Membuat Situs Layanan OCR dengan Abby Ho

(1)

TUGAS KULIAH

Perangkat Lunak Aplikasi Web

Membuat Situs Layanan OCR dengan Abby Hot Folder

Disusun Oleh:

Subur Eko Wardoyo

92313015

I Gusti Putu Wirejana

92313008

Haryono

92313021

Dimpan Sihombing

92313020

Program Magister Manajemen Sistem Informasi

Universitas Gunadarma

2014

(2)

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang

I.2. Tujuan

I.3. Ruang Lingkup

BAB II SISTEM PENDUKUNG II.1 Windows Zap Service

II.2 Web server menggunakan Internet Information Service (IIS)

BAB III KONFIGURASI ABBYY HOT FOLDER III.1. Memulai Abbyy Hot Folder

III.2. Konfigurasi Abbyy Hot Folder

III.3 Menjalankan Abbyy Hot Folder secara otomatis

BAB IV ANTARMUKA SITUS LAYANAN OCR IV.1. Masuk kedalam layanan

IV.2. Proses Unggah File

IV.3. Proses, monitoring dan luaran sistem

(3)

BAB I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Penggunaan OCR (Optical Character Recognition) saat ini merupakan salah satu jawaban dari penerapan Teknologi Informasi sehubungan kebutuhan informasi yang saat ini cenderung paperless. Kertas merupakan media atau sarana yang telah digunakan sejak dahulu kala dalam menyampaikan dan menyimpan informasi. Kertas mempunyai masa pakai yang ditentukan oleh jenis dan kualitas kertas yang digunakan. Kertas juga memerlukan tempat dalam penyimpanannya. Dengan ditemukannya OCR kebutuhan akan kertas untuk menyimpan informasi berlahan-lahan akan tergantikan dengan media penyimpanan yang bersifat elektronik.

Mengingat bahwa media penyimpanan elektronik saat ini semakin murah dan memiliki kapasitas yang besar kelayakan penggunaan penyimpanan data secara elektronis pun menjadi kebutuhan yang tidak dapat di hindari lagi. Kecepatan, kemudahan serta ketepatan dalam akses informasi dengan menerapkan penyimpanan elektronik menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam suatu organisasi profit atau nonprofit dalam menjawab semua tantangan dari luar yang saat ini membutuhkan respon yang cepat. Kebutuhan akan tempat penyimpanan / ruangan arsip semakin hari semakin menunjukan tingkat kebutuhan yang meningkat secara eksponensial(*). Besarnya informasi yang disimpan dalam kertas menjadikannya tidak praktis lagi dalam hal penyimpanan informasi. Diperlukanlah suatu media lain yang lebih mudah dan cepat serta tidak memerlukan tempat yang lebih besar dalam menyimpan informasi. Media elektronislah jawaban atas permasalah tersebut.

Pertanyaan awal sebelum menggunakan penyimpanan elektronik secara keseluruhan adalah “bagaimanakah dengan informasi yang sudah ada dalam kertas sebelumnya?” Konversi informasi dari kertas ke elektronik tentunya membutuhkan usaha yang luar biasa mengingat perlu dilakukan alih media informasi dari kertas ke elektronik.

OCR seperti yang disebutkan pada paragraph pertama, adalah suatu kemudahan dalam melakukan konversi informasi dari media kertas ke media elektronik. Alih media ini dapat berlangsung sangat cepat bila menggunakan teknologi OCR. Teknologi ini akan membandingkan huruf-demi huruf yang ada dalam kertas yang sebelumnya telah dirubah menjadi gambar elektronik sehingga kata demi kata, paragraph demi paragraph tersusun sehingga seluruh informasi yang ada dalam kertas tersebut pindah seluruhnya ke media elektronik.

I.2. Tujuan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah

- Implementasi perangkat lunak OCR melalui media intranet (webbase) yang hanya membutuhkan jaringan komputer, komputer dan browser.

- Memanfaatkan dan menkonstumisasi teknologi Abbyy Hot Folder sehingga diharapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

- Mempercepat/mempermudah editing dokumen atau pembuatan dokumen baru;

- Menjadi langkah awal untuk pengembangan fitur-fitur baru lainnya yang sifatnya kustom dengan memanfaatkan teknologi OCR dari Abbyy.

(4)

I.3. Ruang Lingkup

Dalam makalah ini hanya membahas secara garis besar penggunaan Abbyy Hot Folder yang di-online-kan menggunakan bantuan server IIS (Internet Informasion Service), Beberapa trik penggunaan fitur-fitur windows dan aplikasi lainnya yang mendukung pembuatan aplikasi ini juga di paparkan.

(5)

BAB II

SISTEM PENDUKUNG

II.1 Windows Zap Service

Windows Zap Services (WZS) ini adalah program yang digunakan dalam layanan services oleh windows yang diperuntukan malakukan koordinasi dan sinkronisasi file/dokumen yang dimasukan kedalam Abbyy Hot Folder melalui website. Fungsi ini menjadi pendukung yang paling utama mengingat WZS akan memastikan Abby Hot Folder akan tetap bekerja serta melakukan pencatatan terhadap keberhasilan konversi file menjadi file text (rtf) dan file portable dokmen format (pdf)

Gambar 2.1 Windows Zap Service parameter dan lokasi

Pada gambar 2.1 terlihat bahwa lokasi folder yang berisi WZS berada pada C:/SetPP/ZAP. Ada 2 komponen penting yakni Zap.exe dan zap.conf. Zap exe adalah executable program yang dijalankan sebagai windows service. Zap.conf adalah parameter yang berisi alamat folder yang nantinya akan dipergunakan oleh Zap.exe untuk menjalankan proses yang diberikan padanya.

3 (tiga) buah parameter yang digunakan yaitu pertama adalah direktori yang digunakan oleh program zap.exe untuk mengambil file dalam proses zapping yaitu E:/AbbyyColdFolder. Isi folder ini selanjutnya dipindahkan kedalam folder yang ditentukan pada parameter ke-2(dua) yaitu E:/AbbyyResultFolder yang sebelumnya dicatat kedalam sebuah database.

(6)

Gambar 2.2 Windows zap service

Untuk mempermudah penggunaan aplikasi ini serta kepraktisan dalam menjalankan aplikasi ini, maka paket aplikasi ini dibuat menjadi sebuah windows service sehingga tidak lagi membuhkan intervensi dari pengguna. Pengguna hanya memastikan proses menghidupkan layanan ini dilakukan secara otomatis seperti terlihat pada gambar 2.2

Gambar 2.3 Pemeriksaan program ZWS

Untuk memeriksa apakah ZWS bekerja pengguna dapat melihat pada windows task manger. Apabila program bekerja maka akan terlihat image name dengan nama zap.exe yang hidup seperti yang diperlihatkan pada gambar 2.3.

(7)

II.2 Web server menggunakan Internet Information Service (IIS)

Penggunaan web server pada aplikasi berbasis web adalah mutlak. Pertimbangan kepraktisan dan kemudahan dalam penggunaan adalah hal yang menjadikan penggunaan IIS (Internet Information Service) menjadi pilihan.

Gambar 2.3 IIS web server

Pembuatan 2 (dua) virtual folder pada web site hotfolder pada gambar 2.3 dimaksudkan untuk proses interaksi dengan pengguna. User akan melakukan upload dokumen untuk dilakukan proses diserver oleh abbyy hotfolder. Hasil dari proses selanjutnya diletakan pada virtual folder download yang akan di unduh oleh pengguna untuk keperluannya.

(8)

BAB III

KONFIGURASI ABBYY HOT FOLDER

Abbyy sebagai perusahan teknologi informasi yang fokus pada pengembangan perangkat lunak yang bergerak dibidang pengenalan gambar serta pemerosesan informasi pada dokumen. Abby tentunya menjadikan hal terdepan dalam hal pengembangan teknologi OCR yang dimilikinya. Banyak perangkat lunak lainnya yang menggunakan OCR milik Abbyy didalam software besutannya guna meningkatkan performa perangkat lunak yang dibuatnya.

III.1. Memulai Abbyy Hot Folder

Abbyy hotfolder merupakan fitur yang disediakan dalam paket pembelian Abbyy finereader. Abby hot folder adalah fitur otomatis yang disediakan untuk mengubah suatu file gambar hasil pemindaian menjadi suatu file yang berisi karakter-karakter yang berkesesuaian dengan file gambar. Abbyy hot folder dimulai dengan membuka program abbyy hot folder sehingga muncul jendela seperti pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Memulai Abbyy Hot Folder

III.2. Konfigurasi Abbyy Hot Folder

Dalam membuat sebuah hot holder hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat task baru dengan menekan icon new pada jendela menu pada gambar 3.1. Dengan adanya perintah untuk membuat tak baru maka hot folder akan menampilkan jendela task setting. Dalam jendela task setting tersebut pengguna diharuskan mengisi parameter langkah-lankah yang dipakai abbyy hotfolder dalam eksekusinya.

Secara umum ada 4(empat) langkah utama dalam task setting antara lain adalah: 1. Menentukan waktu pengulangan (recurring)

Agar pemrosesan mendekati realtime, penentuan waktu pengulangan dipilih yang paling pendek yaitu 1(satu) menit.

2. Menentukan folder tempat file yang nantinya akan di proses Abbyy hot folder.

(9)

Folder yang ditunjuk adalah folder dengan alamat fisik yang ada didalam server itu sendiri yakni pada drive E

3. Menentukan proses baca dan analisa.

Proses baca dan analisa tidak menggunakan template tertentu serta langsung dianalisa apa adanya sesuai denhan file yang diberikan

4. Menentukan folder tempat hasil pengolahan hot folder serta jenis keluaran yang dihasilkan.

Dalam aplikasi ini ditentukan bahwa hasil baca dan analisa hot folder ditentukan menjadi 2(dua) tipe file yakni rtf dan pdf readable.

Gambar 3.2 Langkah ke 1 sampai 3 pada task setting

Gambar 3.4 Langkah ke-4 pada task setting

(10)

III.3 Menjalankan Abbyy Hot Folder secara otomatis

Penggunaan abbyy hot folder secara manual telah dibahas sebelumnya. Penggunaan tersebut terbatas pada saat pengguna sedang login kedalam komputer. Abbyy hot folder akan bekerja dan menjalankan fungsinya hanya bila pengguna melakukan klik pada icon abbyy hot folder. Jika jendela ditutup atau diminimize akan terlihat pada tray icon perangkat lunak tersebut pada pojok kanan bawah.

Untuk mengatasi masalah tersebut windows dilengkapi dengan task scheduler yang dapat diperintahkan untuk menjalankan suatu aplikasi pada waktu-waktu tertentu. Langkah-langkahnya sebagaimana pada gambar berikut:

Gambar 3.5 Membuat shortcut abbyy hot folder dan menjalankannya dengan user windows hotfolder

Gambar 3.6 Menentukan jadwal dimulainya abbyy hot folder

(11)

Gambar 3.7 Memastikan Abbyy hot folder akan selalu menyala.

(12)

BAB IV

ANTARMUKA SITUS LAYANAN OCR

Internet dalam kehidupan sehari-hari menjadikan pekerjaan menjadi lebih mudah. Kolaborasi data antar pegawai hingga antar institusi baik swasta maupun pemerintah membuat penggunaan teknologi ini semakin lekat dengan kehidupan manusia. Internet atau intranet sebenarmya sebuah teknologi tertentu dengan menggunakan metode tertentu dimana kita dapat membagi informasi yang sudah dibentuk dalam media elektronik.

Perangkat lunak yang dikembangkan sebagai antarmuka dalam makalah ini adalah antarmuka dengan menggunakan bahasa pemrograman Active Server Page (ASP). Penggunaan perangkat lunak ini tidak terlepas dari penggunaan IIS yang sempat disinggung sebelumnya.

IV.1. Masuk kedalam layanan

Antarmuka awal yang disediakan diharapkan sangat mudah. Pengguna diminta untuk mengisikan suatu kata kunci yang namtinya digunakan aplikasi dalam membedakan antara seorang pengguna dengan pengguna lainnya. Informasi kata kunci memudahkan pengguna untuk mengakses permintaannya walaupun komputer yang digunakan berbeda.

Gambar 4.1 Tampilan awal antarmuka, pengguna diminta memasukan kata kunci

IV.2. Proses Unggah File

Saat pengguna sudah menentukan kata kunci, selanjutnya adalah melakukan unggah file yang hendak di OCR kan oleh Abbyy. Hanya file-file tertentu yang dapat diunggah kedalam sistem. File dengan ektensi gambar sera pdf yang dapat diupload kedalam sistem.

(13)

Gambar 4.2 Mengunggah file

Selain jenis file, ukuran file juga menjadi batasan. Ukuran file dibatasi dengan maksud menjaga keandalan sistem. Sistem diharapkan tidak terbebani dengan ketidaktahuan pengguna dengan mengunggah file yang terlalu besar. Bisa dibayangkan bila semua pengguna diijinkan melakukan upload file dengan ukuran yang sangat besar maka sistem akan membutuhkan waktu yang lama untuk memproses file tersebut sehingga pengguna lainnya akan melihat kondisi deadlock.

IV.3. Proses, monitoring dan luaran sistem

Sejumlah file telah diupluad oleh pengguna kedalam server. Saatnya kini Abbyy hot folder yang berkerja. Pengguna memerlukan laporan dari sistem mengenai penugasan yang telah diberikannya. Dalam rangka memberikan informasi kepada pengguma mengenai beban kerja server terdapat informasi total antrian dokumen pada setiap saat.

(14)

Gambar 4.3 Informasi dokumen yang sudah diupload sejumlah 1(satu)

Total entrian yang diberikan oleh sistem adalah total dokumen yang telah masuk kedalam sistem dan belum selesai diproses. Total tersebut merupakan penjumlahan dokumen yang telah dimasukan oleh user yang sedang online pada saat ini.

Gambar 4.4 Informasi dokumen yang sudah diupload sejumlah 2(dua)

Hasil akhir berupa 2(dua) buah jenis file yakni rtf dan pdf akan muncul di list aplikasi bila server sudah menditeksi adanya file baru. Tentu saja hal ini akan mengurangi jumlah antrian yang ada.

(15)

Gambar 4.5 Dokumen hasil akhir sistem

Pengguna dapat mengunduh file yang dihasilkan tersebut dengan melakukan klik langsung pada file yang bersangkutan. Pengguna juga dapat menghapus dokumen yang sudah tidak dibutuhkan lagi sehingga tidak memenuhi daftar file yang ditampilkan.

(16)