Prosedur Pembukuan Group Peak dan Low Season 2014

(1)

NO : 036/GA/JKT/II/14 Date : 07 February 2014

Prosedur Pembukuan Group Peak dan Low Season 2014

Mitra yang terhormat,

Bersama ini kami sampaikan peraturan grup booking Peak dan Low Season 2014 sebagaimana terlampir.

Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Kantor Cabang Jakarta

Ref. email from Arsena P-06Feb14

(2)

Prosedur Pembukuan Group Periode Low dan Peak Season 2014 Pengertian

A. Low season

Suatu periode dimana siklus arus penumpang berada dalam keadaan normal, permintaan seat mampu diakomodir dengan ketersedian seat dari penerbangan regular.

B. Peak season

Suatu periode dimana siklus arus penumpang mengalami lonjakan permintaan terkait dengan adanya liburan sekolah, hari raya keagamaan seperti Idul Fitri dan Natal, serta pada periode libur tahun baru.

Permintaan seat lebih besar daripada ketersediaan seat yang regular ada. Pada kondisi ini, peningkatan kapasitas seat jika dibutuhkan akan dilakukan untuk dapat mengakomodir permintaan.

C. Pembukuan group

Pembukuan dalam jumlah minimal 10 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan.

D. Group series pada periode peak season

Pembukuan berdasar permintaan travel agent dalam jumlah minimal 10 dan maksimal 26 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan.

E. Group insentif pada periode peak season

Pembukuan berdasar permintaan institusi/korporasi/komunitas dsb baik langsung institusi/korporasi/komunitas maupun menunjuk travel agent ( surat penunjukkan dilampirkan ) dalam jumlah minimal 10 penumpang dan maksimal sesuai dengan ketersedian seat dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. Pada pembukuan ini, dibuat atas nama institusi /korporasi/ komunitas terkait.

F. Deposit

Sebuah garansi yang diberikan pihak travel agent maupun institusi/korporasi/komunitas dsb yang melakukan permintaan group booking kepada airline sebagai bentuk jaminan penggunaan seat yang telah dipesan.

- Deposit dibayarkan setelah mendapatkan konfirmasi seat dan berlaku untuk setiap penumpang dalam group PNR dengan besaran jumlah deposit dan mekanisme ditentukan oleh pihak airline disesuaikan dengan seasonality, harga / sub class yang telah diberikan persetujuan.

- Deposit tidak termasuk dalam komponen harga tiket

- Deposit diberikan pihak institusi/korporasi/komunitas dsb dalam bentuk cash, sedangkan pihak travel agent (IATA) dapat menggunakan LOC ( Letter of Commitment ).

- Pembukuan group yang belum melakukan deposit pada batas waktu yang telah ditentukan, akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu.

Mekanisme pembukuan group

A.

Permintaan pembukuan group baik domestik maupun internasional dapat langsung mendatangi Group

Service Counter yang berada di Garuda Indonesia Gallery, berlokasi di Senayan City Lt.2 Unit 210 Jl.

Asia Afrika Lot.19 Jakarta pada jam operasional Senin-Jumat 10:00-20:00, Sabtu-Minggu 10:00-19:00.

Permintaan dapat juga dikirmkan melalui Faksimili 021-72790733, email

reservasigroup@garuda- indonesia.com. Permintaan pembukuan group akan ditindaklanjuti dan diinformasikan mengenai

konfirmasi seat oleh petugas dari Group Service.

(3)

B.

Pembukuan group khususnya untuk rute internasional dapat dilakukan melalui system CRS ( Abacus ) dan melalui Grup Push pada periode peak season.

C.

Harga yang berlaku untuk setiap pembukuan group dapat mengacu pada RSP yang telah diinformasikan dalam GA Info maupun surat persetujuan harga dari bagian sales. Penggunaan harga khusus berupa adhoc diharuskan melampirkan surat persetujuan harga / approval form dari bagian sales.

D.

Pada periode peak season, pembagian dan distribusi group akan dilaksanakan oleh bagian sales dengan mengacu pada beberapa pertimbangan dan ketentuan.

E.

Untuk menjamin kelancaran komunikasi dan pemberian informasi secara update, setiap permintaan group diharuskan untuk memberikan informasi mengenai local contact PIC group terkait di origin point dan destination point, berupa nomer telepon dan alamat email yang dapat dihubungi.

F.

Deviasi

- Deviasi diperkenankan hanya untuk sektor kepulangan dengan maksimal jumlah deviasi sebanyak 4 PNR termasuk master PNR.

- PNR ke-5 dan seterusnya yang merupakan hasil split, akan diberlakukan harga FIT publish. Jika menggunakan harga group, maka akan dikenakan penalty sebesar USD20.00 per pax

- Master PNR harus memenuhi jumlah minimal penumpang sesuai dengan persetujuan tertulis yang telah diberikan. Jika jumlah penumpang dibawah jumlah minimal, maka harga yang berlaku akan mengikuti harga FIT publish yang berlaku.

Mekanisme deposit

A.

Pembayaran deposit menggunakan cash ( advance payment ) - Pembayaran deposit dibayarkan per PNR ( per deposit/SAP FORM ).

- Print out pembukuan group ke Bagian Reservasi Garuda Indonesia, yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta, untuk mendapatkan approval jumlah pembayaran deposit.

- Deposit cash dapat dibayarkan melalui sistem :

a. Transfer rekening untuk pembayaran domestik (IDR) melalui bank BNI Senayan City Cab. Pasar Mayestik nomor rekening : 0010544041

b. Transfer rekening untuk pembayaran internasional (USD) melalui bank BNI Senayan City Cab. Pasar Mayestik nomor rekening : 0010544052

c. Bukti transfer diserahkan ke Bagian Akunting Garuda Indonesia yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta

d. Tunai langsung ke Bagian Akunting Garuda Indonesia yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta

- Pembayaran deposit yang telah dilakukan, akan mendapatkan bukti setor yang dikeluarkan oleh Bagian Akunting Garuda Indonesia dalam bentuk SAP Form.

- Copy SAP Form diserahkan kepada Bagian Reservasi untuk diinput kedalam PNR dan mendapatkan bukti berupa Deposit Form.

B.

Pembayaran deposit menggunakan LOC ( Letter of Commitment )

- Travel agent menyerahkan form LOC asli yang telah dilengkapi dan ditandatangai oleh mengisi form LOC dan ditanda tangani oleh Pimpinan/Manager yang telah ditunjuk oleh agent yang bersangkutan, kepada Bagian Reservasi Garuda Indonesia.

- Penalty deposit menggunakan LOC akan ditagihkan dalam bentuk ADM.

C.

Jumlah nilai deposit low season domestik

- Jumlah nilai deposit per pax adalah 10% dari basic fare.

(4)

D.

Jumlah nilai deposit peak season domestik

- Jumlah nilai deposit per pax adalah 25% dari basic fare untuk group series.

- Jumlah nilai deposit per pax adalah 50% dari basic fare untuk group Insentif.

E.

Jumlah nilai deposit low season internasional

- Jumlah nilai deposit per pax adalah 10% dari basic fare.

F.

Jumlah nilai deposit peak season internasional

- Jumlah nilai deposit per pax adalah USD100 untuk group series

- Jumlah nilai deposit per pax adalah 50% dari basic fare untuk group insentif

G.

Batas waktu pembayaran deposit low season domestik dan internasional

- Periode ≥ 46 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode 45 hari s/d 31 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 5 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode kurang dari ≤ 30 hari sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 3 hari kerja setelah seat confirm.

H.

Batas waktu pembayaran deposit peak season domestik

- Periode ≥ 61 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 10 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode 60 s/d 46 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 hari kerja setelah seat confirm.

I.

Batas waktu pembayaran deposit peak season internasional

- Periode ≥ 75 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 10 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode 74 s/d 46 hari sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 hari kerja setelah seat confirm.

- Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 hari kerja setelah seat confirm.

J.

Ketentuan penalty deposit low season domestik dan Internasional - Pembatalan ≥ 46 hari sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan.

- Pembatalan 45 s/d 31 hari sebelum DOT, penalty deposit 50% dari total nilai deposit - Periode ≤ 30 hari sebelum DOT, penalty deposit 100% dari total nilai deposit

- Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14 hari sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty 100% dari deposit.

K.

Ketentuan penalty deposit peak season domestik group series - Pembatalan ≥ 61 hari sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan

- Pembatalan 60 s/d 46 hari sebelum DOT, penalty deposit 50% dari total nilai deposit - Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, penalty deposit 100% dari total nilai deposit

- Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14 hari sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty 100% dari deposit.

L.

Ketentuan penalty deposit peak season domestik group insentif

- Pembatalan ≥ 61 hari sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit.

- Pembatalan 60 s/d 46 hari sebelum DOT, penalty deposit 50% dari total nilai deposit - Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, penalty deposit 100% dari total nilai deposit

- Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued (

14 hari sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan

dikenakan penalty 100% dari deposit.

(5)

M.

Ketentuan penalty deposit peak season internasional group series

- Pembatalan ≥ 75 hari sebelum DOT, penalty deposit 10% dari total nilai deposit.

- Pembatalan 74 s/d 61 hari sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit - Pembatalan 60 s/d 46 hari sebelum DOT, penalty deposit 50% dari total nilai deposit - Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, penalty deposit adalah 50% dari basic fare.

- Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14 hari sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty 100% dari deposit.

N.

Ketentuan penalty deposit peak season internasional group insentif

- Pembatalan ≥ 75 hari sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit.

- Pembatalan 74 s/d 61 hari sebelum DOT, penalty deposit 50% dari total nilai deposit - Pembatalan 60 s/d 46 hari sebelum DOT, penalty deposit 75% dari total nilai deposit - Periode ≤ 45 hari sebelum DOT, penalty deposit adalah 100% dari basic fare.

- Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14 hari sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty 100% dari deposit.

O.

Ketentuan pembebasan penalty deposit low season

- Materialisasi minimal 75% untuk setiap PNR, tidak berlaku komulatif

- Materialisasi dibawah 75% dikenakan penalty sesuai jumlah penumpang batal pada periode pembatalan tersebut.

P.

Ketentuan pembebasan penalty deposit peak season

- Materialisasi minimal 85% untuk setiap PNR, tidak berlaku komulatif

- Materialisasi dibawah 85% dikenakan penalty sesuai jumlah penumpang batal pada periode pembatalan tersebut.

Q.

Ketentuan pengembalian deposit ( recall deposit )

- Menunjukkan bukti deposit form dan SAP form yang telah dibayarkan sebelumnya kepada Bagian Reservasi, untuk selanjutnya diproses ke Bagian Akunting untuk proses pengembalian.

- Proses pengembalian deposit dikeluarkan dalam bentuk ACM ( deposit cash )

R.

Tabel ketentuan Deposit

Low Season

Destinasi Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax

Batas Waktu Pembayaran

Deposit Penalty Deposit

≥ 46 hari

45 s/d 31 hari

≤ 30

hari ≥ 46 hari 45 s/d 31 hari ≤ 30 hari

Domestik Series /

Insentif 14 hari 10% 7 hari 5 hari 3 hari - 50%

dari depo

100%

dari depo Peak Season

≥ 61 hari

60 s/d 46 hari

≤ 45

Domestik

Series 14 hari 25%

dari fare 10 hari 7 hari 5 hari - 50%

dari depo

100%dari depo

Insentif 14 hari 50%

dari fare 10 hari 7 hari 5 hari 25%

dari depo 50%

dari depo

100%

depodari

(6)

Low Season

≥ 46 hari

45 s/d 31 hari

≤ 30

Internasional Series /

Insentif 14 hari 10% 7 hari 5 hari 3 hari - 50%

dari depo

100%dari depo Peak Season

Destinasi Tipe

Group Batas Waktu

Issued Deposit / Pax

Batas Waktu Pembayaran Deposit Penalty Deposit

≥ 75 hari

74 s/d 46 hari

≤ 45 hari

≥ 75 hari

74 s/d 61

hari 61 s/d 46 hari

≤ 45 hari

Internasional

Series 14 hari USD100 10 hari 7 hari 5 hari 10%

dari depo

dari depo25% 50%

dari depo 50%

dari fare

Insentif 14 hari 50%

dari fare 10 hari 7 hari 5 hari 25%

depodari

50%

dari depo 75%

dari depo 100%

dari fare