CONTOH
SOP Penerimaan Tamu di Petugas Pos Penjagaan
4.2 “Maaf, berkenan bertemu siapa ?” atau “Maaf, ada yang bisa dibantu?”
PT.ADMIRAL JAKARTA
INDONESIA STANDARD OPERATING PROCEDURE
2/2
Tgl : ….. /…../
Oleh:
D I S A H K A N DISIAPKAN
MANAJER PRODUKSI
KOORDINATO R
KETUA HARIAN KETUA UMUM
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU PETUGAS POS PENJAGAAN
1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan sambutan Petugas Pos Penjagaan kepada para tamu yang berkun- jung ke Yayasan Islam Al-Huda selalu sopan dan ramah, sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian sesuai shif kerjanya.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda
3.0 DEFINISI Tidak ada.
4.0 RINCIAN LANGKAH 4.1 Salam Pembuka:
4.1.1 Tangan posisi hormat ( selanjutnya disebut “Salam Hormat” ).
4.1.2 Ucapkan: “Assalamu’alaykum, Selamat datang Bapak / Ibu…”
(Nada suara lemah lembut, junjung tinggi sopan san- tun, dan selalu tersenyum).
YAYASAN ISLAM AL-HUDA BOGOR
INDONESIA
1/2
▸ Baca selengkapnya: contoh buku tamu kelas untuk sd
(2)4.3 “Maaf, apakah sudah ada janji?”
4.4 Jika sudah ada janji, dipersilahkan duduk di ruang tamu tuk dipanggilkan yang berkepentingan, serta dimohon isi Buku Tamu. Jika belum ada janji, lalu disampaikan hon maaf untuk kepentingan apa?”; lalu dikomunikasikan ke kantor.
4.5 Jika diperlukan penjelasan tentang produk yang dihasilkan oleh perusahaan, dimohon duduk, dan dipanggilkan petugas Humas ataupun Staf Pemasaran. Selanjutnya diteruskan ngan SOP Sistem Pemasaran, yaitu : Prosedur Pelayanan Pelanggan, dan dilayani oleh staf Departemen Pemasaran.
4.6 Setelah selesai, petugas pemasaran mengantar tamu hingga pos penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
4.6.1 Salam Raja
4.6.2 Ucapkan: “Selamat pagi / siang / sore, senang sekali atas kunjungan Bapak / Ibu”.
4.7 Petugas pos penjagaan mengantarkan ke pintu gerbang atau ke mobil, kemudian menyampaikan salam penutup :
4.7.1 S a l a m R a j a
4.7.2 Ucapkan: “Selamat pagi / siang / sore, terima kasih atas kunjungan Bapak / Ibu”
DRAFT
Tgl : ….. /…../
Oleh:
D I S A H K A N DISIAPKAN
MANAJER PRODUKSI
MANAJER QC MANAJER
PEMASARAN
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU PETUGAS POS PENJAGAAN & RESEPSIONIS
A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan sambutan Petugas Pos Penjagaan & Resepsionis kepada para tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda Bogor Indonesia selalu sopan dan ramah, sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian sesuai shif kerjanya.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan
penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda Bogor Indonesia.
C. RINCIAN LANGKAH
1. Tangan posisi hormat (selanjutnya disebut “Sikap Hormat” ). 2. Ucapkan:
a) “Assalamu’alaykum, Selamat datang Bapak / Ibu…” (Nada suara
lemah lembut, junjung tinggi sopan santun, dan selalu tersenyum).
b) “Maaf, berkenan bertemu siapa ?” atau “Maaf, ada yang bisa dibantu?”
c) “Maaf, apakah sudah ada janji?”
3. Jika sudah ada janji, dipersilahkan menunggu (disiapkan tempat duduk dan meja/atau cukup berdiri), serta dimohon mengisi Buku Tamu, meminta identitas/KTP, diserahkan kartu visitor, kemudian diantarkan ke resepsionis (dikonfirmasi terlebih dahulu menggunakan alat komunikasi: apakah bisa diterima oleh resepsionis atau harus menunggu di luar karena masih ada tamu yang sedang dilayani oleh resepsionis). Jika belum ada janji, lalu disampaikan “mohon maaf untuk kepentingan apa?”; lalu dikomunikasikan ke kantor
(resepsionis) untuk dikonfirmasi bisa/tidak diterima oleh resepsionis.
4. Di meja resepsionis /di ruang tamu, tamu menunggu dipanggilkan orang yang dituju menggunakan alat komunikasi (baiknya dibuatkan sistem kontak personil sesuai jadwal pertemuan). Jika yang dituju bukan spesifik orang, maka yang melayani adalah resepsionis dengan menyimak, mencatat, menanggapi maksud dan tujuan tamu sesuai dengan wawasan & tanggapan yang selayaknya dikuasai oleh
resepsionis. Jika maksud dan tujuan tamu perlu diproses karena terkait kebijakan personil/kantor maka di-forward ke pihak terkait. Kemudian ditindaklanjuti oleh pihak terkait atau dibuat jadwal untuk bertemu.
5. Setelah selesai, resepsionis mengantarkan tamu hingga pos penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
a) Sikap Hormat
b) Ucapkan: “Assalamu’alaykum, terima kasih atas kunjungan Bapak/Ibu”.
6. Petugas pos penjagaan meminta kartu visitor, mengembalikan kartu identitas tamu (KTP), mengantarkan ke pintu gerbang atau ke mobil, kemudian menyampaikan salam penutup :
a) Sikap hormat
