PERANCAIYGAI{ SISTEM KEARSIPAN ELEKTROI{IK MICROSOFT ACCESS 2OO7 T'NTUK SURAT MASUK DAI\I SURAT.KELUAR PADA KELURAIIAN TANJT]NG AGT'NG BATT]RAJA BARAT. - POLSRI REPOSITORY

(1)

PERANCAIYGAI{

SISTEM KEARSIPAN

ELEKTROI{IK MICROSOFT

ACCESS 2OO7

T'NTUK

SURAT

MASUK

DAI\I

SURAT.KELUAR PADA

KELURAIIAN

TANJT]NG AGT'NG

BATT]RAJA BARAT.

LAPORAN

AKHIR

Dibuat Untuk

Memenuhi Syarat

Menyelesaikan

PeiiiliiliLnh

Diptoma

III

Progr*m

sfirdi

Adminiititsi

Bisnis

Politelarik

Negeri

Oleh:

Rtrtn Anfeltnah

0611 3060 0499

JTJRUSAI\I

ADMII\NSTRASI BISNIS

POLITEKMK

I\IEGERI SRTWIJAYA

PALEMBAF{G

(2)

PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK MI

CROS O

FT

ACCESS 2OO7

UNTUK

SURAT

MASUK DAN

SURAT

KELUAR PADA

KELURAHAN TANJUNG AGUNG BATURAJA BARAT

Dibuat Untuk

Memenuhi Syarat

Menyelesaikan

Pendidikan Diploma

III

Jurusan

Administrasi

Bisnis

Politeknik

Negeri

Sriwijaya

I)isusun Oleh:

RIRIN ANJELINAH

0611 3060 0499

Menyetujui,

Pembimbing

II

19601228199A032A02

H.

Hadi Jauhari,

S.8.,

M.Si.

NrP

197301312001 121002

Jurusan

Administrasi

Bisnis

Sastrawinata,

S.E.,

M.M.

197208182003121002

Rin

Mengetahui,

--69,-ffiih

(3)

Nama

NIM

Jurusan/Program Studi

Judul Laporan

Akhir

No.

LEMBAR

PENGESAHAN

Ririn

Anjelinah

061l],}b}O4es

Administrasi Bisnis

Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik

Microsofi

Access 2007

Untuk Strat

Masuk dan Surat Keluar

Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.

Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji

Ujian

Laporan

Akhir

Jurusan Administrasi Bisnis

Dan dinyatakan

LULUS

Pada

hari:

Senin

Tangal:

14

Juli

2014

TIM

PENGUJI

Nama

Pridson Mandiangan.

S.E..

M.M

Ketua

Afrizawati

M.

S.E..

M.Si.

Anggota

H.

Hadi Jauhari.

S.E..

M.Si.

Anggota

Hanifati

Burhan.

S.E..

M.Si.

Anggota.

Tanggal

tq

/

reoV

't

/s

bt4

t4/t tottt

(4)

-l

KEMEI{TERIAN PENDMIKAN DAN KEBUDAYAAI\

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

Jalan

Srijaya

Negara

Bukit

Besar Palembang 30139

TeIp. 071 1-353414,

Far

0711-355918

E-mail:

info@polsriwii

ava.ac.id

SURAT

PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah

ini:

Nama

NIM

Jurusan/Program Studi

Mata

Kuliah

Judul Laporan

Akhir

Ririn

Anjetinah

061 130600499

Administrasi Bisnis

Kearsipan

Elektronik

Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Micros

oft

Access 2007

Untuk

Surat

Masuk

dan Surat Keluar

Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.

Dengan

ini

menyatakan bahwa:

1.

Laporan

yang

saya

buat

dengan

judul

sebagaimana tersebut diatas beserta

isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri.

2.

Laporan

Akhir

bukanlah plagiat/salinan Laporan

Akhh milik

orang lain.

3.

Apabila

Laporan

Akhir

saya plagiat/salinan Laporan

Akhir

milik

orang lain,

maka saya

sanggup

menerima sanksi

berupa pembatalan

Laporan

Akhir

beserta konsekuensinya.

Demikianlah

surat pernyataan

ini

saya buat dengan sebenamya

untuk

diketahui

oleh pihak-pihak yang berkepentingaa.

Palembang,

Agustus2014

Ijl-q-gg.*b*tpernyataan

(5)

-!

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Motto:

"Allah

tidak

akan membebani

seseorang

melainkan

sesuai dengan

kesanggupannya".

(Al-baqarah:286)

"Think

big

feel strong,

and

pray hard

for

deep

heart."

(Berpikirlah

besar,

jadilah

kuat,

dan

berdoalah

dengan

sungguh-sungguh

untuk

hati

yang

terdalam)

Reza M,

Syaried

PSK.

|angan menjelaskan

tentang

dirimu

kepada siapapun,

karena yang

menyukaimu

tidak

butuh

itu,

dan

yang membencimu

tidak

percaya

itu.

(Ali

bin Abi

Thalib)

Kupersembahkan Kepada:

a.

Kedua Orangtua ku sebagai sumber

motivasi ku.

b.

Memet

&

Nanda

(Adik-adik

ku tersayang)

c.

Herwansyah Putra yang senantiasa membanfuku

d.

Keluarga Besarku

e.

Teman-temanku

di

6

NB

f.

Almamaterku

(6)

KATA PENGANTAR

Assalammu'alaikum

Wr.

Wb.

Alhamdulillahi robbil

alamin,

puji

syukur

kami

panjatkan kehadirat

AIIah

SWT

berkat rahmat dan karunia-Nya

lah,

maka penulis

dapat menyelesaikan

Laporan

Akhir

ini

yang berjudul

"Perancangan

Sistem Kearsipan Elektronik

Microsoft Office

Access

2007

untuk

Surat

Masuk

dan

Surat Keluar

pada

Kelurahan Tanjung Aguttg Baturaja Barat

"

dapat penulis selesaikan dengan

baik

dan tepat pada waktunya.

Laporan

Akhir

ini

disusun guna memenuhi salah satu syarat

dalam

mencapai gelar

Ahli

Madya program

studi Administrasi Bisnis

pada

Politeknik

Negeri Sriwijaya.

Dalam Laporan

Akhh

ini,

penulis

memilih

kelurahan Tanjung Agung yang beralamat di

jalan Kolonel Burlian,

Baturaja Barat sebagai objek

penelitian.

Hal

yang dibahas dalam laporan

ini

adalah mengenai bagaimana perancangan sistem

kearsipan

elektronik

untuk

surat masuk

dan

surat

keluar

dengan menggunakan

microsoft

ffice

access 2007.

Penulis menyadari bahwa masih kurangnya pengetahuan, kemampuan, dan

pemahaman

yang penulis

miliki dalam

proses pembuatan

Laporan

Akhir

ini

sehingga

masih banyak

terdapat kekurangan

didalam

Laporan

ini,

untuk itu

penulis

berharap

para

pembaca

dapat

memberikan

kritik

dan

saran

yang

membangun

agar Laporan

Akhir

ini

untuk

dimasa

yang

akan datang

dapat menjadi lebih baik lagi.

Terakhir penulis ucapkan banyak terima kasih kepada semua

pihak

yang

telah

membantu

penulis

dalam

menyelesaikan

Laporan

ini,

penulis

berharap semoga Laporan

Akhir

ini

dapat memberikan manfaat bagi

kita

semua.

Amin

ya Rabbal a'lamin.

Wassalammu'alaikum

Wr.

Wb.

Palembang,

Jruli2014

Penulis

(7)

UCAPAN

TERIMA KASIH

Segala

puji

dan

syukur

Penulis panjatkan kehadirat

Allah

SWT.

Karena

berkat rahmat dan ridho-nya penulis dapat menyelesaikan laporan

ini

tepat pada

waktunya. Selama proses penulisan Laporan

Kerja

Praktek

ini,

penulis menerima

banyak

bantuan,

bimbingan,

pengarahan

serta

dukungan

dari

berbagai pihak.

Oleh

karena

itu

penulis

menyampaikan rasa

hormat dan

mengucapkan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1.

Allah

SWT. Yang telah

memberikan

rahmat

serta hidayah-Nya

dalam menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek

ini.

2.

Bapak

RD.

Kusumanto,

S.T.,

M.M.

selaku

Direktur Politeknik

Negeri Sriwijaya.

3.

Bapak Hendra SastrawinatA S.E.,

M.M.

selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.

4.

Bapak

Heri

Setiawan, S.E.,

M.AB.

selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.

5.

Ibu

Rini,

S.E.,

MAB.

selaku Dosen Pembimbing I.

6.

Bapak H. Hadi Jauhari, S.E.,

M.Si.

selaku Dosen Pembimbing

II.

7.

Bapak Ansori selaku Lurah pada kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.

8.

Bapak Yayan Candra Subidin, S.T. selaku Sekretaris Lurah pada kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.

9.

Bapak

Nuhrudin,

S.E. selaku

Kasi

Pemerintahan

dan Trantib

kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.

10.

Seluruh Karyawan dan Staffkelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat yang telah turut membantu dalam pemberian pengarahan serta bimbingan selama pengumpulan data untuk Laporan

Akhir

ini.

11.

Seluruh Dosen

dan Staff Administrasi Bisnis Politeknik Negeri

Sriwijaya

(8)

12.

Kedua Orangtua ku tercinta (Ibu Herlina dan Bapak Suryaningrat) dan

adik-adik

ku (Mitra

dan Junanda) yang telah memberikan.dukungan serta

do'a

selama penulis melaksanakan dan menyelesaikan Laporan

Akhir

ini.

13.

Heruransyah

Puta,

S.Pd. yang telah senantiasa membantu dan memotivasi

penulis dalam pembuatan Laporan

Akhir

ini.

14.

Sahabatku (Ade Desi

PK.,

Sunita,

Artina

Ningsih,

Alfira),

yuk

Desi Puspita

Hati,

dan

sepupuku

Dhemilia terima kasih

atas dorongan, semangat, dan masukan yang telah diberikan dalam pembuatan Laporan

Akhir

ini.

15.

Teman-teman seperjuangan

di

kelas

6NB

yang telah memberikan semangat selama kurang lebih 3 tahun di Administrasi Bisnis.

16.

Semua

pihak

yang namanya

tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah berperan dalam penyelesaian Laporan

Akhir ini.

Akhir kat4

penulis

mengharapkan

semoga laporan

akhir

ini

dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis maupun bagi para pembaca. Penulis mohon

maaf apabila masih banyak terdapat kesalahan dalam penulisan laporan

ini

seperti kata pepafah

"Tak

Ada Gading yang Tak

Retak".

Akhir

kata, semoga

Allah

SWT.

senantiasa

selalu

melimpahkan Rahmat

dan Hidayah-Nya

kepada

kita

semua.

Amin

Ya Rabbal

'Alamin.

Palelfibdng,

J:u/ri}Al{

Penulis

(9)

ABSTRACT

The

title

of

this report

is

lW

Design

of

Electronic

Filling

System

by

using Microsoft Access 2007

for

the

IiWnW

and Outgoing

Mail

a/ Kelurahan Tanjung

Agung

Baturaja

Barat.

Data

collection

techniques

used by the author are

Field

Research (Observation, Interview, Documentation) and

Library

Research.

From

the data, the author

found

the problems

that

the process to search the

files

were

infficient

in

terms

of

time by

using msnual

system.

Therefore,

at

this

time we need

afilling

system

that

is more structured management

letter

in

order to speed

up the

dsta

searching

in

modern

application,

because

of

that, the author

felt

the need to'design the

program

deemed necessary and help the

stffi

who manage the

Keywords:

Electronic

Filling

System,

Microsafi

Access 2007,

Incoming

and

Outgoing

Mail.

(10)

DAT'TAR

IST

Halaman

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAIIAN

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

III

KATA

PENGANTAR

UCAPAI\I

TERIMA KASIH

ABSTRACT

DAFTAR

ISI

DAFTAR

TABEL

viii

xl

xtI

DAF'TAR

GAMBAR

DAFTARLAMPIRAN

BABI

PENDAHULUAN

l.l

Latar Belakang Pemilihan

Judul

...

I

1.2 Rumusan

Masalah

_...3

1.3 Ruang Lingkup

Pembahasan

_...3

1-4 Tujuan dan

Manfad

Penulisan

--...-.-...3

1.4.1 Tujuan

Penulisan

_...3

l.

.2Manfaat

Penulisan

...4

1.5 Metodologi Penelitian

...

_...4

1.5.1 Ruang Lingkup

Penelitian

...4

1.5.2 Jenis dan Sumber Data

...

...4

7.5.2.7 Data

Primer

_...4

1.5.2.2 Data

Sekunder...

...5

1.5.3 Metode Pengumpulan

Data

_...5

1.5.3.1 Riset Lapangan(Field

Research)

...5

l

-5.3 .2 Riset Kepustakaan

(Library

Re s e ar ch) ... 6

1.5.4 Analisis

Data

...6

1.6 Sistematika

Penulisan

_...7

xtll

(11)

BAB

II

TINJAUAN PUSTAKA

2.2TujuanKearsipan

...

... 10

2.3 Fungsi

Arsip

...11

2-4PerananArsip

--..-.12

2-5 Manalemen

Kearsipa,

...

...12

2.6

Definisi

Surat Masuk dan Surat

Keluar

...13

2.7

Definisi

Sistem

...14

2.8

Definisi

Kearsipan Elektronik

(E-Filling)

...15

2.9

Keuntungan Penyimpanan

Arsip

Secara

Elektronik

... I 6 2.10 Bentuk-bentuk Media Arsip

Elektronik

...17

2.ll

Manfaat

Arsip

Elektronik

...17

2.12 Microsofi Access

2007

...

...18

2.13 Fungsi Microsoft Access 2A07

...

...I9

2.14 Menu Microsoft Access

2007

... 19

BAB

III

GAMBARAN

UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Kelurahan Tanjung

Agung

...21

3.2

Visi

dan

Misi

Kelurahan Tanjung

Agung

...22

3.2.1

Visi

Kelurahan Tanjung

Agung

...22

3.2-2

Misi

Kelurahan Tanjung

Agung

...,...22

3.3 Struktur Organisasi Kelurahan Tanjrmg Agrrng...22

3 .4 Uraian Tugas Pegawai Kelurahan Tanjung

Agung

... -... 25

3.5

Alur

Sistem Penyimpanan Arsip pada Kelurahan Tanjung

Agung

...32

3.6 Perhitungan Angka Kecermatan dan Pemakaian

Arsip

Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Tanjung

Agung

...33

BAB

IV

PEMBAIIASAN

4.1 Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

di

Kelurahan Tanjung Agung...,... 3 9 4.1.1 Kondisi Pendukung di Kelurahan Tanjung

Agung

...39

4.2Penerapan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk dan Surat Keluar

di

Kelurahan Tanjung

Agung

...,...41

4.2.1 Alur Penyimpanan

Arsip

Surat

Masuk

...41

4.2..2

Alur

Penyimpanan

Arsip

Surat

Keluar

...42

4.2.3 Peruncangan Sistem Kearsipan Elektronik

Microsofi

Access 2007 untuk Surat Masuk dan Srnat

Kelum

...43

4.2.4 Marffaat Menggunakan Kearsipan Elektronik Micr o s

oft

Access

2007

...58

(12)

(13)

DAT"TARTAEEL

Ilalnman

Tabel 3.1 Daftar Srrat Masuk dan

Surd

Keluar Kelurahan Taqiung Agung ..

Tahun

2011,2012,2013

...

35

(14)

DAX'TAR

GAMdAR

'

Halaman

Gambar

2.1

Tampilan Microsafi Access ...r...-.-...r.-...-..-.-.20

Gambar

3.1

Struktur Organisasi Kelurahan Tanjung

Agung

....24

Gambar

3.2

Bagan

Alur

Proses Surat

Masuk

...32

Gambar

3.3

Bagan

Alur

Proses Surat

Keluar...

... 33

Gambar

4.1

Alur

Penyimpanan Surat Masuk Menggunakan Microsaft ... Access 2AA7

...

4l

Garrtbar

4.2

Alur

Penyimpanan Surat Keluar Menggunakan Microsoft ...

Access2007

...

...42

Gambm

4.3

Rancangan Sistem Kemsipan

Elektronik

... 44

Gambar

4.4

Tampilan Rancangan Form

Login

... 45

Gambar

4.5

Blank Database

...

... 45

Gambar

4.6

Create Blank

Databasq

... 46

Gambar

4.7

Input

Mask

... 47

Gambar

4.8

Form Login yang Telah

Selesai

... 50

Gambar4.9

TampilanRancangan

FormMenuUtama

...51

Gambar 4.10 Tampilan Form Menu

Utama

... 52

Gambar 4.11 Tampilan Rancangan Form Surat

Masuk

... 54

Ganabar

4.l2TatnpllanForm

SuratMasuk

...57

Gambar4.l3 TampilanForm

SuratKeluar

...58

(15)

I'AX'TAR LAMPIRAN

*

l.

SuratFhngantar Permohonan

Pengaffiilan

Data Laporan

Akhir

2.

Surat

iihomr*

Izin

Pengarnbilan Data

&

Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan

Akhir

Pembimbing

I

4.

Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan

Al&ir

Pembimbing

II

5.

Kartu Konsultasi Laporan

f*

Pembirnbing

I

6.

Ktrtu

Konsultasi Laporan

Alfifu

Pembimbing

II

7.

Kartu Kunjungan Matrasiswa

8.

Daftar Wawancara