ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI RAWAT JALAN
RS TUGU IBU
NUR AZIZ ACHMIRULLAH
1000885825
ABSTRAK
RS. Tugu Ibu adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan farmasi, rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.Masalah yang dihadapi oleh institusi pelayanan kesehatan ini adalah tidak terintegrasinya data yang satu dengan yang lain sehingga perolehan data lebih lama, analis yang sebelumnya tidak mampu menterjemahkan “kebutuhan” serta menggali permasalahan-permasalahan yang ada di Rumah Sakit, sehingga sulit mengkomunikasi-kannya ke pengembang dan Pengarsipan atau dokumentasi pembuatan laporan total pendapatan keuangan rawat jalan masih kurang akurat dikarenakan masih banyaknya variabel atau data-data yang belum teridentifikasi. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi pustaka, observasi, wawancara, dan menganalisis serta merancang sistem. Sedangkan dalam perancangannya, digunakan Analisis dan perancangan berorientasi objek atau OOAD (Object Oriented Analysis and Design) with the Unified Process menurut Jhon W.Satzinger. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Studio 2010 dan database engine menggunakan MySQL phpMyadmin dan perancangan menggunakan UML (Unified Model Language) dengan Microsoft Visio 2007 Professional. Dengan adanya perancangan Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan RS.Tugu Ibu ini diharapkan dapat membantu proses pendaftaran, pemeriksaan poli/IGD, pemeriksaan penunjang medis, input tagihan unit pelayanan, penerimaan pembayaran, pencatatan piutang dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen perusahaan, serta dapat membantu meningkatkan pengendalian internal perusahaan dengan: (1) Mendokumentasikan seluruh transaksi secara lengkap dan akurat, (2) Memisahkan hak akses atas transaksi tertentu, dan (3) Menyediakan laporan-laporan yang memadai mengenai penerimaan kas pershift, penerimaan kas harian, pendapatan pendaftaran, pendapatan poli, dan pendapatan penunjang medis.
ABSTRACT
RS.Tugu Ibu is a health care institution that organizes the complete individual health care that provides pharmacy services, inpatient, outpatient and emergency department. The problems faced by health care institutions are not integrated data with each other so that a longer data acquisition, analysts who had previously been unable to translate the "need" and exploring the issues at the hospital, making it difficult to communicate it to the developers and Archiving or documentation of financial reporting outpatient revenues are still less accurate because there are many variables or data that have not been identified. The method used in this research is the study of literature, observations, interviews, and analyze and design the system. Whereas in its design, use of object-oriented analysis and design or OOAD (Object Oriented Analysis and Design) with the Unified Process by John W.Satzinger. The programming language used is Visual Studio 2010 and the database engine uses MySQL phpMyAdmin and design using UML (Unified Model Language) and Microsoft Visio 2007 Professional. With the design of Information Systems Administration Outpatient RS.Tugu Ibu is expected to help the process of registration, inspection poly / IGD, medical investigations, input service unit billing, payment receipt, accounts receivable records and generate required information management company, and can help improve control Internal company with: (1) Document all transactions completely and accurately, (2) Separating the permissions on certain transactions, and (3) Provide adequate reports on pershift cash receipts, daily cash receipts, registration revenue, income poly, income and medical support.
Keywords: Analysis, Design, Information Systems Administration, Outpatient.
1.
PENDAHULUAN
Teknologi dan informasi yang semakin canggih dan semakin murah telah mengubah pola hidup dan perilaku masyarakat dalam melaksanakan kegiatannya sehari-hari, terutama bagi masyarakat bisnis. Kelompok ini telah banyak menikmati kemudahan dan keunggulan dari kemajuan teknologi tersebut, tidak hanya pada meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam kegiatan operasi, tetapi juga dalam bersaing dan memperluas pangsa pasarnya.
Dibalik gambaran pengaruh perkembangan teknologi komunikasi, teknologi informasi, internet dan mobile technology terhadap cara masyarakat bisnis mengelola bisnis dan bersaing memanjakan pelanggannya, terdapat suatu pesan yang mendasar bahwa telah terjadi peningkatan nilai informasi melalui perkembangan pemanfaatan informasi dan bagaimana informasi tersebut dihasilkan. Dalam hal ini sistem informasi memegang peranan sentral dan vital dalam menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan efisien.
menuntut setiap pemain dalam industri ini untuk terus meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, situasi seperti ini menuntut keberadaan sistem informasi yang mampu mendukung rumah sakit beroperasi dengan efesien dan menghasilkan pelayanan yang memusakan bagi pasien.
Industri jasa pelayanan kesehatan (health care) memiliki karakteristik yang unik dibandingkan industri jasa lainnya. Industri health care ini biasanya mempunyai biaya overhead yang tinggi, perkembangan jenis obat yang terus meningkat, jenis pelayanan yang sangat variatif, dan seringkali terdapat keterlibatan pihak ketiga (asuransi kesehatan) dalam hal pembayaran jasa.
Pemain dalam industri ini, terdiri dari pihak pemerintah dan swasta baik swasta lokal maupun campuran antara pihak swasta lokal dan asing. Jika dilihat dari bentuk organisasi pelayanan kesehatan ini dapat berupa rumah sakit, klinik, laboratorium medis dan lain-lain. Kondisi persaingan dalam industri ini dapat dikatakan cukup kompetitif dimana hampir tidak ada hambatan-hambatan yang cukup berarti bagi pemain baru untuk masuk dan bersaing.
Terlepas dari apapun strategi yang diambil oleh suatu organisasi pelayanan kesehatan, baik itu low-cost ataupun diferensiasi, investasi dan biaya operasional yang besar adalah suatu hal yang hampir tak dapat dihindarkan walaupun dapat dioptimalkan, dikendalikan serta diminimalisir. Oleh karena itu organisasi pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit atau klinik yang beroperasi dalam skala yang besar sangat berkepentingan untuk memiliki informasi yang dapat mereka andalkan agar dapat mengontrol biaya yang mereka keluarkan. Untuk menghasilkan informasi tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang handal, efektif dan efesien, yaitu dengan mengintegrasikan data-data dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional, data-data mengenai apa yang diperlukan bagi proses pendaftaran (baik registrasi pasien, data surat pengantar, sampai ke biaya administrasi pendaftaran), proses pencatatan rawat jalan (mulai dari tindakan medis, hingga penggunaan penunjang medis, dan data resep obat), proses pencatatan penunjang medis (mulai dari pencatatan rincian biaya, hingga pembuatan laporan) sampai dengan proses pembayaran tagihan baik itu pasien jaminan dan umum. Sistem ini juga memudahkan management dalam penyusunan dan pembuatan laporan pendapatan secara lebih mudah atas data dan informasi terintegrasi tersebut secara akurat. Dengan terintegrasinya antara bagian pendaftaran, poli, penunjang medis, kasir dan bagian penagihan maka ke-lima bagian ini terhubungkan dalam sebuah sistem secara real-time, sehingga hasil proses dari suatu bagian dapat menjadi input bagi bagian yang lain. Misalnya, Kasir rawat jalan dapat memproses pembayaran jasa medis oleh pasien berdasarkan data tindakan medis yang telah dimasukan oleh perawat/suster kedalam sistem komputer pada ruang poli. Sehingga dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi pada bagian administrasi rawat jalan dapat mendukung berjalannya kegiatan rumah sakit.
2.
METODE PENELITIAN
2.1
Studi Kepustakaan
Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, dan bacaan-bacaan lainnya, dan juga melalui internet sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.
2.2
Metode Observasi
Pada metodologi ini, penulis melakukan peninjauan pada RS Tugu Ibu untuk mengumpulkan data-data, informasi, dan materi-materi lainnya yang dibutuhkan selama proses analisis dan perancangan sistem administrasi rawat jalan dalam rangka mendapatkan gambaran nyata mengenai keadaan dari sistem administrasi yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut.
a) Data Reduction
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan memepermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. b) Data display
Dalam mendisplaykan data, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Dengan mendisplaykan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah difahami tersebut.
2.3
Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara bertanya-jawab langsung dengan nara sumber. Narasumber merupakan karyawan Rumah Sakit Tugu Ibu, Mulai dari Bagian Pusdiklat, Bagian Kesekertariatan, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian IT, Bagian Instalasi Rawat Jalan, dan Bagian Rekam Medik. Informasi yang didapat berupa sistem yang berjalan di Rumah Sakit tersebut, cara pendaftaran pasien rawat jalan umun/jaminan, tindakan medis pasien, cara pembayaran, dan proses pembuatan laporan penerimaan keuangan rawat jalan.
2.4
Metode Analisis
Dalam metode analisis ada beberapa hal yang akan dilakukan, yaitu : a) Survei atas sistem yang sedang berjalan
pembuatan laporan penerimaan keuangan rawat jalan. dan data-data tersebut dikumpulkan, untuk kemudian diproses dan dilanjutkan ketahap berikutnya. b) Analisis terhadap temuan survei
Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisa terhadap data tersebut.
c) Identifikasi kebutuhan informasi
Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang masih kurang pada sitem yang berjalan dari input, proses, hingga output yang dihasilkan, serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru.
d) Identifikasi kebutuhan rancangan sistem
Mengidentifikasi kebutuhan aplikasi yang masih kurang pada sistem yang sedang berjalan, mulai dari User Interface, Struktur Database, hingga masalah yang dihadapi serta kebutuhan yang diinginkan dari sistem yang baru.
2.5
Metode Perancangan Berorientasi Objek
Perancangan yang akan dibuat dalam skripsi ini, akan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process dengan pendekatan John W. Satzinger dengan tahapan sebagai berikut:
1. Membuat Activity Diagram. 2. Membuat Event table.
3. Membuat Class Diagram Parsial.
4. Membuat Use Case.
5. Membuat Use Case Description.
6. Membuat Domain Class Diagram
7. Membuat First-cut Class Diagram.
8. Membuat Sistem Sequence Diagram (SSD)
9. Membuat Sequence Diagram (First-cut, View Layer, Data access Layer)
10.Membuat Updated Design Class Diagram
11.Membuat Database Design
12.Membuat User Interface & Report Design 13.Membuat Deployment and Sofware Architecture
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rumah Sakit Tugu Ibu merupakan unit usaha dari PT. Tugu Ibu yang didirikan dengan Akte Notaris Syamsul Faryeti, S.H. nomor 42 tahun 2005. Maksud dan tujuan pendirian perusahaan antara lain menunjang Kebijakan dan Program Pemerintah di bidang kesehatan umumnya dengan menyelenggarakan usaha rumah sakit, mengarahkan kegiatan RS Tugu Ibu sebagai salah satu institusi kesehatan yang profesional dalam hal pelayanan kesehatan dan menempatkan usaha perumah-sakitan sebagai salah satu institusi yang menyerap teknologi medis, ilmu pengetahuan pelayanan dan pengobatan pada pasien.
Sesuai dengan maksud dan tujuan pendirian perusahaan, Rumah Sakit Tugu Ibu menyelenggarakan pelayanan kesehatan meliputi :
1. Pelayanan jasa rawat jalan; 2. Pelayanan jasa rawat inap; 3. Pelayanan kefarmasian;
6. Penunjang non-medik;
Gambaran perancangan sistem informasi administrasi rawat jalan RS Tugu Ibu menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process dengan pendekatan John W. Satzinger dengan tahapan sebagai berikut:
1. Membuat Activity Diagram.
2. Membuat Event table.
Event Trigger Source Usecase Response Destination
Menginput Perusahaan
Mengiput Hak jaminanLaporan perubahan data Hak jaminan
Manajemen R.S Tugu
Ibu Mengentri hak jaminan Window Hak jaminan Bag.Penagihan
Menginput termin
Piutang baru data tagihan piutang Billing
Mengentri Transaksi Piutang Baru
Window Daftar
Piutang Bag.Penagihan
Menginput Transaksi
Pembayaran Piutang Pembayaran Piutang Perusahaan Penjamin
3. Membuat Class Diagram Parsial.
4. Membuat Use Case.
5. Membuat Use Case Description.
USE CASE NAME ACTORS SYSTEM ACTORS DESCRIPTION
Actor Action System Response Step 1: Use case ini dimulai ketika petugas
pendaftaran menerima kartu pasien.
Step 2: Sistem akan menampilkan window
pendaftaran dan meminta input ID pasien sedangkan ID pendaftaran terinput secara otomatis
Step 3: Petugas pendaftaran menginput data
yang diminta kedalam sistem.
Step 4: Sistem akan memverifikasi ID pasien apakah
informasi profil pasien telah tersimpah didalam sistem dan ID rekam medis terinput secara otomatis
Step 5: sistem akan meminta data pendaftaran
berupa status pasien, kunjungan pasien, asal pasien, rujukan, unit pelayanan, poli, dokter, penunjang medis, nama penangung jawab pasien (PJP), alamat PJP, hubungan, Telpon, handpone, id tarif pendaftaran, tanggal masuk dan id pendaftaran
Step 6: Petugas pendaftaran menanyakan
data-data yang diminta dan menginputnya ke dalam sistem
Step 7: Petugas pendaftaran save data yang
telah diinput
Step 8: Sistem memberikan informasi data apa saja
yang harus di input
Step 9: Usecase ini selesai ketika petugas
pendaftaran telah selesai menginput data pendaftaran dan save kedalam sistem.
EXCEPTION CONDITION
USE CASE DESCRIPTION
ASSUMPTIONS
<none>
Window ini hanya dapat dibuka oleh petugas pendaftaran.
FLOW OF EVENTS
Melayani Pendaftaran Petugas Pendaftaran Petugas Pendaftaran
Use case ini menggambarkan proses seorang petugas pendaftaran melakukan penginputan data
pendaftaran pasien untuk memilih unit pelayanan kesehatan yang diinginkan.
PRE-CONDITION
POST-CONDITION
Data profile pasien sudah ada dalam sistem.
Sistem menyimpan data pendaftaran
6. Membuat Domain Class Diagram
7. Membuat First-cut Class Diagram.
!
Gambar 4.106 Domain Class Diagram
8. Membuat Sistem Sequence Diagram (SSD)
9. Membuat Sequence Diagram (First-cut, View Layer, Data access Layer)
10.Membuat Updated Design Class Diagram
11.Membuat Database Design
Gambar 4.202 Updated Design Class Diagram
12.Membuat User Interface & Report Design
Gambar 4.243 User Interface Form Login
Gambar 4.244 User Interface MDI form
Gambar 4.245 User Interface window pendaftaran
13.Membuat Deployment and Sofware Architecture
Gambar 4.304 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan RS.Tugu Ibu
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persentasi Program
2 Pengadaan dan Peamasangan Piranti Keras dan Piranti Lunak
3 Pelatihan User 4 Pengetesan Sistem Baru
5 Evaluasi Sistem Baru dan Perbaikan 6 Konversi Sistem
Bulan Keempat No. Kegiatan Bulan Pertama Bulan Kedua Bulan Ketiga
4.
PENUTUP
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut :
1. Terkait masalah aspek konsultan dan pengembang, analis tidak mampu menterjemahkan “kebutuhan” serta menggali permasalahan-permasalahan yang ada di Rumah Sakit, sehingga sulit mengkomunikasikannya ke pengembang. Sehingga yang sekarang terjadi adalah masih banyaknya aplikasi yang belum bisa dijalankan. Salah satu contoh yang sekarang terjadi adalah ketika insert table pemeriksaan laboratorium masih banyak data yang tidak masuk kedalam sistem sehingga data menjadi tidak akurat. Misalnya, Pasien yang masuk dalam pendaftar pemeriksaan laboratorium dari pukul 08.00-12.00 ada 6 orang. Saat kasir melayani penerimaan pembayaran tagihan yang masuk kedalam sistem billing itu hanya 1 orang. Sehingga menyebabkan terjadinya, proses manual. Pasien harus datang kembali ke petugas laborat untuk meminta rincian pembayaran lab dan baru bisa membayar ke kasir. Dengan adanya sistem informasi administrasi rawat jalan yang terintegarsi dan pemberian ID untuk setiap object yang terlibat dalam sistem, dan pemberian ID untuk setiap Transaksi diharapkan dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi, sehingga dapat memperbaiki kualitas pelayanan RS. Tugu Ibu.
2. Terkait masalah penagihan, permasalahan yang sering terjadi yaitu pada pembayaran piutang. Walaupun bagian penagihan sudah memberikan tanggal jatuh tempo untuk setiap transaksi piutang baru, tapi tetap saja pembayaran piutang lewat dari tanggal jatuh tempo dan pihak manajemen pun tidak memberikan sanksi terhadap perusahaan penjamin yang telat bayar. Sehingga menyulitkan bagian penagihan untuk melakukan penagihan piutang, dan harus mengingatkan perusahaan penjamin kalau sudah lewat jatuh tempo. Dengan adanya sistem informasi administrasi rawat jalan yang terintegrasi ini, diharapkan dapat mengurangi jumlah perusahaan penjamin yang telat bayar.Dengan adanya aplikasi penggunaan termin pembayaran sehingga perusahan penjamin tertarik untuk membayar piutang tepat waktu karena adanya diskon tersebut.
3. Terkait Masalah Pendaftaran tentang rekam medis, permasalahan yang sering terjadi antaralain, Hilang dalam peminjaman, rusak dalam penyimpanan, tercecer sebahagian dalam pelayanan, kesulitan mencari bila dibutuhkan, dan sering terjadi
duplikasi dalam pembuatannya. Akibatnya dokumen-dokumen dapat
4. Terkait masalah pelaporan yang sering terjadi di rumah sakit antaralain: keterlambatan pembuatan laporan (bentuk, jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data sangat mempengaruhi ketepatan waktu), Pengarsipan atau dokumentasi pembuatan laporan total pendapatan keuangan rawat jalan masih kurang akurat dikarenakan masih banyaknya variabel atau data-data yang belum teridentifikasi. Dengan adanya sistem informasi administrasi rawat jalan yang terintegrasi ini,diharapkan dapat mengurangi keterlambatan pembuatan laporan karena akan digunakan satu form khusus untuk mencetak laporan, dengan form tersebut variable input query akan membuat laporan berdasarkan hasil pilihan tanggal atau periode. Sehingga dapat memudahkan pengguna dalam penyusunan laporan.
Saran
Agar dapat semakin membantu rumah sakit dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, maka penulis memiliki beberapa saran sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan ini dapat digunakan secara efektif dan efesien bila didukung oleh sumber daya manusia yang cukup handal dalam aplikasi tersebut. Hal ini dapat diperoleh dengan melakukan pelatihan/training sebelum penggunaan sistem ini, agar mengurangi kesalahan yang dapat terjadi dan diharapkan dapat menggunakan fungsi-fungsi didalam sistem dengan baik sehiggga sistem dapat bekerja denga optimal dan sesuai harapan
2. Melakukan pengadaan software dan hardware yang mendukung jalannya sistem informasi administrasi rawat jalan. Seperti pengadaan UPS (Uninterrupable Power Supply) suatu alat yang dapat mensuplai listrik dan menyimpan listrik cadangan bila terjadi mati lampu.
3. Melakukan back-up data untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan seperti hilangnya data, rusaknya hardware dan sebagainya.
4. Menggunakan aplikasi kemanan, untuk menghindari rusaknya data akibat virus atau malware lainnya.
5. Melakukan evaluasi terhadap sistem secara berkala, untuk mengetahui apakah sistem yang dijalankan masih sesuai dengan perkembangan rumah sakit.
DAFTAR PUSTAKA
Connoly, T.M., Begg, C.E,. (2010). Database system A Pratical Approach to Design, Implementation and Management.(5th Edition). International Computer Series. Addison Wesley, London
Gelinas, Ulric J., Richard B.(2008).Accounting Information System.(7th Edition).Canada :Thomson South Western.
Gui, Anderes, Maryanie, Melvin Octorian, Nurhadi, Wiliam. (2009). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan pada PT Arori Jaya.CommIT. 3(2). 79-81
Hanum, Faricha. (2006), Standar Pelayanan Minimal RS sebagai bagian dari persyaratan Badan layanan Umum, Tjahjono Buletin IHQN Volume II/Nomer 03, hal 1.
Jones, Frederick L. & Rama, Dasaratha V. (2006). Accountng Information System: A Business Approach. Thomson, South Western.
Mcleod, Raymond, Jr. dan Schell, George alih bahasa oleh Teguh, H. (2004). Sistem Informasi Manajemen (edisi ke delapan). Jakarta: Indeks.
Mulyadi. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (edisi 4). Jakarta :Salemba Empat
O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems : Managing Information Technology in the Business Enterprise, 6th Edition. McGraw-Hill, USA.
Perhimpunan Rumah Sakit Seluruh Indonesia (PERSI). (2004). Pedoman Akuntansi Rumah Sakit Non-Pemerintah.
Romney, Marshall B, Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information System. 10th ed. Pearson Prentice Hall, New Jersey.
Rustiyanto, Ery. (2010). Sistem Manajemen Rumah Sakit Yang Terintegrasi. Yogyakarta.
Satzinger, J.W., Jackson, R.B., BURD, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology.
