Persiapan Lelang Dini TA 2018 dan Penerapan Sistem PBJ Terintegrasi

(1)

Persiapan Lelang Dini TA 2018

dan

Penerapan Sistem PBJ Terintegrasi

oleh

Bagian Layanan Pengadaan

Biro PBMN dan Layanan Pengadaan

Sekretariat Jenderal

(2)

Outline



LELANG DINI

–

Profil PBJ Kementerian PUPR

–

Percepatan PBJ

–

Rencana Aksi

–

Capaian Lelang Dini 2017



SISTEM PBJ TERINTEGRASI

–

Permasalahan dan Harapan

–

Milestones

–

Demo Sistem



PENUTUP

(3)

1

(4)

Capaian Lelang Dini TA 2017

SEKARANG

3 September 2017

SISA WAKTU KE

1 OKTOBER 2017 ( LELANG DINI )

27 HARI di SEPTEMBER =

27 HARI KALENDER

= 20 HARI KERJA < 1 BULAN

4.791 paket

32 T

(5)

Pengumuman

Okt-Des

4.791 paket (43%)

32 T (66%)

(6)

(7)

Selesai Lelang

Des-Jan

3.000 paket (60%)*

18 T (56%)*

(8)

Kontrak

Jan

1.900 paket (40%)*

13 T (40%)*

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

26%

dari

Total Pagu Paket

Tahunan + MYC

BARU

8 T

(9)

PERCEPATAN PENYERAPAN ANGGARAN

Penyerapan

Anggaran

Pengumuman

Lelang

Percepatan

(10)

2 SISTEM

PBJ

(11)

Para Pihak Terkait Dengan Proses

PBJ

(12)

Permasalahan

1. Persiapan

2. Pemilihan

3. Pelaksanaan

Percepatan

Pembangunan

Infrastruktur

Percepatan

Proses

PBJ

eProcurement

(PBJ elektronik)

TERTIB

ADMINISTRASI,

MUTU, WAKTU

DATA ELEKTRONIK

TERPUSAT

DATA

NON

_TERSEBAR

ELEKTRONIK

DATA

NON

ELEKTRONIK

TERSEBAR

MONEV PBJ

Pemanfaatan

Teknologi

Informasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASAN

SK POKJA

KAJI ULANG

RUP

KAJI ULANG

RPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSI

_PRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE, HARGA SATUAN) RANCANGAN KONTRAK, SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMA REFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,

BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

KERJA,

dan KERJA

Pihak yang terlibat :

KPA, PPK, ULP,

POKJA ULP,

PENYEDIA

, APIP, PPHP

Manual

UU Jakons

No. 2 Tahun 2017

“Sistem Informasi

Jasa Konstruksi

Terintegrasi”

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

(13)

Analisa Kesenjangan

KONDISI SAAT INI

1. Pelaksanaan Proses

Manual di Persiapan dan

Pelaksanaan

Pengajuan SK Penugasan,

Penyerahan Dokumen/Hasil antar

pihak,

Pelaksanaan Kaji

Ulang

,

Pengajuan Blacklist/Daftar

Hitam

, Pencarian Data Pendukung

Masalah : Kurang Tertib

Administrasi, Inefektifitas

dan Inefisiensi (Waktu,Biaya)

GAP DAN SOLUSI

KONDISI HARAPAN

2. Data PBJ Tersebar

dan Tidak Terdatabase

Data Tenaga Ahli/Personil Inti,

Peralatan Utama, Referensi

Pekerjaan, Sanksi Penyedia, Putus

Kontrak, Pengaduan, Addendum

Kontrak, Blacklist/Daftar Hitam,

Harga Satuan

,

Billing Rate,

Produk

Masalah : Kesulitan Akses data

dan Monev

3. Backup Dokumen PBJ

elektronik belum terpusat

Hilang jika terjadi

bencana

Masalah : Data Dokumen PBJ

Kurang Aman

GAP

Adanya

keterbatasan dalam

rangkaian proses dan akses

data PBJ karena proses

dilakukan manual yang

mengakibatkan masalah PBJ

SOLUSI

Pengembangan Sistem PBJ

Terintegrasi Berbasis

Teknologi Informasi

RUANG LINGKUP

Tranformasi proses dari

manual ke elektronik yang

didukung dengan aplikasi,

regulasi dan SDM

TUJUAN

Peningkatan efektifitas dan

efisiensi

1. Pelaksanaan Proses

Secara Elektronik

Manfaat : PBJ yang lebih

tertib, efektif dan efisien

2. Data PBJ Terpusat dan

Terdatabase

Manfaat : Kemudahan Akses

Data dan Monev

3.Backup Dokumen PBJ

Elektronik Terpusat

Manfaat: Peningkatan

Keamanan Data

(14)

Harapan

1. Persiapan

2. Pemilihan

3. Pelaksanaan

Percepatan

Proses

PBJ

eProcurement

(PBJ elektronik)

DATA ELEKTRONIK

TERPUSAT

DATA ELEKTRONIK

_TERPUSAT

DATA ELEKTRONIK

TERPUSAT

MONEV PBJ

Pemanfaatan

Teknologi

Informasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASAN

SK POKJA

KAJI ULANG

RUP

KAJI ULANG

RPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSI

_PRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE, HARGA SATUAN) RANCANGAN KONTRAK, SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMA REFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,

BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

Pihak yang terlibat :

KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

Percepatan

Pembangunan

Infrastruktur

KERJA,

dan KERJA

_TERTIB

ADMINISTRASI,

MUTU, WAKTU

UU Jakons

No. 2 Tahun 2017

“Sistem Informasi

Jasa Konstruksi

Terintegrasi”

(15)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk.

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

(16)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Target 25 Agustus 2018-siap pakai

Fitur Aplikasi

1. Pengajuan SK Penugasan,

2. Penyerahan Dokumen terkait persiapan

Pengadaan : KAK, RAB, HPS,

Spesifikasi, Rancangan Kontrak

3. Pelaksanaan Kaji Ulang RUP dan RPP

4. Penyerahan hasil pemilihan dari Pokja ke

PPK

5. Penyerahan hasil pekerjaan dari PPHP ke

PPK

6. Proses Blacklist

7. Input dan Pencarian Data Pendukung :

Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang

Lelang, Referensi pekerjaan.

Daftar hitam,

Sanksi penyedia, Putus

kontrak, Pengaduan, Addendum

Kontrak, Harga Satuan, Billing

Rate Tenaga Ahli, Laporan,

Produk.

(17)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

PROGRES SE

1. Sudah Tersedia Draft (koreksi Karo PBMN dan LP)

2. Di dalam SE terdapat alur proses dan juknis

(18)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

TOT

1. Akan diselenggarakan tanggal 4-5 September 2017

Di Semarang

(19)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Pelatihan Pengguna

ULP Kantor Pusat

1. Akan diselenggarakan tanggal 11-12 September 2017

Di Bintaro

2. TOT untuk 100 orang anggota Pokja ULP Kantor Pusat

3. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing

ULP

(20)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Regulasi SE Sekjen

1. Status terakhir di Biro Hukum

2.Target Mid September 2017 di ttd

3. Lampiran alur dan juknis

(21)

Rencana Milestones

Agustus

September

Oktober

Sistem sudah

menjadi bagian

proses bisnis

dan

kebutuhan PBJ

di Kementerian

1. Pelaksanaan

Proses Secara

Elektronik

2. Data Terpusat

dan Terdatabase

3. Backup Dokumen

Elektronik

Terpusat

Tersedianya

Aplikasi

Fokus:

Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan

dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem

sudah digunakan oleh

Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya

SE Sekjen

Terselenggaranya

TOT

Terselenggaranya

Pelatihan User

W4,08-2017 W1,09-2017 W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya

Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Penggunaan Sistem

PBJ Terintegrasi

1. Untuk penugasan Pokja September 2017

2. Untuk proses lelang Oktober 2017

(22)

Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Penyelesaian

POTENSI KENDALA

STRATEGI PENYELESAIAN

2. Rentang kendali

Bagian Layanan Pengadaan

terbatas

3. Resistensi

  karena perubahan sistem dari manual

ke elektronik

1. Pengguna

kesulitan mengoperasikan

aplikasi

karena merupakan sistem yang baru

dan

terbatasnya waktu pelayanan

kantor

2. Optimalisasi peran ULP

dan perangkatnya (TOT)

yang tersebar di seluruh provinsi untuk sosialisasi dan

pelatihan

3. Pemantauan rutin

melalui rapat mingguan  terkait

progres dan

lapor ke atasan

 (Sekretaris Jenderal)

1. Peningkatan Layanan Pengguna: 

a. Layanan

eHelpdesk

melalui WA dan Handphone:

20 jam x 6 hari (Senin-Sabtu)  

b. Layanan pelatihan/konsultasi rutin

setiap   hari kerja Jam 08.00-17.00 WIB

c. Penyediaan materi pelatihan melalui website ULP

http://ulp.pu.go.id

(23)

SOP ULP

Unduh

di

http://ulp.pu.go.id

(24)

Tks

QA