
Darimanakah asal ISO?
»
Siapakah yang menyiapkan Standar ISO?
»
Siapakah Anggota Technical Commitee ISO?
Transformasi ISO 9001:2015
ISO 9001:1987
ISO 9002:1987
ISO 9003:1987
ISO 9001:1994
ISO 9002:1994
ISO 9003:1994
ISO 9001:2000 ISO 9001:2008
Persyaratan ISO 9001:2015
Introduction
1.
Scope
2.
Normative Reference
3.
Terms and Conditions
4.
Context of the Organizations
5.
Leadership
6.
Planning
7.
Support
8.
Operation
9.
Performance Evaluation
10.
Improvement
Auditable RequirementAuditable Requirement
4.
Context of The Organization
1. Understanding the organization and its context
2. Understanding the needs and expectation interest parties 3. Determining the scope of the QMS
4. QMS and its process
5.
Leadership
1. Leadership and Commitment –customer focus
2. Policy – Quality Policy (Developping and Communicating) 3. Organization Roles, Responsibilities and Authorities
6.
Planning
1. Action to Address Risk and Opportunity 2. Quality Objective and Planning to Achieve 3. Planning of Change
Auditable Requirement
7.
Support
1. Resources (People, Infrastructure, Environment, Monitoring and Measuring Resources, Measurement Tracebility, Knowledge Organization)
2. Competence 3. Awareness 4. Communication 5. Documented Information
8.
Operation
1. Operation Planning and Control 2. Requirement of Product and Service
3. Design and development products and Services 4. Control of External Provided Process
5. Production and Service Provision (controling, identification and Tracebility, Customer Properties, Preservation)
6. Release Product and Service 7. Control of Unconforming Output
9.
Performance Evaluation
Auditable Requirement
9.
Performance Evaluation
1. Monitoring, Measurement, Analysis and Evaluation (data processing, Customer Satisfaction) 2. Internal Audit
3. Management review
10.
Improvement
1. Nonconformity and Corrective Action 2. Continual Improvement
Prinsip Mutu
C us to m er F oc us Le ad er sh ip E ng ag em en t o f P eo pl e Im pr ov em en t E vi d en ce B as ed D ec is si on M ak in g R el at io ns hi p P ro ce ss A pp ro ac hProcess
Approach
Input Process Output
Process Process
Process
Process
Keinginan
Pelanggan PelangganKepuasan
PDCA Cycle
Input Process OutputMILESTONE
IMPLEMENTASI
QMS
1 Analisa GAP2 Pembentukan Tim Mutu dan Pelatihan Pemahaman ISO dan Sistem Dokumentasi 3 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu dan Penyusunan Dokumen
4 Pendampingan Penerapan Sistem Manajemen Mutu 5 Pelatihan Internal Audit dan Pendampingan Internal Audit 6 Pendampingan Tinjauan Manajemen
7 Sertifikasi Audit Oleh Badan Sertifikasi
AUDIT MUTU
Pengujian sistematik dan mandiri tentang Sistem Manajemen
Mutu untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang
berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan
apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini diterapkan
secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
DASAR KEGIATAN INTERNAL AUDIT :
ISO 9001:2015 Clausul 9.2
9.2.2 Organisasi harus:
a. Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab persyaratan perencanaan dan pelaporan yang akan mempertimbangkan proses yang bersangkutan, perubahan yang mempengaruhi organisasi dan hasil sebelumnya
b. Menentukan kriteria audit dan lingkup audit
c. Memilih auditor untuk pelaksanaan audit untuk memastikan obyektifitas dan ketidakberpihakan
d. Memasikan hasil audit tersebut dilaporkan kepada manajemen yang berwenang
e. Mengambil tindakan koreksi yang tepat
f. Menyimpan informasi yang terdokumentasi sebagai bukti pelaksanaan program audit dan hasil audit
9.2.1. Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu untuk memberikan informasi apakah sstem manajemen mutu :
a. Sesuai dengan:
1. Persyaratan organisasi sendiri untuk sistem manajemen mutu 2. Persyaratan standar internasional
ini
b. Secara efektif diimplementasikan dan dipelihara
DAFTAR ISTILAH
Bukti Audit
Catatan pernyataan fakta atau informasi yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
Kriteria Audit
Rujukan atau referensi yang digunakan untuk melakukan audit. Dapat berupa Peraturan, Kebijakan, Prosedur, atau persyaratan dalam ISO
Temuan Audit Hasil Penilaian bukti audit yang di kumpulkan
berdasarkan kriteria audit
Auditor
Orang yang memiliki kemampuan untuk
melakukan audit AuditeeOrang atau organisasi yang di audit
PLAN
TUJUAN AUDIT
Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan
dan pelaksanaan Audit:
Prioritas Manajemen
Tujuan Komersial
Persyaratan Sistem Manajemen
Persyaratan Perundangan dan Kontraktual
Kebutuhan evaluasi vendor
Persyaratan pelanggan
Kebutuhan pihak – pihak yang berkepentingan
RUANG LINGKUP PROGRAM AUDIT
Ruang lingkup Program Audit dapat berbagai macam dan dipengaruhi oleh:
⋄
Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan
⋄
Frekuensi pelaksanaan audit
⋄
Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang
diaudit
⋄
Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya
⋄
Kebutuhan untuk audit sertifikasi atau pengawasan
⋄
Hasil dari audit atau tinjauan program audit sebelumnya
⋄
Bahasa, budaya dan isu sosial
⋄
Pihak-pihak berkepentingan
⋄
Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.
SUMBER DAYA
Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita harus
mempertimbangkan:
⋄
Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan meningkatkan
aktivitas audit
⋄
Teknik Audit
⋄
Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor dan
meningkatkan kinerjanya
⋄
ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit
⋄
Lingkup program audit
AUDIT
Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk:
⋄
Perencanaan dan jadwal Audit
⋄
Meyakinkan kompetensi Auditor dan Lead Auditor
⋄
Menyeleksi tim Audit
⋄
Pelaksanaan Audit
⋄
Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan
⋄
Memelihara catatan Program Audit
⋄
Mengawasi kinerja dan efektifitas Program Audit
⋄
Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen
puncak
PROSES PELAKSANAAN AUDIT
Initiating the Audit
Document Review
Preparing
the on-site Audit
On-site Audit
Preparing,
Approving,
Distributing audit
Report
Completing the Audit
Audit Follow Up
• Menunjuk Lead Auditor
• Menentukan Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria
• Menentukan kecukupan audit (informasi untuk audit plan,
kerjasama auditee, waktu dan sumber daya)
• Menetapkan tim audit
• Melakukan komunikasi dengan auditee
Mengawali Audit
Menyiapkan Rencana Audit (Audit Plan), yang menjelaskan: • Tujuan audit
• Kriteria audit dan referensi dokumen
• Ruang lingkup, termasuk identifikasi fungsi dan organisasional serta proses yang akan diaudit • Tanggal dan tempat pelaksanaan audit • Durasi untuk masing – masing aktifitas audit
• Tanggung jawab anggota tim audit internal dan “witness” • Alokasi sumberdaya dan peralatan yang diperlukan di area
kritikal • Nama auditee
Persiapan dan Pelaksanaan Audit
Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada: • Independensi
• Kompetensi
• Efektifitas, seperti wewenang dan tanggung jawab untuk Auditor, Auditor Trainee dan Technical Expert
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit
Persiapan dan Pelaksanaan Audit
Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus disimpan
Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim Audit
sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk:
• Checklist dan Audit Plan
• Form untuk pencatatan
Persiapan Dokumen Kerja
PELAKSANAAN AUDIT
• Proses apa yang akan diaudit / diverifikasi
• Dokumen yang terkait dengan proses tersebut (Nama dan
Nomor dokumen)
• Form atau catatan yang mendukung proses tersebut sebagai
bukti bahwa proses tersebut telah dilaksanakan
• Kategori temuan (Observasi, Ketidaksesuaian Minor,
Ketidaksesuaian Major)
Format Checklist
33
CHECKLIST PERTANYAAN
• Checklist
Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu atau petunjuk untuk melakukan audit
• Keuntungan Checklist
- Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa - Membantu pengaturan waktu
- Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
• Kerugian Checklist
- Statis
- Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk continual improvement
- Bisa melewatkan hal-hal yang penting
34
TIPS CHECKLIST
Contoh 2. Membuat checklist untuk mengaudit proses di bagian Purchasing/Pembelian
Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan Dockumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya.
Dokumen yang relevan: • Dokumen Mutu • Prosedur Mutu • Formulir Kerja
• Peraturan atau Perundangan • dll
Melakukan Tinjauan Dokumen
PELAKSANAAN AUDIT
Pelaksanaan Opening meeting:
• Memperkenalkan anggota Tim Audit
• Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit • Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
• Metode Pelaksanaan Audit
• Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
• Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data
• Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang lingkup audit
Pelaksanaan Program Audit
37
OPENING MEETING
Tujuan
dari rapat pembuka adalah memastikan bahwa tidak
ada perubahan yang dilakukan sejak persetujuan tanggal
dan ruang lingkup audit.
Peserta
rapat pembuka meliputi top manajemen, wakil
manajemen, koordinator AMI, auditor, dan auditee.
• Bertanya dengan 5W 1H 1S
• Observasi aktifitas
• Peninjauan Dokumen
Metode Pelaksanaan Audit
Apa ini…. Apa itu ….
• Pertanyaan Pembuka:
Pertanyaan umum, tidak merupakan pertanyaan dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”.Bisa bersumber dari Checklist yang telah disiapkan atau persyaratan Elemen ISO 9001:2015 • Pertanyaan Lanjutan:
Bersumber dari pernyataan auditee terhadap Pertanyaan Pembuka
• Pertanyaan Penutup:
Merupakan penutup dari pertanyaan yang telah diajukan, biasanya mencari Bukti Audit
Metode Pelaksanaan Audit
PELAKSANAAN AUDIT
• Trace Forward menelusuri dari Input Proses ke Output Proses, untuk mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi output. Contoh: Menelusuri semua salinan kontrak penjualan dan menentukan apakah semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi
• Trace Backward menelusuri dari Output Proses ke Input Proses, untuk mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh: Dari keluhan pelanggan/produk yang dikembalikan untuk kemudian
memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan material yang berkaitan dengan proses tersebut.
• Combination gabungan kedua metode diatas
Metode Pelaksanaan Audit
• Tanggal Audit
• Area Audit : seperti Departemen, Bidang, Seksi, Bagian, Biro, dan lain-lain.
• Klausul ISO 9001:2015 yang terkait • Nomor Dokumen/referensi
• Penjelasan mengenai proses, produk, sumber daya yang diaudit • Judul dan tanggal dari dokumen yang diaudit
Hal yang Perlu Dicatat
• Menuliskan Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam Form Laporan Hasil Audit
• Menjelaskan Ketidaksesuaian yang ditemukan kepada Auditee • Meminta persetujuan dari Auditee mengenai batas waktu
pelaksanaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action) • Melakukan Verifikasi atas Tindakan Perbaikan yang telah
dilaksanakan oleh Auditee Tugas Tim Audit Mutu Internal
Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian dengan Kriteria Audit maupun kesempatan untuk melakukan perbaikan. Temuan Audit: • Observasi • Ketidaksesuaian Minor • Ketidaksesuaian Major Temuan Audit
PELAKSANAAN AUDIT
TEMUAN AUDIT
MAJORKetidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap SMM & Konsumen : Penyimpangan terhadap persyaratan SMM atau hukum/legal
Konsumen dirugikan dan dampaknya luas
MINOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas pada SMM : Tidak konsisten terhadap persyaratan ISO 9001:2008 Memberikan dampak kepada potensi dirugikannya konsumen
OBSERVASI
Bukan merupakan suatu Penyimpangan , namun dapat berpotensi untuk menyimpang. Atau bisa juga sebagai saran peningkatan perbaikan
P: Problem L: Location
O: Objective Evidence R: Reference
Contoh:
LKS no. 3 di Top Management belum dilakukan verifikasi,
O L
P
sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi 04 R Penulisan Ketidaksesuaian
Pelaksanaan Closing meeting:
• Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee • Menjelaskan bahwa audit tidak meliputi seluruh aspek
(sampling), sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat.
• Menjelaskan hasil temuan audit. Pelaksanaan Program Audit
Pelaksanaan Closing meeting:
• Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian. • Menyimpulkan hasil audit
• Membuka forum tanya jawab.
• Menjelaskan hal - hal yang ditanyakan oleh auditee. • Menutup pertemuan.
Pelaksanaan Program Audit
PELAKSANAAN AUDIT
• Top Management
• Anggota tim tinjauan manajemen
• Koordinator program audit mutu internal
• Tim audit dan auditee
• Personel yang bertanggung jawab untuk pembuatan Koreksi
dan Tindakan Koreksi
Distribusi Laporan Audit
CHECK
• Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar
permasalahan telah teridentifikasi.
• Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa tindakan
perbaikan yang dilakukan efektif.
• Meyakinkan bahwa personil terkait mengetahui tindakan
perbaikan yang dilaksanakan.
• Melihat bukti jika tindakan perbaikan yang dilakukan merubah
dokumentasi sistem manajemen mutu.
ACTION
PELAPORAN AUDIT
Dilaporkan dalam manajemen
review untuk mendapatkan
keputusan managemen
Menunjukkan
efektifitas
penerapan
sistem
mamanjemen mutu
Meliputi tindakan perbaikan
dan pencegahan
AUDITOR
55
QUALITY SPECIFIC KNOWLEDGE and
SKILLS
Education Experience-Work TrainingAuditor ExperienceAudit
PERSONAL ATTRIBUTES
Competence :
Demonstrated Capability to apply Knowledge and Skills
ENVIRONMENT & SAFETY SPECIFIC KNOWLEDGE &
SKILLS
KNOW SKILL
KOMPETENSI AUDITOR
ISO 19011
LEAD AUDITOR JOB DESC
Mampu membuat perencanaan audit
Mampu mengorganisir dan memimpin anggota tim audit Mencegah dan menyelesaikan konflik
57
ATRIBUT AUDITOR
Atribut
Atribut AUDITORAUDITOR yangyang DIHARAPKANDIHARAPKAN diantaranyadiantaranya ::
ETHICAL - ETIS :sopan, memahami etika
OPEN MINDEDNESS - TERBUKA : Menghargai ide-ide alternatif
DIPLOMATIC - DIPLOMATIS : berhati-hati dan bijaksana dalam menghadapi orang lain
OBSERVANT - PENGAMAT : mengamati dengan aktif kegiatan dan lingkungan fisik yang ada
disekitarnya
PERCEPTIVENESS - CEPAT TANGGAP : secara naluriah menyadari dan mampu memahami situasi
VERSATILE - LUWES :selalu menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda
DECISIVE - TEGAS : mampu membuat kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan
dan analisis yang logis
SELF RELIANT - PERCAYA DIRI : bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif,
PRINSIP AUDIT
Ethical conduct
–berdasarkan kode etik
Fair presentation
–
kewajiban untuk menyampaikan secara jujur dan akurat
Due professional care –
berdasarkan tindakan profesionalisme
Independence
-
Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit danbebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan pada bukti (evidence)
