Pengembangan Koleksi Modul 3

(1)

Pengembangan Koleksi

Modul 3

Presented by Yuni Nurjanah

(2)

A. Mengenal Masyarakat yang dilayani

B. Diperlukannya Kajian Pengguna

C. Unsur-unsur Kajian

j

D. Hal-hal yang akan Dikaji

E. Cara dan dimana Data Dikumpulkan

p

F. Cara Menginterpretasikan Data

(3)

Istilah lain dari Kajian Pengguna:

C it l i ( li k it )

Community analysis (analisa komunitas), Needs analysis (analisis kebutuhan), Analisis kebutuhan informasi, dll

User Studies (Kajian Pengguna):

o

merupakan proyek penelitian yang dirancang untuk memperoleh pengetahuan

tentang bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana orang mencari informasi dan

memanfaatkan sumber daya informasi.

o

seorang staf pengembangan koleksi harus mengetahui sumber-sumber informal

yang ada dalam komunitas pelayanan, misal: menggabungkan beberapa sumber

informal ke dalam sebuah sistem informal guna memberikan pelayanan yang lebih

baik bagi pengguna, meningkatkan kualitas atau kemampuan menelusur

informasi, dan mengetahui bagaimana cara pengguna menggunakan sistem

informasi informal. Yang kesemua itu dapat berpengaruh pada struktur sistem

informasi formal dan isi dari koleksinya.

o

Faktor Penting untuk diketahui dalam kegiatan Kajian Pengguna: a) latar

o

Faktor Penting untuk diketahui dalam kegiatan Kajian Pengguna: a) latar

belakang budaya karena faktor inilah yang menciptakan nilai-nilai dasar dan

sikap individu terhadap informasi. Mengetahui berbagai latar belakang dan sikap

populasi yang dilayani adalah hal penting dalam perencanaan pelayanan dan

koleksi yang efektif. b) cara berpikir individu, untuk mengetahui bagaimana

seorang individu memberikan tanggapan terhadap sistem informasi formal cara

seorang individu memberikan tanggapan terhadap sistem informasi formal, cara

berpikir individu ini tidak dapat diduga dan bukan merupakan sesuatu yang bisa

dikendalikan oleh para profesional informasi

(4)

User Studies menurut TD Wislson (dalam Evans, 2000) dapat memberikan informasi

yang dibutuhkan dalam sebuah perencanaan yang efektif, antara lain:

y g

p

y g

,

9

penemuan fakta-fakta kehidupan sehari-hari dari populasi yang dilayani

9

dengan penemuan fakta tersebut dapat dimengerti kebutuhan2 yg mendorong

individu kedalam perilaku pencarian informasi

9

pengertian terhadap perilaku pencarian informasi yang baik akan memudahkan

2 t k l bih

h

i

ti i f

i d l

k hid

h i2

orang2 untuk lebih memahami arti informasi dalam kehidupan sehari2

9

dengan demikian maka perpustakaan seharusnya dapat memperoleh pengertian

yang lebih baik terhadap pelanggan dan dapat merancang sistem informasi yang

lebih efektif dan efisien

Persamaan User Studies (perpustakaan) dengan riset pasar (organisasi komersial)

dalam karakteristik pencarian informasi, adalah:

9

Mengapa orang memanfaatkan atau tidak sebuah produk/ layanan tertentu?

9

Bagaimana orang2 memanfaatkan produk/ layanan tsb?

9

Dimana orang2 memperoleh dan memanfaatkan produk/ layanan tsb?

9

Apa baik dan buruknya produk/ layanan tsb?

9

Produk/ layanan apakah yang bisa lebih menarik?

9

Berapa banyak orang2 akan menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya untuk

sebuah produk/ layanan tsb?

(5)

Hal2 penting yang harus dilakukan sebelum melakukan User Studies ,

antara lain:

9 Pengetahuan/ minat: populasi yang menjadi target hrs mempunyai

pengetahuan/ minat yang cukup untuk memberikan tanggapan

terhadap pertanyaan kompleks. Jika tidak, maka pertanyaan

p p

y

p

y

sederhana yang menutupi pertanyaan kompleks itu harus lebih baik

9 Pengalaman: para pelaku kajian seharusnya memiliki pengalaman

yang cukup untuk melakukan riset dan dibekali dengan informasi yang

baik sehingga dapat memberikan hasil riset yang mewakili data yang

ada di lapangan

9 Perpustakaan harus berusaha untuk mendapatkan data yang

benar-benar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat oleh

responden untuk menyenangkan pihak perpustakaan

9 Proses survei harus dapat mengantisipasi kemungkinan hasil data

(6)

Dalam melakukan kajian kebutuhan informasi pengguna perpustakaan

harus ditentukan beberapa hal sbb:

¾

Siapa yang akan melakukan pengumpulan data: harus ditentukan sejak

awal mengenai siapa yg bertanggung jawab, berapa staf yang terlibat (yg

berkompetensi), berapa dana yg tersedia, bagaimana cakupan kajian

p

)

p

yg

g

p

j

(mendalam/ tidak), siapa saja yang terlibat (konsultan, gabungan, atau

kelompok masyarakat yang disurvei.

¾

Informasi apakah yg diingikan oleh perpustakaan: pekerjaan kajian

kebutuhan informasi pengguna harus dilakukan rutin agar kebutuhan

informasi pengguna yang mutakhir selalu diketahui oleh perpustakaan

untuk mencapai tingkat efektivitas dalam pemanfaatan dana

pengembangan koleksi sebab data kajian kebutuhan merupakan faktor

kunci dalam penentuan prioritas koleksi

kunci dalam penentuan prioritas koleksi.

¾

Bagaimana metode untuk menghasilkan informasi yang diinginkan tsb

¾

Bagaimana memanfaatkan data tsb

(7)

Kategori data yang dapat diaplikasikan pada semua jenis perpustakaan, yang relevansinya tergantung dari jenis dan situasi perpustakaan ybs. Jenis data yang diperlukan adalan data mengenai aspek berikut:

Data Historis: akan memberikan pengertian yg lebih baik dan cepat terhadap kondisi komunitas itu pd masa kini

Informasi Geografis: bermanfaat memberikan jawaban thd pertanyaan tentang kearah manakah pertumbuhan komunitas

secara fisik

Data KetersediaanTransportasi: untuk mengetahui berapa banyak titik layanan yg akan diadakan, dan dimana saja

lokasinya

Data Administratif: data ini dimungkinkan ada keterkaitan dengan pengembangan koleksi, untuk mengetahui peraturan

yang jelas tentang pendelegasian wewenang dan tanggung jawab orang2 yang terlibat dalam kegiatan pengembangan koleksi

Informasi Politik: informasi politik baik resmi maupun tidak terkait dengan data administratif, sejauhmana perpustakaan

meliput isu2 politik

Data Kependudukan: untuk menentukan program pengembangan koleksi yg efektif bagi seluruh jenis perpustakaan

Data Ekonomi: berguna bagi perencanaan pengembangan koleksi , naik turunnya keadaan ekonomi komunitas akan

mempengaruhi anggaran untuk pengembangan koleksi

Sistem komunikasi: sistem komunikasi yang tersedia akan berguna bagi layanan perpustakaan (dalam pengembangan

koleksi, kombinasi email dan website dapat digunakan untuk mengkomunikasikan bahan pustaka yang dipilih komunitas untuk dikoleksi perpustakaan

Organisasi sosial dan kependidikan: berbagai organisasi masyarakat akan menjadi indikasi minat masyarakat

Organisasi kebudayaan dan rekreasi: organisasi yg berhungan dg aktivitas dan rekreasi yg ada dimasyarakat juga

menunjukkan minat masyarakat, adanya internet mempermudah terbentuknya berbagai organisasi di masyarakat

Perpustakaan dan unit informasi lain dalam komunitas yg sama: agar masyarakat di komunitas itu memperoleh

(8)

Metode Dasar Pengumpulan Data:

Mempelajari laporan, sumber2 data statistik, direktori, peta, data yg telah dikumpulkan oleh organisasi

dan lembaga lain yang memberi jasa pelayanan masyarakat

Melakukan wawancara secara informal dengan tokoh masyarakat dan orang lain yang banyak mengetahui

tentang masyarakat tersebut tentang masyarakat tersebut

Melakukan wawancara secara formal dengan anggota masyarakat atau penyebaran quisionair pada

pengguna maupun non pengguna (terutama calon pengguna yg potensial)

Observasi terencana ( untuk mengetahui gambaran tentang hal2 yang dibutuhkan pengguna)

Pustakawan bisa melakukan Kajian Informal (misal observasi pengguna) namun harus juga dilengkapi Pustakawan bisa melakukan Kajian Informal (misal observasi pengguna), namun harus juga dilengkapi dengan cara yang lebih formal dengan mengadakan kajian yang akan menghasilkan profil masyarakat, Kajian Formal ini penting karana :

Cara informal hanya menghasilkan gambaran yang subyektif (tidak menyeluruh) karena terbatas pada apa

yang diobservasi oleh satu atau kelompok orang tertentu

Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yg lebih menyeluruh dari masyarakat

sehingga dapat dipakai untuk menyusun kerangka yg lebih luas dan memungkinkan untuk mengidentifikasi sehingga dapat dipakai untuk menyusun kerangka yg lebih luas dan memungkinkan untuk mengidentifikasi kelompok yang belum terlayani dengan baik

Data yang objektif dan akurat diperlukan untuk mempertanggung jawabkan layanan dan koleksi yang akan

dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan

Metodologi untuk mengkaji sebuah komunitas secara sistematik dapat dilakukan dengan 4 pendekatan:

Pemberi informasi kunci : individu yang mengetahui kebutuhan masyarakat dalam sebuah komunitas

Forum komunitas: pertemuan semua anggota masyarakat dalam sebuah komunitas, termasuk dewan

penasehat

Indikator sosial: untuk menentukan kebutuhan berbagai golongan dalam sebuah komunitas

Survei lapangan: pendekatan terhadap analisis komunitas, tergantung pada luasan komunitas yg akan

di i k h d bil t h t k l h l i

(9)

Data yang dikumpulkan harus diolah agar dapat mengambil kesimpulan dari kajian tsb.

Tim kajian dan dewan penasehat dapat mulai menganalisis dan menginterpretasikan

data dengan mempertimbangkan serangkaian pertanyaan sebelum penyusunan

laporan, seperti:

A k h k b t h

di

k

li

ti

di k

it

it ?

Apakah kebutuhan yang dirasakan paling penting di komunitas itu?

Apakah kebutuhan normatif paling penting yang teridentifikasi oleh para pakar?

Kebutuhan mana yang paling terkait dengan misi dan operasional perpustakaan?

Bagaimana kita dapat mencari solusi untuk kebutuhan yang ganda dan berkonflik?

Setelah semua data terkumpul dan dianalisis, perpustakaan harus memutuskan fakta

mana yang penting untuk perpustakaan dan apa yang dapat dilakukan untuk

mengatasi masalah yang timbul.

Konsep laporan yang telah ditulis harus didiskusikan dengan berbagai pihak untuk

k

l

menyempurnakan laporan.

Pertanyaan paling penting setelah pelaksanaan kajian kebutuhan pengguna adalah:

apakah tujuan pelayanan perpustakaan yang sekarang ini sudah sesuai dengan

tingkatan kebutuhan komunitas? Bila jawabannya belum, maka pastikan akan ada

perubahan secara terencana.

Hasil kajian bisa saja menunjukkan adanya lapisan tertentu dalam komunitas

masyarakat yang harus dilayani dengan lebih baik. Disamping itu juga seharusnya

menunjukkan layanan apa saja yang berkontribusi paling besar terhadap adanya

ketidakpuasan dari komunitas pada perpustakaan.

Pemecahan

masalah

terhadap

berbagai

macam

kegagalan

tersebut

perlu

direkomendasikan dengan tetap memperhitungkan kemampuan perpustakaan dari

berbagai aspek seperti: kualitas dan kuantitas sumber daya manusia, dana, fasilitas

pendukung, efektifitas dan efisiensi nya.

(10)

A

Pengertian

A.

Pengertian

B.

Tujuan

C

Cara menilai koleksi

C.

Cara menilai koleksi

D.

Alasan Melakukan Evaluasi koleksi

E

Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

E.

Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

(11)

A. Pengertian

Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi oleh pengguna.

B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005):

B. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi

C. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggiy g j p g p g gg D. Mengikuti perubahan, perkembangan sosbud, iptek

E. Meningkatkan nilai informasi

F. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi G. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi

C il i k l k i

C. Cara menilai koleksi:

B. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang diterbitkan (misal: katalog dan daftar

standar, daftar2 terbitan ALA, Book for College Libraries, Public Library Catalog)

C. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis (misal: engan cara

membandingkan data statistik untuk ukuran koleksi, pertambahan koleksi)

D. Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan

Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan (misal: ahli geologi dunia

E. Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan (misal: ahli geologi dunia

diminta membandingkan koleksi perpustakaan dengan daftar buku geologi yang dianggap baku/ klasik

F. Mengumpulkan pendapat pengguna (misalnya: menyebar angket atau kuisioner kepada pengunjung

tentang koleksi perpustakaan, hasilnya dapat diketahui apa yang diinginkan apa kekurangan nya

D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi

P l T j E l i K l k i

E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

(12)

A. Pengertian

B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005):

C. Cara menilai koleksi:

D.

Alasan Melakukan Evaluasi koleksi

U t k g b gk g g d g d d li ti b d k d t

¾ Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan data

koleksi yang sudah ada

¾ Sebagai bahan pertimbangan dalam pengajuan anggaran pengadaan koleksi berikutnya

¾ Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi

E

Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

E.

Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

1. Tujuan Internal:

a. Kebutuhan Pengembangan Koleksi:

untuk mengetahui: cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan

koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada (data aset perpustakaan), masalah yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program2nya, perubahan apa saja yg harus dilakukan dengan program yg ada dan apakah staf perubahan apa saja yg harus dilakukan dengan program yg ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas2nya dengan baik

Untuk mendata: kekuatan koleksi dan kelemahannya secara kualitatif maupun

kuantitatif (pada subjek apa saja)

Untuk mendapatkan:data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama

perpustakaan lain, data bagi kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname

b Kebutuhan Anggaran membantu penentuan: b. Kebutuhan Anggaran, membantu penentuan:

Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah

Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat

Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama/ retrospective

Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi

(13)

A. Pengertian

B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005): C. Cara menilai koleksi:

D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

1. Tujuan Internal

2.

Tujuan Eksternal

a.

Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui:

ki j k

kinerja perpustakaan,

rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan,

apakah anggaran yg diperoleh bisa menunjang kebutuhan,

apakah perpustakaan tsb sudah setara dengan unit pelayanan lain

dalam komunitas yg sama,

alternatif lain dari penambahan ruang (ruang penyiangan),

apakah koleksi sudah kadaluarsa,

apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi sudah

berjalan dengan baik

Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepatApakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat,

Apakah rasio biaya/ keuntungan (cost/ benefit) masuk akal

b.

Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk:

Akreditasi

Badan2 pendanaan dan donor

Berbagai program jaringan, konsorsium, dan kerjasama lainnya

(14)

A. Pengertian, B. Tujuan, C. Cara menilai koleksi, D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi, E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi

B.

Metode Evaluasi

1. Pendekatan Evaluasi

Pengumpulan data staristik semua koleksi yang dimilikiPengumpulan data staristik semua koleksi yang dimiliki

Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi

Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan Pemeriksaan koleksi langsung

Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen,

dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus

2. Pembagian Metode Evaluasi versi ALA

a. Terpusat pada koleksi

Daftar pencocokan, bibliografi, dan katalog

Pendapat dari pakar

Perbandingan data statistik

Berbagai standar koleksi

b. Terpusat pada penggunaan

Kajian sirkulasi

Pendapat pengguna

Analisis terhadap statistik pinjam antar perpustakaan

Kajian sitiran

Kajian penggunaan ditempat (ruang baca)

Ketersediaan koleksi di rak

Kajian simulasi penggunaanKajian simulasi penggunaan