MENJELAJAH
PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
bersama
MAIMUNAH
PENGAMBILAN PEKERJA
Topik-topik utama dalam Ruang ini adalah:
Perancangan Sumber Manusia dan
Pengambilan Pekerja
Tanggungjawab mendapatkan pekerja untuk organisasi adalah satu tugas utama pengurusan sumber manusia. Anda perlu laksanakan tugas ini dengan hati-hati. Menggajikan orang yang tidak sesuai adalah merugikan. Misalnya:
1. Pekerja yang tidak berkebolehan membuat kesilapan yang merugikan. 2. Pekerja yang tidak berkebolehan menyebabkan pelanggan lari.
3. Pekerja yang tidak berkebolehan menyusahkan rakan kerja yang mungkin berhenti kerja, dan ini menambahkan kos pengambilan.
4. Perkhidmatan pekerja yang tidak berkebolehan perlu diberhentikan dan ini boleh mengakibatkan tindakan undang-undang dan bayaran pampasan kepada pekerja berkenaan.
5. Pekerja yang tidak berkebolehan menyebabkan kemalangan.
Maimunah Aminuddin merupakan
seorang pensyarah, penulis terkenal dan perunding di bidang pengurusan sumber manusia. Tajuk buku beliau termasuk:Human Resource Management (2nd ed, 2011, Oxford University Press)
Malaysian Industrial Relations and Employment Law (7th ed, 2011, McGraw Hill)
Setiap pekerja yang diambil ke dalam perniagaan mesti mempunyai peranan yang jelas dan mesti boleh jalankan kerja yang diberi. Pengambilan dan pemilihan yang cermat akan membantu mencapai objektif ini. (PEMILIHAN akan dibincang di Ruang akan datang).
Malangnya kejayaan keputusan dalam pengambilan dan pemilihan tidak terjamin, walaupun prosedur yang betul telah diikuti seperti digariskan dalam Ruang ini dan seterusnya.
PERANCANGAN SUMBER MANUSIA
Dalam suasana yang diimpikan, anda akan sediakan satu pelan sumber manusia supaya organisasi anda akan sentiasa mempunyai bilangan pekerja yang tepat pada bila masa mereka diperlukan. Pelan yang tetap mungkin tidak sesuai dalam dunia perniagaan yang cepat berubah sekarang. Dengan itu pihak pengurusan atasan sepatutnya ambil masa untuk bincang bersama dan rangkakan pelan perniagaan disertakan dengan pelan kakitangan. Sesi-sesi perancangan ini harus fokus kepada keperluan enam bulan hingga satu tahun yang dianggap lebih berguna. Meniru kerajaan dengan mengadakan draf pelan 5-tahun adalah tidak sesuai.
Tujuan pelan sumber manusia ialah untuk menentukan bilangan pekerja yang diperlukan dalam tempoh berkenaan.
Sekiranya organisasi dijangka akan mempunyai terlalu ramai pekerja, pemberhentian (retrenchment) atau dengan apa cara lain pengkecilan bilangan pekerja mesti dilakukan.
Sekiranya organisasi dijangka akan mengalami kekurangan pekerja, langkah tertentu mesti diambil untuk mendapatkan lebih pekerja atau cari sumber buruh yang lain.
Sekiranya perniagaan tidak merancang untuk perubahan besar, bilangan pekerja mungkin akan kekal. Bagaimana pun, tindakan mesti diambil untuk
mengurangkan kemungkinan pekerja yang terbaik berhenti dan meninggalkan organisasi anda.
Perancangan sumber manusia ialah untuk mengelakkan krisis:
Anda tidak mahu terlalu ramai staf. Memberhentikan staf adalah tugas yang menyedihkan. Dalam jangka masa pendek ia mungkin juga mahal, kerana mereka yang diberhentikan mesti dibayar faedah-faedah penamatan kerja. Jika perniagaan
Peringatan:
Menggajikan pekerja
baru tidak begitu susah;
Memberhentikan
pekerja adalah sangat
meningkat setelah pemberhentian dilakukan, anda bukan sahaja mempunyai kurang pekerja, tetapi mendapatkan pekerja baru menjadi lebih sukar kerana mereka mungkin memboikot syarikat anda yang dikenali pernah membuang pekerja.
Anda tidak mahukan kekurangan pekerja hinggakan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan seperti yang dijadualkan. Pelanggan akan cari pembekal lain jika ini berlaku. Untuk mengatasi keadaan begini anda mesti ada satu pelan kontingensi. Kenalpasti tugas utama dalam organisasi anda. Tugas utama ialah tugas di mana sekiranya tidak ada pekerja, ia tetap mesti dijalankan. Jikalau tidak, pengeluaran atau perkhidmatan akan terhenti.
Anda mesti pastikan bahawa, jika boleh, keperluan staf anda pada bila-bila masa sama dengan bekalan yang ada.
Cadangan-cadangan mengenai pengambilan dan pemilihan dimasukkan dalam Ruang ini dan Ruang akan datang. Bagaimana hendak lakukan pemberhentian pekerja akan diterangkan dalam Ruang kemudian.
Keperluan Pengambilan Pekerja Baru
Adakah anda pasti bahawa pekerja baru diperlukan? Anda mahu elakkan mengambil pekerja baru yang akan naikkan kos penggajian melainkan jika ia betul-betul perlu.
Sebelum memulakan proses pengambilan, anda dan pihak pengurusan anda perlu mengambil kira beberapa kemungkinan berikut:
1. Bolehkah beban kerja disusun semula supaya tidak perlu mengambil pekerja baru? 2. Bolehkah kerja itu, yang bakal diberikan kepada pekerja baru, diberi kepada syarikat
lain? Bolehkah kerja itu dilakukan oleh seorang individu melalui kontrak untuk perkhidmatan?
3. Adakah anda perlukan pekerja tetap atau bolehkah kerja itu ditawarkan melalui kontrak jangkamasa pendek?
4. Adakah kerja yang ditawarkan dilakukan sepenuh masa atau separuh masa?
KEPERLUAN
=
Pengambilan hanya boleh dilakukan setelah mendapat persetujuan daripada ketua eksekutif dan ketua jabatan yang membuat permintaan. Borang permintaan pengambilan selalunya diperlukan apabila seorang ketua jabatan perlukan staf. Sediakan borang yang mudah untuk ketua jabatan atau pegawai yang membuat permintaan pengambilan mengisi maklumat seperti:
1. Nama beliau 2. Tarikh permintaan
3. Nama jawatan dan salinan keterangan tugas jawatan yang akan diisi 4. Alasan permintaan, iaitu menggantikan pekerja yang telah berhenti atau
pembesaran jabatan
5. Tarikh sasar pekerja baru akan mula kerja
Borang permintaan pengambilan ini mesti ditandatangani oleh pengurus yang membuat permintaan dan juga oleh ketua eksekutif sebelum langkah seterusnya diambil dalam proses pengambilan pekerja.
PENGAMBILAN
Pengambilan dan pemilihan ialah proses digunakan untuk mendapatkan pekerja. Dalam Ruang ini, pengambilan akan dibincang, manakala pemilihan akan dibincang dengan teliti dalam Ruang akan datang. Kedua proses ini bertujuan supaya anda mendapat pekerja yang betul sesuai. Dengan itu, beberapa prosedur tertentu mesti diikuti. Itu pun kadang kala keputusan yang dibuat tidak memberikan hasil yang terbaik seperti diharapkan.
Dua aktiviti utama terlibat dalam pengambilan adalah:
1. Penentuan ciri-ciri individu yang sesuai dengan jawatan kosong itu, dan 2. Mendapatkan beberapa calon untuk memohon jawatan kosong.
Mendapatkan Gambaran Jelas Jawatan yang akan Diisi
Menerbitkan gambaran yang jelas mengenai orang yang macam mana diperlukan mengisi kekosongan yang ada adalah berguna sebelum usaha pengambilan bermula. Sekurang-kurangnya anda perlu tahu apakah ciri dan tugas jawatan yang ditawarkan. Dengan maklumat ini, anda boleh putuskan orang yang bagaimana akan berjaya dalam pekerjaan berkenaan.
Analisis Kerja
ada. Jika ada, pastikan ianya terkini. Pekerjaan berubah dari masa ke semasa dan dokumen itu mungkin tidak lagi sesuai untuk masa kini. Sekiranya belum ada analisis kerja dijalankan, maka anda hendaklah dapatkan maklumat yang diperlukan.
Bagaimanakah maklumat mengenai sesuatu kerja itu dikumpulkan? Jika kerja itu sudah sedia ada dalam organisasi, anda boleh:
1. Perhatikan individu berkenaan atau mereka yang menjalankan kerja berkenaan dan catitkan apa yang mereka buat
2. Bincang dengan pekerja berkenaan untuk mengetahui kemahiran dan pengetahuan yang mereka fikir penting untuk kerja mereka
3. Bincang dengan pengurus atau penyelia kepada pekerja yang menjalankan kerja berkenaan untuk mengetahui kemahiran dan pengetahuan apa yang mereka anggap penting untuk kerja itu.
Pendekatan anda akan berbeza sekiranya pekerjaan itu baru diwujudkan. Anda boleh: 1. Adakan perbincangan dengan ketua jabatan yang berkenaan. Minta beliau terangkan
kerja itu kepada anda serta senaraikan kemahiran dan pengetahuan yang perlu untuk pekerjaan itu.
2. Lihat dalam Internet. Cari sekiranya ada huraian kerja untuk jawatan yang sama. 3. Tanya kenalan anda di syarikat lain sama ada mereka ada jawatan yang sama. Jika
ya, minta satu salinan huraian kerja dan spesifikasi kerja daripada mereka. Bandingkan ini dengan maklumat yang diberi oleh ketua jabatan.
Maklumat apakah yang perlu dikumpulkan?
1. Apakah tugas-tugas yang perlu disempurnakan oleh pemegang jawatan? Boleh juga dimasukkan kekerapan setiap tugas. Adakah tugas tersebut dilaksanakan sepanjang hari, sekali seminggu, setiap bulan atau sekali sekala?
2. Dengan siapakah pemegang jawatan berinteraksi? Pekerja lain yang membuat kerja yang sama, mereka di jabatan lain, pelanggan atau pembekal? Perlu tepat dan khusus. Jangan cuma terangkan bahawa pemegang jawatan bekerja dalam kumpulan. Nyatakan kelompok manakah yang menjadi ahli kumpulan. 3. Kemahiran apakah yang diperlukan untuk membuat kerja berkenaan? Cuba
bahagikan kemahiran kepada dua kumpulan: kemahiran yang penting dan kemahiran yang berguna tetapi tidak penting.
4. Pengetahuan apakah yang diperlukan untuk membuat kerja berkenaan?
5. Mesin, peralatan dan kelengkapan apakah yang digunakan untuk kerja tersebut? 6. Dalam suasana apakah kerja berkenaan dijalankan? Dalam pejabat berhawa dingin
Sebaik sahaja seberapa banyak yang mungkin maklumat mengenai jawatan yang perlu diisi dikumpulkan, anda perlu sediakan dua dokumen: huraian kerja dan spesifikasi kerja. Dokumen tersebut berguna apabila memohon pensijilan ISO. Dokumen tersebut juga berguna apabila menentukan jenis latihan untuk pekerja dan bagaimana hendak menilai prestasi mereka.
Huraian Kerja
Huraian kerja yang lengkap boleh diperolehi dalam Internet di mana terdapat banyak laman yang menyediakan berbagai huraian kerja. Bagaimana pun anda patut gunakannya sebagai panduan sahaja, kerana ia perlu disesuaikan supaya padan dengan jawatan yang kosong itu. Kebanyakan huraian kerja mempunyai tajuk berikut:
Nama jawatan
Tujuan keseluruhan jawatan (pernyataan ringkas memadai)
Senarai tugas dan/atau tanggungjawab yang dilaksanakan oleh pemegang jawatan
Perhubungan antara pemegang jawatan dan pihak lain
Terma dan syarat utama perkhidmatan yang berkait dengan jawatan berkenaan
Spesifikasi Kerja
Spesifikasi kerja boleh disediakan sebaik sahaja huraian kerja telah dirangka. Spesifikasi kerja ialah keterangan bertulis mengenai ciri-ciri yang perlu ada pada individu yang akan mengisi jawatan kosong itu.
Libatkan ketua jabatan atau penyelia yang berkenaan dalam penyediaan spesifikasi kerja. Hati-hati dengan prasangka peribadi. Ada orang berpendapat bahawa jawatan tertentu tidak sesuai untuk wanita (atau lelaki), atau mereka dalam golongan umur tertentu sahaja berkebolehan dalam jawatan berkenaan. Dalam banyak keadaan prasangka begini akan menghadkan peluang organisasi mendapatkan individu yang paling sesuai.
Ciri-ciri peribadi yang diperlukan untuk jawatan berkenaan bergantung kepada huraian kerjanya. Perkara yang biasa diguna untuk spesifikasi kerja ialah:
Pengetahuan dan pendidkan yang diperlukan untuk jawatan
Kemahiran yang diperlukan
Ciri-ciri fizikal yang diperlukan, jika ada
Keperibadian yang diperlukan
Anda perlu nyatakan dengan tepat apabila menerangkan kemahiran yang diperlukan untuk
2. Kemahiran menulis? 3. Kemahiran mendengar?
Sekiranya jawatan memerlukan kemahiran teknologi maklumat, adakah anda mencari seorang yang boleh tulis program atau seorang yang boleh mengguna perisian tertentu? Kemahiran perisian apa yang diperlukan?
Cuba masukkan ciri-ciri yang penting sahaja untuk berjaya dalam jawatan. Mari kita ambil contoh ciri-ciri fizikal yang mungkin mustahak dan bergantung kepada sifat jawatan. Ciri-ciri tersebut termasuk:
Ketinggian (berat badan jarang diambilkira)
Penglihatan dan pendengaran
Kekuatan badan (jika perlu mengangkat barang)
Kecergasan am dan kesihatan baik
Tidak ada penyakit berjangkit (penting dalam pengendalian makanan)
Koordinasi penglihatan dan pergerakan badan
Kecantikan muka dan badan
Jawatan yang berbeza mempunyai keperluan berbeza. Masukkan ciri-ciri fizikal sahaja sekiranya ianya penting untuk tugas seperti yang dinyatakan dalam huraian kerja.
Perhatikan bahawa semua ciri di atas boleh diperiksa oleh doktor atau syarikat, kecuali ciri terakhir – kecantikan muka dan badan, yang sangat subjektif dan tidak relevan dengan kebanyakan jawatan.
Cari Pemohon Sesuai
Apabila kekosongan wujud, ada baiknya maklumkan kepada pekerja yang ada dan beri peluang kepada mereka untuk memohon jawatan berkenaan. Jika ada di antara mereka sesuai dengan spesifikasi kerja dan mempunyai sikap positif serta rekod kerja yang baik, mereka patut dibenarkan berpindah ke jawatan itu. Tentu sekali kekosongan akan wujud dan perlu diisi apabila seorang pekerja berpindah ke jawatan baru.
Jika pekerja yang ada dibenarkan berpindah ke jawatan yang disukai, besar kemungkinan mereka akan bekerja lebih lama dengan anda. Ini adalah baik untuk organisasi sekiranya pekerja cergas, efektif dan rajin. Jangan paksa mereka meninggalkan organisasi anda untuk bertukar kerja di tempat lain.
Anda mestilah telus dengan mana-mana pekerja yang memohon untuk mengisi kekosongan jawatan dan mereka yang mana permohonan ditolak. Mereka hendak tahu kenapa mereka tidak sesuai untuk jawatan itu. Terangkan kepada mereka sebab-sebabnya.
telefon orang yang berkenaan, dan sampaikan kepada pengetahuan pegawai sumber manusia. Sekiranya ada kekosongan, orang berkenaan boleh dihubungi sama ada berminat memohon dan bekerja di organisasi anda.
Mengiklankan Jawatan Kosong
Ada banyak pilihan cara pengiklanan. Pilih mengikut:
Peruntukan bajet yang ada
Kedudukan jawatan
Lokasi organisasi
Mengiklankan di Laman Web Organisasi
Laman Web organisasi, jika wujud, adalah tempat pertama sepatutnya pengiklanan dipaparkan. Di sini kos adalah kecil, atau tidak ada kos tambahan untuk masukkan bahan tambahan berkaitan dengan kekosongan jawatan. Walau bagaimanapun, jikalau organisasi tidak terkenal, mungkin bilangan lawatan ke laman web anda adalah terhad. Oleh itu anda mungkin terpaksa letakkan maklumat terperinci mengenai kekosongan jawatan dalam laman web dan juga adakan iklan kecil menerangkan alamat laman web anda di dalam akhbar.
Minta Pekerja yang ada Mengesyorkan Orang Yang Sesuai
Minta pekerja yang ada dalam organisasi mengesyorkan kawan atau ahli keluarga mereka memohon jawatan kosong itu. Insentif kewangan selalunya ditawarkan untuk tujuan ini. Pekerja yang kenalkan seorang pemohon jawatan akan dibayar wang tunai sekiranya pemohon itu terima jawatan tersebut dan berjaya menyempurnakan tempoh percubaan. Satu borang ringkas perlu disediakan untuk tujuan ini dan akan diserahkan oleh pekerja yang membuat pengesyoran. Borang berkenaan perlu mengandungi:
Nama dan pengenalan pekerja yang kenalkan pemohon
Nama pemohon
Nama jawatan yang dipohon
Borang tersebut perlu juga ada bahagian untuk pengurusan menyatakan:
Tarikh pemohon mula kerja, jika ditawarkan jawatan
Tempoh percubaan pekerja baru dan
Tarikh bila insentif kewangan dibayar kepada pekerja yang kenalkan pemohon
Mengiklankan dalam Akhbar atau Majalah
Dalam akhbar atau akhbar-akhbar manakah anda akan adakan iklan
Pada hari apakah iklan itu akan diterbitkan dan berapa hari iklan itu akan diterbitkan
Saiz iklan
Kandungan iklan
Faktor utama pengiklanan dalam akhbar ialah kos. Ada akhbar yang kenakan bayaran yang tinggi untuk iklan perjawatan tetapi akhbar tersebut mempunyai bilangan pembaca yang ramai.
Ada juga majalah yang terima iklan untuk kekosongan jawatan. Pada amnya kos iklan tersebut adalah jauh lebih rendah daripada yang dikenakan oleh akhbar. Walau
bagaimanapun, kebanyakan majalah keluar sebulan sekali sahaja. Oleh itu, pengiklanan dalam majalah sesuai sekiranya pihak organisasi tidak perlukan pekerja baru dengan segera.
Tampalkan Notis di Tempat Awam
Iklan untuk jawatan separuh mahir atau tidak mahir boleh ditampal di beberapa tempat awam. Contohnya:
Di pintu depan/ pagar/ dinding yang mengadap jalan besar di premis organisasi anda
Atas papan kenyataan yang disediakan untuk orang awam seperti di pasar raya dan kedai serbanika
Di kenderaan awam (di mana bayaran mungkin dikenakan)
Adalah diingatkan bahawa kebenaran daripada pihak berkuasa tempatan mungkin diperlukan untuk meletak notis atau sepanduk di tempat awam. Bayaran mungkin juga dikenakan. Semak dengan pihak berkuasa tempatan yang bertanggungjawab di kawasan yang anda ingin letakkan iklan anda.
Pastikan iklan yang diletak di tempat awam senang dibaca dari jauh dan isinya tersusun kemas. Sepanduk dan notis yang mengandungi kesilapan ejaan dan atas bahan yang kotor tidak akan dapat menarik pemohon untuk jawatan kosong.
Jangan tampal notis di atas harta kemudahan awam seperti tiang lampu, isyarat jalanraya dan isyarat lalulintas. Melakukannya adalah satu kesalahan dan anda hanya akan membuat penduduk tempatan dan pihak berkuasa tempatan marah.
Edarkan Risalah kepada Rumah-rumah di Kawasan Keliling
yang berminat dengan kerja bukan eksekutif tetapi anda tidak akan mendapati ramai ahli profesional seperti jurutera atau akauntan yang berpengalaman di situ.
Maklumat di dalam Iklan
Kos iklan di dalam akhbar bergantung kepada saiz iklan. Isu ini biasanya tidak timbul dengan pengiklanan dalam talian, di mana setiap iklan ada kos tetap tanpa menghiraukan jumlah maklumat di dalamnya.
Iklan yang tidak lengkap adalah membazir. Pastikan apabila anda menyediakan iklan jawatan kosong anda, maklumat berikut dimasukkan:
Nama jawatan
Lokasi jawatan
Senarai ringkas tugas utama jawatan, jika nama jawatan tidak jelas menunjukkan tugas yang terlibat
Kelayakkan pendidikan, bidang kemahiran atau pengalaman pekerjaan penting yang diperlukan. Jangan jadikan keperluan ini terlalu terhad kerana ia mungkin tidak dapat menarik pemohon.
Mana-mana ciri khas jawatan yang akan menyebabkan ada orang mengambil keputusan bahawa jawatan berkenaan tidak sesuai untuk mereka. Anda tidak mahu mereka memohon jawatan tersebut, membuang masa dan tenaga anda menyenarai pendekkan mereka, dan mendapati bahawa mereka tidak mampu atau enggan memenuhi keperluan tertentu yang penting untuk jawatan seperti kerja malam, kerja pada hari cuti am, dan kerap bekerja luar pejabat
Tarikh akhir permohonan
Nama, e-mel dan nombor telefon pegawai dalam organisasi untuk dihubungi
Keterangan ringkas mengenai organisasi sekiranya ia tidak terkenal. Jangan melebih-lebih atau kurang jelas mengenai keterangan tersebut
Anggaran gaji yang ditawarkan, contoh RM800-1,000 sebulan
Faedah, jika ada seperti masa kerja anjal yang boleh menarik pemohon
Hubungi Kolej Tempatan
Sekiranya anda boleh tawarkan latihan praktik kepada pelajar yang perlukan latihan di mana ia adalah sebahagian daripada program pengajian mereka atau kepada mereka yang ingin belajar mengenai dunia pekerjaan semasa cuti penggal, anda juga boleh belajar banyak mengenai bakal pekerja. Sekiranya mereka pelatih baik, anda mungkin ingin tawarkan pekerjaan kepada mereka apabila mereka tamat pengajian. Jika anda beri elaun kepada pelatih-pelatih tersebut, anda berpeluang tinggi menarik pelajar yang baik berlatih dengan anda. Mereka biasanya menghargai syarikat yang menawarkan elaun cukup untuk
menanggung belanja makanan dan pengangkutan.
Hubungi Agensi Pekerjaan
Agensi pekerjaan boleh menawarkan banyak bantuan dalam proses pengambilan dan pemilihan. Walau bagaimanapun, dengan pengecualian JobsMalaysia, sebuah agensi yang diurus oleh Kementerian Sumber Manusia, anda perlu bayar untuk mendapat perkhidmatan daripada agensi tersebut.
Untuk mengurangkan kos pengambilan dan pemilihan, agensi yang pertama sepatutnya anda hubungi untuk bantuan ialah JobsMalaysia. Sekiranya anda menimbang untuk mengambil perkerja asing, anda perlu letak iklan dengan JobsMalaysia sebelum permohonan anda untuk mengambil pekerja asing diluluskan.
Beberapa agensi swasta yang terkenal wujud. Kebanyakannya gunakan kaedah-kaedah dalam talian untuk mencari calon dan juga mengiklan dalam akhbar.
