Hak cipta dan penggunaan kembali:
Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli.
Copyright and reuse:
This license lets you remix, tweak, and build upon work non-commercially, as long as you credit the origin creator and license it on your new creations under the identical terms.
BAB II
LANDASAN TEORI
Adapun beberapa telaah literatur yang berhubungan dalam perancangan dan pembangunan sistem administrasi pencetakan idcard berbasis website sebagai berikut.
2.1 Kompas Gramedia
Diawali dengan penerbitan Majalah Intisari oleh Petrus Kanisius Ojong dan Jakob Oetama sebagai jawaban atas kerinduan masyarakat pada bacaan bermutu kini menjadi perusahaan yang lebih dikenal dengan nama Kompas Gramedia (kompasgramedia.com, 2019). Setelah berdiri selama kurang lebih 56 tahun Kompas Gramedia sudah menaungi banyak bidang usaha seperti media massa, perhotelan, edukasi, infrastruktur & property, retail & publishing, percetakan, event
& venue, dan berbagai bidang usaha lainnya(kompasgramedia.com, 2019).
Jumlah karyawan Kompas Gramedia yang hampir mencapai 23 ribu orang di seluruh Indonesia dari data akhir pada Januari 2017 (Prasandi, 2019). Dengan jumlah tersebut diperlukan cara untuk pemberian identitas dan akses yang unik terhadap setiap karyawan yang bekerja di Kompas Gramedia.
Dengan dibuatnya sistem maka ditambahkan peraturan-peraturan baru seperti dalam pembuatan penagihan akan terdapat dua tipe pengguna yaitu penagih dan yang ditagih.Penagih adalah pengguna yang memiliki akses untuk membuat dan memberikan tagihan pencetakan idcard. Yang ditagih adalah karyawan HR Unit yang memiliki unit yang ditagihkan untuk memberikan persetujuan akan kebenaran
tagihan atau penolakan akan tagihan. Inventory memiliki dua tipe pengguna yaitu pihak inventory yang mengatur barang-barang di inventaris dan pihak stock yang hanya bisa melihat jumlah barang saja. Fitur permohonan pencetakan dan pemantauan idcard dapat diakses oleh semua karywan.
2.2 Idcard
Idcard merupakan singkatan dari Identity card yang digunakan untuk mengidentifikasi aspek seseorang seperti nama, umur, alamat, no identitas atau hal lainnya (Hasan dan Fadlalla, 2017). Idcard merupakan salah satu bentuk pengaplikasian teknologi smart card yang memiliki memory chip atau microprocessor tertanam di dalamnya yang jika digabungkan dengan alat pembacanya dapat menghasilkan processing power untuk berbagai kegunaan salah satunya pengendalian akses data atau reaksi yang hanya terjadi pada pengguna yang cocok (Mohammed dkk, 2004).
Menurut (Gemalto NV, 2017), smart card memiliki dua tipe yaitu memory dan microprocessor. Pada jenis memory, smart card hanya menyimpan data dan dapat dianggap sebagai USB memory stick dengan tingkat sekuritas yang lebih tingggi. Data tersebut yang akan di-scan oleh mesin pembacanya. Pada jenis microprsessor smart card dapat melakukan penambahan, penghapusan, dan memanipulasikan data yang ada didalamnya. Jenis ini dapat dianggap sebagai komputer mini yang memiliki sistem operasi input atau output port dan hard disk yang sudah memiliki fitur sekuritas.
Gemalto NV juga menjelaskan bahwa smart card memiliki dua tipe antarmuka yaitu contact dan contactless. Tipe contact memerlukan kontak fisik
dengan mesin pembacanya atau harus dimasukkan ke dalam mesin pembacanya agar dapat berfungsi dengan baik. Sebaliknya, tipe contactless tidak perlu melakukan kontak fisik dengan mesinnya dikarenakan tipe smart card ini memiliki antenna yang ditanam di dalamnya sehingga memungkinkan komunikasi dengan alatnya tanpa bersentuhan secara fisik. Tipe contactless yang umum beredar di pasaran adalah tipe ISO/IEC 14443 yang memungkinkan komunikasi hingga 10 cm dari mesin pembacanya (Gemalto NV, 2017). Di Kompas Gramedia idcard dibuat dengan mencetak informasi individual karyawan seperti logo divisi, nama, NIK (Nomor Induk Karyawan) dan foto serta terkadang jabatan atau posisi dari kartu kosong atau base idcard yang sudah memiliki latar belakang logo Kompas Gramedia seperti terlihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Kartu kosong atau base idcard dan idcard yang sudah jadi
2.3 Inventaris
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) inventaris memiliki arti daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya) yang dapat dipakai dalam melaksanakan tugas (kbbi.web.id, 2017).
Pengaturan inventaris adalah hal yang sangat diperlukan dalam proses produksi dan pendistribusian sehingga harus dilakukan secara efektif agar biaya produksi berkurang (Chi dan Tijun, 2010).
Sebelum sistem ini dibuat data barang-barang yang digunakan untuk pencetakan idcard masih disimpan dalam buku inventory (Prakoso, 2019).
Sistem inventaris yang dibuat adalah sistem yang mendata semua barang- barang yang ada di suatu tempat penyimpanan serta mengolah data tersebut untuk menjadi informasi yang berguna bagi penggunanya. Sistem inventaris harus mengetahui jumlah tiap barang yang tersedia dan memiliki detail mengenai tanggal barang tersebut masuk.
Riwayat pemasukan barang juga harus disediakan agar perusahaan dapat melakukan perhitungan dan prediksi untuk melakukan penambahan dan pengurangan barang serta pembelian barang di masa depan.
2.4 Request
Dalam peraturan Kompas Gramedia apabila seorang karyawan ingin mendapatkan idcard karyawan tersebut harus melakukan permintaan kepada bagian HR (Human Resouce) untuk pembuatan idcard. Bagian HR akan melakukan request idcard online dan alasan pembuatan idcard tersebut (Prakoso, 2019).
Alasan yang dimaksud antara lain adalah karena kehilangan idcard yang lama,
idcard yang lama rusak, terjadi perpindahan divisi atau jabatan, atau karena baru menjadi karyawan di Kompas Gramedia (Prakoso S, 2019).
Karyawan tersebut juga harus melakukan pembayaran yang sudah ditentukan oleh Kompas Gramedia ke bagian HR mereka jika alasan tersebut bukan karena idcard yang lama rusak. Pada saat karyawan ingin melakukan permintaan idcard baru dikarenakan idcard yang lama rusak karyawan tersebut harus menyerahkan idcard yang rusak tersebut ke admin idcard pusat yang berada di Palmerah Jakarta Pusat. Setelah admin memverifikasi kebenarannya baru proses permintaan akan dilanjutkan (Prakoso, 2019).
Sistem yang dibangun akan menerapkan peraturan baru dimana untuk alasan apapun karyawan diharapkan membayar sesuai dengan peraturan baru yang ditentukan. Sistem juga akan memungkinkan para karyawan mengetahui sudah dalam tahapan mana saja idcard yang diminta.
2.5 Billing
Pada sistem yang baru para HR unit yang melakukan permintaan pembuatan idcard akan mendapat tagihan dari admin idcard pusat dalam periode tertentu.
Tagihan tersebut akan terdapat detail permintaan pembuatan idcard yang terjadi pada bulan tersebut seperti tanggal permintaan, alasan permintaan, dan total biaya yang harus dibayarkan ke admin idcard pusat.
Masing-masing HR unit harus memberikan persetujuan atau komplain mengenai tagihan yang diterima. Jika persetujuan sudah diberikan oleh HR unit, maka sistem dapat membuat file dengan format yang disediakan mengenai detail
transaksi yang sudah dilakukan, memberikannya kepada HR unit dan admin idcard pusat dan membuat riwayat transaksi yang sudah selesai.
Pembuatan nota sesuai dengan nota perusahaan juga bisa dilakukan setelah memberikan persetujuan tagihan atau saat sedang melihat riwayat tagihan idcard sebelumnya.
2.6 HR Portal
HR (Human Resources) Portal (http://hr.kompasgramedia.com atau http://10.9.70.30) merupakan situs internal Kompas Gramedia yang menyediakan media komunikasi di bidang HR secara online antara Perusahaan dan Karyawan.
Situs ini dikelola oleh Corporate Human Resources – Human Resources Information System Kompas Gramedia (hr.kompasgramedia.com, 2019).
Sesuai dengan tujuan HR Portal sebagai media komunikasi maka akan ada bagian dari sistem yang dibuat akan berada di HR Portal dikarena lebih sesuai dan pantas daripada digabung menjadi satu di idcard online. Salah satu contohnya adalah pada subbab Billing dikatakan bahwa masing-masing HR unit harus memberikan persetujuan atau komplain mengenai tagihan idcard yang diterima.
Persetujuan atau komplain diberikan saat HR unit tersebut sudah login di HR Portal tanpa perlu masuk ke idcard online.
2.7 UTAUT (Unified Theory of Acceptance and Use of Technology)
Unified Theory of Acceptance and Use of Technology adalah salah satu Technology Acceptance Model (TAM) atau teori yang menjelaskan bagaimana seorang pengguna teknologi menerima dan menggunakan suatu teknologi (Venkatesh dkk, 2003). Empat faktor dasar yang dimaksud adalah:
1. Performance Expectancy
Performance expectancy didefinisikan sebagai tingkatan dimana seseorang percaya bahwa dengan menggunakan sistem akan membantu dirinya untuk mendapatkan peningkatan dalam performa kerjanya.
Tabel 2.1 Performance Expectancy Performance Expectancy
Penysusun Definisi Items
Perceived Usefulness Tingkatan dimana seseorang percaya bahwa dengan menggunakan sistem tertentu dapat meningkatkan performa dirinya dalam bekerja.
1. Menggunakan sistem di pekerjaan saya
membuat saya
mengerjakan pekerjaan lebih cepat.
2. Menggunakan sistem akan meningkatkan performa saya dalam bekerja.
3. Menggunakan sistem di pekerjaan saya akan meningkatkan
produktivitas saya.
4. Menggunakan sistem akan meningkatkan efektivitas saya dalam pekerjaan.
5. Menggunakan sistem akan membuat saya lebih mudah melakukan pekerjaan saya.
6. saya merasa sistem berguna untuk pekerjaan saya.
Tabel 2.1 Performance Expectancy (lanjutan)
Penysusun Definisi Items
Extrinsic Motivation Pandangan bahwa seseorang ingin melakukan pekerjaan karena dianggap penting dan menghasilkan sesuatu yang unik dari pekerjaan itu sendiri.
Sama seperti Perceived usefulness.
Job-fit Seberapa mampu sistem meningkatkan performa bekerja seseorang.
1. Menggunakan sistem tidak mempunyai
dampak kepada
performa saya bekerja.
2. Menggunakan sistem dapat mengurangi waktu saya dalam pekerjaan penting.
3. Menggunakan sistem dapat meningkatkan kualitas dari hasil pekerjaan saya.
4. Menggunakan sistem akan meningkatkan efektivitas dalam melakukan pekerjaan saya.
5. Menggunakan sistem dapat meningkatkan kuantitas hasil dengan menggunakan usaha yang sama.
6.Dengan
mempertimbangkan seluruh pekerjaan, dengan menggunakan sistem dapat membantu dalam pekerjaan.
Relative advantage Tingkatan kegunaan yang lebih baik jika menggunakan inovasi atau sistem yang baru dari inovasi atau sistem yang lama.
1. Menggunakan sistem membuat saya dapat menyelesaikan
pekerjaan lebih cepat.
2. Menggunakan sistem meningkatkan kualitas pekerjaan yang saya lakukan.
3. Menggunakan sistem membuat pekerjaan saya lebih mudah.
Tabel 2.1 Performance Expectancy (lanjutan)
Penysusun Definisi Items
4. Menggunakan sistem meningkatkan
efektivitas saya dalam bekerja.
5. Menggunakan sistem meningkatkan
produktivitas saya.
Outcome Expectations
Ekpektasi yang diharapkan terjadi jika menggunakan sistem.
Jika saya menggunakan sistem maka:
1. Saya akan
meningkatkan
efektivitas saya dalam berkerja.
2. Menggunakan sistem akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan saya.
3. saya akan
meningkatkan kualitas dari hasil pekerjaan saya.
4. Saya akan
menghasilkan kuantitas yang lebih banyak dengan usaha yang sama.
5. Teman kerja saya akan menganggap saya kompeten.
6. Saya akan
meningkatkan peluang saya dalam mendapatkan promosi.
7. saya akan
meningkatkan peluang saya dalam kenaikan gaji.
2. Effort Expectancy
Effort expectancy didefinisikan sebagai tingkatan kemudahan yang diasosiasikan terhadap penggunaan sistem.
Tabel 2.2 Effort Expectancy Effort Expectancy
Penyusun Definisi Items
Perceived Ease to Use Tingkatan kepercayaan seseorang dimana jika menggunakan sistem akan meringankan beban.
1. Belajar menggunakan sistem akan mudah bagi saya.
2. Saya merasa mudah untuk menyuruh sistem untuk melakukan apa yang ingin saya lakukan.
3. Interaksi saya dengan sistem akan mudah dimengeti dan jelas.
4. Saya merasa sistem fleksibel untuk berinteraksi.
5. Akan lebih mudah bagi saya untuk ahli dalam menggunakan sistem.
6. Saya merasa sistem mudah digunakan.
Complexity Tingkatan dimana sistem dianggap sulit untuk dimengerti dan digunakan.
1. Menggunakan sistem membutuhkan waktu terlalu banyak untuk tugas normal saya.
2. Bekerja dengan sistem terlalu rumit, sistem terlalu susah untuk dimengerti hal sedang terjadi.
3. Sistem terlalu banyak melakukan operasi mekanik yang harus dilakukan (contoh memasukan data).
4. Terlalu lama waktu yang dibutuhkan untuk belajar menggunakan sistem untuk bisa berguna.
Ease of Use Tingkatan dimana
innovasi atau sistem
dianggap sulit
digunakan.
1. Interaksi saya dengan sistem jelas dan dapat dimengerti.
Tabel 2.2 Effort Expectancy (lanjutan)
2. Saya percaya bahwa mudah untuk menyuruh sistem untuk melakukan hal yang saya ingin lakukan.
3. Secara keseluruhan, saya percaya sistem mudah digunakan.
4. Belajar menggunakan sistem adalah hal mudah bagi saya.
3. Social Influence
Social influence didefinisikan sebagai tingkatan dimana seseorang merasa penting bahwa orang lain percaya dirinya harus menggunakan sistem tersebut.
Social influence tidak digunakan karena sistem yang dibuat harus digunakan oleh seluruh karyawan Kompas Gramedia.
Tabel 2.3 Social Influence Social influence
Penyusun Definisi Items
Subjective Norm Pandangan seseorang terhadap pikiran orang- orang yang dianggap penting bagi mereka terhadap harus atau tidak harus melakukan
perilaku yang
dipertanyakan.
1. Orang-orang yang mempengaruhi perilaku saya berpendapat saya seharusnya
menggunakan sistem.
2. Orang-orang yang penting bagi saya berpendapat saya harus menggunakan sistem.
Social Factors Pandangan subjektif seseorang individu dan peraturan tidak tertulis yang disepakati harus dilakukan pad situasi sosial tertentu.
1. Saya menggunakan sistem karena banyak rekan kerja yang menggunakan sistem.
2. Senior manager dari bisnis ini telah membantu dalam penggunan sistem hingga saat ini.
Tabel 2.3 Social Influence (lanjutan)
Penyusun Definisi Items
3. Atasan saya sangat sangat mendukung penggunaan sistem dalam pekerjaan saya.
4. secara keseluruhan, organisasi mendukung penggunaan sistem
Image Tingkatan kepercayaan
dimana inovasi dipandang dapat meningkatkan status sosial atau pandagan orang lain terhadap dirinya.
1. Orang-orang di organisasi saya yang menggunakan sistem lebih berprestise dari pada yang tidak menggunakan.
2. Orang-orang di organisasi saya yang menggunakan sistem lebih terpandang daripada yang tidak menggunakan.
3. Mempunyai sistem dianggap sebagai status symbol di organisasi saya.
4. Facilitating Conditions
Facilitating conditions didefinisikan sebagai tingkatan dimana seseorang percaya bahwa infrastruktur organisasi dan teknis ada untuk membantu menggunakan sistem.
Tabel 2.4 Facilitating Conditions Facilitating Conditions
Penyusun Definisi Items
Percived Behavioral Control
Merefleksikan
pandangan dari batasan internal dan eksternal pada tingkah laku dan meliputi kemandirian, kondisi fasilitas, dan teknologi yang memfasilitasi kondisi.
1. Saya punya kendali atas penggunaan sistem.
2. Saya memiliki sumber yang digunakan oleh sistem.
3. Saya mempunyai pengetahuan yang cukup untuk menggunakan sistem.
4. Berdasarkan sumber, kesempatan, dan pengetahuan yang diberikan untuk menggunakan sistem, maka akan mudah bagi saya untuk menggunakan sistem.
5.Sistem tidak cocok dengan sistem lain yang saya pakai.
Facilitating Conditions Faktor objektif di lingkungan yang pemantau setuju membuat aksi mudah dilakukan termasuk syarat dan ketentuan dari dukungan komputer.
1. Panduan untuk melakukan sesuatu ada di dalam sistem.
2. Instruksi special mengenai sistem tersedia untuk saya.
3. Spesifik orang (atau grup) tersedia untuk membantu dalam kerumitan sistem.
Compatiblity Tingkatan dimana
inovasi dianggap sesuai dengan nilai yang sudah ada, kebutuhan, dan pengalaman dari kemungkinan pemakai.
1. Menggunakan sistem cocok dengan segala aspek dari pekerjaan saya.
2. Saya piker
menggunakan sistem cocok dengan cara saya bekerja.
3. Penggunkan sistem sesuai dengan cara saya bekerja.
5. Anxiety & Attitude Toward using Technology
Menurut (Venkatesh dkk, 2003) kegelisahan dan sikap individu menggunakan teknologi tidak signifikan dalam mempengaruhi reaksi individu tersebut untuk mengunakan sistem yang ada akan tetapi, kedua faktor tersebut dapat mempengaruhi hasil kesimpulan walaupun kecil sehingga bisa diperhitungkan walaupun tidak sama bobotnya dengan empat faktor dasar.
Tabel 2.5 Attitude Toward using Technology Attitude Toward Using Technology
Penysusun Definisi Items
Attitude Toward Behavior
Perasaan negative atau positif seseorang terhadap melakukan suatu hal.
1. Menggunakan sistem adalah ide yang baik atau buruk.
2. Menggunakan sistem adalah ide bijak atau ceroboh, 3. saya suka atau tidak suka menggunakan sistem.
4. Menggunakan sistem
adalah hal yang
menyenangkan atau menyedihkan.
Intrinsic Motivation
Pandangan pengguna yang mau melakukan aktivitas tanpa dorongan lain selain keinginan untuk melakukan aktivitas itu sendiri.
1. Saya merasa menggunakan sistem adalah hal yang menyenangkan.
2. Proses yang menggunakan sistem itu menyenangkan.
3. Saya senang menggunakan sistem.
Affect Toward Use Perasaan senang, suka, depresi, ketidak nyamanan, atau benci yang diasosiasikan oleh seseorang dalam suatu aktivitas.
1. Sistem mebuat pekerjaan lebih menarik.
2. Bekerja menggunakan sistem itu menyenangkan.
3. Sistem itu bagus untuk pekerjaan tertentu tapi bukan pekerjaan yang saya inginkan.
(reverse scoring) Affect Kesukaan individu akan
tingkah laku terntentu.
1. Saya suka bekerja dengan menggunakan sistem.
2. Saya menantikan aspek pekerjaan saya yang
membuthkan saya
menggunakan sistem.
Tabel 2.5 Attitude Toward using Technology(lanjutan)
Penysusun Definisi Items
3. Menggunakan sistem adalah hal yang membuat saya frustasi. (reverse scoring)
4. Sekali saya berkerja dengan sistem. Saya sulit berhenti.
5.Saya merasa bosan dengan cepat saat menggunakan sistem.
(Reverse scoring)
6. Behavioral Intention
Behavioral intention atau dalam bahasa Indonesia kemungkinan secara subjektif bahwa orang tersebut melakukan sesuatu (dalam hal ini menggunakan sistem) menurut (Venkatesh dkk, 2003) memiliki dampak yang besar terhadap penggunaan sistem.
2.8 CodeIgniter
CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang bertujuan untuk memungkinkan pengguna membuat proyek lebih cepat daripada membuat dari awal dengan memberikan kumpulan library untuk masalah–masalah umum, interaksi sederhana, dan struktur logis untuk mengakses kumpulan library tersebut (British Columbia Institute of Technology, 2019).
CodeIgniter menggunakan konsep Model-View-Controller (MVC) untuk memberikan batasan yang jelas mengenai tampilan dan proses pengolahan data.
Artinya CodeIgniter hanya bisa memberikan tampilan (View), melakukan proses
pengolahan data di Controller, dan berinteraksi dengan database menggunakan Model.
CodeIgniter 3.1.9 digunakan pada Idcard online saat sebelum dimulainya studi kasus ini dikarenakan ringan tidak membebani sistem, mempunyai performa yang cepat, dan mudah untuk menambahkan library lain.
2.9 PHPMailer
PHPMailer adalah library PHP yang digunakan untuk mengirim email melalui sistem. Mengingat perlunya suatu media pemberitahuan akan suatu instance, banyaknya proses-proses lain yang juga menggunakan email, dan mengingat bahwa email merupakan media komunikasi yang sering digunakan khususnya di Kompas Gramedia. Alasan penggunaan PHPMailer adalah kemudahan dalam penggunaan dan banyak fitur yang tersedia serta perlindungan terhadap serangan header injection (Matzelle, 2019). PHPMailer yang dipakai adalah PHPEmailer v6.0.7.
2.10 DataTables
DataTables adalah plug-in untuk jQuery javascript library yang bersifat open source (SpryMedia Ltd, 2019). Dengan DataTables table HTML biasa bisa memiliki fitur-fitur yang dibutuhkan untuk menampilkan data secara cepat dan akurat. DataTables menyediakan kelebihan yang mencakup:
Pagination yaitu fitur untuk membuat bagian-bagian data sehingga mudah dicari dan tidak langsung menampilkan semua data yang ada.
Searching, yang memungkinkan pengguna melakukan pencarian data berdasarkan karakter yang dimasukan untuk mempermudah pecarian informasi data yang sudah diketahui.
Multi-column ordering, yang memungkinkan menyortir data melalui berbagai colum secara bersamaan.
Kemampuan untuk mengubah data yang tersedia di table menjadi format lain seperti PDF, EXCEL, dll.
Mobile friendly, sehingga dapat beradaptasi dengan berbagai ukuran layar.
Contoh tampilan tabel DataTables Gambar 2.2.
DataTables yang digunakan adalah DataTables v1.10.18.
Gambar 2.2 Contoh tampilan tabel DataTables
2.11 SweetAlert2
SweetAlert2 adalah javascript plug-in yang digunakan untuk mengantikan javascript popup boxes yang indah, responsif, mudah diatur, dan dapat dipakai dimana saja (sweetalert2, 2019). SweetAlert2 akan digunakan di HR Portal dikarenakan perlunya aksi yang dilakukan dalam alur proses melakukan sesuatu.
Contoh tampilan SweetAlert2 sesuai dengan Gambar 2.3. SweetAlert2 yang digunakan adalah SweetAlert2 v8.14.0.
Gambar 2.3 Contoh tampilan sweetAlert2
