Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio 2003, Wahana Komputer, Elex Media

(1)

Ayuningtyas

Tujuan & Penilaian

Tujuan Umum

• Mahasiswa mampu

memanfaatkan email dan manajemen jadwal, protable document format, serta diagramming software yang mendukung bidang kesekretariatan dan perkantoran modern.

Penilaian

• UTS : 30%

• UAS : 30%

• Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%

(2)

Kepustakaan

• Buku Mini PC Media : More Organized with Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file

• Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis, Wahana Komputer

• Portable Document Format,

http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format

Kepustakaan

• Panduan Praktis Membuat Diagram & Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio 2003, Wahana Komputer, Elex Media Komputindo, 2003, Jakarta

• Diagramming software,

http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software

• http://en.wikipedia.org/wiki/Organization

(3)

Kepustakaan

• Anjuran:

– Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan

Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta

– Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo, 2003, Jakarta

– Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media Komputindo, 2005, Jakarta

– Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt. Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta

Pokok Bahasan

• Pengenalan email dan penjadwalan

• Pengelolaan email

• Pengelolaan kalender

• Pengelolaan file data email dan pencetakan email

• Really Simple Syndication (RSS) dengan email

• Konsep file PDF

•

(4)

Pokok Bahasan

• Security dan bookmark file PDF

• Diagramming software

• Struktur organisasi bisnis dan membuat diagram organisasi

• Manajemen proyek

• Bisnis proses

• Pembuatan peta jalan 2D dan 3D

• Pembuatan diagram brainstorming

Pertemuan I

Pengenalan email

&

Penjadwalan

(5)

Tujuan

• Mahasiswa dapat

menggunakan aplikasi email dan penjadwalan

Materi

• Pengenalan & setting

• Address book & contact

• Mengirim email

Pendahuluan

• Manajemen Jadwal  Scheduling

• Manajemen Jadwal  Pengaturan waktu

 menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang ditentukan

 dipengaruhi tingkat kedewasaan seseorang  profesionalitas

(6)

Pendahuluan

• Pengaturan waktu :

– Manusia semakin lama semakin sibuk

– Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang bertanggung jawab

Pendahuluan

• Penjadwalan MS Outlook 

pengaturan

secara online 

e-mail (internet)

• Perlu suatu koneksi internet

• Koneksi :

–Discontinuous  dial - up

–Continous  Lease line / dedicated line

(7)

Pendahuluan

InternetInternet

Internet Service Provider (ISP)

Kabel Langsung / Antena PSTN / Selular

(8)

Pendahuluan

InternetInternet

Server Server Server

Client Client

protocol _protocol protocol

protocol

Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll…

Internet

Mail Client Mail Client Mail Client Web Based Mail

Browser

(9)

Pendahuluan

• SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman message/pesan atau

e-mail.

• POP3 : Post Office Protocolver 3

suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk mengambil pesan yang berada di Mail Server

(10)

Pendahuluan

Email Ethics

• Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan

huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan

beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.

• Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan

hal penting.

• Penekanan dilakukan dengan bold atau*asterik*

• Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan

bagaimana memperoleh kopian-nya.

(11)

Email Ethics

• Jangan melakukan forward ke mailing list tanpa seijin penulis asalnya

• Tindakan tidak layak via email (dan tidak hanya terbatas kepada hal berikut):

– Memposting sesuatu yang melanggar hukum dalam sebuah sistem

Email Ethics

– Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk pesan pribadi maupun untuk umum,

– Mengirimkan pesan yang memungkinkan kerusakan di tempat penerima

–Pengiriman surat berantai atau menyebarkan surat pribadi

– Tindakan-tindakan yang menyebabkan terganggunya jaringan komputer

(12)

Pendahuluan

• Web Mail 

yahoo,gmail,hotmail,dll

• Mail Client 

MS Outlook, Outlook

Express, Eudora dll.

• MS Outlook Mail Client +

Groupware(Scheduling, Organizer dll)

Web Mail

• Ada beberapa layanan web mail yang juga menyediakan layanan untuk penjadwalan, diantaranya yaitu :

–Yahoo (mail.yahoo.com)

–Hotmail (hotmail.com)

–Gmail (mail.goole.com)

(13)

Yahoo mail

(14)

Hotmail

Gmail

(15)

Yahoo Mail

• Webmail yahoo versi terbaru tampilannya sudah lebih baik

• Tersedia layanan yang umumnya terdapat pada Aplikasi Mail Client

• Layanan yang disediakan:

–Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash, Junk/Spam

–Contact

–Calendar

Web Mail

• Penjadwalan pada yahooMail hampir sama dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook

• Terdapat range waktu, isian nama kegiatan, reminder

• Hanya sebagai pengingat awal kegiatan

• Dapat berbagi jadwal dengan contact yang terdaftar pada Friend List

(16)

Penjadwalan pada webmail

(17)

Task

• Kegiatan yang harus dilakukan

Calender

(18)

Contacts

Hotmail/ Outlook.com

(19)

(20)

Contacts

Mengenal Microsoft Office

Outlook 2007

• MS

Outlook



sarana

komunikasi

online melalui jaringan internet dengan

menggunakan

email

sarana

untuk

membantu pengaturan jadwal (scheduling

+ to do list + jurnal)

(21)

Memulai MS Outlook 2007

Navigation Pane

Folder List Menu Bar

Standard Toolbar Web Toolbar

Advanced Toolbar

Toolbar Options Calendar

(22)

Navigation Pane

• Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela outlook yang berisi beberapa shortcuts, seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks, Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.

• Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat” navigasi pada bagian utama MS Outlook sehingga memudahkan pengguna / user untuk melihat / mendapatkan informasi yang diinginkan

Favorites Folders

• Folder e-mail yang sering digunakan bisa di

tambahkan dalam Favorite Folders guna

mempermudah pembacaan e-mail

• Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang

digunakan untuk mempermudah pembacaan e-mail, yaitu Search Folders

• Search Folders merupakan tempat untuk

menampung beberapa folder yang menampilkan seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria pencarian tertentu

(23)

To Do Bar Pane

• Dari Jendela ini dapat ditampilkan Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks (tugas-tugas) yang telah dibuat sebelumnya.

Calendar Window

• Dari calendar window (jendela calendar), anda dapat menampilkan jadwal – jadwal kegiatan yang telah anda buat sebelumnya dan anda juga bisa melakukan pembuatan suatu jadwal kerja melalui menu ini

• Di sini anda juga bisa menampilkan calendar rekan kerja anda dengan menggukan Share Calendar

(24)

Tampilan Calendar

• Secara umum terdapat 4 macam tampilan Calendar :

–Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)

–Tampilan 1 minggu (7 hari)

–Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari kerja kita bisa 5 –6 –atau 7 hari, sesuai dengan setting pada Tools –Option –Calendar Option )

–Tampilan 1 hari

Tampilan Calendar

(25)

Contacts Window

• Contacts Window merupakan

tempat penyimpanan data (nama,

alamat, email, dll.) rekan kerja anda /

contact person.

Contacts Window

Option untuk merubah tampilan Contact Window

(26)

Menu Go

• Menu Go berfungsi seperti pada Jendela Navigasi. Dalam menu ini juga ditampilkan shortcut key untuk memanggil menu – menu tersebut, contoh : Ctrl+1 utk memanggil mail; Ctrl+2 utk Calendar, dll.

Reading Window

• Reading Window  merupakan jendela yang digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang

(27)

Reading Window

• Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam 3 macam view, melalui

menu View Reading Pane

Reading Pane

Right

(28)

Tampilan Multi-Line (Sorting)

• Penampilan pesan / message yang masuk ke dalam account kita dapat dikelompokkan /

di-”sorting”, sehingga memudahkan kita dalam

membaca / mencari pesan yang masuk. Cara melakukan sorting adalah dengan cara meng-klik judul dari kolom yang yang kita inginkan (lihat gambar)

Tampilan Multi-Line (Sorting)

• “Form”, “Subject”, dll. Merupakan judul kolom

yang bisa di-klik untuk mengelompokkan

(29)

Arrangements

• Arrangements yang dimaksud di sini adalah pengelompokkan view. Pengaturannya dilakukan dari menu View - Arrange by.

• Terdapat 13 macam pengaturan / kategori pengelompokan yang bisa dilakukan dari menu ini.

Arrangements

(30)

Setting E-mail Account

• Sebelum email client yang kita gunakan dapat menerima atau mengirimkan email, maka harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu

• Setting email account dilakukan dari menu Tools  Email Accounts

Pembuatan Email Account

• E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk mengakses e-mail server atau e-mail provider

• Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan, menerima, dan mengirim pesan e-mail.

• Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :

– Web (senantiasa online) web based mail

– Offline download e-mail dengan suatu mail client

(31)

Pembuatan Email Account

• Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007 adalah dapat dijalankan dengan dua account atau lebih pada satu program

• Jika user memiliki mail account lebih dari satu, dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1 MS Outlook Offic 2007

2 September 2013 [email protected]

Pembuatan Email Account

• Pada saat kita menjalankan suatu mail client  diminta untuk memasukkan suatu mail account dan dapat diisi lebih dari satu (other profile / user)

• Mail Account  didapat dari suatu mail server

• User harus memiliki suatu mail account terlebih dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail client

(32)

Pembuatan Email Account

• Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan pada saat anda melakukan koneksi dengan internet pada situs-situs provider email.

• Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,

www.yahoo.com, mail.google.com, dll.

Pembuatan Email Account

• Setelah anda memiliki suatu e-mail account, hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan dari mail account anda yang meliputi :

–User & Password

–Alamat e-mail anda

–Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP, dll)

(33)

Pembuatan Email Account

• Prosedur account setting pada MS Outlook 2007 adalah sebagai berikut :

– Pilih perintah pada menu Tools –Account Settings

– Pilih Pilihan“Add a new e-mail account”

– Tekan tombol Next dan lakukan setting terhadap koneksi mail client dengan server, dan klik Next

– Lakukan prosedur setting accounts yang terakhir yang meliputi user, password, e-mail address, alamat POP3 dan SMTP-nya

Pembuatan Email Account

(34)

Pembuatan Email Account

• Microsoft Exchange Serverdigunakan sebagai penghubung server exchange untuk membaca e-mail, mengakses folder, dan membagi

dokumen

• POP3(Post Office Protocol version 3) adalah sebuah protokol yang digunakan untuk

menerima kembali pesan e-mail dari mail-server.

(35)

Pembuatan Email Account

• IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam server untuk menyimpan atau mengatur pesan untuk diambil informasinya pada komputer lain. Anda dapat membaca hanya pada judul pesan dan memilih hanya pada pesan yang di

download.

Pembuatan Email Account

• HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol yang digunakan ketika anda mengakses Web Page dari internet. Outlook menggunakannya sebagai protocol email.

• Additional Server Typeuntuk menghubungkan workgroup lainnya atau 3rd_{party mail server.}

(36)

Pembuatan Email Account

• Pada bagian User Information, ketik nama Anda pada kotak Your Name

• Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider ketika anda membuat membuat suatu mail account di internet.

(37)

Pembuatan Email Account

• Pada bagian “Logon Information”, klik “User Name” untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail

addressnya [email protected], maka pada bagian user akan dituliskan secara otomatis =

ayuningtyasatau [email protected]

Pembuatan Email Account

• Ketik password anda pada kotak password harus sesuai dengan password pada mail account yang anda buat pada suatu mail provider.

• Pada bagian server information, klik kotak Incoming Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan alamat protokol pada mail server isikan alamat yang diberikan / didapat dari mail provider

(38)

Pembuatan Email Account

• Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server. Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang

diberikan oleh mail provider

• Mail Client siap dipakai

• Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada tombol More Setting

Pembuatan Email Account

• Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test Account Setting untuk melihat apakan setting yang anda lakukan sudah benar atau belum.

(39)

Pembuatan Email Account

• Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next dan setelah itu tekan tombol Finish

• Untuk menambahkan e-mail account yang baru lakukan dengan cara yang sama seperti

prosedur diatas.

(40)

Penambahan Email Account

(41)

Penambahan Email Account

Tampilan Navigation Window

Folder baru yang otomatis

(42)

Manajemen Email Account

• Mail Account yang telah dibuat dapat diatur kembali (dihapus dan / atau dirubah)

• Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu Tools  E-mail account  pilih View or Change Existing e-mail Account

Manajemen Email Account

• Tombol Changedigunakan untuk merubah setting mail account yang sudah dilakukan

• Tombol Removedigunakan untuk menghapus setting mail account

• Tombol Newdigunakan untuk menambahkan sebuah setting mail account yang baru

(43)

Manajemen Email Account

• Tombol Set as Default merupakan tombol yang membuat suatu setting mail account sebagai default (sebagai suatu setting yang aktif untuk dijalankan / yang diikuti –berguna jika anda memiliki lebih dari satu setting mail account)