Minggu 14 Multi Pihak dan Multi Tim

(1)

Negosiasi Bisnis

By: Dra. Ai Lili Yuliati, MM, Mobail: 08122035131, Email: [email protected]

Minggu-13:

(2)



Negosiasi di mana ada lebih dari dua pihak

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan

kolektif.



Beberapa individu yang hadir pada setiap

“sisi”

dari negosiasi adalah Tim dengan Tim.

Company Logo

(3)

Empat teman sekamar yang memiliki stereo ingin

menjual stereonya. Setahun yang lalu,

masing-masing menyumbang 200 dollar untuk membeli

stereo tersebut.

Sekarang mereka memiliki keinginan yang berbeda

untuk stereo tersebut:

A, ingin menjualnya dan membagi uang tersebut

karena ia ingin membeli speda baru,

B, ingin menjualnya dan membeli stereo baru yang

tidak mahal,

Company Logo

(4)

C, ingin menjualnya dan membeli stereo

berkualitas tinggi yang mengharuskan mereka

untuk menambah lebih banyak uang,

D, tidak ingin menjualnya dan berfikir bahwa ini

adalah gagasan yang bodoh.

Company Logo

(5)

Masing-masing pihak memiliki preferensi dan

prioritas sendiri, dan keempat teman sekamar

tersebut secara kolektif memutuskan apa yang

harus dilakukan secara kelompok apakah stereo

tersebut akan dijual atau tidak dan kapan akan

dijual.

Company Logo

(6)

Mereka mungkin sepakat untuk mengambil

keputusan kolektif mengenai apa yang akan

dilakukan selanjutnya, atau mungkin mereka

sepakat untuk bersama-sama mengumpulkan

uang mereka, atau masing-masing memiliki

keinginan yang berbeda.

Company Logo

(7)

Ketika pihak-pihak tersebut sepakat

mengadakan pertemuan untuk membahas

berbagai pilihan dan mengambil keputusan

kolektif, ini adalah negosiasi multi-pihak yang

melibatkan dinamika unik dalam proses

pengambilan keputusan kolektif.

Company Logo

(8)

Company Logo

Model Negosiasi Multipihak I

Masing-masing pihak (3 atau lebih)

(9)

Company Logo

Model Negosiasi Multipihak 2

Perwakilan

departemen yang berbeda yang

mengadakan

pertemuan sebagai satuan tugas, mereka dapat

(10)



Jumlah dari pihak.

Terdapat lebih banyak pihak yang terlibat dalam negosiasi, yang meningkatkan jumlah pembicara, tuntutan waktu diskusi, dan jumlah peranan yang dimainkan oleh pihak-pihak yang terlibat.

 Kompleksitas informasional dan computasional.

Lebih banyak pihak yang membawa isu dan posisi pada meja negosiasi sehingga makin banyak perspektif

yang harus disajikan dan didiskusikan.

Company Logo

(11)



Kompleksitas sosial.

Negosiasi menjadi lebih komplek secara sosial, adanya norma sosial yang mempengaruhi partisipasi anggota, dan terdapat tekanan yang lebih kuat untuk patuh dan menekan ketidak setujuan.

 Kompleksitas prosedural.

Negosiasi menjadi lebih komplek secara prosedural, pihak-pihak yang terlibat mungkin harus

menegosiasikan proses baru yang membuat mereka

dapat mengkoordinasikan tindakan mereka secara lebih efektif.

Company Logo

(12)



Kompleksitas strategi.

Negosiasi menjadi lebih kompleks secara strategis karena pihak-pihak yang terlibat harus memonitor pergerakan dan tindakan beberapa pihak lain dalam menentukan apa yang akan dilakukan oleh masing-masing pihak selanjutnya.

Company Logo

(13)

Kelompok dan anggotanya yang efektif

melakukan hal-hal sebagai berikut:



Menguji asumsi dan inferensi.

Setiap anggota membahas asumsi dan inferensinya dengan mengartikulasikan asumsi dan inferensi

tersebut dan membahasnya dengan anggota lain.

 Berbagi informasi yang relevan sebanyak mungkin. Pihak-pihak yang terlibat seringkali menggunakan

informasi secara strategis, berbagi informasi sedikit mungkin dengan pihak lain, namun berusaha

mendapatkan informasi sebanyak mungkin dari pihak lain.

Company Logo

(14)



Berfokus pada kepentingan, bukan posisi.

Deliberasi kelompok harus menggunakan prosedur yang mengemukakan kepentingan dasar setiap anggota,

bukannya posisi; berbagi informasi, mengajukan

pertanyaan dan menyelidiki kepentingan atau kebutuhan dasar.

 Menjelaskan alasan di balik pernyataan, pertanyaan, dan jawaban.

Kepentingan untuk mengharuskan menjelaskan apa yang paling penting kepada orang lain dan

mengindikasikan alasan mengapa hal-hal tersebut sangat penting.

Company Logo atau

(15)



Menyatakan sesuatu secara spesifik,

Pihak-pihak yang terlibat harus mencoba berbicara

secara spesifik mengenai perilaku, orang-orang, tempat dan peristiwa yang dapat diamati secara langsung.

 Bersepakat mengenai makna kata-kata penting.

Partisipan harus berhati-hati menjelaskan kata kuci atau bahasa yang merupakan bagian dari kesepakatan.

Company Logo atau

(16)

 Menunjukkan ketidaksetujuan secara terbuka kepada setiap anggota kelompok.

Jika pihak-pihak yang terlibat menahan ketidaksetujuannya, konflik tidak akan terlihat jelas, yang dapat menyebabkan ketidakmampuan untuk mencapai konsesi atau

mengimplementasikan rencana yang mungkin akan disetujui oleh kelmpok.

 Membuat pernyataan, dan kemudian mengundang

orang lain untuk bertanya dan berkomentar.

Perbedaan sudut pandang tidak hanya harus dipertahankan untuk tidak bersepakat dengan orang lain, tetapi juga harus didorong dari orang lain.

Company Logo

(17)



Bersama-sama merancang cara untuk menguji

ketidak setujuan dan solusi.

Kembangkan proses konfirmasi fakta, verifikasi

interprestasi peristiwa, dan mengemukakan alasan atas ketidaksetujuan sehingga pemecahan masalah dapat dilanjutkan.

 Membahas isu-isu yang tidak dapat dibahas.

Misalnya tentang anggota kelompok yang tidak

berkinerja sesuai harapan/berkinerja buru. Membawa isu-isu tersebut dalam meja diskusi agar kelompok tersebut menjadi produktif.

Company Logo

(18)



Menjaga diskusi agar tetap fokus.

Pemimpin tim harus memastikan bahwa pembicaraan tetap pada jalurnya hingga semua orang telah berbicara.

Kembangkan agenda dan minta ketua untuk mengelola

prosesnya untuk memastikan bahwa diskusi tidak keluar jalur.



Jangan mengambil kesempatan yang mudah atau

mengalihkan perhatian kelompok.

Kelompok yang efektif mencoba untuk meminimalkan

gangguan, sarkasme, cerita yang tidak relevan dan humor dan hal-hal yang mengalihkan perhatian dan fokus kelompok dari

tugas

Company Logo

(19)



Berharap semua anggota berpartisipasi dalam semua

fase proses.

Semua anggota kelompok harus mau berkontribusi dalam semua fase proses kelompok; berbagi informasi yang

relevan, bekerja sama untuk memperoleh solusi atau membantu mengelola proses tersebut.



Bertukar informasi yang relevan dengan

anggota-anggota non-kelompok.

Jika pihak luar diundang sebagai ahli atau sumber informasi penting, mereka harus diberi pengarahan mengenai aturan kelompok terkait operasi dan meminta mereka untuk

mentaatinta.

Company Logo

(20)



Mengambil keputusan dengan konsesus.

Walaupun kelompok tidak selalu dapat mengambil keputusan sepakat, kelompok harus mengupayakan konsensus jika memungkinkan.



Melakukan kritik mandiri.

Kelompok harus meluangkan waktu dalam sebuah postmorten yang mengevaluasi proses dan

efektivitasnya.

Company Logo

(21)



Tahap Pranegosiasi.



Tahap Negosiasi Formal_Mengelola Proses

dan Hasil Kelompok.



Tahap kesepakatan.

Company Logo

(22)



Tahap ini dicirikan dengan banyaknya kontak

informasi diantara pihak-pihak terlibat.



Pihak-pihak yang terlibat cenderung

membahas sejumlah isu yang penting;

o Siapa yang bernegosiasi,

o Apakah koalisi dapat dibentuk,

o Peranan apa yang akan dimainkan oleh kelompok, o Memahami konsekuensi tidak adanya kesepakatan, o Membangun agenda

Company Logo

(23)



Membangun Partisipan.

Pihak-pihak harus menyepakati siapa yang akan diundang pada pembicaraan tersebut



Membentuk Koalisi.



Mendefinisikan peran anggota kelompok.

Jika kelompok telah memiliki struktur maka peranan pemimpin, mediator, pencatat, dll telah ditetapkan. Namun, jika kelompok belum bertemu sebelumnya , maka berbagai pihak akan mengisi peranan-peranan kunci.

Company Logo

(24)



Memahami harga dan konsekuensi tidak

adanya kesepakatan.

Negosiator harus memahami harga dan konsekuensi yang akan muncul jika kelompok tidak mencapai kata sepakat.



Mempelajari isu dan membentuk agenda.

Pihak-pihak yang terlibat akan

meluangkan

waktu untuk membiasakan diri dengan isu, informasi, dan mencoba untuk memahami kepentingan orang lain. Mereka juga harus meluangkan waktu untuk membentuk agenda.

Company Logo

(25)



Agenda dapat menentukan isu-isu yang akan

didiskusikan.



Agenda dapat menentukan bagaimana setiap

isu diposisikan dan dibatasi.



Agenda dapat digunakan untuk

memperkenalkan isu-isu proses (aturan

keputusan, norma diskusi, peranan anggota,

dinamika diskusi), serta isu-isu substantif.

Company Logo

(26)



Agenda dapat menentukan batasan waktu

terhadap beragam item, sehingga

mengindikasikan pentingnya isu-isu yang

berbeda.

Company Logo

(27)



Tunjuk pemimpin yang tepat.

Negosiasi multipartai akan berlangsung lebih lancar jika negosiasi tersebut dipimpin atau difasilitasi oleh orang yang tepat.



Menggunakan dan Merestrukturisasi

agenda.

Cara mengontrol aliran dan arah negosiasi adalah melalui agenda. Ketua dan pihak yang terlibat

dalam negosiasi dapat memperkenalkan dan mengkoordinasikan agenda tersebut. Sebuah agenda menambahkan struktur, organisasi dan koordinasi dalam diskusi.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(28)



Memastikan keberagaman informasi dan

perspektif.

Cara untuk memfasilitasi negosiasi adalah memastikan bahwa kelompok tersebut menerima beragam

perspektif mengenai tugas dan sumber informasi.



Memastikan semua informasi yang tersedia

telah dipertimbangkan.

Salah satu cara untuk memastikan bahwa kelompok telah mendiskusikan semua informasi yang ada adalah dengan memonitor norma diskusi. Norma diskusi

mencerminkan cara kelompok berbagi dan mengevaluasi informasi yang diberikan.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(29)



Mengelola konflik secara efektif.

Kelompok harus menciptakan banyak ide dan

pendekatan terhadap suatu masalah yang biasanya menciptakan konflik, sekaligus tidak membiarkan konflik tersebut merusak aliran informasi atau

menciptakan kebencian.



Meninjau dan mengelola aturan keputusan.

Selain memonitor norma diskusi dan mengelola

proses konflik secara efektif pihak-pihak yang terlibat juga perlu mengelola aturan keputusan,

yakni, cara kelompok memutuskan apa yang harus dilakukan.



Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(30)



Mengupayakan kesepakatan pertama.

Jika tujuannya konsensus atau solusi terbaik, negosiator tidak boleh berusaha mencapainya

sekaligus. Melainkan, mereka harus mengupayakan kesepakatan pertama yang dapat direvisi, dan

ditingkatkan.



Mengelola anggota tim yang bermasalah.

Perilaku masing-masing anggota tim dapat menjadi sumber kesulitan bagi proses kelompok. Anggota-anggota terkadang datang terlambat ke pertemuan, tidak melakukan persiapan yang cukup, mengganggu kelompok dengan membuat komentar dan humor

selingan, atau tidak memberikan kontribusi yang cukup.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(31)

Beberapa teknik pengambilan keputusaan

kelompok dan gagasan yang sering

digunakan untuk mencapai tujuan:

o

Teknik Delphi.

Seorang moderator menyebarkan

kuesioner awal dan mengirimkannya

kepada semua pihak untuk meminta

masukan, pihak-pihak mengisi dan

mengirimkannya kembali ke moderator.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(32)

o

Teknik Delphi.

Seorang moderator menyebarkan

kuesioner awal dan mengirimkannya

kepada semua pihak untuk meminta

masukan, pihak-pihak mengisi dan

mengirimkannya kembali ke moderator.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(33)

o

Brainstorming.

pihak-pihak yang terlibat diinstruksikan

untuk merumuskan masalah dan

kemudian menghasilkan solusi

sebanyak mungkin tanpa

mengkritiknya.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(34)

o

Teknik kelompok nominal.

Teknik kelompok nominal biasanya

dilakukan setelah beberapa gagasan

selesai dilakukan/dibuat. Anggota

kelompok dapat menggolongkan,

menilai, atau mengevaluasi sejauhmana

alternatif-alternatif tersebut dapat

memecahkan masalah.

Company Logo

Tahap Negosiasi Formal

(35)

Empat langkah utama pemecaham masalah

dalam fase ini:



Memilih solusi terbaik.



Mengembangkan rencana tindakan.



Mengimplementasikan rencana tindakan.



Mengevaluasi hasil dan proses.

Company Logo

(36)

Empat langkah utama pemecahan masalah

yang muncul dalam fase kesepakatan:



Memilih solusi terbaik.

Kelompok harus menimbang alternatif yang telah mereka pertimbangkan dan memilih satu alternatif atau menggabungkan beberapa alternatif ke dalam satu kemasan yang akan memuaskan anggota

sebanyak mungkin.

Company Logo

(37)



Mengembangkan rencana tindakan.

Solusi yang telah diambil akan diimplementasikan secara penuh, efektif dan tepat waktu. Misalnya daftar langkah utama, tujuan untu dicapai pada setiap langkah, kapan harus dimulai dan

diselesaikan, sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah tersebut, dan siapa yang bertanggung jawab.



Mengimplementasikan rencana tindakan.

Dilakukan setelah kelompok bubar atau berada di

luar jangkauan kelompok, namun perlu mengikuti pedoman yang ditetapkan oleh kelompok



Company Logo

(38)



Mengevaluasi hasil dan proses.

Melakukan evaluasi proses dan hasil akan sangat penting untuk menemukan data mengenai

efektifitas kerja kelompok. Evaluasi ini tidak perlu dilakukan bersamaan atau pada pertemuan