MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH MENGGUNAKAN JIBAS DI SMKN 1 CIKANDE
Proposal Dibuat untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Metode Penelitian
Dosen : DR. Hamzah Hilal, M.Sc
Dibuat oleh:
AJAT DIDIK BUDIANSYAH NIM : 55415120008
PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK ELEKTRO
UNIVERSITAS MERCU BUANA
PROPOSAL TEKNIS
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SMKN 1 CIKANDE MENGGUNAKAN JIBAS
ABSTRAK
Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan. Proposal ini bertujuan untuk menerapkan sistem ERP pendidikan di SMKN 1 Cikande. Pengelolaan administrasi dan manajemen sekolah di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang begitu baik, sehingga diharapkan pada saat diterapkannya sistem ERP pendidikan, pengelolaan administrasi dan manajemen di SMKN 1 Cikande akan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu sistem ERP pendidikan yang dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS) Jibas. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, karena masih dibutuhkan suatu analisis kebutuhan yang hasilnya akan diperlukan untuk desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada saat penerapan di SMKN 1 Cikande. Pengujian SIMS Jibas ini meliputi pengujian availability, pengujian compatibility, dan pengujian usability, pengujian response time, pengujian control. Hasil pengujian availability sistem dapat beroperasi minimal 8 jam, Pengujian compatibility sistem yang dibuat dapat berjalan pada 2 sistem operasi yaitu sistem operasi windows dan sistem operasi linux. Hasil pengujian usability menunjukkan bahwa 85% pengguna merasa puas dengan kinerja sistem dan 100% pengguna memerlukan pelatihan untuk mengoperasikan sistem. Hasil pengujian response time sistem dapat memberikan waktu respon kurang dari 3 detik, dan hasil dari pengujian control sistem dapat membatasi hak akses pengguna.
I. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat didorong oleh meningkatnya kebutuhan informasi yang semakin kompleks di berbagai aspek kehidupan. Sistem informasi sebagai infrastruktur yang mampu menangani pengelolaan data dan informasi menjadi sangat penting dan keharusan di era globalisasi saat ini. Untuk menjawab berbagai tantangan dan kebutuhan sistem yang ada, sistem informasi terintegrasi terus dikembangkan beberapa tahun belakangan ini.
Sistem informasi terintegrasi adalah sistem yang memungkinkan organisasi mengintegrasikan dan mengkoordinasikan proses bisnis yang mereka miliki. Ciri dari sistem informasi terintegrasi adalah tingkat keterpaduan (integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi kebutuhan data dan informasi yang terpadu. Perbandingan sistem informasi terintegrasi dan sistem informasi tidak terintegrasi adalah sistem informasi terintegrasi cepat dan akurat dalam memperoleh informasi, karena di sistem informasi terintegrasi integritas data antar modul yang ditekankan.
Dalam dunia bisnis, salah satu sistem informasi terintegrasi adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ERP berkembang pesat di perusahaan produksi barang, namun seiring dengan perkembangan zaman ERP dapat diimplementasikan pada organisasi bisnis lain, misalnya pada organisasi pendidikan yang disebut dengan ERP pendidikan. Sistem ERP pada organisasi bisnis mempunyai beberapa modul, misalnya modul operasi, modul keuangan dan akuntansi, serta modul sumber daya manusia. Modul yang terdapat di ERP bisnis dapat dipetakan menjadi modul ERP pendidikan. Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan.
Pengelolaan administrasi dan manajemen di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang begitu baik, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengotomatisasi administrasi dan manajemen di SMKN 1 Cikande. Terdapat beberapa unit di SMKN 1 Cikande antaralain unit akademik, unit kesiswaan, unit kepegawaian, dan unit perpustakaan. Keempat unit tersebut harusmempunyai integritas data yang baik agar proses bisnis yang ada dapat berjalan secara efektif dan efisien, hal ini tidak didapatkan dalam sistem informasi tradisional yang hanya mempunyai satu aplikasi. Dibutuhkan beberapa aplikasi yang saling terintegrasi dalam satu aplikasi besar, ini merupakan salah satu konsep dari sistem ERP. Oleh karena itu, Proposal ini bertujuan untuk mengAnalisis dan menerapkan sistem ERP pendidikan di SMKN 1 Cikande.
apikasi yang terintegrasi, seperti aplikasi akademik, keuangan, perpustakaan, kepegawaian, dan pelaporan. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, oleh karena itu penulis melakukan suatu analisis kebutuhan di SMKN 1 Cikande yang hasilnya akan diperlukan untuk Analisis komponen dan desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada saat penerapan di SMKN 1 Cikande.
II. Rumusan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam proposal ini adalah bagaimana menerapkan konsep SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande yang meliputi aktivitas sebagai berikut :
a. Analisis kebutuhan sistem informasi manajemen SMKN 1 Cikande. b. Perancangan dan Implementasi SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande.
c. Analisis Pengujian terhadap perangkat lunak SIMS Jibas yang diterapkan di SMKN 1 Cikande.
III. Tujuan dan Sasaran
Sesuai dengan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka tujuan pembuatan proposal ini ini adalah menerapkan sistem informasi manajemen yang terintegrasi di organisasi pendidikan yakni SIMS Jibas dengan menyesuaikan kebutuhan di SMKN 1 Cikande.
Sedangkan sasaran kajian adalah :
a. Tersedianya formulasi yang tepat untuk dapat digunakan dalam membangun sistem informasi manajemen sekolah.
b. Tersedianya data yang cukup dapat digunakan dalam analisis sistem informasi manajemen sekolah.
c. Tersedianya model pengelolaan sistem amanajemen sekolah yang handal dan terintegrasi
IV. Ruang Lingkup
V. Manfaat
1. Dengan fasilitas sistem informasi manajemen berbentuk website offline yang dibangun dapat memudahkan pihak SMKN 1 Cikande untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan secara efektif dan efesien.
2. Menyediakan sarana informasi dan proses bisnis yang kompleks bagi semua pengguna.
VI. METODOLOGI
Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskriptif. Dalam melakukan proses penelitian ini sumber data yang digunakan adalah sumber data primer yaitu sumber data yang diperoleh melalui proses pengamatan (observasi) disertai dengan wawancara tanya jawab, dan juga dengan menggunakan sumber data sekunder yaitu dokumentasi dari hasil pendataan yang ada pada SMKN 1 Cikande.
2.1 Sumber Data Primer
a. Pengamatan Langsung / Observasi (Observation)
Merupakan teknik dalam pengumpulan data yang dilakukan melalui sebuah aktivitas dengan maksud untuk memahami secara langsung terhadap fenomena yang sedang terjadi pada sebuah instansi maupun perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengamatan langsung (observasi) di salah satu sekolah yaitu SMKN 1 Cikande yang beralamat di Jl. Raya Serang - Jakarta Km. 23 Cikande Serang Banten 42186. Dalam proses observasi, peneliti mengamati langsung alur kerja pendataan siswa yang dilakukan oleh staf tata usaha dimana mereka mengumpulkan data-data siswa berupa dokumen dan berkas siswa tersebut yang diambil dari formulir pendaftaran serta persyaratan yang dikumpulkan siswa. Peneliti juga mengamati proses pembagian kelas yang dilakukan secara manual, dimana pengklasifikasiannya masih berdasarkan data siswa yang berasal dari berkas-berkas siswa tersebut. Peneliti juga mengamati proses pembuatan jadwal pelajaran yang dilakukan secara manual dengan menentukan dan mencocokan data jadwal dengan guru yang bersangkutan. Selain itu peneliti juga mengamati proses penilaian, dimana para guru mengumpulkan dan menulis nilai para siswa kedalam berkas maupun buku penilaian guru secara manual.
b. Wawancara (Interview)
Wakasek Kurikulum SMKN 1 Cikande dan Bapak Siswadi, S.Pd, selaku Wakasek Sarana dan Bapak Ilin Romli, S.Pd, selaku Bendahara untuk mengetahui lebih jelas tentang sistem informasi yang dipakai beserta harapan sistem yang diinginkan seperti apa dan harus bagaimana. Tidak lupa juga penulis juga melakukan wawancara langsung terhadap siswa untuk mengetahui apa kelebihan dan kekurangan mengenai sistem informasi yang dipakai oleh sekolah dalam sarana informasi bagi siswa itu sendiri, serta harapan dan keinginan siswa sebagai alat untuk pemenuhan kebutuhan informasi sekolah yang seharusnya dan dibutuhkan.
c. Studi kepustakaan
Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain seperti mencari informasi tentang SMKN 1 Cikande dengan mengakses website sekolah tersebut adalah www.smakn1cikande.sch.id
Salah satu studi kepustakaan yang dilakukan peneliti adalah mengamati laporan penelitian seseorang yang sebelumnya melakukan penelitian di SMA Negeri 1 Margahayu Bandung yakni laporan yang dibuat Andriansyah Budiman, seorang mahasiswa Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Aryanti Bandung dimana penelitian tersebut tentang Proses Pengolahan Data Akademik dengan Menggunakan Sistem JIBAS (Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah) di SMA Negeri 1 Margahayu Bandung yang dilakukan pada tahun 2012.
2.2 Sumber Data Sekunder
Suatu teknik pengumpulan data-data dan informasi yang diperlukan yang diperoleh dari sekolah bersangkutan yaitu SMKN 1 Cikande yang tentunya disertai izin dari pihak yang bersangkutan. Selain itu juga mengumpulkan data-data yang memiliki keterkaitan dengan pemecahan masalah dari sumber lainnya.
Adapun data yang berasal dari sumber data sekunder diperoleh dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini, dokumen-dokumen yang diperoleh dianalisis sehingga diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan pengembangan sistem informasi, yaitu :
2. Data Guru
VII. HASIL YANG DIHARAPKAN
Hasil yang diharapkan pada penelitian ini yaitu terbangunnya sistem informasi manajemen sekolah yang handal dan terintegrasi dengan semua bidang.
Gambar 1. Tampilan Sistem Informasi Manajemen Sekolah yang Diharapkan
Terbangunnya aplikasi-aplikasi sistem informasi manajemen sekolah semua bidang yaitu : 1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik
VIII. DAFTAR PUSTAKA
[1].http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RES OURCE+PLANNING+(ERP).pdf
[2].http://www.erpweaver.com/index.php?
option=com_content&view=article&id=12:enterprise-resourceplanning&catid=1:latest&Itemid=2
IX. PERSONALIA
No. Nama Gelar J K
Unit
kerja Keahlian Tugas
Pend.a dengan rincian dan tahapan sebagai berikut:
No Kegiatan Minggu
4 Instalasi Jibas dan Jaringan
5 Pembuatan
Laporan
XI. PROPOSAL BIAYA
Proposal biaya berisi rincian biaya kegiatan yang diusulkan :
Rekapitulasi Biaya
No. Uraian Jumlah (Rp)
1. Insentif 7.200.000,-
2. Bahan Habis Pakai 800.000,-
3. Peralatan 6.000.000,-
4. Transport dan Konsumsi 1.500.000,-
5. Lain-Lain 500.000,-
Jumlah Biaya 16.000.000,-
1. Insentif
No. Pelaksana Kegiatan Jumlah Jumlah
4. Lain-lain
No. Uraian Kegiatan Volume Biaya Satuan
(Rp)
Biaya (Rp)
1 ATK 1 paket 100.000,- 40.000,-
2
Penggandaan/Penjilidan,
Literatur, Dokumentasi,
PublikasiIlmiah
1 paket 100.000,- 40.000,-
3
Sewa Komputer
( Untuk Data Viewer dan
Recorder)
3 bln 50.000,- 150.000,-
4 Sewa Printer
( Untuk Data Report) 3 bln 50.000,- 150.000,-
