ROAD MAP 2021 DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TAKALAR

(1)

ROAD MAP 2021

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KABUPATEN TAKALAR

(2)

- i -

Kata Pengantar

Puji syukur Kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat, ridho dan hidayah-nya lah, Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar terselesaikan.

Momentum perubahan terhadap mind-set dan culture-set organisasi dan Sumber Daya Manusia Aparatur di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar melalui Reformasi Birokrasi. Proses ini sangat penting mengingat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar, sebagai instansi pemerintah, mengemban amanat untuk melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adalah sebuah keniscayaan bagi sebuah organisasi yang mengemban amanah penting tersebut dengan munculnya banyak tuntutan perubahan agar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar mampumenjadirolemodelbagireformasibirokrasi di bidang perpustakaan dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerjatinggi.

Selain itu,Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar harus dapat menjadi teladan bagi organisasi pemerintah lain dalam memberikan kontribusi untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Dalam kerangka inilah Road Map Reformasi Birokrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar disusun agar berbagai perubahan dapat dikelola dengan baik dengan mengerahkan seluruh sumber daya yang ada.Agar Road Map Reformasi Birokrasi ini dapat dijalankan sebagaimana mestinya, maka diperlukan semangat, komitmen dan dukungan seluruh pihak. Ucapan terimakasih kami ucapkan kepada seluruh anggota Tim Reformasi Birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar yang telah berusaha secara maksimal dalam proses penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi ini. Semoga apa yang telah kita buat ini dapat bermanfaat bagi kemaslahatan bangsa dan negara.

Takalar, 14 Januari 2021

Kepala DinasPerpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

DARWIS, S.Pd. M.M NIP 195804061982111005

(3)

- 1 - - i -

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………. i

DAFTAR ISI………... ii

BAB I PENDAHULUAN..………... 1

A. Pengantar……….. 1

B.Capaian Pelaksanaan Reformasi Birokrasi……… 4

BAB II RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI BIROKRASI TAHUN 2018 – 2020……….. 13

A. Program Mikro Reformasi Birokrasi………. 13

B. Rencana Aksi Reformasi Birokrasi Tahun 2015 – 2019………... 15

C. Quick Wins………. 23

BAB III PENUTUP…….………... 29

ANAK LAMPIRAN RENCANA AKSI REFORMASI BIROKRASI ³⁰

- ii -

(4)

- 2 -

BAB I PENDAHULUAN

A. Pengantar

Reformasi Birokrasi bukan sekedar kebutuhan, tetapi reformasi birokrasi sudah menjadi tuntutan dari segenap elemen masyarakat yang mengharapkan agar birokrasi dan aparatur dapat berkualitas lebih baik lagi. Pelayanan publik dari pemerintah menjadi hal yang sangat diperhatikan saat ini. Masyarakat sangat mengharapkan kontribusi pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui pelaksanaan kebijakan-kebijakannya secara efektif, efesien, profesional dan berintegritas sehingga dapat memberikan pelayanan publik yang berkualitas.

Dalam rangka mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas bagi masyarakat luas, seluruh instansi pemerintah mulai melakukan berbagai program pengelolaan pemerintah. Perkembangan pengelolaan pemerintah ini dilakukan agar mendorong [email protected] pemerintah dalam menciptakan birokrasi yang baik menuju kondisi good govermence adalah program reformasi birokrasi.

Reformasi Birokrasi merupakan perubahan signifikan elemen- elemen birokrasi, antara lain kelembagaan, sumber daya manusia aparatur, ketatalaksanaan, akuntabilitas aparatur, pengawasan, dan pelayanan publik. Keberhasilan Reformasi Birokrasi merupakan faktor penentu keberhasilan keseluruhan agenda pemerintahan, termasuk dalammewujudkanpemerintahanyangbersihdanbebasKorupsiKolusi dan Nepotisme/KKN (clean government) dalam keseluruhan skenario perwujudan kepemerintahan yang baik (goodgovernance).

Dengan kata lain, Reformasi Birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam

mengemban tugas pemerintahan dan

pembangunan.Selainitu,sangatpesatnyakemajuanilmupengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi, serta perubahan lingkungan strategis menuntut birokrasi pemerintahan untuk direformasi dan disesuaikan dengan dinamika tuntutan masyarakat. Oleh karena itu, segera diambil langkah-langkah yang bersifat mendasar, komprehensif, dansistematiksehinggatujuandansasaranyangtelahditetapkandapat dicapai dengan efektif danefisien.

Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kabupaten Takalarakan dilaksanakan tahun 2021. Secara bertahap akan dilakukan berbagai program kegiatan perubahan sesuai dengan Program Reformasi Birokrasi sebagaimana

(5)

- 3 - yang dicanangkan oleh pemerintah, antara lain:

1. Bidang penataan peraturan perundang-undangan telah melakukan analisis dan harmonisasi terhadap peraturan perundangan, guna meminimalisir tumpang tindih.

2. Bidang penataan tatalaksana, telah menyediakan SOP yang dijadikandasardalampelaksanaantugas,yangdidukungdenganpenyediaan berbagai perangkat dan sistem elektronik dalam rangkae-government.

3. Bidang penataan sistem manajemen SDM, telah melakukan perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi, proses penerimaan pegawai telah dilakukan secara transparan, objektif, akuntabel dan bebas KKN, serta penetapan sasaran kinerja individu yang telah diterapkan pada seluruh unit kerja dan terhadap sebagian besarpegawai.

4. Bidang pengawasan, telah membangun Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan (SPIP) pada sebagian besar unit organisasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar. Sebagian besar pengaduan masyarakat sudah dievaluasi dan ditindaklanjuti, serta sebagian besar rekomendasi tentang APIP sudah ditindaklanjuti dengan langkah- langkah nyata secarabertahap.

5. Bidang peningkatan kualitas pelayanan publik, sudahmenyediakan sebagian besar SOP layanan publik yang telah dikaji, informasi pelayanan dapat diakses di beberapa media, sebagian besar pengaduan layanan telah ditindaklanjuti dan dievaluasi untuk perbaikankualitaspelayanan,penilaiankepuasanterhadaplayanan sudah dilakukan dan menyediakan teknologi informasi dalam pemberianlayanan.

Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar telah dievaluasi dengan tujuan untuk menilai kemajuan dan mendapatkan saran untuk perbaikan dalam rangka meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja, mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN,danmeningkatkankualitaspelayanan public dilingkungan Dinas Perpustakaandan Kearsipan Kabupaten Takalar.

Dalam rangka memperbaiki nilai dan mencapai targetsasaran ReformasiBirokrasiyangditetapkan,Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalarmenyusun Road Map pelaksanaan Reformasi Birokrasi tahun 2021 dengan prioritas kegiatan sebagaiberikut:

1. Prioritas kegiatan dalam peningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja organisasi antara lain (i) melibatkan seluruh pimpinan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar secara langsung dan berkelanjutan dalam penyusunan perencanaan kinerja hingga pemantauan dalam pencapaian secara berkala, (ii) meningkatkan kualitas SDM yang menangani akuntabilitas kinerja, khususnya SDM yang memahami sistem AKIP, (iii) menerapkan penetapan kinerja individu

(6)

- 4 -

yang terkait dengan sasaran kinerja organisasi, (iv) menerapkan system pengukuran kinerja berbasis elektronik, (v) membentuk agent of change/role model, (vi) menata sistem manajemen SDM dan (vii) mengevaluasi strukturorganisasi.

2. Prioritas kegiatan dalam membentuk pemerintahan yang bersihdan bebas KKN antara lain dilaksanakan melalui (i) pembenahan terhadap penyusunan laporan keuangan dan peningkatan pengawasan keuangan di lingkungan internal, (ii) mengefektifkan penerapanSPIPdanWhistleBlowingSystem(WBS),(iii)menetapkan kebijakan pengendalian gratifikasi serta (iv) membangun zona integritas pada seluruh unit organisasi menuju wilayah bebas dari korupsi dan wilayah birokrasi yang bersih danmelayani.

3. Prioritas kegiatan peningkatan kualitas pelayanan publik dilakukan dengan (i) mengarahkan pada proses bisnis kegiatan utama sesuai tugas dan fungsi yang dijabarkan dalam SOP yang sesuai dengan perkembangan tuntutan efesiensi dan efektifitasorganisasi,(ii) menerapkan pengembangan e-government, (iii) menciptakan inovasi pelayanan dan penerapan sistem reward and punishment bagi pelaksana layanan serta (iv) membuka akses terhadap hasil survei kepuasan masyarakat.

Kegiatan prioritas sasaran di atas disusun dalam 8 (delapan) program perubahan, yaitu : Manajemen Perubahan, Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur,

Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik,

PenguatanAkuntabilitasKinerja,PenguatanPengawasan,Penataandan Penguatan Organisasi, Penataan Peraturan Perundang-undangan, Penataan Tatalaksana.

Untuk mempercepat pelaksanaan Reformasi Birokrasi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar menetapkan program percepatan (Quick Wins) yang terdiri dari (i) pengelolaan buku baru siap layan, (ii) peningkatan layanan keanggotaan, dan (iii) peningkatan layanan koleksi bahan pustaka.

Keberhasilan Reformasi Birokrasi diharapkan dapatmeningkatkan profesionalisme SDM, nilai-nilai etika dan budaya kerja, kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar melalui perbaikan pada 8 (delapan) area perubahan dalam rangkamewujudkanorganisasiyangberorientasipadahasilyangefektif dan efisien sehingga keberadaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dirasakan manfaatnya oleh masyarakat. Pelaksanaan lanjutan Program Reformasi Birokrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar akan dilaksanakan secarabertahap mulai tahun 2021.

(7)

- 5 - B. Capaian Pelaksanaan ReformasiBirokrasi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan.TugasdanfungsiDinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar telahdiperkuat melalui Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan Nomor 43 Tahun 2009 tentan Kearsipan dan ditindaklanjuti melalui Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 2014. Regulasi tentang perpustakaan telah ditindaklanjuti dengan Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

Ada beberapa hal yang harus dilaksanakan dalam mencapai sasaran Reformasi Birokrasi, antaralain:

1. Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi Area of improvement yang perlu dilakukan dalam rangka meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja organisasi adalah:

a. Melibatkan seluruh pimpinan organisasi secara langsung dan berkelanjutan, baik saat perencanaan kinerja maupun dalam melakukan pemantauan pencapaian secara berkala dan berjenjang.

b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang menangani akuntabilitas kerja, khususnya sumber daya manusia yang memahami Sistem AKIP ( Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah).

c. Menerapkan penetapan sasaran kinerja individu yang terkait dengan sasaran kinerja organisasi dan memiliki kesesuaian dengan indikator kinerja individu level diatasnya, sehingga hasil penilaian kinerja individu nantinya dapat dijadikan dasaruntuk pengembangan karir individu dan dasar untuk pemberian tunjangan kinerja, atau hukuman jika tidak mencapai sasaran yang dimaksud (reward andpunishment).

d. Menata kembali sistem manajemen SDM dengan baik, antara lain dengan merencanakan redistribusi pegawai, menyusun rencana pengembangan kompetensi pegawai sesuai kebutuhan, dan menerapkan promosi jabatan secara terbuka pada jabatan pimpinan tinggi sebagaimana diatur di dalam UU tentang Aparatur Sipil Negara.

e. Melakukan evaluasi terhadap strukturorganisasi.

2. Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN

Pencapaian sasaran pemerintahan yang bersih dan bebas KKN di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar belum tercapai secara optimal, karena program-program Reformasi Birokrasi belum sepenuhnya dilaksanakan sehingga belum terlihat perubahan-perubahan yang signifikan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar. Adapun hal penting yang perlu

(8)

- 6 -

dilakukan dalam rangka menciptakan pemerintah yang bersih dan bebas KKN (area for improvement) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar adalah sebagai berikut :

a. Mengefektifkan penerapan SPIP (Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan), dan Whistle Blowing System (WBS)/Sistem Pelaporan Pelanggaran agar berjalan dengan baik. Kebijakan yang sudah ditetapkan perlu dievaluasi sehingga efektifitas pelaksanaannya dapat terwujud.Oleh karena itu,perlu dilakukan evaluasi untuk dapat menilai efektifitas penerapan SPIP dan WBS dilingkungan Dinas Perpustakaandan Kearsipan Kabupaten Takalar.

b. Menetapkan kebijakan pengendalian gratifikasi dan penanganan benturan kepentingan, sehingga penyalahgunaan wewenang, perangkapan jabatan, hubungan afiliasi, gratifikasi, atau kelemahan sistem organisasi dapatterpantau.

c. Membangun zona integritas (ZI) pada seluruh unit organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dan menetapkan unit kerja yang akan dibina dan dikembangkan menuju Wilayah Bebas dari korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani.

3. Peningkatan Kualitas PelayananPublik

Adapun hal penting yang perlu dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik (area for improvement) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar adalah :

a. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar perlu lebih memperhatikan proses bisnis kegiatan utama agar dapat dipetakan seluruhnya sesuai dengan tugas dan fungsi, kemudian dijabarkan ke dalam prosedur operasional tetap (SOP) yang disesuaikan dengan perkembangan tuntutan efisiensi dan efktivitas birokrasi.

b. Menerapkan pengembangan e-government untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

c. Menciptakan inovasi pelayanan dan penerapan sistem reward and punishment (Penghargaan dan Hukuman) bagi pelaksana layanan serta pemberian kompensasi kepada penerima layanan bila layanan tidak sesuai dengan standar untuk meningkatkan pelayanan.

d. Membuka akses terhadap hasil survei kepuasan masyarakat, agar selalu dapat terlihat kemajuan pelayanan yang diberikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

Adapun permasalahan birokrasi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar serta upaya penyelesaiannya dijabarkan dalam penjelasan detail di

(9)

- 7 - tiap area perubahan sebagai berikut:

1. Manajemen Perubahan

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang Manajemen Perubahan adalah:

a. Tim Reformasi Birokrasi telah dibentuk, namun program manajemen perubahan belum optimal dijalankan.

b. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan belum maksimal.

c. Belum adanya perubahan pola pikir dan budaya kerja pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar secara signifikan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas, diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Peningkatan komitmen dan konsistensi pimpinan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi yang diwujudkan dalam perjanjian kinerja pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

b. Penyusunan pedoman manajemen perubahan berdasarkan hasil kajian pemahaman dan persepsi pegawai terhadap reformasi birokrasi.

c. Peningkatan pelaksanaan sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan melalui media komunikasi secara online.

d. Penerapan reward dan punishment bagi seluruh pegawai.

2. Penataan Peraturan Perundang-Undangan

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang penataan peraturan perundang-undangan adalah:

a. Belum optimalnya penataan peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan.

b. Belum terselesaikannya Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2014.

c. Belum adanya pedoman penyusunan Peraturan Kepala di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

a. Optimalisasi penataan peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan.

b. Pembahasan dan penyusunan peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan

(10)

- 8 -

Kearsipan Kabupaten Takalar secara intensif.

c. Penyusunan pedoman teknis penyusunan peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

3. Penataan dan Penguatan Organisasi

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang penataan dan penguatan organisasi adalah bahwa organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar saat ini belum mengakomodasi tugas, fungsi, dan kewenangan yang tertuang dalam UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas, diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan.

b. Pelaksanaan reorganisasi.

c. Pelaksanaan penataan tugas dan fungsi sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

4. Penataan Tatalaksana

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang penataan tatalaksana adalah:

a. Keterlambatan, tumpang tindih pekerjaan, ketidak jelasan capaian target pekerjaan.

b. Lambatnya arus informasi yang menyebabkan kurangnya kecepatan, keakuratan, dan ketepatan dalam pengambilan kebijakan.

c. Lambatnya layanan informasi yang dapat diakses oleh masyarakat.

a. Penyempurnaan proses bisnis termasuk didalamnya penyempurnaan standard operating procedures (SOP) dan Penyusunan Proses Bisnis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

b. Pembangunan berbagai sistem otomasi untuk mendukung pelaksanaan tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

5. Penataan Sistem Manajemen SDM

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang penataan sistem manejemen sumber daya manusia adalah:

a. Belum dilakukannya pelaksanaan ulang (update) evaluasi jabatan dan analisis

(11)

- 9 - beban kerja terhadap pegawai.

b. Belum tersusunnya peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang kode etik pegawai.

c. Belum dilakukan assessment kepada seluruh pejabat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

d. Belum dikelolanya system informasi kepegawaian secara optimal. Untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas, diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pelaksanaan ulang (update) evaluasi jabatan dan analisis beban kerja.

b. Penyusunan peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang kode etik pegawai.

c. Pelaksanaan assessment kepada seluruh pejabat di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

d. Peningkatanpengelolaan system informasi kepegawaian berbasis teknologi informasi.

e. Pelaksanaan pengembangan pegawai berbasis kompetensi.

6. Penguatan Akuntabilitas Kinerja

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang Akuntabilitas Kinerja adalah:

a. Perjanjian kinerja belum optimal digunakan dalam penilaian pengukuran kinerja.

b. Indikator Kinerja Utama (IKU) yang ada belum menggambarkan capaian kinerja lembaga.

c. Evaluasi kinerja belum optimal dimanfaatkan sebagai umpan balik perencanaan kinerja secaraberkelanjutan.

d. Belum diterapkannya sistem akuntabilitas kinerja berbasis teknologi informasi.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas,diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penguatan Akuntabilitas Kinerja pada tingkat unit-unit kerja dan lembaga di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

b. Penguatan pelaporan kinerja pada masing-masing unit kerja dan lembaga di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

c. Perumusan kembali Sasaran Kinerja, Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Kegiatan (IKK) sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit

(12)

- 10 - kerja.

d. Pembangunan Sistem Manajemen Kinerja berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

e. Peningkatan kualitas SDM dalam pengelolaan Akuntabilitas Kinerja.

7. Penguatan Pengawasan

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang pengawasan adalah:

a. Belum efektifnya pengelolaan keuangan negara yang ditandai dengan masih terdapatnya temuan hasil pemeriksaan dan opini Wajar Dengan Pengecualian (WDP) laporan keuangan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

b. Belum terkelolanya pengaduan masyarakat terhadap dugaan adanya kolusi, korupsi dan nepotisme.

c. Belum terbentuknya unit kerja Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBK/WBBM).

a. Pengembangan sistem pengendalian internal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

b. Pelaksanaan audit internal berbasis resiko.

c. Penerapan pengendalian gratifikasi, pengaduan masyarakat, benturan kepentingan dan mengembangkan Whistle Blowing System (WBS).

d. Pencanangan Zona Integritas dan mengembangan unit kerja WBK/WBBM.

8. Peningkatan Pelayanan Publik

Sampai dengan Tahun 2021, kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam bidang pelayanan publik adalah:

a. Belum lengkapnya standar operasional pelayanan.

b. Belum terwujudnya budaya pelayanan prima.

c. Belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi dalam membantu operasionalpelayanan.

d. Belum optimalnya survei kepuasan masyarakat.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas, diperlukan langkah-langkah sebagaiberikut:

(13)

- 11 -

a. Peningkatan standar pelayanan dengan merumuskan dan menetapkan SOP b. semua jenis pelayanan termasuk melakukan kegiatan review standar pelayanan

secara berkala.

c. Peningkatan kompetensi SDM pelayanan publik melalui pendidikan dan pelatihan sehingga masyarakat akan menikmati pelayanan yang cepat, mudah, nyaman dan aman.

d. Penerapan pemanfaatan teknologi informasi secara menyeluruh dan terintegrasi dalam setiap aspek pelayanan.

e. Pelaksanaan survei kepuasan masyarakat secara berkala sehingga indeks kepuasan terhadap pelayanan dapat diidentifikasi dan ditindaklanjuti.

(14)

- 12 -

BAB II

RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI BIROKRASI TAHUN 2021

A. Program Mikro Reformasi Birokrasi

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015 - 2019, program mikro terdiridari:

a. Manajemen Perubahan;

b. Penguatan Sistem Pengawasan;

c. Penguatan Akuntabilitas Kinerja;

d. Penguatan Kelembagaan;

e. Penguatan Tatalaksana;

f. Penguatan Sistem Manajemen SDM ASN;

g. Penguatan Peraturan Perundang-undangan;

h. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik;dan i. Quick Wins.

Adapun kegiatan yang dilakukan dalam program mikro tersebut diuraikan sebagai berikut:

No Program Mikro Kegiatan

1 Manajemen Perubahan a) Pengembangan nilai-nila iuntuk menegakan integritas;

b) Pembentukan agen perubahan yang dapat mendorong terjadinya perubahan pola pikir.

2 Penguatan Pengawasan a) Pembangunan unit kerja untuk memperoleh predikat menuju WBK/ WBBM di masing-masing kementerian/ lembaga dan pemda;

b) Pelaksanaan pengendalian Gratifikasi di masing- masing kementerian/ lembaga danpemda;

c) Pelaksanaan whistleblowing system di masing- masing kementerian/lembaga dan pemda;

d) Pelaksanaan pemantauan benturan kepentingan di masing-masing kementerian/lembaga dan pemda;

e) Pembangunan SPIP di lingkungan unit kerjadi masing-masing kementerian/ lembaga dan pemda;

f) Penanganan pengaduan masyarakatdi masing- masing kementrian/lembaga dan pemda;

(15)

- 13 -

3 PenguatanAkuntabilitas Kinerja Pembangunan/pengembangan teknologi informasi dalam manajemen kinerja

4 Penguatan Kelembagaan

Restrukturisasi kelembagaan ASN di masing-masing Kementrian/Lembaga dan Pemda

5 Penguatan Tatalaksana a) Perluasan penerapan e-government yang terintegrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dimasing-masing Kementrian/Lembaga danPemda;

b) Perluasan penerapan e-government yang terintegrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di masing-masing Kementrian/Lembaga danPemda;

c) Penerapan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan di masing-masing K/L dan Pemda;

d) Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik di masing-masing K/L danPemda;

e) Penerapan sistem kearsipan yang handal di masing-masing K/L danPemda.

6 Penguatan

SistemManajemenSDM Aparatur

a) Perbaikan berkelanjutan sistem perencanaan kebutuhan pegawai ASN di lingkungan masing- masing K/L dan Pemda;

b) Penyempurnaan sistem pengendalian jumlah pegawai di lingkungan masing- masing K/L danPemda;

c) Perumusan kebijakan pendistribusian pegawai di lingkungan masing-masing K/L danPemda;

d) Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekruitmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi di lingkungan masing- masing K/L dan Pemda;

e) Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka di lingkungan masing- masing K/L dan Pemda;

f) Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center;

g) Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai di masing- masing K/L danPemda;

h) Perumusan dan penetapan kebijakan

reward and punishment berbasis kinerja di masing- masing K/L dan Pemda;

(16)

- 14 -

i) Pembangunan/pengembangan sistem informasi ASN di masing-masing K/Ldan Pemda;

j) Perumusan dan penetapan kebijakan sistem pengkaderan pegawai ASN di masing-masing K/L dan Pemda;

k) Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/

pengembangan data base profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN di masing-masing K/L dan Pemda;

l) Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/

pengembangan data base profil kompetensi calon dan pejabattinggi ASN di masing-masing K/L dan Pemda;

m) Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat dimasing-masing K/L dan Pemda.

7 PenguatanPeraturan Perundang-undangan

a) Evaluasi secara berkala berbagai peraturan perundang-undangan yang sedangdiberlakukan;

b) Menyempurnakan/merubah berbagai peraturan perundang-undangan yang dipandang tidak relevan lagi, tumpang tindih atau disharmonis dengan peraturan perundang-undangan lain;

c) Melakukan deregulasi untuk memangkas peraturan perundang-undangan yang dipandang menghambat pelayanan.

8 Peningkatan Kualitas PelayananPublik

a) Penerapan pelayanan satu atap di masing-masing kementerian/ lembaga dan pemda;

b) Percepatan pelayanan menjadimaksimal

15 hari di masing-masing kementerian/ lembaga dan pemda;

c) Deregulasi dalam rangka mempercepat proses pelayanan di masing-masing kementerian/

lembaga dan pemda;

d) Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan dimasing- masingkementerian/ lembaga dan pemda.

9 Quick Wins Percepatan pelayanan dimasing-masing instansi pemerintah

B. Rencana Aksi Reformasi Birokrasi Tahun 2021

Berdasarkan capaian dan permasalahan yang diuraikan pada Bab I, dilakukan penyusunan rencana aksi yang terdiri dari program dan kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun 2021 adalah sebagai berikut:

(17)

- 15 - 1. Manajemen Perubahan

Rencana aksi pengelolaan manajemen perubahan yang akan dilakukan meliputi:

a. Penerbitan SK Kepala Dinas Perpustakaan dan KearsipanKabupaten TakalarTentang Tim Reformasi Birokrasi dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tahun 2021;

b. Pelaksanaan rencana kerja Tim Reformasi Birokrasi;

c. Evaluasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

d. Penerbitan Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten TakalarTentang Road Map Reformasi Birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tahun 2021;

e. Penetapan Quick Wins;

f. Sosialisasi Road Map tahun 2021;

g. Penerbitan Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang Penetapan Tim Asesor Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) tahun 2021;

h. Sosialisasi PMPRB kepada Tim Reformasi Birokrasi dan Tim Asesor;

i. Workshop Tim Asesor PMPRB;

j. Koordinasi dan pengumpulan data PMPRB dengan Tim Reformasi Birokrasi dan Tim Asesor;

k. Pengisian kertas kerja PMPRB;

l. Reviu kertas kerja PMPRB;

m. Pelaksanaan Rencana Aksi Tindak Lanjut (RATL) PMPRB;

n. Penetapan dan internalisasi nilai-nilai organisasi yang menjadi komitmen bersama “Profesional,Akuntabel,Sinergi,Transparan, Integritas” (PASTI);

o. Pengelolaan media komunikasi interaktif pelaksanaan reformasi birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar berbasis teknologi informasi dan komunikasi;dan

p. Pembentukan agent of change dengan tugas menetapkan strategi manajemen perubahan, nilai budaya kerja dan program transformasi budaya.

2. Penguatan Sistem Pengawasan

Rencana aksi penguatan sistem pengawasan yang akan dilakukan meliputi:

a. Penyusunan dan sosialisasi Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang Penanganan Gratifikasi;

b. Public compaign gratifikasi;

(18)

- 16 - c. Implementasi penanganan gratifikasi;

d. Evaluasi penanganan gratifikasi;

e. Tindak lanjut hasil evaluasi atas penanganan gratifikasi;

f. Penyempurnaan dan sosialisasi Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang SPIP;

g. Pembentukan Satgas pengendalian diUnit-Unit Eseon I dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

h. Identifikasi, inventarisasi dan Penilaian resiko organisasi;

i. Operasional pengendalian penerapan SPIP;

j. Pemantauan dan evaluasi penerapan SPIP;

k. Penyusunan dan sosialisasi Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang penanganan pengaduan masyarakat;

l. Operasional penanganan pengaduan masyarakat;

m. Tindak lanjut pengaduan masyarakat;

n. Evaluasi penanganan pengaduan masyarakat;

o. Tindak lanjut hasil evaluasi penanganan pengaduan masyarakat;

p. Penyusunan dan sosialisasi Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang whistle blowing system (WBS) dan pembangunan web;

q. Operasional Sistem Pelaporan Pelanggaran/WBS;

r. Evaluasi WBS;

s. Tindak lanjut hasil evaluasi WBS;

t. Penyusunan dan sosialisasi Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar (Perka) tentang Penanganan Benturan Kepentingan;

u. Operasional Penanganan Benturan Kepentingan;

v. Evaluasi Penangan Benturan Kepentingan;

w. Tindak lanjut hasil evaluasi penanganan benturan kepentingan;

x. Pencanangan zona integritas di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

y. Penunjukan Unit Kerja yang akan dikembangkan sebagai wilayah bebas korupsi (WBK);

z. Pengembangan Unit Kerja yang sebagai WBK di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

aa. Evaluasi pengembangan unit kerja sebagai WBK;

bb. Pengusulan unit kerja WBK;

cc. Penetapan Unit Kerja WBK;

(19)

- 17 -

dd. Pengembangan unit kerja sebagai Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) ;

dd. Pengusulan unit kerja WBBM;

ee. Penetapan Unit KerjaWBBM;

ff. Penyusunan dan sosialisasi Piagam Audit (Charter Audit) ; gg. Peningkatan kapasitas auditor;

hh. Pelaksanaan audit kinerja dan keuangan;

ii. Pelaksanaan reviu;dan

jj. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi laporan hasil pemerikasaan.

kk. Penyusunan program kerja pengawasan tahunan (PPT) setiap tahun pemeriksaan;

ll. Pengendalian internal melalui audit operasional, reviu, kegiatan pendampingan kegiatan strategis;

mm. Pemantauan dan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan (LHP) internal dan eksternal;

nn. Persiapan pencanangan zona integritas melalui penyelenggaraan workshop dan TOT integritas;

oo. Penyusunan peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang pengendalian gratifikasi, penanganan benturan kepentingan, Whistle Blowing System (WBS), dan penanganan pengaduan masyarakat; dan pp. Peningkatan kapasitas auditor melalui pendidikan dan pelatihan, workshop, dan

bimbingan teknis di bidang pengawasan.

3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja

Rencana aksi penguatan akuntabilitas kinerja yang akan dilakukan meliputi:

a. Penyusunan dan penetapan Renstra tahun 2020;

b. Penyusunan dan penandatanganan perjanjian kinerja;

c. Pelaksanaan rapat evaluasi progres capaian kinerja triwulanan;

d. Workshop peningkatan SAKIP;

e. Penyusunan pedoman LAKIP;

f. Pembangunan aplikasi SAKIP berbasis teknologi informasi;

g. Akses pengukuran kinerja secara online;dan h. Pemutakhiran data kinerja secara berkala;

4. PenguatanKelembagaan

Rencana aksi penguatan kelembagaan yang akan dilakukan meliputi:

(20)

- 18 - a. Laporan evaluasi kelembagaan;dan

b. Reorganisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar sesuai Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

5. Penguatan Tatalaksana

Rencana aksi penguatan tatalaksana yang akan dilakukan meliputi:

a. Pemetaan tugas pokok dan fungsi unit kerja di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

b. Penetapan dan implementasi SOP;

c. Evaluasi efisiensi dan efektivitas birokrasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

d. Penyusunan rencana Grand DesignE-Goverment;

e. Pengembangan E-Governmentdi lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar Penyediaan informasi melalui website Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

f. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat;

g. Pembentukan dan penetapan Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi PPID;

h. Pengelolaan PPID Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar i. Penyusunan pedoman, monitoring, dan evaluasi Kebebasan Informasi Publik

(KIP).

6. Penguatan Sistem Manajemen SDM ASN

Rencana aksi penguatan sistem manajemen SDM ASN yang akan dilakukan meliputi:

a. Pemetaan Analisis jabatan dan ABK;

b. Kajian kebutuhan pegawai;

c. Penataan pegawai;

d. Penyusunan formasi kebutuhan pegawai;

e. Kajian kebutuhan pegawai sesuai tugas danfungsi;

f. Assesment pejabat dan pegawai di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar Identifikasi kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai;

g. Menyusun rencana pengembangan kompetensi pegawai;

h. Pengembangan pegawai berbasis kompetensi pegawai;

i. Monitoring dan evakuasi pengembangan kompetensi pegawai berbasis kompetensi;

(21)

- 19 - j. Penetapan Sasaran Kerja Pegawai (SKP);

k. Penilaian prestasi kerja (PPK) pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

l. Uraian tugas masing-masing pegawai di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

m. Monitoring dan evaluasi penilaian prestasi kerja;

n. Pengembangan karir pegawai;

o. Pengusulan dan pengelolaan tunjangan kinerja;

p. Penyusunan Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar tentang Disiplin Pegawai dan Pembayaran Tunjangan Kinerja;

q. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan aturan disiplin;

r. Penerapan hukuman disiplin;

s. Penyusunan informasi faktor jabatan;

t. Penetapan peta jabatan;

u. Penetapan kelas jabatan;

v. Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian berbasis teknologi informasi;

w. Pemutakhiran data pegawai; dan

x. Pengelolaan informasi data kepegawaian.

7. Penguatan Peraturan Perundang-undangan

Rencana aksi penguatan peraturan perundang-undangan yang akan dilakukan meliputi:

a. Identifikasi peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/tidak sinkron;

b. Analisis peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/tidak sinkron;

c. Pemetaan peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/ tidak sinkron;

d. Revisi peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/tidak sinkron;

e. Penyusunan pedoman penyusunan peraturan perundang- undangan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar yang mensyaratkan adanya naskah akademis/kajian/policy paper, paraf koordinasi, dan adanya evaluasi.

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

Rencana aksi peningkatan kualitas pelayanan publik yang akan dilakukan meliputi:

a. Penyusunan kebijakan standar pelayanan berupa

(22)

- 20 - pedoman/standar layanan;

b. Sosialisasi pedoman/standar semua jenis layanan secara luas melalui berbagai media;

c. Pembuatan SOP untuk semua jenis layanan perpustakaan;

9. Reviu dan perbaikan standar layanan secara berkala dan berkelanjutan dengan melibatkan stakeholders;

a. Pelaksanaan sosialisasi/pelatihan budaya layanan prima;

b. Pembuatan brosur dan informasi di situs Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar;

c. Penerapan sistem reward/punishment bagi pelaksana layanan dan penerima layanan perpustakaan;

d. Peningkatan layanan terpadu/terintegrasi;

e. Peningkatan inovasi layanan perpustakaan;

f. Pengelolaan media pengaduan layanan perpustakaan;

g. Penyusunan SOP pengaduan layanan perpustakaan;

h. Pelaksanaan tindaklanjut atas pengaduan layanan perpustakaan.

i. Pelaksanaan evaluasi terhadap penanganan pengaduan layanan perpustakaan secara berkala;

j. Pelaksanaan survey kepuasan masyarakat secara berkala terhadap layanan perpustakaan;

k. Penyediaan media untuk memudahkan akses secara terbuka hasil survey kepuasan masyarakat terhadap layanan perpustakaan;

l. Pelaksanaan tindaklanjut atas hasil survey kepuasan masyarakat terhadap layanan perpustakaan;

m. Penyusunan Grand Design IT Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

n. Penerapan teknologi informasi komunikasi;dan

o. Perbaikan/pengembangan secara berkala penerapan teknologi informasi pada layananperpustakaan.

Rincian rencana aksi reformasi birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dapat dilihat pada Anak Lampiran.

C. Quick Wins

Quick Wins merupakan suatu inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali suatu program besar dan sulit.QuickWins adalah inti dari program Reformasi Birokrasi yangdiharapkan mampu memberikan manfaat untuk mendapatkan momentum

(23)

- 21 -

awal yang positifdan kepercayaan diri untuk selanjutnya melakukan sesuatu yang berat.

Dalam menetapkan Quick Wins diperlukan beberapa kriteria sebagai berikut:

1. Merupakan core business yang terkait dengan tugas dan fungsi organisasi/lembaga.

2. Memberikan dampak perbaikan yang besar dan dapat dirasakan langsung oleh para pemangku kepentingan organisasi/lembaga, baik internal maupun eksternal.

3. Memberikan manfaat yang dapat dirasakan secara cepat oleh para pemangku kepentingan organisasi/lembaga, baik internal maupun eksternal.

Dengan memperhatikan beberapa faktor penting sesuai kriteria yang telah ditetapkan, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar telah merumuskan dan menetapkan program yang diusulkan sebagai Quick Wins dengan rencana aksinya adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan koleksi buku baru siap layan

Dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan prima kepada pemustaka maka perlu dilakukan suatu program Quick Wins; Pengelolaan koleksi buku baru siap layan.Koleksi buku baru adalah buku yang dihasilkan dari proses pengadaan bahan perpustakaan melalui proses pembelian di bidang akuisisi, diolah di bidang pengolahan dan dilayankan ke bidang layanan koleksi umum.

Program peningkatan kualitas proses pengelolaan koleksi buku baru siap layan dilaksanakan oleh Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan. Program peningkatan kualitas proses pengelolaan koleksi buku baru siap layan dilaksanakan dalam rangka penyiapan pelayanan prima koleksi perpustakaankepada pemustaka.Program ini dilakukan oleh 2 (dua) bidang, yaitu Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan dan Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.

Adapun tujuan program Quick Wins pengelolaan koleksi buku baru siap layan ini adalah sebagai berikut :

a. Terciptanya tertib administrasi dalam pengelolaan koleksi buku baru;

b. Terukurnya kinerja pegawai Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan dan Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca;

c. Peningkatan pelayanan publik.

Untuk mendukung peningkatan pengolahan koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar maka ada beberapa rencana aksi yang akan dilaksanakan, antara lain:

a. Inventarisasi koleksi buku baru;

b. Pengolahan buku baru.

(24)

- 22 -

Program Quick Wins ini akan dilaksanakan selama 12 bulan, terhitung mulai bulan Januari 2021 sampai dengan Desember 2021 dengan kriteria keberhasilan peningkatan kuantitas pengolahan koleksi Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dan percepatan ketersediaan koleksi buku baru untuk masyarakat.

Quick Wins pengelolaan koleksi buku baru siap layan adalah Kepala Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.

2. Peningkatan layanan keanggotaan

Pemilihan peningkatan layanan keanggotan sebagai program Quick Wins dalam rangka percepatan dalam reformasi birokrasi didasari adanya tuntutan masyarakat terhadap layanan prima pada jasa layanan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar yang berbasis teknologi informasi yang mudah dan cepat dan tidak dibatasi dengan usia, lokasi dan waktu.

Tujuan program Quick Wins peningkatan layanan keanggotaan ini adalah sebagai berikut :

a. Terciptanya layanan keanggotaan secara cepat, akurat, tertib dan teratur serta suasana nyaman;

b. Terciptanya layanan keanggotan yang efesien dan efektif;

c. Terukurnya kinerja pegawai layanan keangggotaan;

d. Tercapainya peningkatan pelayanan publik yang prima.

Layanan Keanggotaan pada saat ini dirasa masih belum cukup karena masih menggunakan pendaftaran anggota secara manual.

Untuk mendukung peningkatan Layanan Keanggotaan maka ada beberapa rencana aksi yang akan dilaksanakan, antara lain:

a. Penataan ruang Layanan Keanggotaan beserta perlengkapannya;

b. Menyiapkan tenaga pelaksana, yang memahami pelaksanaan Layanan Keanggotaan dan bekerjasama dengan sekretariat;

c. Berkoordinasi dengan Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan dalam penanganan pemasangan monitor dan printer cetak kartu anggota serta sistem akses oleh pemustaka;

d. Berkoordinasi dengan Sekretariat dalam penambahan sarana monitor,cetak kartu

(25)

- 23 -

anggota,penambahan kursi, rak suratkabar dan majalah serta penambahan seperangkat alat panggil;

e. Berkoordinasi dengan Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca dalam penyiapan sistem akses oleh pemustaka;

f. Penyusunan SOP Layanan Keanggotaan;

g. Melakukan sosialisasi Layanan Keanggotaan;

h. Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala.

Sesuai dengan agenda pelaksanaan dan tahapan kerja, program Quick Wins ini akan dilaksanakan selama 12 bulan, mulai dari bulan Januari 2020 sampai dengan Desember 2020 dengan kriteria keberhasilan program yaitu terselenggaranya layanan prima untuk layanan keanggotan yang dapat dirasakan oleh pemustaka.

Sebagai penanggung jawab program Quick Wins Layanan Keanggotaan adalah Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.

3. Pengelolaan koleksi layanan digital

Dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan prima kepada pemustaka maka perlu dilakukan suatu program Quick Wins melalui alih media koleksi buku ke format digital.

Tujuan program Quick Wins pengelolaan koleksi layanan digital ini adalah sebagai berikut:

a. Terciptanya tertib administrasi dalam alih media koleksi buku;

b. Terukurnya kinerja pegawai Preservasi Bahan Pustaka;

c. Peningkatan pelayanan publik.

Sedangkan sasaran yang ingin dicapai pada Quick Wins pengelolaan koleksi layanan digital ini adalah terlaksananya percepatan mekanisme alih media koleksi buku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar ke format digital dalam waktu 120 menit pere-book.

Beberapa rencana aksi yang akan dilaksanakan guna mendukung peningkatan pengelolaan koleksi layanan digital antara lain:

a. Melakukan proses seleksi sumber materi bahan pustaka;

b. Melakukan persiapan sumber materi bahan pustaka dengan melakukan proses perbaikan bahan pustaka (konservasi) bila dimungkinkan bahan materi yang akan dialih mediakan telah mengalami kerusakan secara fisik;

(26)

- 24 -

c. Membuat rekaman catalog yang mendeskripsikan mengenai objek sumber materi bahan pustaka yang akan diproses;

d. Melakukan proses alihmedia seperti pengambilan gambar dengan menggunakan kamera atau scanner;

e. Membuat struktur metadata terhadap file digital yang dihasilkan;

f. Menyiapkan manajemen file untuk mengatur bagaimana menampilkan dan menyimpan data;

g. Melakukan proses integrasi terhadap gambar digital dan metadata terhadap database, menghubungkannya dengan rekaman katalog atau media akses poin lainnya;

h. Melakukan proses pengemasan dan pengiriman data digital baik melalui sistem berupa halaman web atau sistem automasi online maupun media offline seperti CD/DVD ROM;

i. Melakukan promosi atau iklan terhadap public atau penggunanya sehingga mendapatkan evaluasi atau feed back dari mereka sebagai bahan masukan kepada pengembang produk digital/pustakawan/arsiparis.

Program Quick Wins ini akan dilaksanakan selama 12 bulan, terhitung mulai bulan Januari 2021 sampai dengan Desember 2021 dengan kriteria keberhasilan program yaitu terlaksananya alih media buku koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar, dalam waktu 120 menit per setiap e-book (30 halaman), peningkatan kualitas koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar,peningkatan kuantitas pemanfaatan koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dan percepatan akses informasi koleksi buku untuk masyarakat. Sebagai penanggung jawab program Quick Wins pengelolaan koleksi layanan digital adalah Kepala Bidang Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.

Secara umum Quick Wins yang ditetapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar bertujuan untuk meningkatkan peran strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar dalam menata Indonesia yang lebih baik yaitu dengan memberikan kemudahan akses terhadap layanan jasa perpustakaan yang handal, terintegrasi dan mudah dimanfaatkan kepada para pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal. Melalui Quick Wins diharapkan dapat diwujudkan pelayanan prima kepada para pemangku kepentingan pada khususnya dan masyarakat pada umumnya melalui penerapan prinsip-prinsip clean government dan good governance. Keterangan tentang rencana aksi Quick Wins dapat dilihat pada lempiran tabel.

(27)

- 25 -

BAB III PENUTUP

Birokrasi pemerintah harus dikelola berdasarkan prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik dan profesional. Birokrasi harus sepenuhnya mengabdi pada kepentingan rakyat dan bekerja untuk memberikan pelayanan prima, transparan, akuntabel, dan bebas dari praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN). Semangat inilah yang mendasari pelaksanaan reformasi birokrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

Pelaksanaan reformasi birokrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar harus mampu mendorong perbaikan dan peningkatan kinerja birokrasi pemerintah.

Motivasi yang kuat secara keseluruhan dari pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar akan dapat meningkatkan kinerja lembaga. Motivasi akan muncul jika setiap program/kegiatan yang dilaksanakan menghasilkan keluaran (output), nilai tambah (valueadded), hasil (outcome), dan manfaat (benefit) yang lebih baik dari tahun ke tahun, disertai dengan sistem reward and punishment yang dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan.

(28)

- 26 -

Anak Lampiran

RENCANA AKSI REFORMASI BIROKRASI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TAKALAR 2021

NO PROGRAM/KEGIATAN INDIKATOR RENCANA AKSI WAKTU

PELAKSANAAN 2020

PENANGGUNG JAWAB

I Manajemen perubahan

a Tim reformasi birokrasi 1) Tim Reformasi Birokrasi telah dibentuk

Penyusunan SK Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Tentang Tim RB

Januari 2021

Tim Manajemen Perubahan RB

2) Tim Reformasi Birokrasi akan melaksanakan

tugas sesuairencana kerja TimReformasi

Pelaksanaan rencana kerja Tim

RB Januari –Desember 2021

Masing-masing pokja

3) Tim Reformasi Birokrasi akan melakukan monitoring dan evaluasi rencana kerja, dan hasil

evaluasi telah ditindaklanjuti

Evaluasi dan monitoring pelaksanaan RB dan tindak lanjutnya

Januari – Desember 2021

b Road map reformasi Birokrasi

1) Road Map telah disusun dan diformalkan

Penyusunan Road Map RB

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Januari – Maret 2021

Tim Manajemen Perubahan RB 2) Road Map telah

mencakup 8 area perubahan

Penyusunan Road Map RB Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Tim Manajemen Perubahan RB 3) Road Map telah mencakup

"quick win"

Penetapan Quick Winspada Road Map RBDinas Perpustakaan dan Kearsipan

Tim Manajemen Perubahan RB 4) Penyusunan RoadMap

telah melibatkan seluruh unitorganisasi

Koordinasi penyusunan

Road Map RB Dinas Perpustakaan dan Kearsipan2020

Tim Manajemen Perubahan RB 5) Pelaksanaan sosialisasi dan

internalisasi Road Map kepada anggota organisasi

Sosialisasi Road Map RB Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 2020

(29)

- 27 -

c Monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi

1) PMPRB akan direncanakan dan diorganisasikan dengan baik

Penyusunan SK Kepala Dinas Perpustakaan dan

KearsipanTentang Penetapan Tim Asesor PMPRB

Sekretariat RB

2) Aktivitas PMPRB akan dikomunikasikan pada masing-masing unit kerja

Sosialisasi PMPRB Tim Asesor

PMPRB

3) Pelatihan bagi Tim Asessor PMPRB

Workshop Tim Asesor PMPRB

Tim Asesor PMPRB 4) Pelaksanaan PMPRB dilakukan

oleh Asesor

sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Koordinasi dan Pengumpulan data PMPRB dengan Tim RB

Tim Asesor PMPRB

5) Para asesor mencapai konsensus atas pengisian kertaskerja

sebelummenetapkan nilai PMPRBinstansi

Pengisian kertas kerja PMPRB

Tim Asesor PMPRB

6) Koordinator asesor PMPRB melakukan reviu terhadap kertas kerja asesor sebelum menyusun kertas kerja instansi

Reviu kertas kerja PMPRB Koordinator Tim

Asesor PMPRB

7) Rencana aksi tindak lanjut (RATL) telah

dikomunikasikan dan dilaksanakan

Sosialisasi RATL dan tindak lanjutnya

Tim Asesor PMPRB

d Perubahan pola pikir dan budaya kinerja

1) Terdapat keterlibatan pimpinan tertinggi secara aktif dan berkelanjutan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi

Penetapan dan internalisasi nilai- nilai organisasi yang menjadi komitmen bersama (PASTI)

(30)

- 28 -

2)Terdapatmediakomunikasisecar areguleruntuk

mensosialisasikantentangrefo rmasi birokrasi yang sedangdan akan dilakukan

Pengelolaan media komunikasi interaktif berbasis TIK

3)Terdapat upaya untuk menggerakkan

organisasidalam

melakukanperubahan melalui pembentukan agent of changeataupun role model

Pembentukan agent of change dengan tugas menetapkan strategi manajemen perubahan, nilai budaya kerja dan

program transformasi budaya

II Penataan Peraturan Perundang-undangan

a Harmonisasi 1) Akan dilakukan identifikasi peraturan perundang- undangan yang tidak harmonis /

tidak sinkron

Identifikasi peraturan

perundang-undangan yang tidak harmonis/ tidak sinkron

Tim Penataan Peraturan Perundang- undangan (Biro HP)

2) Akan dilakukan analisis peraturan perundang- undangan

yang tidak harmonis/ tidak sinkron

Analisis peraturan perundang- undangan yang tidak harmonis/

tidak sinkron

3) Akan dilakukan pemetaan peraturan perundang- undangan

yang tidak harmonis/ tidak sinkron

Pemetaan peraturan perundang- undangan yang tidak harmonis/

tidak sinkron

4) Akan dilakukan revisi peraturan perundang- undangan yang tidak harmonis/ tidak sinkron

Revisi peraturan perundang- undangan yang tidak harmonis/

tidak sinkron

(31)

- 29 -

b. Sistem pengendalian dalam penyusunan

peraturan perundang- undangan

1) Adanya sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangan.

Penyusunan pedoman peraturan perundang-

undangan di lingkungan Perpustakaan Nasional

2) Sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangan mensyaratkan adanya rapat koordinasi

Penyusunan pedoman peraturan perundang- undangan di lingkungan Perpunas yang mensyaratkan adanya rapat koordinasi

3) Sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangan mensyaratkan adanya naskah

akademis/kajian/ policy paper

Penyusunan pedoman peraturan perundang- undangan di lingkungan Perpunas yang mensyaratkan adanya naskah akademis/kajian/

policy paper

4) Sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangan mensyaratkan adanya paraf koordinasi

Penyusunan pedoman peraturan perundang- undangan di lingkungan Perpustakaan Nasional yang mensyaratkan adanya

paraf koordinasi

5) Sistem pengendalian penyusunan peraturan perundangan mensyaratkan adanya evaluasi

Penyusunan pedoman peraturan perundang- undangan di lingkungan Perpustakaan Nasional yang mensyaratkan adanya

evaluasi

III Penguatan Kelembagaan

a Evaluasi 1) Akan dilakukan evaluasi

yangbertujuan untuk menilai ketepatan fungsidan

ketepatan ukuran organisasi

Pelaksanaan evaluasi kelembagaan Tim Penataan dan

Penguatan Organisasi (Biro HP)

2) Akan dilakukan evaluasi yang mengukur jenjang organisasi

(32)

- 30 -

3) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis

kemungkinan duplikasi fungsi

4) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis satuan organisasi yangberbeda tujuan namun

ditempat-kandalam satukelompok

5) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis kemungkinan adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari seorang atasan

6) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis kesesuaian struktur organisasi dengan

kinerja yang akan dihasilkan

7) Akan dilakukan evaluasi atas kesesuaian struktur organisasi dengan mandat

8) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis kemungkinan tumpang tindih fungsi dengan instansi lain

(33)

- 31 -

9) Akan dilakukan evaluasi yang menganalisis kemampuan struktur organisasi untuk adaptif terhadap

perubahan lingkungan strategis

b Penataan Apakah hasil evaluasi telah ditindaklanjuti dengan mengajukan perubahan organisasi kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Pengajuan usulan Reorganisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar sesuai Undang- undang No 43 Tahun 2007

Tim Penataan dan Penguatan Organisasi (Biro HP)

IV Penguatan Tatalaksana a Proses bisnis dan prosedur

operasional tetap (SOP) kegiatan

utama

1) Akan dibuat peta proses bisnis yang sesuai dengan tugas dan fungsi

Pemetaan tugas pokok dan fungsi kegiatan utama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Tim Penataan Tata Laksana

(Sekretariat) 2) Peta proses bisnis akan

dijabarkan ke

dalam prosedur operasional tetap SOP)

Penyusunan dan penetapan SOP Tim Penataan Tata

Laksana (Sekretariat) 3) Prosedur operasional tetap

(SOP) akan diterapkan

Penerapan SOP Tim Penataan Tata

Laksana (Sekretariat) 4) Peta proses bisnis dan prosedur

operasional akan dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan

tuntutan efisiensi, dan efektivitas birokrasi

Evaluasi proses bisnis dan prosedur operasional disesuaikan dengan

perkembangan tuntutan efisiensi dan efektivitas birokrasi

Tim Penataan Tata Laksana

(Sekretariat)