Untuk menjamin kelancaran program-program di bidang akademis dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi layanan terhadap sivitas akademika, maka aspek prosedur, pelaksanaan, dan unit pelayanan perlu ditata dalam suatu sistem. Dengan adanya sistem yang jelas, semua pihak yang terkait diharapkan dapat bekerja atau memanfaatkan keadaan yang ada sebaik mungkin.
Pelaksana Layanan
UM memiliki 2 (dua) biro pelaksana administrasi yaitu Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama (BAKPIK), serta Biro Umum dan Keuangan (BUK).
Secara fungsional Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Sehari-hari pem-binaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor I dalam bidang akademik, Wakil Rektor II dalam bi-dang umum dan keuangan, Wakil Rektor III dalam bibi-dang kemahasiswaan dan alumni, serta Wakil Rektor IV dalam bidang perencanaan, sistem informasi, komunikasi, dan kerjasama.
Struktur organisasi Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama terdiri dari empat bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional: (1) Bagian Akademik melak-sanakan administrasi akademik dan evaluasi, registrasi dan statistik, sarana akademik; (2) Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi bertugas melaksanakan administrasi perencanaan akademik dan fisik, pengumpulan dan pengelolaan data, serta layanan informasi; (3) Bagian Kemaha-siswaan bertugas melaksanakan administrasi minat, penalaran dan informasi kemahaKemaha-siswaan, serta layanan kesejahteraan mahasiswa; dan (4) Bagian Kerjasama dan Humas bertugas melaksanakan administrasi kerjasama dan humas, serta (5) Kelompok Jabatan Fungsional.
Biro Umum dan Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi umum dan keuangan, dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Pembinaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor II. Struktur organisasi Biro Umum dan Keuangan terdiri dari 3 (tiga) bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional, yaitu (1) Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana, dan Barang Milik Negara bertugas menangani urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tatalaksana, dan urusan barang milik negara; (2) Bagian Kepegawaian bertugas melaksanakan urusan administrasi tenaga akademik dan tenaga administratif; dan (3) Bagian Keuangan bertugas melaksanakan administrasi urusan pembiayaan, perbendaharaan, akuntansi, dan pelaporan keuangan; serta (4) Kelompok Jabatan Fungsional.
Proses Registrasi Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) dan Program Diploma (D)
Setelah dinyatakan lulus seleksi dan diterima sebagai calon mahasiswa, setiap masukan atau calon mahasiswa UM harus melakukan proses registrasi. Registrasi adalah proses untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM dengan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dan untuk memperoleh hak izin mengikuti perkuliahan program studi yang di ingin-kan. Sebelum mengikuti perkuliahan, mahasiswa baru diwajibkan mengikuti kegiatan Program Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru (PKKMB).
Proses Registrasi Administrasi
Proses Registrasi Mahasiswa Sarjana dan Diploma
Mahasiswa baru program Sarjana dan program Diploma terdiri dari masukan SLTA, non SLTA, dan pindahan. Masukan SLTA merupakan mayoritas mahasiswa baru dari peserta Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) jalur undangan; Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) jalur ujian tulis/keterampilan; Seleksi jalur Prestasi Akademik dan Nonakademik; Seleksi Mandiri jalur Tes Berbasis Komputer. Untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM peserta yang diterima harus melakukan registrasi administrasi dan akademik dengan mengikuti alur yang telah ditentukan.
Proses registrasi calon mahasiswa baru program Sarjana dan Diploma yang dinyatakan diterima dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: (1) mengisi biodata secara online me-lalui http://registrasi.um.ac.id dan meng-upload Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Daftar Gaji; Kartu Keluarga (KK); dan Bukti Pembayaran PBB; (2) melakukan pembayaran biaya pendidikan (UKT) di bank BRI, BTN, BNI, Mandiri secara online; (3) melakukan registrasi administrasi di kampus UM dengan menyerahkan berkas sebagai berikut: (a) kartu tanda peserta Seleksi; (b) bukti pembayaran dari Bank; (c) fotokopi ijazah dan SKHUN yang telah dilegalisir; (d) fotokopi raport yang telah dilegalisir dan menunjukkan raport asli; (e) fotokopi akta kelahiran/-akta kenal lahir; (f) fotokopi kartu susunan keluarga; (g) surat hasil pemeriksaan kesehatan dari Puskesmas/dokter pemerintah yang menyatakan calon tidak buta warna bagi program studi tertentu; (h) print out biodata online mahasiswa baru UM; dan (i) surat pernyataan mahasiswa UM; serta (4) mengambil jas almamater dan berfoto untuk Kartu Mahasiswa. Untuk calon mahasiswa penerima beasiswa bidik misi, harus melampirkan: (a) Kartu Keluarga Miskin (Gakin) atau Surat Keterangan Tidak Mampu dari Kepala Desa/Lurah; (b) rekening lisrik, (c) rekening telepon, (d) bukti pembayaran PBB, serta (e) bersedia diverifikasi di rumah masing-masing sebagai peserta jalur bidik misi.
Sedangkan proses untuk pelaksanaan registrasi administrasi mahasiswa lama, terlebih dulu harus melakukan pembayaran biaya pendidikan/UKT melalui bank BNI, BRI, BTN, dan Mandiri secara online di seluruh Indonesia untuk setiap awal semester sesuai jadwal yang telah ditentukan. Mahasiswa bisa memilih bank yang akan digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan dan dapat menggunakan fasilitas pembayaran melalui kasir atau ATM. Setelah melakukan pemba-yaran, mahasiswa dapat melakukan registrasi akademik, yaitu mengisi KRS online melalui internet di http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan mencetak KRS. Mahasiswa dapat menggunakan fasilitas hotspot di jurusan masing-masing, teras Subag RS, teras Subag AE, dan teras gedung Pusat TIK. Mahasiswa yang tidak melakukan proses registrasi, baik administrasi maupun akademik dianggap cuti kuliah dan harus mengurus proses cuti kuliah. Pengisian KRS online dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan kalender akademik UM.
Proses Registrasi Mahasiswa Pascasarjana
Penerimaan dan Registrasi Mahasiswa Baru
kesarjanaan pendidikan atau nonkependidikan dan sebidang dengan program studi yang diinginkan, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Sarjana yang minimum sama atau setaraf dengan 2,50. Sedangkan persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Doktor yang diinginkan, dan IPK Magister minimum sama atau setaraf dengan 3,00, lulusan program Magister/Master tidak sebidang dengan persetujuan dari Ketua Program Studi Pascasarjana dan memenuhi persyaratan tersendiri yang diatur oleh Direktur Pascasarjana. Lulusan program Sarjana sebidang/tidak sebidang dan memenuhi persyaratan lain diatur dalam peraturan tersendiri.
Persyaratan administrasi calon mahasiswa baru program S2 atau S3 harus mengisi biodata pendaftaran online pada laman http://seleksi.um.ac.id. Setelah mengisi biodata dan mencetak bi-odata pendaftaran harus dilampiri dokumen sebagai berikut: (1) fotokopi Ijasah S1/S2 dan tran-skrip yang dilegalisir; (2) fotokopi bukti-bukti karya tulis/ karya ilmiah yang pernah diikuti 3 ta-hun terakhir; (3) surat pernyataan kesanggupan membayar biaya pendidikan dari pelamar atau sponsor; (4) surat rujukan dua orang yang mengenai kemampuan akademik dan kepribadian pelamar, untuk calon mahasiswa S3 rekomendasi diberikan oleh pembimbing langsung saat melaksanakan studi S2; (5) surat keterangan kesehatan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan mampu mengikuti pendidikan (6) dua lembar pas foto ukuran 3x4 cm; (7) foto copy sertifikat TOEFL atau yang setara; (8) kwitansi biaya pendaftaran; dan (9) kartu peserta pendaftaran camaba UM secara online.
Pendaftar yang mengusulkan Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) Kemristek Dikti atau beasiswa LPDP, harus melampirkan: (a) Surat keterangan angka kredit/jabatan fungsional akademik dosen yang dicapai dari Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Ting-gi/Kementerian Agama; (b) SK pengangkatan terakhir (bagi dosen PNS atau SK pengangkatan se-bagai dosen tetap yayasan (bagi dosen swasta). Khusus dosen berstatus non PNS dilengkapi surat pernyataan status dosen tetap yayasan dan bukan guru/atau tenaga adminstrasi; (c) Surat rek-omendasi untuk memperoleh BUDI dari Rektor/Direktur/Ketua Perguruan Tinggi tempat ber-tugas dan Kopertis untuk pendaftar dari PTS; (d) Melakukan pendaftaran online pada laman http://beasiswa.dikti.go.id; (e) Bukti pendaftaran online beasiswa BUDI, dan (f) Memenuhi ke-tentuan yang telah dipersyaratkan oleh Kemristek Dikti.
Berkas kelengkapan pendaftaran calon mahasiswa disampaikan ke Pascasarjana UM, Jl. Semarang 5, Malang 65145. Jika calon mahasiswa telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, maka proses seleksi akademik (ujian tulis) akan dilakukan oleh tim penerimaan mahasiswa baru Pascasarjana. Berdasarkan data-data yang ada tentang calon mahasiswa, tim ini akan melakukan seleksi calon mahasiswa baru yang terdaftar berdasarkan pertimbangan akademis dan kriteria yang ditentukan.
Universitas Negeri Malang; (j) Surat Pernyataan Mahasiswa (SPM) Universitas Negeri Malang bermaterai Rp 6.000,00; (k) foto copy sertifikat TOEFL atau yang setara; (l) Calon Mahasiswa wajib berfoto untuk penerbitan Kartu Mahasiswa (berpakaian kemeja/blus rapi dan bersepatu). (4) mengikuti kegiatan OPS dengan menerima penjelasan dan berkas.
Registrasi Mahasiswa Lama
Pada setiap awal semester mahasiswa Pascasarjana UM yang belum lulus dan masih melanjutkan kuliah lagi, wajib melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan mengikuti prosedur berikut: (1) mahasiswa membayar SPP dan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) secara online di Bank Mitra yang ditunjuk; (2) melakukan reg-istrasi adminreg-istrasi di Sub Bagian Regreg-istrasi dan Statistik dengan menunjukkan SKCK (bagi yang baru cuti kuliah atau diluar jadwal yang telah ditentukan); (3) melakukan pengisian KRS online di website: http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan; (4) mahasiswa yang tidak melakukan registrasi tidak boleh mengikuti kegiatan perkuliahan dan diharuskan mengurus cuti kuliah
Proses Registrasi Akademik
Setelah mahasiswa baru/lama menyelesaikan proses registrasi administrasi, mereka telah terdaftar sebagai mahasiswa UM dan bisa melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik di Pascasarjana meliputi kegiatan konsultasi rencana studi, pendaftaran matakuliah, pengisian dan pengesahan KRS, dan pengumuman hasil pemrosesan KRS. Proses registrasi akademik adalah sebagai berikut: (1) mahasiswa mencetak hasil pengisian KRS online, bagi mahasiswa akhir program blangko ini disertai laporan kemajuan penulisan tesis/disertasi; (2) mahasiswa mempelajari jadwal perkuliahan yang tersedia; (3) mahasiswa konsultasi pengambilan matakuliah dengan dosen penasihat akademik dan konsultasi penulisan tesis/disertasi dengan dosen pem-bimbing; (4) mahasiswa melakukan pendaftaran matakuliah dan mengisi KRS online; (5) maha-siswa konsultasi isian KRS dengan dosen Penasihat Akademik dan minta pengesahan ke ketua program studi masing-masing; dan (6) mahasiswa menyerahkan KRS yang telah diisi dan disahkan ke Sub Bagian TU Pascasarjana UM sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Dalam UM
Mahasiswa dalam lingkungan UM dapat mengajukan pindah ke program pendidikan yang lebih rendah atau pindah program studi pada jenjang yang sama dalam satu fakultas/pascasarjana atau di luar fakultasnya. Dalam proses pindah ini ada beberapa ketentuan atau persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu telah mengikuti secara terus-menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan pada program studi yang dituju, serta kemungkinan penyelesaian studi sesuai dengan waktu yang diper-lukan, di samping lulus seleksi akademis yang diselenggarakan oleh program studi yang dituju.
Dekan dan Ketua jurusan/program studi asal, di samping surat persetujuan pindah program studi dari atasan langsung bagi yang bekerja atau sponsor bagi yang dibiayai sponsor. Setelah dinyatakan diterima, selanjutnya Dekan fakultas penerima membuatkan Surat Keterangan Persetujuan Diterima (SKPD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor, Dekan dan/atau Ketua jurusan/program studi asalnya, Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik, dan dosen PA asal mahasiswa yang bersangkutan, serta orang tua/wali yang bersangkutan. Selanjutnya, setelah mahasiswa penerima SKPD tersebut harus segera menyelesaikan proses administrasinya ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa SKPD asli, dan kartu mahasiswa serta keterangan lain yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah adalah satu minggu sebelum masa konsultasi penyusunan rencana studi menurut ketentuan kalender akademik, dan bila melampaui batas akhir tersebut, permohonan pindah tidak dapat diproses lebih lanjut.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Luar UM
Mahasiswa dari luar UM dapat mengajukan pindah ke UM dan dapat dipertimbangkan setelah memenuhi ketentuan dan persyaratan berupa: program studi asal perguruan tinggi memiliki nilai akriditasi minimal/setara atau diatasnya dengan program studi yang dituju atau yang diminati, telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, mahasiswa program Sarjana telah mengumpulkan minimal 60 sks dan maksimal 100 sks dengan IPK minimal 2,75, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan di program studi yang dituju, alih kredit yang memungkinkan penyelesaian studi, dan telah lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju.
Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah secara tertulis dengan alasan kepindahan yang kuat yang ditujukan kepada Rektor UM dengan tembusan Dekan fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju disertai lampiran-lampiran. Lampiran-lampiran yang dimaksud adalah KHS per semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh perguruan tinggi asal; surat keterangan pindah sementara dari perguruan tinggi asal; surat persetujuan orang tua/wali bagi mahasiswa yang menjadi tanggungannya; surat rekomendasi dari fakultas asal yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa yang berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar tata tertib, di samping tidak dalam keadaan kehilangan hak studinya yang disebabkan tidak memenuhi ketentuan akademik dari perguruan tinggi asalnya (drop out); surat keputusan pindah dari orang tua/suami/istri bagi mahasiswa yang mengajukan permohonan pindah karena dipindahkannya tempat bekerja orang tua/suami/istri oleh unit kerjanya, di samping surat ijin belajar dari atasan yang berwenang bagi mahasiswa yang sudah bekerja.
Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah tersebut adalah dua minggu menjelang masa registrasi administrasi masukan non SLTA menurut ketentuan kalender akademik, dan tidak dapat dipertimbangkan apabila melampaui batas waktu tersebut, serta harus membayar biaya pendaftaran sebesar harga formulir pendaftaran SNMPTN. Selanjutnya setelah menerima SKTD tersebut, mahasiswa yang bersangkutan harus segera melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa persyaratan memenuhi ketentuan dan kegiatan sebagaimana proses registrasi mahasiswa baru masukan non SLTA dan pindahan.
Mutasi Keluar dari UM
Mahasiswa UM dapat mengajukan pindah atau keluar dari UM. Untuk keperluan ini maha-siswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan pindah atau keluar dari UM ditujukan kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya. Surat ini harus dilampiri fotokopi Kartu Hasil Studi (KHS) selama kuliah dan surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang dituju. Setelah surat ini sampai ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi, mahasiswa tersebut dapat meminta Kartu Proses Penjejakan (KPP) sebanyak tiga lembar untuk diisi. Kartu Proses Penjejakan ini kemudian dikembalikan ke Sub Bagian Akademik dan Evalusi dengan dilampiri: kartu maha-siswa terakhir, kuitansi lunas SPP semester terakhir dan surat keterangan bebas pinjam dari per-pustakaan. Selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan akan memperoleh surat keterangan pindah/ keluar dari UM lengkap dengan lampiran daftar nilai atau transkrip selama mahasiswa tersebut mengikuti kuliah di UM. Mahasiswa yang pindah atau keluar tidak bisa diterima kembali di UM.
Proses Perizinan Cuti Kuliah
Layanan Surat Keterangan
UM melayani mahasiswa yang membutuhkan surat keterangan. Surat keterangan ini ada dua macam yaitu Surat Pernyataan Masih Kuliah dan Surat Keterangan Mahasiswa UM.
Bentuk formulir surat Pernyataan Masih Kuliah (SPMK) ditentukan oleh Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN). Surat ini dapat dipergunakan oleh orang tua mahasiswa yang berstatus pegawai negeri/pensiunan untuk mendapatkan tunjangan anak bagi putra/putrinya yang sudah melampaui batas umur 21 sampai 23 tahun, belum berkeluarga tapi masih kuliah. Mahasiswa yang memerlukan surat keterangan tersebut dapat meminta lembar SPMK bagi yang sudah registrasi administrasi pada semester yang berjalan di sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menyerahkan KTR, bukti lunas biaya Pendidikan pada semester yang bersangkutan, dan fotokopi KP4 dari instansi orang tua mahasiswa yang bersangkutan, atau fotokopi Karip (Kartu Identitas Pensiun) atau SK pensiun jika orang tua mahasiswa yang bersangkutan baru pensiun.
Surat keterangan terdaftar sebagai mahasiswa UM biasanya diperlukan oleh mahasiswa untuk berbagai urusan, misalnya: Untuk memperoleh surat ketrangan ini mahasiswa dapat meminta ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan kartu identitas sebagai mahasiswa terdaftar di UM, dan tidak dalam status kehilangan hak studi.
Yudisium
Yudisium adalah penilaian terakhir terhadap mahasiswa secara menyeluruh atas dasar indeks prestasi (IP) yang diperhitungkan dari seluruh nilai matakuliah yang telah ditentukan. Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studi sesuai dengan beban kredit yang ditentukan dapat mengajukan permohonan penilaian akhir program dengan mengisi Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) online. Permohonan Yudisium harus diajukan paling lambat pada hari terakhir pelaksanaan ujian semester menurut kalender akademik. Alur proses untuk mengurus yudisium ditentukan sebagai berikut.
Tahap Persiapan
Mahasiswa yang merencanakan lulus harus mendaftarkan diri untuk yudisium dan mengisi biodata album kelulusan dan dikumpulkan ke urusan ijazah di Sub Bagian Akademik dan Evaluasi dengan menyertakan: 10 (sepuluh) lembar pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 cm, fotokopi ijazah dan STTB yang digunakan untuk masuk UM, transkrip yang sudah dilegalisir, dan fotokopi kartu mahasiswa yang terakhir, masing-masing 2 (dua) lembar. Selanjutnya mahasiswa tersebut dapat mengambil blanko Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) dari Sub Bagian Akademik dan Evaluasi untuk diisi.
Tahap Pelaksanaan
rekaman DHSY. Jika ternyata pengisian sudah benar, DHSY akan diserahkan ke jurusan untuk mendapat pengesahan dari dosen PA, Ketua jurusan, Dekan, dan selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan lulus. Daftar lulusan yang merupakan surat Keputusan Dekan akan dikirim ke Rektor dan Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Setelah itu mahasiswa dapat meminta Kartu Proses Penjejakan Kelulusan (KPPK) untuk diisi dan diserahkan kembali ke urusan ijazah Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi dengan dilampiri persyaratan yang telah ditentukan untuk diproses. Jika telah selesai mahasiswa tersebut dapat memperoleh tanda lulus sementara, ijazah, dan transkrip.
