18
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, srtuktur organisasi dan fungsi yang ada diperusahaan.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Koperasi Simpan Pinjam Jaya Abadi yang mempunyai jenis usaha simpan pinjam. Koperasi ini berdiri pada tanggal 25 Oktober 2004 dengan akta pendirian koperasi Badan Hukum NO : 518 / 37 / BH / PLK / 10 / 2004.
Koperasi Simpan Pinjam Jaya Abadi memiliki jumlah anggota 574 orang pada akhir tahun 2019. Koperasi ini dikelola oleh Dede Solihat sebagai ketua koperasi dan Heni Candra sebagai sekretaris di koperasi tersebut. Dengan jumlah anggota yang ada, pegawai koperasi masih melakukan transaksi simpan pinjam menggunakan sistem pencatatan manual dengan buku. Sistem pencatatan manual yang ada tidak dapat mendata anggota secara sistematis, terkadang membuat kesulitan pegawai koperasi dalam melacak data simpanan, data pinjaman, dan data angsuran pada transaksi simpan pinjam.
Berdasarkan latar belakang yang penulis uraikan diatas, maka penulis akan merancang sistem informasi simpan pinjam. Diharapkan dengan adanya sistem informasi simpan pinjam dapat membantu dalam transaksi simpan pinjam pada koperasi tersebut.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukkan hubungan pada suatu organisasi atau perusahaan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugas yang dibebankan terhadap suatu posisi / jabatan tertentu untuk menjamin kelancaran kerja. Oleh karena itu, struktur organisasi dilandasi dengan adanya pembagian tugas dari tiap satuan kerja pada organisasi tersebut.
Dengan adanya struktur organisasi maka dapat diketahui dengan jelas wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang ada dalam dalam lingkaran kerja perusahaan itu dan diharapkan dapat tercipta suatu kerja sama yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tingkat aktifitas dan efisiensi dalam bekerja dapat tercapai.
STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI JAYA ABADI
Sumber : Koperasi Jaya Abadi 2020
Gambar 3.1.2 Struktur Organisasi Koperasi Jaya Abadi Rapat Anggota Kepengurusan Pengawas Dede Solihat Heni Candra Eti Rohayati Ketua Sekretaris Bendahara Jimi Budiarto Budi Santoso Agus Ayatullah Ketua Anggota Anggota
Adapun fungsi dan tugas dari masing-masing fungsi (jobdescription).
1. Tugas dan wewenang Rapat Anggota a. Rapat Anggota
1) Laporan pertanggungjawaban pengurus tahun buku 2019.
2) Laporan hasil pemeriksaan pengawas tahun buku 2019. 3) Pembacaan rencana kerja dan RAPB tahun 2020. 4) Pengesahan.
2. Tugas dan wewenang Kepengurusan a. Ketua
1) Mengendalikan seluruh kegiatan koperasi.
2) Memimpin dan mengontrol kegiatan jalannya aktivitas koperasi.
3) Mengambil keputusan atas hal yang dianggap penting. 4) Mengolah organisasi dan usaha koperasi.
5) Meyelenggarakan rapat.
6) Meningkatkan pengetahuan anggota dengan meyelenggarakan pendidikan bagi anggota.
b. Sekretaris
1) Membantu ketua dalam pelaksanaan kerja.
2) Meyelenggarakan kegiatan surat dan ketatausahaan koperasi
3) Membantu pendataan koperasi c. Bendahara
1) Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi.
2) Memelihara harta kekayaan koperasi. 3) Mengontrol keuangan koperasi. 3. Tugas dan wewenang Pengawas
a. Ketua
1) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan pelaksanaan kebijakan dan pengolahan koperasi. 2) Melaporkan hasil pengawasan secara tertulis kepada
rapat anggota.
3) Bertanggung jawab kepada rapat anggota. b. Anggota
1) Membantu ketua dalam pengawasan anggota. 2) Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Koperasi Simpan Pinjam Jaya Abadi merupakan koperasi yang bergerak dibidang usaha simpan pinjam. Adapun analisis prosedur sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Jaya Abadi adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pendaftaran Anggota
Bagi setiap pegawai yang ingin mendaftar menjadi anggota Koperasi diwajibkan mengisi formulir permohonan yang telah disediakan lalu diserahkan kepada sekertaris. Sekretaris menerima dan memeriksa kelengkapan formulir. Jika formulir lengkap maka sekertaris membuatkan kartu anggota dan sekretaris mencatat data anggota tersebut ke dalam buku
koperasi untuk diarsipkan. Setelah itu sekretaris membuat buku anggota, buku anggota tersebut diberikan kepada anggota. jika tidak lengkap formulir akan dikembalikan ke calon anggota.
2. Prosedur Simpanan
Anggota langsung melakukan simpanan dengan mengantarkan uang tunai dan buku anggota langsung melalui bendahara, Kemudian bendahara mencatat kedalam buku besar koperasi dan juga ke dalam buku anggota. Setelah dilaksanakan pencatatan kedalam buku anggota diberikan lagi kepada anggota. 3. Prosedur penarikan
Anggota menyerahkan buku anggota. Bendahara mencatat kedalam buku besar koperasi dan ke buku anggota, berapa besar uang yang akan dikembalikan ke anggota. Setelah dilaksanakan pencatatan buku anggota diberikan lagi kepada anggota.
4. Prosedur Pengajuan Pinjaman
Semua anggota yang ingin mengajukan pinjaman terlebih dahulu mengisi surat permohonan dan diserahkan ke bendahara koperasi untuk dianalisa dan di cek sisa angsuran pinjaman. Jika anggota tidak mempunyai sisa pinjaman, bendahara menghitung provis (biaya administrasi, bunga atau, berapa kali angsuran yang akan dibayar perbulan. Lama angsuran tergantung besar pinjaman anggota. Apabila anggota tersebut masih mempunyai sisa pinjaman atau angsuran, maka surat pengajuan pinjaman ditangguhkan sampai sisa pinjaman yang lama lunas, tetapi setelah dilakukan pengecekan persyaratan memenuhi, maka pengajuan pinjaman akan disahkan atau divalidasi. Selanjutnya bendahara akan mencatat data pinjaman anggota tersebut kedalam
buku besar koperasi dan buku anggota, buku besar koperasi akan diarsipkan dan buku anggota akan diserahkan kepada anggota.
5. Prosedur Pembayaran Angsuran
Setiap bulannya anggota melakukan angsuran pinjaman yang nominalnya telah ditentukan oleh koperasi, dan akan dikenakan denda untuk setiap keterlambatan yang terjadi. Setelah proses pembayaran angsuran selesai petugas akan memberikan bukti pembayaran angsuran dan membuat rekapan harian transaksi tersebut.
6. Prosedur Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan dilakukan oleh sekretaris dan bendahara berupa laporan data anggota, laporan transaksi simpanan, laporan pengambilan simpanan, laporan transaksi pinjaman, dan laporan pembayaran angsuran yang diberikan kepada Ketua Koperasi.
3.3. Use Case Diagram
Use case diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antara actor dan use case pada sistem perangkat lunak yang akan dikembangkan.
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah dokumen yang menunjang pemrosesan data dalam sistem koperasi simpan pinjam pada Koperasi Jaya Abadi Karawang. Adapun dokumen-dokumen masukan dalam koperasi simpan pinjam sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Formulir permohonan menjadi anggota Fungsi : Tanda bukti menjadi anggota
Sumber : Anggota Tujuan : Perusahaan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan permohonan menjadi anggota
Format : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Formulir permohonan pengajuan pinjaman Fungsi : Tanda bukti permohonan pinjaman uang Sumber : Anggota
Tujuan : Perusahaan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan peminjaman uang
3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang menunjang pemprosesan data dalam sistem koperasi simpan pinjam pada Koperasi Jaya Abadi Karawang. Adapun dokumen-dokumen keluaran dalam koperasi simpan pinjam sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Bukti pembayaran Sumber : Perusahaan Tujuan : Anggota Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran Format : Lampiran A-3
2. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Bukti menjadi anggota koperasi Sumber : Perusahaan
Tujuan : Anggota Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Format : Lampiran A-4
3.6 Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis memperoleh kesimpulan bahwa proses pengolahan data Koperasi Simpan Pinjam pada Koperasi Jaya Abadi saat ini masih terdapat beberapa kendala yaitu :
1. Proses pengolahan data koperasi, dilakukan secara tertulis, sehingga terjadi kesalahan data.
2. Proses pengolahan data anggota dilakukan dengan dokumen tertulis, sehingga kesulitan mencari data anggota dan pembuatan formulir anggota yang tertulis.
3. Proses peminjaman menggunakan dokumen tertulis, sehingga kesulitan dalam memperoleh status pinjaman
4. Proses simpanan yang menggunakan dokumen secara tertulis sehingga sering terjadi kesalahan data.
5. Proses pembuatan laporan kurang akurat karena proses pengolahan data koperasi dikelola secara manual dengan dokumen tertulis.
Dari permasalahan di atas, maka penulis memperoleh kesimpulan dimana proses manual yang butuh waktu cukup lama dalam mengerjakannya serta ketidak keakuratan data yang dihasilkan.
3.7 Pemecahan Masalah
Dari permasalah tersebut salah satu solusi yang dapat di gunakan oleh Koperasi Jaya Abadi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan
merancang suatu sistem informasi Koperasi Simpan Pinjam pada Koperasi Jaya Abadi. Adapun solusi dari sistem yang akan dirancang tersebut sebagai berikut :
1. Membuat sistem informasi yang dapat mempermudah proses penyimpanan data koperasi.
2. Membuat sistem informasi yang terintegrasi dengan menggunakan database supaya mempermudah proses penyimpanan data anggota. 3. Membuat sistem informasi yang dapat membantu proses pengolahan
peminjaman, sehingga status peminjaman dapat diketahui dengan pasti. 4. Mudah dan akurat dengan sistem yang dapat menyimpan data dalam
database.
5. Membuat sistem informasi yang dapat mengelola proses pembuatan laporan pengolahan data koperasi.
Berdasarkan dari solusi pemecahan masalah di atas, maka penulis jadikan sebagai landasan dalam perancangan sistem informasi Koperasi Simpan Pinjam pada Koperasi Jaya Abadi, mengenai fungsi apa saja yang harus ada didalam sistem yang akan dibangun.
