PELAKSANAAN PROYEK PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI 11/23/2011

(1)

PENGELOLAAN PROYEK

SISTEM INFORMASI

PELAKSANAAN PROYEK

Hendri Sopryadi, M.T.I

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU

DIKUASAI MANAJER PROYEK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)

3 PIRANTI

& TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN MANAJM WAKTU MANAJM BIAYA MANAJM MUTU MANAJM SDM MANAJM KOMUNI-KASI MANAJM RESIKO MANAJM PEMBE-LIAN KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER PROYEK BERHASIL

INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES

4 INTENSITAS KEGIATAN WAKTU AWAL FASE AKHIR FASE PROSES MENGAWASI PROSES MELAKSANAKAN PROSES MERENCANAKAN PROSES MEMULAI PROSES MENGAKHIRI

(2)

MELAKSANAKAN PROYEK

• Mengambil tindakan yang diperlukan untuk menjamin kegiatan yang ada dalam rencana proyek terlaksana tuntas

• Dalam fase ini terjadi pembuatan produk proyek

5

Proses-proses dalam

Pelaksanaan Rencana Proyek

1. Melaksanakan Rencana Manajemen Proyek:

• Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek 2. Melaksanakan Rencana Mutu:

• Menjalankan penjaminan mutu 3. Melaksanakan Rencana SDM

• Menunjuk anggota tim proyek

• Membangun tim

4. Melaksanakan Rencana Komunikasi:

• Mendistribusikan informasi

5. Melaksanakan Rencana Pembelian dan Penerimaan serta Rencana Kontrak

• Meminta penawaran dari penjual

• Memilih penjual 6

MANAJEMEN INTEGRASI

dalam PELAKSANAAN

PROYEK

7

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

8 LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PROYEK PERENCANAAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN PROYEK WAKTU PELAKSANAAN PROYEK

(3)

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)

9 PIRANTI

& TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI-KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE-LIAN PROYEK KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER PROYEK BERHASIL

Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek

10 1. Penyusunan Project Charter 5 Monitoring & Pengawsan Pekerj proy 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proy 3. Penyusunan rencana manajm proy 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal 7. Penutupan proyek 6. Pengendalian perubahan terintegrasi KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES PENUTUPAN KLP PROSES MEMULAI KLP PROSES PENGAWASAN KLP PROSES PERENCANAAN

Proses

MENGARAHKAN DAN MENGELOLA

PELAKSANAAN PROYEK

• Melaksanakan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana manajemen proyek, untuk memenuhi persyaratan sebagaimana dimuat dalam cakupan proyek.

• Proses ini termasuk dalam bidang pengetahuan: Manajemen integrasi proyek

11

Masukan

MENGARAHKAN DAN MENGELOLA

PELAKSANAAN PROYEK

1. Rencana manajemen proyek

– Masukan terpenting adalah: bagian-bagian dari rencana manajemen (rencana-rencana

manajemen cakupan, resiko, pembelian, dll)

– Basis (baselines) pengukuran kinerja 2. Hal-hal yang telah disetujui:

– Tindakan preventif

– Tindakan korektif

– Permintaan perubahan

3. _{Perbaikan yang telah disetujui dan divalidasi} 4. _{Prosedur administrasi akhir}

(4)

Piranti & Teknik

MENGARAHKAN DAN MENGELOLA

PELAKSANAAN PROYEK

1. Metodologi dalam manajemen proyek

2. SI manajemen proyek

13

Hasil

MENGARAHKAN DAN MENGELOLA

PELAKSANAAN PROYEK

1. Hasil kerja yang akan diserahkan (deliverables) 2. Permintaan perubahan

Bisa berupa permintaan perluasan cakupan; modifikasi biaya; estimasi jadwal, dll

3. Hal-hal yang telah diimplementasikan:

– Permintaan perubahan

– Tindakan korektif

– Tindakan preventif

– Perbaikan kesalahan

4. Informasi kinerja, seperti kemajuan pekerjaan, serahan yang sudah selesai, pemenuhan standar mutu, estimasi selesainya kegiatan, dsb

14

MANAJEMEN MUTU dalam

PELAKSANAAN PROYEK

15

Proses-proses dalam manajemen mutu proyek

KLP PROSES PERENCANAAN 16 2 Pelaksanaan penjaminan mutu 1 Perencanakan mutu 3 Pelaksanaan pengawasan mutu KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES PROSES

MONITORING & PENGAWASAN MONITORING & PENGAWASAN

(5)

PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU

Mengidentifikasi standar mutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhi standar mutu Perencanaan mutu Pelaksanaan penjaminan mutu Pelaksanaan pengawasan mutu

Melaksanakan rencana mutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek melaksa-nakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan

Memantau hasil-hasil spesifik proyek Menentukan penyimpangannya thd standar Mengidentifikasi tindakan untuk

meng-hilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan

Proses

PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

• Penjaminan mutu adalah pelaksanaan kegiatan mutu yang sistematik sebagaimana telah direncanakan guna menjamin proyek akan melakukan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan.

• Penjaminan mutu berdasar pada peningkatan berkelanjutan.

18

Masukan

PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

1. Rencana manajemen mutu

2. Metrik mutu

3. _{Rencana peningkatan proses} 4. _{Informasi kinerja}

5. _{Quality baseline}

6. _{Berbagai pelaksanaan sesuai prosedur mutu}

19

Pelaksanaan penjaminan mutu

Rencana manajemen mutu

• Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek

• Formal maupun non formal

Definisi-definisi operasional (metrik mutu)

• Penjelasan istilah

• Cara mengukur untuk pengawasan mutu

Hasil pengukuran dalam pengendalian mutu

• Rekaman pengujian dan pengukuran mutu

• Format harus memudahkan menganalisa

(6)

Piranti & Teknik

PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

1._{Analisis biaya-manfaat} 2._Benchmarking

3._{Rancangan eksperimen} 4._{Audit mutu}

5._{Analisis proses}

6._{Piranti perencanaan dan pengendalian mutu}

21

Pelaksanaan penjaminan mutu

Analisis biaya-manfaat

Persyaratan mutu terpenuhi pengulangan kerja minimal biaya turun, produktifitas meningkat, kepuasan stakeholder meningkat

Benchmarking

Memperbandingkan praktek / rencana proyek dengan proyek-proyek sejenis untuk mendapatkan ide

perbaikan dan menetapkan standar

22

Pelaksanaan penjaminan mutu

Rancangan eksperimen

• Untuk menentukan variable yang paling berpengaruh terhadap hasil proyek

Audit mutu

• Penilaian secara terstruktur terhadap kegiatan manajemen mutu

• Terjadwal ataupun tidak

• Sasaran: mendapatkan hal-hal yg dapat meningkatkan mutu proyek

23

Keluaran

PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

• Perubahan yang diminta

• Tindakan korektif yang direkomendasikan

• Perbaruan dari:

–Aset proses organisasi dan rencana manajemen proyek

–Rencana manajemen mutu

(7)

CONTOH PENJAMINAN MUTU

(sumber: Schwalbe, 2004)

25 1. MEMULAI PROYEK 2. KELAYAKAN 6. RANCANGAN SISTEM 7. ARSITEKTUR TERINCI 4. KEBUTUHAN TERINCI 15. UJI PENERIMAAN PENGGUNA 17. PASCA IMPLEMENTASI KEGIATAN PENGUJIAN 3. PERENCANAAN PROYEK 9. RANCANGAN BASISDATA FISIK 2. A 13. UJI INTEGRASI PENGEMBANGAN 5. SELEKSI PRODUK 8. MEMBANGUN LINGKUNGAN OPERASI 10. RANCANGAN PER UNIT 11. PENGKODEAN 12. PENGUJIAN PER UNIT 16. IMPLEMENTASI 10. RANCANGAN PER UNIT 14. UJI SISTEM it e ra ti f

MANAJEMEN sdm dalam

PELAKSANAAN PROYEK

26

Proses-proses dalam manajemen SDM proyek

KLP PROSES KLP PROSES PERENCANAAN PERENCANAAN 27 2 Penerimaan anggota tim proyek 1 Merencanakan SDM proyek 4 Pengelolaan Tim proyek KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES KLP PROSES

MONITORING & PENGAWASAN MONITORING & PENGAWASAN

3 Membangun

tim proyek

Proses

PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK

Pengertian umum:

Mendapatkan staf dan memberikan tugas dalam proyek

MASUKAN pada kegiatan akuisisi staf:

1.Faktor-faktor lingkungan organisasi 2.Aset proses organisasi

3.Peran dan tanggung jawab 4.Bagan organisasi proyek

5._{Rencana manajemen penjabatan (staffing)}

(8)

Masukan

PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK

Faktor lingkungan dalam organisasi

–Pengalaman sebelumnya –Interest (minat) SDM –Karakteristik SDM –Ketersediaan SDM –Biaya 29

Masukan

PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK

Aset proses organisasi

–Panduan

–Kebijakan

–Prosedur

yang ada dalam organisasi

Rencana manajemen penjabatan, yang memuat: Akuisisi staf, jadwal, kriteria penghentian kerja, kebutuhan pelatihan, penghargaan.

30

Piranti & Teknik

PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK

1. _Negosiasi

Menjamin proyek mendapatkan SDM yang sesuai kebutuhan, kompetensi maupun dari sisi waktu

2. _{Penugasan awal (pre assignment):}

Terjadi bila:

– Proyek sudah harus menggunakan nama personil tsb di proposal

– Proyek datang dari dalam organisasi, dan penunjukan sudah ada di project charter

3. _Akuisisi 4. Virtual team

31

Hasil

PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK

1.

_{Penunjukan staf baru}

2.

_{Sumberdaya tersedia}

3.

_{Rencana manajemen SDM yang}

terbaru

(9)

Proses

MEMBANGUN TIM PROYEK

Pengertian umum:

Meningkatkan kompetensi dan interaksi

anggota tim untuk memajukan kinerja

proyek

33

Membangun tim proyek

Fase pertumbuhan tim proyek

1. Tim baru terbentuk: komunikasi antar anggota tim sering kali penuh basa-basi.

2. Tim mulai bekerja: perbedaan pendapat mulai nampak, masing-masing anggota sering

memperlihatkan arogansinya berkaitan dengan pengalaman dan pengetahuannya. Manajer proyek perlu lebih mengarahkan dengan tegas dan

mengambil keputusan dengan cepat untuk menghindari menajamnya konflik

34

Membangun tim proyek

Keadaan yang berlarut larut dari fase sebelumnya dapat menyebabkan konflik yang cukup tajam.

• Tim menemukan bentuk kerjasama yang baik, tujuan tim mulai dapat mengungguli tujuan / kepentingan pribadi. Manajer proyek mulai dapat agak menurunkan tingkat pengarahannya.

• Tim bekerja sama dengan sangat baik, kekurangan satu anggota akan ditutup oleh yang lain. Komunikasi sangat lancar, dengan dasar tujuan bersama.

• Proyek selesai, tim dibubarkan.

35

Masukan

MEMBANGUN TIM PROYEK

1. Penunjukan staf proyek

2. Rencana manajemen staf

3. Ketersediaan sumber daya

(10)

Piranti & Teknik

MEMBANGUN TIM PROYEK

1.

_{Ketrampilan manajemen, terutama soft skill}

2.

_{Kegiatan team building}

3.

_{Ketrampilan manajemen secara umum}

4.

_{Sistem imbalan dan penghargaan}

5.

_Penempatan

6.

_Pelatihan

37

• Ketrampilan manajemen secara umum

(kepemimpinan, memotivasi, berkomunikasi baik, pengambilan keputusan cepat, dll)

• Kegiatan team building

–Kegiatan didalam ataupun diluar kantor yang mengasah kerja sama

• Sistem imbalan dan penghargaan

–Aturan harus jelas utk setiap pemberian imbalan & penghargaan

38

• Penempatan

–Lokasi kerja yang berdekatan, mudah berhubungan sangat mempercepat terwujudnya kerja sama yang baik

• Pelatihan

–Formal / informal

–Kelas / diluar kelas

–Langsung / e_learning

39

Hasil

MEMBANGUN TIM PROYEK

HASIL membangun tim proyek dilihat dari hasil asesmen kinerja tim, yang menunjukkan:

1._{Kinerja meningkat}

– Ketrampilan perorangan

– Kerja tim

– Kiat baru dalam melaksanakan kegiatan proyek

2._{Kompetensi meningkat}

3._{Laju pengunduran diri berkurang}

(11)