LAMPIRAN. Hasil Wawancara 1. Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS. 1. PT. BARUGA CARGOTRANS perusahaan yang bergerak di bidang

(1)

Hasil Wawancara 1

Dengan: Sandi Kurniawan

Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS

Tanggal: 24 September 2012

1. PT. BARUGA CARGOTRANS perusahaan yang bergerak di bidang apa ? dan apa saja jenis jasa yang ditawarkan PT. BARUGA CARGOTRANS?

PT. BARUGA CARGOTRANS ini berdiri sejak bulan februari tahun 2001 adalah salah satu perusahaan PPJK atau Perusahaan pengurusan jasa trasnportasi atau JPT (jasa pengurusan transportasi) yang mengurusi dokumen barang-barang import dan eksport.kami bergerak dibidang freight forwarding, custom cleareance, kargo internasional dan domestik, special transport box-trailer dan jalur pengiriman dalam negeri. Jasa yang ditawarkan selain itu juga ada transfer PIB dan PEB.

2. Bagaimana struktur organisasinya ?

Dari urutan paling atas yaitu, Komisaris kemudian Direktur lalu manajer, setelah itu ada bagian operasional, bagian pemasaran, bagian administrasi dan keuangan, bagian gudang, bagian logistik, bagian transportasi/angkutan, dan

bagian personalia.

(2)

3. Bagaimana kondisi penyimpanan data dokumen, data karyawan, data exportir dan importir?

Kami menyimpan semua data dokumen yang telah dibuat dengan media kertas yang di tumpuk jadi satu hard map, setiap map merupakan transaksi yang sudah digolongkan perbulan dan harus disimpan.

4. Program apa yang digunakan untuk mengolah dokumen ?

Kami masih menggunakan program pengolah dokumen berupa Microsoft Word dan Excel. Untuk transfer program ke bea cukai sudah disediakan default program EDI oleh pihak bea cukai.

5. Untuk proses bisnisnya, awal sebelum terjadinya pengambilan dokumen dari importir/eksportir itu mereka disebut sebagai apa ?

Pelanggan

6. Bagaimana prosedur pembuatan dokumen ?

Prosedur operasional diawali pada pengambilan dokumen impor dari importir atau dokumen ekspor dari eksportir yang bersangkutan. Proses pembuatan PIB atau PEB pada komputer dengan berdasarkan pada dokumen impor atau ekspor yang diterima dari importir dan eksportir, dan dokumen-dokumen fasilitas skep dari instansi terkait bila ada. Melakukan pembayaran terhadap PIB atau PEB yang telah dibuat, melalui Bank-Bank Devisa dengan ketentuan sesuai kehendak Importir atau Eksportir yang bersangkutan dan ke Bapeksta kalau ada fasilitas skep pembebasannya. Transfer PIB atau PEB ke Kantor Pelayanan Pabean sesuai wilayah penimbunan barang tersebut melalui fasilitas EDI. Bila mendapat respon Aju Dokumen, maka petugas lapangan

(3)

atau PEB, dengan melampirkan dokumen impor atau ekspor aslinya dan salinan dokumen perusahaan importir atau eksportir, berikut salinan PPJK PT.Baruga CargoTrans dan surat kuasa dari Importir atau Eksportir. terdapat proses penjaluran, bila responnya Jalur Hijau maka tinggal menunggu lembar SPPB terbit untuk dikeluarkan dari pihak bea cukai, dengan terlebih dahulu membayar sewa penumpukannya. Setelah SPPB terbit barang keluar dengan tujuan kegudang Importir atau gudang pelabuhan Eksportir. Akan tetapi jika bila menerima Jalur Merah, maka diadakan pemeriksaan fisik terhadap barang tersebut oleh petugas lapangan Bea Cukai. Selesai dengan menyerahkan bukti-bukti pembayaran yang selama proses dokumen PIB atau PEB sampai keluar barang, dan tagihan jasa kepada Importir atau Eksportir.

Ketika ada order bagian operasional akan memeriksa jadwal perusahaan pelayaran dan mencari perusahaan pelayaran yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Setelah jadwal tersedia, bagian operasional akan menghubungi perusahaan pelayaran yang bersangkutan untuk mengkonfirmasi ketersediaan kapal.

7. Apakah pelanggan itu langsung datang kekantor atau bagaimana jika ia ingin melakukan transaksi ? adakah kesepakatan yang di buat ?

Kami mengadakan kontrak terlebih dahulu untuk custom cleareance agar jelas prosedur pengurusannya. Bisa melalui faksimil kemudian meeting untuk penandatangan perjanjian kerjasama, namun jika hanya ingin mengurus transfer dokumen bisa langsung datang kekantor. Untuk pengiriman dalam negri barang milik pelanggan bisa diantar langsung ke kantor atau kita yang menjemput barang dari gudang pelanggan jika barangnya banyak.

(4)

Hasil Wawancara 2

Dengan: Sinta Dewi

Jabatan: Direktur

Tanggal: 1 Oktober 2012

1. Dikantor itu adakah bagian yang mengurusi pembelian barang untuk kebutuhan kantor ?

Ada, bagian gudang. Namun semakin kesini sistem pada bagian ini tidak terkontrol sehingga banyak kebutuhan yang diperlukan tapi bagian gudang tidak dapat memenuhi permintaan karna tidak adanya pemberitahuan apabila barang kebutuhan sudah menipis dan sebagainya.

2. Adakah pemasok khusus untuk mensuplai barang-barang kebutuhan itu? Untuk surat pembeliannya ke pemasok disebut sebagai apa ?

Ada beberapa pemasok berbeda yang mensuplai kebutuhan yang berbeda.

Untuk surat pembeliannya kita pakai PO untuk ke pemasoknya. Kalo dikita sendiri ada yang namanya surat permintaan pembelian barang adanya sebelum PO jadi dia seperti merangkum barang-barang apa yang harus di beli.

3. Untuk jalur pengiriman dalam negeri bagaimana mekanismenya ? Jalur pengiriman dalam negeri ada yang namanya SBPB yaitu surat bukti pengiriman barang yang digunakan sebagai bukti pengiriman yang dibuat 5 rangkap, putih untuk pengirim, kuning untuk pusat, merah untuk bagian keuangan, biru dan hijau untuk disertakan di barang kiriman namun yg hijau harus kembali ke jakarta sebagai bukti barang telah diterima. Didalam SBPB

(5)

harus dipacking terlebih dahulu, di ukur dimensi dan beratnya lalu di total biayanya dengan biaya kirim di invoice. Kemudian terdapat juga manifest pengiriman untuk mendata SBPB dan isinya yang dikirim bersama dengan surat jalan.

4. Mengenai invoice, berarti ada 2 jenis invoice antara bagian operasional dan bagian logistik, apakah formatnya berbeda ?

Iya ada dua, yang dibagian operasional khusus untuk pembuatan dokumen saja. Yang dibagian logistik untuk pengirimannya. Untuk formatnya hampir

sama yang berbeda hanya deskripsinya saja.

(6)

Hasil Wawancara Melalui Telepon 1

Tanggal: 25 Oktober 2012

1. Pak kepanjangan dari B/L, PEB, PIB, SPPB, dan SBPB apa ya?

B/L: Bill Of Ladding

PEB: perintah ekspor barang PIB: perintah impor barang

SPPB: surat perintah pengeluaran barang SBPB: Surat Bukti Pengiriman Barang

(7)

HASIL WAWANCARA DENGAN TELEPON 2

Tanggal: 5 Januari 2013

1. Ketika karyawan ingin melakuan pembelian barang apakah karyawan melakukan telepon dahulu untuk mengetahui harga dari pemasok atau bagaimana ?

Ya melalui telepon

2. Kalau misalnya untuk mengetahui harga termurah dari para pemasok itu bagaimana pak? Seperti contoh karyawan melakukan update tentang pemasok setiap saat ?

Untuk itu kita tidak melakukannya karena membani karyawan karena setiap saat harus mengkontak para pemasok meskipun tidak ada pembelian barang.

(8)

Hasil Observasi

Nama Perusahaan : PT. BARUGA CARGOTRANS

Alamat Perusahaan: Jl. Enggano No.66 Lt.2-A Tanjung Priok Jakarta 14310 Tanggal : 24 September 2012

1. Gedung kantor terletak persis bersebrangan dengan pelabuhan Tj. Priok di jakarta utara.

2. Pada pintu masuk di Lt.2-A terdapat nama perusahaan sebagai PPJK dan logonya.

3. Kemudian terdapat peta penunjuk jalur-jalur pengiriman serta petunjuk jenis- jenis peti kemas.

4. Terdapat ruang operasional dengan beberapa meja karyawan beserta komputer dan beberapa bangku untuk pelanggan yang hendak ingin menggunakan jasa PT. BARUGA CARGOTRANS dengan berbagai rak-rak yang berisi tumpukan kertas dokumen yang menggunung.

5. Kemudian terdapat beberapa ruang bagian divisi lainnya menyatu dengan manager masing-masing divisi namun tetap dibedakan dengan sekat.

6. Terdapat ruang kerja untuk direktur.

7. Terdapat ruang untuk fotocopy.

8. Terdapat gudang di lt.1 untuk tempat penyimpanan barang-barang yang menumpuk, juga dapat digunakan untuk pengukuran barang-barang kiriman.

Ada alat ukur dan alat pembungkus juga alat-alat pendukung operasional kantor lainnya.

9. Di lokasi yang tidak jauh berbeda dari kantor utama terdapat lahan parkir untuk berbagai jenis armada PT. BARUGA CARGOTRANS.

10. Banyak karyawan yang melakukan kegiatan operasional yang membutuhkan data antar divisi dilakukan dengan meminta langsung ke divisi tersebut.

(9)

Lampiran User Interface Aplikasi

Login

Gambar 1. Login

Ubah Password

Gambar 2. Ubah Pasword

(10)

Menu Admin

Gambar 3. Menu Admin

(11)

(12)

(13)

(14)

Menu Material

Gambar 10. Menu Material

(15)

(16)

Menu Operasional

Gambar 14. Menu Operasional

(17)

(18)

Gambar 18. Menu Operasional Menu Logistik

Gambar 19. Menu Logistik

(19)

(20)

Form Master Barang

Gambar 23. Form Master Barang

(21)

Form New Master Barang

Gambar 24. Form New Master Barang

Form Master Biaya

Gambar 25. Form Master Biaya

(22)

Form New Master Biaya

Gambar 26. Form New Master Biaya

Form Master Gudang

Gambar 27. Form Master Gudang

(23)

Gambar 28. Form New Master Gudang

Form Master Karyawan

Gambar 29. Form Master Karyawan

(24)

Gambar 30. New Form Master Karyawan

(25)

Form New Master Karyawan

Gambar 31. Form Master Karyawan

Form Tambah Kontak Master Karyawan

Gambar 32. Form Tambah Kontak Master Karyawan

(26)

Form Master Kendaraan

Gambar 33. Form Master Kendaraan

Gambar 34. Form New Master Kendaraan

(27)

Form Master Pelanggan

Gambar 35. Form Master Pelanggan

Form New Master Pelanggan

Gambar 36. Form New Master Pelanggan

(28)

Gambar 37. Form Tambah Kontak Master Pelanggan

Form Master Pemasok

Gambar 38. Form Master Pemasok

(29)

Form New Master Pemasok

Gambar 39. Form New Master Pemasok

Form Tambah Kontak Master Pemasok

Gambar 40. Form Tambah Kontak Master Pemasok

(30)

Gambar 41. Form Logistik Pembungkusan

Form New Logsitik Pembungkusan

Gambar 42. Form New Logistik Pembungkusan

(31)

Form Logsitik Pembungkusan Detil

Gambar 43. Form Logistik Pembungkusan Detil

Form Logistik SBPB

Gambar 44. Form Logistik SBPB

(32)

Form New Logistik SBPB

Gambar 45. Form New Logistik SBPB

Form Material Penerimaan Barang

Gambar 46. Form Material Penerimaan Barang

(33)

Gambar 47. Form New Material Penerimaan Barang

Form Material Pengadaan Barang

Gambar 48. Form Material Pengadaan Barang

(34)

Gambar 49. Form New Material Pengadaan Barang

Form Material Pengadaan Barang Detil

Gambar 50. Form Material Pengadaan Barang Detil

(35)

Form Material Penyesuaian

Gambar 51. Form Material Penyesuaian

Form New Material Penyesuaian

Gambar 52. Form New Material Penyesuaian

(36)

Form Material Permintaan Barang

Gambar 53. Form Material Permintaan Barang

Form New Material Permintaan Barang

Gambar 54. Form New Material Penerimaan Barang

(37)

Form Material Permintaan Barang Detil

Gambar 55. Form Material Permintaan Barang Detil

Form Material Retur Barang

Gambar 56. Form Material Retur Barang

(38)

Form New Material Retur Barang

Gambar 57. Form New Material Retur Barang

Form Material Retur Barang Detil

Gambar 58. Form Material Retur Barang Detil

(39)

Form Operasional Kontrak

Gambar 59. Operasional Kontrak

Form New Operasional Kontrak

Gambar 60. Form New Operasional Kontrak

(40)

Form Operasional Pengantaran

Gambar 61. Form Operasional Pengantaran

Form New Operasional Pengantaran

Gambar 62. Form New Operasional Pengantaran

(41)

Gambar 63. Form Operasional Penjualan Jasa

Form New Operasional Penjualan Jasa

Gambar 64. Form New Operasional Penjualan Jasa

(42)

Form Operasional Penjualan Jasa Detil

Gambar 65. Form Operasional Penjualan Jasa Detil

Form Operasional Pembuatan Dokumen

Gambar 66. Form Operasional Pembuatan Dokumen

(43)

Gambar 67. Form New Pembuatan Dokumen

(44)

Hasil Cetakan Laporan Pembungkusan

Gambar 67. Laporan Pembungkusan

(45)

Hasil Cetakan Laporan penerimaan barang

Gambar 68. Laporan Penerimaan Barang

(46)

Hasil Cetakan Laporan Pengadaan Barang

Gambar 69. Laporan Pengadaan Barang

(47)

Hasil Cetakan Laporan Penjualan Jasa

Gambar 70. Laporan Penjualan Jasa

(48)

Dokumen

Gambar 71. Laporan Pembuatan Dokumen

(49)

Hasil Cetakan Laporan Penyesuaian

Gambar 72. Laporan Penyesuaian

(50)

Hasil Cetakan Laporan Permintaan Barang

Gambar 73. Laporan Permintaan Barang

(51)

Hasil Cetakan Laporan SBPB

Gambar 74. Laporan SBPB

(52)

Hasil Cetakan Laporan Stok

Gambar 75. Laporan Stok

(53)

Hasil Dokumentasi Perusahaan

Gambar 76. Dokumen SBPB

(54)

Jalan

(55)

Gambar. 78 Dokumen Invoice

(56)

Gambar 79. Dokumen Perjanjian

(57)

Gambar 80. Dokumen Surat Permintaan Barang

(58)

(59)

Gambar 83. Dokumen Bukti Penerimaan Barang

(60)

Lampiran Simbol

Gambar 84. Simbol Process

(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 347)

Gambar 85. Simbol Data Flow

Gambar 86. Simbol External Agent

Gambar 87. Simbol Data store

(61)