SOP OPEN TENDER
PROJECT OFFICER
BEM STT Terpadu Nurul Fikri 2015
Inovasi Cemerlang
Badan Eksekutif Mahasiswa
Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia
Standard Operational Procedure
Open Tender Project Officer 2015
I. Penjelasan Umum
A. Open Tender adalah serangkaian proses pemilihan project officer program kerja yang berada di bawah supervisi BEM STT NF.
B. Open Tender dilakukan untuk program kerja kepanitiaan yang memenuhi seluruh kriteria berikut:
1. Kegiatan terbuka dengan ruang lingkup minimal tingkat kampus.
2. Kegiatan terbuka yang ditujukan untuk seluruh mahasiswa STT NF atau publik umum.
3. Kegiatan yang memiliki beban minimal Rp 100.000.000.
C. Program kerja yang tidak memenuhi kriteria di atas akan diproses melalui mekanisme Fit and Proper Test internal pengurus BEM STT NF dalam proses pemilihan project officer. D. Apabila tidak ada pendaftar dalam open tender pertama, akan dilaksanakan open tender
tahap kedua dengan masa pendaftaran paling lama satu minggu.
E. Apabila dalam open tender tahap kedua masih belum ada pendaftar, pemilihan project officer program kerja yang bersangkutan akan diproses melalui mekanisme Fit and Proper Test internal pengurus BEM STT NF.
F. Calon project officer harus melengkapi syarat-syarat yang ditetapkan selama masa pendaftaran.
G. Syarat 1. CV.
2. Pre-Proposal.
2.1. Pre-Proposal dibuat berdasarkan dummy yang telah disiapkan SPI. 3. Syarat lain ditentukan oleh Biro atau Kementrian.
H. Open Tender memiliki tim panelis yang akan memberi penilaian terhadap calon project officer beserta tim selama proses open tender.
I. Jumlah tim panelis open tender adalah minimal terdiri dari tiga unsur dan maksimal enam unsur yang terdiri dari internal BEM STT NF yang berjumlah minimal tiga unsur dan maksimal empat unsur, dan panelis dari eksternal BEM STT NF berjumlah minimal tidak ada dan maksimal dua orang.
J. Unsur-unsur Tim Panelis
1. Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa BEM STT NF. 2. Menteri Koordinator Bidang yang bersangkutan.
3. Kepala Biro atau Menteri yang bersangkutan. 4. Satuan Pengendalian Internal.
5. Eksternal BEM STT NF yang diajukan oleh Biro/Kementrian terkait. K. Pengajuan nama panelis eksternal paling lambat H-2 pelaksanaan interview. L. Teknik penilaian dalam open tender terdiri dari interview dan group discussion. M. Calon project officer diharuskann mendaftar dengan tim.
N. Apabila ada lebih dari satu tim pendaftar, maka proses pelaksanaan open tender akan dilakukan secara paralel atau bersamaan.
O. Open Tender terdiri dari empat tahap, yaitu persiapan, pelaksanaan, pemrosesan hasil, dan publikasi hasil.
II. Persiapan
A. Kepala Biro atau Menteri yang program kerjanya memenuhi kriteria memberikan konfirmasi kepada Kepala Biro PSDM BEM STT NF terkait pelaksanaan open tender program kerjanya paling lambat satu minggu sebelum tanggal pendaftaran dimulai. B. Kepala Biro/Menteri bersama Biro PSDM menetapkan tanggal pendaftaran open tender. C. Biro/Kementrian terkait memberi tahu tanggal publikasi kepada KKI dan untuk
selanjutnya proses publikasi akan dibahas Biro atau Kementrian bersangkutan bersama KKI.
D. Konten dalam publikasi berupa tanggal masa pendaftaran dan syarat-syarat calon project officer.
F. Masa pendaftaran calon project officer tahap dua adalah paling lama satu minggu. G. Calon project officer mengirimkan seluruh syarat pendaftaran ke e-mail PSDM yang
kemudian diteruskan kepada tim panelis open tender.
H. Briefing kepada calon project officer dilakukan oleh SPI sebelum interview dilakukan. Dalam briefing dijelaskan perihal segala hal yang berhubungan dengan proses open tender.
I. Briefing kepada calon tim panelis dilaksanakan 30 menit sebelum proses interview selesai.
III. Pelaksanaan
A. Paling lambat lima menit sebelum proses penilaian open tender dimulai calon project officer, tim panelis, dan Biro PSDM sudah berada di lokasi.
B. Calon project officer beserta tim, tim panelis, Biro PSDM, dan publik mengisi absensi kehadiran yang telah disediakan.
C. Interview akan dipandu oleh minimal satu orang moderator dari pihak BEM STT NF. D. Waktu pelaksanaan proses interview maksimal adalah 5 jam.
E. Proses pelaksanaan interview program kerja BEM STT NF. 1. Interview terbuka untuk umum.
2. Interview terdiri dari empat sesi. (1) Presentasi; (2) Interview project officer; (3) Interview tim; (4) Tanya jawab bebas bersama publik saat setelah sesi 2 dan sesi 3. 3. Sesi pertama adalah presentasi oleh calon project officer dengan waktu presentasi
maksimal tiga puluh menit.
4. Presentasi yang dipaparkan berisi minimal tujuan, konsep, dan anggaran umum program kerja yang telah dirancang.
5. Sesi kedua adalah interview calon project officer oleh tim panelis terkait kompetensi diri dan konsep umum.
6. Seluruh tim calon project officer keluar ruangan selama eksplorasi calon project officer.
7. Batasan waktu dalam pelaksanaan sesi kedua disesuaikan dengan kebutuhan panelis yang mengacu kepada waktu interview maksimal.
8. Sesi kedua dilanjutkan dengan sesi tanya jawab bebas bersama floor terkait kompetensi diri calon project officer, dan konsep umum acara.
9. Sesi tanya jawab bersama floor dibagi menjadi beberapa sesi yang tiap sesinya terdapat maksimal tiga pertanyaan.
10. Feedback langsung oleh floor yang mengajukan pertanyaan diperbolehkan. Floor lain harus menunggu sesi berikutnya untuk memberikan feedback atau pertanyaan baru. 11. Sesi tanya jawab bersama floor dilaksanakan maksimal satu jam (time limit)
12. Tidak ada penambahan waktu pada sesi tanya jawab bersama floor.
13. Sesi tanya jawab bebas bersama floor berakhir ketika waktu satu jam sudah selesai, atau jumlah penanya dalam sesi tanya jawab kurang dari tiga.
14. Istirahat maksimal lima belas menit sebelum melanjutkan ke sesi tiga, dan mobilisasi tim calon project officer kembali ke ruangan.
15. Sesi ketiga adalah interview calon project officer beserta tim.
16. Tim yang akan di-interview dikelompokan menjadi lima bidang besar yang terdiri dari bendahara, sponsorship, HPD, acara, dan operasional.
17. Bidang lain yang tidak berhubungan dengan bidang yang diuji keluar ruangan selama interview bidang lain berlangsung, sembari menunggu bidangnya dipanggil untuk diuji.
18. Batasan waktu dalam pelaksanaan sesi kedua disesuaikan dengan kebutuhan panelis yang mengacu kepada waktu interview maksimal.
19. Sesi ketiga dilanjutkan dengan sesi tanya jawab bebas bersama floor terkait konsep dan operasionalisasi kerja per bidang.
20. Sesi tanya jawab bersama floor dibagi menjadi beberapa sesi yang tiap sesinya terdapat maksimal tiga pertanyaan.
21. Feedback langsung oleh floor yang mengajukan pertanyaan diperbolehkan. Floor lain harus menunggu sesi berikutnya untuk memberikan feedback atau pertanyaan baru. 22. Sesi tanya jawab bersama floor dalaksanakan maksimal satu jam (time limit) 23. Tidak ada penambahan waktu pada sesi tanya jawab bersama floor.
24. Sesi tanya jawab bebas bersama floor berakhir ketika waktu satu jam sudah selesai, atau jumlah penanya dalam sesi tanya jawab kurang dari tiga.
25. Berakhirnya sesi ketiga adalah bersamaan dengan berakhirnya sesi interview.
26. Istirahat selama maksimal lima belas menit sebelum masuk ke sesi group discussion, dan floor dipersilahkan keluar ruangan.
F. Teknik penilaian Group Discussion.
1. Group discussion tertutup untuk umum.
2. Group discussion ditujukan untuk calon project officer beserta tim. 3. Group discussions terdiri dari dua sesi.
4. Sesi pertama adalah analisis kasus sesuai dengan instruksi yang diberikan Biro PSDM yang dilaksanakan maksimal 30 menit.
5. Sesi kedua adalah presentasi dan tanya jawab antara tim penilai dengan calon project officer dan tim mengenai analisa kasus yang dibuat dengan maksimal waktu 15 menit. 6. Berakhirnya sesi kedua adalah bersamaan dengan berakhirnya sesi group discussion. 7. Group discussion adalah rangkaian dari pelaksanaan interview dan dilaksanakan
setelah sesi terakhir interview berlangusng.
IV. Pemrosesan Hasil
A. Panelis memberikan nilai kuantitatif dengan mempertimbangkan nilai kualitatif.
B. Biro PSDM mengumpulkan seluruh lembar penilaian kuantitatif dan kualitatif dari tim panelis untuk kemudian digabung dan dikalkulasikan.
C. Nilai akhir calon project officer adalah hasil akumulasi dari seluruh nilai.
D. Pemenang open tender ditentukan oleh nilai akhir tertinggi dan melampaui batas nilai minimal yang telah ditetapkan Biro PSDM.
E. Batas nilai minimal open tender adalah 60.
F. Apabila tidak ada calon project officer yang nilainya mencukupi nilai minimal, maka akan diberikan beberapa opsi Kepada Biro/Menteri yang bersangkutan.
1. Mengadakan open tender tahap dua dengan membuka rekruitmen calon project officer baru.
2. Perbaikan konsep dan melaksanakan interview kedua dengan calon project officer yang sama dan sistem interview yang disesuaikan.
3. Melaksanakan FPT dengan calon baru dari internal BEM STT NF. G. Interview tahap dua tidak diikuti dengan pelaksanaan group discussion. H. Interview ulang (kedua) dilaksanakan tanpa panelis eksternal.
M. Pre Proposal untuk interview ulang dikirimkan paling lambat dua hari sebelum interview ulang berlangsung.
V. Publikasi Hasil
A. Publikasi dilakukan melalui website BEM STT NF, e-mail, dan berkordinasi dengan KKI dan Biro/Kementrian yang bersangkutan untuk membuat pengumuman melalui kanal BEM STT NF.
B. Publikasi hasil melalui e-mail dikirimkan kepada panelis. C. Konten publikasi berupa infografis dan rincian nilai.
D. Detail nilai yang dipublikasikan harus memuat dimensi, kompetensi, dan penilaian kuantitatif masing-masing kompetensi.
E. Publikasi menggunakan poster dilaksanakan minimal satu kali yang memuat seluruh project officer yang memenangkan tender.