Jurnal Abdidas Vol 1 No 6 Tahun 2020 p-ISSN 2721-9224 e-ISSN 2721-921
Penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) Elektronik di Pelayanan Kesehatan
Alfauzain1, Aznila Fitri2, Syafruddin3, Rahmi Hayati4, Era Yulia Citra5, Dina Aulia6, Muhammad Angges Pratama7
Program Studi S1 Administrasi Rumah Sakit, STIKES Dharma Landbouw Padang1,2,3,4,5,6,7
E-mail : [email protected]1, [email protected]2, [email protected]3, [email protected]4, [email protected]5, [email protected]6, [email protected]7
Abstrak
Kartu Induk Utama Pasien (KIUP), yaitu suatu kartu katalog pasien yang berisikan nama pasien yang pernah berobat ke rumah sakit. Informasi yang terkandung dalam KIUP adalah data sosial dan data medis pasien.
KIUP merupakan kunci petunjuk lokasi rekam medis pasien di dalam jajaran file, oleh karenanya kartu ini menjadi dokumen terpenting di unit kerja rekam medis. Kegiatan pengabdian ini dilaksanakan di RSIA Mutiara Bunda Padang, di unit rekam medis. Kegiatan dilaksanakan saat masa pandemi sehingga saat turun lapangan petugas dan tim pengabdi menggunakan protokol kesehatan (masker). Tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut: (1) pengabdi dan tim melakukan sosialisasi terkait dengan KIUP, (2) petugas memperlihatkan bentuk dokumen KIUP manual, (3) KIUP secara elektronik. Kartu ini nantikan akan berkesinambungan dengan pengisian dokumen rekam medis, sehingga pekerjaan rumah sakit akan lebih efektif dan efisien. Mutu pelayanan rumah sakit dapat ditingkatkan, melalui KIUP elektronik. Kegiatan sosialisasi serta penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik di RSIA Mutiara Bunda Padang terlaksana dengan baik.
Kata kunci: Kartu Induk Utama Pasien (KIUP), pasien, rekam medis Abstract
Main Patient Identification Card (KIUP), which is a patient catalog card that contains the names of patients who have visited the hospital. The information contained in KIUP is social data and patient medical data.
KIUP is the key to guide the location of patient medical records in the file line, therefore this card is the most important document in the medical records work unit. This service activity was carried out at RSIA Mutiara Bunda Padang, in the medical records unit. The activity is carried out during the pandemic period so that when the officers and service teams go down to the field use health protocols (masks). The stages of the implementation of the activities are as follows: (1) servants and teams conduct socialization related to KIUP, (2) the officer shows the manual KIUP document form, (3) KIUP electronically. We look forward to seeing this card continue with the filling of medical record documents, so that hospital work will be more effective and efficient. The quality of hospital services can be improved, through electronic KIUP. The socialization and application of the electronic Patient Main Index Card (KIUP) at RSIA Mutiara Bunda Padang were carried out well.
Keywords: Main Patient Identification Card (KIUP), patient, medical records
Copyright (c) 2020 Alfauzain, Aznila Fitri, Syafruddin, Rahmi Hayati, Era Yulia Citra, Dina Aulia, Muhammad Angges Pratama
Corresponding author :
Address : STIKES Dharma Landbouw Padang ISSN 2721-9224 (Media Cetak)
Email : [email protected] ISSN 2721- 9216 (Media Online)
DOI : https://doi.org/10.31004/abdidas.v1i6.227
Jurnal Abdidas Vol 1 No 6 Tahun 2020 p-ISSN 2721-9224 e-ISSN 2721-921 PENDAHULUAN
Rekam medis merupakan berkas atau dokumen yang berisikan catatan terkait identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan yang diberikan kepada pasien (Permenkes RI, 2008). Riwayat pengobatan pasien di rumah sakit akan dicatat dalam berkas rekam medis dan disimpan dalam rak khusus untuk penyimpanan berkas. Untuk pencarian berkas- berkas rekam medis tersebut diperlukan suatu alat yang dapat membantu petugas secara efektif dan efisien. Alat tersebut dikenal dengan istilah Kartu Induk Utama Pasien (KIUP), yaitu suatu kartu katalog pasien yang berisikan nama pasien yang pernah berobat ke rumah sakit. Informasi yang terkandung dalam KIUP adalah data sosial dan data medis pasien. KIUP merupakan kunci untuk menemukan berkas rekam medis pasien (Depkes RI, 2006), (Devid Leonard, 2017).
Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Rani Robetty dengan judul Perancangan KIUP elektronik dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 di RSU Bangkatan Binjai tahun 2015 menyatakan bahwa RSU 4 Bangkatan Binjai masih menggunakan KIUP secara manual. Rata-rata kunjungan pasien lama per harinya ke rumah sakit yaitu sekitar 150 orang pasien, dimana sekitar 20 orang pasien tidak membawa kartu berobat, sehingga pelayanan yang diberikan akan membutuhkan waktu yang lebih lama (Robetty, 2016). Hal ini menjadi faktor penghambat dalam pelayanan kesehatan. Sejalan dengan hal itu, penelitian lain dilakukan di RSU Bangkatan bahwa rumah sakit menggunakan KIUP yang masih
manual, menyebabkan pelayanan tidak efektif dan efisien, dikarenakan beberapa pasien ada yang tidak membawa kartu berobat, sehingga terjadi penumpukkan pada antrian pasien.
KIUP merupakan kunci petunjuk lokasi rekam medis pasien di dalam jajaran file, oleh karenanya kartu ini menjadi dokumen terpenting di unit kerja rekam medis, baik itu di pelayanan klinik, puskesmas, maupun rumah sakit.
Rancangan KIUP elektronik lebih memudahkan pengguna dan petugas rekam medis (Lily Wijaya, 2015), (Rasti Harnika, 2020).
Kemajuan teknologi menjadi suatu alternatif solusi untuk perbaikan pelayanan kesehatan. Hal ini menjadi daya tarik bagi pengabdi untuk melakukan sosialisasi terkait penerapan KIUP berbasis elektronik di RSIA Mutiara Bunda Padang.
METODE
Kegiatan penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik diawali dengan melakukan penelitian dengan metode literature review. Pengabdi mendapatkan permasalah melalui literature review dan observasi di lapangan.
Berbagai hasil didapatkan bahwa kartu indeks yang hilang, tidak dibawa pasien saat berobat, bermasalah dalam antrian, sehingga pengabdi tertarik untuk menindaklanjuti dengan melakukan kegiatan penerapan berbasis elektronik.
Kegiatan ini dilaksanakan di RSIA Mutiara Bunda Padang, di unit rekam medis. Kegiatan dilaksanakan tahun 2020, saat masa pandemi sehingga saat turun lapangan petugas dan tim pengabdi menggunakan protokol kesehatan
Jurnal Abdidas Vol 1 No 6 Tahun 2020 p-ISSN 2721-9224 e-ISSN 2721-921 (masker). Tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai
berikut: (1) pengabdi dan tim melakukan sosialisasi terkait dengan KIUP, (2) petugas memperlihatkan bentuk dokumen KIUP manual, (3) KIUP secara elektronik.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan dilaksanakan di RSIA Mutiara Bunda Padang, kegiatan berjalan dengan lancar.
Pihak rumah sakit terbuka dan tertarik dengan KIUP elektronik ini, karena dapat meningkatkan efektif dan efisien pelayanan di rumah sakit.
Prosedur KIUP pasien di rawat inap, sebagai berikut:
1. Petugas pendaftaran memberikan dokumen slip pendaftaran semua pasien yang masuk ke dalam ruang rawatan, ke bagian unit rekam medis setiap harinya.
2. Kemudian petugas melakukan pengecekkan untuk menelusuri apakah ada pasien yang sudah pernah dirawat di rumah sakit tersebut, jika pernah ada riwayat berobat maka data dilengkapi untuk tambahan data baru. Pengecekkan ini sangat perlu untuk melakukan update data pasien, seperti alamat, pekerjaan, kunjungan ke pelayanan kesehatan, dan lain-lain.
3. Jika pasien belum memiliki KIUP, maka petugas akan membuatkan kartu baru untuk pasien. Hal ini bisa terjadi, karena pasien pertama kali berobat di pelayanan kesehatan tersebut.
4. Saat ini kartu indeks pasien tersebut, disimpan pada sebuah file yang terpisah,
kartu disimpan di kotak tersebut sampai pasien pulang.
KIUP diambil kembali saat pasien pulang.
Kemudian ditambahkan tanggal pulang pasien tersebut. Jika terjadi kasus bahwa pasien meninggal maka tanggal pulang pasien ditulis dengan tinta merah. Banyak rumah sakit menyediakan petugas pengecek khusus untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau pengisian dan sebagainya (Depkes RI, 2005), (Widjaja, 2016).
Ukuran standar dari KIUP yaitu 12,5 cm X 7.5 cm. Namun, dalam pelaksanaannya tergantung rumah sakit menggunakan ukuran KIUP berapa.
KIUP elektronik yang ingin dirancang tersimpan di komputer. Secara otomatis komputer bisa menampilkan nama/nomor indeks pasien. Jika pasien sudah pernah dirawat, maka tambahan informasi dapat secara otomatis masuk ke file pasien tersebut.
Satu Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik memiliki satu nomor unik untuk identitas diri pasien. Nomor unik seorang pasien tidak akan sama dengan pasien lainnya, karena pemberian nomor sudah terorganisir. Kartu ini nantikan akan tersinkron atau saling berhubungan dengan pengisian dokumen rekam medis, sehingga pekerjaan rumah sakit akan lebih efektif dan efisien. Mutu pelayanan rumah sakit dapat ditingkatkan, melalui KIUP elektronik.
Jurnal Abdidas Vol 1 No 6 Tahun 2020 p-ISSN 2721-9224 e-ISSN 2721-921 Gambar 1. Kegiatan Penerapan Kartu Indeks
Utama Pasien (KIUP) Elektronik
Gambar 2. Kegiatan Penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) Elektronik (lanjutan)
KIUP memuat data identitas dan data sosial pasien, yang dibuat secara lengkap, antara lain:
1. Nama Lengkap Pasien 2. Status Perkawinan 3. Nomor Rekam Medis 4. Tempat/Tgl Lahir 5. Alamat
6. Pekerjaan 7. Nama orang tua 8. Agama
9. Umur
10. Jenis Kelamin
11. Tanggal Kunjungan Poliklinik Pertama 12. Nomor Telepon
13. Tanggal Keluar Pasien
Petugas rekam medis dan pihak rumah sakit tertarik dengan adanya KIUP elektronik, karena akan mempermudah petugas rekam dalam penginputan data, pasien tidak perlu antri lama, berkas rekam medis bisa ditemukan dengan cepat, dan data bisa tersimpan secara online melalui database. Selama ini masih menggunakan KIUP manual, sehingga penginputan data menjadi lama.
Jika pasien tidak membawa KIUP manual maka tidak bisa dilayani dengan cepat.
KIUP merupakan data penting yang perlu diperhatikan dalam penggunaannya. Melalui kegiatan sosialisasi penerapan KIUP elektronik ini diharapkan kedepannya rumah sakit bisa memfasilitasi dan menggunakannya, agar kepuasan pelayanan kesehatan bisa ditingkatkan sehingga mutu rumah sakit juga menjadi baik.
SIMPULAN
Kegiatan sosialisasi serta penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik di RSIA Mutiara Bunda Padang terlaksana dengan baik.
KIUP menjadi data penting untuk pencarian dokumen rekam medis pasien, KIUP berisikan data sosial pasien dan tanggal kunjungan pertama dan keluar pasien, yang nantinya akan berkesinambungan dengan data lainnya di pelayanan kesehatan.
DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. Buku petunjuk pengisian, pengolahan, dan penyajian data rumah sakit (2005).
Jakarta, Indonesia: Dirjen pelayanan medik.
Depkes RI. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006). Indonesia: Direktorat
Jurnal Abdidas Vol 1 No 6 Tahun 2020 p-ISSN 2721-9224 e-ISSN 2721-921 Jendral Bina Pelayanan Medik.
Devid Leonard, A. N. (2017). Analisis Desain Formulir Kartu Rawat Jalan Berdasarkan Metode Performance Information Economic Control Efficiency Service (PIECES) di Puskesmas Rawang Padang Tahun 2017.
Menara Ilmu, XI(78), 133–146. Retrieved from
https://jurnal.umsb.ac.id/index.php/menarail mu/article/view/421/364
Lily Wijaya, D. R. D. (2015). Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Sub Sistem Pelayanan RMIK (pp. 1–27). Pusat Pendidikan Sumber Daya Manusia Kesehatan, Badan pengembangan dan pemberdayaan. Retrieved from http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wp -content/uploads/2017/11/MIK_2_SC _26_10_2017.pdf
Permenkes RI. Nomor. 269/MENKES/PER/
III/2008 tentang Rekam Medis (2008).
Jakarta, Indonesia. Retrieved from https://ngada.org/menkes269-2008.htm Rasti Harnika, D. Z. Y. (2020). Implementasi
Kartu Identitas Berobat Pasien Rawat Jalan dengan Menggunakan Microsoft Access.
Administration & Health Information of Journal, 1(1), 10–18. Retrieved from http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi/
article/view/149/76
Robetty, R. (2016). Perancangan KIUP Elektronik dengan Menggunakan Program Microsoft Visual Basic 6.0 di Rumah Sakit Bangkatan Binjai Tahun 2015. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 1(1).
Retrieved from
https://media.neliti.com/media/publications/2 99150-perancangan-kiup-elektronik-dengan- mengg-01cfbacf.pdf
Widjaja, L. (2016). Modul Praktik Pengelolaan Sistem Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Sistem Pengindeksan). In Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul. Jakarta. Retrieved from https://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU- Course-9305-7_0153.pdf
