PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
MENYURAT DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA
MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
Oleh :
JUNIDAR
NIM 10111163
PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA
BANDA ACEH 2012
LEMBAR PENGESAHAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT
DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA
MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
Tugas Akhir oleh Junidar ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padatanggal 10 September 2012.
Dewan Penguji:
1. Ketua Nama : Al Hazrami, S.Kom
NIDN :
2. Anggota Nama : Muslim, S.Si, M. Info Tech NIDN :
3. Anggota Nama : Agustiar, ST, MT
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT
DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA
MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
SKRIPSI
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
Oleh Nama : Junidar Nim : 10111163
Disetujui,
Penguji I Penguji II
(Muslim, S.Si, M. Info Tech) (Agustiar, ST, MT)
Ka. Prodi S1 Teknik Informatika, Pembimbing,
(Fadhla Junus, ST, M. Sc) (Al Hazrami, S.Kom)
Mengetahui,
Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia
LEMBAR PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian - bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.
Banda Aceh, 21 September 2012 Materai, tanda tangan
Junidar 10111163
v
KATA PENGANTAR
Assalamua’laikum Wr, Wb, / Salam Sejahtera
Segala puji syukur kehadirat Allah swt yang telah memberi kemampuan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL”
Salawat beserta salam kepada junjungan alam Nabi Besar Muhammad saw beserta keluarga dan sahabat beliau yang telah membawa umat manusia dari alam kegelapan kepada alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Penulisan skripsi ini selain dalam rangka melengkapi tugas-tugas dan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Sarjana, juga untuk membantu memudahkan pihak Akademik dalam pengarsipan surat yang lebih baik kedepannya menggunakan arsip digital berbasis web.
Dalam proses penulisan proposal ini, penulis banyak sekali mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak yang terkait dari sejak tahap persiapan proposal hingga selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ketua STIMIK U’budiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S
2. Ketua Program Studi Teknik Informatika Bapak Agustiar, ST. MT
3. Kepada Dosen Pembimbing, Bapak Al Hazrmi, S.Kom yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing penulis dalam melakukan penelitian dan penulisan proposal ini hingga selesai.
4. Kepada Ina, selaku staff akademik yang turut membantu segala proses surat-menyurat serta info-info yang dibutuhkan penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini
5. Kepada pihak staff lainnya yang juga ikut membantu walau tidak kelihatan, namun penulis sadar jika tanpa tim akademik, penulis tidak akan sampai pada tahap penulisan tugas akhir saat ini.
6. Kepada kedua Almarhum Orang Tua tercinta, walau kalian tak disamping namun ada kekuatan sendiri sehingga hari ini anandamu mampu menyelesaikan tahap pertama untuk menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat kelulusan untuk meraih gelar Sarjana.
vi
7. Kepada keluarga, terutama kakak dan abang tercinta, yang mendukung baik lewat materi dan do’a sehingga penulis mampu menyelesaikan tahap pertama penulisan tugas akhir ini.
8. Kepada teman-teman, Wini, Eka, Gusti, Hafni, Muhib, Fajar, Aal, Ahyar, Anas, Awir, Sayed dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, karena dukungan kalian semualah penulis mampu menyelesaikan ini.
9. Kepada pihak-pihak tertentu, terutama Kak Dian, terimakasih atas support yang selama ini kakak berikan, sehingga adindamu mampu melewati ini semua.
Banda Aceh, 21 September 2012 Penulis
vii ABSTRAK
Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha Universitas U’Budiyah Indonesia, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak TU. Aplikasi ini dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, admin atau petugas TU dapat mengelola dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat membantu mahasiswa dalam melakukan pembuatan surat di pihak akademik Universitas U’Budiyah Indonesia.
viii
ABSTRACT
Many were made and the number of letters received clerical administration section U'Budiyah University of Indonesia, so that the search data will be inefficient in terms of time and effort by using the manual system. So at this time we need a system of administration that is more structured management letter in order to speed up the search data and preparing reports, so that the author felt the need to design the application Correspondence Archive deemed necessary and help the TU. This application is designed using PHP and MySQL. Because web-based, it has the ability to archive applications, can be accessed anywhere, admin or TU officials can manage user login that can add, edit, cancel, delete and store incoming and outgoing mail, to search incoming and outgoing mail by sender and the subject, the search results do sorting based on id or the date of the letter, and can print the reports. The results obtained from the implementation of this correspondence archive application that makes it easy to manage archiving TU letter once manual is now digital, and in doing so assist students in the creation of academic letter U'Budiyah University of Indonesia.
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERSETUJUAN ... iii
LEMBAR PERNYATAAN ... iv KATA PENGANTAR ... v ABSTRAK ... vii ABSTRACK ... viii DAFTAR ISI ... xi DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan dan Manfaat ... 4
1.5 Metodologi Penelitian ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Profil Umum Universitas U’budiyah Indonesia ... 9
2.2 Konsep Dasar Sistem ... 11
2.2.1 Definisi Sistem ... 11
2.2.2 Karakteristik Sistem ... 12
2.3 Konsep Dasar Informasi ... 13
2.3.1 Siklus Infromasi ... 14
2.3.2 Kualitas Informasi ... 15
xii
2.5 Surat ... 18
2.5.1 Fungsi Surat ... 19
2.5.2 Tujuan Surat ... 20
2.5.3 Pengertian Surat Masuk ... 21
2.5.4 Pengertian Surat Keluar ... 22
2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 22
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 24
2.6 Database ... 25
2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS) ... 28
2.8 PHP dan MySQL ... 31
2.8.1 PHP ... 31
2.8.2 MySQL ... 33
2.9 Koneksi PHP ke MySQL ... 36
BAB III METODELOGI PENELITIAN ... 38
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 38
3.2 Alat dan Bahan Penelitian ... 38
3.3 Prosedur Kerja ... 38 3.3.1 Studi Pendahuluan ... 40 3.3.2 Studi Kepustakaan ... 40 3.3.3 Identifikasi Masalah ... 41 3.3.4 Penetapan Tujuan ... 41 3.3.5 Pengumpulan Data ... 41 3.3.6 Pengolahan Data ... 42
3.3.7 Perancangan Jalur Arsip Surat Menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia ... 42
3.3.7.1 Flow Chart ... 43
3.3.7.2 ERD ... 45
3.3.8 Pembuatan Aplikasi ... 46
3.3.9 Implementasi ... 47
xiii
3.3.11 Penulisan Laporan ... 47
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN ... 48
4.1 Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat ... 48
4.2 Struktur Tabel Database ... 49
4.2.1 Tabel Login User ... 49
4.2.2 Surat ... 50 4.2.3 Kode Surat ... 50 4.2.4 Surat Masuk ... 50 4.2.5 Surat Keluar ... 51 4.2.6 Posisi ... 52 4.2.7 List Surat ... 52 4.2.8 Data Prodi ... 53 4.2.9 Pendaftaran ... 53 4.2.10 Biodata User ... 54
4.3 Implementasi Form Database ... 54
4.3.1 Menu Utama ... 54
4.3.2 Menu Request ... 55
4.3.3 Login ... 56
4.3.4 Menu Utama Administrator ... 57
4.3.5 Menu Utama User ... 58
4.3.6 Input Data Surat Masuk ... 58
4.3.7 Input Data Surat Keluar ... 59
4.3.8 Input Data Penyimpanan ... 60
4.3.9 Input User ... 60
4.4 Sosialisasi Aplikasi ... 61
BAB V KESIMPULAN ... 62
5.1 Kesimpulan ... 62
xiv
DAFTAR PUSTAKA ... 64 LAMPIRAN ... 65 BIODATA PENULIS ... 66
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data ... 14
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi ... 18
Gambar 2.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 24
Gambar 2.4 Lemari Arsip dan Basis Data ... 26
Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian ... 40
Gambar 3.2 Flow Chart Proses Surat Masuk ... 43
Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar ... 44
Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi ... 45
Gambar 3.5 Simbol ERD ... 46
Gambar 4.1 Halaman Utama WEB ... 55
Gambar 4.2 Halaman Request ... 56
Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi ... 56
Gambar 4.4 Halaman Login ... 57
Gambar 4.5 Menu Utama Administrator ... 57
Gambar 4.6 Halaman Utama User ... 58
Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk ... 59
Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar ... 59
Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat ... 60
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Alat dan Bahan ... 38
Tabel 4.1 Login Administrator ... 49
Tabel 4.2 Surat ... 50
Tabel 4.3 Kode Surat ... 50
Tabel 4.4 Surat Masuk ... 50
Tabel 4.5 Surat Keluar ... 51
Tabel 4.6 Disposisi Surat ... 52
Tabel 4.7 List Surat ... 52
Tabel 4.8 Data Prodi ... 53
Tabel 4.9 Daftaran ... 53
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat termasuk mahasiswa, Dosen dan Staff perguruan tinggi tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup universitas agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah kinerja akademik bagian arsip Universitas U’Budiyah Indonesia kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional.
Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat masuk umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis.
Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan
keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam akademik bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar, juga dapat memudahkan pihak-pihak dosen dan staff Universitas U’Budiyah Indonesia dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip.
Program Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa melihat data surat yang kita inginkan.
Selama ini proses administrasi surat-menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh akademik Universitas U’Budiyah Indonesia yaitu masih menginput kan data dari surat masuk dan surat keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat masuk dan surat keluar.
Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai
untuk menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah dosen harus meng-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor. Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh penerima surat tersebut karena kurang nya informasi.
Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Aplikasi ini menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan akademik. Di program ini dosen harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses data-data dari pesan masuk dan pengumuman.
Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan dan membantu menyelesaikan masalah.
2. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di sistem pengarsipan.
3. Bagaimana sistem pengarsipan ini dibangun dengan dasar web base.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dilakukan agar penulisan tugas akhir dapat memberikan pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini antara lain :
1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP. 2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan MySQL.
3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu dilakukan oleh pihak administrasi akademik Universitas U’Budiyah Indonesia. 4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan oleh admin. 5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan
mahasiswa Universitas U’Budiyah Indonesia yang membutuhkan informasi berupa surat masuk dan pengumuman.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Dalam melaksanakan suatu kegiatan tugas akhir diharapkan adanya tujuan dan manfaat yaitu sasaran yang akan dicapai dari pembuatan tugas akhir tersebut.
Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah:
1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar.
2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website menggunakan PHP
3. Sebagai pembelajaran pengolahan database dengan menggunakan MySQL 4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat yang
masuk atau pun surat yang keluar.
Sedangkan manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah :
1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website menggunakan PHP
2. Dapat menambah pengetahuan dalam pengolahan database dengan menggunakan MySQL
3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja.
4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan.
1.5 Metodologi Penelitian
Digunakan suatu metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus pada U’budiyah Indonesia. Adapun tahapan-tahapan yang penulis lakukan pada penelitian ini adalah:
1. Pengumpulan data
a. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan di Universitas U’Budiyah Indonesia.
b. Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pengurus TU Universitas U’Budiyah Indonesia.
c. Studi Pustaka, yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibuat, untuk menghasilkan program aplikasi yang baik.
2. Perancangan
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk pembangunan “Sistem Informasi Arsipan Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia”, kemudian mulai merancang desain tampilan antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang telah di analisis sebelumnya.
3. Pemograman
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah membangun coding berdasarkan hasil analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari kebutuhan pengguna.
4. Implementasi
Implementasi adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian setelah program dibuat.
5. Penulisan Laporan atau Tugas Akhir
Dalam penulisan laporan atau tugas akhir penulis menggunakan data-data yang diperoleh penulis disaat melakukan riset atau observasi di tempat obyek penelitian atau obyek penulisan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu sistematika penulisan yang terdiri dari :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, manfaat dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan.
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA
Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP, database dan MySQL yang digunakan oleh penulis.
BAB 3 : METODELOGI PENELITIAN
Pada tahap ini penulis menjelaskan prosedur kerja penelitian, waktu dan tempat penelitian, perancangan dasar sistem informasi yang akan dibuat, serta alat dan bahan yang dibutuhkan.
BAB 4: ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkah-langkah dalam pengarsipan dalam mengelola suatu data administrasi yang digunakan dalam suatu organisasi perusahaan atau organisasi
BAB 5: KESIMPULAN
Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Umum Universitas U’Budiyah Indonesia
Gagasan mencerdaskan kehidupan bangsa merupakan harapan dan cita-cita bangsa Indonesia untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas agar mampu menjawab serta mengantisipasi perkembangan zaman dan masa depan bangsa yang terus berubah dan berkembang dengan cepat.
Tujuan mencerdaskan bangsa bukanlah menjadi tugas pemerintah semata, tetapi juga merupakan tugas dan tanggung jawab masyarakat secara keseluruhan. Berangkat dari ide dan pemikiran tersebut, maka pemilik Yayasan U’Budiyah berpartisipasi dalam pembangunan bangsa melalui penciptaan sumber daya manusia di bidang informatika dan komputer yang profesional dengan mendirikan lembaga pendidikan tinggi informatika dan komputer, yaitu Sekolah Tinggi Manajemen dan Informatika Komputer (STMIK) U’Budiyah Indonesia. Bidang informatika dan komputer merupakan bidang yang paling banyak diminati dan paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini. Oleh karena itu, tidaklah berlebihan jika pendirian STMIK ini diharapkandapat menjawab tantangan tersebut.
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) U’Budiyah Indonesia, Banda Aceh merupakan Institusi pendidikan resmi yang telah mendapatkan izin dari Menteri Pendidikan Nasional RI berdasarkan SKNo.25/D/O/2007.
Keberadaan STMIK ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk mencetak lulusan yang berkualitas, berkompetensi tinggi dibidang Informatika dan Komputer melalui metode pembelajaran yang mutakhir, sarana dan prasarana yang memadai dan tenaga pengajar yang profesional dibidangnya.
Adapun visi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu menjadi perguruan tinggi terkemuka, unggul dan terdepan dalam penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berjiwa kebangsaan, bermoral tinggi, berperilaku arif, kreatif, dinamis, dan inovatif, memiliki integritas dan kepribadian tinggi, terbuka dan tanggap terhadap pembaharuan dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta mempunyai kemampuan integritas intelektual, keterampilan dan keahlian yang kompeten, sehingga mampu bersaing ditingkat lokal, nasional dan internasional.
Misi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu :
1. Menerapkan sistem pendidikan yang terencana, terpadu, terarah dan sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi dibidang Informatika dan Komputer.
2. Menempatkan tenaga pengajar yang profesional dan kompeten dibidang keahlian.
3. Meningkatkan jumlah dan mutu sarana dan prasarana pendidikan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
4. Menggalang dan mengembangkan kemitraan dengan berbagai institusi dan pihak terkait, untuk penempatan mahasiswa/i dalam kerja praktek maupun dalam hal penyerapan tenaga kerja.
2.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).
2.2.1 Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto, 2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.2 Karakteristik Sistem
Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3). 1. Komponen sistem (component)
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output.
7. Keluaran sistem (output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya
2.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto, 2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.3.1 Siklus Informasi
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data (Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10)
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali, begitu seterusnya.
2.3.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) : 1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan
2.4 Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau
information processing systems atau information-generating systems. Sistem
informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jagiyanto, 2005 : 11)..
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut (Jogiyanto, 2002 : 15) :
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Sumber : (Jogiyanto, 2002 : 16)
2.5 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115).
Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.
2.5.1 Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama
antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 : 36) :
1. Wakil dari pengirim atau penulis
2. Bahan pembukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat
digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak
lain.
2.5.2 Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau
instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi
tujuan surat pribadi atau individu yaitu :
1. Sebagai pemberitahuan.
2. Sebagai surat perintah.
3. Sebagai surat peringatan.
4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.
5. Sebagai surat pengantar.
6. Sebagai surat perjanjian.
7. Sebagai surat laporan.
8. Sebagai surat keputusan.
9. Sebagai surat panggilan
2.5.3 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada
pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang
diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua
jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima
melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman
(Wursanto, 1991).
Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan
menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991) :
1. Surat penting
Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang
memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian
tujuan organisasi.
2. Surat rutin atau biasa
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak
lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang
bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak
boleh dibuka oleh penerima surat.
4. Surat pribadi
Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,
2.5.4 Pengertian Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan
maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat
oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto : 1991).
2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk
Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun
penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat
yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan
(Herijanto, 1994).
Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang
telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri
dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat
tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994), prosedur penanganan
surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
1. Penerimaan Surat
- Mengumpulkan surat masuk yang diterima.
- Meneliti ketepatan alamat surat.
2. Pensortiran Surat
- Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun
- Menyortir berdasarkan tujuannya
3. Pembukaan Surat
- Membaca surat dinas (biasa, penting atau rahasia).
- Memeriksa lampiran-lampiran.
- Membubuhkan sampel agenda.
4. Pengagendaan Surat Masuk
- Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk
5. Pengklasifikasian Surat
- Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.
6. Pendistribusian Surat
- Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
- Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang
paling penting sampai kurang penting.
- Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan
lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern
maupun ekstern (Wursanto, 1991).
Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah
ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan
administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam pengelolaan surat
Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sumber : (Wursanto,1991)
Keterangan :
1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.
2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan.
3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya.
4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.
Pengonsepan Surat Pengetikan Surat Pemeriksaan Surat Pencatatan Surat Pengiriman Surat
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.
2.6 Data Base
Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai” (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik.
Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari tersebut dapat menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaran-lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan ini sangat menyita waktu.
Gambar 2.4 Lemari arsip dan Basis Data Sumber : (Didik Setiadi, 2010 : 2)
Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.
Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi
/ jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik Setiadi, 2010 : 2-3).
Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data (Misalnya basis data nilaiMahasiswa, kepegawaian, keuangan, penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang.
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.
3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.
6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.
7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).
2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS)
Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System/DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):
1. Integritas data dapat selalu terjaga 2. Independensi data dapat selalu terjaga
3. Konsistensi data dapat selalu terjaga
4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user” 5. Security data lebih mudah dilakukan
6. Penggunaan data lebih mudah
Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354).
Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 : 129).
Komponen-komponen dari suatu database antara lain : 1. Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang lainnya.
2. Record.
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut
tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi secara lengkap.
3. File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.
4. Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap
entity/record/baris.
Jenis-jenis key :
1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan entity/record dari tabel secara unik. 2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key
jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3. Primary Key. Salah satu dari atribut dari candidate key dapat dipilih/ditentukan menjadi primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut : a. Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.
b. Key tersebut lebih sederhana. c. Key tersebut terjamin keunikannya.
d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.
e. Foreign Key. Merupakan sembarang atribut yang menunjukkan kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many.
f. External Key (Indentifier). Merupakan suatu lexical atribute yang nilai-nilainya selalu mengidentifikasikan satu object instance.
2.8 PHP dan MySQL 2.8.1 PHP
PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi, 2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari.
PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.
Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <? dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.
PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya adalah PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,dan web server akan menyampaikan ke klien.
2.8.2 MySQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti. Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan
multi-user serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis
dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.
Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).
Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai berikut : 1. Membuat Tabel
Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data base,sehingga pembuatan tabel merupakan sebuah urutan setelah membuat database . Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah :
CREATE TABLE nama_tabel ( table_Field ); 2. Menghapus Tabel
Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan database. Untuk menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah:
DROP TABLE nama_tabel; 3. Menambah Kolom
Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah :
ALTER TABLE nama_tabel; ADD kolom_baru type (panjang); 4. Menghapus Kolom
Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah :
ALTER TABLE nama_tabel; DROP nama _kolom;
5. Memasukkan Data Tunggal
Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL untuk dapat melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah :
INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,….,kolom_n)
VALUES (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_...’,’isi kolom_n)
6. Memasukkan Data Secara Bersamaan
Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka MySQL mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan data secara bersamaan. Perintah yang digunakan adalah:
INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,….,kolom_n) VALUES
(’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_...’,’isi kolom_n) (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_...’,’isi kolom_n) (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_...’,’isi kolom_n)
7. Merubah Data
$Koneksi = mysql_connect (host,user,password)
UPDATE nama_tabel SET kolom =’data_baru’; 8. Menampilkan Data
Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah SELECT, bentuk umunya adalah :
a. Menampilkan semua kolom SELECT*FROM nama_tabel;
b. Menampilkan beberapa kolom
SELECT*FROM nama_tabel=’nama_field yang ingin di tampilkan c. Menampilkan semua kolom
SELECT*FROM nama_tabel;
2.9 Koneksi PHP ke MySQL
Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses ke database MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program antara lain :
1. Fungsi mysql_connect
Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama pemakai (username) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke database.
Contoh kode sintak,sebagai berikut :
Msql_select_db (“namadatabase”,$koneksi)
$query=mysql_query(“select*from nama_tabel”,$koneksi)
$array=mysql_fetch_array ($query)
$row=mysql_fetch_row ($query)
Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan. Contoh penulisan, sebagai berikut :
3. Fungsi mysql_query
Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database. Contoh penulisan, sebagai berikut :
4. Fungsi mysql _fetch_array
Fungsi yang digunakan untuk mengambil record dan database dan memasukkannya kedalam array asosiatif, array numeris atau keduanya.
Contoh penulisan, sebagai berikut :
5. Fungsi mysql _fetch_row
Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array yang dihasilkan array numeris.
Contoh penulisan, sebagai berikut :
37
BAB III
METODELOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada Universitas U’Budiyah Indonesia di Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2012 sampai Juli 2012.
3.2 Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Alat dan Bahan
No. Hardware Software
1. 2. 3. Pc/ Laptop Printer Scanner
OS Microsoft Windows Profesional XP 2 Software XAMMP Sebagai Web Server Software Macromedia Dreamweaver 8
3.3 Prosedur Kerja
Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya. Dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini, adapun
38 Studi Pendahuluan Indentifikasi Masalah Studi Kepustakaan Penetapan Tujuan Pengumpulan Data Pengolahan Data ERD
Hasil dan Pembahasan
Wawancara Observasi
Penulisan Laporan Pembuatan Aplikasi
Implementasi
Perancangan Jalur pengarsipan surat menyurat pada Universitas U’budiyah Indonesia
Flowchart Surat Masuk
Surat Keluar
prosedur kerja dari pembuatan awal hingga akhir tugas akhir ini dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini.
Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian
Prosedur kerja dalam penelitian ini merupakan langkah dalam penyusunan dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode
SSAD (Structured Systems Analisis and Design) akan dilakukan suatu
perancangan suatu model dari sistem yang diteliti. Dalam perancangan Pengarsipan Surat – Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia ini, maka peneliti membuat kerangka penelitiannya sesuai dengan Gambar 3.1 untuk
Mulai
39
memperjelas prosedur-prosedur yang dilakukan dari mulai penelitian hingga selesai.
3.3.1 Studi Pendahuluan
Studi Pendahuluan merupakan awal dari penelitian, bertujuan untuk mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat – menyurat berbasis WEB pada Universitas U’Budiyah Indonesia.
3.3.2 Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu mencari teori-teori yang telah berkembang dalam bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik penelitian, baik dalam pengumpulan data pengolahan dan menganalisa data.
3.3.3 Identifikasi Masalah
Setelah melakukan penelitian di Universitas U’Budiyah Indonesia penulis melihat pengarsipan surat di TU yang masih menggunakan Hard Copy. Dengan pengarsipan surat menyurat yang berbentuk Hard Copy, informasi yang didapatkan sangat ketergantungan pada papan pengumuman universitas. Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan di atas, dibutuhkan suatu sistem informasi kedalam sebuah aplikasi perangkat lunak sehingga dapat menghasilkan
40
pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan baik walaupun masih sangat jauh dari sempurna.
3.3.4 Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi surat yang berada di Universitas U’Budiyah Indonesia dengan hanya terkoneksi oleh intranet Universitas U’Budiyah Indonesia.
3.3.5 Pengumpulan Data
Pengumpulan Data merupakan tahap pengambilan data atau sampel yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas, akan dibuat rancangan sistem informasinya dan selanjutnya dibuat aplikasi pengarsipannya. Dalam pengumpulan data tersebut menggunakan teknik-teknik pengumpulan data, yaitu :
a. Wawancara
Wanancara yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dengan pihak TU Universitas U’Budiyah Indonesia yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat menyurat pada universitas.
b. Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data yang aktual dari hasil penelitian yang dilakukan.
41
3.3.6 Pengolahan Data
Merupakan proses transformasi seluruh data yang diterima untuk diolah sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan yaitu hasil pengarsipan surat yang berbentuk soft copy, perancangan ini dikembangkan dengan menggunakan database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.
3.3.7 Perancangan Jalur Pengarsipan Surat Menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia
Perancangan jalur pengarsipan merupakan proses pengelolaan atau perancangan jalur pengarsipan surat - menyurat yang akan dibuat hingga memasuki database atau pengarsipan.
3.3.7.1 Flow Chart
Merupakan bagan yang menunjukkan jalur di dalam pengarsipan surat menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia secara prosedural. Berikut ini bagan atau diagram jalur sistem pengarsipan surat menyurat:
42 STAR SURAT MASUK TATA USAHA REKTOR DISPOSISI ARSIP END
43 START SURAT KELUAR TATA USAHA BAK REKTOR KIRIM ARSIP END
44 START SURAT KELUAR AKADEMIK KA. PRODI KIRIM ARSIP END
45
3.7.2 ERD
Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan
entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran, dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang ditunjukkan dengan model relasi.
Gambar 3.5 Simbol ERD
Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu: 1. Satu ke satu (One To One)
2. Satu ke banyak (One To Many) 3. Banyak ke banyak (Many To Many)
ERD merupakan pemodelan konseptual yang mendeskripsikan hubungan
antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah
46
notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :
1. Entitas : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat.
2. Atribut : Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entitas. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Entitas digambarkan dalam bentuk ellips.
3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan (diamonds).
Untuk menganalisa struktur sistem informasi yang penulis rancang, maka gambaran yang akan penulis kemukakan dapat divisualisasikan dalam bentuk
Entity Relationship Diagram (ERD). Tabel relasi pengarsipan surat menyurat
Jurusan Fisika dapat dilihat pada halaman lampiran laporan ini.
3.3.8 Pembuatan Aplikasi
Pembuatan aplikasi pengarsipan pada Jurusan Teknik Informatika menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, sebagai pendukung untuk pembuatan tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah web server.
